Dagsorden organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Dagsorden organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 23. februar 2012 kl , Kronprinsessegade 14, Kantinen Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (ref), Adv. Peter Fauerholdt Thommesen, Viltoft, (pkt. 1) og Byggechef Per Bro (pkt. 1) Afbud: Mødeleder: Villy Sørensen Indstillings- og drøftelsespunkter 1. Indstilling, køb af nyt hovedkontor på Havneholmen Organisationsbestyrelsen besluttede på møde den 12. oktober, efter præsentation af 2 byggemuligheder, at arbejde videre med projektet fra Skanska Øresund på Havneholmen. På møde den 23. november godkendte bestyrelsen at administrationen i samarbejde med Boligkontoret Danmark (BDK) arbejdede videre med udarbejdelse af betinget købsaftale indenfor en økonomisk ramme på 86,25 mio. kr. og 5 til 10 mio. kr. i yderligere omkostninger. Bestyrelsen er efterfølgende blevet orienteret om arbejdet på møder den 15. december 2011 og 26. januar De to administrationer har i samarbejdet med rådgivere fra Bascon og M-tre arbejdet på at få beskrevet huset, således at vi har sikkerhed for, at vi får det hus, vi har aftalt. Det er nu udmøntet i en betinget købsaftale med en række bilag, hvoraf der er vedlagt Betinget købsaftale for ejerlejlighed i Plaza 1 Indretningsforslag (ufærdigt) Ejerforeningsvedtægter for Plaza 1 Sagsfremstilling vedlagt. På baggrund af vedhæftede dokumenter og gennemgangen af sagen indstilles, at bestyrelsen godkender Betinget købsaftale, hvor 3B i sameje med BDK køber ejerlejlighed i Plaza 1 af Skanska Øresund Den samlede anskaffelsessum på 87,2 mio. kr. Vedtægterne for ejerforeningen Plaza 1 Samejeoverenskomsten mellem 3B og BDK Under dette punkt vil advokat Peter Fauerholdt Thommesen, Viltoft og byggechef Per Bro deltage /ral Side 1 af 12

2 2.. Referater Referat af bestyrelsesmøde 26. januar 2012 indstilles til godkendelse og underskrift. (inkl. aktionsliste).. Referat af forretningsudvalgsmøde den 6. februar 2012 er vedlagt til orientering. På baggrund af uenighed om konklusionen i pkt. 2 i referatet er vedlagt mail og notat fra Steffen Morild samt mail fra Bent Frederiksen af 10. februar. 3. Revisionsprotokol Der er ikke indskrevet nyt siden seneste bestyrelsesmøde. 4. Drøftelse af samarbejdsforhold i FU og FU s funktion nu og i fremtiden Steffen Morild har den 15. februar fremsendt mail med ønske om at få nedenstående forhold drøftet på det kommende bestyrelsesmøde. Der ønskes en drøftelse af de nuværende samarbejdsforhold i FU og FU s funktion nu og i fremtiden. Focus bør rettes både på forholdene internt i FU, FU s forhold til direktionen, formandens forhold til direktionen og FU s forhold til organisationsbestyrelsen. Baggrunden er bl.a., at der inden for det seneste års tid har været en skærpet dialog om inspektørreformen, byggesagerne i Urbanplanen, strategisamarbejdet med Boligkontoret Danmark samt senest ikke mindst indkøbspolitikken. Sagerne har udviklet sig vidt forskelligt, men der hvor der har været en konfliktlinje, er den hver gang gået mellem direktionen + to FU medlemmer på den ene side og mig på den anden. Skillelinjen er især opstået, når der har været et ønske fra direktionen eller formanden om et fælles oplæg til organisationsbestyrelsen. På baggrund heraf indstilles, at bestyrelsen drøfter henvendelsen. 5. Drøftelse, udkast til foreningens beretning 2011 (1. udkast) Udkast til beretning til drøftelse /ral Side 2 af 12

