Referat møde i hovedbestyrelsen den 22. marts

Transkript

1 Notat HB-møde jam Referat møde i hovedbestyrelsen den 22. marts Deltagere: Jette Gotsche, Annabel Voller, Birgitte Rønning, Mike Hedlund-White, Henrik Eriksen, Jens Kvorning, Rudi Tobisch og Andrew Kjærulff Maddock. Fra sekretariatet: Klaus Bondam, Trine Juncher Jørgensen, Jakob Schiøtt Stenbæk Madsen samt Andreas Otto (under pkt. 12). Afbud fra: Bjarne Arildsen og Martin Sylvest. 1. Valg af dirigenter Jette Gotsche blev valgt. Punkter til godkendelse: 2. Godkendelse af dagsorden Jette orienterede om den nye struktur for møderne som dagsordenen lagde op til. HB godkendte dagsordenen. 3. Godkendelse af referater fra møde nr. 1/2014 den samt form HB godkendte referatet. I forhold til referatets form diskuteredes fordele og ulemper med de kortere referater. HB godkendte, at sekretariatet fremover udformer fyldestgørende referater, der afspejler diskussionerne med hensyntagen til brug af resurser. Forskellige positioner kan beskrives uden navns nævnelse. 4. Opfølgningspunkter fra møde nr. 1/2014 Opfølgningspunkterne blev behandlet løbende som følge af dagsordenen. Side 1 af 7

2 5. Endelig vedtagelse af forretningsorden HB godkendte vedtægterne med ændring i 6 pkt. 2 Dagsorden, hvor Øvrige meddelelser ændres til: Meddelelser fra udvalg. Under ovennævnte punkt informeres om nyt omkring hvervning ( - se også pkt. 11b) Desuden bemærkedes det, at HB s mødeplan ikke er at finde på cyklistforbundet.dk. 6. Økonomi a. Regnskabsinstruks HB besluttede at regnskabsinstruksen bliver gennemskrevet til næse møde. Følgende inkluderes: - Beskrivelse af kasserens rolle - Der sikres konsistens med forretningsorden og regnskabsinstruks. Desuden diskuteredes det maksimale beløb på Cyklistforbundets driftskonti. HB tog til efterretning, at driftskontoen til tider overstiger kr., hvilket er med til at gøre administrationens arbejde fleksibelt og effektivt. Der var enighed i HB om ikke at flytte dele af Cyklistforbundets likvide midler til Merkur Bank som foreslået. I forhold til forslag om inddragelse af sponsorpolitikken i regnskabsinstruksen var der enighed om, ikke at beskrive sponsorpolitikken i instruksen. Punkter til orientering: 7. Orientering fra direktør a. Orientering om fremdrift i Forår 2014-plan På baggrund af udsendte notat Forår 2014 informerede Klaus Bondam om de første måneder som direktør. Herunder ændring i organisationen samt fysiske ændringer på Rømersgade. I forbindelse med en række generalforsamlinger har Klaus været rundt til forskellige lokalafdelinger, hvor der er meget stor forskel på medlemssammensætning, lokal dialog og debat mm. Side 2 af 7

3 Desuden vil sekretariatet i den nærmeste fremtid udforme en række position papers, således at Cyklistforbundets holdninger er let tilgængelige. Disse vil blive fremlagt for HB til godkendelse. Til det kommende HB-møde forberedes og fremlægges 3-4 eksempler. Desuden blev der lagt op til en diskussion af den stigende andel af projekter i Cyklistforbundet i forhold til medlemsorganisationen, hvilket også stiller krav til HB s kompetencer. Det er vigtigt, at det i organisationen afklares og i et vist omfang meldes ud, hvor resurserne stammer fra og hvordan de allokeres, således at misforståelser mellem sekretariat, HB og medlemmer i videst muligt omfang undgås. En fremtidig opsplitning af organisationen til en medlems/projekt-organisation samt en projektorganisation blev nævnt som en mulighed. HB diskuterede i hvor høj grad det internationale arbejde skal prioriteres. Der var bred enighed om, at der arbejdes videre i internationalt regi bl.a. med stort engagement i ECF. I forhold til Cyklistforbundets repræsentation ved diverse arrangementer samt i eksterne arbejdsgrupper diskuteredes, hvorledes lige repræsentation til tider er formålstjenligt (direktør møder direktør). I forlængelse heraf kan der stadig være plads til kompetente medlemmers engagement i organisationen. I forhold til denne diskussion blev det foreslået, at budget 2015 indeholder en mindre ramme for rejseaktivitet for HB. Udfordringer lokalt i forhold til aldersmæssig spredning skal der reageres på, hvilket eksempelvis er sket i Aarhus. Et bud på en løsning kan fx være startpakker og en afdelingshåndbog. Slutteligt konkluderedes det, at der i Cyklistforbundet skal være plads til både medlemmer, projekter og kampagner. b. Prioritering af arbejdsprogram Klaus introducerede papiret Revidering af Arbejdsplan 2014, der lægger op til fem fokuserede indsatsområder, der kunne være: Cyklende børn, Sikker på cykel, Cykel i topkvalitet, Kør ordenligt og Cykle ud i verden. Herefter kom der diverse input til punktet Cykel i topkvalitet ligesom Cykling og klimaet blev nævnt. Klaus bad desuden om input fra HB i forhold til cyklisters adfærd. Sekretariatet noterede de forskellige holdninger og inputs. Side 3 af 7

