SAP Business One. Note med opgaver til SAP Business One. Udarbejdet af Henrik Graven Nielsen & Rune Bagge for Handelshøjskolen i Århus.

Transkript

1 SAP Business One Note med opgaver til SAP Business One Udarbejdet af Henrik Graven Nielsen & Rune Bagge for Handelshøjskolen i Århus

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Overblik over SAP Business One Forretningspartner Lagerstyring Indkøb Salg Produktion Bankafvikling og økonomi Rapporter og forespørgsler Repetition "SAP", SAP-logoet samt "SAP Business One" er registrerede varemærker tilhørende SAP AG.

3 1. Indledning Forord Nærværende undervisningsmateriale indfører læseren i brugen af de gængse funktioner i ERP-systemet, SAP Business One. Der indledes med et afsnit om systemets sammensætning og udseende, hvorefter grundfunktionerne gennemgås i afsnit 3 til 10. Hvert afsnit afsluttes med en række opgaver i anvendelsen af de væsentligste funktioner i SAP Business One. Materialet tager udgangspunkt i en fiktiv case-virksomhed kaldet HA Data. En uddybende beskrivelse af virksomheden følger herefter. Casebeskrivelse: HA Data 1 HA Data er en it-virksomhed, der sælger hele pc-løsninger samt komponenter og software. Virksomheden blev grundlagt i 2001 af to HA(dat.)-studerende. De har nu færdiggjort deres HA(dat.)-uddannelse og har besluttet sig for at holde en pause i deres studier. HA Datas mission er kort formuleret: "HA Data skal levere hard- og softwaredele til privates og virksomheders it-løsninger. Der tilstræbes at kunne levere standardvarer til konkurrencedygtige priser med hurtig levering." Bemandingen i dag er 8 heltidsansatte samt 15 løsarbejdere (hovedsageligt studerende på deltid). De 2 indehavere har delt opgaverne mellem sig, så den ene tager sig af de udadrettede aktiviteter så som salg og indkøb. Den anden tager sig af det interne, hvilket omfatter logistik, administration, regnskab og it. Vedrørende de 6 resterende heltidsansatte medarbejdere varetager de følgende opgaver: 3 ansatte tager vare på salget hovedsagligt pr. telefon. 1 ansat arbejder med regnskab. 2 ansatte arbejder med varemodtagelse, pakning og forsendelse. De 15 deltidsmedarbejdere hjælper hovedsageligt til med pakning og forsendelse af varer. Desuden har enkelte af dem specialopgaver med eksempelvis: Udvikling og vedligeholdelse af web-løsning for HA Data. Støtte i forbindelse med drift, vedligeholdelse og videreudvikling af deres ERPløsning (SAP Busines One). Hotline-assistance. Omsætningen i 2003 var 90 mio. kr. med et nettoresultat på kr. Omsætningen fordeler sig på følgende måde: 1 Uddrag af casebeskrivelse - af Povl Erik Rostgaard Andersen, d. 7. oktober

4 Færdige pc-løsninger 60% Dele til pc'er, fx grafikkort, RAM 20% Printere og lign. 15% Software 5% For 4 måneder siden tog HA Data SAP Business One-løsningen i brug. Denne løsning anvendes til løsning af følgende opgaver: Bemærkninger Fakturering (papirbaseret) Lagerstyring Debitorstyring Kreditorstyring Finansregnskab Nærværende note er version 4 af undervisningsmaterialet, der passer til SAP Business One version 6.8 (2005A). Det kan forekomme, at enkelte detaljer i denne note, såsom screenshots og lignende ikke stemmer komplet overens med systemet. Der vil dog være tale om små uoverensstemmelser, som ikke i væsentlig grad vil forstyrre læserens forståelse. Sprogændring Det er i systemet muligt at skifte sprog fra engelsk til dansk (og adskillige andre sprog). Er dette nødvendigt, gennemgås fremgangsmåden nedenfor: 1. Åben modulet "Administration". 2. Åben undermappen "System Initialisation". 3. Åben funktionen "General settings". 4. Under fanen "Display" ændres sproget i feltet "Language". 5. Vælg "Update" nederst i vinduet. 6. Alle vinduer vil blive lukket før sprogændringen træder i kraft. 3

