Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner Service og vedligehold af Toyota Yaris Hybrid i Horsens

Transkript

1 Udbudsmateriale Udbudsbekendtgørelsesnummer: 2015/S Offentligt udbud Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner Service og vedligehold af Toyota Yaris Hybrid i Horsens Kommune

2 Indhold 1 INFORMATIONER TIL TILBUDSGIVER GENEREL BESKRIVELSE AF UDBYDER UDBUDSMATERIALETS OPBYGNING... 4 Tidsfrister og kontaktoplysninger... 4 Udbudsbetingelser... 4 Udkast til kontrakt... 4 Bilag 1 Oplysnings- og underskriftsbilag... 4 Bilag 1a Underskrift og oplysninger... 4 Bilag 1b Nøgletal... 4 Bilag 1c Referenceliste... 4 Bilag 2 Tilbudsliste... 4 Bilag 2.1 Tilbudsliste Delaftale Bilag 2.2 Tilbudsliste Delaftale Bilag 3 Kravspecifikation... 4 Bilag 4 Basisadresser for de omfattede biler... 4 Bilag 5 Arbejdsklausuler... 4 Bilag 6 Kontrolklausuler... 4 Bilag 7 Frivilligt partnerskab... 4 Bilag 8 ABService TIDSFRISTER OG KONTAKTOPLYSNINGER UDBUDDETS OMFANG OG VILKÅR OMFANG OG BESKRIVELSE Delaftale Delaftale AFTALE OMSÆTNING FORMKRAV UDBYDERS FORBEHOLD PROCEDURER OG KONKURRENCEVILKÅR VILKÅR FOR AFGIVELSE AF TILBUD Udbudsform Kontrolbud Alternative bud Sideordnede bud Tilbud afgivet af konsortier Anvendelse af underleverandører Sprogkrav Konsekvenser af Tilbudsgivers forbehold TILBUDSBEHANDLING Åbning af indkomne tilbud Procedure for behandling af tilbud Underretning om valg af tilbud og kontraktindgåelse Udgifter ved tilbudsgivning EGNETHEDSKRITERIER TILDELINGSKRITERIET DELAFTALE 1 - SERVICEEFTERSYN DELAFTALE 2 - SERVICEAFTALE KRAVSPECIFIKATION Side 2 af 31

3 7 TJEKLISTE UDKAST TIL KONTRAKT KONTRAKTGRUNDLAG KONTRAKTENS OMFANG KONTRAKTENS VARIGHED BESTILLING AF YDELSER SALGS- OG LEVERINGSBETINGELSER FØLGESEDDEL UDGÅENDE PRODUKTER PRISER PRISREGULERING FAKTURERING BETALINGSBETINGELSER BONUS, GEBYRER, MV OFFENTLIGE PÅBUD MILJØ ETIK OG SOCIALT ANSVAR KONTAKT MELLEM PARTERNE STATISTIK REKLAMATION OG GARANTI UNDERLEVERANDØRER ERSTATNING OG FORSIKRING OPFYLDELSESHINDRINGER, HERUNDER FORCE MAJEURE MISLIGHOLDELSE MISLIGHOLDELSESBEFØJELSER BOD ANSVARSBEGRÆNSNING LOVVALG OG AFGØRELSE AF TVISTER TAVSHEDSPLIGT OG OFFENTLIGGØRELSE AF KONTRAKTEN OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER, FORPLIGTELSER OG FORDRINGER KONTRAKTÆNDRINGER UNDERSKRIFT Side 3 af 31

4 1 Informationer til Tilbudsgiver 1.1 Generel beskrivelse af Udbyder Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner (Indkøbsfællesskabet HHO) agerer som tovholder i forbindelse med gennemførelse af udbuddet. Indkøbsfællesskabet HHO varetager indtil indgåelsen af endelig kontrakt al kommunikation vedrørende udbuddet. Efter udbuddets afslutning handler Horsens Kommune og den valgte tilbudsgiver som individuelle juridiske parter. Indkøbsfællesskabet HHO kan dog agere på Horsens Kommunes vegne vedrørende drift og kontraktlige emner. Horsens Kommune og Indkøbsfællesskabet HHO benævnes i nærværende materiale Udbyder. 1.2 Udbudsmaterialets opbygning Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Tidsfrister og kontaktoplysninger Udbudsbetingelser Udkast til kontrakt Bilag 1 Oplysnings- og underskriftsbilag Herunder samles underbilagene: Bilag 1a Underskrift og oplysninger Bilag 1b Nøgletal Bilag 1c Referenceliste Bilag 2 Tilbudsliste Der består af dokumenterne: Bilag 2.1 Tilbudsliste Delaftale 1 Bilag 2.2 Tilbudsliste Delaftale 2 Bilag 3 Kravspecifikation Bilag 4 Basisadresser for de omfattede biler Bilag 5 Arbejdsklausuler Bilag 6 Kontrolklausuler Bilag 7 Frivilligt partnerskab Bilag 8 ABService 2003 Side 4 af 31

5 1.3 Tidsfrister og kontaktoplysninger Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet skal formuleres skriftligt. Det anbefales, at Tilbudsgiver fremsender spørgsmål så tidligt som muligt i tilbudsperioden, således der er tid til at svare på spørgsmålene og til, at tilbudsgiverne kan tage svarene til efterretning i udarbejdelsen af deres tilbud. Spørgsmålene skal være skriftlige. Alle spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form, blive offentliggjort på Indkøbsfællesskabet HHOs hjemmeside under udbud aktuelle udbud: Tilbudsfrist Fristen for tilbudsafgivelse: Tilbuddet skal enten sendes pr. post eller afleveres personligt hos Indkøbsfællesskabet HHO. Tilbuddet skal være mærket og forsendelsen skal være lukket. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen må tilbuddet ikke tages i betragtning. Ved personlig aflevering af tilbuddet til Indkøbsfællesskabet HHO vil Tilbudsgiver få en kvittering på, at tilbuddet er modtaget og hvornår. Frister og kontaktoplysninger Alle spørgsmål, der er modtaget senest den 26. oktober 2015, kl vil blive besvaret. Spørgsmål, der er fremsendt senere, vil blive besvaret såfremt spørgsmålenes antal og kompleksitet ikke umuliggør det inden for svarfristen. Besvarelse af indkomne spørgsmål vil i videst muligt omfang blive offentliggjort løbende, dog senest den 3. november 2015, som er 6 hele kalenderdage før tilbudsfristen. Spørgsmål sendes til følgende adresse: udbud-hho@horsens.dk med emnet Spørgsmål Service og vedligehold af Toyota Yaris Hybrid. Tilbuddet skal senest afleveres d. 10. november 2015, kl Horsens Kommune, Att.: Jacob Holm Jørgensen Indkøbsfællesskabet HHO lokale Rådhustorvet Horsens Tilbuddet mærkes med: Tilbud EU udbud 2015/S Må kun åbnes af Indkøbsfællesskabet HHO. Normal åbningstid for kontoret er mandagonsdag kl , torsdag kl og fredag kl Forventet kontraktstart Forventet kontraktstart d. 1. januar 2016 Side 5 af 31

