En boligorganisations syn på egen og kommunens rolle ift. den bystrategiske udvikling af København v. adm. direktør i fsb, Bjarne Larsson

Transkript

1 Referat

2 Deltagere Boligorganisationer i Københavns kommune og deres administrationer Medarbejder i Boligselskabernes Landsforening Medarbejder i Københavns Kommune Uffe Andreasen enhedschef i Almene boliger, Teknik og Miljøforvaltningen bød på vegne af København Kommune velkommen til styringsdialogkonferencen og gennemgik dagen program. Del 1: Bystrategiske drøftelser Samarbejdet om den bystrategiske udvikling af København v. direktør i Teknik- og Miljøforvaltningen, Torben Gleesborg Torben Glesborg orienterede om, at København i 2016 skal modtage og boligplacere 335 flygtninge. Denne opgave ønsker kommunen at løse i fællesskab med de københavnske boligorganisationer. Torben Glesborg lagde i sit oplæg vægt på, at Københavns Kommune er udfordret på en stigende befolkningsprognose. Der bliver ca flere københavnere om året. At skabe plads til så mange mennesker tæt på bykernen bliver en udfordring. En anden stor udfordring er, at byen bliver mere og mere opdelt i forhold til indkomstniveau. Vi skal undgå en forsat opdeling, når byen til stadighed vokser sig større. Teknik- og Miljøforvaltningens vision for København er Fællesskab København. Udgangspunktet for denne vision er, at vi er glade for det København, vi har skabt. Der er relativt godt styr på hvilke udfordringer der er, og hvordan der skal arbejdes med dem. Vi må dog ikke glemme, at vi fortsat skal udvikle os. I den forbindelse er visionen for den levende by, at byens kvarterer skal bevare deres unikke særpræg, men at dette ikke må blive ekskluderende eller utrygt for borgerne. Således skal almenboligerne bygges i kvarterer med mange privatboliger, og der ønskes at trække andre boformer ind i de udsatte boligområder. Visionen er, at der skal stilles krav om 20 % almenboliger i hele byen. Dette vil konkret medføre, at der ikke vil blive givet grundkøbsstøtte i udsatte boligområder, men til gengæld vil der blive støttet i områder med få almene boliger. Det er videre en udfordring at holde huslejen på et niveau, hvor de lavere indkomstgrupper har råd til at betale. At løse disse problematikker kræver opfindsomhed og villighed både i kommunen og boligorganisationerne. En boligorganisations syn på egen og kommunens rolle ift. den bystrategiske udvikling af København v. adm. direktør i fsb, Bjarne Larsson Boligorganisationerne i København har altid taget et stort ansvar for at medvirke til at udvikle og bygge byen. Det gør vi også i dag og det vil vi også gøre i fremtiden! I dag udvikler vi ydermere også i den byggede by og i dens byområder. Vi forsøger at kigge på nye modeller at bygge på, da grundene ejes af

3 private grundejere. Som noget nyt er der igen givet mulighed for at opnå grundkapital til almene ungdomsboliger. Og det er både godt og vigtigt for byens udvikling. Samarbejdet mellem organisationerne og kommunen er meget unikt i København. Især Hovedaftalen og udlejningsaftalen har gjort, at der er blevet rykket på nogle grundæggende forudsætninger i boligområderne i København, hvorfor flere områder ikke længere er på listen over udsatte områder. Arbejdet med en positiv udvikling af almene boliger og boligområder i København fortsætter, og er afhængigt af et godt kommunalt samarbejde. I forhold til udviklingen af den eksisterende by, skal organisationerne være i dialog med kommunen for at skabe gode rammer for dens beboeres liv. Boligorganisationerne har ikke som mål at sælge boliger, hvorfor der bygges konservativt og solidt, da boligerne skal holde i mange år og være rentable. Samtidig med at vi fastholder vores pligt til konstant at forny og gentænke boligerne. Men - boligorganisationerne oplever ualmindeligt mange krav, som gør processer ulideligt lange, selvom de egentlige byggevisioner har en klar politisk opbakning fra både udvalg og Borgerepræsentationen. Tid er penge, og renoveringer sker ikke hurtigt nok grundet kommunens sagsbehandling. Dette kan illustreres ved gentagne krav om genprojektering. Det kan ligeledes være svært at holde på byggegrunde, da