Repræsentantskabsmøde mandag den 30. maj 2011, kl i selskabslokalerne Oasen, Lokes Plads 1, Ølstykke

Transkript

1 #JobInfo Criteria=StenløseS1# Repræsentantskabsmøde mandag den 30. maj 2011, kl i selskabslokalerne Oasen, Lokes Plads 1, Ølstykke Til stede Bjørli Denbak, Steffen Bargholz, Leif Gade Heller, Mogens Olsen, Brian Øllegaard, Vanda Jakobsen, Jørn Schmidt, Torben Tingstrup, Anne Larsen, Leif Fynbo, Jette Thaarup, Preben Ø. Hansen, Nina Møller, Jørgen Hansen, Birgit Jørgensen, Jens Munk Kristensen, Lise Nielsen, Sanne Skogstad, Mimoun Acharkaui, Leif Illum, Otto Pedersen, Birgit Pedersen, Birthe Vitoft, Annette Danvold, Ulrik Hogrefe, Jan Hansen, Aksel Hein Pedersen, Anna-Louise Ketil-Hansen, Jannie Cannings, Kirsten Sørensen, Mads Rasmussen Keld Jørgensen, Lene Søberg, Anna Sørensen, Hanna Brandt, Majbrith Gjedsted og Susanne Hvidberg Afbud Mogens Poulsen, Kirsten Pedersen, Margit Friis og Mia Wettersteen Fravær uden afbud Fra administrationen Allan Øllegaard, Merete Ohms, Rolf Rogren, Sonja Hansen, Inga Jeppesen, Rene Ohms, Carsten Dahl, John Gjedsted, Kathe Mogensen, Laila Holst og Pia Sisli Christen Mors, Carsten Have, Michael Bjørn Larsen, Birgit Nielsen, Birgitte Steffensen-Kejling, driftsleder Lars Simonsen og revisor Pia Søndergaard Indholdsfortegnelse 1. Valg af dirigent Repræsentantskabets sammensætning Forretningsorden Aflæggelse af organisationsbestyrelsens årsberetning /11

2 5. Handlingsplan #JobInfo Criteria=StenløseS1# Godkendelse af regnskaber Revisionsprotokol Budget for boligorganisationen Behandling af indkomne forslag Beslutning om forretningsførelse Valg af revisor Eventuelt Bilag 1: Oversigt over medlemmer af repræsentantskabet... 3 Bilag 2: Forretningsorden for repræsentantskabet... 3 Bilag 3: Organisationsbestyrelsens årsberetning... 4 Bilag 4: Handlingsplan... 4 Bilag 5: Organisationsregnskab for Bilag 6: Revisionsprotokol... 8 Bilag 7: Boligorganisationens budget Bilag 8: Tre forslag /11

3 1. Valg #JobInfo af dirigent Criteria=StenløseS1# Formandskabet indstiller John Olsen, formand for Fredensborg Boligselskab. at repræsentantskabet vælger dirigent. John Olsen blev valgt som dirigent. 2. Repræsentantskabets sammensætning Oversigt over repræsentantskabets sammensætning er vedlagt som bilag. Bilag 1: Oversigt over medlemmer af repræsentantskabet at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 3. Forretningsorden Organisationsbestyrelsen har tidligere indstillet vedlagte forretningsorden for repræsentantskabet, der blev godkendt af repræsentantskabet på det seneste møde 11. oktober Bilag 2: Forretningsorden for repræsentantskabet at repræsentantskabet godkender forretningsordenen. Repræsentantskabet godkendte forretningsordenen. 4. Aflæggelse af organisationsbestyrelsens årsberetning Som bilag vedlægges organisationsbestyrelsens årsberetning, der blev godkendt af organisationsbestyrelsen på mødet den 2. maj /11