6 Udbudsbetingelser Den 30. september 2015 Udbudsbekendtgørelse nr. 2015/S Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner Service og vedligehold af Toyota Yaris Hybrid i Horsens Kommune Side 6 af 31

7 2 Udbuddets omfang og vilkår 2.1 Omfang og beskrivelse Udbuddet omfatter den samlede opgave omkring service og vedligehold af Horsens Kommunes biler af mærket Toyota Yaris Hybrid. Horsens Kommune har efter gennemført EU-udbud indgået en aftale med kontraktstart 15. april 2015 og løbetid på 2 år, plus op til 2 års option om indkøb af Toyota Yaris Hybrid, primært til Horsens Kommunes Hjemmepleje, men med mulighed for, at alle afdelinger i Horsens Kommune kan anvende aftalen. Udbuddet omfatter således alle Udbyders forvaltninger, direktørområder, afdelinger og institutioner, såfremt de ønsker at indgå aftale om serviceeftersyn eller serviceaftale på Toyota Yaris Hybrid. Med i aftalen er hente-/bringeservice af bil ved nedbrud, herunder levering af lånebil inkl. frit kilometerforbrug, mens den pågældende skade udbedres og levering af bil, når skaden er udbedret; det samme gør sig gældende ved planlagt service. Således sikres det, at de enkelte afdelinger hvor bilerne hører hjemme (af Bilag 4 Basisadresser for de omfattede biler fremgår adresserne) har adgang til et passende køretøj både ved nedbrud såvel som ved planlagt service. Ved nedbrud og deraf følgende behov for afhentninger må behovet dog i sagens natur påregnes at kunne opstå over hele Horsens Kommunes areal. Den udbudte aftale som følge af nærværende udbudsforretning er en rammeaftale med en løbetid på 2 år, med mulighed for forlængelse i yderligere op til 2x12 måneder. Vilkårene beskrevet i Bilag 3 Kravspecifikation er enten udtryk for mindstekrav, der skal overholdes eller angivelser af konkurrenceparametre, hvor der konkurreres på graden af opfyldelse. Der er i dette udbud givet mulighed for, at der kan bydes ind på én eller begge af to forskellige løsninger, i form af delaftaler: (1) pris pr. serviceeftersyn; (2) serviceaftale pr. bil ud fra kørselsbehov. Det understreges, at Udbyder ikke har besluttet hvorledes den udbudte opgave skal løses. Der vil derfor blive tildelt kontrakt til én leverandør på én af de to delaftaler. Såfremt der tildeles kontrakt på Delaftale 2 bortfalder Delaftale 1 således, og omvendt Delaftale 1 På Delaftale (1) indgås der aftale om priser på udførelse af de serviceeftersyn, som bilerne skal gennemgå iht. forskrifterne fra producenten (Toyota Danmark). Der skal dog afgives priser inklusive forbrugsstoffer, væsker mv. der er nævnt som en obligatorisk del af det enkelte serviceeftersyn. Hvis forskriften for det pågældende serviceeftersyn anfører, at der skal udskiftes specifikke komponenter, skal udskiftningen inkl. sliddelene således være inkluderet i den tilbudte pris. Sliddele der ikke er omfattet af prissætningen i Bilag 2.1 Tilbudsliste Delaftale 1 afregnes i henhold til Leverandørens gældende prisliste med den rabat som Leverandøren i øvrigt vil tilbyde (hertil hører også de dele der ifølge forskrifterne skal kontrolleres og udskiftes efter behov). Der skal bydes ind med en timepris, der skal være gældende for alle reparationer, se beskrivelse af Fane 3 nedenfor. I Bilag 2.1 Tilbudsliste Delaftale 1 skal følgende ydelses- og varegrupper prissættes: Serviceeftersyn og tilhørende ydelser og produkter skal prissættes i Bilag 2.1 Tilbudsliste Delaftale 1. Der skal i fanen Serviceeftersyn oplyses en pris pr. serviceeftersyn i henhold til forskrifterne. De priser der angives pr. serviceeftersyn skal inkludere alt til det pågældende serviceeftersyn, der ikke er sliddele eller arbejdslønnen til udskiftning af disse sliddele, dog skal sliddelene være inkluderede Side 7 af 31

