Statsforvaltningens brev af 17. april 2007 til Sydtrafik. Vedrørende Deres j.nr. 06/2934.

Transkript

1 Statsforvaltningens brev af 17. april 2007 til Sydtrafik Vedrørende Deres j.nr. 06/2934. Den forberedende trafikbestyrelse for Trafikselskabet Sydtrafik har den 8. november 2006 anmodet om godkendelse af retningslinier for ydelse af fast vederlag, diæter og godtgørelse for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste m.v. for bestyrelsens medlemmer. Statsforvaltningen har ikke bemærkninger til de foreslåede ændringer til punkt A.2.1, A.2.3, A.4.1 og A.4.2. Vedrørende størrelsen af det faste vederlag til formanden kan statsforvaltningen under forudsætning af ministeriernes godkendelse af vedtægterne for Sydtrafik godkende, at det faste vederlag udgør kr. pr. 1. januar Statsforvaltningen kan ligeledes under samme forudsætning godkende, at næstformandens vederlag fastsættes til 10 % af formandens vederlag. Statsforvaltningen kan ikke godkende, at der ydes fast vederlag til de menige medlemmer af bestyrelsen. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund : Som det fremgår ovenfor, har den forberedende trafikbestyrelse for Sydtrafik anmodet statsforvaltningen om godkendelse af retningslinier for ydelse af fast vederlag mv. for bestyrelsens medlemmer TILSYNET MED KOMMUNERNE I REGION SYDDANMARK STATSFORVALTNINGEN SYDDANMARK H.P. HANSSENS GADE AABENRAA JOURNAL NR.: /10 SAGSBEHANDLER: SBSOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: CVR-NR EAN-NR syddanmark@statsforvaltning.dk EKSPEDITIONSTID: MANDAG - ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: TELEFONTID: MANDAG-ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: Følgende fremgår af 22 i vedtægten for Sydtrafik : Der ydes bestyrelsesmedlemmerne diæter og erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste m.v. efter reglerne i 16 a i den kommunale styrelseslov. Bestyrelsen kan med tilsynsmyndighedens godkendelse beslutte, at der i stedet ydes et fast vederlag afhængigt af den arbejdsbyrde, der er forbundet med varetagelsen af det enkelte bestyrelseshverv. Statsforvaltningen har noteret sig, at der

2 - til punkt A.2.1 og punkt A.2.3 tilføjes følgende : Vederlaget reguleres efter de for tjenestemænd gældende reguleringssatser. - i punkt A.4.1 foretages en rettelse, således at 2. punktum ændres til Diæter og erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste kan ydes for deltagelse i : - og at sidste del af sætningen i punkt A.4.2 ændres til : - kan der ikke ydes diæter og tabt arbejdsfortjeneste. Statsforvaltningen har ikke bemærkninger hertil. Om den forventede arbejdsindsats, der er forbundet med hvervene som henholdsvis formand, næstformand og menige bestyrelsesmedlemmer, fremgår følgende af Sydtrafiks brev af 8. november 2006 : Bestyrelsen forventer at holde møde 1 gang om måneden. Det faste vederlag til formanden er baseret på formandens skønnede tidsforbrug ved varetagelse af hvervet som formand for bestyrelsen. Sydtrafik har i den forbindelse vurderet, at formanden udover bestyrelsesmøderne og forberedelse hertil, skal afholde interne møder med direktøren hver 14. dag samt deltage i repræsentantskabsmøde, konferencer og møder med de enkelte kommuner. Sydtrafik forventer, at formandens tidsforbrug til møder m.v. vil udgøre ca. 224 timer årligt, hvortil kommer forberedelse på ca. 104 timer årligt, i alt 328 timer årligt. Der er i beregningen af vederlag til formanden taget udgangspunkt i den timeløns, som et folketingsmedlem oppebærer. Pr. 1. januar 2007 ca. 308 kr. i timen, jf. lovbekendtgørelse nr. 704 af 27. juni 2004 om valg til folketinget. Sydtrafik anbefaler på den baggrund at formandens vederlag udgør kr. som grundbeløb pr. 1 januar Det faste vederlag til næstformanden er baseret på en vurdering af næstformandens skønnede arbejdsbyrde ved varetagelse af hvervet som næstformand for bestyrelsen, set i forhold til formandens skønnede arbejdsbyrde. Sydtrafik vurderer, at næstformands tidsforbrug vil udgøre ca. 5 timer på forberedelse, formøde med formand og direktør og deltagelse pr. bestyrelsesmøde, i alt 12 møder pr. år, hvilket udgør i alt ca. 60 timer, hvortil kommer konferencer, repræsentantskabsmøder, kommunemøder m.m. i alt, skønnet 96 timer, hvilket svarer til ca. 30 % af formandens tidsforbrug. SIDE 2

