1. Indledning. 1 Der er udarbejdet et bilag til embedsregnskaberne, hvor beregningsmetoder og forudsætninger er nærmere beskrevet.

Transkript

1 April 2009

2 2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Rettens bemærkninger og forklaringer Aktivitet og sagsmængde Produktivitet Sagsbehandlingstider Udvalgte HR-data og årsværksforbrug... 20

3 3 1. Indledning Dette embedsregnskab for 2008 er udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen. Det viser bl.a. udviklingen i sagsbehandlingstider og produktivitet. Der er imidlertid en række faktorer, der direkte eller indirekte har betydning for disse to elementer og kan være med til at indikere, hvordan udviklingen vil blive i det kommende år. Som følge heraf fokuseres der i embedsregnskabet også på antallet af verserende sager den aktuelle sagsmængde og udvalgte HR-data. Hovedformålet med embedsregnskabet er at tilvejebringe overordnet ledelsesinformation til ledelsen ved de enkelte retter. Det bruges også til at understøtte dialogen mellem retten og styrelsen om rettens resultater, udfordringer og muligheder. Et formål er imidlertid også, at embedsregnskaberne kan være med til at give offentligheden et indtryk af aktivitet mv. ved de enkelte byretter som supplement til årsrapport og beretning, hvor der fokuseres mere overordnet på domstolsområdet. Embedsregnskabet skal også ses i sammenhæng med strategien i målsætning for Danmarks Domstole fra 2001 om at sikre et velfungerende retssystem med en effektiv ressourceanvendelse. Embedsregnskabet indeholder en række talmæssige opgørelser over rettens sagsudvikling, produktivitet, sagsbehandlingstider og årsværksforbrug mv. Disse tal er opgjort og beregnet på baggrund af ensartede principper for alle landets byretter 1. Tallene vil imidlertid isoleret set kunne give et ufuldstændigt billede af rettens resultater. Det er derfor vigtigt, at de ses i sammenhæng med de nuancerende og uddybende bemærkninger til udvikling og målopfyldelse, som ledelsen ved den enkelte ret har bidraget med i afsnit 2. I en række af tabellerne er der en sammenligning i forhold til gennemsnittet for byretterne i 2008 samt i forhold til den 5. bedste byret i Her er det væsentligt at bemærke, at det vil være ganske ambitiøst, hvis der arbejdes med en forventning om, at alle byretter kan bringe sig på niveau med den 5. bedste byret (i 2008) inden for de næste par år, idet byretterne også i denne 1 Der er udarbejdet et bilag til embedsregnskaberne, hvor beregningsmetoder og forudsætninger er nærmere beskrevet.

4 4 periode vil have forskellige betingelser, herunder bl.a. bygnings-, kompetence- og rekrutteringsmæssigt. Samtidig er det væsentligt at påpege, at også 2008 som følge af domstolsreformen har været et atypisk år ved byretterne. Der har således været en betydelig stigning i antallet af fogedsager og insolvensskiftesager som følge af de ændrede økonomiske konjunkturer. Endvidere kæmper en stor del af byretterne fortsat med de sagspukler, der blev opbygget under implementeringen af reformen. Hertil kommer, at de enkelte byretter som følge af bl.a. bygningsmæssige forhold, personale- og rekrutteringsmæssige forhold, it-mæssige forhold samt øvrige forhold havde meget forskellige vilkår for sagsbehandlingen i Så til trods for, at det nu godt to år efter domstolsreformens ikrafttræden er muligt at foretage sammenligninger af to forskellige år efter reformen, er det vigtigt at holde sig for øje, at man skal være varsom i forbindelse med disse sammenligninger både mellem de enkelte byretter og i forhold til den enkelte ret i henholdsvis 2007 og 2008.

5 5 2. Rettens bemærkninger og forklaringer Domstolsreformen har som et centralt mål, at der skabes de bedst mulige rammer for, at domstolenes opgaver kan løses med en ensartet høj faglig kvalitet overalt i landet og med en fleksibel, serviceorienteret og effektiv tilrettelæggelse af arbejdet. har - på tilsvarende måde som i også i 2008 haft fokus på dette centrale mål. I det følgende beskrives de opgaver, som retten har arbejdet med i sin handlingsplan for 2008 Rettens lokaler Efter flytningen i oktober 2007 til den nye retsbygning havde retten håbet, at 2008 kunne blive et år, hvor de nye rammer fuldt ud kunne udnyttes. Sådan gik det imidlertid ikke, da udlejers manglende likviditet og senere konkurs betød, at lokalerne først fuldt ud kunne ibrugtages den 1. september Og selv om retten har kunnet disponere over de nye lokaler, har der fortsat været betydelige mangler, som ikke er blevet udbedret i Retten har således måttet starte på 2009, uden at byggeriet er endelig færdigmeldt. Og det har været meget generende for den daglige drift, at der fortsat har været håndværkere i huset, ligesom der administrativt er anvendt betydelige ressourcer på færdiggørelsen af byggeriet. Retten er ikke samlet i en retsbygning, hvilket i det daglige betyder anvendelse af ressourcer, som ellers kunne være anvendt mere effektivt. Den nye retsbygning, Domhuset, der er velbeliggende i Randers centrum, indeholder kontorer til alle medarbejdere, samt 5 retssale og 9 mødelokaler. Bygningen, der tidligere har indeholdt postkontoret i Randers, er ikke tilstrækkelig stor til at rumme alle de nødvendige kontorer, retssale og mødelokaler, som retten har behov for. Der er i ejendommen fortsat et lejemål på ca. 500 m2 til en postbutik, hvilket blandt andet hindrer en hensigtsmæssig planløsning for rettens brug af ejendommen. Indgangspartiet og skiltningen til retten er langt fra det niveau, der kendetegner andre nyindrettede retsbygninger, og retten mangler blandt andet egnede kontorer til dommerfuldmægtiggruppen, som pt. sidder på de kontorer, der var tænkt benyttet til retsmæglingslokaler. Retten disponerer fortsat over Tinghuset, der er en fredet bygning, som ligger i forbindelse med Randers Arrest, og hvor der er 4 retssale. Der er et par minutters gang mellem Domhuset og

