Årsmøde Tjekliste

Transkript

1 Årsmøde 2017 Tjekliste

2 Intrduktin... 3 Før årsmødet... 4 Adgang g tilmelding... 4 Indkaldelse... 4 Dagsrden... 4 Øvrig frberedelse af mødet... 5 Under årsmødet... 6 Mdtagelse... 6 Velkmst... 6 Ordstyrerens rlle... 6 Afslutning... 7 Efter årsmødet... 7 Registrering g mdtagelse af nyvalgte... 7 Knstituering g registrering af butiksbestyrelsen... 8 Kntering af udgifter... 8 Kntakt... 8 Bilag... 9 Vedtægternes bestemmelser m valgbarhed... 9 Vejledning m valg til butiksbestyrelsen valghandlingen

3 Intrduktin I marts g april afhldes årsmøder fr de Cp-ejede butikker. Cps materialer til de Cp-ejede butikkers årsmøde er et tilbud, sm I kan vælge at bruge til mødet med jeres medlemmer. Tjeklisten kan bruges i bestyrelsens planlægning g er pdelt i tre dele - planlægning før årsmødet, afvikling af selve mødet g endelig pgaverne efter årsmødet. Rigtig gd frnøjelse med jeres møde! Freningssekretariatet Cp 3

4 Før årsmødet Adgang g tilmelding Årsmødet er det årlige medlemsmøde Medlemmer med tilhørsfrhld til butikken har tale- g stemmeret Husk at tjekke medlemskrtet Andre end butikkens medlemmer kan få adgang til mødet Brug mødet til at frtælle m butikken g Cp sm frening g frretning Organiser tilmeldingen Fx udlevering af adgangskrt ved en eller flere kasser I kan bestille flere adgangskrt via cpfrum.dk/åretsmøde Årsmødet skal være gratis fr medlemmerne Indkaldelse Årsmødet skal afhldes i periden 1. marts til g med 30. april Butiksbestyrelsen finder i samråd med uddeler/varehuschef et egnet sted g tidspunkt fr afvikling af årsmødet Indkaldelse skal ske med 2 ugers varsel minimum ved pslag i butikken Benyt eller find inspiratin i det udsendte materiale Frslag til kmmunikatin m mødet findes på cpfrum.dk/åretsmøde Husk at anføre tid g sted fr mødets afhldelse i al kmmunikatin Dagsrden Dagsrdenen skal minimum indehlde: 1. Valg af rdstyrer 2. Butiksbestyrelsens beretning 3. Butikkens beretning 4. Butiksbestyrelsen g butikkens fremtidsplaner 5. Indkmne frslag 6. Valg af medlemmer g eventuelle suppleanter til butiksbestyrelsen 7. Eventuelt Fristen fr at stille frslag er 1 uge før årsmødet Frslag skal stilles skriftligt Hvis I ønsker at ændre antallet af medlemmer i butiksbestyrelsen, skal det stilles sm et frslag Frslag behandles inden valg til butiksbestyrelsen 4

