Velkommen til markedsdialog om en ny sagsbehandlingsløsning. Den 1. februar 2017

Transkript

1 Velkommen til markedsdialog om en ny sagsbehandlingsløsning Den 1. februar 2017

2 Dagsorden Velkomst v/ direktør for Forretnings- og Driftsudvikling Birgitte Kartman Om projektet v/ chef for IT Udvikling i AES Jørn-Erik Grøndahl Udbudsprocedure og afrunding v/ Contract Manager Mathilde Dahl Svendsen 1

3 Hvem er AES? Arbejdsmarkedets Erhvervssikring hjælper mennesker, der er kommet til skade eller er blevet syge på deres arbejde. AES behandler ca arbejdsskadesager årligt, fordelt på: Ulykker ca sager Erhvervssygdomme ca sager Hertil kommer ca udtalelser om private erstatningssager Herudover behandler AES sager efter lov om arbejdsskadesikring i Grønland og varetager en række øvrige ordninger som eksempelvis erstatning til besættelsestidens ofre 2

4 AES Strategi AES Mission og Vision Mission Når du kommer til skade, behandler vi din henvendelse ordentligt og hurtigst muligt, så du kan afklare dit fremtidige arbejdsliv Vision Vi gør det nemt og trygt for den enkelte gennem en balance mellem effektivitet, enkelhed og den rette kvalitet i opgaveløsningen. Vi skaber en god og sammenhængende kundeoplevelse. Vi arbejder for et tidssvarende arbejdsskadesystem. Vi vil genoprette kundernes og interessenternes tillid til arbejdsskadesystemet. 3

5 Strategiske målsætninger AES leverer en effektiv og korrekt administration AES sikrer en god kundeoplevelse AES etablerer en tidssvarende teknologisk platform til understøttelse af sagsbehandlingen - Erstatning af en brændende platform - Nyt system med samme produktivitet som det nuværende - Ensartede arbejdsgange AES sikrer rammerne for toppræstationer med arbejdsglæde 4

6 En del af ATP familien Myndighedsoverdragelse 1. juli 2016 en del af ATP familien Efter overdragelsen til ATP fik vi i en stor koncern i ryggen til at hjælpe. Overgangen fra at være en statslig myndighed til at være en del af ATP-koncernen giver nye muligheder. Udflytning og opbygning de næste par år 5

7 Organisering i ATP 6

8 Organisering i AES 7

9 Projektets organisering 8

10 Situationsbeskrivelse 1. februar

11 26 år med SJP SJP løser opgaven i dag - hvorfor ikke bare modernisere SJP? Teknologisk platform fra før 1991 forældet, ingen support, nøglemedarbejdere år Begrænset dokumentation næsten umuligt at få andre til at overtage ansvar 26 års specialudvikling og tilpasning til skiftende forretningsønsker Meget kompliceret at lave større funktionelle ændringer Kan være vanskeligt at tilpasse ønsker til ændrede arbejdsgange - ex. ny lovgivning SJP er grundlæggende stabilt og effektivt 10

12 Projekt ANS Tilvejebringe en ny sagsbehandlingsløsning for AES, som dermed bliver det nye kernesystem til håndtering af sager Erstatte en brændende platform (SJP 26 år) så hurtigt som muligt! Skabe grundlag for effektive forretningsgange Succes med projektforløb bygger på Involvering af forretningen i behovsafdækningen Behov skal være afdækket forud for udbudsforløb Business case som styringsredskab Erfaringer fra ATP s udbud 11

13 Forudsætninger Standardsystemer Videreudbygning og optimering i takt med afklaring af arbejdsskadereformer og regelforenklinger, og som kan integreres med eksterne elementer. 1-leverandørstrategi ATP s arkitekturprincipper om anskaffelse af én samlet fuld dækkende løsning med udgangspunkt i en 1- leverandørstrategi 12

14 Scope Brug af anmeldelsesinformation til sagsbehandlingen Selvbetjening og kommunikationmed kunder og interessenter Særsager Dokumenthåndtering og beregninger Integration til ind- og udbetalinger Udfasning af løsninger 13

15 ATP s rammeværk for udbud 14

16 Forretningsudviklingsmodel 15

17 Anskaffelse Analyse Idefase Udgangspunkt AS-IS 5 centrale mantra Indfasningsscenarier og konverteringsbehov IT udbudsarkitektur Systemlandskab Vision Forretningsudviklingsmodel Systemkontekst Integrationsbeskrivelser AES Forretning målarkitektur Kravspecifikation udfasning Forretningsudbudsarkitektur V1 V2 Løsningsflow AES Procesoverblik Forretningskomponentmodel Procesoverblikordning Kravliste AES overordnet begrebsmodel IGOE AES IT målarkitektur Sagslivscyklus Aktivitetsbeskrivelser Informationsmodeller Lovgivning Beslutningsmodeller Begrebs- og informationsmodeller entiteter Wireframes Bilag 1,2 & 3 inkl. underbilag

18 Kontrakten

19 Generelt om projektet 18

20 Mål Robust overfor nye/ændrede forretningskrav tilpasningsorienteret Ensartede sagsgange kvalitet i sagsbehandlingen Automatisering af egnede arbejdsgange mulighed for effektivisering Gode kundeoplevelser brugervenlige og intuitive selvbetjeningsløsning Standard løsning leverandør uafhængighed 19

21 Tentativ tidsplan - Forberedelse 2017 Q1 Q2 Q3 Q4 Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December Individuelle dialogmøder Dybdegående markedsdialog Indledende markedsdialog (1 feb.) Udbudsbekendtgørelse 20