6 6 Tinghuset. Når der er retsmøder på Tinghuset, er det nødvendigt, at der er en vagt- og informationsmedarbejder til stede. Dette er i sig selv en ressourcemæssig belastning, som retten bevillingsmæssigt ikke er fuldt inddækket for. På Afdelingskontoret i Grenaa er der 1 retssal og 3 mødelokaler. Der er 60 km og ca. 1 times kørsel i bil mellem Domhuset og afdelingskontoret. På afdelingskontoret behandles alle borgernære sager i et geografisk område, der stort set dækker den gamle Grenaa retskreds. Det har vist sig, at alle sager, der efter forarbejderne til domstolsreformen skal behandles på afdelingskontoret ved en effektiv berammelse kan behandles på få retsdage i ugen, hvorfor det i sommeren 2008 efter drøftelse med de lokale advokater blev besluttet at holde afdelingskontoret lukket yderligere 1 dag om ugen, således at afdelingskontoret alene er åbent på mandage, tirsdage og onsdage. På lokaleområdet har betydelige udfordringer, der skal tages stilling til i de kommende år. Faglig kvalitet Retten har i 2008 gennemført et LEAN-projekt i alle afdelinger. Det er erfaringen fra dette forløb, som har involveret alle medarbejdergrupper, at der herigennem er skabt stor medindflydelse og medansvar for den enkelte ansatte til at opnå de bedst mulige arbejdsgange og arbejdsmetoder for de forskellige sagstyper. For at kunne yde borgerne større service blev det i juni 2008 i samarbejde med Domstolsstyrelsen besluttet at gennemføre et forsøg med ændrede åbningstider, således at retten har åbent til kl om onsdagen mod til gengæld at lukke kl om fredagen. En brugerundersøgelse, som retten har foretaget viser, at der gennemgående er stor tilfredshed med den længere åbningstid om onsdagen, som hovedsagelig benyttes til foretagelse af notarforretninger. Det er rettens vurdering, at forsøget med de ændrede åbningstider skal løbe over en noget længere periode, da det har vist sig, at selv om forsøget er bekendtgjort ved udsendelse af breve til advokater og offentliggørelse på rettens hjemmeside og annoncering i dagspressen alligevel ikke er kendt af alle retskredsens advokater.

7 7 Der har været afholdt møder med rettens stævningsmænd for at opnå en ensartet fremgangsmåde ved forkyndelser, idet stævningsmændene tidligere arbejdede ved 5 forskellige byretter. Retten lægger vægt på at have en god kommunikation og en god dialog med de professionelle brugere og samarbejdspartnere. Der har været afholdt møder i en arbejdsgruppe med Retten i Århus og Østjyllands Politi om berammelse af straffesager, således at rettens sekretærer nu har adgang til at beramme sagerne elektronisk direkte i de enkelte anklageres kalendere. Fogedafdelingen har haft flere møder med lokalpolitiet i Randers for at tilvejebringe de mest effektive metoder til ekspedition af fogedsager med politifremstilling. Dette initiativ har blandt andet nedbragt antallet af gennemførte politifremstillinger meget væsentligt. Der har været afholdt kontaktudvalgsmøder med Retten i Århus, Østjyllands Politi og de beneficerede advokater om den praktiske tilrettelæggelse og afvikling af straffesager. Retten har i 2008 haft en nævningesag, og forinden blev der afholdt et møde med statsadvokaten og Retten i Århus om den praktiske tilrettelæggelse af disse nye sagstyper. Der er udpeget to advokatmæglere med kontoradresse i retskredsen, og der har været afholdt møde med disse advokater for at aftale den nærmere fremgangsmåde ved ekspeditionen og fordelingen af retsmæglingssagerne. Der har været afholdt kontaktudvalgsmøder med den lokale advokatforening med henblik på drøftelse af blandt andet forberedelsen af civile retssager og behandlingen af småsager. Der har endvidere været møder med den gruppe af børnesagkyndige, som retten benytter i forældreansvarssager. Det psykiske arbejdsmiljø Retten har gennemført sin egen APV undersøgelse, som har været behandlet i SU, hvor der også er vedtaget en stresspolitik på baggrund af oplæg fra de forskellige afdelinger.