5 Frslag m emner, sm årsmødet ikke kan tage beslutning m Fx frslag m butikkens drift, indretning eller vareudbud. Vær frberedt på at besvare spørgsmål m emnerne g undlad at stemme m dem Læs m butiksbestyrelsens pgaver her Øvrig frberedelse af mødet Overvejelser vedr. valg af bestyrelsesmedlemmer Har bestyrelsen et passende antal medlemmer Hvem er på valg g genpstiller de Er der brug fr at supplere antallet af bestyrelsesmedlemmer En butiksbestyrelse skal minimum bestå af tre medlemsvalgte Suppleringsvalg fr en 1-årig peride Er der andre, der gerne vil stille p Undersøg, m de pfylder betingelserne fr valgbarhed g særligt, m de er g har været medlem af Cp i den nødvendige peride. Aktiviteter i frbindelse med årsmødet Fx mad, mærkesager, plægshldere, underhldning (find inspiratin på Cpfrum.dk/åretsmøde) Husk evt. præmie(r) ifm. quiz eller knkurrence Skal der være deltagerbetaling fr aktiviteter i tilknytning til årsmødet Butikken skal budgettere med at afhlde udgifterne til selve mødet g evt. aktiviteter, der ikke pkræves betaling fr. Rller under mødet Find en gd kandidat til psten sm rdstyrer Vedkmmende skal nyde frsamlingens tillid g kunne være neutral Husk at rdstyrer skal vælges på årsmødet Aftal på frhånd, hvem der skal være referent Fx bestyrelsens sekretær Referenten kan ikke være til rådighed fr andre pgaver under mødet Find mindst t stemmetællere Fremtræd sm én samlet bestyrelse Hvem tegner bestyrelsen (nrmalt frmanden) Giv plads til alle bestyrelsesmedlemmer, sm har bidraget aktivt i årets løb Sørg fr at alle, der ønsker det, får taletid m deres tanker g ideer Beretninger Butiksbestyrelsens beretning Benyt evt. freningssekretariatets plæg til beretning (find det på cpfrum.dk/åretsmøde) Suppler med hændelser fra egen butik Uddelers/varehuschefs beretning 5

6 Benyt evt. kædens frslag til beretning (findes på cpfrum.dk/åretsmøde) Suppler med plysninger m butikkens drift g udvikling Valg af evt. medarbejderrepræsentanter til butiksbestyrelsen Valget bør gennemføres før årsmødet Medarbejderne bestemmer, m der skal være 1 eller 2 repræsentanter Eventuelt frmøde Finpudsning af årsmødet Plan fr mødet g dets afvikling lav evt. en drejebg Indkmne frslag Aktuelle emner siden fastlæggelse af mødet Inviter evt. rdstyreren med til frmødet Under årsmødet Mdtagelse Adgangskrt Mdtag adgangskrt Kntrller medlemskrt fr medlemmer, der ikke er tilmeldt frud Stemmesedler Stemmesedler kan udleveres på frhånd ved ankmst Betingelse er gyldigt medlemskrt g tilhørsfrhld til butikken i mindst en måned Medlemmer under 18 år har gså stemmeret Det kan besluttes, at stemmesedler først udleveres ved afstemningen Velkmst Frmanden byder velkmmen Præsentatin af bestyrelsen Præsentatin af særlige gæster Frelæggelse af dagsrden g øvrigt prgram Frslag til rdstyrer Afstemning ved håndsprækning, hvis flere frslag Ordstyrerens rlle Knstatering af at årsmødet er lvligt indkaldt iht. vedtægterne Redegørelse fr hvrnår g hvrdan 6

7 Præsentatin af dagsrdenen Hvrdan frelægges beretningerne I frtsættelse af hinanden eller separat Hvrdan kan der stilles spørgsmål Indkmne frslag Bestyrelsesmedlemmer på valg antal g navne Bekendtgørelse af / frslag m stemmetællere Lede frsamlingen gennem dagsrdenen Beretning (er) Spørgsmål g debat Indkmne frslag Frslagsstillers mtivatin Debat Butiksbestyrelsens hldning Frslagsstillers afsluttende bemærkninger Afstemning Skriftligt, hvis det ønskes af stemmeberettigede Rangrdning af ændrings- g mdfrslag Valg til bestyrelsen Antal på valg g peride Bestyrelsesmedlemmer vælges fr 2 år (1 år ved supplementsvalg) Suppleanter vælges fr 1 år Frslag m pstilling Genpstilling af eksisterende medlemmer Nypstilling Knstatering af m kandidaterne er valgbare g villige til at mdtage valg Vedr. valgbarhed se bilag Beslutning m afstemningsmetde samlet eller hver fr sig Bekendtgørelse af valget Eventuelt Der kan ikke træffes beslutninger under eventuelt Afslutte behandling af dagsrdenspunkter Overdrage afsluttende bemærkninger til frmanden Afslutning Frmanden afslutter den fficielle del af mødet Efter årsmødet Registrering g mdtagelse af nyvalgte Nyvalgte plyser medlemsnummer g pstnummer til frmanden Efterfølgende registrering af nyvalgte på sider bag lg ind på Cpfrum.dk 7