8 hvis de pågældende forskrifter angiver, at komponenterne skal skiftes. Se desuden Bilag 3 Kravspecifikation. Der skal i fanen Timepris oplyses den timepris pr. værkstedstime der vil være gældende for de omfattede biler ved alle reparationer / øvrige ydelser, der ikke er omfattet af de pågældende serviceeftersyn, og som ikke er dækket af bilernes garantibestemmelser. I fanen Reservedele, hentebringeservice skal der gives priser på reservedele og tillægsydelser såsom hente/bringeservice og leje af erstatningsbil Delaftale 2 På Delaftale (2) indgås der aftale om en fast servicekontrakt/serviceaftale pr. køretøj med månedlig betaling ud fra den grad af service der er brug for, dvs. hvor mange kilometer der er dækket for den pågældende bil. Ved ændret kørselsmønster og som følge deraf ændret kilometerbehov skal der være mulighed for at overgå til et andet niveau end det først indmeldte, vilkårene for dette beskrives i Bilag 3 Kravspecifikation (se mere herom i afsnit 5.2 Delaftale 2 - Serviceaftale). Alle udgifter ved bilen der ikke hidrører til forsikringer, brændstofforbrug eller dækforbrug og -hotel samt AC-service skal være inkluderet i den tilbudte pris. Der er option på netop dækforbrug og AC-service. I Bilag 2.2 Tilbudsliste Delaftale 2 skal følgende ydelser prissættes: I fanen Serviceaftale, optioner skal den månedlige ydelse for hver serviceaftale anføres. Bemærk, at der er tale om estimerede mængder for hvert kilometerinterval, der samlet tjener til at udregne en fiktiv omkostning til anvendelse for evaluering af tilbud. Serviceaftalerne skal dække alle omkostninger for driften af den pågældende bil undtagen følgende: Forsikring, brændstof, AC-service og dækforbrug/dækhotel. Der skal desuden anføres priser på optioner på tilkøb af serviceydelserne AC-service og dækforbrug. 2.2 Aftale Der skal afgives tilbud på enten Delaftale (1) Serviceeftersyn, eller Delaftale (2) Serviceaftale eller på begge løsninger. Der vil blive indgået en kontrakt med én leverandør på enten Delaftale (1) Serviceeftersyn eller Delaftale (2) Serviceaftale, således at den valgte leverandør er eneleverandør. Udbyders køretøjer af mærket Toyota Yaris Hybrid skal i aftaleperioden serviceres ved den vindende leverandør. Bemærk: Hvis Tilbudsgiver afgiver tilbud på begge løsninger (delaftaler) behøver man blot at medsende de bilag der efterspørges i henhold til egnethedsvurderingen én gang. 2.3 Omsætning Den estimerede omsætning af de produkter og ydelser, som er omfattet af udbuddet, dvs. reservedele og serviceeftersyn og reparationer af skader, afhænger af hvor mange biler der indkøbes af mærket Toyota Yaris Hybrid. Der er i den rammeaftale, der regulerer indkøbet af disse biler estimeret, at der indkøbes 15 biler om året i to kalenderår fra 15. april 2015 med option på forlængelse med tilsvarende estimeret forbrug pr. år i yderligere to år. Side 8 af 31

9 Da der i forvejen forefindes ca. 10 biler af dette mærke og denne model i drift og der samtidig foreligger en rettesnor i Horsens Kommune om, at bilerne udskiftes efter ca. seks års drift, forventes behovet for service og vedligehold af de omfattede biler at stige i løbet af kontraktperioden i henhold til nedenstående tabel. År efter rammeaftalens ikrafttræden Estimeret antal biler med behov for serviceeftersyn År: 0 < 1 År: 1 < 2 År: 2 < 3 År: 3 < 4 25 biler 40 biler 55 biler 70 biler Den vedlagte tilbudsliste (Bilag 2 Tilbudsliste), viser estimeret omfang af de ydelser og varer, der skal afgives pris på. Det vil være udgangspunktet for aftalen, at enhver reparation der skal foretages i aftaleperioden ligeledes vil blive foretaget ved den vindende leverandør. Ved reparationer der omfatter ydelser eller produkter der er specificeret i Bilag 2 Tilbudsliste skal priserne for disse anvendes. Dette gælder således også for reparationer, der i henhold til Leverandørens sædvanlige prissætning er baseret på en anden timepris end den tilbudte. Disse prissatte ydelser skal derfor omregnes til den aftalte timepris, der er afgivet i Bilag 2 Tilbudsliste og tilsvarende skal der ske omregning ved anvendelse af produkter der er prissat sammesteds. Det er af Udbyder estimeret, at hver af de omfattede biler har et årligt kilometerforbrug på mellem km. 2.4 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 1 eksemplar. Endvidere skal det samlede tilbud, inkl. alle bilag, vedlægges elektronisk på en CD-rom eller USB-nøgle, kompatibelt med Microsoft Office pakken eller i PDF-format, dog skal Bilag 2 Tilbudsliste og Bilag 3 Kravspecifikation være vedlagt i uændret, dvs. Microsoft Excel-kompatibelt, format. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder det skriftlige tilbud. Bilag 2 Tilbudsliste skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. 2.5 Udbyders forbehold Som anført i afsnit 2.2 Aftale er det op til Udbyders skøn hvorvidt der skal antages bud på den sideordnede Delaftale 2, og Udbyder vil således antage ét tilbud på enten Delaftale 1 eller Delaftale 2. Den estimerede omsætning tjener alene det formål at give et indtryk af det mulige omfang og anvende dette til at kunne vurdere tilbuddene ud fra. Enhver angiven mængde kan således variere ubegrænset og Side 9 af 31

10 være forskellig fra år til år i kontraktperioden, men det er dog Udbyders vurdering, at den relative fordeling mellem de estimerede omsætningstal/vægtninger på tilbudslisterne er retvisende estimater. Den estimerede omsætning er under forbehold for kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringsadresser (dvs. basisadresser for køretøjer) og omfang af aftalen, f.eks. som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Endelig forbeholder Udbyder sig ret til at indkøbe produkter og ydelser uden for kontrakten, såfremt der er tale om specielle produkter eller ydelser der ellers er dækket af aftalen, men som ikke kan leveres eller erstattes af tilsvarende produkter fra den leverandør, der indgås kontrakt med. Det samme gælder, hvis fagligt personale skønner, at Tilbudsgivers produkter eller ydelser i en konkret situation ikke er brugbare. I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud er det undersøgt, om der i Udbyders afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Indgåede, obligatoriske lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, vil blive søgt afviklet i et samarbejde mellem Udbyder og vindende Tilbudsgiver. 3 Procedurer og konkurrencevilkår 3.1 Vilkår for afgivelse af tilbud Udbudsform Udbuddet gennemføres efter reglerne om offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet (Europa-Parlamentet og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter), som er implementeret i dansk ret ved bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbudsforretningen er således omfattet af EU s udbudsregler. Dette medfører en forpligtelse til at følge en række formelle regler og procedurer i processen frem mod tildeling af kontrakt. Kontrakten vil blive indgået på baggrund af det udkast til kontrakt, der indgår i dette udbudsmateriale med det samlede udbudsmateriale og vindende tilbudsgivers tilbud som kontraktgrundlag Kontrolbud Udbyders nuværende, interne, leverandør afgiver kontrolbud Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Sideordnede bud Udbyder efterspørger tilbud på to forskellige måder at udføre opgaven på og har endnu ikke taget stilling til på hvilken måde opgaven udføres mest hensigtsmæssigt. I Udbudsdirektivets forstand er dette at forstå Side 10 af 31

