TEKNIK OG MILJØ Center for Byudvikling og Mobilitet Aarhus Kommune. Styringsdialog 2015, Beder-Malling Boligforening

Transkript

1 Side 1 af 8 TEKNIK OG MILJØ Center for Byudvikling og Mobilitet Aarhus Kommune Styringsdialog 2015, Beder-Malling Boligforening Mødedato: 24. august 2015 Mødetid: Kl Mødested: Kalkværksvej 10 Deltagere: Tilstede fra boligforeningen Direktør Uffe Vithen Tilstede fra Aarhus Kommune: Jørn Hedeby Nielsen Claus Bo Jensen Alment Byggeri Kalkværksvej Aarhus C Telefon: Direkte telefon: byudviklingogmobilitet@aarhus.dk Direkte cbj@aarhus.dk Sag: 13/ Sagsbehandler: Claus Bo Jensen Resumé I samarbejde med BL Danmarks Almene Boliger 5. kreds er fastsat to overordnede temaer for styringsdialogen i effektivisering af driften og renoveringer. Beder-Malling Boligforening (i det følgende kaldet BM) oplyser, at boligorganisationen har fokus på effektivisering af driften hvilket kunne bekræftes i drøftelsen af konkrete regnskabsposter. Tvillingeværktøjet blev anvendt på såvel organisations- som afdelingsniveau. Udvalgte regnskabsposter var ikke påfaldende. Kommunen (tilsynet) skal fremover inddrages i en tidlig dialog i forbindelse med ansøgninger om støtte efter 91 i almenboligloven (fysiske helhedsplaner).

2 BM s årsregnskab for 2014 er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. Behandlingen af regnskabet har ikke givet anledning til særlige bemærkninger. Side 2 af 8 Der er ikke i styringsdialog 2015 vurderet behov for aftaler mellem BM og Aarhus Kommune. På mødet blev følgende punkter drøftet: 1. Baggrund 2. Økonomi, drift, administration 3. Ledelse og demokrati 4. Renoveringer 5. Diverse 6. Evt. aftale I 2015 er der for femte år i træk gennemført den obligatoriske styringsdialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune. Som et led i styringsdialog 2015 skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog. Beder Malling Boligforbedring (BM) har ikke ytret ønske om drøftelse af særlige emner i dialogen. Derfor tog drøftelserne udgangspunkt i styringsmålsætningerne således som de fremgår af almenboligloven. Grundlaget for dialogen var styringsrapporten, oplysningsskemaerne for afdelingerne, årsregnskab 2014, årsberetning, spørgeskema, protokollat, mødereferater, hjemmeside mv. Effektiviseringer har været et tema i diverse rapporter og Landsbyggefonden har i samme forbindelse udviklet tvillingeværktøjet. Derfor BL s 5. kreds i samarbejde med Aarhus Kommune aftalt, at udvalgte regnskabsposter skulle drøftes i dialog 2015 med henblik på at diskutere evt. besparelsespotentialer. Den årlige redegørelse vil have karakter af et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter. På kommunens hjemmeside vil kun stå den seneste redegørelse. Følgende dagsordenpunkter blev gennemgået på mødet.

3 2. Økonomi, drift og administration Fusionen mellem AAB i Odder og Beder-Malling Boligforening blev vedtaget på repræsentantskabsmødet den 22. maj Der er den 1. januar 2015 etableret en ny boligorganisation med navnet DOMI Bolig i 5. Kreds Aarhus. Hjemsted i Aarhus og domicil i Odder. Side 3 af 8 Følgende nøgletalsoplysninger har derfor baggrund i Beder-Malling Boligforenings sidste regnskabsår som selvstændig organisation. Dispositionsfond/arbejdskapital/egenkapital Kr. pr. lejemålsenhed Dispositionsfond (likvid del) kr. pr. lejemål Arbejdskapital (likvid del) kr. pr. lejemål Egenkapital kr. pr. lejemål Årets resultat (2014) udviser et overskud på kr. Overskuddet tilgået arbejdskapitalen. Tilgangen til dispositionsfonden har i 2014 været på ca. 1 mio. kr. Der er opkrævet bidrag fra afdelingerne på baggrund af dispositionsfondens størrelse. Det vurderes dog, at der ikke fremadrettet foreligger denne mulighed. Vil selvfølgelig afhænge af organisationsbestyrelsens dispositioner i forbindelse med kommende renoveringsprojekter. Der er ikke i årets løb bevilget individuelle tilskud af dispositionsfonden til afdelinger. Der er ydet generelle tilskud til alle afdelinger på samlet kr. (konto 531). Der er ikke tilvejebragt et overblik over udviklingen i indbetalingerne til dispositionsfonden som følge af udamortiserede lån i de kommende år.

