Udtalelse fra Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme (SLKE) til Kulturministeriet om praksis for modtagelse af gaver

Transkript

1 Side 1 af 2 Udtalelse 10. oktober 2013 Udtalelse fra Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme (SLKE) til Kulturministeriet om praksis for modtagelse af gaver Ombudsmandens har den 9. oktober 2013 bedt Kulturministeriet om en udtalelse på baggrund af artikel offentliggjort af Ekstra Bladet lørdag d. 5. oktober Artiklen omhandlede SLKE s rolle i forbindelse med DR s leje af Søfortet Trekroner til P3 s jubilæumsfest lørdag den 7. september SLKE har formuleret en gavepolitik i overensstemmelse med Moderniseringsstyrelsens God adfærd i det offentlige samt Kulturministeriets gavepolitik. Gavepolitikken fastslår, at medarbejdere i SLKE ikke kan modtage gaver, og at gaver returneres til leverandøren, idet der dog af administrative grunde er formuleret en bagatelgrænse. Mindre gaver tilfalder dog aldrig enkeltpersoner. SLKE s gavepolitik er vedlagt som bilag. Det er fastslået i SLKE s gavepolitik, at SLKE kun deltager i arrangementer, hvis deltagelsen tjener et fagligt formål (fx i forhold til at søge inspiration til udvikling arrangementer, events og produktkendskab m.v.) eller hvis deltagelsen i et arrangement fx kan betragtes som almindelig repræsentation overfor samarbejdspartnere. Invitationer, fribilletter m.v. til kulturelle og faglige arrangementer m.v. betragtes i udgangspunktet ikke som gaver, så længe ovenstående formål er opfyldt. Som bilag vedlægges oversigt over arrangementer med entré på SLKE s lokationer i sommeren 2013 samt deltagere fra SLKE. SLKE forvalter en række haver og slotte, som anvendes til forskellige offentlige events og arrangementer. En del arrangementer afvikles i samarbejde med eksterne samarbejdspartnere. Det er en del af styrelses strategi, at haver og ejendomme i endnu højere grad udnyttes og formidles til gavn for offentligheden fx gennem flere arrangementer, events mv. DR s jubilæumsfest er et eksempel på dette. I den konkrete sag med SLKE s rolle i DR s jubilæumsfest modtog styrelsen billetter til fem medarbejder med ledsager, så SLKE s medarbejdere havde mulighed for at se, hvordan et arrangement på Søfortet Trekroner fungerede. Ikke alle billetter blev brugt, idet der kun deltog tre medarbejdere fra SLKE, der deltog til arrangementet lørdag d. 7. september De tre deltagende medarbejderne har alle været involveret i forberedelserne af arrangementet og arbejder med udvikling af Søfortet Trekroners anvendelsesmuligheder. De tre deltagere var hhv.

2 vicedirektør, teamchef og kommerciel chef i SLKE. Medarbejderne havde ledsagere med. Side 2 af 2 Det kan i øvrigt oplyses, at SLKE den 8. oktober 2013 rettede henvendelse til Ekstra Bladet, da der var en række faktuelle fejl i artiklerne. SLKE lagde samme dag henvendelsen til Ekstra Bladet på styrelsens hjemmeside Ekstra Bladet noterede sig bemærkninger til evt. fremtidig brug samme dag. Kommentaren til Ekstra Bladet er vedlagt som bilag. I SLKE er der en klar politik og praksis for modtagelse af gaver, som sker i overensstemmelse med Moderniseringsstyrelsens God adfærd i det offentlige. Når SLKE udlejer haver eller kulturejendomme til eksterne samarbejdspartner, deltager SLKE derfor kun i det omgang, det er faglig relevant og i begrænset omfang. Som bilag til denne redegørelse vedlægges: Bilag 1: SLKE s gavepolitik tilgængeligt på styrelsens intranet Bilag 2: Oversigt over arrangementer med entré på SLKE s lokationer i sommeren 2013 samt deltagere fra SLKE Bilag 3: Kommentar til Ekstra Bladets artikler om SLKE s rolle ved DR s arrangement på Trekroner fra den 8. oktober 2013