3 Sydtrafik anbefaler på den baggrund, at vederlaget til næstformanden herefter udgør 30 % af vederlaget for formanden for bestyrelsen. Sydtrafik vurderer, at de øvrige medlemmer af bestyrelsens tidsforbrug vil udgøre ca. 4 timer på forberedelse og deltagelse pr. bestyrelsesmøde, i alt 12 møder pr. år, hvilket udgør i alt ca. 48 timer, hvilket svarer til ca. 15 % af formandens tidsforbrug. Sydtrafik anbefaler på den baggrund, at vederlaget til øvrige medlemmer af bestyrelsen udgør 15 % af vederlaget for formanden for bestyrelsen, hvis medlemmet ikke ønsker diæter og erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste.... Ifølge skema vedhæftet retningslinierne fremgår opgørelsen over det skønnede tidsforbrug således : Opgørelse over skønnet Antal A Formand Best.medl. tidsforbrug timer timer 1 månedligt bestyrel sesmøde 14-dages møde med direktør Repræsentantskabsmøde Møde med kommuner Konferencer Hjemmearbejde Timeforbrug i alt MF-løn /1924= 308 Vederlag Sydtrafik har den 20. februar 2007 om næstformanden og de menige medlemmers tidsforbrug supplerende oplyst følgende : Næstformandens tidsforbrug er udregnet til ca. 96 timer pr. år, ud fra hans deltagelse i møder dels sammen med formanden, men også som selvstændig næstformand i formandens fravær for at varetage funktioner i diverse trafikselskabs forhold, ved besigtigelser, i konferencer, i møder med direktøren og i repræsentantskabet. I lighed med formandens virke vil næstformanden aktivt skulle deltage i opbygningen af trafikselskabet, herunder varetage funktioner på formandens vegne f.eks. i forhandlinger med kommuner, vognmænd, rutebilstationer, togoperatører med mere. Et sådant virke vil ligge ud over de forventninger, der er til medlemskab af bestyrelsen. SIDE 3

4 Der henvises i øvrigt til følgebrevet til de fremsendte retningslinier af 8. november De menige medlemmers tidsforbrug vil udover mødeaktiviteter i bestyrelsen også omfatte konferencer, møder med kommuner, vognmænd og andre, repræsentantskabsmøde og aktiviteter, hvor bestyrelsesmedlemmet kan repræsentere Sydtrafik i forhold til samarbejdsparterne på det lokale niveau herunder ved besigtigelser. I alt svarer det til ca. 52 timer pr. år. Det er fortsat Sydtrafiks opfattelse, at der ved varetagelse af hvervet (også) for de menige medlemmer vil være en arbejdsbyrde, der ligger ud over selve mødeaktiviteten ved bestyrelsesmøderne. Der henvises i øvrigt til følgebrevet til de fremsendte retningslinier af 8. november Det kan oplyses, at Sydtrafiks omsætning er på ca. 550 mio. kr. årligt. Retsgrundlaget : Det bemærkes indledningsvist, at statsforvaltningen ikke foretager yderligere vedrørende spørgsmålet om, hvorvidt den forberedende trafikbestyrelse har haft kompetence til at træffe beslutning om vederlæggelse i form af fast vederlag. Følgende fremgår af 2, stk. 4 i lov om trafikselskaber (trafikselskabsloven lov nr. 582 af 24. juni 2005, som senest ændret ved lov nr af 21. december 2005) : 2, stk. 4. Trafikselskabet fastsætter selskabets vedtægter, som skal godkendes af repræsentantskabet og de berørte regionsråd og derefter af transport- og energiministeren og indenrigs- og sundhedsministeren. Følgende fremgår af 19 i standardvedtægten, jf. bekendtgørelse nr af 9. oktober 2006 om vedtægter for organisering af trafikselskaber (standardvedtægt) : 19. Der ydes bestyrelsesmedlemmerne diæter og erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste m.v. efter reglerne i 16 a i den kommunale styrelseslov. Bestyrelsen kan med tilsynsmyndighedens godkendelse beslutte, at der i stedet ydes et fast vederlag afhængigt af den arbejdsbyrde, der er forbundet med varetagelsen af det enkelte bestyrelseshverv. SIDE 4