3 6. Indstilling, Anvisningsaftale 3B & Herlev Kommune 3B har historisk haft flere udlejningsaftaler med Herlev Kommune. Dels har der været aftalen mellem de tidligere selskaber H44 og FB, dels aftale om Søagerpark og Teglværkshaven. Efter aftale med Herlev kommune vil vi forsøge at lave én samlet aftale, som dækker alle vores afdelinger i Herlev Kommune. Udkast til aftale vedlagt til drøftelse. 7. Indstilling, medlem til Demokrati- og trivselsudvalget Forretningsudvalget har modtaget en henvendelse fra Aksel S. Nielsen med anmodning om at kunne genindtræde i Demokrati- og trivselsudvalget. Aksel udtrådte af organisationsbestyrelsen i oktober måned pga. fraflytning fra 3B. Aksel er efterfølgende flyttet tilbage til en 3B afdeling (Kronprinsessegade), hvorfor han igen ønsker at deltage i det beboerdemokratiske arbejde. Forretningsudvalget har drøftet henvendelsen og indstiller, at Aksel genindtræder i Demokrati- og trivselsudvalget. Forretningsudvalget vil til et kommende bestyrelsesmøde udarbejde oplæg til procedure for rekruttering af repræsentantskabsmedlemmer til bestyrelsens underudvalg. 8. Indstilling, vedligeholdelsesreglement Signalgården Der har på bestyrelsesmødet den 16. september 2011 været forelagt bestyrelsen et fejlagtigt udkast til reglementet. Til brug for indflytningen primo december er der udarbejdet vedlagte vedligeholdelsesreglement for afdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender vedligeholdelsesreglementet /ral Side 3 af 12

4 9. Orientering, indkøbspolitik Til orientering er vi i færd med at indhente vurdering fra advokat om muligheden for afstigning efter der er gennemført udbud. Da vurderingen endnu ikke foreligger, vil der ikke til bestyrelsesmødet blive udarbejdet indstilling til indkøbspolitik. På baggrund af bestyrelsens drøftelser på seneste møde, er der udarbejdet vedlagte notat om sociale klausuler. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Byggesager 10. Indstilling, garantistillelse via dispositionsfonden til afdeling Valby ejendommene, udvikling af fælleshus i nedlagt institution I Valby ejendommene har Københavns Kommune tidligere haft en fritidsinstitution, som kommunen ultimo 2011 er fraflyttet. Det er administrationens vurdering, at lejemålet ikke vil kunne udlejes til samme formål, Der skal derfor udarbejdes en plan for bygningens anvendelse, herunder et skitseforslag, som bestyrelsen senere skal tage stilling til. Til orientering kan oplyses, at det årlige lejetab for lejemålet udgør ca kr. årligt, som dækkes via dispositionsfonden. Derfor søges der støtte fra dispositionsfonden til forarbejde. Sagsfremstilling vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at der bevilges kr. inkl. moms til udarbejdelse af skitseprojekt og behovsafdækning. Såfremt projektet gennemføres, vil udgifterne til for-analysen indgå i sagen. 11. Indstilling, ydelsesstøtte via dispositionsfonden til afdeling Egedalsvænge i forbindelse med renoveringssag Indstilling og bilag eftersendes /ral Side 4 af 12

