Referat AARHUS UNIVERSITET. Møde den: 27. maj 2015 kl IT-Undervisningslokale LSU Økonomi og Bygninger

Transkript

1 Møde den: 27. maj 2015 kl IT-Undervisningslokale LSU Økonomi og Bygninger Referat Deltagere: Niels Jørgen Rasmussen, Anette Svejstrup, Arne N. Skov, Charlotte Lyngholm, Gitte Bak Ditlefsen, Michael Hertzum Krattet, Tina Dreier, Anders Kragh Moestrup, Anita Pedersen, Marianne Maria Larsen, Lisbeth Lauritsen Afbud: Søren Harbo Jensen 1. Godkendelse af dagsorden B-siden ønskede, at punkt 4 Lønforhandling 2016 blev udsat indtil de netop afsluttede lønforhandlinger er blevet evalueret, for derigennem at forholde sig til nye kriterier til brug for perioden 1. april 2015 til 31. marts Endvidere ønskede b-siden, at der indarbejdes et kriterie, der har et socialt præg. Det blev aftalt, at b-siden til LSU mødet i juni udarbejder et oplæg til et kriterie, hvori der indgår et socialt element. Dette vil blive drøftet sammen med ledelsens oplæg til nye kriterier. Dato: 27. maj 2015 Side 1/2 Kriterierne blev herefter drøftet kort. Niels Jørgen fremhævede, at de nuværende kriterier virkede brede, bl.a. fordi kriterierne også skulle omfatte medarbejdere i det tidligere front office for AU Plan (rengøring og teknisk service). Dette er ikke længere tilfældet, derfor er udspillet nu, at der lægges mere vægt på det faglige, men også samarbejde og forretningsforståelse. Mere bløde sociale emner vil også kunne indgå. Disse kan dog være svære at måle. Punkt omkring budget omdøbes fremadrettet til budget og regnskab. Herefter blev dagsordenen godkendt. 2. Opfølgning på referat fra den 25. marts 2015 Intet under dette punkt. 3. Orientering fra formand og næstformand På ASU mødet den 24. marts blev følgende drøftet: status på organiseringen i enhedsadministrationen, udviklingskontrakt for AU, arbejdsmiljøstatistikker, lønforhandlinger, kompetencefonden, sammensætning af ASU m.m. der henvises til referatet fra mødet. Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Fuglesangs Allé Aarhus V Tlf.:

2 Niels Jørgen orienterede om status de effektiviseringsanalyser, der vedrører Økonomi og Bygninger jf. LSU den 24. marts. Analysernes formål er, at belyse om der kan findes tværgående effektiviseringer, og dermed besparelser. Status forlægges LEA i næste uge, hvorefter det forventes at materialet kan udsendes til medarbejderne. Såfremt statusmaterialet for alle analyser ikke godkendes af LEA, vil der blive udsendt en status til medarbejderne om de analyser, der vedrører Økonomi og Bygninger. Side 2/2 4. Lønforhandling 2016 B-siden udarbejder et oplæg til et kriterie med et socialt element, som drøftes sammen med ledelsens oplæg på LSU den 24. juni. 5. Studentermedhjælpere i Økonomi og Bygninger B-siden efterspurgte et estimat på timeforbrug til studentermedhjælpere. Dette indhentes og notatet opdateres, hvorefter det drøftes på LSU den 24. juni. 6. Budget 2015 Niels Jørgen gennemgik budgettet. B-siden spurgte ind til VEU godtgørelse størrelsen herpå, og om refusionen kunne anvendes til yderligere kompetenceudviklingsforløb. Dette vil blive undersøgt. 7. Eventuelt Status på flytteplaner Universitetsledelsen har godkendt senariet, hvor Økonomi og Bygninger alene flytter til lille Barnow jf. vedlagte notat fra Bygninger. Hvilket betyder, at det kun er de nødvendige faciliteter, der ombygges til kontorfaciliteter. De øvrige lokaler anvendes til f.eks. eksamenssale. Afklaring på opslag af funktionschefstilling i Bygninger Det forventes, at stillingen vil blive slået op eksternt efter sommerferien. Godkendt den 12. juni 2015

