Afdelingsledere Heidi Thellefsen. Jasper Højer Kyhl Nielsen

Transkript

1 Regionshuset Viborg Uanmeldt tilsyn på, Botilbuddet Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel Udført den 19. februar 2013 Dato Trine Kjærgaard Birkemose Tel Side 1 Grønnevang 12, Skave 7500 Holstebro Tlf.: saustrup@ps.rm.dk Afdelingsleder Heidi Thellefsen Målgruppe er et bo- og beskæftigelsestilbud for voksne mennesker med betydelig nedsat fysisk og psykisk funktionsevne, og med forskellige psykiatriske lidelser, som har brug for et længerevarende eller varigt ophold og støtte til at vedligeholde og træne færdigheder for at fungere i hverdagen. Botilbuddet drives efter Lov om Social Service 83 til 87, 108 (længerevarende ophold) med mulighed for 107 (korterevarende ophold). Naturværkstedet drives efter Lov om Social service 103 og 104. Botilbuddet Ny og Gl, i alt 20 pladser, heraf 14 pladser i egne boliger. Naturværkstedet, 13 pladser Afdelingsledere Heidi Thellefsen Jasper Højer Kyhl Nielsen Specialområde Driftsklynge indgår i Specialområde Udviklingshæmning og ADHD Områdeleder: Lars Boye Pedersen Driftschef for Østtilbuddene: Hans Hølvig Mikkelsen Driftschef for Vesttilbuddene: Peter Hald Jacobsen Tilsyn og historik Tilsynene udføres efter Lov om Social Service 148a og i henhold til Vejledning til tilsyn på det sociale område, som er godkendt af Regionsrådet i Region Midtjylland. Vejledningen kan

2 ses på Listen omfatter tilsyn fra 2010 og frem. Alle tilsynsrapporter kan ses på Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Botilbuddet Ny Ny Gl Gl Botilbuddet Seneste tilsynsrapport fra tilsynet den ligger ikke på tilbuddets hjemmeside. Der var følgende opmærksomhedspunkter: Medicinadministration: Ledelsen skal tilse at personfølsomme oplysninger opbevares efter gældende lovgivning. Der er modtaget en handleplan for opmærksomhedspunktet den Tilsynets fokusområder Tilsynets metode Dette uanmeldte tilsyn havde fokus på: Den generelle faglige indsats: Tilbuddets ydelsesbeskrivelse: o sammenhæng med Tilbudsportal og o sammenhæng med tilbuddets praksis Magtanvendelse: o o tilbuddets praksis implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel Risikovurdering: o tilbuddets praksis Dokumentation: o opbevaring af personfølsomme oplysninger jf. Persondataloven Fysiske og sundhedsmæssige rammer: Medicinhåndtering: o tilbuddets praksis o implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel Utilsigtede hændelser: o organisering af arbejdet med UTH og tilbuddets praksis o implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel Organisatoriske forhold: Aktuelle udfordringer i det psykiske arbejdsmiljø Forud for tilsynsbesøget havde tilsynsteamet forberedt sig ud fra tidligere tilsynsrapporter, informationer i regionens elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem, på tilbuddets hjemmeside og i Tilbudsportalen. Herunder: Ydelsesbeskrivelser Magtindberetninger I forbindelse med tilsynet blev følgende udleveret: Et eksempel på en individuel plan Et eksempel på formulering af delmål Et eksempel på afdækning af kommunikative ressourcer og barrierer Skema til UTH Side 2