11 som sideordnede bud. Der kan afgives tilbud på den ene eller begge af de to løsninger, der er beskrevet; henholdsvis pris på hvert serviceeftersyn i henhold til forskrifterne og en totalløsning bestående af serviceaftaler med fast månedlig betaling. De to løsninger er af overskuelighedsgrunde benævnt delaftaler. Afhængig af Udbyder skønner er den optimale måde at udføre opgaven på når tilbuddene er kommet ind vil der blive tildelt kontrakt på enten Delaftale 1 Serviceeftersyn, eller Delaftale 2 Serviceaftale. Vurderingen af hvilken delaftale der sker kontrakttildeling på er udelukkende Udbyders og beror på hvorvidt der er økonomisk ræson i at søge en anden måde at løse opgaven med service og vedligehold af bilerne end den nuværende, hvor service og vedligehold sker i henhold til samme principper som beskrevet i Delaftale 1 - Serviceeftersyn. Vurderingen af de indkomne tilbud vil på den pågældende delaftale ske i henhold til de beskrevne underkriterier til tildelingskriteriet Det økonomisk mest fordelagtige tilbud Tilbud afgivet af konsortier Tilbud kan afgives af konsortier, i hvilket tilfælde tilbuddet skal indeholde en erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagere i konsortiet samt bemyndigelse til, at en deltager i konsortiet ubegrænset kan forpligte alle medlemmer i konsortiet ved sin underskrift. Ved tilbud afgivet af konsortier skal oplysningerne, der kræves jf. egnethedskriterierne, gives for hver deltager i konsortiet. Tilbudsgiver kan anmode Udbyder om fremsendelse af en formular til udfyldelse af erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagere i konsortiet, samt bemyndigelse til, at en deltager i konsortiet ubegrænset kan forpligte alle medlemmer i konsortiet ved sin underskrift. Begrebet konsortier er kun anvendeligt, hvor flere virksomheder i fællesskab afgiver tilbud og omfatter således ikke virksomheder, der skal fungere som underleverandør til eller samarbejdspartner med en Tilbudsgiver. I disse situationer gøres der dog opmærksom på bestemmelserne i afsnit Anvendelse af underleverandører Anvendelse af underleverandører Såfremt en Tilbudsgiver agter at anvende underleverandører bør disse fremgå af tilbuddet. En underleverandør er en leverandør, der indgår aftale med Tilbudsgiveren om at levere en bestemt service eller ydelse, som vedkommende ikke udfører selv, eller underleverandøren udfører på anden vis. I det omfang Tilbudsgiver ønsker, at der skal lægges vægt på en samarbejdspartners/underleverandørs økonomiske eller tekniske kapacitet ved egnethedsvurderingen, skal tilbuddet vedlægges en erklæring om, at samarbejdspartneren/underleverandøren stiller sine økonomiske eller tekniske kompetencer til rådighed for Tilbudsgiver i forbindelse med opgavens udførelse. Tilbuddet skal i givet fald desuden vedlægges de krævede oplysninger i henhold til afsnit 4 Egnethedskriterier for disse samarbejdspartneres/underleverandørers vedkommende Sprogkrav Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Side 11 af 31

12 Produktblade, manualer og lignende kan imidlertid accepteres på engelsk, såfremt der ikke eksisterer danske udgaver. Såfremt Udbyder måtte kræve det, skal Tilbudsgiver oversætte disse til dansk. Udgifter forbundet hermed, er Udbyder uvedkommende Konsekvenser af Tilbudsgivers forbehold Det understreges, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet medfører, at Udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Grundlæggende elementer er elementer, som direkte eller indirekte er beskrevet som ufravigelige i udbudsmaterialet, fx kontraktvilkår og mindstekrav i kravspecifikationen. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet inden for fristen (jf. afsnit 1.3 Tidsfrister og kontaktoplysninger), således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Tilbudsgiver bør således nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Udbyder er enten berettiget eller forpligtet til at afvise tilbuddet. Tilbudsgiver skal i særlig grad være opmærksom på forbehold, såfremt Tilbudsgiver vedlægger sine standardbetingelser i sit tilbud. 3.2 Tilbudsbehandling Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære tilbudsåbningen Procedure for behandling af tilbud Tilbudsgiver vil som udgangspunkt ikke blive orienteret i vurderingsprocessen, før der er truffet beslutning om tildeling af kontrakt på den udbudte aftale. De indkomne tilbud vil blive behandlet efter nedenstående procedure. Egnethedskriterier: Indledningsvis vurderes om tilbuddene er konditionsmæssige i forhold til den anførte dokumentation under egnethedskriterierne. Det vil sige, at det kontrolleres, om de efterspurgte bilag er vedlagt. Herefter vurderes Tilbudsgivers egnethed til at udføre den opgave der er afgivet tilbud på. Mindstekrav og krav til tilbudslisterne: Dernæst vurderes tilbuddets konditionsmæssighed i forhold til overholdelse af de opstillede mindstekrav i udbudsmaterialet. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses det pågældende tilbud for ikke-konditionsmæssigt og kan således ikke indgå i tilbudsvurderingen. Tildeling af kontrakt: Side 12 af 31

13 Derefter vurderes tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige bud. På baggrund heraf træffes beslutning om tildeling af kontrakten på enten Delaftale 1 eller Delaftale 2. Der gøres igen opmærksom på, at der er en pligt til at se bort fra tilbuddet, hvis det indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer og ret til at se bort fra tilbuddet ved forbehold for ikke-grundlæggende elementer Underretning om valg af tilbud og kontraktindgåelse Gennemgang og vurdering af tilbuddene er planlagt til at finde sted i løbet af uge 48, Når der foreligger en afgørelse, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen, jf. Lov om håndhævelse af udbudsreglerne med videre af 12. maj 2010 med senere ændringer om samtidig underretning af samtlige ansøgere, tilbudsgivere med videre. Det præciseres, at i henhold til Lov om håndhævelse af udbudsreglerne med videre 3, stk. 1, må der tidligst underskrives kontrakten efter udløb af standstill-perioden på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretningen er afsendt elektronisk til alle tilbudsgivere om valg af leverandører. Der vil endvidere ske offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende i henhold til de gældende regler for offentliggørelse af indgåede kontrakter Udgifter ved tilbudsgivning Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Udbyder uvedkommende. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret eller udleveret efter endt tilbudsvurdering. Side 13 af 31

