Ad A: Ja. Ad B: Se udbudsbetingelser pkt Ad C: Spørgsmålet bortfalder grundet svar på A og B.

Transkript

1 ØDC Indkøb & udbud Svar på spørgsmål Nr. Spørgsmål Svar 1. Hvordan sammenligner man buddene for henholdsvis enhedspriser per borger og afregning efter beregnet tid? Se udbudsbetingelser pkt. 9.2 og Hvor mange brugere der benytter dagtilbuddet Park, idet der står minibus? og kravspecifikationer til opgaven? 3. Af tidsplanen fremgår det, at kontraktens ikrafttrædelse er torsdag d Der er i kontraktudkastet angivet driftsstart d Kan Ordregiver uddybe, hvad kontraktens ikrafttrædelse d indebærer? 4. I udbudsmaterialet er der oplyst to alternative afregningsmodeller for delaftale A, B D og G, henholdsvis model A og B. Tilbudsgiver skal, for god ordens skyld, gøre opmærksom på at dette kan skabe unødig forvirring om priserne/afregningen. Eksempelvis er en ren afregningsmodel, såsom en ren timepris, km. pris mv. sædvane på området og kan øge såvel overskuelighed, gennemsigtighed såvel som validiteten. I forlængelse heraf ønskes følgende oplyst: A) Kan Ordregiver bekræfte, at der ved kontraktindgåelse aftales én afregningsmodel, som er gældende for hele kontraktperioden? B) Såfremt der udvælges én afregningsmodel i forbindelse med kontraktindgåelsen, ønskes det oplyst hvorledes denne udvælges? C) Afvises A+B ønskes det oplyst, hvorledes de to modeller skal anvendes i praksis? 5. Ifølge udbudsbetingelsernes punkt og kontraktens punkt 8.10 skal Tilbudsgivers prisberegning dokumenteres af en revisor. Af Bilag 12 fremgår det, hvilke elementer i Tilbudsgivers tilbud revisoren skal kontrollere. Samtlige af disse elementer er elementer der indgår i enhver sædvanlig beregning Tilbudsgiver foretager, da Tilbudsgiver har egne interne revisorer, der normalt deltager i Tilbudsgivers udbudsforretning. Krav om (ekstern) Se bilag 4G Køreliste vedrørende delaftale G. Se kravspecifikationens punkt 2.2 (bilag 2) Ad A: Ja. Ad B: Se udbudsbetingelser pkt Ad C: Spørgsmålet bortfalder grundet svar på A og B. Ordregiver fastholder krav om ekstern revisorerklæring. Ad A: Ad B: Sagsbehandler Doknr. Sagsnr. RasmusKr 15/ /6495