4 BM har ikke en overordnet plan for aktivering af dispositionsfonden i afdelingerne. I DOMI Bolig vil der blive udarbejdet en plan over hvad pengene fremadrettet skal anvendes til. Side 4 af 8 Egenkapitalen for BM ligger, som for de for de fleste boligforeninger i Aarhus på ca kr. pr. lejemålsenhed. Der har i 2014 været et lejetab mv. på kr. mod kr. i 2013 Midler i fællesforvaltning er i 2014 forrentet med 1,61 % ( mod 1,28% i 2013 og 3,31% i 2012). Der er anvendt to kapitalforvaltere. Varigheden (som risikobegreb) ligger mellem 2 og 4. Der overvejes i øjeblikket om en tredje kapitalforvalter skal med. Der er investeret ca. 4,3 mio. kr. af boligorganisationens midler i et struktureret indlånsprodukt. Kommunen bemærkede, at i tilfælde af garantens konkurs vil der alene være dækning i forhold til indskydergarantien ( kr.). Revisor har foretaget en likviditetskontrol for alle for fusionsparterne under et og vurderer at kravet i likviditetsbestemmelsen i 49 i driftsbekendtgørelsen er opfyldt. BM oplyste i øvrigt, at likviditeten styres strikt. Der er fokus på at minimere organisationens samlede indlån og dermed minimere organisationens risiko i tilfælde af bankens konkurs. Administrationsbidrag Kr. pr. lejemålsenhed Administrationsbidrag kr. pr. lejemål Nettoadm. udgift kr. pr. lejemål Der skal beregnes moms af fremmed administration. Derfor belastes administrationsudgiften og dermed huslejen i BM af moms på administrationsudgiften. Merudgiften vil blive elimineret ved den kommende fusion 1. januar Nettoadministrationsudgiften ligger derfor i den høje ende i sammenligning med de øvrige boligorganisationer i Aarhus. Henlæggelser/planlagt vedligeholdelse

5 Revisor ikke har bemærkninger til punktet i hverken påtegning, protokol eller spørgeskema. Side 5 af 8 Henlæggelser var et tema i forbindelse med styringsdialog BM har i brev af 13. juni 2012 overfor kommunen redegjort nærmere for henlæggelsesniveauet. Man har oprustet området ved ansættelse af en fagperson med langtidsplanlægningen som primært arbejdsområde. Der har i øvrigt været et tidsmæssigt sammenfald mellem indførelsen af forvaltningsklassifikation og nyansættelsen. I perioden er de årlige henlæggelser forøget væsentligt. Tilbagebetalingen af for meget erlagt ejendomsskat har åbnet mulighed for forøgede henlæggelser uden lejemæssige konsekvenser. Beslutningen om forøgede henlæggelser er truffet på det enkelte afdelingsmøde. Forvaltningsrevision Der er derfor ikke foretaget løbende rapportering i 2014 grundet opstarten af fælles administration med AAB Odder. Det forventes, at processen med indførelse af forvaltningsrevision fortsættes i den nye organisation. Der afventes fortsat nye lovinitiativer på området. Effektiviseringer Ultimo 2014 udsendte ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter rapport om effektivisering af den almene sektor. Inspireret af rapportens kap. 5, om effektivisering af driften i det almene byggeri, er det aftalt med BL s 5. kreds i dialog 2015 at sætte fokus på udvalgte regnskabsposter (dvs. ordinær drift). Følgende poster indgår i dialog 2015: Forsikringer o BM har i årevis haft et positivt samarbejde med et enkelt forsikringsselskab. Tvillingeværktøjet bekræfter, at udgiften har været beskeden i forhold til øvrige boligorganisationer. Fremadrettet vurderer man, at skulle udbyde forsikringer. Rammeudbud o Alt over kr. skal i udbud. Rammeudbud foretages en gang årligt.