14 4 Egnethedskriterier Tilbudsgiver henstilles til at medsende dokumentation jf. nedenstående. Dokumentationen anvendes til vurdering af Tilbudsgivers egnethed til at løfte den udbudte opgave. Hvis der er berettiget tvivl om Tilbudsgivers egnethed til at løfte opgaven, forbeholder Udbyder sig således ret til at afvise Tilbudsgiver. Tilbudsgivers personlige forhold Underskrevet tro- og loveerklæring vedrørende ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, samt hvorvidt Tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene nævnt i artikel 45, stk. 1 samt art. 45, stk. 2, litra a-c samt litra e-f i Europa-Parlamentet og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Mindstekrav: - Tilbudsgiver må højest have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på DKK. - Tilbudsgiver må ikke befinde sig i blot en af udelukkelsesgrundene i art. 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c samt litra e-f. I disse tilfælde vil Tilbudsgiver blive udelukket. Fortrykt formular findes som Bilag 1a Underskrift og oplysninger. Udbyder forbeholder sig ret til inden aftaleindgåelse at forlange serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, maksimalt 3 måneder gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for, at den vindende Tilbudsgiver ikke befinder sig i de i udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f anførte situationer. Økonomisk og finansiel formåen Oplysninger om Tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen skal være oplysninger for den virksomheds CVR-nr., som byder på opgaven og står for udførelsen, medmindre der foreligger en ubetinget støtteerklæring fra en anden virksomhed. Revisorpåtegnet årsregnskab for Tilbudsgivers senest afsluttede årsregnskab. Revisors kommentarer til regnskabet skal fremgå af det medsendte. Revisorattesteringen skal være af registreret eller statsautoriseret revisor. Såfremt årsregnskabet er offentligt tilgængelig, kan Tilbudsgiver oplyse internetadressen i forbindelse med udbuddet. Dette kan eksempelvis gøres i Bilag 1b Nøgletal. Udbyder har adgang til CVR-registret på Såfremt årsregnskabet ikke er offentlig tilgængeligt, skal der fremsendes ét eksemplar af det efterspurgte årsregnskab. Udover årsregnskabet skal nøgletal fra de seneste 2 regnskabsår fremgå af Bilag 1b Nøgletal. Såfremt Tilbudsgiver ikke kan fremlægge årsregnskab for det senest afsluttede regnskabsår f.eks. på grund af tidspunktet for Tilbudsgivers etablering, kan Tilbudsgiver blot vedlægge udfyldt, men i dette tilfælde revisorattesteret Bilag 1b Nøgletal. Revisorattestering skal foretages af registreret eller statsautoriseret revisor. I dette tilfælde skal der minimum være nøgletal for 1 år. Side 14 af 31

15 Årsregnskab samt nøgletallene skal være retvisende. Tilbudsgiver kan oplyse Udbyder om forhold, der ligger til grund for, at regnskabet og/eller nøgletallene ikke er retvisende. De negative eller positive ændringer kan således indgå i vurderingen af Tilbudsgivers egnethed. Disse oplysninger kan gives i Bilag 1b Nøgletal. Teknisk og faglig formåen Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de seneste 3 år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner ved kunderne. Ved sammenlignelige leveringer forstås opgaver inden for samme fagområde med omtrent samme leveringsbetingelser. Det kan dreje sig om opgaver, der fx har inkluderet serviceaftaler på biler eller hente/bringe-service af biler af et sådant omfang, der sandsynliggør, at Tilbudsgiver har kapaciteten til at udføre dette for Udbyder. Det er uden betydning, om leverancen er foretaget til det offentlige eller en privat virksomhed. Følgende oplysninger skal angives: o Beskrivelse og omfang af sammenlignelige leveringer o Tidspunkt/periode for levering o Modtager af levering o Kontaktperson ved modtageren (navn, tlf.nr., ) Fortrykt formular findes som Bilag 1c Referenceliste, som skal anvendes. Der skal om muligt angives 3 referencer. Er det ikke muligt at angive 3 referencer eller referencer overhovedet skal årsagen hertil fremgå af Bilag 1c Referenceliste. Ligeledes skal det i så fald af Bilag 1c Referenceliste fremgå hvorledes Tilbudsgiver i så fald sandsynliggør sin tekniske og faglige formåen til at løfte den udbudte opgave. Da der set over aftaleperioden vil være et betragteligt antal biler der skal være omfattet af aftalen skal Tilbudsgiver sandsynliggøre sin tekniske og faglige kapacitet ved at angive hvor mange biler der kan ske service og vedligehold eller reparationer af samtidig. Til dette formål skal Tilbudsgiver angive: Liste over de faglige kompetencer, der besiddes af de medarbejdere der skal udføre opgaven, herunder mekanikeruddannelse og øvrige kurser / efteruddannelser, således det sandsynliggøres, at Tilbudsgiver har kompetencerne og kapaciteten til at varetage opgaven. Tilbudsgiver bedes vedlægge denne beskrivelse som separat bilag eller som et tydeligt afgrænset afsnit i sit tilbud. Støtteerklæring Såfremt Tilbudsgiver ønsker, at en underleverandørs økonomiske, finansielle og/eller tekniske kapacitet skal indgå i bedømmelsen af Tilbudsgivers egnethed til at udføre kontrakten, skal underleverandøren afgive en støtteerklæring. Udbyder har en skabelon til støtteerklæring, der kan anvendes. Denne kan rekvireres hos Udbyder, ved at sende en mail til udbud-hho@horsens.dk. Støtteerklæringen findes også sammen med det øvrige udbudsmateriale på Indkøbsfællesskabet HHOs hjemmeside: Ved støtteerklæring dokumenterer Tilbudsgiver, at denne er berettiget til at råde over underleverandørens økonomiske, finansielle og/eller tekniske kapacitet for den del af opgaven, som underleverandøren forventes at udføre. Side 15 af 31