3 Ved tilsynsbesøget blev følgende interviewet: Heidi Thellefsen, afdelingsleder pædagog, Gl. Medarbejderrepræsentanten var udvalgt af afdelingslederen. Medarbejderens navn er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten. Tilsynet fik ikke en rundvisning, men fik fremvist medicinskabet på Gl.. Tilsynet ankom kl og forlod tilbuddet igen kl Tilsynet blev planlagt sammen med afdelingslederen, som afslutningsvist fik en tilbagemelding af tilsynet. Tilsynet er udført af Trine K. Birkemose Tilsynskonsulent Ellen Brunebjerg Tilsynskonsulent Tlf.: trine.birkemose@stab.rm.dk Tlf.: ellen.brunebjerg@stab.rm.dk Tilsynets samlede vurdering For den generelle faglige indsats er det tilsynets vurdering: At der er god overensstemmelse mellem tilbuddets praksis og tilbuddets ydelsesbeskrivelse, fx at beboerne tilbydes støtte til en hverdag så selvstændig som muligt med fokus på Almindelig daglig livsførelse og livskvalitet for den enkelte At de få magtanvendelser, der forekommer på, indberettes efter gældende regler og er genstand for drøftelse med henblik på fælles læring og forebyggelse, samt at magtanvendelse drøftes med udgangspunkt i konkrete dilemmaer/situationer At personfølsomme oplysninger opbevares i overensstemmelse med reglerne i Persondataloven er på grund af den aktuelle målgruppe ikke omfattet af det øvrige specialområdes Risikovurderinger i form af udgangsprotokoller mv., men skal implementere og anvende det nye koncept for risikovurdering, som er udviklet på tværs af specialområdet. For de sundhedsmæssige rammer er det tilsynets vurdering: - at der på forekommer en sikker og korrekt medicinhåndtering. De medicinansvarlige medarbejdere har medicinkursus eller sundhedsfaglig uddannelse - at skal revidere medicininstruksen samt tage medicinmodulet i Bosted System i anvendelse som led i implementering af standarden/den regionale retningslinje for medicinhåndtering - at der på er en UTH-organisation jf. kravene i standarden/den regionale retningslinje samt at utilsigtede hændelser indberettes til Dansk Patientsikkerheds Database. For de organisatoriske forhold er det tilsynets vurdering: - at de aktuelle udfordringer for det psykiske arbejdsmiljø først og fremmest drejer sig om de kommende besparelser samt om konsekvenserne af de organisatoriske ændringer som følge af dannelse af specialområdet. Tilsynet vurderer at udfordringerne bliver håndteret i et samarbejde mellem ledelse og medarbejdere. Anbefalinger Tilsynet anbefaler: - at reviderer medicininstruksen således den efterlever dels Side 3

4 Opmærksomhedspunkter standarden/den regionale retningslinje samt Sundhedsstyrelsens vejledning af jf. anbefaling i tilsynsrapporten fra tilsynet den Tilsynet blev ikke præsenteret for forhold, der giver anledning til opmærksomhedspunkter. Nedenstående er tilsynets bearbejdning af datagrundlaget, som er tilvejebragt ved interview, observationer under tilsynsbesøget eller ved dokumentgennemgang. Hvor ikke andet fremgår, er der sammenfald i oplysninger fra ledelse og medarbejdere. Aktuel status Belægning Organisatoriske udfordringer DKM (Arbejde med de 3 nye standarder og regionale retningslinjer) Der er fuld belægning på s Botilbud, dog således at en beboer er ved at fraflytte tilbuddet. Nye henvendelser behandles af Specialområdet for Udviklingshæmning og ADHD, SUA, som har et fælles visitationsteam. Naturværkstedet har nednormeret pladsantallet til 13, bl.a. fordi Holstebro Kommune har hjemtaget eksternt boende borgere til kommunens dagtilbud. Naturværkstedet havde tidligere nogle enkelte bostøtte opgaver til eksternt boende borgere, men disse løses nu af Nørholm Kollegiet. Tilbage er kun at der ydes en form for nabohjælp til en tidligere beboer, som bor i naboejendommen. er som hele SUA i færd med at udmønte en større besparelse i form at afskedigelser af medarbejdere. På drejer det sig om 1½ fuldtidsstilling. Medarbejderrepræsentanten fortæller at medarbejdergrupperne på hhv. Gl. og Ny fra 1. maj 2013 skal fungere som én medarbejdergruppe naturligvis under hensyntagen til beboernes behov for stabilitet og kontinuitet. Medarbejderrepræsentanten forventer at det vil give mulighed for bedre udnyttelse af ressourcerne samt muligheder for videndeling og fælles læring på tværs af botilbuddet. Der samarbejdes i SUA om udformning af lokale tilføjelser til de tre nye standarder for Magtanvendelse, Medicinhåndtering og Utilsigtede hændelser. Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Ydelsesbeskrivelse Målgruppe: Ifølge afdelingslederen omfatter målgruppen udviklingshæmmede beboere i bred forstand, mens beboere med fysiske handicap ikke kan rummes i Gl., men gerne i Ny. Beboerne er ikke voldsomt udadreagerende og har en vis social kapacitet. Afdelingslederen forventer at målgruppen vil udvikle sig i retning af beboere med flere komplekse problemstillinger, idet der ikke aktuelt er efterspørgsel på pladser eller borgere på venteliste indenfor den nuvæ- Side 4

