Referat DKF Mødegruppe: Bestyrelsesmøde Dato: 27. marts 2009

Transkript

1 Referat DKF Mødegruppe: Bestyrelsesmøde Dato: 27. marts 2009 Sted: Deltagere: Kl Hotel Scandic, Silkeborg Ole Tikjøb (OT), Vibeke Preisler (VP), Jan Munkholm (JM), Jan Darfelt (JD), Peter Nielsen (PN), Nanna Ilmer (NI), Finn Larsen (FL), Peter Sørensen (PS) Christian Jacobsen (CJ), Flemming Jørgensen (FJ), Ved punkt 1-4 deltager desuden Lars H Petersen (LP), Rune R Mortensen (RRM), Klavs Klavsen (KK), Vibe Ørum (VØ), Michael Fjeldvig (MF) Ansvarlige benævnes med initialer. Afbud: Referent: FJ Referatudkast godkendes senest: Referat udsendes senest: Nr. Punkt Kommentar/beslutning/opgave Ansvarlig 1. Velkomst OT bøde bestyrelsesmedlemmer og ansatte velkommen. 2. Godkendelse af referat BEmøde Ingen bemærkninger februar Godkendelse af dagsorden Tilføjet dagsorden: 8b: optagelse af Århus Kano og Kajakklub 5: Tildeling af hæder og ære til diverse klubmedlemmer. 5: KK orienterer om landsholdets træningslejr i Florida. 4. Forberedelse af årsmødet A) Temalørdag og fordeling af opgaver Repræsentative opgaver i forbindelse med Temadagens møder/workshops blev fordelt jf. arbejdsplanen. B) Årsmøde i) Deltagelsen Der deltager 116 personer fra 37 klubber, hvilket stort set er samme niveau som tidligere år. Herudover deltager Lars Dahl Nielsen fra DIF s bestyrelse og Æresmedlem John Ludwig fra Sundby Kajakklub. Siden sidste årsmøde har tre personer med et stort engagement inden for kano- og kajaksporten forladt os. Kaj Stuart, Finn Mollerup og Erik Larsen vil blive mindet med et øjebliks stilhed på Årsmødet. ii) Hæder og ære Kongshvilepokalen: Lone Bro Madsen, VKKC Lyngbypokalen: Kano og Kajakklubben 361 Gladsaxepokalen: Silkeborg Kajakklub Maratonpokalen: Maribo Kajakklub iii) Arrangørpokal Deltagerne på Temadagen indstiller potentielle modtagere. BE udpeger valgmuligheder og årsmødedeltagerne stemmer om hvem der skal modtage pokalen. iv) Praktiske forhold v) Tidsplan Ingen ændringer i forhold til lokale- tidsplan mv. vi) Gennemgang af dagsorden for årsmødet med fordeling af ansvarsopgaver Dirigent: BE foreslår Willy Rasmussen. Formand og udvalgsformænd supplerer selv de skrevne beretninger. a) Forbundets planer Formand og udvalgsformænd supplerer selv de skrevne beretninger. b) Kontingent og økonomi Jf. DIF s økonomi, kommer vi til at stå over for nogle udfordringer i de kommende år. DIF forventer intet fald i tilskuddene til forbundene, men med en øget egenbetaling på en række ydelser, kan vi forvente at få færre penge til rådighed. DIF er påbegyndt en tilpasning ved at nedlægge 11 stillinger og afskedige 8 medarbejdere. Den direkte konsekvens for DKF kan ikke beskrives endnu. I bedste fald bliver der tale om en ubetydelig nedgang i DKF rådighedsbeløb i værste fald op til kr. hvis de forskellige støtteordninger rammes meget hårdt. Imidlertid er der til klubberne meddelt et kontingentforslag og derfor Side 1 af