investorerne ikke forstår de lange processer. Der er videre mange forskelligartede krav til miljø og arkitektur. Mange af kommunens krav gør, at boligorganisationerne skal bygge bedre boliger end den private og for færre penge. Der opfordres derfor til, at der findes en løsning på dette. Til slut opfordres kommunen til at være bedre til at skelne mellem sig selv som myndighed og samarbejdspartner. Debat i salen Torben Gleesborg fremførte, at der sættes pris på konstruktiv kritik, og at kommunen erkender, at byggesagsbehandling ikke har været tilfredsstillende, og der i den forbindelse også lyttes til boligorganisationernes ønsker. Der arbejdes på at omstrukturere dette. Det er vigtigt at have en løbende dialog om problempunkter. Der blev fra salen spurgt ind til, hvorfor kommunen stiller andre krav til organisationer end til private bygherrer? Eksempelvis kravet om bygas, hvad der gør det dyrt og besværligt. Skal vi have en blandet by, skal vi også have mulighed for at samarbejde med private. Men de private har problemer med dette samarbejde, grundet de særlige krav der stilles til organisationer. Til dette svarede Torben Gleesborg, at kommunens politik er, at kommunen yder grundkapital og garanterer for lån til byggeri, hvorfor der i den forbindelse stilles nogle krav. Nogle private vil gerne samarbejde med de almene boligorganisationer, fordi det yder en sikker indtjening og et stabilt fundament. Vi er enige i, at der skal være en dialog om, hvordan vi kan finde ud af at slække på de pågældende krav, så der måske kan bygges billigere til samme kvalitet. Resultatet vil under alle omstændigheder være et meget konkurrencedygtigt alment marked. Bjarne Larsson fremhævede, at det er et stort problem med det blandede byggeri, da almene organisationer skal bygge efter 2020-krav, mens private ikke skal.

4 Torben Gleesborg svarede hertil, at der altid vil være krydspres på boligorganisationerne, både på økonomi og en lang række andre krav. Krydspresset kommer aldrig til at forsvinde, men kommunen kan i konkrete situationer blive bedre til at se på, om kravene i konkrete situationer er relevante, hvorfor man måske kunne tænke på at gøre det anderledes krav stilles til alle, ikke kun organisationerne. Det er et kommunalt ønske om at presse udviklingen i en bestemt retning. Til slut blev det fremført, at kommunen skal være bedre til at skelne mellem krav der stilles på faglige grundlag og krav der stilles på baggrund af holdninger. Der blev herefter spurgt ind til fra salen, hvad der menes med, at der skal vise mere kant i planlægningen og at der i forhold til Kommuneplanen er mulighed for at sprænge rammerne? Torben Gleesborg svarede hertil, at kommunen gerne vil undgå vanetænkning, da huse meget nemt kan komme til at se meget ensartede ud. Kommunen opfordrer til, at man i planlægningen af byrummet gerne indtænker skæve og originale løsninger, da det er dette, der giver oplevelse i en levende by. Del 2: Effektiv drift Effektiv drift og program for del 2 v. enhedschef i Almene Boliger, Uffe Andreasen og kredskonsulent i BL, Annesophie Hansen Annesophie Hansen fremførte, at organisationerne ejer boligerne, og derfor har stor interesse i at drifte effektivt og ordentligt. Effektiviteten har altid været der, men har haft øget fokus de sidste 5 år. Der er i hovedaftalen en målsætning om at kigge på den effektive drift, og der er nedsat en arbejdsgruppe til at udvikle en effektiv model til brug på tværs af organisationerne. Målet er at opfinde en model, der flugter med ministeriets udmeldinger. Effektiv drift, hvor er de største barrierer set fra ledelsesperspektivet v. adm. direktør i BL, Bent Madsen og kundedirektør i KAB, Margrete Pump Ved Bent Madsen Fra 2002, hvor tallene har en vis tyngde, er administrationsbidrag i den almene sektor gået fra at ligge over den private sektor til at ligge under. Vi er langt fra i mål med effektiviteten. Det store fokus der i 2014 kom på dette, har to sider. Vi skal oversætte effektiviteten til en lavere husleje. Italesættelsen i 2014 har givet et momentum i effektiviseringen, og der er kommet en stor gejst, hvorfor det er vigtigt at fastholde