5 Statsforvaltningen konstaterer, at der med 19 i standardvedtægten er hjemmel til at fastsætte vederlagsregler, som de forelagte, og at statsforvaltningen skal godkende disse. Det bemærkes, at statsforvaltningen ved sin godkendelse heraf skal tage stilling til reglernes hensigtsmæssighed. Standardvedtægten indeholder i øvrigt efter statsforvaltningens opfattelse alene hjemmel til, at bestyrelsen kan træffe beslutning om ydelse af fast vederlag med tilsynsmyndighedens godkendelse, uden det af vedtægten eller af Transport- og Energiministeriets skrivelse af 15. februar 2006, henholdsvis notat af 1. februar 2006 nærmere kan udledes, efter hvilke principper vederlaget fastsættes. Følgende fremgår af 108, stk. 1 i lov om valg til Folketinget lovbekendtgørelse nr af 8. december 2006 : 108. Folketingets medlemmer modtager et grundvederlag, jf. stk. 2, og et omkostningstillæg til dækning af omkostningerne i forbindelse med hvervet som folketingsmedlem, jf. stk. 3. Ethvert folketingsmedlem er forpligtet til at modtage grundvederlaget og omkostningstillægget. Stk. 2. Grundvederlaget udgør samme beløb som den til enhver tid gældende løn på skalatrin 51 (lønskalaen for statstjenestemænd). Følgende fremgår af 9, stk. 1, 1. punktum og 11 i bekendtgørelse nr af 19. december 2005 om vederlag, diæter, pension m.v. for varetagelsen af regionale hverv, som ændret ved bekendtgørelse nr. 134 af 9. februar 2007 : 9. Regionsrådet kan forud for og med virkning for mindst ét regnskabsår ad gangen træffe beslutning om, at regionsrådets første næstformand skal oppebære et vederlag på indtil 10 pct. af formandens vederlag. 11. Formanden for regionsrådet oppebærer et vederlag, der svarer til størrelsen af den til enhver tid gældende løn i en tjenestemandsstilling i staten i lønramme 40 (skalatrin 53), med et særligt tillæg på kr. Følgende fremgår af 12, stk. 1, 1. punktum og 19, stk. 1 i bekendtgørelse nr af 19. december 2006 om vederlag, diæter, pension m.v. for varetagelse af kommunale hverv, som ændret ved bekendtgørelse nr. 133 af 9. februar 2007 : 12. Kommunalbestyrelsen kan forud for og med virkning for mindst ét regnskabsår ad gangen træffe beslutning om, at kommunalbestyrelsens næstformand skal oppebære et vederlag på indtil 10 pct. af formandens vederlag. SIDE 5