5 Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold rende målgruppe. Gl. giver med lejlighederne, der er indrettet i den gamle bygning, mulighed for at beboere kan bo på afstand af hinanden og mulighed for skærmning. Medarbejderen uddyber at beboerne er meget lidt selvhjulpne med en udviklingsalder fra omkring 1½ år til 4 år. Det betyder at de fx ikke er trafiksikre. Beboerne i Gl. er yngre beboere mellem 22 og 31 år, nogle af dem har gået i skole sammen, og de har aktive forældre og pårørende. Beboerne har forskellige tillægsdiagnoser eller udviklingsforstyrrelser, fx autisme, epilepsi, ADHD eller sjældne syndromer, der har betydning for deres sundhed og helbred. Nogle beboere arbejder frem mod at flytte ud og bo med mindre støtte, og medarbejderne arbejder med at dokumentere og synliggøre beboernes konkrete behov for støtte. KRAP: Kognitiv, ressourcefokuseret, anerkendende pædagogik Ydelser: Afdelingslederen fortæller at støtten til beboerne ydes med udgangspunkt i den kommunale handleplan i det omfang den er udarbejdet og modtaget. De fleste beboere har efterhånden en kommunal handleplan. arbejder ikke på baggrund af en bestemt metode, men tilrettelægger indsatsen individuelt og planlægger pædagogikken til hver beboer. De første medarbejdere er på uddannelse i KRAP, og det er hensigten at alle medarbejdere skal på denne uddannelse. Afdelingslederen vurderer at KRAP harmonerer rigtig godt med tilgangen på og forventer, at uddannelsen vil bidrage yderligere med en fælles referenceramme. Indsatsen planlægges med udgangspunkt i den individuelle plan og i den daglige struktur, herunder med vægt på ADL Almindelig daglig livsførelse. Strukturen er individuel, og medarbejderne benytter relevante støttesystemer. Afdelingslederen vurderer at fortsat har et udviklingsfelt i forbindelse med udarbejdelse af mål og delmål og daglig dokumentation. Der er planlagt en fælles temadag med fokus på mål og delmål, og medarbejderrepræsentanten uddyber at der er et ønske om at dokumentere i forhold til delmålene. Dokumentgennemgang: Tilsynet ser et eksempel på en individuel plan i Bosted System. Planen er bygget op omkring en række overskrifter: Fysisk, Psykisk, Socialt, Praktisk osv. Efter nogle af beskrivelserne er beskrevet Diskussionsemner, som ifølge medarbejderen er emner, der evt. skal afklares med handlekommunen eller drøftes i forbindelse med status. I eksemplet på individuel plan fremgår to langsigtede mål fra Botilbuddet og Naturværkstedet, og målene fremgår af beboerens forside i Bosted system. Medarbejderen viser at det langsigtede mål er udmøntet i mindre delmål, hvor metode, succeskriterier mv. er beskrevet. Der føres dagbogsnotater under typer, men ikke under hvert delmål, hvorfor der ikke umiddelbart er en tydelig rød tråd mellem individuel plan, mål og delmål, status og daglig dokumentation. Side 5