fokus på emnet. Det er vigtigt i forhold til effektivitetsdiskussionen, at vi kender vores roller. I praksis er der tale om en arbejdsdeling mellem det politiske niveau og det administrative niveau. Denne klare arbejdsdeling skal holdes. Det er beboerdemokratiet der beslutter rammerne, og administrationen der skal effektuere dette. En vigtig del af effektiviseringsdiskussionen er samdrift mellem afdelingerne. Eksempelvis i forhold til maskiner og indkøb. Det er administrationen, der har ansvaret for, at dette er effektivt. Der opfordres til, at man ser effektivitet i et bredere perspektiv. Der eksempelvis stor forespørgsel om billige boliger. Man ser, at større kommuner opfinder særlige krav til organisationerne, uden man tænker over, hvad de afledte omkostninger bliver ved dette. Kommunen skal skære ned på krav, og have en mere

5 klar målsætning. Der opfordres ligeledes til enkelthed i forhold til styringsdialog, hvor man skal benytte de eksisterende systemer i stedet for at opfinde egne. Ved Margrete Pump Når der tidligere blev talt om effektiv drift, blev dette ikke taget godt imod i afdelingsbestyrelserne mange mente, at det var der i forvejen. KAB konkluderede derved, at processen var grebet forkert an. Mange mennesker har det ikke godt med begrebet effektiv drift, hvorfor man skal interessere sig for sprogbrugen. KAB har valgt at kalde det for pas på huslejen. Bestyrelserne er igen indkaldt til møder, hvor man er startet forfra med at sælge ideen. Det blev fremhævet, at huslejen er steget, regeringen vil gerne se besparelser og beboerne bliver fattigere, hvad der er betydningsfulde faktorer for den fremtidige udvikling. Det er blevet normalt, at huslejen gradvist er blevet øget, og dette skal revurderes måske skal huslejen endda sættes ned, såfremt det er muligt. Mange af de udgifter der bliver afholdt, er noget som KAB administrerer. KAB skal derfor gå foran i forhold til hvordan denne proces kan understøttes bedst muligt. KAB har planlagt at stille organisationerne et tilbud om en 360 graders analyse, der både består i at kortlægge afdelingernes udgiftsforhold samt give dem værktøjer til forbedringer samt konkrete og målbare forslag til ændringer. KAB vil derudover gerne have den enkelte organisation til at fastsætte mål for huslejen. I den forbindelse skal det bemærkes, at hvis alle afdelinger skal lave bare en enkelt forandring, er det et meget stort projekt, og dette skal der sættes meget ledelse af til. Der er tale om vedvarende projekter, der vil tage en år. Det kræver derfor stor vedholdenhed. Det er problematisk, at effektiviseringsbestræbelserne er sat i gang uden nogle klare mål for, hvad resultatet og ressourcetrækket skal være. I sidste ende er det beboerne, der skal stemme besparelserne hjem. Alle beboere vil i teorien gerne have en lavere husleje, men det er svært for den enkelte at se sammenhængen mellem omlægninger/ besparelser og den enkeltes husleje. Det forstærkes yderligere af, at vi taler om en proces over flere år. Reglerne omkring afdelingens budget og regnskaber er i denne sammenhæng ret rigide, og der er eksempelvis ikke mulighed for at skabe et stærkt og klart incitament for den enkelte beboer ved at udlodde en del af afdelingens overskud ved årets udgang til beboerne. Det er derfor helt afgørende, at der på afdelingsniveau skabes incitamenter for beboerne til at gå positivt ind i processen, eksempelvis ved løbende at illustrere hvad huslejen ville være, hvis besparelserne ikke var blevet gennemført. Debat i salen Der blev fra salen gjort opmærksom på, at man kan lave fællesdrift inden for egen boligorganisation, men ikke mellem boligorganisationer, da man så bliver pålagt moms. Hertil svarede Bent Madsen, at der er en igangværende dialog med myndighederne om denne moms. Temaoplæg om benchmark og nøgletal for effektiv drift/nyt fra ministeriets effektiviseringsenhed v. kontorchef Lars Otto, Effektiviseringsenheden, Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet Baggrunden for effektiviseringskrav er Boligaftale De konkrete måltal er stadig til forhandling, men der forventes et samlet måltal for hele sektoren på en samlet udgiftsbase.