8 Sletning af udtrådte bestyrelsesmedlemmer Nyvalgte mdtager velkmstpstkrt Intrduktin til freningen g Cpfrum.dk Oplysninger m intrduktinsaften Knstituering g registrering af butiksbestyrelsen Knstituering af bestyrelsen / valg af frmand g næstfrmand (g evt.) sekretær Fretages umiddelbart efter årsmødet eller på første butiksbestyrelsesmøde Registrering i Cp Frum, bag lg ind Et bestyrelsesmedlem registrerer Rllefrdeling i bestyrelsen Medarbejderrepræsentanter Det nyvalgte medlem registrerer selv Telefnnummer adresse Pstadresse Kntering af udgifter Uddeler/varehuschef knterer mødets udgifter på knt Find plysninger til brug fr jeres møde på Cp Frum: cpfrum.dk/åretsmøde Kntakt Vedtægter g regler: Jette Nielsen, jette.nielsen@cp.dk Cp Frum, presse m.m.: June Risum Scheibel, june.scheibel@cp.dk

9 Bilag Vedtægternes bestemmelser m valgbarhed Uddrag fra Cps vedtægter 8: a) Kandidaten skal være persnligt medlem af Cp g skal på valgdagen uafbrudt have været medlem i mindst 1 måned. En kandidat til en butiksbestyrelse skal desuden have tilhørsfrhld til den pågældende medlemsbutik g skal på valgdagen have haft det uafbrudt i mindst 1 måned frud fr valgdagen. b) Kandidaten skal på valgdagen være fyldt 18 år. c) Kandidaten må ikke være medlem af direktinen i Cp eller et af Cps datterselskaber. d) Kandidaten må ikke være ansat i eller drive en knkurrerende virksmhed til Cp Danmark. e) Kandidaten må ikke være brtvist fra en medlemsbutik. Vejledning m valg til butiksbestyrelsen valghandlingen Ordstyreren sikrer sig, at alle fremmødte ved, hvr mange pladser der skal besættes i butiksbestyrelsen, hvilke valgperider pladserne har, g hvem der stiller p til valget. Butiksbestyrelsesmedlemmers valgperide er 2 år, men hvis en plads har stået tm, kan der være tale m en peride på kun 1 år. Hvis der er flere kandidater end antallet af ledige pster, skal der være skriftlig afstemning. Hvert stemmeberettiget medlem har én stemme. Et persnligt medlem kan udøve både sin egen g et institutinelt medlems stemme, hvis medlemmet er udnævnt til at repræsentere institutinen. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Afgøres valget ad én mgang, vil de 2-årige pster blive tildelt kandidaterne, sm pnåede flest stemmer. De kandidater, sm ikke pnåede valg direkte, kan blive suppleanter, eller rdstyreren kan bede årsmødet vælge suppleanter efterfølgende. Suppleanter har en valgperide på 1 år. En suppleant må være indstillet på, at vedkmmende i tilfælde af frfald indtræder i frgængerens valgperide. Denne peride kan være på næsten t år, hvis et bestyrelsesmedlem frafalder krt efter årsmødet. NB: Der skal være mindst 3 medlemsvalgte, fr at butiksbestyrelsen kan prethldes. Ordstyreren må gøre pmærksm på dette krav, hvis det bliver nødvendigt. Opstilles en kandidat, sm ikke er til stede, skal der freligge et skriftligt tilsagn m, at vedkmmende ønsker at stille p. Alle valg afgøres ved relativt flertal, dvs. kandidater med flest pnåede stemmer er valgt. Ved stemmelighed, der betyder, at valget ikke er afgjrt, beslutter rdstyreren, m der skal fretages en frnyet afstemning blandt de kandidater, sm fik samme antal stemmer, eller m der skal trækkes ld mellem dem. Butikkens medarbejdere kan IKKE deltage i afstemningen ved valg af butiksbestyrelsen. Medarbejderne vælger i stedet fr medarbejderrepræsentanter til butiksbestyrelsen. Det valg fregår ikke på årsmødet. 9