Afdelingsbestyrelsen i Nørreby

Transkript

1 Afdelingsbestyrelsen i Nørreby Referat bestyrelsesmøde Referent Susanne Frantzen

2 Deltagere fra bestyrelsen: Afbud: Andre deltagere: Jesper, Flemming, Lene, Ove, Henrik, Carsten. Ulla. Michael fra ejendomskontoret, Musse Rønov fra DAB Godkendelse af referat fra sidste møde: Referat fra mødet 3. oktober 2016 godkendt. Rettelser hertil sendes ud indenfor 1 uge. Ejendomskontoret siden sidst: Juletræ: Overvågning / sneplan for vinteren : Ejendomsmesterseminar Pullerter i Bynkehaven og Akelejehaven 8-10: Åbning af materielgården: Battericontainer status: Nye vasketøjsvogne status: Forslag til grøn opgradering: 24/ stilles juletræet op på Nørreby Torv, der sættes nye stålrør i fliserne, juletræet bliver i år ca. 8 meter højt. Overvågningspligt starter i næste uge 46, kører i turnus mellem de ansatte på ejendomskontoret, der udbetales kun honorar når de kommer ud og fjerner sne udenfor almindelig arbejdstid, og ellers kun til den der har døgnvagten. Listen over fordeling af døgnvagterne sendes til Jesper. Michael deltager i ejendomsmesterseminariet effektiv drift, for bl.a. at vedligeholde kontakten til andre ejendomsmestre. Kurset er et weekendkursus på LO skolen. Pullerter opsat i Bynkehaven, dem i Akelejehaven er desværre blevet kørt ned, bliver opsat igen. Udlevering af nøgler til materielgården vil ske til beboerne gældende fra 1. januar Udlevering sker ved henvendelse til ejendomskontoret i den almindelige åbningstid, i særlige tilfælde kan den blive lagt i beboerens postkasse. Ejendomskontoret sørger for, at der opsættes skilte, så alle ved hvor tingene skal henlægges i materialegården. Er opsat på vaskeriet i Timianhaven ved siden af indgangsdøren 7/ De øvrige sættes op snarest ved alle vaskerierne i Nørreby. Leveres 9. november 2016 mellem 8 16, herefter fordeles de på vaskerierne. DAB s Landskabsarkitekt Musse Rønov fremlagde skitser og prisoverslag på pt. 3 pladser = legepladser og opholdsrum i det fri, der skal renoveres hen over en ikke nærmere fastlagt periode, det tages op på mødet i december 2016, hvilke forslag der kan arbejdes videre med, det er ønsket at der startes op i foråret 2017, så den første plads er klar til brug i sommeren

3 PowerPoint show sendes til Jesper sammen med prisoverslag i uge 45. Formanden siden sidst: Kontor: Kontoret er renoveret, maleren er blevet færdig i dag (8. november 2016). Der er indkøbt nyt konferencebord og 8 stole, de gamle stole bliver kørt til genbrugscentralen, hvor de forventes at blive brugt i Net cafeen. Der er bestilt nyt skab. Der blev opfordret at alle der bruger kontoret, også skal holde det pænt og rent, altså skal der bl.a. ryddes op, og skraldespanden skal tømmes. Når der printes, skal ikke printes mere end der skal bruges. Orientering om ejendomsmesterens deltagelse på møderne: Driftschefen er ikke tilfreds, med at ejendomsmesteren bruger så meget tid på møderne, driftschefen har angivet at ejendomsmesteren kun må bruge 2 timer pr. møde, og at ejendomsmesterens punkter lægger først på mødet. Det er taget til efterretning. Tilmeldinger til forskellige arrangementer: Mandag 14. november 2016 kl er der repræsentantskabsmøde. Fra Nørreby deltager Jesper, Flemming, Ove, Lene. Timianhaven forliget med NDBK & Seniorklubben: Der er indgået forlig efter et møde mellem NDBK og Seniorklubben, det er en fejl, at seniorklubbens ting blev smidt ud, dette skulle være solgt på loppemarked. Forliget blev kr. til Seniorklubben, betalt halvdelen af NDBK og halvdelen af Nørreby. Der sættes hylder op, så alle ved hvem der har hvilke hylder. Fælleskøkkenet deles mellem bestyrelsen og klubberne, køkkenet skal være ryddet kl. 12 næste dag, efter brug, og ellers efter aftale. Der er ingen der har særrettigheder og opvaskemaskinen skal tømmes uden brok. Status på hjemmesiden, sidste nyt fra bestyrelsen: Hver mand har ansvar for de ting der er deres område, denne aftales af udvalget der arbejder med det, og ellers af Jesper. Depositum på fælleshuse rettes til kr. for det store fælleshus, og 600 kr. for de små fælleshuse. Det er blevet drøftet om hvem der står for ansvar af for siderne på hjemmesiden, enighed om, at det er den der har ansvaret for siden, der også har ansvaret for, at oplysninger m.m. er korrekte. 2

