Bestyrelsesprotokol nr OTG

Transkript

1 Bestyrelsesprotokol nr OTG Der indkaldes hermed til ordinært hovedbestyrelsesmøde torsdag den 5. december 2013 kl på kontoret, Danmarksgade 81, 7000 Fredericia. Grundet stormen Bodil og de dermed følgende varslinger om at holde sig inden døre, mens stormen krydser landet aflyses det ordinære hovedbestyrelsesmøde torsdag den 5. december 2013 kl Der er aftalt ny dato for ordinært hovedbestyrelsesmøde til tirsdag den 10. december 2013 kl Nedenstående dagsorden indeholder pkt Nr Emne / oplæg Velkomst ved hovedbestyrelsesformand Erik Bennedsen. Skriftlig godkendelse af det sidste referat samt dagsordenen. Referat af det sidste FU-møde. Beretning fra hovedbestyrelsesformand Erik Bennedsen. Referat af ordinært hovedbestyrelsesmøde tirsdag den 10. december 2013 kl Tilstede: - Hovedbestyrelsesformand Erik Bennedsen (EB) - Næstformand Karin Engholm (KE) - HB-medlem Annie Kristensen (AK) - HB-medlem Per Ussing Nielsen (PUN) - HB-medlem Kurt Dahl (KD) - Suppleant til HB Viggo Nielsen (VN) - Direktør Jens Christian Lybecker (JCL) - Sekretær Kristian Post (KP) Afbud: - Medarbejderrep. Finn Grøn Madsen (FGM) Hovedbestyrelsesformand Erik Bennedsen bød velkommen til mødet og en særlig velkomst lød til Viggo Nielsen, som deltog for første gang i et hovedbestyrelsesmøde. Viggo Nielsen er 1. suppleant og trådt ind i hovedbestyrelsen i stedet for Lizette Hansen, som er fraflyttet boli.nu. Det sidste referat samt dagordenen blev godkendt. Referat fra FU møde den Taget til efterretning. Hovedbestyrelsesformandens beretning: Hovedbestyrelsesformandens beretning er ikke skriftlig og er ikke udsendt til hovedbestyrelsen forud for mødet. Deltaget i følgende møder/arrangementer:

2 Kredsweekend i 7. kreds, Billund. Fremlæggelse af boligsocial helhedsplan for i byrådssalen. Kursus for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Der var 14 deltagende. Formandsmøde den 28. november Der hersker en god stemning i formandskabet. Personalejulefrokosten den 6. december 2013 var en hyggelig aften. Hovedbestyrelsesformandens beretning blev herefter godkendt. 145 Beretning fra direktør Jens Christian Lybecker. Direktørens beretning er skriftlig og er udsendt den 28. november 2013 til hovedbestyrelsen. Direktøren gennemgik den udsendte beretning: MedarbejderUdviklingsSamtaler 2013 Medarbejderudviklingssamtaler 2013 er afsluttet, og der har været afholdt evalueringsmøde i Chefteamet. Generelt udtrykkes der tilfredshed med arbejdet samt indsatserne gennem året. Der opleves en god stemning blandt kollegaerne og gejst, glæde og tilfredshed er nøgleordene for årets samtaler. Der udtrykkes travlhed omkring indsatserne med de fysiske helhedsplaner, hvilket bør være et fokuspunkt for fremtiden. Der nævnes ingen nævneværdige problemer omkring det psykiske og fysiske arbejdsmiljø. Ligesom sygefraværsstatestikken ikke er alarmerende. Der er udbredt fokus på afspadseringen i organisationen, således at afspadseringen minimeres. Generelt har samtalerne været gode og chefteamet finder derfor ikke behov for at ændre på skematikken samt tidspunktet for afholdelse af samtalerne. LEAN-Seminar Program Afholdelse af seminar via IBC på Innovationsfabrikken i Kolding vedr. Lean-ledelse, Ledelsesstrategi og forandringsledelse. Seminaret gennemføres med deltagelse af Chefteamet samt Marie Willesen og Tonny Nielsen. Kan Lean-strategierne implementeres i organisationen forventes der efterfølgende afholdt et seminar for det samlede personale efter ovenstående temaer. Arbejderne med LEAN fortsætter efter nedenstående foreløbige plan: Dag Dato Tid Emne tirsdag 07/01-08:00 Opfølgning på Lean