3 Gaver: politik for modtagelse af gaver I Kulturministeriets intranet Side I af 2 NYHEDER TELEFONaOG Seg telefonbogen Søg pa intranettet Profil SLKE HR IT JURA KOMMUNIKATION KONCERN MINISTER ØKONOMI Forsiden Virksomhed Forretningsideer Værktøjer Info A-Å Medarbejder HCAB qaver for modtagelse GA\E R: Liii K MODTAGELSE AF GAVER FJ R SLKE følger retningslinjerne omkring god odfærd i det offentlige. Det betyder, at du som SLKE-ansat kke må modtage gaver, tilskud eller lignende fra leverandører, udover beskedne kutymemæssige gaver ved særlige lejligheder, eller smating med en begrænset værdi, der distribueres med rent reklarnemæssigt formal. Nar leverandorer alligevel har sendt feks. julegaver, har styrelsen flere gange stiet I situationer, hvor vores udgifter til at returnere gaver overskrider gavens værdi, og hermed har returnering af gaven paført os en uforholdsmæssig stor udgift. Styrelsens politik for modtagelse af gaver er: Nar du på styrelsen vegne modtager en gave, skal du vurdere, om gavens værdi er større eller mindre end udgiften til at sende gaven tilbage. Styrelsen har vedtaget en minimumsgrænse pa 300 kr., hvilket betyder, at hvis en leverandør uoøfordret sender dig en gave til under 300 kr., er det udgangspunktet, at administration ved returnering og portoudgifter vurderes at overskride gavens værdi. Gaven tilfalder derfor institutionen. I praksis handteres dette ved, at spiselige gaver stilles i personalerum eller køkkener til fri afbenyttelse. Vin og alkohol opbevares og doneres til sommerfesten. Andre gaver udloddes til institutionens medarbejdere via Personaleforeningen. Gaver som har en værdi po over 300 kr. returneres, medmindre udgiften til returnering af gaven overskrider gavens værdi, I dette tilfælde tilfalder gaven institutionen. Tvivlsspørgsmal afgøres af teamchefen. Modtager du en invitation, fribilletter eller lignende til kulturelle og faglige arrangementer og begivenheder, betragtes det i SLKE som udgangspunkt ikke som en gave. Du kan derfor anvende invitationer, fribilletter mv., hvis det i dgar i SLKEs almindelige virksomhed, dvs, at din deltagelse tjener et fagligt formal og almindelig repræsentation at styrelsen. Det skal her bemærkes, at du kun m4 anvende invitationer, fribilletter m.v., hvis de ligger indenfor dit fag/arbejdsomradc, og anvendelsen af invitationur, fribilletter mv. må ikke kurne give anledning til tvivl om din uafhængighed. Tvvistll&lde drøftes med din teamchef, inden du deltager i arrangement mv. SOst opdateret d af Mette Norvang J... EMNEORD MEST LÆSTE MINISTEREN KORT

4 Gaver: politik for modtagelse af gaver Kulturministeriets intranet Side 2 af 2 Information Vejledning Strategi Referat Politik Personale & HR 7januar Kompetenceudvikling 13. cl.ceinl økonomi 15. august Koncern 5. december Fokus pa bom og unge Torsdag den 9. oktober er der opstartsseminar for ministerens strategi på børne- og ungeomrdet. Målet er at udvikle en fælles ambition for den oktober a Minister 5. december fii SITEMAP EMNEINDEKS htlp ://kumintra!slke/praktisk-aa!gaver-politik-mocltagelse-af-gaver

5 Notat 10. oktober 2013 Arrangementer med entré på SLKE s ejendomme i 2013 I 2013 har SLKE udlejet haver og anlæg til seks arrangementer, hvor lejer/arrangøren har opkrævet entré. SLKE er udlejer af en have eller ejendomme, hvorefter det påhviler arrangørerne at indhente samtlige relevante myndighedstilladelser (polititilladelse, brandsikring og evakueringsplaner, publikumssikkerhed, arbejdsmiljø, fødevaremyndigheder osv. osv.) i forbindelse med arrangementets gennemførelse. Nedenfor er en liste over offentlige arrangementer med entré afholdt på en SLKE s ejendomme i Garden Living Fair, Frederiksborg Slotshave, d august 2013 Fotograf samt slotsgartner og de yderligere 1-2 gartnere, der havde konkrete opgaver i anlægget under udstillingen/messen. Alle uden ledsager. Shakespeare at Hamlet s Castle, Kronborg Slot, d august 2013 Eventkoordinatoren på Kronborg samt vicedirektøren deltager. Begge med ledsager. Vanguard Picnic & Music, Søndermarken, d august 2013 SLKE benytter selv i alt otte armbånd til den kommercielle chef (en ledsager den første dag, en anden ledsager den anden dag), vicedirektøren med ledsager, en projektleder i SLKE med ledsager og en arrangementsassistent uden ledsager. Arla Food Fest, Kongens Have, d august 2013 SLKE deltager med vicedirektør, kommerciel chef, arrangementsassistent og fotograf. Sidstnævnte med ledsager. SLKE havde desuden hyret en ekstern fotograf, som også deltog i arrangementet. Nordic Taste, Bibliotekshaven, d august 2013 SLKE deltager med vicedirektør, kommerciel chef, arrangementsassistent og formidlingslederen på Christiansborg alle uden ledsagere. Herudover deltog teamchefen med ansvar for Slotsholmen med ledsager. SLKE havde desuden hyret en ekstern fotograf, som også deltog i arrangementet. P3 Jubilæumsfest, Søfortet Trekroner, d. 7. september 2013 Vicedirektøren, den kommercielle chef og teamchef med ansvar for Trekroner Søfort deltager. Alle med ledsagere.