5 Orienteringspunkter 12. Strategiplan2015 status Det er blevet tid for en generel opdatering af arbejdet med at virkeliggøre strategi Implementeringen følger beslutning fra bestyrelsesmødet den 16. og 17. september om, hvilke projekter der sættes i gang i 2011 og Ledergruppen havde opfølgningsseminar medio januar 2012, hvor der blev gjort status på alle igangværende projekter. Administration har sat fokus på de strategiprojekter, organisationsbestyrelsen har prioriteret, og arbejdet skrider godt frem. Det generelle billede er, at projekterne kører efter planen. Planen for det videre forløb er, at organisationsbestyrelsen på sit møde i september 2012 træffer beslutning om prioriteringen af strategiprojekter for ultimo 2012 samt Administrationen har vedlagt en projektoversigt til bestyrelsens orientering. Udover den generelle status følger her uddybende opdatering om enkelte projekter: Styrkelse af beboerdemokratiet Arbejdsgruppen under organisationsbestyrelsen var oprindelig fastsat til at afslutte sit arbejde inden udgangen af Gruppen har valgt at fortsætte arbejdet og ny møderække, herunder fællesmøde med Demokrati- og Trivselsudvalget, er under planlægning. Brugerundersøgelser Administrationen arbejder på at udvikle et koncept for brugerundersøgelser i 3B, herunder et konkret udkast til en årlig beboerundersøgelse. Grundtanken er, at undersøgelserne skal være enkle og vedkommende for deltagerne samt have fokus på kerneområderne i organisationsbestyrelsens strategi 2015-plan. Administrationen forventer at komme med en indstilling til organisationsbestyrelsen i marts /ral Side 5 af 12

6 Serviceaftaler Arbejdet med serviceaftaler skrider planmæssigt frem og foregår i tæt samarbejde med den lokale drift. De første 20 afdelinger har fået kortlagt timeforbrug på de serviceydelser, driften udfører pt. Arbejdet med kortlægning fortsætter de kommende måneder, og målet er at nå de næste 30 afdelinger inden udgangen af juli Afvikling af uafsluttede bygge- og renoveringssager Som følge af projektet er der lavet en tidsplan og prioriteringsliste over afviklingen af gamle sager. I den prioritering har også indgået nye sager, herunder nybyggerierne med skæring i efteråret Planen opdateres løbende. Planen er overordnet blevet holdt, men det prioriteres løbende at have gang i få sager for bedre udnyttelse af ressourcer. Ved opgørelse i marts 2011 var der i alt 230 sager på listen. Herunder også sager som var under opstart og igangværende samt afsætninger og reguleringskonti. Den 1. januar 2012 var der afsluttet 75 af disse sager. I januar er der yderligere blevet revideret/afsluttet 4 regnskaber. Pr. 1. januar er der således en rest på 151 gamle sager. En stor del af disse sager er endnu ikke afsluttet. Pr. d.d. mangler der 35 byggeregnskaber, hvoraf de 30 er under udarbejdelse. Vi forventer, at alle gamle sager er afsluttet medio Kommunikation Road maps for hele strategiplanen og porteføljeoversigten for den første implementeringsfase gøres tilgængelige for organisationsbestyrelsen via X3B primo februar. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. 13. Orientering om ledige boliger og lejetab 2011 Vedlagt oversigt over ledige boliger pr. 31. december, hvor lejetabet afholdes af dispositionsfonden. Det samlede lejetab udgør pr. 31. december ,49 kr. og det samlede tab på forbrug på kommunal anviste boliger ,50 kr. i alt ,99 kr /ral Side 6 af 12