3 14 11:00 workshop torsdag 23/ :30 15:30 Onsite observation og coaching tirsdag 28/ :30 15:30 Lean workshop for hele organisationen tirsdag 11/ :00 15:00 One Day Concept making Chefteamet har drøftet det afholdte seminar / kursus i LEAN, og er enige om at forankringen internt i organisationen, skal være intakt forinden hele organisationen implementeres i systematikkerne omkring LEAN. Virksomhedspraktikant i boli.nu boli.nu har den 20. november 2013 afholdt møde med Arbejdsmarkedskonsulent Charlotte Marie Zarling, fra Kompetencecenter Fredericia om der er en mulighed for, at boli.nu vil tage en praktikant i 4 uger. Forløbet er omkostningsfrit for boli.nu. boli.nu vil gerne være behjælpelig i denne henseende, så pr. 2. januar 2014 starter Jannie Tina Hansen hos boli.nu, som virksomhedspraktikant i et forløb på 4 uger. Jannie Tina Hansen er 26 år og bosiddende i Fredericia sammen med kæreste og barn. Jannie vil gerne prøve kræfter med administrativt arbejde. Jannie har været ude for en arbejdsskade, som bevirker, at hun ikke kan arbejde på fuld tid. Dette betyder, at hun kun kan arbejde 3 timer om dagen og da hun primært skal følge udlejningspersonalet, skal hun være tilstede i åbningstiden. Derfor er hendes arbejdstid fra kl Hun vil få adgang til PC, da hun i perioden vil få opgaver, der skal løses på denne. Jannie Tina Hansens kontaktperson i forløbet vil være KP. Invitation til tidligere ansatte til julefrokost i boli.nu Der afholdes julefrokost for tidligere ansatte i boli.nu den 17. december Prækvalifikation af boli.nu til at afgive begrænset tilbud på administration af de kommunale almene boliger Spørgsmål skal forberedes og indsendes rettidigt til Fredericia Kommune. Frist for endelig tilbudsgivning er den 6. januar Arbejdet pågår. Åbent hus arrangement i afd Køkkenmodernisering Der afholdes åbent hus i afd. 18, så lejerne kan se de nye køkkener. Arrangementet afholdes den 10. samt den 11. december 2013.

4 Oplæg til styret kommunikationsproces Der arbejdes videre med ovenstående. Særskilt indstilling følger. AFDELING 15 RANDALSPARKEN Sagen pågår og er under projektering AFDELING 7 SKANSEPARKEN Sagen pågår og er under projektering Møde med bestyrelsen / byggeudvalget i afdeling 7 grundet uoverensstemmelser omkring den fysiske helhedsplan i afdelingen afholdes torsdag den 12. december bolinu.net vs. TDC (Yousee) Direktør Jens Christian Lybecker Og Karen Christensen, Fredericia Antenneteknik deltager i møde i Erhvervs- og Konkurrencestyrelsen den 12. december, 2013 for at orientere styrelsen om teknikken bag den fælles afbenyttelse af TDC's coax-kabler. Styrelsen vil herefter afgøre, hvorvidt der er grundlag for at anlægge sag mod TDC (YouSee). Internetkampagne bolinu.net Kampagnen kører i december Status økonomi Der indgås aftale med PP Capital om kapitalforvaltning. Direktørens beretning med tilhørende bilag blev godkendt Beretning fra andre hovedbestyrelsesmedlemmer. EB: Intet at bemærke. KE: Erik Bennedsen vil gerne tage en periode mere som hovedbestyrelsesformand for boli.nu. Han genopstiller til posten i Det bakkede en enig hovedbestyrelse op omkring. AK: Intet at bemærke. PUN: Har problemer med at komme i dialog med Bent Laursen. Der kan gå op til 14 dage, før Bent besvarer opkald eller mails. Det er ikke i orden. KE kunne supplere med, at Marie Willesen heller ikke melder tilbage til lejerne lige med det samme, der kan gå op til 4-5 dage. JCL tager en snak med Teknisk Afdeling vedrørende emnet, men der skal lægges op til, at det er Teknisk Afdeling, som tager dialogen med de respektive afdelingsformænd mm.

