REFERAT AF BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 1 REFERAT AF BESTYRELSESMØDE Tid: Onsdag den 23. september 2009, kl Sted: SIFs bestyrelseslokale Til stede: Bue Kjems, Elo Jørgensen, Claus Buhl, Lisbet Elkjær, Steffen Moe, Peter Huusom, Michael Bartholdy, Erik Bolt Sørensen og Henrik Baaner (referat). Afbud: Ingen Inden bestyrelsen gik til dagsordenen, var der et formøde, hvor der skulle drøftes emner vedrørende om- og tilbygning af foreningen. Til dette formøde deltog også Tom Gudmandsen fra haludvalget. BK havde på seneste bestyrelsesmøde bedt afdelingerne om at komme med deres ønsker for en kommende hal. TG, EBS, SM og MB fremførte på deres afdelingers vegne ønsker til en kommende hal, mens BK fremlagde fællesskabets ønsker. Alle disse ønsker, som også blev begrundet og diskuteret og prioriteret, blev samlet op af BK og HB, som vil sammenskrive dem til et arbejdsredskab for den videre behandling af byggeprojektet. TG spurgte til om budgettet for byggeriet er det samme som tidligere, eller om det eventuelt er pristalsreguleret. Endvidere spurgte han til, om der fortsat er tilsagn om støtte fra MM fonden på 2,5 mill.kr. PH spurgte om haludvalget er blevet nedlagt. BK svarede, at vi endnu ikke kender beløbet, som kommunen vil afsætte på budgettet, da budgetforhandlingerne pågår netop nu. Der er fortsat tilsagn om støtte på 2,5 mill.kr. fra MM fonden. Haludvalget er ikke nedlagt, men hovedbestyrelsen er den instans som træffer de endelige beslutninger vedrørende projektet. PH spurgte hvorledes foreningen skal være repræsenteret i forhandlingerne med Gentofte Kommune. Det var BK s opfattelse, at det ikke vil være smart at være mere end to repræsentanter fra foreningen, men at disse selvfølgelig skal rådføre sig med haludvalget, og at det er meget vigtigt, at vi overfor kommunen kommer med en fælles indstilling og er enige. BK mente, at han selv og SM, som også er byggesagkyndig bør repræsentere foreningen. EBS fandt, at det er vigtigere, at tennisfolket er direkte repræsenteret end en byggesagkyndig, da tennisfunktionaliteten vil være af en sådan karakter, at tennisfolket bør være med. TomG mente, at fodbold ikke kunne acceptere, at foreningen kun lod sig repræsentere i drøftelserne med kommunen ved BK og SM. Efter en diskussion endte det med at BK og SM har kontakten til kommunen indtil budgetforhandlingerne er afsluttet og vi kender de økonomiske rammer. Herefter inddrages haludvalget som beskrevet i haludvalgets kommissorium og det besluttes hvorledes projektgruppen skal organiseres. PH efterlyste en strategi for at påvirke budgetforhandlingerne i kommunen. BK fortalte, at vi nu bør afvente budgetforhandlingerne, men at både politikere og embedsmænd i kommunen er meget positive overfor projektet.