8 8 Retten har en massageordning, idet en massør kommer i retten hver fredag. Medarbejdere har mulighed for en behandling om måneden mod en egenbetaling på 150 kr. Den af Domstolsstyrelsen i november 2008 gennemførte trivselsundersøgelse viste, at trivslen i ligger på gennemsnittet for landets byretter. Medarbejderne er meget engagerede i deres arbejde og yder gerne en ekstra indsats for at skabe de ønskede resultater. Medarbejderne føler medansvar for, at målene nås, og de ved, at de kan stole på, at deres kolleger vil hjælpe dem, hvis de har brug for det. Der scores blandt andet lavt på spørgsmålene, om reformprocessen opleves som afsluttet, og om ledelsesstrukturen er hensigtsmæssig. Det sidstnævnte spørgsmål vil blive overvejet nærmere i 2009, og der er allerede foretaget en organisatorisk ændring af ledelsen i retssekretariatet. Retten har i 2008 fortsat bestræbt sig på at håndtere den store sagsmængde og det store arbejdspres, der er en udfordring for alle rettens afdelinger. I januar 2009 har Arbejdstilsynet aflagt virksomhedsbesøg, og retssekretariatet blev udtaget til en nærmere undersøgelse. Arbejdstilsynet har efterfølgende holdt møder med retssekretariatets medarbejdere og med ledelsen. Den foreløbige rapport viser, at der siden reformens start har været en meget stor sagsmængde og et stort arbejdspres i retssekretariatet. Afdelingen har i samme periode været ramt af mange sygemeldinger og en stor personaleudskiftning. I 2009 vil der fortsat blive arbejdet på at reducere/håndtere sagsmængden og arbejdspresset i alle rettens afdelinger. Kompetenceudvikling Retten har i 2008 haft kompetenceudvikling for de enkelte medarbejdere svarende til ca. 300 arbejdsdage, som udover fraværet til selve kursusafviklingen også medfører en betydelig afspadseringspukkel. Det er rettens opfattelse, at der ved personalenormeringerne ikke er taget tilstrækkeligt hensyn til, at den nødvendige kompetenceudvikling er meget ressourcekrævende. En funktionschef har deltaget i Personalestyrelsens kursus Klar til ledelse. Rettens ledergruppe har været et to-dages lederudviklingsseminar med konsulent Magne Uldahl.

9 9 Embedsledelsen har sammen med embedsledelserne ved Retterne i Helsingør, Hillerød, Lyngby og Hjørring været på et seminar, hvor professor Steen Hildebrandt holdt oplæg om temaet anerkendende ledelse. Der har endvidere været gennemført et udviklingsforløb for dommerne med chefkonsulent Birgit Bertelsen, Cubion. Seks medarbejdere har været på et AMU-kursus i personlig udvikling. En medarbejder har været på et AMU-kursus i konflikthåndtering. Tre medarbejdere har været på kursus i regneark på Randers Handelsskole og på IT-skolen i Horsens. Rettens medarbejdere har endvidere deltaget i flere af kursustilbuddene fra Domstolsstyrelsen: En dommer og to retsassessorer har været på kursus om nyheder i strafferetsplejen. En dommer og to dommerfuldmægtige har deltaget i kursus om forældreansvarsloven. En retsassessor har været på retsmægleruddannelse, modul 3-4. En dommer har været på retsmægleruddannelse, modul 1-3. Seks dommere har været på kursus i nævningesager. To dommere har været på kursus i bevismæssig vægt af DNA-profilsammenfald. To dommere har været på seminar for nyudnævnte dommere. En dommerfuldmægtig har været på kursus i syn og skøn.

10 10 En uddannelsesfuldmægtig har været på introduktionskursus. En retsassessor har været på hjemmesidekursus. En retsassessor har været på kursus i konkurs. En dommer og en dommerfuldmægtig har været på kursus i småsagsbehandling. En dommerfuldmægtig har været på kursus i administration og ledelse. En dommerfuldmægtig har været på førlederkursus, modul 1-3 To dommerfuldmægtige har været på kursus i skriftlig kommunikation. En medarbejder har været på seminar for elevansvarlige. To medarbejdere har været på kursus i statistik og sagsvægtning. To medarbejdere har været på kursus i almindelig journal. Administrationschefen har været på kursus i EU's udbudsregler og KVIK-modellen. Tre medarbejdere har været på SLS-kursus. Præsidenten har været på lønsumsadministrationskursus. Funktionscheferne og afdelingslederne i hver afdeling har deltaget i Afdelingsledelsesseminarer. To medarbejdere fra skifteafdelingen har været på kursus om den nye arvelov. Alle medarbejdere i fællessekretariatet har været på Fællessekretariatsseminar og 4 af medarbejderne har endvidere været på notarkursus.