7 Som det fremgår af oversigten, er der pr. ultimo 2011 ledige boliger i Egedalsvænge, Dyvekevænget og Signalgården, I Egedalsvænge er der fire ledige ungdomsboliger. DTU har lejet flere boliger efter august/september 2011, men der er fortsat problemer med udlejningen. I Dyvekevænget er der to ledige boliger ultimo december, hvoraf en er udlejet pr. 1. januar og den anden pr. 1. februar. På grund af udlejningsproblemerne i Dyvekevænget er det aftalt med Københavns Kommune, at 3B fremover forsøger at udleje ledige boliger via annoncer i Politiet Idrætsblad, på YouTube samt via en film vist i S-togene i uge 5. I Signalgården var der otte ledige boliger ultimo december, heraf er tre sendt til godkendelse hos kommunen og fem er i tilbud. Der er stadig mange interesserede på ventelisten til boligerne. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 14. Orientering om udlejningen i Signalgården Signalgården er 3B s første almen Bolig+ byggeri, der er taget i brug. Interessen for boligerne har været stor, men mange er sprunget fra når boligerne er blevet tilbudt. Bebyggelsen består af 53 familieboliger. Heraf er 46 boliger udlejet 3 boliger reserveret og hvor ansøgerne er sendt til Kommunal godkendelse i Københavns Kommune 5 boliger i tilbud Som nævnt ovenfor har der været stor interesse for boligerne, men det har alligevel været svært at udleje. Årsagen er blandt andet at: nogle ikke ønsker at bo i en boligafdeling, som er præget af en høj grad af egen indsats boligerne har skullet lejes ud efter kriteriet seniorer fra Københavns Kommune over 55 år, det har vist sig, at nogle af ansøgerne ikke vil bo i Signalgården, da boligerne har indvendige trapper /ral Side 7 af 12

8 flere ansøgere er ikke længere interesseret, da de har fået løst deres boligbehov på anden vis de boliger som er ledige, er ikke den type bolig, ansøgerne har prioriteret, da de skrev sig på ventelisten flere af boligerne har en dårlig placering blandt andet på grund af lysindfald andre boliger er i tre plan, hvor der bliver brugt flere kvadratmeter på trappeareal På trods af ovenstående er det fortsat administrationens vurdering, at der er kunder til produktet, og at de kommende Almen Bolig+ byggerier kan udlejes. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. 15. Orientering om udlejningen i Teglværkshaven 3B s næste Almen Bolig+ byggeri bliver Teglværkshaven i Herlev. Udlejningen er påbegyndt den 4. november 2011, hvor der blev sendt information ud til ca på interesselisten for AlmenBolig+ byggerier i Danmark. De fik oplyst, at der var møde den 28. november i Herlev Medborgerhus. Til mødet mødte over 100 interesserede op for at få information om byggeriet, vedligeholdelse og udlejning. I januar 2012 blev der igen sendt information til de interesserede om, at det var muligt at skrive sig på ventelisten via 3B s hjemmeside i perioden 20. januar, kl til 23. januar, kl Næsten interesserede tjekkede de kommende 3B-boliger på hjemmesiden i denne weekend. 324 af disse har valgt at skrive sig op i håb om at blive en af dem, der kan flytte ind i en af de 60 boliger. Efter at have ændret tildelingsproceduren for Almen- Bolig+, har der ikke efter lukning af ventelisten været så mange henvendelser, som da ventelisten til Signalgården blev lukket /ral Side 8 af 12

9 3B behandler ansøgningerne i løbet af februar måned og trækker lod mellem de ansøgere, der opfylder kriterierne. Alle som får tildelt en bolig, får besked senest den 1. marts, kontrakterne bliver sendt ud til sommer og indflytning er ca. 1. september Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. 16. Orientering om restancer og udsættelser 2011 Vedlagt oversigt over restancer og udsættelser i 2011, hvor der er sendt: stk. rykker 1 (påkrav) stk. rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 245 stk. rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 91 stk. er udsat af deres bolig (17 stk. havde dog afleveret opsigelse/nøgler, inden fogeden kom). I 2010 var de tilsvarende tal stk. rykker 1 (påkrav) stk. rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 215 stk. rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 83 stk. er udsat af deres bolig (17 stk. havde dog afleveret opsigelse/nøgler, inden fogeden kom). Som det fremgår af ovenstående har der været en stigning i udsættelser på ca. 10 pct., hvilket ligger lidt under de øvrige boligorganisationers tal. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. 17. Orientering om fraflytningsstatistik 2011 Vedlagt statistik over fraflytningsprocent for alle familie-, ungdomsboliger og ældreboliger; heraf fremgår, at der i 2011 har været fraflytninger, og fraflytningsprocenten var 11,42 %. Fordelingen er som følgende for de fire kvartaler: 1. kvartal fraflytninger svarende til 2,47 % 2. kvartal fraflytninger svarende til 2,99 % 3. kvartal fraflytninger svarende til 2,95 % 4. kvartal fraflytninger svarende til 3,01 % /ral Side 9 af 12