6 19. Formanden for kommunalbestyrelsen, magistratsmedlemmer, jf. 64 i lov om kommunernes styrelse, samt formænd for stående udvalg i kommuner, der har en styreform med delt administrativ ledelse, jf. 64 a i lov om kommunernes styrelse i det følgende alle benævnt borgmestre oppebærer et vederlag, der svarer til størrelsen af den til enhver tid gældende løn i en tjenestemandsstilling i staten i overensstemmelse med bilag 1 i denne bekendtgørelse. Ifølge bilag 1 fastsættes borgmesterens vederlag afhængigt af kommunens indbyggertal til mellem lønramme 37, skalatrin 50 og lønramme 40, skalatrin 53. Ifølge Finansministeriets lønoversigt pr. 1. april 2007 udgør den årlige løn i lønramme 37, skalatrin kr., lønramme 38, skalatrin kr. og i lønramme 40, skalatrin kr. Det bemærkes, at der med udsendelsen af Indenrigsministeriets cirkulæreskrivelse af 4. marts 1981 om vederlæggelse af hverv som medlem af bestyrelsen for selskaber, som helt eller delvist er i offentligt eje, har været opstillet faste rammer for honoreringen. De principper, der kom til udtryk i cirkulæreskrivelsen, finder således fortsat finder anvendelse. Udgangspunktet er, at der alene kan vederlægges med udbetaling af mødediæter, jf. 16 a i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven - lovbekendtgørelse nr af 24. oktober 2006). I de tilfælde, hvor forberedelsen til møderne går ud over, hvad der normalt kan forventes, eller hvor der foreligger en betydelig arbejdsindsats, der ikke direkte er knyttet til mødevirksomhed, kan der ydes et fast vederlag. Det vil ofte være formanden eller næstformanden, der har en sådan merbelastning, som ikke er knyttet til egentlig mødevirksomhed. Udover tidsforbruget indgår det endvidere i vurderingen af, om et fast vederlag er berettiget, at selskabet har en omsætning af en vis størrelse. Et fast vederlag fastsættes i givet fald på grundlag af en opgørelse over den tid, der anvendes eller forventes anvendt. Vederlaget beregnes sædvanligvis ud fra den timeløn, som et folketingsmedlem oppebærer pr. 1. april 2007 ca. 286 kr. i timen med mindre hvervets karakter taler for, at der tages udgangspunkt i en højere lønramme. Den betydelige arbejdsindsats, der ikke direkte er knyttet til mødevirksomhed, er i cirkulæreskrivelsen angivet som eksempelvis forberedelsesarbejde, deltagelse i drøftelser, forhandlinger, besigtigelser og lignende. I kapitel 4, afsnit E, punkt 3.5, 3.7, og punkt 7 i Rapport om de styringsmæssige relationer mellem kommunalbe- SIDE 6

7 styrelser og kommunale selskaber, 2006 er der oplyst eksempler på, i hvilke kommunale fællesskaber Indenrigsog Sundhedsministeriet har godkendt udbetaling af fast vederlag, størrelsen heraf og til hvilke af bestyrelsens medlemmer. Det fremgår heraf, at ministeriet i 1999 har godkendt et fast vederlag på kr. til formanden for bestyrelsen for Storstrøms Trafikselskab I/S. Samme år godkendte ministeriet et fast vederlag til formanden for bestyrelsen i Naturgas MidtNord I/S på kr. svarende til 40 % af formandens vederlag, og et fast vederlag til de menige medlemmer på kr., svarende til 15 % af formandens vederlag. Også for bestyrelsen i I/S Amagerforbrænding er det godkendt at såvel formand, næstformand og de øvrige bestyrelsesmedlemmer oppebærer et fast vederlag. Størrelsen af formandens vederlag udgjorde i august ,68 kr. årligt, næstformandens vederlag ,96 kr. årligt og de øvrige bestyrelsesmedlemmers vederlag ,76 kr. årligt. Statsforvaltningen er derudover bekendt med, at Statsforvaltningen Midtjylland har udtalt, at statsforvaltningen er indstillet på at godkende, at formanden for Midttrafik, det trafikselskab der dækker hele Region Midtjylland, kan honoreres for 660 timer, svarende til kr., at næstformanden kan honoreres med 10 % af formandens vederlag, og at der ikke kan ske udbetaling af fast vederlag til de øvrige medlemmer af bestyrelsen. Statsforvaltningens udtalelse : Statsforvaltningen er ikke bekendt med, om Transport- og Energiministeriet og Indenrigs- og Sundhedsministeriet nu har godkendt vedtægterne for Sydtrafik. Først når vedtægterne er endelig godkendt, kan statsforvaltningen tage endelig stilling til godkendelse af retningslinier for ydelse af fast vederlag, diæter og godtgørelse for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste m.v. for bestyrelsens medlemmer. Vederlag til formanden : Statsforvaltningen er, som sagen er oplyst, enig i, at der er forbundet en betydelig arbejdsindsats, der ikke direkte er knyttet til mødevirksomhed, til hvervet som formand for bestyrelsen for Trafikselskabet Sydtrafik. Statsforvaltningen kan derfor under forudsætning af ministeriernes godkendelse godkende, at der gives mulighed for at aflønne formanden med et fast vederlag. SIDE 7

