Kommentarer til seneste bestyrelsesmøde torsdag d (Se her)

Transkript

1 Møde: Bestyrelsesmøde Dato: Torsdag d Tid: Mødeleder Deltagere: Afbud: Referent: Ole GL/GLA: Jeanette og Kjeld og Erik Forældrevalgte: John Schneider, Birgitte Mikkelsen Ledere: Unge: (Tager kage med) Christina Bottke, Boris Støckler, Sofie Spejlborg, Laura Vang Sparsø, Allan Erik Brofelde Punkt 1 Valg af referent forslag Erik Brofelde Godkendt Punkt 2 Kommentarer til seneste bestyrelsesmøde torsdag d (Se her) Punkt 3. Der er ikke udpeget nogle ansvarlige for o Oprydning o Nytårskur o Fundraising Der bør findes ansvarlige for de enkelte punkter. Vi bør diskutere emnet en gang til, og evt. tage det med på grupperådsmødet hvilke opgaver gruppestyrelsen har og ønsker at fordele mellem de enkelte medlemmer. I forhold til grupperådsmøde, kan vi gøre noget for at fordele roller? Godt hvis der er to ansvarlige, en der har prøvet det før samt en der er ny. Læg opgaver ud på rådsmødet det kan være at nogen er interesseret. Det er vigtigt at vi er præcise med beskrivelsen af arbejdsopgaver. Punkt 3 Emne Kommentarer/forslag til dagsorden for i aften.

2 Ingen forslag. Punkt 4 Indledende forberedelse af grupperådsmødet søndag d. 6. marts 2016 kl.? Vi skal lige kigge punkterne her igennem, og tale om valgene. Hvordan sikrer vi et antal kandidater, og hvordan forholder vi os til valg af formand/næstformand? Resten af punkterne foreslås behandlet på sidste møde før grupperådsmødet. 1. Dirigent? Forslag Christina Bottke 2. Udarbejdelse af mødeindkaldelse: a. Ansvarlig GL (Kjeld) 3. Beretning for GL og grenene a. Ansvarlig GL hjælp fra grenene aftales på ledermøde. 4. Beretning bestyrelsen a. Ansvarlig Ole 5. Økonomi/regnskab/budget a. Udarbejdelse af regnskab Hanne/Kjeld b. Udarbejdelse af budget Hanne/Kjeld/Boris. Der er lavet et foreløbigt forslag som er vedhæftet. c. Fremlæggelse af regnskab/budget Forslag: Kjeld/Boris? 6. Valgene: a. Formand vakant b. Næstformand vakant c. Mogens Nymark fraflyttet ny kandidat d. Vibeke Rahbek orlov genvalg? e. GL Jeanette Pilt Ulriksen valgt 2014 Genvalg? f. Unge i bestyrelsen Sofie og Laura & Johanne - genvalg? g. Ledere i bestyrelsen Allan Hvas Nielsen genvalg? h. Divisionsrådsmøde? i. Korpsrådsmøde? j. Revisor Kim Hyberts genvalg k. Revisorsuppleant Trine Isø Nielsen 7. Afvikling af mødet? a. Forslag om metode a la Dog med en kort præsentation af den siddende bestyrelse og deres funktioner herunder hvilke der er vakante jf. punkt Skal der udsendes en teser for gruppeturen i marts. Lederne tager stilling til dette. Christina spørges om hun vil være dirigent. Kjeld samler materiale til indkaldelse til råds-