5 2. Overblik over SAP Business One Problemstilling Formål Overblik HA Data har anskaffet SAP Business One (SBO) som ERP-løsning. ERP-systemer samler virksomhedens forskellige del-processer som økonomi, salg og lager i et enkelt rammesystem. Denne integration i ERP-systemer reducerer manuelle arbejdsrutiner og giver hurtig og præcis information om virksomhedens ressourcer i et samlet system. SBO er udvalgt af HA Data, da dette system er udviklet med henblik på små og mellemstore virksomheder (antal ansatte typisk mellem 10 og 250) uden meget komplekse systemkrav. Systemet rummer således en lang række af de funktioner, virksomheder af denne type kunne tænkes at have behov for. Den indledende opgave for HA Data består i at oprette en række stamdata for at kunne tage systemet i anvendelse. Desuden skal der skabes overblik over, hvordan systemet er opbygget, og hvordan data oprettes og redigeres. Skabe overblik over SAP Business One. Kunne navigere i systemet. Oprette og redigere stamdata for virksomheden, systemets brugere osv. Figur 2.1 viser SBO's hovedvindue, hvor modulerne er placeret i hovedmenuen til venstre. Modulerne (også kaldet applikationer) er opbygget efter virksomhedens processer, så funktioner der vedrører salg, indkøb, kunder osv. er logisk opdelt. Under de forskellige moduler ligger funktionerne i systemet. Disse kan være inddelt i undermapper. Alle funktionerne i systemet kan desuden vælges fra menupunktet "Moduler" i menulinjen øverst i SBO. Statuslinjen nederst i systemet indeholder udover tid og dato de eventuelle fejlmeddelelser (med rød markering), der opstår. Det er derfor en god idé at holde øje med den, hvis SBO ikke reagerer som forventet. Funktionen "Generelle opsætninger" fra modulet "Administration" er vist i figur 2.2. Opbygningen af vinduerne kendes fra andre Windows-applikationer, med faner, checkbokse, dropdown-lister osv. Den orange pil angiver en reference til en anden funktion i systemet - ved at klikke på den åbnes funktionen. 4

6 Menulinje Modul (åbent) Værktøjslinje Undermappe Funktioner Moduler (lukkede) Statuslinje Figur 2.1 Hovedvinduet i SAP Business One Reference-pile Faner Checkbokse Dropdown-lister Navigering Figur 2.2 Generelle opsætninger Når der skal indtastes data i et vindue, skal man være opmærksom på, hvilken tilstand systemet er i. Dette afhænger af, hvorvidt man tilføjer eller søger efter data. I figur 2.3 ses funktionen "Tilbud" fra modulet "Salg". Det er kort fortalt i denne funktion, der oprettes tilbud, som udsendes til kunderne. Dette område dækkes mere fyldestgørende senere i forløbet. 5

7 Når funktionen åbnes, står SBO som standard i "tilføje-tilstand". Det vil sige at systemet er klar til, at der bliver indtastet nye data i dette tilfælde et nyt tilbud. I søge-tilstand ændres knapperne til: Figur Tilbud Tilføje mode Den aktuelle tilstand ses nemmest ved knapperne nederst i vinduet. I tilføje-tilstand indtaster man som nævnt nye data og klikker "Tilføj". I søge-tilstand vil knapperne være ændret som vist ovenfor til højre hvorefter man kan søge efter data. Der skiftes tilstand ved at klikke på en af tilstandsknapperne i værktøjslinjen, som vist i figur 2.4. Søge-tilstand Tilføje-tilstand Opgaver Figur 2.4 Tilstandsknapper og navigeringspile De efterfølgende 4 pile tillader navigering i poster, såsom tidligere oprettede tilbud. Den første række opgaver omhandler navigering og søgning i systemet. Notér venligst svarerne. 1. Find HA Datas telefonnummer (i modulet administration). (Hint: "Systeminitialisering"). 6