4 Fælleshusudvalg, hvordan bliver vi færdige: Henrik og Lene har gennemgået fælleskøkkenet, for at se om optællingen kan foretages på en bedre måde. Henrik beklager at René ikke blev taget med på råd. Lene gav udtryk for, at vi på ingen måde ville forbigå René, men at opgaven var blevet misforstået. Ny rengøringsplan, til lejere af, specielt det store fælleshus er lavet af Lene og Birte. Rettelser til forslag foretages af Lene og Henrik, Michael indkalder René til et møde sammen med Henrik, Lene og Michael. Der vil fremover blive sat uddybende tjeklister op i køkkenerne, så der ikke kan blive i tvivl om hvad lejeren skal ordne inden lokalet forlades, og nøglerne afleveres til ejendomskontoret. Lene foreslog, at der indkøbes miljøvenlige rengøringsmidler til bl.a. rengøring af ovne, glaskeramiske plader m.v., endvidere foreslog Lene, at der udleveres en pakke med små flasker af forskellige rengøringsmidler til lejeren i forbindelse med afhentning af nøgler. Endvidere har Lene kontaktet Miljø- og Energicentret, for at høre ok mulighederne for at købe rengøringsmidler gennem deres leverandør. Der opsættes ikke rygerskilte i fælleshusene, plus skilte om at rygning af E-cigaretter heller ikke er tilladt i fælleshusene. Ejendomskontoret undersøger hvor meget en hovedrengøring koster, det omfatter bl.a. fryser og køleskabe, og toiletterne fra bund til loft. Henrik har skrevet en oversigt over fælleshusene, Jesper skriver den ren, og sender den til resten af bestyrelsen. Fælleshuset i Snerlehaven holdes fortsat på en discountudgave, kan bruges til børnefødselsdage, der vil blive undersøgt om genbrugscentralen evt. har et mindre musikanlæg, der kan stilles op i lokalet. Affaldshåndtering endeligt forslag, hvornår skal det ud: Velkomstfolder: Henrik fortalte, at det er færdiggjort, og klar til at blive snarest offentliggjort på Nørrebys hjemmeside. Lene er i gang med en velkomstfolder til nye beboere, forventes at være færdig i januar Der vil blive afholdt et velkomstmøde med ny indflyttede beboere. Dette vil ske hver 3. måned, og ellers efter behov. Planen er, at når folderen er klar, skal velkomstudvalget besøge ny tilflyttede beboere, med folderen og en buket blomster. 3

5 Teleslynge i seniorklubben og fælleshus status: Årsregnskab: Lene har forespurgt et firma om teleslynge til det store fælleshus og Seniorkub, det er aftalt at Jesper tager kontakt til firmaet for et prisforslag. Regnskabet er udfærdiget af Deloitte, alle bedes læse det igennem. Årsregnskabet godkendt. Budget: Der er fremsendt mail til alle om budgettet 1. juni maj Der holdes budgetseminar 16/ Det er vigtigt at alle læser budgettet inden seminariet. Repræsentantskabsmøde: Jesper, Flemming, Lene, Ove, Michael deltager i mødet. Effektiv drift orientering: Jesper sagde: Vi har i TAB besluttet, at effektiv drift ikke er ensbetydende med samdrift. Dog skal vi tænke på det. (altså effektiv drift) Hvordan får vi lavet en plan over mere effektiv drift i Nørreby, hvis vi selv kommer med nogle gode og gangbare ideer, så får vi ikke får presset noget ned over hovedet, derfor skal vi alle lægge hovedet i blød for hvad vi f.eks. kunne gøre for effektivisere. Det kunne være mindre fremmed arbejde, fælles indkøb, Samarbejde med andre. Kom med jeres ideer løbende. YouSee orientering: Stiger 29 kr. på grundpakken til næste år pga. af copydan skal have flere penge, forhøjelsen kommer i starten det nye år. Næste møde: Bestyrelsesmøde d. 5. december 2016 kl. 17 Eventuelt: Afdelingsmødet bliver d. 26. januar 2017, indkaldelse udsendes senere. Skolevejen ved Gyvelhaven: Ejendomskontoret har vedr. hegnet på skolevejen i Gyvelhaven, fundet en god løsning der ikke kræver meget vedligeholdelse af ejendomskontoret. Birger har lavet et forslag, hvor der sættes 3 planker mellem stolperne op i stedet for det rustne hegn, der blev fremlagt illustrative billede, og dette er noget der kan udføres uden omkostninger for ejendomskontoret. Forslag godkendt af bestyrelsen. De 2 grønne bede i Klintehaven: Der er givet et tilbud i alt , Michael synes vi skal have indhentet nyt tilbud. Forslag godkendt af bestyrelsen. 4

6 Grønne tiltag: Blomsterkummer: Lene viste en artikel om grøn boligform, man kan få hjælp til at få hjælp til energibesparelse fra Høje-Taastrup Kommune, det blev aftalt at vi godt gå i gang med at undersøge hvilke muligheder der er for Nørreby. Michael fortalte at de opsatte blomsterkummer på vejen koster kr. dertil kommer jord og planter, selve kummen er vedligeholdelsesfri. 5