2 ønsker bestyrelsen ikke på nuværende tidspunkt at ændre på denne del af DKF 2010 økonomi. c) Motiver lovforslag BE motiverer de forskellige ændringsforslag. Jørgen Eybye fra Flensborg Roklub forklarer klubbens syn på forslaget vedr. hvem der kan deltage i danske konkurrencer. vii) Valg Med Jan Munkholms afgang arbejdes der på forskellige løsningsmodeller. Bestyrelsen afholder søndag morgen et møde for at afstemme den endelige indstilling til årsmødet. 5. Orientering fra FU & Sek KK orienterede om landsholdets positive ophold på træningslejren i Florida, hvor roerne er i god fremgang og stemningen er i top. Holdet deltager i CSR i april. *** KK, VØ RRM, LP. MF forlod mødet. OT: Vi har fået en ny TD-konsulent i den forbindelse vil vi gerne takke Martin Ellebjerg for et godt samarbejde. Vores nye konsulent Nikolaj Holmboe bydes velkommen og han deltager i lørdagens program. JD og CJ har holdt første orienterende møde med Nikolaj og det tegner overordentlig positivt. Der har været afholdt møde med DFfR i en god og positiv stemning. Man enedes om at vi skal have en bedre koordinering omkring brugen af Bagsværd, herunder en fælles regattakalender. DKF og DFfR vil udarbejde et fælles miljøforslag til DIF. CJ/OT har dd. afholdt møde med Mediehuset Morsø for at undersøge mulighederne for et nyt blad. MM udarbejder oplæg til struktur, herunder reklamesalg, for bladet. Umiddelbart arbejdes der ud fra en model med 8 udgivelser á 64 sider pa. De anslåede udgifter pr nummer ligger på ca. kr ,-. Et Whitewater projekt er under udvikling i Viborg. DKF bakker op om projektet og anbefaler en etablering. SEK undergår pt. en lettere ombygning, således at arbejdsforholdene bliver bedre for de ansatte. Det skaber lidt uro, men det forventes at alt er på plads umiddelbart efter påske. Personalesituationen er god. De nye folk er ved at være faldet til, hvilket medfører at der kommer et større præg af drift over specielt konsulenterne. En oversigt over planlagte klubbesøg forventes klar i uge 15. RM skal have barselsorlov. RM/CJ udarbejder plan, således at tingene ikke går i stå. Afhængig af omfanget af den ønskede orlov kan en vikar ansættelse blive påkrævet. 6. Orientering fra udvalg A) MU Der er afholdt miljøseminar i Odense, hvilket var en succes. Bjarne Kongstad er involveret omkring Stige Ø, hvor der på miljøsiden pt. er focus omkring Fynsværkets udledning af kølevand. B) KU Som opfølgning på workshop afholdt i efteråret arbejder udvalget videre med en årsplan og en udviklingsplan for DM kortbane. Kerteminde har trukket sig som DM Maraton arrangør pga. manglende ressourcer. Der arbejdes med Odense som en løsning evt. i samarbejde med andre klubber. FL og Ole Torp har været i England til et ergometerstævne med 80 maskiner. Der har været gode kontakter og FL hentede god inspiration til bl.a. divisionsturneringen og ATK (alders relateret træningskoncpet). C) PU PU og KK har afholdt møde omkring landsholdene. Damelandstrænersituationen er endnu ikke afklaret. Der arbejdes på forskellige løsningsmodeller. Den nuværende sammensætning af breddegruppen vil blive diskuteret på temadagens kajakpolostormøde. D) EA MF har arbejdet hårdt med samlingerne og har gjort meget ud af dem. Side 2 af

3 Der er en god individuel dialog med roerne. Der er nedsat en beskrivergruppe for ATK, hvor TD forventes at bevillige kr til projektet. Det er lykkedes at få nogle virkelig kompetente folk ind i gruppen og der er forventninger om et det færdige resultat kan bidrage til hele DKF s uddannelsessystem. E) BBU Der er fortsat godt styr på sæsonens aktiviteter. Børnakajakpakkerne er blevet opgraderet og fordelt. BBU har medvirket til etableringen af en ny klub i Århus Havn. Klubben er blevet tildelt lokaler og det forventes at der indrettes bådskur i eksisterende bygninger med plads til både. I planerne for området er der tanker om en 500 meter bane samt baner til kajakpolo. 7. Sager til drøftelse A) Økonomisk prognose inkl. DIF økonomiske situation Ud fra de kendte tal + den alm. udvikling og vi plejer, viser prognosen frem til 2012 en omsætningsstigning på 3 % årligt Jf. den økonomiske situation i DIF er prognosen dog langt fra sikker. Afhængig af hvad der sker i DIF, kan vi risikere en indtægtsnedgang på mellem og kr. Set i lyset heraf er det bestyrelsens foreløbige plan at der findes besparelser i 2010 budgettet frem for at hæve kontingentet. Dette afhænger naturligvis af den øvrige økonomiske udvikling såvel som den endelige udformning af DIF s spareplaner. B) DIF årsmøde Afholdes d. 2. maj i Brøndby. VP, OT og CJ deltager. DKF indstiller VP til DIF s bestyrelse. I forbindelse med DIF s årsmøde, skal DKF og alle andre forbund være opmærksomme på hvad der sker omkring breddekonsulentordningen, idet DIF s signaler på området er en smule blandede.. C) TRYG forsikring CJ har haft de indledende drøftelser omkring et evt. samarbejde med Tryg. Tryg har udformet et spørgeskema der uddeles og indsamles på årsmødet. I samarbejdet skal der ses på hvilke fordele der kan være for de enkelte medlemmer og selvfølgelig for DKF. Tryg arbejder på en lignende aftale med det norske forbund. I forbindelse med evt. samarbejde skal der ses på en mulig kobling med EPP. D) Sport One oplæg Det er på baggrund af de eksisterende oplæg uklart om SO kan bistå DKF, idet oplæget ikke synes at matche DKF s behov. Der afholdes endnu et møde snarest muligt. TD orienteres om situationen. E) Nåle mærker mm. Afsnittet i lovene om nåle, mærker, ærestegn og diplomer i lovene skal revideres og gøres mere tidssvarende. OT/FAJ udarbejder forslag til nyt system. F) Uddannelsesstyregruppe i 2009 UU fortsætter arbejdet i 2009 med 1. eller 2. næstformand for forankring i BE. UU ønsker ikke at være en politisk organisation. G) Sikkerhed & Søsport Projektoplæg er tilgået DKF via Sejlunionen. Som følge at det høje udgiftsniveau og den forventede svage interesse fra kajakklubber er DKF er ikke interesseret i at indgå som partner i projektet.. H) Klubjubilæum Strib Ro og Kajakklub OT/JD deltager Sundby Kajakklub (medlemsjubilæum) OT/JD deltager. I) Haderslev søsport Et overordentligt interessant samling af mange delprojekter. DKF har deltaget i det første møde og følger udviklingen nøje. Der skal afsættes politiske og administrative ressourcer til at bakke op om projekterne. CJ deltager i møde i Haderslev d. 31. marts. 8. Sager til beslutning A) Fastlæggelse årsmøde 2010 Temadag/årsmøde 2010 afholdes d marts øst for Storebælt. B) Optagelse af nye klubber i) Det kongelige teaters kajakklub er formelt optaget. ii) Århus Kano og Kajakklub er optaget såfremt den endelige ansøgningsblanket er tilfredsstillende idet vedtægter mv. er ok. Side 3 af

