Politiske dagsordener - vind indflydelse

Transkript

1 Politiske dagsordener - vind indflydelse

2 Citater fra kommunalpolitikere Det er forvaltningens opgave at skære fedtet væk og servere det centrale for os det skal være udgangspunktet for kvalitetssikringen af dagsordenen. Jeg læner mig op af embedsmændene, og har tillid til at de gør anmærkninger, hvis der er problemer.

3 Det handler om kommunalpolitikernes arbejdsvilkår

4 Byrådets sammensætning Hvem sidder i byrådet, og hvad er deres virkelighed?

5 Hvad oplever vi når vi er ude? Opbygningen roder og sjuskefejl Politikerne leder forgæves efter det centrale i sagerne Forvaltningen dækker sig af

6 Det er ikke nemt

7 Indstilling Det indstilles, at sagen drøftes i udvalget med henblik på beslutning.

8 Vi anbefaler denne model Overskrift Resume/baggrund Indstilling Sagsfremstilling Beslutning Bilag

9 Læring i organisationen Sparring i dagligdagen Aktiv videndeling på tværs af organisationen Ambassadører Cheferne skal tage ansvar og udfordre lokale kongedømmer Kurser i dagsordener - på flere niveauer

10 Kom tættere på topledelsen Det er meget få steder kommunikationsafdelingen spiller en rolle i dagsordenproduktionen. Hvorfor? Uudnyttede muligheder

11 Refleksionsøvelse Hvad ser I som den største udfordring for at bevæge jer ind på banen med at bidrage til at højne kvaliteten af de politiske dagsordener?

12 Hvordan Roskilde Kommune arbejder med produktion af dagsordener

13 Forudsætninger H V E M S K R I V E R V I T I L? Meget gode Forvaltningens sagsbehandlere, kolleger (eksperter) Kommunens ledelse Fagudvalgets medlemmer Økonomiudvalgets medlemmer Hele byrådet Pressen ingen Den interesserede borger

14 F E M A L M I N D E L I G E F E J L I R O S K I L D E Overskrifter for lange, for korte, svære eller kryptiske Resume er ikke sammendrag, men tekstklip For lange sagsfremstillinger med for mange oplysninger For lange sætninger med for mange indskud Passivt sprog og videnssprog

15 F E M B E N S P Æ N D Direktør- eller chefskifte Nye sagsmedarbejdere Medarbejdere, der skriver (for) få sager Almindelig tilsanding over tid (ud af fokus) Manglende fokus fra øverste ledelse

16 S Å D A N G Ø R V I I R O S K I L D E Kompetenceudvikling af medarbejdere, der skriver dagsordenstekster Træning med egne eksempler: kurser og afdelingsseminarer Videndeling (endnu ikke sat nok i system) Normer for den gode dagsorden (længde, lix, bilag m.m.) Løbende tjek af dagsordner jura, økonomi og kommunikation

17 D E T V I R K E R Tag udgangspunkt i medarbejdernes egne tekster Vis, hvor problemerne er gør det anskueligt Få medarbejderne til at læse og kommentere hinandens tekster (eller enkelte afsnit) Hands on lad dem arbejde med teksterne Få skeptikerne frem og håndter deres indvendinger

18 E K S E M P E L : K O M M U N E S P R O G Kliniske enheder Styringsindikatorer Interessenter Fokuspunkter Seancer i plenum Tværsektorielle samarbejde Polarisering Marginalisering Centralpolitiske stramninger Sanktionsbestemmelser Implementeringen Refusionsreglerne Refusionsomlægningen Foranalyse Businesscase Procesdesign Effektiviseringspotentiale Incitament Opkvalificerende Matchgruppe Myndighedsorganet Ressourceprofil Reducerede ressourceniveauer Kompensationsbeløb Forrevalideringstilbud Mangfoldighed Screeninger Virksomhedscenteraftaler Helhedsorienteret integrationsindsats Arbejdskraftreserven Scorecard Lovligt rådighedsfritagede Vækstfremmemulighederne Underholdsudgifter Annulleret Alle udtryk er fundet i et halvt års dagsordner fra ét udvalg støtte fra Ungdommens Uddannelsesvejledning omkring planudarbejdelsen bevilliget kr. ( ) til opbyggelse og tilvejebringelse af inventar til de unge Formålet var ar drøfte anvendelsen af beskæftigelsesindsatsen offensivt og strategisk.

19 E K S E M P E L : V I S V E J E N Der er set på afstandsproblematik i forhold til hovedbiblioteket i Roskilde med henblik på at tilgodese yderområderne. ( )I konsekvens heraf justeres tidspunkterne for bogbussens tilstedeværelse ved de forskellige lokaliteter. KIU pkt. 67 Vi har set på afstanden fra hovedbiblioteket til yderområderne for at tilgodese dem. Derfor ændres planen for, hvornår bogbussen holder på de forskellige stoppesteder. Brug også medarbejdernes egne gode eksempler

20 E K S E M P E L : O V E R S K R I F T E N Meget lang. Hvad med blot: Anlægsbevilling til arkæologisk udgravning på (ved) Spraglehøj Meget kort.

21 E K S E M P E L : R E S U M E Det handler sagen om men det er ikke det, resumeet handler om. Og hvad indstilles?

22 E K S E M P E L : L I X Svær tekst = lix

23 D A G S O R D E N T J E K Koordineringsmøde Jura, økonomi, kommunikation Koordineringsmøde Borgmester og kommunaldirektør Feedback Sekretariaterne Tidsforbrug: anslået 7-8 timer hver måned

24 D E N G O D E D A G S O R D E N Påtag jer opgaven i Kommunikationsafdelingen Overbevis den øverste ledelse om at det er et indsatsområde og kom tættere på ledelsen Sæt det i system normer, tjek og kompetenceudvikling af medarbejdere Lav enkle og korte værktøjer fx: Skriv indstilling før sagsfremstilling (og tilret, når sagen er beskrevet)

25 D E T O P N Å R I Politikerne ved, hvad de beslutter Borgerne og pressen kan følge med Tættere dialog med ledelsen Synlige gevinster af kommunikationsarbejdet I kan give andre kommuner baghjul (men selvfølgelig ikke Roskilde)

26 F R A D A G S O R D E N T I L P R E S S E Advokatbistand til sag i afskedigelsesnævn Forbundet af Offentligt Ansatte (FOA) ( ) har begæret en afskedigelse af en social- og sundhedshjælper forhandlet i et afskedigelsesnævn. Pågældende er blevet afskediget ( ) for at have udført uvisiterede ydelser, herunder indkøb og bankærinder, samt for at have opbevaret en nøgle for en borger. September 2003

27 F R A D A G S O R D E N T I L P R E S S E

28 Reflektionsøvelse Hvilke tanker sætter Holgers oplæg i gang hos jer vil I kunne gøre noget af det Roskilde har gjort? Hvis ja, hvad ville I prioritere højest? Hvis nej, hvorfor ikke?

29 Tak for i dag