6 Man kan altid lære af nogen, der gør det bedre end en selv, det er den overordnede ide ved benchmarking. Den avancerede benchmarking metode er modelbaseret. Fordelene ved dette er, at der er flere input og output, den tager højde for eventuel substitution og den korrigerer for forhold såsom beboersammensætning. 1) Eksempel på benchmark resultater a. Ved en sammenligning mellem Københavns Kommune og resten af landet kan man se, at Københavns Kommune ligger midt i feltet, dvs. at der er besparingspotentiale. Den pågældende sammenligning er baseret på konti 114, 115 og 116 for regnskabsåret b. Laver man en sammenligning baseret på samme data internt i Københavns Kommune, viser det, at der umiddelbart er en stor forskel på økonomien i forskellige afdelinger af samme størrelse. 2) Eksempel på benchmarking af en afdeling a. Voldparken, fsb, afd. 32 er umiddelbart en veldrevet afdeling, men sammenligner man med SAB afd. 11 Abildgården, er udgifterne højere på trods af tilsvarende antal lejligheder. b. Ser man på de konkrete data, er Voldparken ca. 8 % større end Abildgården. Derudover er der 60 kontanthjælpsmodtagere i Voldparken og 57 kontanthjælpsmodtagere i Abildgården. Der tages højde for disse forskelle i sammenligningen. c. Resultatet af benchmarkingen er, at Voldparken har en effektivitet på % alt efter konti der ses på. Det konkrete besparelsespotentiale for Voldparken er kr. Hvorfor er vi (i nogle boligafdelinger) mindre effektive v. direktør i fsb, Pia Nielsen Fsb udfører allerede benchmark og har udviklet gode redskaber, som kan benyttes i boligområderne. God drift handler ligeledes om, at beboerne får indflydelse på deres afdeling. God drift skal altså være andet end bare effektiv. Voldparken ligger i Husum, og er en af fsb s gamle afdelinger. Den ligger i et blandet boligområde. Landskabet omkring afdelingen er tegnet af en kendt landskabsarkitekt og udformningen af de skønne grønne områder giver en høj driftsomkostning. Afdelingen trænger generelt til en fysisk helhedsplan, hvad der håndteres i driften, hvilket giver udslag i konto 114, 115 og 116. Afdelingen har ligeledes været truet af trusler mod personalet, hvilket har bevirket at personalet ikke går alene rundt i området. Fsb er i gang med en evaluering af sit servicekoncept i forhold til beboerinddragelse. I voldparken er fsb specifikt ved at analysere, om der skal etableres samdrift med en anden afdeling. Fsb er i den forbindelse allerede ved at gennemføre nogle effektiviserings- og rationaliseringstiltag, som vil komme til udtryk på næste regnskabsår. Der blev herefter stillet spørgsmål til Lars Otto om, hvad ministeriets forventninger til afdelingen er om 2-3 år. Dertil svarede Lars Otto, at ministeriet ikke ønsker at træffe beslutninger om konkrete tiltag, men blot pointere hvornår noget kan gøres billigere. Det er derfor op til de enkelte afdelinger at vurdere, om der kan effektiviseres. Lars Otto ønskede igen at understrege, at Voldparken ikke valgt fordi det er den mindst effektive afdeling, men fordi der er besparelsespotentiale i afdelingen.