16 Ved anvendelse af støtteerklæringen skal der, udover støtteerklæringen, for afgiveren af støtteerklæringen medsendes: - Bilag 1a Underskrift og oplysninger. - For støtteerklæringer vedrørende underleverandørs økonomiske eller finansielle kapacitet: Bilag 1b Nøgletal samt seneste årsregnskab (eller henvisning til offentligt tilgængeligt regnskab) - For støtteerklæringer vedrørende underleverandørs tekniske kapacitet: Bilag 1c Referenceliste samt oplysninger om medarbejderes kompetencer eller værkstedets kapacitet såfremt støtteerklæringen går på disse punkter. Støtteerklæringen skal afleveres rettidigt sammen med tilbuddet, for at den kan indgå i vurderingen af egnetheden. 5 Tildelingskriteriet 5.1 Delaftale 1 - Serviceeftersyn Kontrakten vil blive tildelt den Tilbudsgiver, der afgiver det for Udbyder økonomisk mest fordelagtige tilbud. Valg af tilbudsgiver, som skal tildeles kontrakten, vil ske på baggrund af en samlet vurdering af de angivne underkriterier under forudsætning af, at Udbyder vælger Delaftale 1 som løsning. Følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterium Økonomi*, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: Vægtning i procent 60 % fordelt med - Serviceeftersyn - Timepris - Reservedele, hente-bringeservice Service, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: - Tilbudt niveau og omfang af serviceydelser udover mindstekrav for hente-bringeservice (Se kravspec. ID 19) 40 % 40 % 20 % 40 % Vægtet ligeligt - Tilbudt niveau og omfang af serviceydelser udover mindstekrav for service (Se kravspec. ID 23) ** Ved bedømmelsen af Økonomi, vil der blive lagt vægt på de af Tilbudsgiver oplyste priser under følgende forudsætninger: Tilbuddet skal afgives i danske kroner (DKK) ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter og gebyrer. Tilbud skal afgives ved udfyldelse af Bilag 2.1 Tilbudsliste Delaftale 1. Tilbuddet skal desuden dække alle krav i udbudsmaterialet og alle ydelser tilbudt af Tilbudsgiver under underkriteriet Service. For en beskrivelse af underkriteriet Service, se Bilag 3 Kravspecifikation. Side 16 af 31

17 5.2 Delaftale 2 - Serviceaftale Kontrakten vil blive tildelt den Tilbudsgiver, der afgiver det for Udbyder økonomisk mest fordelagtige tilbud. Valg af tilbudsgiver, som skal tildeles kontrakten, vil ske på baggrund af en samlet vurdering af de angivne underkriterier under forudsætning af, at Udbyder vælger Delaftale 2 som løsning. Følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterium Økonomi**, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: Vægtning i procent 60 % fordelt med - Serviceaftaler, - Timepris, - Hente-bringeservice, - Optioner på AC-service og dækforbrug Service, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: - Tilbudt niveau og omfang af serviceydelser udover mindstekrav for hente-bringeservice (Se kravspec. ID 19) 40 % 30 % 20 % 10 % 40 % Vægtet ligeligt - Tilbudt niveau og omfang af serviceydelser udover mindstekrav for service (Se kravspec. ID 25) ** Ved bedømmelsen af underkriteriet Økonomi, vil der blive lagt vægt på de af Tilbudsgiver oplyste priser under følgende betingelser: Tilbuddet skal afgives i danske kroner (DKK) ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter og gebyrer. Tilbud skal afgives ved udfyldelse af Bilag 2.2 Tilbudsliste Delaftale 2. Tilbuddet skal desuden dække alle krav i udbudsmaterialet og alle ydelser tilbudt af Tilbudsgiver under underkriteriet Service. For en beskrivelse af underkriteriet Service, se Bilag 3 Kravspecifikation. 6 Kravspecifikation I Bilag 3 Kravspecifikation indgår både mindstekrav og underkriterier. Mindstekrav er krav, der skal være opfyldt for at tilbuddet kan anses som konditionsmæssigt. Der konkurreres på opfyldelsen af underkriterier og tilhørende delkriterier. Det er angivet i henhold til hvilket underkriterium de enkelte delkriterier vurderes. Såfremt der er tvivl vedrørende forståelsen af et mindstekrav eller underkriterium opfordres Tilbudsgiver til at stille spørgsmål, jf. 1.3 Tidsfrister og kontaktoplysninger. Side 17 af 31

18 7 Tjekliste Følgende huskeliste er ment som en hjælp til Tilbudsgiverne for at gøre det mere overskueligt at aflevere et tilbud, der opfylder de nødvendige formkrav. Det anbefales derfor at gennemgå huskelisten. Formkrav Krav til materiale Beskrivelse Afleveringssted: Tilbud skal sendes pr. post eller afleveres personligt til: Horsens Kommune Att.: Jacob Holm Jørgensen Indkøbsfællesskabet HHO, lokale Rådhustorvet Horsens Tilbuddet mærkes med: Tilbud EU udbud 2015/S Må kun åbnes af Indkøbsfællesskabet HHO. Tilbud skal indleveres i: Sammenslutninger af tilbudsgivere: Støtteerklæring 1 skriftligt eksemplar samt 1 elektronisk version. Tilbuddet inkl. alle bilag skal vedlægges på enten USB-nøgle, CD-ROM eller tilsvarende fysisk medie i format der er kompatibelt med Microsoft Office pakken eller i pdf-format. Hvis der bydes som et konsortium, skal samtlige deltagere give samtlige oplysninger under afsnit 4 Egnethedskriterier, og der skal angives med hvilken konsortiedeltager, der kan føres afklarende drøftelser med virkning for alle deltagere i konsortiet. Såfremt der skal vurderes på en underleverandør i egnethedsvurderingen, skal der afgives en støtteerklæring. Denne skal indsendes sammen med tilbuddet. For at være sikker på, at støtteerklæringen er tilstrækkelig klar, har Udbyder på hjemmesiden sammen med resten af udbudsmaterialet offentliggjort en skabelon, som kan anvendes af Tilbudsgiver. Bilag / dokumenter Dokumentation / Titel Kontraktudkast Bilag 1a Underskrift og oplysninger Bilag 1b Nøgletal Bemærkninger Kontrakten skal ikke udfyldes. Kontrakten danner grundlag for den aftale der indgås efterfølgende. Udfyld kontaktoplysninger, underskriv bilaget og medsend det. Udfyldes og medsendes. Side 18 af 31