4 Bilag #JobInfo 3: Organisationsbestyrelsens Criteria=StenløseS1# årsberetning at repræsentantskabet godkender organisationsbestyrelsens årsberetning. Lise Nielsen bemærkede i forhold til årsberetningen, at hende og Sanne Skogstad tager forbehold for anvendelsen af dispositionsfondens midler til at dække en uafklaret byggesag i Stenløse Syd. Lise Nielsen gav ligeledes udtryk for, at det burde være entreprenøren eller hans forsikring, der skal dække ekstraudgifterne. KAB, Christen Mors bemærkede, at entreprenøren er gået konkurs, og at har rådført sig med Kammeradvokaten i forhold til, om der kan gøres ansvar gældende overfor entreprenør eller bygherrerådgivere. Kammeradvokaten har vurderet, at boligorganisationen ikke vil få medhold ved en eventuel retssag. Lise Nielsen gav udtryk for, at sagsfremstillingen vedrørende punktet om indeksering af indskud var uklar og klodset. Hun mente, at organisationsbestyrelsen ikke kan påtvinge indeksering af indskud overfor afdelingerne. Bjørli Denbak svarede, at der udelukkende er tale om organisationsbestyrelsens accept af indeksering af indskud, og at den endelige beslutning skal træffes på et beboermøde i den enkelte afdeling. Lise Nielsen gav udtryk for undren over, at Stengårdens Fællessystem skal nedlægges. Bjørli Denbak svarede, at nedlæggelsen foretages for at spare grundbidraget til KAB. Stengården-afdelingernes udgifter til selskabslokaler, vaskeri og ejendomskontor vil fortsat fremgå af afdelingernes regnskaber. Repræsentantskabet godkendte organisationsbestyrelsens årsberetning. 5. Handlingsplan Handlingsplansudvalget har udarbejdet vedlagte handlingsplan. Organisationsbestyrelsen godkendte på mødet den 2. maj 2011 handlingsplanen for s overordnede målsætninger for Bilag 4: Handlingsplan at repræsentantskabet godkender handlingsplanen. Torben Tingstrup præsenterede handlingsplanen, idet han har deltaget i det indledende arbejde i handlingsplansudvalget. 4/11

5 Hovedkontoret #JobInfo Criteria=StenløseS1# i Egedal Centret præsenteres i handlingsplanen som en væsentlig del af Stenløse- Ølstykke Boligforenings identitet. Sanne Skogstad gav udtryk for, at hovedkontoret i Egedal Centret bør nedlægges. Flere medlemmer appellerede til, at spørgsmålet om hovedkontoret blev udskudt til dagsordenens pkt. 9, hvor der er stillet forslag om nedlæggelse af hovedkontoret. Repræsentantskabet blev enig om, at udskyde debatten om hovedkontoret til dagsordenens pkt. 9. Herefter foregik en mere generel drøftelse af handlingsplanen. Repræsentantskabet godkendte handlingsplanen. 6. Godkendelse af regnskaber Vedlagt denne dagsorden er organisationens regnskab. Det samlede regnskab inklusiv afdelingernes regnskaber er udsendt til samtlige organisationsbestyrelsesmedlemmer, og kan efter ønske rekvireres hos KAB, Lisa Petersen. Regnskaberne udviser følgende: Stenløse - Ølstykke Boligforening Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., som overføres til arbejdskapitalen Stenløsebo Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Vestervang Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Halkær Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Boelholm I Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der anvendes til afvikling af underskud, anvendes til afskrivning af egenfinansiering samt overføres til opsamlet resultat. 5/11

6 #JobInfo Boelholm Criteria=StenløseS1# II Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Stengården I Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Stengården II/1 Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Skibsted Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der anvendes til afskrivning af egenfinansiering, og overføres til opsamlet resultat Møllehøj Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der anvendes til afvikling af underskud tidligere år, og overføres til opsamlet resultat Halkærgård Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der anvendes til afvikling af underskud tidligere år, afvikling af underfinansiering samt overføres til opsamlet resultat Veksølund Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der anvendes til afvikling af egenfinansiering, og overføres til opsamlet resultat Stengården II/2+3 Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Stengården II/4+5 Resultatopgørelsen slutter med et overskud på 0 kr Halkærgård Ungdomsboliger Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der anvendes til afvikling af underskud tidligere år. 6/11