6 S LOTTE & Styrelsen for Slotte og Kulturejendoinme - K U LT U R H.C. Andersens 1553 København Boulevard V2 slke@slke.dk EJ E N D0 NI NI E t CVRnr Ekstra Bladet Direktøren Journalist Nanna Pedersen 8. oktober 2013 Ansvarshavende Redaktør Poul Madsen Kommentar til Ekstra Bladets artikler om SLKE s rolle ved DR s arrangement på Trekroner Ekstra Bladet fremsætter i artikler lørdag d. 5. oktober 2013 i DR sendte gaver til fort-ledelsen: Smørelse eller venlighed og Ekspert: DR gav ulovlig gave til em bedsmænd beskyldninger mod Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme (SLKE). Historien er dog fluld af faktuelle fejl, og beskyldninger har intet på sig. Pa denne baggrund er jeg på vegne af SLKE meget ked af det billede, som Ekstra Bladets artikler giver af styrelsen og vores virke. Artiklen efterlader nemlig læseren med to forkerte konklusioner. For det første, at der forud for den ulykkelige hæn delse på Trekroner, har været lemfældig handtering af sikkerheden på Trekroner. For det andet, at fribilletter til arrangementet er givet til den myndighed, der skulle godkende arrangementet. Begge ting er faktuelt forkerte. 1: SLKE træffer flçjç~ myndighedsaf~øre1ser, men er en driftsorganisation SLKE er ikke en myndighed, men en styrelse, der ejer ejendomme samt vedligeholder og driver slotte og kulturejendomme. SLKE udlejer lokaliteter til anange menter på kontraktmæssige vilkar, som eksempelvis udlejning af Trekroner til DR s arrangement. DR søger selv tilladelser hos en række myndigheder for at kunne gennemføre arrangementet, eksempelvis godkendelser hos brandvæsen og politi samt Kulturstyrelsen og Københavns Kommune. 2: Modtagelse af gaver herunder fribilletter i SLK.E SLKE er en stor indkøber af varer og ydelser. Derfor har vi en meget restriktiv gavepolitik, som skal sikre, at der ikke opstår tvivl om vores uafhængighed i for hold til leverandører. Denne politik er til enhver tid gældende, når SLKE jævnligt gennemfører offentlige events, arrangementer m.v. pa vores slotte og i vores ha ver. I vores gavepolitik er det slaet fast, at invitationer, fribilletter m.v. til kulturelle og faglige arrangementer som udgangspunkt ikke betragtes som gaver, hvis deltagel sen tjener et fagligt formål (fx i forhold til at søge inspiration til, hvordan vi kan udvikle arrangementer) eller hvis deltagelsen i et arrangement kan betragtes som almindelig repræsentation overfor samarbejdspartnere.

7 Side 2 af 2 3: Fribillet: Det deltog ikke tre direktionsmedlemmer fra SLKE i arrange mentet på Trekroner Ved arrangementer på SLKE s ejendomme er det almindeligt, at SLKE modtager et antal billetter til arrangementet. Netop for at give mulighed for at opleve, hvor dan arrangøren anvender lokaliteten til inspiration for fremtidig brug og udlej ning. I artiklerne skriver Ekstra Bladet, at tre direktionsmedlemmer deltog i DR s arran gement. Dette er korrekt. Ved arrangementet deltog to medarbejdere med ledsager samt SLKE s vicedirektør og ledsager i arrangementet. Medarbejdere, der har været involveret i forberedelserne af arrangementet og som alle arbejder med udvilding af Trekronerfortets anvendelsesmuligheder. venlig hilsen V. Møller