8 2. Find HA Datas bankforbindelser og noter deres kontonummer hos Nordea. (Hint: "Definitioner" "Bankafvikling"). 3. Find frem til HA Datas betalingsbetingelser. Brug de gule navigeringspile på værktøjslinjen og noter antallet af betalingsbetingelser. (Hint: "Definitioner" "Forretningspartner"). 4. HA Data har registreret en række oplysninger om brugerne af systemet. Find ud af hvor dette er registreret. Søg derefter efter brugerkoden "JIM" og notér denne brugers navn og -adresse. (Hint: "Bruger"). 5. Skift nu til modulet Salg og åbn funktionen "Tilbud". Find frem til tilbud nummer 2 (vha. søgning) og notér hvilket kundenummer, dette tilbud er oprettet til. 6. På samme måde som foregående spørgsmål skal Indkøbsordre nummer 5 nu findes. Notér hvilken vare HA Data har indkøbt og i hvilken mængde. Den sidste opgave i dette afsnit omhandler tilføjelse af data i SBO. 7. HA Data skal nu udsende et tilbud til en kunde. Opret tilbuddet med følgende data (i funktionen "Tilbud" i modulet "Salg"): Kunde: K0003 (data om kunden indsættes automatisk) Artikelnr.: (data om varen indsættes også automatisk) Mængde: 3 Salgsmedarbejder: Simon % rabat: 4 Noter den samlede pris på dette tilbud inklusiv moms. Tilføj tilbuddet til SBO. 7

9 3. Forretningspartner Problemstilling Formål Virksomheder er i høj grad afhængige af deres kunder og leverandører, da samarbejdet med disse udgør en stor del af virksomhedens eksistensgrundlag. Dette gælder især for en salgsvirksomhed som HA Data. En virksomhed er derfor interesseret i at vide mest muligt om kunderne, for på bedste vis at kunne yde dem god service. Leverandører er af samme vigtighed, da ikke mange salgsvirksomheder kan undvære produkter eller ydelser fra andre firmaer. Relationerne med grossister, andre producenter og lignende er vigtige med henblik på at opnå rabatter og få solide, pålidelige leverandører. I sidste ende vil dårlige leverandører og ringe samarbejde med disse ramme kunderne og på den måde ramme virksomhedens image og omsætning. SBO håndterer kontakten med mulige og eksisterende kunder, leverandører og samarbejdspartnere i et enkelt modul kaldet forretningspartnere. HA Data har en lang række kunder og leverandører, som skal kunne anvendes i SBO. Disse skal derfor registreres med de relevante informationer. Forstå begrebet kerneproces. Forstå registreringen af informationer om kunder og leverandører som en kerneproces for HA Data. Oprette og vedligeholde forretningspartnere. Definering af egenskaber og grupper for forretningspartnere. Analyser for forretningspartnere. Anvendelse af forretningspartnere i andre moduler. Forretningspartnerrelationer som kerneproces HA Data har en række processer, som bør varetages af et it-system. Disse processer defineres som virksomhedens kerneprocesser og er kritiske for virksomhedens forretning. De udgør samtidig de processer, som virksomheden har et systemkrav til det anses med andre ord nødvendigt at have et system til at varetage processerne for at sikre virksomhedens succes. På lige fod med andre typiske virksomheder, søger HA Data at yde den bedste service til kunderne som overhovedet muligt. Det samme gør sig gældende for virksomhedens leverandører, da gode relationer med disse kan være med til at sikre godt samarbejde og dermed pålidelige leverancer og på længere sigt tilfredse kunder. Derfor stiller HA Data krav om at kunne registrere informationer om kunder og leverandører i tilstrækkelig grad. Muligheden for at kunne opretholde en masse viden om kunder og leverandører skal være til stede, for at virksomheden kan analysere salgs- og indkøbsprocesser. 8

10 Igennem denne type analyser vil HA Data kunne styrke salgsindsatsen på de nødvendige områder. Oprettelse og vedligehold af forretningspartnere I SBO foretages al registrering af kunder/leverandører i modulet "Forretningspartner". Funktionen "Forretningspartner-stamdata" anvendes til oprettelse og redigering af forretningspartneroplysninger og vises i figur 3.1. Kundens kode og type Figur 3.1 Forretningspartner-stamdata Feltet "Kode" skal være unikt, således at hver forretningspartner har én specifik kode. Desuden skal forretningspartnertypen vælges i feltet lige efter koden. De tre typer systemet opererer med er: Kunde, Leverandør og Kundeemne. Det er vigtigt at vælge den rigtige type til hver forretningspartner, da systemet ikke accepterer, at der sælges til leverandører eller købes fra kunder. Kode og kundetype er de eneste obligatoriske informationer, resten er som sådan valgfrit. Dog er det som nævnt fordelagtigt for HA Data at udfylde væsentligt flere informationer om forretningspartnerne. Dette gøres nederst i billedet under de forskellige faner. Først når der er defineret kunder og leverandører i SBO, kan der oprettes salgs- og indkøbsbilag til disse. (Desuden skal HA Datas varer være registreret i systemet mere herom i afsnit 4.) Definering af egenskaber og grupper for forretningspartnere For at kunne opdele sine kunder i grupper (fx privatkunder, erhvervskunder osv.) kan HA Data oprette egenskaber og grupper for sine forretningspartnere. Dette er praktisk med henblik på at analysere eksempelvis salg for en bestemt gruppe kunder på baggrund af type, geografisk placering mv. 9

