Vi udvikler i stedet for hele tiden at øve brandslukning. DM i foreningsudvikling Vol 2. Årgang

Transkript

1 DM i foreningsudvikling Vol 2. Årgang Vi udvikler i stedet for hele tiden at øve brandslukning Foreninger jubler over effekten af at deltage i DM i foreningsudvikling. Læs hvorfor!

2 2 Udarbejdet for DGI Leder og Foreningsudvikling august 2014 Redaktion: Marlene Brix Foto: DGI Arkivfotos fra DM i foreningsudvikling Layout & print: DGI Kommunikation & Marketing, # 16872

3 7 hurtige fakta DM i foreningsudvikling (DM) er en af handlingerne i Strategi Målet er at udvikle foreningerne og skærpe behovet for fornyelse. 5. Alle foreninger i DGI kan ansøge om at deltage. De endelige deltagere vælges af landsdelsforeningerne. Fra 2014 kan der makismalt deltage fem foreninger fra hver landsdel mod tidligere tre Planen var at gennemføre tre mesterskaber. September 2014 starter 4. årgang, da resultater og tilbagemeldinger har været meget positive. 6. Der kåres tre vindere på hver årgang. Juryen lægger vægt på, at vinderne mestrer at tænke nyt og strategisk, evner at realisere ideer samt involvere og motivere andre i processen. 4. Over 100 foreninger har deltaget i DM. Første mesterskab blev holdt i med 36 foreninger. Næste årgang havde 31 deltagere. 34 deltog i Varigheden af DM er fra 4. årgang udvidet til 12 måneder mod tidligere ni. Det er valgt for at give tid til, at foreningerne kan nå at realisere flere planer. 7 ud af 10 deltagere har fået mere personlig motivation som frivillig.

4 4 High Five til DM Har du prøvet at være den eneste, der hujer i en forsamling? Eller hæver hånden til en High Five - uden at blive mødt af en anden? Sådanne pinlige momenter optræder ikke i forbindelse med DM. Her reagerer deltagerne ens. De synkronhopper. Og jubler. I flok.

5 10 positive resultater DM fremhæver sig ved at fokusere på at udvikle ledelse og aktiviteter på samme tid. Det giver synergi og effekt! 5 Nogle af de mest markante fund ved årgang to er, at foreningerne får ny struktur i ledelsen, mere system i opgaverne og større udsyn mod omverden. Alle de tiltag giver flere frivillige og mere overblik, dynamik og optimisme: procent er mere positive over for foreningens fremtid. 2. Mere end 2 ud af 3 uddelegerer frivillige arbejdsopgaver. 3. Flere end halvdelen opretter ad hoc-udvalg ud af 5 deler viden på skrift. 5. Næsten 2 ud af 3 tiltrækker procent flere frivillige. 6. Hver 2. opretter mere fleksible aktiviteter. 7. Mere end hver 5. udnytter eksisterende faciliteter bedre. 8. Over halvdelen får større opmærksomhed fra pressen. 9. Alle finder sparring med konsulenter relevant og brugbar og efterspørger endnu mere. 10. Flertallet mener, at de vinder ved blot at være med i processen.