3 Side 1/5 Sagsfremstilling Mødedato: [Dato] Møde: Møde i Universitetsledelsen Punktejer: [Fulde navn] Gæst: [Fulde navn] Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) X Emne Renovering, ombygning og ibrugtagning af Lille Barnow og afvikling af Trøjborg-komplekset Resumé - Indstilling Det indstilles, at Universitetsledelsen godkender 1. delvis renovering og ombygning af Lille Barnow indenfor en budgetramme på 38,3 mio. kr. 2. den beskrevne rokade med henblik på afvikling og opsigelse af Trøjborg komplekset, Niels Juels Gade 84 (excl. gæsteboliger og motionscenter) 3. behørig orientering af FEAS fra AU s øverste ledelse om nødvendigheden og konsekvenser af den forestående rokade Når godkendelserne foreligger, vil AU Økonomi og Bygninger, Byggeri og Planlægning, påbegynde detailplanlægning af Lille Barnow-byggesagen og rokaden i samarbejde med de berørte fakulteter og VD-områder med udgangspunkt i, at Lille Barnow skal være indflytningsklar medio Sagsfremstilling Baggrund AU overtager Lille Barnow pr Bygningskomplekset (bilag 1: Situationsplan) er opført i perioden og overvejende indrettet til undervisningsformål: bygn. 1910: administration og undervisning bygn og 1912: undervisning, gymnastiksal og kantine bygn. 1913: kantine bygn. 1914: undervisning bygn. 1915: sportshal og undervisning bygn. 1916: auditorium bygn. 1917: sportshal bygn. 1918: bibliotek, undervisning, administration og motionscenter. Anvendelse af bygningskomplekset til administrative formål medfører bl.a. behov for etablering af nye rumopdelinger og jf. Bygningsreglementet etablering/opgradering af fordelings-/flugtvejsarealer, yderligere toiletfaciliteter, ventilationsanlæg og elevatorer mv. Desuden skal der bl.a. etableres kabling og andre installationer jf. AU-standard. Muligheden for trådløs kabling af Lille Barnow er undersøgt, men omkostningerne til access points, kabling til access points, udskiftning af alle stationære PC er med bærbare m.m. overstiger omkostningen til traditionel PDS-kabling. Ibrugtagningen af Lille Barnow er en forudsætning for rømning af Trøjborgkomplekset ved flytning af Arts, BSS og ST aktiviteter: Arts overtagelse af nuværende BSS arealer i Nobelparken BSS overtagelse af Fuglesangs Allé 26, der pt. rummer AU Økonomi og Bygninger (AU ØB) ST overtagelse af Katrinebjergvej 89F, der pt. rummer AU Forskning og Eksterne Relationer (AU FE).

4 Side 2/5 Trøjborgkompleksets bygning 2119, der rummer gæstelejligheder og motionscenter, søges efter forhandling med BYGST udskilt til et selvstændigt lejemål, der opretholdes i AU-regi, mens det øvrige Trøjborgkompleks (bygning ) opsiges. Hvis delopsigelsen ikke kan lade sig gøre, opsiges hele Trøjborgkomplekset. Motionscenter kan flyttes til Lille Barnow, mens gæsteboliger på længere sigt kan placereres på KH. Ibrugtagnings-/ombygningsscenarier for Lille Barnow I samarbejde med C.F. Møller og Søren Jensen Rådgivende Ingeniører er der, med afsæt i 3 scenarier, udarbejdet en forundersøgelse af bygningernes stand, anvendelsesmuligheder og omkostninger til renovering og rumændringer. I scenarie 1 og 2 renoveres og ombygges hele Lille Barnow til at kunne rumme AU FE og AU ØB (incl. Intern Post), mens scenarie 3 kun omfatter en del af Lille Barnow svarende til AU ØB s (incl. Intern Post) arealbehov. I alle 3 scenarier etableres desuden eksamenslokaler i bygn. 1915,1916 og I alle 3 scenarier er der udelukkende udarbejdet minimalløsninger dvs. kun de mest nødvendige renoveringer og ombygninger: Omfatter Udgift (mio.kr.) Fordele Ulemper bygn. 1918, 1912/1913 og 1914: renoveres og ombygges til AU ØB bygn. 1915, 1916 og 1917: til eksamen og andre aktiviteter (undervisning, arrangementer o.lign.) uden renoveringer og ombygninger, men kables til eksamensformål bygn og 1911 søges eksternt fremlejet uden renoveringer. 80,6 (SEAårsleje: 13,6) 62,2 bygn. 1910, 1911, 1912/1913 og 1914: renoveres og ombygges til AU ØB bygn. 1918: renoveres og ombygges til AU FE bygn og 1917: renoveres og opgraderes til eksamen og andre aktiviteter (undervisning, arrangementer o.lign.) bygn 1916 (auditorium): renoveres og opgraderes til undervisning og eksamen udearealer istandsættes. bygn. 1910, 1911, 1912/1913 og 1914: renoveres og ombygges til AU ØB bygn. 1915, 1916 og 1917: til eksamen og andre aktiviteter (undervisning, arrangementer o.lign.) uden renoveringer og ombygninger, men kables til eksamensformål bygn. 1918: AU FE indflytter uden renoveringer og ombygninger, dog renoveres ventilationsanlæg. (SEAårsleje: 12,5) 38,3 (SEAårsleje: 11,0) Lille Barnow udnyttes 100%. Fuglesangs Allé 26 og Katrinebjergvej 89F fraflyttes og kan allokeres til hhv. BSS og ST. Lille Barnow udnyttes 100%. Fuglesangs Allé 26 og Katrinebjergvej 89F fraflyttes og kan allokeres til hhv. BSS og ST. Mindre ombygningsudgifter. Hurtigere ibrugtagning. Pris. Pris. Fejl og mangler i bygn afhjælpes ikke. Bygn. 1915, 1916 og 1917 renoveres ikke. Lille Barnow udnyttes ikke fuldt ud - ekstern fremleje vanskelig. AU FE skal flyttes til anden lokalitet. Lille Barnow medfører en SEA-årsleje på 8,91 mio. kr. i uombygget tilstand jf. BYGST kontrakttillæg af I årslejen er der ikke indeholdt SEA-finansiering af renoveringer/ombygninger. Ved gennemførelse af scenarie 3 vil en SEA finansiering af ombygninger på 30,5 mio.kr. medføre en