11 11 En medarbejder har været på kursus for IT-kontaktpersoner. To medarbejdere har været på kursus i lønadministration. Tre medarbejdere har været på kursus i ansættelsessamtaler. Fire medarbejdere har været på et 3-dages fogedretsopfølgningskursus. Fire medarbejdere har været på et 3-dages skifteretsopfølgningskursus. En medarbejder har været på to grundkurser for retssekretærer og en medarbejder har været på civilret-specialkursus samt notat og referatkursus, modul 1. To funktionschefer og 4 afdelingsledere har været på MUS-kursus. En medarbejder har været på introduktionskursus for kontoruddannede. Personalepolitik Retten har i SU truffet beslutning om en dress-code, ligesom SU har været inddraget i beslutningen om gennemførelsen af forsøgsordningen med de ændrede åbningstider. Medarbejderne har generelt været meget tilfredse med de ændrede åbningstider. Hver medarbejder har en lang onsdag ca. hver 5 uge. Der er i SU endvidere som ovenfor anført vedtaget en stresspolitik, ligesom der er arbejdet med en sygefraværspolitik og en pausepolitik, men drøftelserne herom har ikke kunnet afsluttes i Afsluttende bemærkninger har i 2008 haft en stigende produktivitet på alle sagsområder bortset fra straffesager. Sagstilgangen har også været stigende på alle sagsområder, bortset fra straffesager, hvor retten i 2008 fra Østjyllands Politi modtog 13 % færre straffesager, end der blev modtaget i Retten har også i 2008 forhåndsreserveret retsdage til særlig hastende sager. Da flere og flere straffesager skal behandles inden 37 dage efter modtagelsen, og da der også tilstræbes korte

12 12 gennemløbstider i forældreansvarssager og småsager, er det gået ud over produktiviteten på straffesagsområdet. Retten har fokus på denne særlige udfordring, og den ovenfor anførte ændring af retssekretariatets ledelsesstruktur medfører blandt andet, at der samlet set skabes mulighed for at beramme flere retssager til dommerne. I løbet af 2008 er sagsbunkerne på trods af den stigende produktivitet vokset på stort set alle sagsområder, og denne udvikling er selvfølgelig uholdbar. Det må forventes at tilgangen af nye sager fortsat vil stige i de kommende år. På grund af de dårlige konjunkturer må navnlig en stigning i antallet af fogedsager, tvangsauktioner og insolvensskiftesager påregnes. Men også de øgede ressourcer, der er tildelt politiet, må forventes at føre til en væsentlig stigning i antallet af straffesager, ligesom tallene for 2008 viser, at der hos Østjyllands Politi kan være en sagsophobning, som endnu ikke er ekspederet til retten. Efter at rettens tinglysningsafdeling ved udgangen af november 2008 blev flyttet til Tinglysningsretten i Hobro, er Domstolsreformen nu fuldt ud implementeret ved. Det har imidlertid vist sig, at der på en lang række sagstyper anvendes flere ressourcer, end det har været forudsat i de ressourceberegninger, der forelå, da reformen blev vedtaget. Det drejer sig blandt andet om de civile sager, der tidligere var landsretssager, den aktive processtyring der praktiseres ved forberedelsen af de civile sager, behandlingen af småsager og de ændrede regler for forældreansvarssager, ligesom de ændrede forelæggelsesregler i civile sager generelt medfører, at dommerne skal anvende længere tid på forberedelsen af sagerne. På straffesagsområdet må der forventes en yderligere stigning i antallet af straffeprocessuelle tvangsindgreb, hvor reglerne samtidig er blevet mere komplicerede, ligesom gennemførelse af nævningesager kræver flere ressourcer. Hvis byretterne - herunder - udover at præstere afgørelser af høj faglig kvalitet også skal kunne opfylde domstolsreformens mål om, at gennemløbstiden for sagerne skal være kortere, og servicen over for borgerne skal være højere end før reformen, er det afgørende, at der i løbet af 2009 tilføres flere ressourcer til byretterne.

13 13 3. Aktivitet og sagsmængde Antallet af afsluttede sager ved retten i 2007 og 2008 fremgår af tabel 1 nedenfor. For straffesager, civile sager, fogedsager og skiftesager er der foretaget en vægtning af sagerne, der tager højde for forskelle mellem retterne på fordelingen mellem mere eller mindre tunge sager indenfor den enkelte sagstype. Alle notarialforretninger har den samme vægt, hvorfor antallet af uvægtede og vægtede sager er identiske på dette område. Tabel 1. Antal modtagne og afsluttede uvægtede sager samt antal vægtede afsluttede sager i 2007 og Sagsmængde - UVÆGTEDE SAGER - - VÆGTEDE AFSLUTTEDE SAGER - Modtagne Afsluttede Jurister Kontor Samlet Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager Notarialforretninger 1) Samlet ) Alle notarialforretninger vægter ens både for jurister, kontorfunktionærer og samlet for retten. Nederst i tabellen er der angivet tal for den samlede sagsmængde ved retten. I de to første kolonner fremgår antal sager (uvægtet). Dernæst følger antal vægtede sager for henholdsvis jurister og kontorfunktionærer samt samlet for retten. Disse vægtede sagstal er dels vægtet inden for den enkelte sagstype og dels på tværs af sagstyper. Vægtningen på tværs af sagstyper betyder, at summen af de vægtede sager inden for de enkelte sagområder ikke svarer til det vægtede tal for den samlede sagsmængde. De anvendte vægte fremgår af bilaget til embedsregnskaberne. En vigtig faktor i forhold til udviklingen i sagsbehandlingstider og produktivitet er antallet af verserende sager ved den enkelte ret. Hvis antallet af modtagne sager er for stort i forhold til rettens kapacitet, vil det alt andet lige føre til (yderligere) ophobning af sager og påvirke sagsbehandlingstiden i negativ retning. Omvendt vil sagsbehandlingstiden alt andet lige blive positivt påvirket, hvis antallet af indkomne sager svarer til eller ligger under rettens kapacitet, idet antallet af verserende sager derved kan nedbringes.