7 #JobInfo Criteria=StenløseS1# Kelstedgård Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der anvendes til afvikling af underskud tidligere år, afvikling af underfinansiering samt overføres til opsamlet resultat Fortehusene Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Teglværksparken Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Marienlyst Park Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Æblehaven Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Stenløse Syd Byggeregnskabet er endnu ikke aflagt. Status balancerer med kr Stengården Fællessystem Resultatopgørelse slutter med et resultat på 0 kr. Bilag 5: Organisationsregnskab for at repræsentantskabet godkender årsregnskaberne for Indledningsvis forklarede KAB, Christen Mors, at fristen for aflæggelse af regnskaber for en boligorganisation overfor Landsbyggefonden er ændret fra seks måneder til fem måneder. Det forhold har sat processen med udarbejdelse af s 20 afdelingsregnskaber samt organisationsregnskabet under pres. Der har således været en måned mindre at få udarbejdet regnskaber i. 7/11

8 KAB, #JobInfo Christen Criteria=StenløseS1# Mors gennemgik organisationsregnskabet. Herefter blev nævnt nogle særlige forhold for visse af afdelingsregnskaberne. Torben Tingstrup og Nina Møller kunne ikke stemme for regnskaberne, fordi der blandt andet for afdeling 16 var en relativ stor divergens på det ureviderede udkast til afdelingsregnskab i forhold til det reviderede regnskab. For dette regnskab gør sig gældende, at revisionen har ønsket yderligere henlæggelse til tab ved lejeledighed, på grund af fraflytteres restance. KAB, Christen Mors tilbød, at boligorganisationens økonomimedarbejder deltager på et afdelingsbestyrelsesmøde for at forklare posterne i regnskabet. Et flertal af repræsentantskabet godkendte herefter årsregnskaberne for Revisionsprotokol I forbindelse med revision af årsregnskaberne for har Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskab udarbejdet revisionsprotokollat, der er vedlagt som bilag. Protokollatet vil blive gennemgået på mødet. Bilag 6: Revisionsprotokol at repræsentantskabet tager revisionsprotokollen til efterretning. Pia Søndergaard gennemgik revisionsprotokollen og repræsentantskabet tog herefter revisionsprotokollen til efterretning. 8. Budget for boligorganisationen 2012 Som bilag vedlægges driftsbudget for perioden 1. januar december 2012 for. Bilag 7: Boligorganisationens budget 2012 at repræsentantskabet godkender driftsbudgettet for perioden 1. januar december 2012 for. 8/11

9 KAB, #JobInfo Christen Criteria=StenløseS1# Mors gennemgik budgettet for, der resulterer i en stigning i administrationsudgifterne på 1,44 %, der primært skyldes pristalsregulering. Repræsentantskabet godkendte driftsbudgettet for perioden 1. januar december 2012 for. 9. Behandling af indkomne forslag Afdelingsbestyrelsen for afdeling 7 har udarbejdet vedlagte tre forslag til behandling på dette repræsentantskabsmøde. Bilag 8: Tre forslag at repræsentantskabet drøfter og efterfølgende træffer beslutning vedrørende de indkomne forslag. Afdeling 7 ved Lise Nielsen og Sanne Skogstad havde stillet tre forslag. Forslag et gik på, at hovedkontoret i Egedal Centret skal nedlægges. Forslaget var formuleret på en måde så repræsentantskabet blev bedt om at beslutte, at der skal stilles forslag på de kommende afdelingsmøder, om at nedlægge hovedkontoret. Dirigenten gjorde klart, at repræsentantskabet ikke har myndighed til at stille forslag til afdelingsmøder i de enkelte afdelinger. Herefter foregik en drøftelse af forslaget, hvoraf det fremgik, at hvert lejemål betaler kr. i administrationsbidrag kr. for driften af kontoret i Egedal Centret, kr. i administrationsbidrag til KAB. Disse tal anfægtede KAB, Christen Mors og gav udtryk for, at de korrekte tal er kr. til boligorganisationen og kr. i administrationsbidrag til KAB. Hvis hovedkontoret nedlægges, kan udgifter til kontorlokale og kontorhold trækkes ud af regnskabet for boligorganisationen. Det vil isoleret set reducere bidraget til boligorganisationen fra kr. til kr., og det samlede administrationsbidrag kan reduceres fra kr. til kr. Alle beløb er taget fra budget 2011, og er inklusive moms. Christen Mors tilføjede, at der er andre udgifter i boligorganisationen end udgifter til hovedkontoret. Der er blandt andet mødeudgifter til organisationsbestyrelse og repræsentantskab, ligesom der er udgifter til kurser, revision samt henlæggelse til arbejdskapital for blot at nævne nogle udgiftsposter. 9/11