6 6

7 DM tiltrækker markant flere frivillige Flertallet af DM-foreningerne fremhæver den positive udvikling i at tiltrække frivillige som et af de vigtigste resultater ved at deltage. 7 Udvikling i antal af frivillige År 1 År 2* År 1 År 2* Klart flere (mere end 25 pct.) eller en del flere (10-25 pct.) 59 % 63 % 37 % 29 % Cirka samme antal (+/- 10 pct.) 36 % 32 % 52 % 57 % En del færre (10-25 pct.) 0 % 0 % 7 % 14 % Klart færre (mere end 25 pct.) 0 % 0 % 4 % 0 % %: DM-foreninger * gennem de seneste tre år %: Kontrolforeninger Over halvdelen af begge årgange har fået mærkbart flere frivillige. Årgang to har fået flest. Modsat har kun en tredjedel af kontrolforeningerne fået en del nye. Mere end hver 10. kontrolforening har fået færre frivillige i perioden. være et attraktivt og effektivt koncept til at få hjælp og synliggøre behov. De (frivillige, red.) oplever en større værdi af deres arbejde og ser de synlige resultater DM-foreningerne mener, at bedre struktur er afgørende for det stigende antal af frivillige. En forening har for eksempel konkret nedsat et Frivillighedsudvalg til at sætte arbejdet i system. Andre har åbnet for Klub Frivillig, der har vist sig at Forskerne konkluderer, at der er sammenhæng mellem at øge fokus på at organisere det frivillige arbejde og en ny måde at tiltrække på. Det er dog kun få foreninger, der nævner øget strategisk arbejde som årsag til flere frivillige -

8 8 selvom det i høj grad er netop det, de har bedrevet. En forening vurderer den øgede synlighed som det vigtigste resultat af DM: Eksempler på anerkendelse der giver flere frivillige: Møder kun for frivillige Sociale events kun for frivillige Frivillighedsansvarlig i bestyrelsen Målrettet kommunikation virker bedst Effektiv kommunikation er også en vigtig del af ledelse og vej til at tiltrække og motivere både frivillige og medlemmer. Alle foreninger har boostet deres kommunikation i perioden. Den største forskel er brug af administrationssystemer. Det er igen et eksempel på, at DMforeningerne har øget fokus på struktur. De arbejder også mere målrettet over for pressen i forhold til kontrolforeningerne. Vi har været forholdsvis meget i de lokale medier, vi har været i landsdækkende radio ( ) det betyder også meget i forhold til frivillige. De kommer til os, fordi de ved, at vi eksisterer ( ) Det er her, DM har gjort den største forskel for os. Hvilke ændringer er der sket i måden at kommunikere på gennem de sidste 3 år Oprettet profil på sociale medier 79 % 64 % Lanceret ny hjemmeside 68 % 57 % Stigende grad opsøgende over for lokalmedier 58 % 43 % Indført administrationssystem 58 % 36 % Den positive energi og de mange nye initiativer har gjort, at flere gi r en hånd med. % DM-foreninger % Kontrolforeninger

9 9 Tip! Vend blikket væk fra medlemslisten og ud i samfundet Borgermøde er en effektiv vej til at få ideer til udvikling og indblik i behov, men også en kilde til at tiltrække frivillige: Vi opsatte en liste, hvor man kunne skrive, hvad man ville bidrage med ( ) bage kage, køre ærinder ( ). Mange skrev sig på, og vi har en kæmpe liste. Og de holder ord. Flere DM-foreninger har også iværksat en spørgeskemaundersøgelse blandt borgerne. Her fandt de frem til, at der var mange flere, som var interesserede i at bidrage: Vi måtte tage os i at tænke, at vi aldrig ville have drømt om at spørge de mennesker.

10 10 Udvikling behøver ikke at være en videnskab DM-foreningerne tænker mere bæredygtigt og genbruger gamle faciliteter i nye rammer og med nye aktiviteter. Nye ideer og aktiviteter Fire ud af fem DM-foreninger og kontrolforeninger har startet nye initiativer eller aktiviteter gennem de seneste tre år. Halvdelen af DM-foreningerne vurderer, at de nye tilbud er mere fleksible. Eksempler på nye igangsatte aktiviteter hos DM-foreningerne: Rulleskøjteløb BMX Beach håndbold Håndboldfitness Yoga Sjov søndag Motorik for børn Crossgym Flere planer for fremtiden DM-foreningerne (85 pct.) har flere konkrete fremtidsplaner om at udvide eller ændre på aktiviteter end kontrolforeningerne (50 pct.) Det er værd at fremhæve, at DM-foreningerne naturligt skal arbejde med fremtid, vision og mål som arbejdspunkt under mesterskaberne. Derfor kan man måske udlede, at en plan for fremtiden giver mere ro og tro på fremtiden? Eksempler på nye planer om aktiviteter hos DM-foreningerne: Friluftsarrangement Dans for bedsteforældre med børnebørn Event for andre foreninger Afdeling med triatlon Kurser i Sund Livsstil Crossgym Foreningsfitness Arrangementer for de unge fra år Traditionelle idrætsgrene får makeover Traditionelle idrætsgrene som håndbold og fodbold oplever vigende tilslutning hos både DM-foreninger og kontrolforeninger. Men nogle DM-foreninger har for eksempel valgt at forny håndbold som håndboldakademi, håndboldskole, beach-håndbold, håndboldfitness og så videre. Forskerne mener, at netop håndboldfitness er et godt billede på, at foreningerne tilpasser sig de generelle ændringer i særligt de voksne danskeres idræts-