2 revisorerklæring, i forbindelse med tilbudsafgivning, vil derfor være et fordyrende led, der vil have betydning for prisen. Der gøres yderligere opmærksom på, at når tildelingen sker efter "laveste pris", vil en evt. for høj beregningsfaktor for KM. og tid, komme til at fremgå af prisen. A) Kan Ordregiver acceptere, at validering i Bilag 12 af de tilbudte priser foretages af Tilbudsgivers interne revisor, således at Ordregiver opnår den mest fordelagtige pris? B) Såfremt A ikke kan accepteres, kan Ordregiver acceptere, at kravet om revisorerklæring udgår af udbudsmaterialet? 6. Af udbudsbetingelserne punkt afsnit 4 fremgår det, at der i prislisten skal angives følgende: 1) det beregnede tidsforbrug for en uge 2) de anvendte kriterier for ruteberegning 3) de anvendte kalkulationsfaktorer for køretid og servicetid Ad 1) Kan Ordregiver oplyse, hvilket punkt i tilbudslisterne, der ønskes anvendt til angivelse af det beregnede tidsforbrug for en uge? Ad 2) Kan Ordregiver opstille et eksempel på hvilke oplysninger der ønskes oplyst? 7. Af kontraktens punkt 8 og 9 fremgår det ikke hvorledes der afregnes efter model B. A) Kan Ordregiver oplyse følgende: a1: hvorledes det forventede antal km. ønskes opgjort, og på hvilken baggrund de beregnes? a2: hvorvidt der ønskes en genberegning af ruterne såfremt en tur afbestilles mere end 2 dage før kørselsdagen, samt hvorvidt der ved genberegning af en rute, ønskes en ny opgørelse af tider for henholdsvis kørsel og servicetid? Der skal gøres opmærksom på at en løbende genberegning af ruter er en administrativt tidskrævende proces, som Tilbudsgiver vil indregne i prisen. (Opmærksomheden henledes her på spm., hvor der anbefales en enkelt og nem afregning) B) Kan Ordregiver oplyse et estimat for det forventede antal af genberegninger for hver delaftale? C) Kan Ordregiver desuden opstille et eksempel på, hvorledes en rute ønskes genberegnet i overensstemmelse med kontrakten - Bilag 3 punkt 8.2 litra e? 8. Kan Ordregiver bekræfte, at der afregnes for det beregnede tidsforbrug ud fra timesatsen og kalkulationsfaktorerne for køretid og servicetid, frem for det faktiske forbrugte tidsforbrug? Ad1) Der er indsat nyt punkt II. F i opdaterede prislister, der oploades i Mercell. Ad2) Anvendte kriterier for ruteberegning afhænger af mulighederne i beregningsværktøjet. Kan f.eks. være korteste afstand eller hurtigste tid. Det afgørende er, at samme kriterium anvendes for dels alle ruter under en delaftale, dels efter kontraktens indgåelse. Ad A) a1: Af kontrakten pkt. 8.1 fremgår det 8.1 Entreprenøren er berettiget til månedligt vederlag svarende til den udførte befordring på grundlag af [model A: antallet ture][model B: tidsforbruget til gennemførelse af den bestilte befordring] som nærmere angivet i punkt 8.2. a2: Se kontrakten pkt. 8.2, Model B: (e) Ad B) Ad C) Genberegning af ruter og rutetider for befordring skal ske i henhold til de da gældende bestillinger med anvendelse af de kriterier for ruteberegning og de kalkulationsfaktorer, som Entreprenøren har angivet i sit tilbud. Ja. 2

3 9. Ifølge udbudsbetingelsernes punkt 7 kan der ydes en samlet rabat for delaftalerne A, B, D og G. Da en Tilbudsgiver kan være afskåret fra at byde på den enkelte delaftale, kan Ordregiver for at sikre ligebehandling, foreslå alternative rabataftaler, hvor eksempelvis udelukkende delaftale D og G bundles? Det accepteres, at flere tilbudsgivere danner et rabatfællesskab, så hver tilbudsgiver for sig yder den tilbudte rabat, hvis delaftalerne A, B, D og G tildeles separat til de tilbudsgivere, som indgår i rabatfællesskabet. Der dannes ikke derved et konsortium med solidarisk hæftelse for opfyldelse af delaftalerne. 10. Af Bilag 2 punkt fremgår det, at køretøjet højst må være 8 år gammelt. A) Kan Ordregiver bekræfte, at alderskravet udelukkende er gældende ved kontraktstart, således at køretøjer der er 8 år ved kontraktstart må køre kontrakten ud? B) Eller menes der at køretøjerne i kontraktperioden maksimalt må være 8 år? 11. For at Tilbudsgiver kan vurdere hvilket behov der er for køretøjer, herunder hvor mange borgere der kan transporteres ad gangen, er det nødvendigt at kende omfanget af hjælpemidler, hvilket normalt oplyses i kørelisterne. Vil det i forlængelse heraf være muligt at få kørelisterne opdateret, således at det fremgår hvilke borgere som har hjælpemidler, herunder typen af hjælpemidler - dvs. om der er tale om kørestole, elektriske kørestole eller rolatorer? 12. Af kravspecifikationen i Bilag 2 fremgår det, at køretiden for delaftale D og G ikke må overstige 60 minutter. Kan Ordregiver bekræfte, at der hermed henvises til den aktuelle køretid, og at denne ikke inkluderer servicetid efter definitionen i kontraktens punkt 8.2 litra c? 13. Skal revisors påtegning forstås således at Høje Taastrup agter at revisor skal erstatte mulige meromkostninger, hvis ruteplanerne ikke er gældende ved kontraktsstart? Hvis svaret er bekræftende, har kommunen overvejet hvilke implikationer dette har for samarbejdet, da mange parametre kan ændre ruteplaner lavet i udbudsfasen og frem mod kontraktstart? Ad A) Nej Ad B) Ja Tilbudsgiverne må anvende deres erfaringer herom. Under alle omstændigheder vil der løbende ske udskiftning blandt de befordrede borgere i forhold til de foreliggende kørelister, som alene er illustrative for det forventede forbrug. Køretiden skal forstås som samlet transporttid, hvilket er præciseret i nye bilag 2, der oploades i Mercell. Det fremgår af udkastet til erklæring, at revisor skal erklære sig om, hvorvidt den beregnede ugepris korrekt afspejler (a) informationerne i kørelisten, (b) de faktorer, som tilbudsgiveren har angivet og (c) beregningsreglerne. Den angivne ugepris er alene illustrativ for det vederlag, som de angivne faktorer fører til på grundlag af det kørselsomfang, der fremgår af kørelisten. Ugeprisen anvendes alene til sammenligning af tilbudspriserne. I kontraktperioden sker afregning som angivet i kontraktens punkt 8.2 ad model B på grundlag af den udførte befordring. Det er imidlertid afgørende, at de ugepri- 3