5 KD: Intet at bemærke. VN: Der er indkommet 2 klager fra Karl Ejner Jørgensen, afd. 24. Han klager over følgende: 1. Klage over ændring i boli.nu s vedtægter. 2. Klage over den, afdelingsmøde i afd. 24, den 19. september 2013, blev gennemført på. Ad. pkt. 1: Hovedbestyrelsen vil på næstkommende ordinære repræsentantskabsmøde stille forslag om at ændre vedtægtens Ad. pkt. 2: En enig hovedbestyrelse vil ikke indkalde til et ekstraordinært afdelingsmøde i afd. 24. Såfremt Karl Ejner Jørgensen ønsker et sådan møde, kan det ske i henhold til vedtægtens JCL: Beboerklagenævnet er nu faldet på plads og boli.nu har modtaget besked fra Fredericia Kommune, hvor de informerer om, at boli.nu s repræsentant Annie Kristensen er suppleant for Boligkontoret Fredericia s medlem Steffen B Møller. Steffen er driftschef hos Boligkontoret. Hovedbestyrelsen for boli.nu er enige om, at det er folkevalgte, som sidder i beboerklagenævnet, og ikke ansatte i boligorganisationerne. HB afventer endelig svar fra Fredericia Kommune. Hovedbestyrelsen: Boligorganisationen fylder 70 år den 6. november Det skal markeres med en middag på Restaurant OvenVande for repræsentantskabet, hovedbestyrelsen samt de ansatte. 148 Udvalg under hovedbestyrelsen. Nedsatte udvalg: Udvalg for energi, miljø og bæredygtighed: - Marie Willesen, Erik Bennedsen, Per Ussing Nielsen og Jens Christian Lybecker Udvalg for kommunikation- & informationsudvalg: - Karin Engholm, Per Ussing Nielsen og Jens Christian Lybecker. Byggeudvalg: - Kurt Dahl, Karin Engholm og Jens Christian Lybecker Forretningsudvalg: - Hovedbestyrelsesformand Erik Bennedsen, næstformand Karin Engholm og direktør Christian Lybecker.

6 Arbejdet i udvalgene pågår og der planlægges møder i udvalgene i januar Eventuelt. Mødekalenderen for 2014 for boli.nu blev udleveret til Hovedbestyrelsens orientering. Næste ordinære hovedbestyrelsesmøde afholdes torsdag den 9. januar 2014 kl på administrationens kontor, Danmarksgade 81, 7000 Fredericia. Ellers intet at bemærke. Mødet slut.

7 Indstillinger: Indstilling vedrørende indgåelse af rådgiveraftale med DAI. Hovedbestyrelsen at godkendte indgåelse af rådgiveaftale med DAI på baggrund af nedenstående ydelsespecifikation, samt på baggrund af de skitserede vilkår omkring betaling af leverede ydelser. 1. Visuel udvendig screening af den eksisterende bebyggelse, gennemgang af eksisterende tegninger, som jeg har tilladt mig at forudsætte leveres af boli nu, dels 1. stk dvg-fil af området evt. matrikelkort, dels pdf-fil at det eksisterende byggeri (etageplaner, snit og facader). 2. Kalkulation af hvad det vil koste at renovere den nuværende bebyggelse op til niveau 2015, dvs. klimaskærm, kælder, nye installationer samt ventilation. 3. Skitseforslag til ny bebyggelse indeholdende situationsplan, facade, lejlighedsplan (bolig i 2 plan i alt 115 m2) samt 3D visualisering. 4. Udarbejdelse af budget for ny bebyggelse (skema A). Anslået omkostninger for ovenstående ydelser vil beløbe sig på ca. kr inkl. moms. Indstilling om ny hjemmeside. - Bilag: Notatweb Ny hjemmeside Tuen - Bilag: BL Screening Bedste boligorganisation på nettet. Hovedbestyrelsen godkendte bevilling svarende til den estimerede KTP-løsning til samlet kr inkl. moms. Udsendte numre: boli.nu, prækvalificeret til at afgive bud på administration af Fredericia kommunes 382 almene boliger. Klagebreve fra Karl Ejner Jørgensen, afd. 24 Thygesminde Alle 1 BL informerer nr.: 55 -

8 Ovenstående referat er godkendt af hovedbestyrelsen. Fredericia, den 9. januar Erik Bennedsen Karin Engholm Annie Kristensen Per Ussing Nielsen Kurt Dahl Viggo Nielsen Finn G. Madsen