19 Bemærk: Såfremt regnskabet ikke er revisorattesteret skal nøgletallene revisorattesteres. Bilag 1c Referenceliste Beskrivelse af egnethed Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 Kravspecifikation Bilag 4 Basisadresser for de omfattede biler Bilag 5 Arbejdsklausuler Bilag 6 Kontrolklausuler Bilag 7 Frivilligt partnerskab Bilag 8 ABService 2003 Regnskab Udfyld de krævede felter og medsend det udfyldte bilag. Tilbudsgiver bør redegøre for sin tekniske og faglige kapacitet i henhold til kravene i afsnit 4 Egnethedskriterier. Udfyld de krævede felter og medsend det udfyldte bilag. Udfyld de krævede felter og medsend det udfyldte bilag. Skal ikke udfyldes eller medsendes. Bilaget er til Tilbudsgivers orientering og beskriver hvilke adresser den eksisterende bilpark kører ud fra. Der tages forbehold for ændringer i opgørelsen som følge af justeringer, mv. Skal ikke udfyldes eller medsendes. Bilaget beskriver Leverandørens forpligtelser og underskrives ved kontraktindgåelse. Skal ikke udfyldes eller medsendes. Bilaget beskriver Leverandørens forpligtelser og Udbyders/Ordregivers rettigheder i forbindelse med udførelse af kontrol med, at arbejdet udføres i henhold til grundlaget for kontrakten. Skal ikke udfyldes eller medsendes. Bilaget beskriver Leverandørens forpligtelser og underskrives ved kontraktindgåelse. Skal ikke udfyldes eller medsendes. Bilaget beskriver hvad der gælder i de situationer, hvor kontraktens ordlyd ikke er dækkende. Årsregnskab / årsrapport for seneste afsluttede regnskabsperiode skal medsendes eller det skal angives, hvor Udbyder kan finde årsregnskabet på Internettet. Regnskabet skal være revisorattesteret af en statsautoriseret eller registreret revisor og revisionspåtegningen skal fremgå. Side 19 af 31

20 8 Udkast til kontrakt Nærværende udkast til kontrakt er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontraktudkastet skal ikke udfyldes af Tilbudsgiver. Kontraktudkastet udfyldes af Udbyder i forbindelse med en eventuel kontraktindgåelse. Rammekontrakt om Service og vedligehold af Toyota Yaris Hybrid mellem [Virksomhed] [Adresse] [Postnummer] [By] [CVR nr.] (herefter kaldet Leverandøren) og Horsens Kommune Rådhustorvet Horsens CVR: (herefter kaldet Ordregiver) I fællesskab Parterne Side 20 af 31

21 1. Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og Lov nr. 492 af 12. maj 2010 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om håndhævelse af udbudsreglerne med senere ændringer. Kontrakten beskriver ordregivers og Leverandørens forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af følgende dokumenter: A. Nærværende kontrakt mellem Leverandøren og Ordregiver B. Offentliggjorte spørgsmål/svar samt som følge heraf - evt. øvrige supplerende oplysninger til udbudsmaterialet, der ligger til grund for kontrakten, af [dd.mm.åååå] C. Evt. uddybende materiale, som er nærmere aftalt mellem Leverandøren og Ordregiver, herunder eventuelle forståelsesmæssige præciseringer som anført i mødereferat fra afholdt afklarende møde. D. Udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver af E. ABService 2003 F. Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] De oplysninger der fremgår af offentliggjorte spørgsmål/svar og offentliggjorte rettelsesblade til udbudsmaterialet som medfører ændringer i kontrakten indarbejdes i kontrakten før kontraktunderskrift, eller vedlægges som bilag til kontrakten. 2. Kontraktens omfang Stk. 1 Udførelse af Service og vedligehold til Ordregiver af Ordregivers biler af mærket Toyota Yaris Hybrid. Leverandøren forpligter sig ved kontrakten til at levere de i kontrakten nævnte produkter/ydelser på minimum de beskrevne vilkår og til maksimalt de anførte priser i hele kontraktperioden (inkl. option). Ordregiver forpligter sig ved kontrakten til at aftage de i kontrakten nævnte produkter/ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser i hele kontraktperioden (inkl. option), i det omfang der er et behov herfor. Relevant personale hos Leverandøren skal orienteres om kontraktgrundlaget, således det sikres, at Ordregiver kun tilbydes produkter, som er omfattet af kontrakten. Ordregiver er ikke forpligtet til at benytte de angivne optioner i kontrakten, men forbeholder sig udelukkende retten hertil. 3. Kontraktens varighed Kontrakten træder i kraft den 1. januar 2016 og gælder til og med den 31. december Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til Leverandøren senest én måned før udløb af kontrakten, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Side 21 af 31

22 Ordrer, der er tilgået Leverandøren inden kontraktperiodens udløb, skal effektueres i henhold til nærværende kontrakt. Kontrakten er uopsigelig for Parterne i hele kontraktperioden inklusiv eventuelle forlængelser, medmindre andet følger af denne kontrakt. 4. Bestilling af ydelser Bestilling af serviceeftersyn skal kunne afgives via , telefon og personligt. Udgangspunktet for samarbejdet vil altid være, at Leverandøren udelukkende tilbyder Ordregivers institutioner m.fl. produkter og ydelser, der er omfattet af Kontrakten (tilbudslistens produkter og ydelser til aftalte priser). Eventuel fravigelse herfra kan kun ske efter aftale med Ordregivers indkøbskontor. 5. Salgs- og leveringsbetingelser Leverandørens almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder kun anvendelse i forhold til leverancer, der er foretaget i henhold til kontrakten i det omfang de regulerer forhold, der enten ikke er beskrevet andetsteds i nærværende kontrakt inkl. bilag, eller som stiller Ordregiver bedre end det i materialet beskrevne. 6. Følgeseddel Med hver gennemført reparation eller tilfælde af vedligehold af bilen skal der afleveres en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EAN-lokationsnummer, dato, antal, specificerede ydelser med varenummer og varenavn. Der skal være overensstemmelse mellem følgeseddel og faktura således at varetekst og varenumre er enslydende. 7. Udgående produkter Hvis et produkt udgår af tilbudslisten, skal dette substitueres med et tilsvarende produkt på samme vilkår, af minimum samme kvalitet og til maksimum samme pris. Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages ændringer i produkternes sammensætning, er Leverandøren pligtig til omgående at informere Ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Ved ændringer i produkter på tilbudslisten skal Leverandøren underrette Ordregiver senest 14 dage inden ændringens ikrafttræden. Det skal tydeligt fremgå af Leverandørens fremsendte oplysninger, hvilket varenummer der udgår, samt hvilket varenummer der erstatter det udgående. Såfremt Leverandøren ikke følger ovenstående bestemmelser vil det blive betragtet som væsentlig misligholdelse. Side 22 af 31