4 Sekretariatet fortsætter af det spor, som fremgår i notatet. På næste møde følges der op på punktet. c. Direktørens Kvartalsrapport Klaus opfordrede HB til at spørge ind til mødeaktiviteten. Overordnet har der været rigtig mange hilse-på-møder. Foruden kort introduktion til udvalgte møder, blev HB opdateret på Falck-samarbejdet, der nu er ophørt. Ligeledes er det tidligere omtalte samarbejde om en relancering af Store Cykeldag udskudt på grund af manglende resurser. Direktørens kvartalsrapport vil i fremtiden indeholde et par ord om formålet med mødet, idet nogle møder alene er et spørgsmål om at vedligeholde en kontakt, styrke netværk og udveksle informationer. 8. Orientering fra landsformand Foruden den udsendte dagbog spurgte Jette til interessen for deltagelse på årets cykelkonference. Foruden landsformanden deltager (så vidt vides p.t.) Mike og Annabel. I forhold til årets cykelkommune 2014 sendes snarligt notat ud til HB, hvorefter afgørelsen træffes per mail. 9. Status ECF AGM og studietur Der arbejdes på mødeaktivitet for HB den april. Hotel mv. er bestilt. Der sendes snarligt program mv. ud til HB. 10. Oplæg til ny kommunikation af medlemsstatistik For nuværende kan der ikke ændres i statistikken. HB opfordrede til, at der med tiden kunne investeres i et nyt system. Sekretariatet sender medlemsstatistik ud med referatet i denne omgang, mens statistikken for fremtiden sendes ud med mødematerialet. I forhold til nye medlemmer foreslog HB, at der på Landsmødet blev lagt op til, at lokalformænd kontakter nye medlemmer. Ligeledes kan lokalformændene rekvirere medlemsstatistikken, hvis det har interesse. 11. Øvrige meddelelser a. Fra redaktionsudvalget Side 4 af 7

5 Intet nyt. b. Fra hverveudvalget Hverveudvalget havde møde den 19. marts. Det blev besluttet at der afholdes internt hvervningsseminar inden sommerferien med deltagelse af medarbejdere og HBmedlemmer. c. Fra andre Statisk-udvalget bad Trine Juncher om at tage kontakt til DTU vedrørende rekvirering af opdaterede data for andel af cykeltrafik. Internationalt udvalg har ikke afholdt møde siden sidst og har et hængeparti i forhold til møde med Reno Vest. Punkter vedrørende strategi: 12. Strategi Cyklistbutikken 1905 Butikkens forretningsplan blev gennemgået af Andreas Otto, der noterede sig idéer fra HB. 13. Styrkelse af afdelinger HB godkendte de nye afdelinger i henholdsvis Aarhus og Gribskov. 14. Orientering om justering af logo HB tog godt imod og godkendte justeringen af logoet. En opdateret logopakke vil blive tilgængelig på cyklistforbundet.dk. 15. Firmamedlemskaber På baggrund af forsøget med Politikens firmamedlemskab udfærdiger sekretariatet en evaluering samt forslag til det videre arbejde med firmamedlemskaber. 16. Strategiske partnerskaber Sekretariatet præsenterer tanker vedrørende indgåelsen af strategiske partnerskaber på næste HB-møde som oplæg til diskussion. Punkter til debat: 17. Rejsepolitik Den udsendte rejsepolitik blev godkendt af HB medfølgende tilføjelser: Transport og overnatning dækkes som udgangspunkt ikke. Side 5 af 7

6 Tilslutningsfly ændres til tilslutningsrejse. 18. Sponsorpolitik Punktet blev behandlet under punkt 6 a. 19. Konsistens i kommunikation og tilstedeværelse Der var uvished om punktets tilstedeværelse på dagsorden, så punktet blev sprunget over. 20. Udvalg og arbejdsgrupper HB drøftede udvalgsarbejde. Jette skriver et sammendrag til HB til videre bearbejdning. 21. Offentliggørelse af HB-referater på cyklistforbundet.dk Blev behandlet under pkt. 3. Andre punkter 22. Eventuelt Næste møde afholdes d. 21. juni kl. 10:30 16: Opfølgningspunkter fra dette møde Godkendt forretningsorden (udsendes med referat) HB-Mødeplan på nettet (er gjort) Gennemskrivning af regnskabsinstruks (næste møde) Notat om årets Cykelkommune udsendes Foreløbigt program for AGM udsendes (er gjort) Udsendelse af medlemsstatistik (udsendes med referat) Oplæg til Landsmøde (næste møde) Internt hvervningsseminar (inden sommerferien) Bestilling af TU-data (er gjort) Firmamedlemskaber (evaluering, forslag) Strategiske partnerskaber (næste møde) Rettelser til godkendte rejsepolitik (udsendes med referat) Udvalg og arbejdsgrupper Forslag til vedtægtsændring vedrørende valg af landsformand samt officielt navn drøftes på august-mødet Side 6 af 7

7 24. Evaluering af mødet Bred tilfredshed. Side 7 af 7