4 ser, som lægges til grund ved evalueringen, er retvisende, hvilket begrundet kravet om en revisorerklæring. Spørgsmål om revisors erstatningsansvar bedes stillet til revisor. 14. Hvad er formålet med, at revisor skal påtegne afregningsmodel B og hvad er revisors ansvar hvis ikke beregningerne holder stik ved kontraktstart eller i kontraktperioden? 15. Afregningsmodel B: Der er ikke angivet nogen reguleringsmekanisme hvis borgerantallet går op (eller ned) for de enkelte delaftaler. Hvis f.eks. borgerantallet ved ruteberegningen er 20 og ved kontraktstart og/eller i løbet af kontraktperioden stiger/eller falder, hvordan reguleres dette? Se svar på spørgsmål 13. Se kontrakten pkt. 8.2, Model B (e). Den angivne ugepris er alene illustrativ for det vederlag, som de angivne faktorer fører til på grundlag af det kørselsomfang, der fremgår af kørelisten. Ugeprisen anvendes alene til sammenligning af tilbudspriserne. I kontraktperioden sker afregning som angivet i kontraktens punkt 8.2 ad model B på grundlag af den udførte befordring. 16. Delaftale A: Hvor mange elever drejer det sig om? Se kørelister. Det årlige anslåede beløb ændres til kr. 17. Kan kommunen løbende vælge afregningsmodel A el. B for hver enkelt kørsel eller er det fastsat eks. for en måned el. et år af gangen eller i hele kontraktens levetid inkl. evt. option? 18. Er det korrekt forstået ift. afregningsmodel B, at afregningen gælder fra elevens bopæl til skole (og ikke fra leverandørens garage ) eller beregnes der en form for tilkørselstid til første elev på ruten? 19. Hvad menes der mere præcist med udtrykket anvendte kriterier for ruteberegning er det f.eks. trafiktæthed, vejrlig eller kan der gives et andet konkret eksempel? 20. Ugepris: Anses for særligt væsentligt og som afgørende risikofaktor at få afklaret; er dette et udtryk for gennemsnitspris, afregningspris, minimumspris, maximumspris el. vejledende pris? Kan der venligst gives et konkret eksempel ( formel ) på udregningen (altså fiktive tal)? Se svar til spørgsmål 4. Ja, det er korrekt at afregning gælder fra elevens bopæl. Der ydes ikke særskilt vederlag for tilkørsel. Se svar til spørgsmål 6. Den angivne ugepris er alene illustrativ for det vederlag, som de angivne faktorer fører til på grundlag af det kørselsomfang, der fremgår af kørelisten. Ugeprisen anvendes alene til sammenligning af tilbudspriserne. I kontraktperioden sker afregning som angivet i kontraktens punkt 8.2 ad model B på grundlag af den udførte befordring. 4