6 Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold På medarbejderkontoret er der flere mapper, som indeholder den konkrete udmøntning af indsatsen. Fx en mappe med alle praktiske oplysninger for hver beboer; kontaktperson, fuldmagter mv. og en mappe med dagsrytmer for hver beboer, den fælles morgenrutine mv. Medarbejdere: Hovedparten af medarbejderne på er uddannede pædagoger, og derudover er der en ergoterapeut, en social- og sundhedsassistenter, to omsorgsmedhjælpere og en rengøringsassistent. Der er en sovende nattevagt i hver afdeling, hvilket er genstand for løbende revurdering med mulighed for at have vågne nattevagter. Fremmødet er ifølge afdelingslederen, som det fremgår af ydelsesbeskrivelsen, dvs. 4-5 medarbejdere fra kl. 7 til kl. 9, 2-3 medarbejdere fra kl. 9 til 15 og 4-5 medarbejdere fra kl. 15 til kl. 23. I weekenden tilpasses normeringen til beboergruppen. Eksterne samarbejdspartnere: samarbejder med Oligofreniteamet om 3-4 beboere, som har psykiatriske lidelser/psykoser. Oligofreniteamet kommer jævnligt på til de tilknyttede beboere og inddrages ligeledes, hvis der er tvivl om en beboers psykiske tilstand. Derudover samarbejdes med egen læge om beboernes helbred. Pårørendesamarbejde: Afdelingslederen vurderer at kom pænt ud af Pårørendeundersøgelsen De pårørende har ordet i Undersøgelsen har derfor ikke givet anledning til nye initiativer, og samtidig vurderer afdelingslederen at de ikke kan stræbe efter fuld pårørendetilfredshed på alle områder, da der fx kan være forskel på beboernes ønsker og behov og de pårørendes. På Gl. er beboerne unge, og de har aktive og interesserede pårørende. Afdelingslederen vurderer at medarbejdere og ledelse på formår at komme i dialog med de pårørende og finde en form for fælles fodslag, bl.a. gennem forventningsafstemninger. De pårørende har etableret en pårørendestøttegruppe, som tilbuddet samarbejder godt med. Tilbudsportalen: Der er overensstemmelser mellem takstoplysningerne på Tilbudsportalen, tilbuddets hjemmeside og i ydelsesbeskrivelsen. Opbevaring af personfølsomme oplysninger Ledelse og medarbejdere på har arbejdet på at flytte alle dokumenter med personfølsomme oplysninger fra fællesdrevet enten ved at udskrive og slette dokumenterne eller ved at opbevare dem i Bosted System. Afdelingslederen oplyser at medicinlisterne blev flyttet umiddelbart efter sidste tilsyn. Under dokumentgennemgangen fortæller medarbejderrepræsentanten at det ikke kan udelukkes, at der kan være enkelte flyvske dokumenter tilbage, men fremviser i øvrigt at mapper med beboernes navne på fællesdrevet er tomme. Side 6

7 Den generelle faglige indsats Magtanvendelser Der er få magtanvendelser på. Der er en beboer, hvortil der er søgt om tilladelse til alarm, hvis vedkommende forlader sin lejlighed om natten. Hver gang alarmen sættes til, dvs. hver aften, registreres dette og der indberettes til handlekommunen månedsvis. Derudover har der været én akut magtanvendelse i Magtanvendelsen er indberettet, godkendt og efterfølgende drøftet på personalemøde. Ifølge afdelingslederen udleveres magtbekendtgørelsen til alle nyansatte, og derudover drøftes dilemmaer, grænser mellem magt og omsorg mv. på personalemøderne med udgangspunkt i konkrete eksempler. Eksempelvis er drøftet hvordan medarbejderne konkret kan håndtere, at en beboer gerne vil tømme køleskabet ved at aflede, sætte på plads igen sammen osv. Medarbejderen er introduceret af ledelsen til magtanvendelse, konflikthåndtering, beskyttelse af sig selv mv., og kender grundlaget for at anvende magt efter reglerne i Serviceloven. Medarbejderrepræsentanten fortæller at beboerne som udgangspunkt ikke er udadreagerende, og medarbejderne er opmærksomme på at skabe en rolig stemning og grundtone, fordi beboerne er følsomme overfor stemninger. Der kan periodevis være fokus på forebyggelse af magtanvendelser, hvis der er konkrete beboere, som er udadreagerende. Ved sidste tilsyn blev drøftet en beboer, som ikke ville medvirke til at få taget en blodprøve, og hvor medarbejderne var bekymrede for beboerens helbredstilstand. Afdelingslederen kontaktede embedslægen og blev bekræftet i, at der ikke findes lovhjemmel i sundhedslovgivningen for at tage en blodprøve med magt. (Beboeren blev til sidst indlagt og er nu i behandling for flere sygdomme). Risikovurderinger er i driftsklynge med Nørholm Kollegiet i SUA, som fik et strakspåbud fra Arbejdstilsynet efter et overfald på en medarbejder. Der blev herefter taget omgående initiativ til risikovurdering, når medarbejdere forlader botilbuddene med beboere. Risikovurdering i denne form er ifølge afdelingslederen ikke implementeret på, fordi målgruppen adskiller sig fra de øvrige tilbud i specialområdet. Specialområdet og herunder satte udover risikovurdering også fokus på sikkerhed mere generelt. Det har medført procedurer for buskørsel, anvendelse af alarmer, hensigtsmæssig påklædning mv. På tværs af specialområdet er der nu udformet et koncept for risikovurdering, som består af beskrivelser af beboernes tilpasse adfærd, vurdering af risikoadfærd efter inspiration fra Brøset, samt beskrivelse af håndtering af hver enkelt beboers risikoadfærd. Konceptet bliver fremlagt for afdelingslederne klyngevis og skal herefter implementeres. Det er afdelingslederens forventning, at det for s vedkommende vil betyde at langt hovedparten af beboerne ikke skal risikovurderes. Omvendt kan det ikke udelukkes at den systematiske fremgangsmåde Side 7