3 møde. Der laves fælles beretning for samtlige grene som sidste år. Det kan ske at rådsmødet denne gang tager mere end en time. Indbydelse udsendes pr mail + post til dem der ikke har mailadresse. Ole, Christina stopper efter rådsmøde og Mogens Nymark er fraflyttet så der mangler 3 personer. Der er genvalg på de andre poster, alle kontaktes inden rådsmøde for accept. På rådsmødet vil det være godt med en orientering om den siddende bestyrelse. Formanden vælges direkte på rådsmødet. Formanden må ikke være leder eller i familie med kassereren. Det er ikke et krav at man har et barn der er spejder. Tidsforbrug: 1-2 dage om måneden. Lederne kontaktes så de er åbne over for evt. formandsemner, bestyrelsesmedlemmer blandt forældre. Punkt 5 Nytårskur januar Dagsprogram GL 2. Bespisning frokost ansvarlig? 3. Indbydelse ansvarlig? 4. Festmiddag og drikkevarer hvad hvem Ansvarlig 5. Borddækning op pyntning Ansvarlig 6. Underholdning - ansvarlig 7. Evt. musik - Ansvarlig Indbydelse ordnes af GL. Evt. mad fra Camillas Dinér ansvar Ole + Birgitte. Underholdning Kjeld lægger hovedet i blød. Punkt 6 Regnskabsstatus & beslutning om kontingentstørrelse for FamilieSPEJD? 1. Regnskabsgennemgang ved Kjeld/Boris 2. GL oplæg om forslag til kontingentstørrelse (pt. Er familierne med gratis. Der er pt. 4 familier tilknyttet grenen). Der forventes et overskud ved årets udgang på mellem kr Budget: Medlemsbaserede indtægter sættes lidt ned i forhold til i år da det faktisk viser sig at der efter oprykning sker et fald i medlemstallet Det udligner sig igen i løbet af efteråret. Kjeld forsøger af få et overskud på kr Spejderlederne må gerne tænke i at bruge deres budget. Boris kontaktes af Kjeld for at høre hvem der fremlægger regnskabet. Kontingent størrelse skal besluttes for familiespejd. 400,00 pr år bliver foreslået. Forelægges til godkendelse på rådsmødet.

4 Punkt 7 Klubliv Danmark & Fundraising 1. Status lige nu /Kjeld 2. Oversigt over forretninger vi bør besøge for at få dem med. Lige nu er spejdersport og din tøjmand med i ordningen og giver 2% 3. Laura og Sofie har lovet at lave liste over forretninger ved seneste møde Hvordan griber vi den? Og hvem? 4. R&D har anmodet troppen om hjælp til pakning af udsendelse. Ca. 2 timers arbejde honorar kr. Iflg. Troppen nemt og bekvemt. Iflg. R&D flot arbejde til OK pris. win win! Forretninger i Skanderborg der deltager: Sportigan, Eurocar, Din bilpartner, Spejdersport, Vildmark Aps og din tøjmand. Gruppen får rabatten uanset hvor i landet man handler i kæder. Tilmeldte dankort i gruppen: 13 Der findes materialer der kan sættes op i butikker samt materialer der fortæller hvad butikkerne får ud af det. Opgaven med at aktivere forretninger kan evt. tages op i BUUS. Gruppens opgave kan være at få forældre til at tilmelde deres dankort. På gruppeturen kan der laves en stand hvor forældre kan tilmelde deres dankort. Troppen har en arbejdsopgave ca. hver halve år med en indtjening på kr. 1500,00 som opspares til evt. udlandsture. Punkt 8 Nyt fra GL herunder grenene Der har været udfordringer ledermæssigt så ledergruppen har været kastet op i luften. Det har medført en sårbar juniorgren, og en meget sårbar tropsgren. Johanne, Allan og Erik er med som gruppe ass. FamilieSPEJD er startet op med Vibeke og Gitte som ledere. De mødes hver 14. dag. En styrkelse af ledergruppen i juniogrenen vil blive hilst meget velkommen og i tropgrenen vil en ansvarsfuld leder også blive budt meget velkommen. Det gode ledermiljø er måske ikke så godt som vi troede. Vi er nået frem til at vi skal tale til hinanden og ikke om hinanden samt hvordan respekterer vi hinanden uden at genere hinanden? Punkt 9

5 Nyt fra Hus og Have Vinduer: Der forhandles stadig om hvem der skal betale. Bålplads hænger sammen med bygning af Okkerhytten. Der skal tag over rafte/brændeskur. Julemarked første weekend i december. Punkt 10 Dato for næste møde forslag torsdag d. 28. januar kl Aftalt 4. februar. John tager kage med. Punkt 11 Emne Evt. Der var intet under eventuelt.