11 Egenskaber og grupper defineres i modulet administration under definitioner som vist i figur 3.2 og 3.3. Figur 3.2 og 3.3 Egenskaber for forretningspartner Efter grupper og egenskaber er defineret, kan de enkelte forretningspartnere tildeles hertil i funktionen "Forretningspartner-stamdata". Analyser for forretningspartnere De tidligere nævnte analyser, der kan laves for forretningspartnere, opstartes fra funktionen "Forretningspartner-stamdata". Når en forretningspartner er åbnet i funktionen kan kontooplysningerne for denne kunde/leverandør ses øverst i højre hjørne. Se figur 3.4. Figur 3.4 Kontooplysninger for forretningspartner Kontosaldoen er det beløb HA Data har til gode hos den pågældende forretningspartner. Ved leverandører vil dette beløb oftest være negativt og dermed angive leverandørens tilgodehavende hos HA Data. "Leveringer" angiver værdien af udsendte varer til en kunde - det vil sige, det beløb som HA Data har til gode hos kunden, men endnu ikke har opkrævet. Ordrer er beløbet som kunden har indgivet ordrer for, men som endnu ikke er leveret eller faktureret. For leverandørerne vil der kun være en kontosaldo. Ved alle tre kontooplysninger er der henholdsvis en referencepil og et analyse-ikon. Som gennemgået i afsnit 2 giver referencepilen adgang til andre funktioner i systemet. Analyseikonet til højre for saldoerne åbner en analysefunktion, hvor HA Data kan få overblik over henholdsvis kundens faktureringer, leveringer og ordrer. I figur 3.5 ses ordreanalysen for kunden Anders Andersen. Den viser bl.a. kundens tidligere og indeværende ordrer (i indeværende år) hos HA Data og et bjælkediagram over ordrernes beløb. På den måde kan HA Data hurtigt skabe overblik over kundens køb. 10

12 Opgaver Figur 3.5 Omsætningsanalyserapport efter kunde 1. HA Data har oprettet en række kunder og leverandører i SBO. Nu er der kommet nye til, som ligeledes skal oprettes. Opret følgende forretningspartnere: a) Kode: K0008 Kundetype: Kunde Navn: Franz Ferdinand Gruppe: Privatkunde Tlf 1: Adresse: Store Nytorv 16, 1. th. Postnr. og by: 2860 Søborg b) Kode: L0006 Kundetype: Leverandør Navn: Dansk Computersalg Gruppe: Leverandører Tlf 1: Kontaktperson: Lars Jensen Adresse: Lillegade 41 (under fakturamodtager) Postnr. og by: 5000 Odense C 2. I modulet administration under definitioner for forretningspartnere defineres egenskaber og grupper. Opret følgende nye forretningspartneregenskaber: 1-10 ansatte ansatte 101+ ansatte Jylland Fyn Sjælland og øer 11

13 3. Sæt disse egenskaber for følgende forretningspartnere: (Hint: "Forretningspartnerstamdata" søge-tilstand!) Kode: Antal ansatte: Placering K0002 Jylland K ansatte Jylland K0004 Jylland L ansatte Sjælland og øer L ansatte Jylland L ansatte Fyn 4. HA Data vil gerne have nogle få analyser om deres kunder og leverandører. Brug analyse-værktøjerne i funktionen "Forretningspartner-stamdata". Notér venligst svarerne på følgende: a) Notér hvor meget HA Data skylder leverandøren Hardwarespecialisten. b) Notér det samlede beløb (omsætningen) på den sidste ordre kunden Amirs Netcafé har indgivet til HA Data. c) Notér hvilke varer der senest er blevet leveret til kunden Erik Ejnersen. d) Notér hvor mange % rabat HA Data fik på seneste indkøb fra leverandøren PC Engros A/S. 5. Opret et tilbud til kunden Franz Ferdinand. Han har bestilt følgende: 2 stk. Kingston 512MB DDR-Ram (artikelnr.: 13002) 1 stk. Creative Soundblaster 4.1 digital (artikelnr.: 16002) Salgsmedarbejderen skal sættes til "Søren" og kunden skal have 2 % rabat. Notér den samlede sum på tilbuddet og tilføj det til SBO. 12