11 11 mønstre, hvor fitness vinder frem. Det er dog ikke nødvendigvis undersøgelser af danskernes idrætsvaner, som har dannet baggrund for at forny aktiviteter til trods for, at DM-foreningerne bliver præsenteret for den seneste viden inden for feltet ved startkonferencen: Vi oprettede foreningsfitness, fordi der var nogle, der brændte for det. Ganske enkelt. Det var ikke fordi, vi lavede undersøgelser, som viste, om der var økonomi i det eller lignende. Genbrug får faciliteterne til at gro DM-foreningerne er bedre til at forny faciliteter, udnytte de eksisterende og i højere grad bruge de grønne områder. Knap hver 5. DM-forening (17 pct.) er begyndt at bruge naturen mod knap hver 10. af kontrolforeningerne (7 pct.). Eksempler på nye faciliteter hos DM-foreningerne: Fitnessbane i skoven Træning på stranden Multibane i udsatte boligområder Ombygning af klubhus til foreningsfitness Transformation af nedlagt skole til kultur- og bevægelseshus

12 12

13 Bestyrelsen vinder mere ledelse og mindre drift Mere styr på bestyrelsesarbejdet. Det er i top tre over de resultater, som foreningerne har tillagt størst værdi ved at deltage i DM. Og det har de fået. 13 Selvom DM-processen har været centreret om en lille gruppe frivillige i næsten halvdelen af foreningerne (45 pct.), er flere frivillige alligevel blevet involveret i de igangsatte aktiviteter. Tre ud af fire foreninger vurderer, at DM smitter af på deres udvikling generelt. Flertallet af DM-foreningerne fremhæver også, at de er blevet bedre til at uddelegere og synliggøre opgaver. Sammenlignet med kontrolforeningerne adskiller de sig markant på dette område. DM-foreningerne er også blevet mere struktureret i at tiltrække frivillige. Næsten halvdelen har en plan mod kun godt hver 10. af kontrolforeningerne. Den forskel er næsten identisk med sidste årgang. Her havde 44 % af DM-foreningerne en plan mod 22 % af kontrolforeningerne. Mere struktur på at tiltrække frivillige: Begyndt at uddelegere opgaver på flere personer 68 % 21 % Fået flere underudvalg og ad hoc-udvalg 68 % 57 % Arbejdet med en plan for at få frivillige 45 % 15 % % DM-foreninger % Kontrolforeninger Videndeling på skrift giver overblik Otte ud af ti foreninger har arbejdet med at skrive deres viden og erfaringer med DM ned. Forskerne fremhæver, at videndeling på skrift er sjælden i foreningslivet. Der er også stor forskel på, hvordan foreningerne har gjort det. 45 % af DM-foreningerne har en plan mod 15 % af kontrolforeningerne.