2 2 Der var enighed i bestyrelsen om at Bue Kjems havde gjort en fin indsats og at der ikke skulle gøres mere før efter budgetforhandlingerne. Herefter var der spisepause inden, at man gik over til behandling af dagsordenen. 1) Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde 16/ Referatet blev godkendt. 2) Indkomne sager A) Kunstgræsbanen BK fortalte, at Virklund Sport efter seneste bestyrelsesmøde har givet et overslag på at nedlægge en fibermåtte i kunstgræsbanen på kr , hvilket ikke er realistisk, da vi ikke kender virkningen eller har pengene på budgettet. Et overslag på en prøve på samme på 10 m2 er kr BK spurgte, om det er det vi vil og om, vi ved at få arbejdet udført, flytter problemerne til fodbold, og har vi råd. EBS sagde, at 2. generations tennisunderlag også kan bruges til fodbold,og at han får besøg af en norsk entreprenør, som vil give et uforpligtende tilbud på arbejdet. CB tvivlede meget på, at vi har råd til at omlægge arealet, og mente i øvrigt ikke, at de nuværende grusbaner er blevet udnyttet fuldt ud i denne sæson. EBS fortalte, at foreningen har det største antal medlemmer pr. bane i Danmark, og vi kan ikke tilbyde det samme som andre foreninger, p.g.a. manglen på baner. EBS ville tjekke påstanden. EBS oplyste, at han ikke langsigtet kan afgive de to omlagte baner. BK fremførte, at opførelse af en dobbelt tennishal må være et plaster på såret, (så vil tennis- afdelingen være tilbage til udgangspunktet med 8 baner før kunststofbanen blev anlagt) og at en eventuel omlægning af kunstgræsbanen bør afvente en fremtidig udskiftning af kunstgræsbelægningen, idet andet vil være økonomisk umuligt. Dette synspunkt var der bred opbakning til. PH fortalte, at fodboldafdelingen ikke føler noget ejerskab af den fulde kunstgræsbane, men er glad for at brugen af den. EBS mente, at mere sand i belægningen også kunne være med til at gøre det bedre at spille tennis på banerne, hvilket han vil lave forsøg med. Alle var enige om, at hvis det fungere, vil det være en realistisk og god måde at løse problemet. B) Restauranten BK meddelte, at det var lykkedes at forhandle en aftale på plads med Jacob Tolsøe. Der var bred enighed i bestyrelsen om at dette var positivt da Jacob er en god kok, maden er god og belægningen er høj, samt at alternativerne fra fortiden skræmmer. Foreningen havde således strukket sig i forhandlingerne med Jacob Tolsøe for at sikre restaurantens fortsatte virke. BK fortalte, at CB og han i samarbejde med Jacob Tolsøe har udarbejdet et budget for den fremtidige drift af restauranten. Dette budget, som er udarbejdet på grundlag af den hidtidige drift, blev udleveret til mødedeltagerne.

3 3 Foreningens advokat har udarbejdet udkast til kontrakt mellem foreningen og Jacob Tolsøe. BK fortalte, at der fra oktober 2009 kommer en ny kok, som efter det oplyste skal være meget dygtig. PH spurgte om vilkårene for medlemmerne og Jacob var de samme som i en forpagtersituation. BK svarede at det er de. Vilkårene blev beskrevet, herunder at kontoret overtog bogføring. PH spurgte om det betød, at der var andre opgaver der blev nedprioriteret på kontoret eller om det betød merarbejde for kontoret. BK meddelte, at det var merarbejde for kontoret. PH spurgte om budgettet er realistisk. CB meddelte, at det var bedste bud og han følte sig komfortabel med tallene.. PH fandt at den valgte model gav anledning til bekymring da den var baseret på refusion af eludgift. Da det nu er SIF der har ansvaret/risikoen for restaurationen blev det besluttet, at udviklingen skulle følges tæt i starten og minimum i form af kvartalsregnskaber for at sikre at bestyrelsen kunne følge udviklingen. PH anmodede om at kontrakten bliver fremsendt når den er afsluttet. Der var også spørgsmål fra PH og EBS om større fleksibilitet med hensyn til bl.a. minimumsstørrelser på selskaber, større indkøb af sodavand m.m. BK vil drøfte dette med JT, således at tingene fungerer fleksibelt. 