5 Side 3/5 samlet årsleje på 11 mio. kr., hvilket er på niveau med den gennemsnitlige husleje i Universitetsparken. Der er afsat 7,8 mio. kr. til engangsinvesteringer udover SEA-midler i budgettet for Tværgående byggeprojekter. En renovering og ombygning af Lille Barnow var ikke forudsat i det oprindelige aktstykke, da der var planer om etablering af et højhus på grunden. Ombygningen må derfor forventes at udløse krav om udarbejdelse af et orienterende aktstykke, der dog ikke forventes at få indflydelse på tidsplanen for renoveringen og ombygningen. Det anbefales at scenarie 3 gennemføres, da det kan realiseres med de midler, der er afsat til SEAfinansiering og i budgettet for Tværgående AU Byggeprojekter. Forudsætninger for gennemførelse af scenarie 3 Trøjborg-rokadens gennemførelse er afhængig af flytning af AU ØB til Lille Barnow flytning af AU FE til Katrinebjergvej 107 flytning af del af AU IT fra Katrinebjergvej 107 til tomgangsarealer i Finlandsgade/Helsingforsgade (tidl. El:con), hvor øvrige AU IT er lokaliseret. Efter rokadens gennemførelse kan flg. lejemål opsiges til fraflytning Niels Juels Gade 84 (Trøjborg)/BYGST jf. ovenfor Finlandsgade 6-8 /FEAS (eksamenslokaler og Arts studiemiljø) 5360 Cadovius Finlandsgade 27 / FEAS (AU FE, TTO) 5361 Finlandsgade 29 /FEAS (AU FE, CEI) 5533 Katrinebjergvej 105 / FEAS (AU ØB, Intern Post) Desuden rømmer Arts bygn. 5620, Paludan Müllers Vej 48 /FEAS og bygn Finlandsgade 4 /FEAS, gennem flytning af hhv. Center for Undervisningsudvikling og Digitale Medier samt Oplevelsesøkonomi til Nobelparken. Begge lejemål opsiges. IT og Digitale Medier til Finlandsgade/Helsingforsgade AU IT er lokaliseret på Katrinebjergvej 107 og Finlandsgade/Helsingforsgade i bygning 5123 og 5124, mens bygning 5120 og 5122 ikke er i brug. Der er 55 AU IT-medarbejdere på Katrinebjergvej 107, som kan rummes i bygn og 5122, så AU IT samles i Finlandsgade/Helsingforsgade. Det er nødvendigt at foretage mindre ombygninger, der forventes gennemført i Finansieringen sker gennem et restbeløb, der henstår ved udlejer (FEAS) til ombygninger i forbindelse med AU s ibrugtagning af ejendommen samt midler fra puljen til Tværgående Byggeprojekter gennem udskydelse af budgetsatte projekter til 2016 efter nærmere aftale med de tekniske chefer. Forskning og Eksterne Relationer til Katrinebjergvej 107 AU FE er i dag lokaliseret i stueetagen på Katrinebjergvej 89F, Finlandsgade 27 og 29 samt Høegh Guldbergs Gade 4 og 6. De 65 medarbejdere (samt 5 til 10 pladser til studentermedhjælpere og gæster) på Katrinbjergvej og Finlandsgade kan rummes på Katrinebjergvej 107, hvor der er 69 arbejdspladser samt mødelokaler i stueplan. Der forventes kun mindre ombygninger, da AU FE forventes flyttet til KH med henblik på afvikling af Katrinebjergvej 107, der kan opsiges til fraflytning medio 217.