7 Debat i salen Lene Vennitz (KAB) pointerede, at Abildgården har haft samme driftsleder og formand i rigtig mange år. De steder hvor KAB har haft dygtige driftsledere i mange år, er bygningerne som hovedregel velholdte, og regnskaberne er gode. I den forbindelse er det en pointe, at dygtige ansatte der bliver der over lang tid, er nøglen til at holde huslejen nede. Ideer til styringsdialogen: Styringsmæssigt portræt v. BDO, Peter Juul Andersen På det seneste har der i forskellige analyser været fokus på, at driften af almene boliger kan udføres mere effektivt, så pengene kan bruges på lavere husleje eller bedre service. I den sammenhæng er der fokus på styringsdialogen, da kommunerne og boligorganisationerne her sammen drøfter boligorganisationens drift og udvikling. I referaterne fra styringsdialog står der ikke meget om effektivisering eller mål omkring boligorganisationernes drift. Kommunen kunne godt have forskellige grunde til at fokusere mere skarpt på konkret mål i forhold til effektiv drift. Gennem attraktive boliger bliver kommunen en attraktiv kommune, og ved sparsommelighed og effektivitet vil der være flere penge til at gøre boligerne mere attraktive. Kommunen er en organisation, hvor man er vant til at arbejde med ledelse og styring, og hvor man sætter resultatmålsætninger. Således er kommunen meget ledelsesstyret med mange resultatmålsætninger. Det samme er dog ikke tilfældet for boligorganisationerne, hvor kun nogle boligorganisationer er styret af strategier og resultatmålsætninger, mens andre overlader det til afdelingerne. Men også ved blot at arbejde med udvikling af de forskellige styringsredskaber uden konkrete mål for driftseffektivisering, forbedres afdelingernes muligheder for decentralt at træffe de rigtige beslutninger, hvor resultatet er en mere effektiv drift. I et styringsmæssigt portræt af den enkelte boligorganisation vil man erfare, at en boligorganisation kan have en meget udviklet styring på nogle områder, men en ringere styring på andre områder. Ved at udarbejde indikatorer for hvordan det går i forhold til de enkelte underdiscipliner (f.eks. hvor gode er vi til at udarbejde budgetter til tiden), eller på lønniveau (hvor dyre er vi i forhold til andre, osv.), vil det blive tydeliggjort, hvilke områder der kan udvikles, og der kan derved fastsættes nogle mere konkrete målsætninger. Til styringsdialogmødet fremover anbefales det, at boligorganisationerne forbereder sig bedre i forhold til, hvordan de ligger på forskellige parametre, og hvordan de kan forbedre det. Boligorganisationerne i en kommune kan med fordel aftale med kommunen at forberede sig efter et ensartet og enkelt koncept. Opsamlende kan der siges om det styringsmæssige portræt, at det giver mulighed for at klarlægge og udvikle boligorganisationens evne til at styre og forandre sig uden at skulle formulere de politisk besværlige krav om driftseffektivisering. I forhold til en undersøgelse af eksempelvis formidling af strategi/politik, vil man med en præcisering af dette område kunne arbejde videre på, at beboerdemokraterne lokalt får et bedre udgangspunkt for deres beslutninger.