8 kan afdække forhold, medarbejderne ikke var opmærksomme på. Risikovurderingerne for hver beboer skal løbende evalueres, fordi der kan ske forandringer eller fx være ændret adfærd omkring højtiderne. Det er afdelingslederens vurdering, at konceptet er udformet så det kan anvendes til forskellige målgrupper, samt at det er tilfredsstillende at der skal foreligge dokumentation for hver enkelt beboer. Sundhedsfaglige forhold Medicinhåndtering Botilbuddet i har en medicinansvarlig medarbejder, som har det overordnede ansvar for medicinhåndteringen, instrukser mv. Medarbejderen udarbejder medicinlister for hver beboer, som opbevares som et dokument i Bosted System. Afdelingslederen oplyser at tilbuddet endnu ikke anvender medicinmodulet i Bosted System, som det fremgår af den regionale retningslinje. Dette skal implementeres, ligesom medicininstruks mv. skal revideres, når den lokale tilføjelse foreligger. Under tilsynsbesøget ses medicinskabet, og medicinhåndteringen drøftes med medarbejderrepræsentanten. På Gl. er der en medarbejder, som har det daglige ansvar for, at der er orden i medicinskabet, doserer beboernes medicin mv. Medicinen optælles ugevis i dosetter. Hver beboer har egen æske, kurv og hylde i medicinskabet. Der er en medicinmappe på kontoret, som indeholder en medicininstruks fra 2011, liste over medarbejdere med medicinkursus samt fejlmedicineringsskema. Der kvitteres ikke for medicingivning, men det kontrolleres om medicinen er givet ved at tjekke dosetterne. Utilsigtede hændelser Afdelingslederen fortæller at den medicinansvarlige medarbejder tillige er UTH-koordinator på, mens den UTH-ansvarlige er ansat i specialområdet. Medarbejdere, der oplever/opdager en utilsigtet hændelse, skal notere relevante oplysninger på en blanket, som derefter afleveres til afdelingslederen eller UTH-koordinatoren, som indberetter hændelsen til Dansk Patientsikkerheds Database. De utilsigtede hændelser, der er indberettet hidtil, har drejet sig om fejl i medicinhåndteringen, glemt medicin, og et enkelt uheld. Medarbejderrepræsentanten fortæller at hun vil give den medicinansvarlige medarbejder/uth-koordinatoren besked, såfremt hun opdager fejl eller utilsigtede hændelser. Organisatoriske forhold Arbejdsmiljø Afdelingslederen vurderer at arbejdsmiljøet er påvirket af den forestående reduktion i medarbejderstaben med 1½ stilling. Besparelsen er forelagt af driftschefen og efterfølgende drøftet på personalemøde. Ifølge afdelingslederen er medarbejderne konstruktive i forhold til, hvordan besparelsen kan udmøntes, men medarbejderne udtrykker samtidig at det er blevet svært at Side 8

9 Organisatoriske forhold overskue de økonomiske sammenhænge, herunder hvordan midlerne anvendes. Medarbejderrepræsentanten fortæller at afdelingslederen efter dannelse af specialområdet ikke er så tilstedeværende på fx personalemøder som tidligere. Det giver nogle udfordringer i forhold til den faglige indsats, hvor bølgerne kan gå højt medarbejderne imellem, og hvor ingen er ansvarlige for at markere grænserne og lægge de faglige spor. Medarbejderen ser nogle faglige sparrings- og udviklingsmuligheder i den ny organisering fra maj måned, hvor medarbejderne samles i ét team. Medarbejderen finder i øvrigt at afdelingslederen er lydhør og nærværende, når medarbejderne kontakter hende, og medarbejderen vil drøfte sine overvejelser på den snarlige Medarbejder Udviklings Samtale. Side 9