6 Side 4/5 Afvikling af eksisterende eksamenslokaler Lille Barnow bygning 1915, 1916 og 1917 opgraderes til eksamensformål (hhv. 112, 128 og 45 pladser) til erstatning for nuværende eksamenslokale på Trøjborg (130 pladser). Herudover kan eksamenslokaler i Finlandsgade 6-8 (155 pladser + 5 til 6 lokaler til 1 eller 2 pers) fraflyttes. En opsigelse af Finlandsgade 6-8 er dog betinget af, at studiepladser vedr. Arts, Institut for Æstetik og Kommunikation kan flyttes til anden lokalitet. Arts har indikeret, at man er positivt indstillet på at flytte studiepladserne til anden eksisterende lokalitet om muligt. Bygningsomkostningsmæssige konsekvenser Når den samlede rokade - incl. opsigelser af lejemål er gennemført, har det følgende konsekvenser på bygningsomkostningerne (mio. kr., budget-15 tal): Fakulteter Fællesadministration Huslejetillæg Lokalitet Arts ST Aarhus BSS AU Forskning , Niels Juelsgade 84 5,3 0,9 1,2 0,9 0,3 0,9 9,5 5620, Paludan Müllers Vej 48 1,4 1, , Finlandsgade 6 8 0,7 1,4 2,1 Nobel, Jens Chr. Skous Vej 5,9 5,9 0, , Katrinebjergvej 107 3,2 3,2 0,0 5128, Katrinebjergvej 89F 1,6 0,8 0,8 0,0 5360/5361, Finlandsgade 27/29 1,7 1, , Fuglesangs Allé 26 5,9 5,9 0,0 5533, Katrinebjergvej 105 0,2 0,2 5120/5122, Finlandsg./Helsingforsg. 1,5 1,5 0,0 5104/Finlandsgade 4 0,5 0, , Lille Barnow 8,0 1,6 5,5 3,2 18,2 I alt 2,0 0,7 1,2 0,7 1,7 1,9 1,6 0,3 5,5 0,9 2,8 Note: Pt.er bygningsomkostningerne vedr. AU IT på Katrinebjergvej 107 fejlagtigt registreret som tomgang under Huslejetillæg, Nytteareal. Omregistrering er igangsat. AU IT AU Økonomi Nytteareal Kantiner Tomgang Eksamen AU total I ovenstående tal indgår ekstern husleje, skatter, forbrug, rengøring på kontrakt, øvrige driftsudgifter, vagt og sikring samt afskrivninger. Som det fremgår af ovenstående vil den samlede effekt af overtagelsen af Lille Barnow og de af rokaden afledte opsigelser medføre forøgede AU bygningsomkostninger på 2,8 mio. kr. (niveau 2015), hvis alle potentielle opsigelser gennemføres. Det skal bemærkes, at flere fakulteter har indikeret lokalebehov, herunder for eksamenslokaler. Disse behov kan evt. honoreres ved opretholdelse af lejemål. Dette vil dog forøge AU samlede bygningsomkostninger i forhold til ovenstående. Arts bygningsomkostninger falder med 2,0 mio. kr., Aarhus BSS med 1,2 mio. kr., mens ST s stiger med 0,7 mio. kr. Bygningsomkostningerne for den samlede Fællesadministration stiger med 0,8 mio. kr. og huslejetillæggene belastes med 4,4 mio. kr. Det skal bemærkes, at opsigelsen af Katrinebjergvej 105 (Intern Post) medfører en omkostning, da det i lejekontrakten er aftalt, at der skal betales en bod ved opsigelse inden uopsigelighedsperiodens udløb ( kr. pr. år ved opsigelse inden )

7 Side 5/5 I huslejetillæggene indgår 5,5 mio. kr. til tomgangsleje i Lille Barnow bygningerne 1910 og Disse arealer søges eksternt fremlejet, hvilket i givet fald vil sænke nettoomkostningerne for AU. Det forventes dog ikke, at det er muligt at fremleje hele arealet. Under forudsætning af, at Lille Barnow er indflytningsklar medio 2016 og alle efterfølgende rokader er gennemført, så alle opsigelser kan træde i kraft pr , vil det have flg. forventede effekt på AU s bygningsomkostninger i årene 2015 og frem: Lille Barnow: Forventet effekt på bygningsomkostninger fordelt pr. år (2015 niveau) Serie Den endelige effekt på de involverede enheders bygningsomkostninger vil kunne beregnes, når detailplanlægning, og dermed terminerne for Lille Barnow-byggesagen og rokaden, er fastlagt. Sagsbehandler Charlotte Lyngholm, Chef for Byggeri og Planlægning Involvering - Tidsfrist - Bilag 1. Lille Barnow situationsplan