6 Regnskabsrapport Driftsregnskab Side : 1 DDS Skanderborg Gruppe Dato : Akk. saldo Akk.budget RESULTATOPGØRELSE INDTÆGTER Medlemsbaserede indtægter Medlemskontingent , ,00 Indmeldelsesgebyrer , ,00 Aktivitets- og medlemstilskud , ,00 Lederkontingenter ,00 Medl. baserede indtægter ialt , ,00 Indtægter ture og lejre Lokaltilskud, hytte- og lejrpladser ,00 Deltagerbetaling, ture og lejre , ,00 Div. indtægter (salg øl/vand m.m.) , ,00 Sommerlejre deltagerbetaling , ,00 Indtægter ture og lejre ialt , ,00 Kurser Kommunalt kursustilskud , ,00 Deltagerbetaling ved kursusdeltagelse , ,00 Kurser ialt , ,00 Andre indtægtsgivende aktiviteter Spejder aktiviteter (bla. festival) , ,00 Andre indtægter (bla. vestermølle) , ,00 Salg af lodsedler , ,00 Renosyd , ,00 Andre indtægtsgivende akt. ialt , ,00 Finansielle indtægter Renteindtægter, værdipapirer , ,00 Finansielle indtægter i alt , ,00 Diverse indtægter Diverse indtægter , ,00 Materieltilskud, Skb. Kommune ,00 Diverse indtægter ialt , ,00 Indtægter ialt , ,00 Medlemsbaserede udgifter Korpskontingent , ,00 Divisionskontingent , ,00 Medlemsbaserede udgifter ialt , ,00

7 Regnskabsrapport Driftsregnskab Side : 2 DDS Skanderborg Gruppe Dato : Akk. saldo Akk.budget Daglige spejdermøder Aktiviteter ved møder , ,00 Daglige spejdermøder ialt , ,00 Ture og lejre Hytte- og lejrpladsleje , ,00 Aktiviteter og mad på ture , ,00 Transportudgifter, herunder lejrbil , ,00 sommerlejre og Spejdernes lejr , ,00 Ture og lejre ialt , ,00 Kurser Kursusgebyrer (delt. betaling) , ,00 Bespisning ved kurser ,00 Transportudgifter, kurser , ,00 Kurser ialt , ,00 Lederpleje Nytårskur , ,00 Uniform til nye ledere ,00 Lederpleje ialt , ,00 Gruppens udgifter Spejdersport , ,00 Materiel- og inventarindkøb , ,00 Divisions- og korpsrådsmøder ,00 Gaver ,06 500,00 Hjemmeside og Internet , ,00 Aktivitetsdag(e) på Vestermølle ,00 Gruppens udgifter ialt , ,00 Vareindkøb Varerindkøb, lotteri , ,00 Vareindkøb ialt , ,00 Gruppens hytter Varme, el og vand, Vestermølle ,00 Rengøring Vestermølle , ,00 Skatter, afgifter og forsikringer , ,00 Vedligehold Vestermølle , ,00 Vedligehold Tingdalhytten , ,00 Gruppens hytter ialt , ,00

8 Regnskabsrapport Driftsregnskab Side : 3 DDS Skanderborg Gruppe Dato : Akk. saldo Akk.budget Administration Kontorhold og bogholderassist , ,00 Porto ,00 Telefon, incl. lederbetaling ,00 Winkas Pro , ,00 PBS - kontingentopkrævninger , ,00 Bankgebyrer... 75,00 200,00 Administration ialt , ,00 Finansielle udgifter UDGIFTER IALT , ,00 ÅRETS RESULTAT , ,00

9 INDTÆGTER: budget regnskab budget regnskab budget kvartal Medlemsbaserede indtægter: kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Indtægter ture og lejre kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Kurser kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Andre indtægtsgivende aktiviteter kr ,00 kr ,50 kr ,00 kr ,50 kr ,00 Finansielle indtægter kr ,00 kr ,70 kr ,00 kr ,84 kr ,00 Diverse indtægter kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,22 kr ,00 Indtægter i alt: kr ,00 kr ,20 kr ,00 kr ,56 kr ,00 UDGIFTER: Medlemsbaserede udgifter: kr ,00 kr ,50 kr ,00 kr ,50 kr ,00 Daglige spejdermøder: kr ,00 kr ,60 kr ,00 kr ,14 kr ,00 Ture og lejre: kr ,00 kr ,55 kr ,00 kr ,58 kr ,00 Kurser: kr ,00 kr ,09 kr ,00 kr ,64 kr ,00 Lederpleje: kr ,00 kr ,25 kr ,00 kr ,21 kr ,00 Gruppens udgifter: kr ,00 kr ,96 kr ,00 kr ,05 kr ,00 Varekøb og lotteri: kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Gruppens hytter: kr ,00 kr ,08 kr ,00 kr ,88 kr ,00 Administration kr ,00 kr ,25 kr ,00 kr ,05 kr ,00 Finansielle udgifter kr. - kr. - kr. - kr. - Udgifter i alt: kr ,00 kr ,28 kr ,00 kr ,05 kr ,00 Årets resultat: kr. - kr ,92 kr ,00 kr ,51 kr ,00