8 Ledelsesinformation ift. effektiv drift v. adm. direktør i Boligkontoret Danmark, Michael Demsitz Begrebet effektiv drift er svært at præsentere i afdelingerne. Begrebet skal derfor italesættes anderledes for at opnå velvilje og opbakning i afdelinger og bestyrelser. Administrationen har til opgave at facilitere beslutninger, men det er beboerne i afdelingerne, der bestemmer/træffer beslutningerne. De er således med til at beslutte, hvordan vedligeholdelsesniveauet og serviceniveauet skal være. Dette resulterer imidlertid i nogle til tider uhensigtsmæssige og dyre løsninger. Af driftsforsøget efter 3-4 år har vi lært, at vi bliver nødt til at vende tilbage til organisationsbestyrelsen, og holde dem økonomisk ansvarlige for driften i afdelingerne. Således skal organisationens medarbejdere føre dialog med afdelingerne om den konkrete drift. På nuværende tidspunkt laves der løbende sammenlignende statistikker over driftsbudgetter. Ud fra disse fortages konkrete potentialeberegninger, og der er derfor opmærksomhed på de enkelte afdelingers særlige udfordringer. Task forcen til udvikling af driften har fokus på potentialeberegninger og ledelsesinformation på fire områder værende: 1) eksterne leverandører, 2) udbud og indkøb, 3) organisering og 4) energi og miljø. Det fremadrettede arbejde handler om at finde et ensartet benchmarking system, som alle kan benytte. Task forcen tager ud til de forskellige afdelinger og undersøge de nævnte parametre. Disse undersøgelser vil udmunde i et notat, hvoraf det konkrete besparingspotentiale fremgår. Eksempelvis fremgår det, at der for Boligkontoret Fyn er en besparelse på i alt kr. på de fire parametre ved den pågældende metode. Som barrierer kan det nævnes, at forandringen er svær i den forstand, at afdelingsbestyrelsen som udgangspunkt gerne vil benytte deres faste mand uanset bekostningen. Det har været svært at få afdelingsbestyrelsen med på ideen, men det går bedre nu, hvorfor der er en god platform for det videre arbejde. Der er derudover stor sammenhæng mellem at have den samme dygtige driftschef i lang tid, og de resultater der opnås i en afdeling. Debat med salen Anders Hørlück (DAB) fremhævede, at DAB også er i gang med en effektiviseringsproces. Der er tale om en længerevarende proces, da det ellers er svært at få ledelsen og ejendomskontorerne med på ideen. Det blev videre pointeret, at beboeromsorg ligeledes er et krav fra afdelingerne, hvilket er en faktor X, der ikke er med i benchmarking systemet, og denne faktor kan have nogle betydelige omkostninger. Michael Demsitz svarede hertil, at han var enig i betydningen af omsorgsfaktoren, og pointerede, at mange boligorganisationer eksempelvis har en social vicevært ansat. Lene Vennitz (SAB) fremhævede afslutningsvist, at aspektet omkring kvalitetskrav til byggeri mangler fra debatten. Dette er et vigtigt aspekt, da ringe kvalitet medfører, at der skal foretages mange efterfølgende reparationer. Det blev foreslået, at der skal arbejdes i retning af at sætte fokus på højere kvalitetskrav og retningslinjer for proces i forhold til udbud.

9 Opsamling v. enhedschef i Almene Boliger, Uffe Andreasen og kredskonsulent i BL, Annesophie Hansen Uffe Andreasen roste kommune og boligorganisationer for at være blevet bedre til at kommunikere om problemstillinger. I forlængelse af kritikken af, at kommunen stiller for mange og komplicerede krav til boligorganisationerne, blev det fremhævet, at der i kommunen arbejdes på at tydeliggøre, at de konkrete vurderinger bag pågældende krav er baseret på faglighed. Kommunen vil blive bedre til at forklare hensynene bag sine krav, og vil ligeledes blive bedre til at analysere omkostninger, pris og kvalitet. Næste skridt i processen kommer på den anden side af sommerferien, hvor den skriftlige del af basisstyringsdialogen vil begynde. Til næste år vil der blive afholdt en fokuseret tematiseret styringsdialog. Der blev afslutningsvist sagt, at det i dagligdagen er tydeligt, at der er en konstant dialog mellem boligorganisationer og kommune. Der er rigtig mange dagsordener at tage hensyn til, hvorfor vi har brug for god dialog med hinanden. Dette er der pt. en rigtig god kultur for, og der ønskes fra kommunens side, at det gode samarbejde fortsætter. Oplægsholdernes slide kan findes på kommunens hjemmeside under styringsdialogen.