14 14 Tabel 2 viser antallet af verserende sager ved retten i forhold til centrale sagstyper inden for de enkelte sagsområder i 2007 og Samtidig viser tabellen, hvor stor en procentdel antallet af verserende sager ved årets udgang i 2008 udgør i forhold til antallet af modtagne sager i Målet er, at denne procent bliver så lav som muligt, men det afhænger af det enkelte sagsområde og sagstype, hvor lav procenten kan blive. Der skal således hele tiden være en vis mængde verserende sager, da det kun er et yderst begrænset antal sager, der (teoretisk) kan sluttes den samme dag, som retter modtager dem. Samtidig muliggør tabellen en sammenligning af retten i forhold til alle byretter og den 5. bedste byret. Tabel 2. Antal verserende sager pr. ultimo 2007 og 2008 inden for centrale sagstyper, samt andel verserende sager ultimo 2008 i forhold til antal modtagne sager i Alle byretter "5. bedste" ret Verserende ultimo % ift. Verserende ultimo % ift. "normalbunke" % ift modtagne 4) modtagne 4) indikator 5) modtagne Straffesager: Nævningesager 0 0,0% 48 0,0% Domsmandssager ,3% ,1% 26,3% 26,3% Sager uden domsmænd ,3% ,5% 19,0% 18,5% Tilståelsessager ,3% ,1% 24,8% 27,1% Civile sager: Alm. m. forhandlingsmaksime 1) ,1% ,1% 42,9% 44,1% - almindelige sager boligretssager småsagsproces Sager om familieret 2 ) ,0% ,6% 37,7% 42,4% - ægteskabssager ,9% ,2% 34,6% 25,4% - forældreansvarssager 3 ) 58 56,3% ,8% 51,0% Alm. og særlige fogedsager ,5% ,7% 15,4% 16,4% Betalingspåkrav ,0% ,6% 21,8% 18,6% Tvangsauktioner ,6% ,8% 27,9% 21,0% Insolvensskifter ,3% ,5% 46,7% 48,8% Dødsboskifter ,1% ,1% 43,8% 39,7% 1) I antallet af modtagne sager for 2007 indgår der fejlagtigt 10 småsager. 2) Herved forstås ægteskabssager, forældreansvarssager, adoptions- og børnefjernelsessager, værgemålssager samt faderskabssager. 3) Det var først muligt at registrere forældreansvarssager i sagsbehandlingssystemet i slutningen af juni ) Procenten fastlægges ved at dividere antallet af verserende sager pr. ultimo 2008 med antallet af modtagne sager i ) Se teksten neden for. I tabellen er der anført en normalbunkeindikator. Denne procent udtrykker, hvordan forholdet generelt var for byretterne i 2006 mellem verserende sager ved udgangen af året og modtagne sager i året dvs. lige inden domstolsreformens ikrafttræden. Skal sagsbehandlingstiderne tilbage på niveauet i 2006, er dette forhold en umiddelbar indikator for, hvordan forholdet mellem verserende og modtagne sager så skal være.

15 15 4. Produktivitet Produktiviteten beregnes som antallet af afsluttede vægtede sager delt med årsværksforbruget på sagsområdet for henholdsvis jurister og kontorpersonale. At der foretages en vægtning af sagerne indebærer, at de sagstyper, der er mest arbejdskrævende, har en større vægt i opgørelsen end de sagstyper, der er mindre arbejdskrævende. De anvendte vægte fremgår af bilaget til dette embedsregnskab. Tallene kan være behæftet med en vis usikkerhed, idet den aktuelle tidsregistrering ved retterne i nogle tilfælde foregår meget skønsmæssigt. Det igangsatte pilotforsøg med et tidsregistreringsværktøj kan på sigt være med til at mindske denne usikkerhed. Tabel 3 og 4 viser rettens produktivitet på de enkelte sagsområder for henholdsvis jurister og kontorpersonale i 2007 og Tabel 3. Produktivitet for jurister (afsluttede vægtede sager pr. årsværk). Alle byretter Resultater i 2008 Produktivitet Gennemsnit 5. bedste ret Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager Tabel 4. Produktivitet for kontorpersonale (afsluttede vægtede sager pr. årsværk). Alle byretter Resultater i 2008 Produktivitet Gennemsnit 5. bedste ret Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager

16 16 Med det formål at opnå en enkel og overskuelig indikation af rettens produktivitet sammenlignet med de øvrige byretter har Domstolsstyrelsen beregnet indeks for retternes samlede produktivitet. Produktivitetsindekset er beregnet som forholdet mellem rettens samlede sagsmængde 2 og rettens samlede personaleforbrug 3. Produktivitetsindekset er uafhængigt af retternes tidsregistrering, idet det er det samlede årsværksforbrug (inklusive ledelse, administration, hjælpefunktioner mv., reformarbejde og transport ), der er anvendt i beregningen af produktiviteten. Ved implementeringen af domstolsreformen og etableringen af 24 nye byretter er der sket et databrud. Da 2007 var et meget atypisk år ved byretterne, er det valgt at bruge 2008 som udgangspunkt (indeks 100) til at belyse den fremtidige udvikling i produktiviteten. Generelt vurderes produktiviteten ved byretterne i 2008 som værende ganske høj. I tabel 5 og figur 1 nedenfor angives produktivitetsindekset samlet for kontorpersonalet og det juridiske personale samt for retten som helhed. Figur 1. Produktivitetsindeks for jurister, kontorfunktionærer og samlet (2008= indeks 100). 2 Vægtet således at f.eks. straffesager gennemsnitligt vægter meget tungere end notarialforretninger. 3 Vægtet således at f.eks. jurister vægter tungere end kontorpersonale og øvrigt personale.

17 17 Tabel 5. Indeks for rettens samlede produktivitet (gennemsnit 2008 = indeks 100). Alle byretter Resultater i 2008 Produktivitet Gennemsnit 5. bedste ret Jurister 85,5 91,7 100,0 107,9 Kontor 86,4 102,6 100,0 105,2 Retten samlet 82,6 95,4 100,0 106,0 I tabel 6 er der beregnet produktivitetsindeks for de enkelte sagsområder. I beregningen er de årsværk, retten har anvendt til generel ledelse, administration, hjælpefunktioner mv. samt reformarbejde, nøgletalsfordelt til sagsområderne. Denne metode gør det muligt at sammenligne retter med forskellig administrationsandel. Det vil sige, at det ikke er muligt at opnå højere produktivitet ved at registrere mere tid som ledelse og administration mv. Indeksværdien 100 svarer til gennemsnitsproduktiviteten for ved byretterne i 2008 på de forskellige sagsområder. Årsværksforbruget på tinglysningsområdet er trukket ud ved disse beregninger. 4 Tabel 6. Indeks for rettens samlede produktivitet på de enkelte sagsområder (gennemsnit 2008 = indeks 100). Alle byretter Resultater i 2008 Produktivitet Gennemsnit 5. bedste ret Straffesager 91,9 78,3 100,0 105,5 Civile sager 75,4 98,2 100,0 115,4 Fogedsager 72,7 104,0 100,0 109,3 Skiftesager 92,6 109,2 100,0 112,4 4 Kun det direkte årsværksforbrug er trukket ud, men ikke en forholdsmæssig andel af rettens samlede ledelse og administration mv.

18 18 5. Sagsbehandlingstider I slutningen af 2008 blev der fastsat en række konkrete mål for domstolsreformen. Som et led heri blev der fastsat mål for sagsbehandlingstiden ved byretterne. Det kortsigtede mål er generelt at nedbringe sagsbehandlingstiden til 2006-niveau. På længere sigt er det målet at nedbringe den yderligere. Mulighederne for at realisere disse mål afhænger af domstolenes ressourcemæssige situation i de kommende år. I venstre side af tabel 7a og 7b ses den kortsigtede målsætning for sagsbehandlingstiden sammenholdt med rettens resultat for året. Dette resultat kan sammenlignes med det gennemsnitlige resultat for alle byretter og med resultatet for den 5. bedste byret. Disse oplysninger findes i højre side af tabellen. Tabel 7a. Rettens målopfyldelse i forhold til afgørelsestider i Straffesager Alle byretter Resultater i 2008 Målsætning for 2008 Resultat Gennemsnit 5. bedste i 2008 ret Nævningesager 60 % under 4 mdr ,0% 54,3% 100,0% 80 % under 6 mdr ,0% 83,0% 100,0% Domsmandssager 65 % under 3 mdr. 57,4% 57,4% 70,3% 90 % under 6 mdr. 79,4% 79,4% 90,9% Sager uden domsmænd 65 % under 2 mdr. 40,8% 49,6% 72,8% 95 % under 6 mdr. 91,9% 90,8% 96,1% Tilståelsessager 62 % under 2 mdr. 27,3% 37,7% 51,7% 90 % under 6 mdr. 68,5% 74,5% 91,9% Voldssager 54 % inden for 37 dg. 47,9% 50,7% 68,4% 73 % under 2 mdr. 60,6% 69,4% 84,1% Voldtægtssager 50 % inden for 37 dg. 50,0% 49,3% 100,0% 70 % under 2 mdr. 100,0% 69,3% 100,0% Note: Afgørelsestiden for straffesager, civile sager og fogedsager defineres som antallet af dage (kalenderdage) fra sagen modtages af retten til sagen afgøres.