14 4. Lagerstyring Problemstilling Formål Artikeltyper HA Data har nu registeret sine forretningspartnere i SBO. Næste trin, der skal gennemføres før virksomheden kan udnytte systemets muligheder, er registrering af varer 2 samt lagre og priser. Lageret er af stor betydning for en virksomhed, der opbevarer varer i perioden fra indkøb til varen sælges. Det er samtidig vigtigt, at en virksomhed har tilstrækkelige informationer registreret om de produkter der markedsføres og sælges. Hvis produkternes informationer er tilstrækkeligt registreret kan kunderne rådgives mere fyldestgørende og risikoen for misforståelser ved salg mindskes. Især for HA Data er det vigtigt at have rigelige informationer om deres produktlinjer, da produkterne er af teknisk karakter. Kunder vil ofte efterspørge særlige egenskaber og muligheder ved produkterne før et køb. Udover informationer om varerne skal HA Data have registeret lagre, hvorpå varerne ligger, samt priserne på varerne i SBO. Systemet kan på den måde holde styr på lagerbeholdninger, placeringer og priser, så HA Data hele tiden kan bibeholde overblikket over sin produktlinje. Forstå artikeltyperne i SBO Oprette og vedligeholde artikler Varelagre og beholdningsmængder Priser og prislister Analyser af artikler SBO opererer med tre typer af artikler: indkøbsartikler, lagerartikler og salgsartikler. Indkøbsartikler er artikler, som HA Data indkøber fra andre virksomheder enten til brug i virksomheden eller til videresalg. Lagerartikler er artikler, som HA Data opbevarer i en periode på et lager. Salgsartikler er artikler, som HA Data videresælger til kunderne. En artikel kan nemt være flere typer fx en vare der indkøbes, sættes på lager og senere sælges til en kunde. Dette vil både være en indkøbs-, lager- og salgsartikel. Råvarer til produktionen vil typisk kun være en indkøbs- og måske lagerartikel, men sælges ikke videre. En serviceydelse vil kun være en salgsartikel, da den ikke kan indkøbes eller lagerføres. 2 I SAP Business One kaldes varer for "artikler" bl.a. fordi begrebet også kan omfatte serviceydelser mm. 13

15 Oprettelse og vedligehold af artikler HA Data registrerer sine vare i SBO i modulet "Lagerstyring" under funktionen "Artikelstamdata". Denne funktion virker på samme måde som funktionen "Forretningspartnerstamdata", hvor HA Data oprettede sine kunder og leverandører. Funktionen rummer både mulighed for at oprette nye og gennemse/redigere eksisterende artikler. Figur 4.1 viser funktionen "Artikelstamdata". Artikeltype Figur Artikelstamdata For at oprette en artikel kan man udfylde et valgfrit antal felter det eneste obligatoriske felt er "Artikelnr.", der ligesom koden for forretningspartnere skal være unik. Dog kræves flere informationer registreret, før artiklen kan anvendes tilfredsstillende i SBO informationer som beskrivelse, priser, lagerdata, moms-satser osv. Egenskaber og grupper for artiklerne kan oprettes og sættes på samme måde som ved forretningspartnere. Dette sker under "Definitioner" "Lagerstyring" i modulet "Administration". Varelagre og beholdningsmængder Når HA Data opretter en ny artikel i SBO skal det registreres, hvilket lager artiklen skal ligge på. På den måde holder systemet styr på, hvor mange der er på lager af den givne vare og ændrer denne mængde i takt med at artiklen indkøbes og sælges. Dette gøres under fanen "Beholdningsdata" i funktionen "Artikelstamdata". Her kan en minimumsbeholdning af artiklen desuden sættes. Se figur 4.2. Når beholdningen når denne minimumsgrænse vil SBO give besked herom, så HA Data kan indkøbe et nyt parti. 14