23 8. Priser For bestillinger, foretaget i henhold til kontrakten, gælder de i Leverandørens tilbud angivne enhedspriser på nettosortimentet. Priserne reguleres i henhold til 9 Prisregulering. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de i Leverandørens tilbud angivne priser, kan produkterne tilbydes Ordregiver til laveste pris. Køb til tilbuds- og kampagnepriser skal indgå i det årlige realiserede køb ved opgørelse af statistik. Denne regulering af prisen kan ske uanset bestemmelserne i 9 Prisregulering og fordrer ikke fremsendelse af nye prislister. Leverandøren kan kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt Leverandøren i forhold til de af aftalen omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Tilsvarende skal prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter, knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, uden ophold komme Ordregiver til gode. Leverandøren er pligtig til at meddele Ordregiver om afgiftsreduktioner eller -ophævelser der måtte blive foretaget efter kontraktens indgåelse og foretage de relevante reguleringer af de aftalte priser. 9. Prisregulering Stk. 1 Tidspunkt Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra kontraktens start. Herefter skal der ske prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den Stk. 2 Metode Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Nettoprisindeksets indeks Vedligeholdelse og reparation af personlige transportmidler fra september 2015 til september Indekset kan tilgås via Den procentvise ændring i indekset beregnes som: nyt indeks - gammelt indeks gammelt indeks 100 = procentstigning Som illustrerende eksempel beregnes stigningen fra juli 2010 til juli 2011 beregnes således: 151,4 146,2 146,2 100 = 3,56 % Side 23 af 31

24 Tilsvarende reguleringsformel gælder for følgende prisreguleringer. Stk. 3 Varsling Leverandøren skal før tidspunktet for prisreguleringen fremsende en meddelelse til Ordregivers indkøbskontor med dokumentation af den påtænkte prisregulering, samt indekstal og den procentvise regulering, samt en fuldt opdateret prisliste i Excel-format. Ordregivers indkøbskontor vil efter modtagelse af Leverandørens meddelelse godkende den procentvise regulering. Prisreguleringen skal meddeles ordregivers indkøbskontor senest 30 dage før ikrafttræden. Ikke varslede, men fakturerede, prisstigninger skal straks krediteres ordregiver via en kreditnota. Såfremt Leverandøren gentagne gange ikke varsler ordregivers indkøbskontor om prisstigninger, anses dette for væsentlig mislighold af Leverandørens forpligtelser. Der henvises til 22 Misligholdelse. Stk. 4 Kontrol Ordregivers indkøbskontor har til en hver tid ret til at kontrollere Leverandørens fremsendte dokumentation for prisregulering. Såfremt Leverandørens fremsendte dokumentation for prisreguleringen efterfølgende viser sig at være fejlagtig, skal Ordregiver straks krediteres via en kreditnota. 10. Fakturering Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Fakturaer fremsendes til forbrugsstedet på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer. Der skal være mulighed for, at kommunen kan få opdelt deres aftale således, at de enkelte afdelinger hos ordregiver kan benytte egne rekvisitionsnumre. Når der foretages afregning skal fakturaer opdeles efter rekvisitionsnummer og fremsendes særskilt til de enkelte afdelinger efter rekvisition. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: EAN-lokationsnummer på den enhed hos Ordregiver, som skal modtage fakturaen Ordrenummer Rekvirent/Bestiller/Kontaktperson Varebetegnelse, varenummer, enhed, kvantum og enhedspris (ekskl. moms) Fakturabeløb Navn og adresse på leveringssted Leverandørens navn, kontaktoplysninger og CVR-nummer (Det CVR-nummer og Leverandørnavn, der oplyses på fakturaen, skal være i fuld overensstemmelse med det oplyste i Leverandørens tilbud. CVR-nummeret skal være det samme som Leverandøren har registreret i CVR-registeret). Leveringsdato / udførelsesdato Fakturaen, herunder enhedspris og enhed skal stemme overens med aftaleprislisten. Side 24 af 31

25 Aftaleprisen skal fremgå pr. produkt. Elektroniske fakturaer skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOUBL og fremsendes via VANS (Value Added Network Service). Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke sendes elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler, indtil disse forhold er bragt i orden af Leverandøren. 11. Betalingsbetingelser Betaling forfalder 30 dage netto fra modtagelse af korrekt udfyldt elektronisk faktura. Hvis denne dag falder på en lør-, søn- eller helligdag forfalder betaling på førstkommende hverdag derefter. 12. Bonus, gebyrer, mv. Omsætningen, som følge af kontrakten med Ordregiver, må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse for Ordregivers ansatte. Overtrædelse af denne bestemmelse vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. Desuden kan Ordregiver i givet fald kræve det udbetalte beløb returneret fra Leverandøren i kombination med en bod på 2 % af den samlede kontraktsum. Ordregiver kan modregne det samlede krav i enhver fordring, som Leverandøren har imod Ordregiver. Der accepteres ingen gebyrer i forbindelse med bestilling og levering af de af aftalen omfattede produkter og ydelser. 13. Offentlige påbud Leverandøren er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare/ydelse såvel på tidspunktet for indgåelse af Kontrakten som i kontraktperioden. Sker der i kontraktperioden ændringer i offentlige påbud, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave, vil parterne kunne anvende reglerne i 26 Lovvalg og afgørelse af tvister til at løse eventuelle tvivlsspørgsmål. 14. Miljø Leverandøren indestår for, at alt hvad der bliver leveret under kontrakten opfylder de til enhver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. På forlangende skal Leverandøren fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at Ordregiver kan foretage en miljøvurdering af produktet. Leverandørens udgifter i den forbindelse er Ordregiver uvedkommende. Side 25 af 31