19 19 Som følge af ophobningen af sager i 2007 under implementeringen af domstolsreformen samt en stor stigning i antallet af modtagne sager i 2008, er det en stor udfordring at realisere de kortsigtede mål. Enkelte af målene er ved udgangen af 2008 blevet justeret, herunder målet for hovedforhandlede familieretssager og sager under småsagsprocessen, da byretterne nu har erfaring med de nye sagstyper og derfor kan sætte mere realistiske mål og mere hensigtsmæssige måleparametre. Tabel 7b. Rettens målopfyldelse i forhold til afgørelsestider i Civile sager og fogedsager Alle byretter Resultater i 2008 Målsætning for 2008 Resultat Gennemsnit 5. bedste i 2008 ret Domsforhandlede civile sager "Tunge" alm. sager 45 % under 12 mdr. 50,0% 45,0% 60,0% 60 % under 18 mdr. 78,6% 77,8% 87,5% Øvrige alm. sager 60 % under 12 mdr. 49,4% 46,5% 55,9% 72 % under 15 mdr. 64,9% 62,3% 70,2% Boligretssager 66 % under 12 mdr. 38,7% 49,9% 62,5% 78 % under 15 mdr. 45,2% 67,1% 76,7% Famileretssager 56 % under 3 mdr. 9,2% 21,3% 29,4% 83 % under 6 mdr. 59,2% 63,9% 74,7% Småsagsproces 60 % under 4 mdr. 14,3% 12,3% 18,8% 75 % under 6 mdr. 40,0% 45,1% 57,1% Alm. fogedsager 72 % inden for 2 mdr. 39,8% 52,4% 69,0% 93 % under 4 mdr. 80,6% 84,9% 92,7% Særlige fogedsager 80 % inden for 2 mdr. 63,3% 70,7% 85,3% 96 % under 4 mdr. 90,8% 94,3% 98,2% Betalingspåkrav 55 % inden for 2 mdr. 28,8% 40,9% 72,1% 85 % under 4 mdr. 59,1% 71,6% 91,8% Note: Afgørelsestiden for straffesager, civile sager og fogedsager defineres som antallet af dage (kalenderdage) fra sagen modtages af retten til sagen afgøres. I tabel 8 ses den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i dage for en række sagstyper ved byretterne. Tabellen supplerer oplysningerne om målopfyldelsen ved den enkelte ret og giver samtidig en indikation af, hvilken sagsbehandlingstid, der kan forventes i de enkelte sagstyper.

20 20 Tabel 8. Gennemsnitlig sagsbehandlingstid i dage for udvalgte sagstyper i 2007 og Alle byretter Resultater i 2008 Dage Gennemløbstider Gennemsnit 5. bedste ret Nævningesager Domsmandssager Sager uden domsmænd Tilståelsessager Alm. hovedfhl. civile sager Hovedforhandlede boligretssager Alle småsager Alle ægteskabssager Alle forældreansvarssager Alm. fogedsager Særlige fogedsager Betalingspåkrav Tvangsauktioner Udvalgte HR-data og årsværksforbrug Tabel 9 neden for viser rettens personaleomsætning samt det gennemsnitlige antal sygedage pr. medarbejder (ekskl. ansatte under socialt kapitel) i 2007 og Antallet af sygedage pr. medarbejder og personaleomsætningen har betydning for aktiviteten og dermed også for produktiviteten. Til sammenligning kan det oplyses, at det gennemsnitlige antal sygedage pr. medarbejder i staten i 2007 og 2008 (ekskl. ansatte under socialt kapitel) var henholdsvis 8,4 dage og 7,9 dage. Tilsvarende var den gennemsnitlige statslige personaleomsætning på henholdsvis 15,5 % og 14,7 %. Det hører dog med til billedet, at personaleomsætningen traditionelt har været lav ved domstolene, hvilket tidligere har betydet stabilitet og fastholdelse af et personale med stor erfaring.