3) Regnskab og budget A) Drøftelse af mulig bedre synliggørelse af regnskabet. CB har endnu ikke haft tid til at se på dette. CB uddelte et foreløbig regnskab for 100 års jubilæet. Foreningen har hensat kr til arrangementer i anledning af jubilæet. Desuden er det vedtaget på foreningens generalforsamling, at man kan opkræve kr. 75,- pr. husstand til omkostninger i forbindelse med udgivelsen af jubilæumsbogen. Regnskabet udviste et overskud og hovedbestyrelsen vedtog, at der ikke opkræves de 75 kr. pr husstand til bogen. Budgetoverskuddet er herefter ca. kr , som bestyrelsen ikke nåede at tage stilling til, hvad der skal ske med. CB havde udarbejdet oversigter over hovedtal for både fællesskabet og afdelingerne som blev udleveret. Reviderede oversigter er efterfølgende udsendt til mødedeltagerne, og vil også tilgå afdelingskassererne, når CB får oplyst disses mailadresser. 4) Meddelelser fra formand, næstformand og sekretær. LE fortalte, at sportsgruppen afholder deres første møde efter sommerferie 29/ BK sagde, at vi har en ansøgning om en ny græsslåmaskine til behandling i dette udvalg, men at vi også har andre projekter, som vi vil søge midler til. Bl.a. vil vi søge om midler til et nyt adgangssystem, hvilket er blevet aktualiseret på baggrund af røveriet i skytteafdelingen. EJ havde nogle spørgsmål til røveriet i skytteafdelingen. Disse blev besvaret af HB og MB.

4 4 5) Meddelelser fra forretningsføreren HB fortalte, at foreningen netop har afholdt genopfriskningskursus i hjertestarter. Da der siden starten er faldet nogle fra, vil vi i samarbejde med vores underviser forsøge at stable et nyt kursus på benene. Han opfordrede, at man tilmelder sig på kontoret. CB og HB har 1/ et møde med Birgit Holm, forretningsfører i GBK, om Foreningspakken som regnskabssystem. Systemet er udviklet i samarbejde med DIF. Hvis det ser ud til at opfylde vores krav, vil vi prøve at starte med det i HB undersøger om medlemmerne af udvalget vedrørende seksuelle krænkelser ønsker afholdelse af møde i udvalget. Eventuel flytning af en væg, så motionsrummet bliver større, vil afvente en eventuel flytning af motionsrummet i forbindelse med byggeplanerne. 6) Meddelelser fra afdelingsformænd Peter Huusom, fodbold: PH fortalte, at ungdomsafdelingen er i færd med at få en ny og bedre struktur. Afdelingen arbejder også med at få nedbragt restancemassen og undersøge, om der løber spillere rundt uden at være medlem. Der afholdes dialogmøder med de frivillige og trænerne. Nike Camp var en stor succes, og afdelingen har fået stor ros fra DGI for arrangementet, hvilket betyder, at SIF får nogle større frihedsgrader i forbindelse med afholdelse af kommende Camps. Erik Bolt Sørensen, tennis: Afdelingen har haft en større udskiftning i afdelingsudvalget, men at arbejdet forløber godt. Klubmesterskaberne er netop blevet afholdt med succes. 1. holdet måtte desværre forlade 3. division, hvilket skyldes, at vi har mistet en del spillere. CB spurgte til Glöde-sagen. EBS forklarede om det hidtidige forløb og fortale, at sagen forventes afsluttet meget snart. Steffen Moe, badminton: Mette Viscovich er indtrådt i afdelingsudvalget som ungdomsformand. Badmintonafdelingen afholdte en vellykket camp i august. 1. holdet har vundet sin første kamp i 1. division. Afdelingens hovedsponsor fortsætter sit sponsorat. Michael Bartholdy, skydning: Mødedeltagerne havde mulighed for at stille MB spørgsmål i anledning af røveriet i afdelingen. MB fortalte også om nogle nye tiltag angående adgangskontrol til skytterummet. Arbejdet er blevet udført. 7) Eventuelt BK spurgte, om der var muligt at flytte det kommende planlagte møde i hovedbestyrelsen fra den planlagte dato: 11/ til 02/

5 5 Man enedes om at flytte mødet til mandag den 2. november 2009, kl Mødet afsluttes kl Referat: H. Baaner