14 14 Nogle har skrevet manualer ned for hver enkelt bestyrelsespost og udvalgsmedlem, så det er let at træde ind som ny frivillig. Andre har fokuseret på huskesedler ved events, så de har overblik over behovet for hjælp. Vi har lavet handleplaner i forhold til de initiativer, vi har igangsat ( ) De beskriver, hvad der er næste skridt i de enkelte initiativer. Når vi holder festuge, har vi stort set et manuskript for, hvordan idrætsugen skal fungere ( ) Man skal ikke undervurdere det. Det er supervigtigt at få gjort. Ord giver luft Kernen er, at det giver luft for ledelsen at få skrevet planer ned. Den nye måde at organisere det frivillige arbejde på har ikke nødvendigvis givet færre timer til bestyrelsesarbejde. Men opgaverne har flyttet sig fra drift til ledelse: Jeg tror ikke, at vi bruger mindre timer end før DM. Tværtimod tror jeg, at vi bruger flere. Men vi gør til gengæld det, vi har lyst til.

15 Yes We Can! DM kan ændre fremtiden. Hvis deltagerne bliver bedt om at se tre til fem år frem, er de markant mere optimistiske end kontrolforeningerne. 15 Tæt på alle DM-foreninger i årgang to ser lyst på fremtiden (94 pct.) mod lige godt halvdelen af kontrolforeningerne (57 pct.) uanset, om vi ser på udvikling i medlemstal, andel af frivillige eller konkurrence med andre idrætstilbud eller kommercielle aktører. Årgang to er også mere optimistisk end årgang et. Antal af foreninger der ser positivt på fremtiden 3-5 år frem: Årgang 2 94 % 57 % Årgang 1 87 % 78 % % DM-foreninger % Kontrolforeninger Forskerne vurderer, at det særligt er forandringerne i ledelsen, brugen af nye værktøjer og tilvæksten af frivillige, som motiverer og giver DM-foreningernes selvtillid et boost generelt.

16 16 Pep den personlige gejst De frivillige har mange forskellige årsager til, hvorfor de sagde ja til at deltage i DM. Flertallet gjorde det for at gøre noget godt for foreningen nogle af nød, andre af lyst: Vil gerne forsøge at ændre tankegangen og processerne i foreningen. Ønskede, at foreningen fik et ekstra spark bagi for at komme videre. Vi er en gammel bestyrelse, som trængte til at få input til at forny os. God lejlighed til at booste bestyrelsesarbejdet og arbejde med andet end den sædvanlige drift. Flertallet af deltagerne på begge årgange har hænderne i vejret over den personlige effekt af at deltage i DM. Syv ud af ti (71 pct.) på årgang to er enige om, at DM har øget deres motivation.

17 17 Eksempler på hvad deltagerne tænker om forløbet med DM: Jeg har lært flere af mine medborgere at kende. Har været en fantastisk udvikling for klubben. Det var et spændende og konstruktivt forløb. Fortsæt endelig konceptet! DM sætter aftryk efter afslutningen Kun en ud af ti (9 pct.) er trådt ud af udviklingsarbejdet ni måneder efter DM, selvom mange fremhæver, at det har været en tidskrævende proces. Forskerne ser det som et tegn på, at DM er mere end en tidsbegrænset strategisk indsats og præger deltagerne fremover.

18 18 Følg op! Og følg så op igen Forskerne konkluderer, at DM har effekt og øger motivation hos deltagerne. Men hvordan kan DM blive bedre? Forandringer i ledelsen har stor andel i foreningernes succes. I samme åndedrag har foreningerne indset, at sparring udefra giver god mening og god effekt. Næsten ni ud af ti foreninger tildeler konsulenterne og derigennem DGI s støtte meget stor eller noget betydning for deres resultater. De giver også konsulentkontakt meget stor eller stor betydning for, hvorfor de var motiveret for at være med i DM til at begynde med. Konsulenterne har bidraget med at sparre i forhold til handlingsplaner, borgermøder, fokusgrupper, drømmescenarier, milepæle, målsætninger og meget mere. DGI s konsulent har været en helt fantastisk igangsætter og øjenåbner. Bestyrelsen er bl.a. blevet udfordret i at sætte mål og formulere disse skriftligt samt forfølge disse. Hvilken kontakt til DGI er vigtigst*? Nyhedsbreve 20 % 20 % Telefon og 10 % 20 % Konsulentbesøg 70 % 80 % Tilbud om udviklingsproces i afgrænset periode 55 % 27 % % DM-foreninger % Kontrolforeninger * Muligt at sætte flere krydser Stor forskel på omfanget i samarbejdet Nogle konsulenter har været til stede ved alle møder. Andre kun ved kickoff. Flere foreninger nævner, at de havde en god opstart, men at den står i kontrast til at være overladt mere eller helt til sig selv senere i forløbet. God opstart, men dalende opbakning gennem forløbet. Savner opfølgning på de ting, vi var i gang med. Bare lige at have sendt en mail eller ringet for at høre, hvordan det gik. Webartikler 5 % 7 % Kurser 35 % 40 %