21 21 Tabel 9. Udvalgte HR-data. Personaleomsætningsprocent, nettotilgangsprocent samt gennemsnitligt antal sygedage pr. medarbejder (ekskl. ansatte under socialt kapitel). Danmarks Domstole i Gennemsnit "5. bedste" byret Personaleomsætning (%) 10,3 18,5 17,4 12,7 Gnst. sygedage pr. medarbejder 8,9 12,2 10,3 6,2 Kilde: Isola3 (Personalestyrelsen) Note: Ved "5. bedste" ret forstås den ret, hvor personaleomsætningen og det gennemsnitlige antal sygedage pr. medarbejder er det 5. laveste. Danmarks Domstole er af tekniske grunde uden Tinglysningsretten. Tabel 10 neden for viser rettens årsværksforbrug i 2008 fordelt på personalegrupper. I forbindelse med beregningen af rettens produktivitet kan der være foretaget korrektioner i rettens årsværksforbrug. Der kompenseres for barselsorlov mv., dommerfuldmægtige under uddannelse 5, langtidssygdom, indlån 6, udlån 7, en del af organisationsformændenes arbejde, møder i Domstolenes Hovedsamarbejdsudvalg samt udvalg nedsat under dette og øvrige udvalg mv. Derudover korrigeres for eventuelle fejl, der måtte være i kørslen fra ØS LDV (ØkonomiStyrelsens LønDataVarehus). Tabel 10. Årsværksopgørelse i 2008 (inkl. tinglysningsårsværk) for retten med korrektioner af årsværksforbrug. Årsværksforbrug Uddannelses- Barsels- Langtids- Andre Korrigeret efter ØS LDV fuldmægtige orlov sygdom korrektioner årsværksforbrug Jurister 16,80-0,45 0,00-0,55-0,15 15,66 Kontorfunktionærer 37,93-0,65-1,31-0,87 35,11 Elever 3,30 0,00-0,21 0,00 3,09 Ansatte i beskæftigelsesordning mv. 2,00 0,00 0,00 0,00 2,00 Øvrigt personale 4,44 0,00 0,00 0,00 4,44 Samlet for retten 64,47-0,45-0,65-2,07-1,02 60,29 Note: Der arbejdes med afrundinger i tabellen, hvorfor mindre unøjagtigheder ved sammentællinger kan forekomme. En del af rettens årsværksforbrug anvendes på generel ledelse og administration samt hjælpefunktioner mv. Endvidere er der i 2007 og til dels i 2008 anvendt betydelige ressourcer til at implementere domstolsreformen. Tabel 11 nedenfor angiver rettens årsværksforbrug til generel ledelse og administration, hjælpefunktioner mv. samt reformarbejde mv. 5 Der fratrækkes 1/3 af uddannelsesfuldmægtigenes årsværksforbrug. 6 Indlån er bistand fra andre retter. 7 Udlån er hjælp til andre retter.

22 22 Tabel 11. Rettens årsværksforbrug til ledelse, administration, hjælpefunktioner og arbejde med domstolsreformen (LedAdm mv.). Tinglysningsårværk er trukket rent ud inden beregningen. Alle byretter LedAdm mv. - heraf reform - LedAdm mv. Årsværk % Årsværk % Årsværk % Jurister 2,88 1,72 20,8% 13,85 11,8% 0,83 0,14 14,64 6,0% ###### 1,0% 67,68 48,8 16,4% 11,6% ####### ###### Kontorfunktionærer 5,44 7,34 17,8% 30,63 24,3% 0,41 0,09 30,19 1,3% ###### 0,3% 209,26 193,4 24,4% 21,8% ####### ###### Elever 0,08 0,07 4,0% 1,90 2,2% 0,00 0,00 0,00-0,0% - 15,16 12,3 26,7% 14,8% 5679,3% ###### Beskæftigelsesordning mv. 0,35 1,20 35,0% 1,00 60,0% 0,00 0,00 0,00-0,0% - 23,77 26,2 58,5% 55,3% 4062,1% ###### Øvrigt personale 4,28 4,44 98,1% 100,0% 4,37 0,02 0,00 0 0,4% 436,5% - 81,11 89,4 97,7% 89,5% 8301,3% ###### Samlet for retten 13,03 14,76 25,2% 27,2% 1,27 0,24 2,6% 0,5% 396,98 370,2 27,4% 24,1% Tabellen giver mulighed for at sammenligne rettens årsværksforbrug vedrørende opgaver, der skal understøtte den direkte sagsbehandling, i forhold til gennemsnittet for byretterne. Det er svært at sige præcis, hvor stor procenten til generel ledelse og administration mv. skal være. Procenten kan være for lille, således at der ikke er tilstrækkelig overordnet styring af retten, men den kan også være for stor, således at der anvendes årsværk, der ikke tilfører værdi i forhold til at understøtte den direkte sagsbehandling. Tabel 12 viser det direkte årsværksforbrug for de enkelte personalegrupper i forhold til bestemte sagsområder. Endvidere viser tabellen, hvor mange årsværk, der samlet er medgået til opgaveløsningen på de enkelte sagsområder i Tabel 12. Rettens årsværksforbrug på de enkelte sagsområder, samt procent i forhold til samlet årsværksforbrug. Straf Civil Foged Skifte Notarial Årsværk % Årsværk % Årsværk % Årsværk % Årsværk % Jurister 3,54 24,2% 5,37 36,7% 2,26 15,4% 1,68 11,5% 0,03 0,2% Kontorfunktionærer 5,14 17,0% 5,51 18,2% 5,73 19,0% 5,73 19,0% 0,71 2,4% Elever 0,67 21,7% 0,52 16,9% 0,93 30,0% 0,90 29,2% 0,00 - Beskæftigelsesordning mv. 0,00-0,00-0,00-0,00-0,80 40,0% Øvrigt personale 0,00-0,00-0,00-0,00-0,00 - Samlet for retten 9,35 19,5% 11,40 23,8% 8,92 18,6% 8,31 17,3% 1,54 3,3%