10 #JobInfo Criteria=StenløseS1# Lise Nielsen gav udtryk for, at hun ikke kunne anerkende ovennævnte tal. Flere medlemmer af repræsentantskabet gav udtryk for, at de ønsker hovedkontoret bibeholdt. Det betragtes som en værdi for, at der er eget administrationskontor i lokalområdet. Et medlem gav udtryk for, at boligforeningen vil miste ydelser, hvis hovedkontoret blev nedlagt. Et andet medlem gav udtryk for, at hvis kontoret blev nedlagt, ville boligforeningen også miste sine søde sekretærer, og det ville være ærgerligt. Dirigenten konkluderede, at forslaget ikke kunne bringes til afstemning, idet repræsentantskabet ikke har bemyndigelse hertil. Forslag to gik på, at bør undersøge priser hos andre almene administrationsorganisationer konkret foreslås det at undersøge tre alternativer. Lise Nielsen gav udtryk for, at ikke burde betale mere end andre boligorganisationer betaler i administrationsudgift. Jørn Schmidt gav udtryk for, at det tidligere har været undersøgt, hvad de øvrige administrationsorganisationer kunne tilbyde, men at det var svært at få konkrete priser ud af dem. Bjørli Denbak supplerede med, at når alle de ydelser aftager fra KAB lægges sammen, og boligorganisationen ønsker at aftage samme ydelser fra andre almene administrationsorganisationer, vil de andres priser ligge på niveau med KAB. Repræsentantskabet kunne ikke tilslutte sig forslaget. Forslag tre handlede om, at bør arbejde projektrelateret ved at sammensætte arbejdsgrupper/udvalg. Flere medlemmer gav udtryk for, at der allerede er en lang række udvalg, der er nedsat af organisationsbestyrelsen. Vedtægterne giver mulighed for, at hver enkelt afdeling kan indstille en kandidat til organisationsbestyrelsen. På den måde sikres der en bred repræsentation til såvel organisationsbestyrelse som til de udvalg, der er nedsat under organisationsbestyrelsen. Repræsentantskabet kunne ikke tilslutte sig forslaget. 10/11

11 10. Beslutning #JobInfo om Criteria=StenløseS1# forretningsførelse I henhold til organisationens vedtægter 5, skal repræsentantskabet forholde sig til, hvorvidt organisationen fortsat skal lade sig administrere af en forretningsfører, herunder af en almen administrationsorganisation. Formandskabet indstiller, at repræsentantskabet fastholder nuværende administrationsform. at repræsentantskabet beslutter, at organisationen fortsat skal administreres af en almen administrationsorganisation. Repræsentantskabet besluttede, at organisationen fortsat skal administreres af en almen administrationsorganisation. 11. Valg af revisor Formandskabet indstiller, at Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskab genvælges som organisationens revisor for indeværende års regnskab. at repræsentantskabet genvælger Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskab. Repræsentantskabet genvalgte Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskab. 12. Eventuelt 11/11