19 6 gode råd til DGI 1. Tydeliggør hvad deltagerne kan forvente af processen. Præcisér hvordan de kan gøre brug af konsulenterne og i hvilket omfang. 2. Estimér hvad deltagerne kan forvente at bruge af ressourcer på tid, økonomi, antal frivillige og så videre. 3. Skriv en liste over gode kilder både på personer i DGI og andre, der kan give råd og vejledning. Henvis også gerne til Foreningsguiden.dk. 4. Overvej at have planlagt en vikar for konsulenten i tilfælde af ferie, sygdom eller orlov. 5. Saml de deltagende foreninger til erfaringsudveksling også gerne efter DM. Husk, at udfordring og inspiration har højere prioritet for deltagerne end at konkurrere. Tre ud af fire foreninger tillægger inspiration fra andre foreninger stor betydning. 6. Følg op! Og følg så op igen. Nu er der gået et år siden DM, og vi har ikke haft et konsulentbesøg. Jeg siger ikke, at vi skal besøges en eller to gange om året. Men der er to andre klubber i vores lokalområde, der heller ikke er blevet besøgt. Jeg tror, det er her DGI for alvor kan differentiere sig i forhold til alle andre. Det er det, der virkelig rykker og skaber udvikling. 45 % af DMforeningerne ved ikke præcis, hvad de kan bruge konsulenterne til. 19

20 20 Close-up på DM i foreningsudvikling Her har du et indblik i DM i foreningsudvikling (DM) årgang to i Fokus er effekten i foreningerne og hos de frivillige, der har været involveret. Afsættet er en rapport om netop anden årgang af DM. Den er skrevet af postdoc. Karsten Østerlund fra Institut for Idræt og Biomekanik ved Syddansk Universitet juni For at sætte resultaterne i perspektiv bliver de sammenholdt med en tilsvarende rapport om årgang et. Den er skrevet af professor Bjarne Ibsen og postdoc. Jens Høyer-Kruse juni Ny empiri i fokus Begge rapporter sammenligner erfaringer hos deltagende foreninger med kontrolforeninger, der er andre lignende foreninger i DGI. Begge undersøgelser har gjort brug af spørgeskemaer. Forskellen er, at den første har suppleret med telefoninterviews. Den seneste med fokusgruppeinterviews. Tegning af tendenser Det er ikke alle DM-foreninger, der har valgt at svare på spørgeskemaerne. Alligevel kan resultaterne bruges til at udlede tendenser og give et billede af, hvordan DM virker ude i foreningerne. Til sidst får du bud på, hvor DGI bør være opmærksom. Bliv klogere her! Du kan downloade begge rapporter på dgi.dk/dm. Her finder du også portræt af udvalgte foreninger, interview med forskerne, reportager og meget mere. Tjek også foreningernes udviklingsbeskrivelser og hent inspiration til udvikling i en række af temahæfter. På Foreningsguiden.dk kan du se videoklip med nogle af deltagerne fra årgang tre og høre deres oplevelser med at være med. Se mere på Vingsted Skovvej Bredsten Tlf info@dgi.dk