6 Organisering af funktionærer o Det er lykkedes, at beskære 1,5 medarbejder ved løbende rationaliseringer (maskiner) og omorganiseringer. Der foretages løbende tilpasninger. Sammenlægning af afdelinger o Der vurderes ikke umiddelbart at være et uudnyttet potentiale i BM mht. sammenlægninger. Kravet om nærhed er til hinder herfor. Digitalisering o BM er meget opmærksom på mulighederne. Digitalisering indarbejdes i enhver situation det vurderes rationelt dvs. lejekontrakter, fakturaer mv. Det er klart, at graden af digitalisering tilpasses organisationens størrelse. Digital fraflytningssystem endnu ikke under overvejelse. Side 6 af 8 Tvillingeværktøjet BM er positiv overfor landsbyggefondens nyudviklede tvillingeværktøj. Udgifterne var hverken på afdelings- eller organisationsniveau påfaldende høje. Ved fusionen har der været fokus på at holde lønomkostningerne i ro. BM har lavere lønniveau end AAB Odder. Opsigelse af lokale lønaftaler i AAB Odder har medført engangs-merudgift men fremadrettet vil udgiften blive mindre. Man er opmærksom på renovationsudgiften vil kunne reduceres ved nedgravning af affaldsbeholdere. Årsregnskab 2014 Årsregnskabet er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. 3. Ledelse og beboerdemokrati BM vurderer at væsentligste udfordring er at få afdelingernes beboere med i de demokratiske processer og få afdelingsbestyrelser til at tage ansvar. Området har været drøftet internt i organisationen det seneste år. Alle afdelinger med undtagelse af afdeling 2 og 13 har en afdelingsbestyrelse.

7 Alle afdelingsformænd har fået tilsendt et udfyldt eksemplar af oplysningsskemaet for deres respektive afdeling. Der har ikke fra afdelingsbestyrelserne været kommentarer til, at det i oplysningsskemaet er anført, at samtlige afdelinger har et velfungerende beboerdemokrati. Side 7 af 8 Hvert hovedbestyrelsesmedlem har et antal afdelinger som vedkommende er kontaktperson for. Bestyrelsesmedlemmerne deltager i afdelingsmøderne i de afdelinger hver især er tilknyttet. Ordningen sikrer kontakten mellem den øverste ledelse og de enkelte afdelinger. Administrationen repræsenteret på alle afdelingsmøder. Det er målet, at få dirigentrollen placeret i afdelingen og ikke længere hos administration eller organisationsbestyrelse. Kommunen konstaterede, at boligorganisationens hjemmeside indeholder referater af de relevante møder i afdelingerne, foreningsbestyrelse og repræsentantskab. 4. Renoveringer Afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer: Afd. 1, Tværgade/søndermarksvej Afd. 3, Nyvej/Smedegårdsalle Afd. 4, Engdalgårdsvej Afd. 5, Stenhøjgårdsvej Afd. 6, Tværgade Afd. 8, Engkærgårdsvej Afd. 14, Moselunden Kommunen bemærkede, at man på et tidligt tidspunkt skal involveres i fysiske helhedsplaner (landsbyggefondsstøttede). Fra kommunens side ønskes at varetage æstetiske hensyn og ønsket om at undgå nedlæggelse af mindre lejligheder. BM understregede at man også i den nye organisation ønskede at være byggeaktive i Aarhus Kommune. 5. Diverse Beboersammensætningen og fraflytningsfrekvens gav ikke anledning til kommentarer. Ellers intet under punktet. 6. Evt. aftale mellem kommune og boligorganisation

8 Sidste år aftaltes, at den nye almene boligorganisation Domi, som Beder- Malling Boligforening bliver en del af, løbende vil informere Aarhus Kommune, Alment Byggeri, om fremtidige planer for nybyggeri af almene boliger samt planlagte grund- og ejendomskøb uden for Aarhus Kommune. Der følges op på aftalen i det kommende år. Side 8 af 8