10 Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. 18. Orientering om indflytningsstatistik 2011 for familieboliger Vedlagt er statistik over indflytninger for alle familieboliger i Der har været 925 indflytninger fordelt som nedenfor: 237 boliger er lejet ud efter den interne/eksterne venteliste 245 boliger er lejet ud efter fleksibel udlejning 376 boliger er anvist til kommunerne 10 boliger er tilbudt til Byfornyelsen i København 43 boliger er overtaget ved bytning 4 boliger er lejet ud til tidligere beboere, der i forbindelse med deres fraflytning har ønsket et Boliggarantibevis i 3B 10 boliger på Australiensvej er lejet midlertidig ud. Årsagen til at der er forskel i antallet af indflytninger via den intern/ekstern, fleksible venteliste, kommunale anvisninger, boliger som er anvist via byfornyelsen og bytninger, er, at der er forskellige udlejningsaftaler med kommunerne. Bestyrelsen har tidligere efterspurgt om det var muligt at opdele søjlen med intern/ekstern venteliste i intern/ekstern/almindelig venteliste. Det er dog ikke muligt at lave denne ændring uden en stor manuel indsats. Vi har derfor rejst ændringsønsket overfor vores IT leverandør og forventer på et senere tidspunkt at kunne imødekomme ønsket. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. Investeringsopfølgning og renteafkast til afdelingerne i 2011 Året 2011 gav et godt afkast. Der var ved budgetudarbejdelsen for 2011 ikke de store forventninger i markedet til afkastet for Der blev i budgettet forudsat et nettoafkast på 3 %. Afkastet på de 3 aftaler blev gennemsnitligt ca. 5,5 % /ral Side 10 af 12

11 Afkastet for de 3 porteføljeaftaler er vedlagt. Nykredit har igen i år det bedste afkast og ligger pænt over benchmark. Nordea har præsteret et afkast tæt på benchmark. Danske Capital har igen i år et afkast under benchmark. Overordnet indstilles, at de 3 aftaler fortsætter, men at Danske Capital holdes under opsyn i første kvartal Såfremt Danske Capital ikke har en performance, der matcher benchmark, vil administrationen komme med en indstilling om ophævelse af aftale med Danske Capital. Administrationen vil frem til 1. kvartals afkast vurdere eventuel ny porteføljeaftale med anden udbyder. Orientering om renteafkast til afdelingerne i I afdelingsbudgetterne for 2011 blev der estimeret en rente på 2 % af afdelingernes mellemregning i boligforeningen. Efter opgørelse af de samlede afkast, renteudgifter og renteindtægter i boligforeningen, skal afdelingerne have 5,03 % af deres mellemregning i boligforeningen. I afdelingsbudgetterne var der for 2011 budgetteret med 2 pct. i forrentning. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Boligsociale helhedsplaner En række boligsociale handlingsplaner er på vej til at udløbe, og 3B ønsker i reglen indsatsen videreført de pågældende steder. Endvidere forbereder 3B at påbegynde boligsociale indsatser i nye områder, hvor der er behov. Bestyrelsen har bemyndiget administrationen til at indgive ansøgning om prækvalifikation til Landsbyggefonden efter administrationens vurdering og i dialog med de berørte afdelingsbestyrelser /ral Side 11 af 12

12 Endelige ansøgninger, der typisk indeholder garanti om medfinansiering, skal forelægges for organisationsbestyrelsen. Vedlagt findes en status på arbejdet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. Orientering fra formand / direktion Fra formanden: Fra direktionen: Andre: 22. Eventuelt /ral Side 12 af 12