16 Lagerbeholdningen for samtlige HA Datas varer kan ses i funktionen "Artikelliste" under "Beholdningsrapporter" i modulet "Lagerstyring". Selve virksomhedens lagre defineres og redigeres i funktionen "Lagerstyring" under "Definitioner" i modulet "Administration". Figur 4.2 Fanen Beholdningsdata Manuelle varetilgange foretages under "Beholdningstransaktioner" og er relevant for HA Data, da de har en række artikler, der tidligere er indkøbt, men ikke er lagerført i systemet endnu. Funktionen vises i figur 4.3 og anvendes ved at udfylde artikelnummer og antallet, der skal lægges på lager. Figur 4.3 Manuel varetilgang Funktionen "Varetilgang" må kun anvendes til manuelle varetilgange, da SBO selv opdaterer lagre, når varen indkøbes. 15

17 Priser og prislister Prisen på artiklen registreres i forbindelse med at artiklen oprettes. SBO kan administrere flere prislister, således at HA Data kan holde styr på både indkøbs- og salgspriser. Faktisk kan hver artikel have adskillige prislister, hvis dette er påkrævet. Prislister defineres i funktionen "Prislister" under "Prislister" i modulet "Lagerstyring". Efter prislisterne er defineret, kan priserne på artiklerne sættes. HA Data har tre prislister: en til indkøbspriser, en til salgspriser og en der indeholder tilbudspriser på virksomhedens artikler. I funktionen "Prislister" kan priserne for alle HA Datas artikler ses og redigeres. Analyser af artikler Opgaver På lige fod med forretningspartnere kan HA Data lave forskellige analyser for sine artikler. Der findes bl.a. en indkøbsanalyse og en omsætningsanalyse. Begge ligger i funktionen "Artikelstamdata", under fanen "Indkøbsdata (Indkøbsanalyse)" og fanen "Salgsdata (Omsætningsanalyse)". Ved hjælp af disse analyser kan HA Data hurtigt skabe overblik over, hvilke produkter der sælger - til hvilke kunder - og til hvilke priser. Samtidig kan virksomheden holde styr på, hvor ofte en vare indkøbes fra leverandørerne. 1. HA Data har netop modtaget en ny artikel, der skal oprettes i "Artikelstamdata". Tilføj artiklen med følgende informationer: (Hint: husk tilføje-tilstand). Artikelnr.: Beskrivelse: Intel Pentium 4, 3,2 GHz Artikelgruppe: Processor (vælg fra liste) Producent: Intel (vælg fra liste) Priser: Indkøbspris: 1490 Normalpris: 2099 Standardleverandør: Vega Computer A/S (vælg fra liste) Momsgruppe (under indkøbsdata): K1 Størrelse/vægt: Længde: 25cm Bredde: 10cm Højde: 6cm Vægt: 0,450 kg Minimumsbeholdning: 2 stk. Varen hører til på lager 01. Vælg dette under fanen "Beholdningsdata" ved at tilføje lageret i tabellen nederst. 2. HA Data skal desuden have introduceret en helt ny produkttype i deres sortiment. Der er tale om to DVD-brændere som virksomheden vil til at markedsføre og sælge. Derfor skal denne nye produktkategori samt producenterne oprettes. 16

18 a) Opret artikelgruppen "DVD-brændere" (Hint: modulet "Administration" "Definitioner" "Lagerstyring") b) Opret producenterne "Panasonic" og "HP" c) Opret til sidst de to DVD-brændere som artikler i systemet: Artikelnr.: Beskrivelse: Panasonic DVD Multidrive Artikelgruppe: DVD-brænder Producent: Panasonic Priser: Indkøbspris: 785 Normalpris: 1195 Standardleverandør: Direct-PC Momsgruppe (under indkøbsdata): K1 Størrelse/vægt: Længde: 30cm Bredde: 20cm Højde: 9cm Vægt: 1,3 kg Minimumsbeholdning: 1 stk Tilføj lager 01. Artikelnr.: Beskrivelse: HP DVD Writer Artikelgruppe: DVD-brændere Producent: HP Priser: Indkøbspris: 1285 Normalpris: 1999 Standardleverandør: PC-Engros Momsgruppe (under indkøbsdata): K1 Størrelse/vægt: Længde: 32cm Bredde: 25cm Højde: 11cm Vægt: 1,8 kg Minimumsbeholdning: 3 stk. Tilføj lager Tilføj ved hjælp af en manuel varetilgang 5 stk. af artiklerne og Vælg Prisliste: Normalpris og skriv "Manuel varetilgang" i kommentar-feltet. 4. Undersøg hvor mange stk. af varerne og HA Data har på lager. (Hint: "Beholdningsrapporter" "Artikelforespørgsel") 17