5 Tilbudsgiverens risiko knytter sig alene til de konsekvenser, som de angivne kalkulationsfaktorer har for beregningen af det fremtidige vederlag. Grundlaget for beregning af vederlaget efter model B fremgår af kontraktens punkt 8.2 ad model B. 21. Er det kommunen el. leverandører, som i driftsperioden beregner den daglige pris ift. eks. sygekørsel ved kørsel med tilskadekomne børn jf. afregningsmodel B? 22. Kalkulationstid: Forventes kalkulationsfaktor for servicetid at være ens for hhv. elever på farlig vej og tilskadekomne /syge elever? 23. Option 2 (Euronorm 6): Hvordan skal 25% indføring forstås, hvis leverandøren ift. en delaftale eks. løser opgaven med to vogne? 24. Ad kravspecifikation 5.5; er servicekravet på 90% pr. delaftale, el. eks. for samlet entreprise over flere delaftaler? 25. Ad kravspecifikation og 5.5; hvis der f.eks. to forskellige steder på samme tur ventes op til 5 min. hvert sted, som dermed medfører forsinkelse udover 90% servicekravet, vil dette så udløse bod? 26. Delaftale A: Vil der ved fremtidige ekstra hjemkørsler (f.eks. elever der ikke ønsker hjemkørsel efter fritidstilbud med direkte efter skole), blive afregnet separat, eller er disse evt. indeholdt i tilbuddet? 27. Delaftale A: Revideres antallet af antal hjemkørsler og/el. tidspunkter for do. for hvert skoleår? 28. Delaftale A: Hvis der f.eks. i år 3 i kontraktens løbetid kun er et el. to børn på listen på farlig vej kørsel, vil afregningsform så kunne ændres fra f.eks. enhedspris til timepris med efterfølgende vigende omsætning til følge, eller følges estimeres ugepris? 29. Hvilken type GPS locker, forventes installeret i køretøjerne? 30. Hvorledes opgøres brændstofforbrug for bus, der udfører kørsel med Farlig vej eller tilskadekomst, hvis dette kun er ca. 10% af vognens daglige kørsel? Det er leverandøren. Ja. Andet bliver for upraktisk Tilbudsgiverne må anvende deres erfaring til at anslå en gennemsnitlig servicetid. 25 % er minimum. Dvs. i det konkrete tilfælde skal mindst 1 af 2 biler opfylde kravet Der er pr. delaftale. Grundet de lave elevtal på delaftale A bortfalder servicekravet for denne delaftale. I stedet anvendes samme model for bod som i delaftale C. Hvis servicekravet ikke holdes kan dette udløse bod. Bemærk, at opgørelse sker månedsvis. Både efter afregningsmodel A og B betales vederlag på grundlag den faktisk udførte befordring. Kørselsbehovet vil ændre sig løbende, herunder i løbet af et skoleår. Afregningsmodellen fast for hele kontrakten. Det er tilbudsgivers valg. Samme brændstofforbrug som de resterende ca. 90 %. Det vil være et gennemsnitstal. 5

6 31. Vi har noteret os, at der på de kørselsbilag vi skal bruge til at beregne ruter er Opdateret køreliste for delaftale B uploades. påført 1 barn til kørsel til og fra Charlotteskolen. Er det korrekt? 32. Ifølge udbudsbetingelserne punkt 6 skal der under option 2 indfases 25% af køretøjer med Euronorm 6 pr. 1. august Såfremt Tilbudsgiver vinder en delopgave, der eksempelvis kan drives med ét køretøj - som delaftale F: A) Kan Ordregiver acceptere at option 2 udgår? B) Såfremt A afvises, kan Ordregiver oplyse hvornår man ønsker indfasning af Euronorm 6 køretøj? A) Se spørgsmål 23 B) Se spørgsmål I Bilag 7 - kravspecifikation for delaftale F fremgår det under punkt 2, at "Befordring skal udføres i alle årets hverdage i tidsrummet mellem kl og kl ". Kan Ordregiver oplyse om der kan være dage, hvor tidsrummet for kørsel eventuelt skal udføres på andre tidspunkter af dagen i stedet? 34. Kontraktudkastene i bilag 3 punkt samt bilag 6 punkt 11.8 indeholder ikke en ansvarsbegrænsning. Kan Kommunen acceptere, at følgende sædvanlige ansvarsbegrænsning indsættes i kontraktvilkårene": "Leverandøren er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler. Der kan ikke gøres erstatningsansvar gældende for driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Hvor et forhold/hændelse giver anledning til erstatningspligt, begrænses denne, hvor lovgivningen tillader det til DKK pr. hændelse, dog max. DKK pr. kontraktår"? 35. Af kontraktudkastet i bilag 6 fremgår det af punkt 8.5, at "Alle beløb er angivet i DKK og svarende til januar niveau." Kan Ordregiver bekræfte, at det hermed menes "januar niveau"? Ikke fast. Med den nuværende leverandør (Falck) har vist sig muligt at flytte lidt på tiderne i det daglige efter aftale med chaufføren. Ja. 6