4 C) Nana indstilling til Friluftsrådets Bestyrelse BE indstiller NI sek. afsender indstilling. D) Formel godkendelse af turneringsreglement kajakpolo Godkendt. E) Ansøgning om sølvnål til klubmedlem Godkendt. OT forestår overrækkelsen. 9. Økonomi A) Underskrift af regnskabet 2008 OK B) Balance 2009 Gennemgået kort uden særlige bemærkninger. C) Tilgodehavender OK 10. Eventuelt DKF har modtaget en skrivelse fra et klubmedlem vedr. rådgivning af en klub. BE vurderer at klubben er blevet rådgivet i henhold til alm. praksis uden stillingstagen i forhold til person/klub. Sek. sender svar. Skrivelse vedr. ændringsforslag til sikkerhedsbestemmelserne: BE undersøger om det skal indarbejdes. JM takkede BE for et godt samarbejde i de forløbne år med et farvel og på gensyn. Side 4 af

5 Gruppe / Emne Mødeplan Bestyrelsen 2009 Dato 5. oktober 2008 Christian Jacobsen Datoer Måned Ugedag Tema Februar 1. februar Søndag Forberedelse af årsmøde Marts marts fredag/lørdag/søndag Temadag og årsmøde April maj Fredag/lørdag DIF's årsmøde Maj 18. maj Mandag Evaluering årsmøde Juni 30. juni Tirsdag DKF s politiske struktur August 24. august Mandag Budget i % September sep fredag/lørdag DIF budgetmøde Oktober 18. oktober Søndag Budget i kroner November 29. november Søndag Evaluering af året Årsmødeforberedelse Evaluering årsmøde Teamadag / Årsmøde Alm. Be møde Budget i procent Budget i kr. Evaluering af året Forslag til jubilæumsfonden, Gennemgang af lovforslag, Gennemgang af dagsorden, Valgbare personer, Årsberetning Her gennemgås årsmødet politiske og praktiske konsekvenser klarlægges og planer tilrettes. Evt. nye bestyrelsesmedlemmer introduceres. Driftstatus på aktivitetsudvalg og løbende sager. Sidste forberedelse af årsmødet samt status på aktiviteter og aktuelle sager. Status på aktiviteter og aktuelle sager. Her er det, udover almindelig sagsopfølgning, hensigten at der fastlægges nogle procentuelle retningslinier for, hvorledes de enkelte områder prioriteres. Udvalgene skal derfor ikke have budget eller aktivitetsplaner på plads men have gjort sig overordnede overvejelser omkring omfang og ambitionsniveau for området. Afklaring af forhandlingsgrundlag for TD. Strategiarbejdet skal udgøre et væsentligt grundlag i denne beslutning. Endelig fastlæggelse af DKF budget, og DIF breddeaftaler, aftaler med personale. Her evalueres aktivitetsåret. Lovforslag forberedes. Årets klub udvælges.