19 5. Indkøb Problemstilling Formål Nu har HA Data fået registreret sine kunder, leverandører og artikler i SBO og er så småt klar til at indkøbe og sælge sine produkter. Før produkterne kan sælges, skal de indkøbes til lageret, hvilket administreres i modulet Indkøb. Dette modul sørger udover indkøbene for, at HA Datas lager opdateres samt at virksomhedens betalinger bogføres. Bestillinger af varer hos leverandører er en forretningsgang, der ofte sker i HA Data. Udsolgte varer resulterer i, at kunderne får lange leveringstider, og virksomheden har derfor størst interesse i at kontrollere beholdningsmængderne på lageret. Det er med andre ord vigtigt, at HA Data varetager indkøbet af produkter, så de til enhver tid er leveringsdygtige til kunderne. Indkøbsprocessen i HA Data Indkøbsbilagene i SBO og referencebegrebet Returneringer og tilbageførsler Indkøbsprocessen i HA Data Indkøbsprocessen, der tages i anvendelse, når HA Data bestiller varer hjem fra en leverandør, består af fire elementer. Indledningsvist udformes en ordre til leverandøren, som sendes til denne. Når de modtager varerne, skal disse lagerføres, så de er klar til at blive solgt. Leverandøren vil enten sammen med varerne eller senere fremsende en faktura på sit tilgodehavende. HA Data skal afslutningsvist bogføre betalingen til leverandøren. Indkøbsbilagene i SBO og referencebegrebet Hvert af de fire trin i indkøbsprocessen har en funktion i SBO, der resulterer i et bilag. Ordren til leverandøren oprettes under "Indkøbsordre", lagerføringen af de modtagne varer føres i funktionen "Varetilgang (indkøbsordre)" og fakturaen fra leverandøren registreres i "Indgående faktura". Selve betalingen til leverandøren foretages i funktionen "Udgående betalinger" i modulet "Bankafvikling". Dette modul behandles nærmere i et senere afsnit. De relevante indkøbsbilag i systemet ses i figur 5.1. Indkøbsordren er ikke et obligatorisk bilag i systemet, dvs. det er ikke nødvendigt at oprette en sådan for at bestille varer. Dog anbefales det, at den oprettes af hensyn til overskueligheden over indkøbene. Desuden kan SBO automatisk eksportere indkøbsordren til Word, så denne kan udskrives og sendes til leverandøren. Dette behandles dog ikke yderligere her. 18

20 Trin 1 Trin 2 Trin 3 Trin 4 Figur 5.1 Fire trin i indkøbsprocessen Funktionen "Indkøbsordre" vises i figur 5.2. Figur Indkøbsordre Indledningsvist skal leverandøren hentes ind øverst i vinduet - enten ved at indtaste leverandørnummeret eller ved at vælge denne fra listen. Varerne, der skal bestilles hos leverandøren, indtastes i tabellen under "Indhold". Alle varerne bestilles på baggrund af deres artikelnummer, så det er en forudsætning, at de er oprettet under "Artikelstamdata" i modulet "Lagerstyring" i systemet. 19