8 Statsforvaltningen har noteret sig, at der ved beregningen af vederlagets størrelse er taget udgangspunkt i, at et folketingsmedlems årlige vederlag udgør kr., svarende til skalatrin 51 for statstjenestemænd plus forbrugerprisindeksreguleret omkostningstillæg ( kr. i alt ca kr.). Det bemærkes, at et folketingsmedlems vederlag i cirkulæreskrivelsen forstand - pr. 1. april 2007 rettelig udgør kr., svarende til ca. 286 kr. i timen. Der skal i vederlaget således ikke medregnes det omkostningstillæg, der udbetales som følge af de ekstra omkostninger, der er forbundet med hvervet som folketingsmedlem, uanset der er pligt til at modtage beløbet. Da statsforvaltningen i øvrigt ikke har det fornødne grundlag for at tilsidesætte oplysningerne om formandens tidsforbrug, vil statsforvaltningen derfor under ovenfor nævnte forudsætning være indstillet på at godkende, at det faste vederlag til formanden fastsættes til kr. pr. 1. oktober 1997, svarende til pr. 1. april kr., hvilket svarer til en aflønning af det angivne timetal gange med timelønnen for et folketingsmedlem. Vederlag til næstformanden For så vidt angår vederlaget til næstformanden kan statsforvaltningen ikke på det foreliggende grundlag godkende et vederlag til næstformanden på 30 % af formandens vederlag. Statsforvaltningen tager i den forbindelse udgangspunkt i princippet om, at såvel næstformanden for regionsrådet som kommunalbestyrelsen ikke har krav på, men af regionsrådet henholdsvis kommunalbestyrelsen kan tillægges et fast vederlag på indtil 10 % af formandens vederlag, jf. 9 og 12 i de to vederlagsbekendtgørelser. Det bemærkes i den forbindelse, at der i begge vederlagsbekendtgørelser er taget udgangspunkt i, at næstformanden for regionsrådet henholdsvis kommunalbestyrelsen forudsættes at være stedfortræder for formanden i dennes fravær. Statsforvaltningen vil imidlertid under forudsætning af ministeriernes godkendelse være indstillet på at godkende et vederlag, der fastsættes til 10 % af formandens vederlag. Såfremt næstformanden herudover varetager opgaver, som indebærer en betydelig arbejdsindsats, og som formanden ikke allerede er honoreret for at varetage, vil SIDE 8

9 statsforvaltningen foretage en fornyet vurdering af næstformandens vederlag, såfremt Sydtrafiks bestyrelse anmoder herom. I den forbindelse bemærkes, at de oplysninger der allerede fremgår af sagen ikke i tilstrækkelig grad angiver om der foreligger sådanne opgaver, og i bekræftende fald omfanget heraf. De øvrige bestyrelsesmedlemmer. For så vidt angår vederlag til de øvrige bestyrelsesmedlemmer, kan statsforvaltningen ikke godkende, at der ydes et fast vederlag. Begrundelsen er, at der ikke til dette hverv er knyttet en i cirkulæreskrivelsens forstand - væsentlig arbejdsbyrde ud over deltagelse i møder mv., ligesom forberedelsen til møderne ikke går ud over, hvad der normalt kan forventes. Statsforvaltningen lægger i den forbindelse vægt på oplysningerne om, at de menige medlemmers tidsforbrug til bestyrelsesarbejdet er angivet til ca. 52 timer årligt, hvoraf selve møderne forventes at udgøre 36 timer årligt, og at forberedelsen til bestyrelsesmøderne forventes at andrage 1 time pr. møde 12 gange årligt. I øvrigt : Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet ( Med venlig hilsen Benedikte Holm kontorchef /Stella Bøttger specialkonsulent SIDE 9