22 Tentativ tidsplan - Udbud 2017 Q Q1 Q2 Q3 Oktober November December Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Prækvalifikation Kontraktindgåelse Udbudsbekendtgørelse Tilbudsfrist indledende tilbud Tilbudsfrist endeligt tilbud 21

23 Tentativ tidsplan - Gennemførelse Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Kontraktindgåelse Samlet løsning i drift 22

24 Systemlandskab 23

25 Leveranceforløb Leveranceforløb Standard Basis P U E Øvrige Fejlrettelser Fejlrettelser Fejlrettelser Fejlrettelser Ændring/fejl/ mangler Ved afslutning af standardfasen leveres en standardinstallation af standardkomponenter, som viser at systemerne kan kobles sammen. Efter basisfasen leveres og installeres en løsning, som teoretisk kan anvendes til at producere AES sager. Derefter følger udvikling af processer og funktioner, samt konfiguration af systemet specifikt for hvert af sagsområderne. 24

26 Udviklingsmetode Strategien er at udnytte mulighederne i de valgte standardkomponenter. Detaljering af krav og udarbejdelse af løsningsskitser sker ved afklaringen af hver leverance. For hver leverance vælges en udviklingsmetode baseret på tre faser henholdsvis afklaring, konstruktion og test. Afklaring Konstruktion Test Ændring Fejl Mangler Afklaringsfasener en fælles aktivitet, hvor leverandøren sammen med AES detaljerer kravene til leverancen, og skitserer løsningen. Konstruktionsfasengennemføres af leverandøren, som har frihed til at vælge fremgangsmåden. I testfasen verificerer AES på brugerniveau, at leverancen tilfredsstiller de aftalte krav. 25

27 Migrering AES tager ansvar for at udtrække og etablere et korrekt datagrundlag fra den nuværende løsning uden involvering af leverandøren (extract). Leverandøren har ansvar at konvertere (transform) og indlæse (load) datagrundlaget i den nye løsning. AES ansvar Leverandørens ansvar Grundlaget for afstemning og verifikation af datamigreringen skabes ved eksport fra SJP af AES og efter import i den nye sagsbehandlingsløsning af leverandøren. Test af systemet baseres bl.a. på migrerede data fra SJP, som anonymiseres inden de stilles til rådighed for test. Extract Transform Load 26

28 Idriftsættelse Strategien er at opnå praktiske erfaringer med ibrugtagning og anvendelse af den nye løsning ved at idriftsætte leverancer trinvist når de indeholder en sammenhængende systemunderstøttelse af et sagsområde. Der idriftsættes én sagstypead gangen når leverancen indeholder den aftalte systemunderstøttelse. Forventning om at læring fra indledende idriftsættelser kan anvendes efterfølgende. Ønsket fleksibilitet: Mulighed for at udskyde idriftsættelse og samle til en (større) senere idriftsættelse Indenfor en sagstypeat kunne gennemfører en gradvis overgang fra SJP til ny løsning Mulige idriftssættelsestidspunkter Standard Basis P U E Øvrige Leveranceforløb Fejlrettelser Fejlrettelser Fejlrettelser Fejlrettelser Ændring/fejl/ mangler 27

29 Udbudsforløb 28

30 Udbudsforløb Udbud med forhandling Forventet udsendelse af udbudsbekendtgørelse 4. kvartal 2017 Prækvalifikation af 3 tilbudsgivere til deltagelse i forhandlings- og tilbudsfase Tildelingskriterium: Bedste forhold mellem pris og kvalitet Underkriterier: Pris og Kvalitet Proof of Concept forventes at indgå i evaluering og forhandlinger Drøftes under den dybdegående markedsdialog 29

31 Afrunding 30

32 Individuelle møder Februar 2017 Afholdes i perioden den februar 2017 Anmodning om deltagelse sendes til ans-sekretariat@aes.dk senest den 5. februar 2016 Anmodningen skal indeholde angivelse af standardkomponenter, som leverandøren ønsker at præsentere for AES AES udvælger hvilke leverandører, der skal deltage i de individuelle møder De udvalgte leverandører orienteres senest onsdag den 8. februar 2017 Alle leverandører opfordres til at indsende præsentationer af deres standardløsninger og udfyldte feedback-lister uanset, om de udvælges til deltagelse i individuelle møder For deltagere i markedsdialogen bedes præsentationer indsendt til AES senest 2 hverdage inden afholdelse af det individuelle møde 31

33 Dagsorden for individuelle møder Februar 2017 Velkomst og kort præsentation af deltagere Leverandørens præsentation af oplæg om deres standardløsninger mv. Case præsentation Standardprodukt der tænkes anvendt Roadmap for præsenteret løsning Feedback på offentliggjort materiale, herunder: Tidsplan, scope, strategier Leverandørens overvejelser omkring metodisk tilgang til strategierne 3 gode råd til AES Afrunding v/ ANS-projektet 32

34 Dybdegående markedsdialog Afholdes i 2. kvartal 2017 Individuelle møder afholdes efter fornyet udvælgelse af leverandører Forventede emner til drøftelse: Proofof Concept Udvalgte elementer i kontrakten 33

35 Offentliggørelse af materiale Materiale til markedsdialog offentliggøres på Konklusionerne fra både den indledende og dybdegående markedsdialoger offentliggøres på Alle interesserede leverandører underrettes via Mercell, når der er offentliggøres materiale 34

36 Tak for i dag! Anmodning om deltagelse i individuelle møder: ans-sekretariat@aes.dk Materiale fra informationsmødet offentliggørelse på 35