21 Prisen på produktet hos leverandøren føres automatisk ind i tabellen ud fra den indkøbspris HA Data har defineret for produktet. Nederst i vinduet tillægges moms, og den endelige sum af indkøbsordren kan ses. Nu er indkøbsordren registreret, og ordren kan indgives til leverandøren. Når varerne modtages, oprettes en varetilgang. Funktionen "Varetilgang (indkøbsordre)" er opbygget på stort set samme måde som indkøbsordren i figur 5.2. Den eneste forskel ligger i knapperne nederst i vinduet, som ses i figur 5.3. Figur Referenceknapper Ved hjælp af disse knapper skabes referencen til et andet indkøbsbilag i systemet. En vigtig del af SBO er, at virksomheden skal være i stand til at kunne se sammenhængen mellem sine bilag (salg og indkøb) til forretningspartnerne. Denne sammenhæng skabes ved hjælp af referencer. Da hvert indkøb ofte indebærer, at der oprettes flere bilag i systemet, skal disse "bindes sammen" ved hjælp af referencer. Dette er vigtigt, da SBO ellers ikke kan holde styr på varetilgange, bogføringer osv. Referencebegrebet illustreres i figur 5.4. Indkøbsordre Varetilgang Indgående faktura Reference Figur Referencekonceptet Reference Når HA Data skal oprette en varetilgang, skal der altså refereres til indkøbsordren (såfremt denne er oprettet) og den indgående faktura skal referere til en varetilgang. Dette er den eneste mulighed, systemet har for at kunne sikre korrekt postering på lageret og i regnskabet. Når man klikker på en referenceknap efter en leverandør er valgt, vises de aktive indkøbsordrer til den pågældende leverandør i et vindue. Den relevante indkøbsordre vælges, hvorefter bilagsoprettelsesassistenten kommer frem. Her ses følgende valgmuligheder nederst i vinduet: "Træk alle data" og "Konfigurér". Vælges førstenævnte vil alle produkter fra det bilag, der refereres fra, blive overført til det nye bilag, når der trykkes på "Færdiggør". Det er dog ikke altid tilfældet, at samtlige varer fra en indkøbsordre ankommer i samme varetilgang. HA Data har derfor muligheden for at registrere dele af en varetilgang. Dette gøres ved at vælge "Konfigurér" i bilagsoprettelsesassistenten. I det efterfølgende vindue kan de produkter, der ikke er med i leverancen, fravælges. Dette sker i vinduet "Selekter artikel til kopiering" se figur

22 Figur 5.5 Selekter artikel til kopiering I figur 5.5 opretter HA Data en varetilgang for en indkøbsordre på 1 lydkort og 2 skærme. Da kun skærmene er leveret, fravælges lydkortet ved at holde <Ctrl> nede og klikke på nummeret i venstre side. Når resten af ordren ankommer til HA Data, skal der oprettes endnu en varetilgang med de resterende produkter. Samme procedure gør sig gældende, når en indgående faktura oprettes med reference til varetilgangen. Når leverandøren fremsender en faktura, registreres denne i funktionen "Indgående faktura". Funktionen virker på samme måde som en indkøbsordre og en varetilgang og der skal refereres til den relevante varetilgang. Når en indgående faktura er oprettet i SBO er denne klar til at blive betalt. Betaling til leverandøren foretages som nævnt i funktionen "Udgående betalinger" i modulet "Bankafvikling". I funktionen vælges leverandøren og dennes aktive fakturaer vises i tabellen, som ses i figur 5.6. Figur 5.6 Bilag til betaling For at registrere at denne faktura skal betales/er betalt til leverandøren, markeres fakturaen i tabellen (ved at klikke på den) og derefter klikkes på "Betalingsmidler": i værktøjslinjen. 21

23 I denne funktion oprettes betalingen, alt efter hvilken type afregning der er tale om. Beløbet indtastes i feltet "Samlet". En kontant betaling vises i figur 5.7. Figur Betalingsmidler Returneringer og tilbageførsler Opgaver Hvis HA Data modtager en leverance med produkter, som enten er defekte eller af anden grund skal sendes tilbage til leverandøren, udfyldes en returnering vha. funktionen "Returneringer". Hvis leveringen allerede er faktureret eller der er fejl i faktureringen, skal dette udlignes med en indkøbskreditnota. Laves denne udligning ikke, vil der hurtigt opstå fejl i lagerstyringen og bogføringen i HA Data. Både returneringen og indkøbskreditnotaen skal oprettes med reference til en anden postering, dvs. enten en varetilgang eller en indgående faktura. På den måde sikres det, at SBO selv tilbagefører de forkerte posteringer. 1. HA Data skal have indkøbt nogle varer. a) Opret følgende indkøbsordre i systemet: Leverandør: Vega Computer A/S Artikler: 8 stk. artikelnr stk. artikelnr Indkøber: Iben Notér det samlede beløb for indkøbsordren. b) Varerne er netop ankommet til HA Data og varetilgangen skal registreres, så varerne indgår på lageret. Start med at notere hvor mange stk. af artiklerne og 17001, HA Data har på lager. 22