Indkaldelse til generalforsamling 2014 i Andelsboligforeningen Hesseløgård

Transkript

1 Indkaldelse til generalforsamling 2014 i Andelsboligforeningen Hesseløgård Kære andelshavere, Hermed fremsendes dagsorden og diverse dokumenter til dette års ordinære generalforsamling. Generalforsamlingen afholdes i lokalerne under Kildevældskirken beliggende Ved Kildevældskirken 2. Tirsdag den 8. april 2014 kl. 19:00 Dagsordenen fremgår af de følgende sider. Bestyrelsen har igen i år forsøgt at udforme dagsordenen, så det klart fremgår, hvad de enkelte punkter indeholder, og hvorledes der skal stemmes. Det er vigtigt, at alle andelshavere forholder sig til dagsordenen forud for generalforsamlingen, så generalforsamlingen ikke trækker unødvendigt ud. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Jævnfør vedtægternes 27 vælger generalforsamlingen bestyrelsen, som efterfølgende varetager den daglige ledelse af foreningen og påser, at generalforsamlingens beslutninger føres ud i livet. Vi glæder os til at se Jer til generalforsamlingen og opfordrer alle til at møde op og dermed få indflydelse på vores forenings drift og udvikling. Sidste år var der et godt fremmøde hvilket vi gerne ser, bliver gentaget i år så generalforsamlingen ikke skal udskydes. Ønsker du at være til stede ved fuldmagt, skal du anvende skabelonen i slutningen af indkaldelsen. I år findes der også en efterlysning efter et festudvalg, der kan arrangere foreningens 90 års fødselsdagsfest til sommer. Med venlig hilsen, Bestyrelsen Side 1 ud af 19

2 Dagsorden jævnfør vedtægternes 23 stk. 1 Indkaldelse til generalforsamling 2014 i Andelsboligforeningen Hesseløgård Valg af dirigent og stemmeudvalg Bestyrelsens beretning Forelæggelse og godkendelse af regnskabet for Budget, likviditetsbudget og vedligeholdelsesplan Fremlæggelse og godkendelse af driftsbudget Fremlæggelse af vedligeholdelsesplan og likviditetsbudget Forslag fra andelshavere og bestyrelsen Forslag fra bestyrelsen: Vedtagelse af retningslinier for ombygning af lejligheder Forslag fra bestyrelsen: Vedtagelse af retningslinier for blænding af dør på bagtrappe og ophæng af toilet Forslag fra bestyrelsen: Vedtagelse af udskiftning af nuværende internet udbyder til ny udbyder Valg til bestyrelsen Valg af bestyrelsessuppleanter Valg af interne revisorer og suppleanter Valg af interne revisorer Valg af intern revisorsuppleant Valg af eksterne Valg af administrator Valg af revisor Eventuelt Bilag: Vedligeholdelsesplan FULDMAGT FESTUDVALG SØGES! Side 2 ud af 19

3 1. Valg af dirigent og stemmeudvalg 2. Bestyrelsens beretning Bestyrelsens beretning er en gennemgang af aktiviteterne i Vedligeholdelse. I 2013 kom der gang i trapperenoveringerne igen. Der blev istandsat to køkkentrapper og påbegyndt renovering af to hovedtrapper i Tåsingegade. Renovering af hovedtrapperne er dog ikke færdiggjort endnu, hvilket også afspejles i regnskabet. Der blev også udført en del murerarbejder. I 2013 var det også planlagt at male portene. Under dette arbejde boblede malingen op. Bestyrelsen besluttede derfor i samråd med foreningens ejendomsinspektør Erik Kanstrup, maleren og leverandøren af malingen, at lave et forsøg med en enkelt port. Forsøget gik ud på at fjerne al maling fra porten og anvende en anden type maling. Hvis denne løsning viser sig at virke, vil de to andre porte blive malet efter samme metode. I 2013 var foreningen forskånet for en masse uventede vedligeholdelse, hvilket gør det muligt, at foreningen kan indhente noget af det forsømte. Grøn forening. Igennem de sidste par år, har foreningen udskiftet lyskilderne på hovedtrapper, køkkentrapper, lofter, kældre og i dørtelefoner. Denne ændring kan nu aflæses direkte i regnskabet. Foreningen har haft en besparelse på ca. 30% i 2013 i forhold til Ved at ændre til gastørretumblere i vaskeriet, har der været en økonomisk besparelse på energiomkostningerne på næsten 50%. Sidste år indførte Københavns Kommune affaldssortering. Vi er alle rigtige gode til at sortere vores affald, hvilket har betydet, at der nu er færre container med restaffald. Grillaften. Der blev afholdt en hyggelig grillaften i den lille gård, hvor der mødte ca. 40 beboere op til masser af pølser og hygge. Varmeregnskab. I 2013 var det samlet varmeforbrug mindre i forhold til Prisen for fjernevarme steg i Som andre år, er der nogle andelshavere der modtager penge retur, mens andre har modtaget en ekstraregning for varmen. Tåsingegade. I 2013 fik bestyrelsen en henvendelse fra Københavns Kommune omkring projektet for område fornyelsen Skt Kjelds plads. Tåsingegade er udset til at blive en skybruds sikret vej og kommunen vil i samme omgang udvide med grønne arealer, omlægning af p-pladser osv. Dette kræver dog, at de ejere der bor ud til Tåsingegade kan blive enige om projektet. Bestyrelsen deltog i nogle indledende møder og har afholdt et beboermøde, hvor en repræsentant fra Københavns Kommune præsenterede projektet. Ting på køkkentrapperne. Der står stadigvæk mange ting på køkkentrapperne rundt omkring til gene for andre. Der findes ofte skraldeposer udenfor lejlighederne. Det er meget vigtigt, at gå ned med skraldet med det samme, ellers tiltrækker det rotter der så vil søge ind i lejlighederne efter mere mad. Side 3 ud af 19

4 Konflikter. Bestyrelsen har oplevet en stigning i klager/konflikter mellem andelshavere i foreningen. Dette er selvfølgelig ikke tilfredsstillede og bestyrelsen vil gerne opfordre alle til, at holde en god tone overfor hinanden og ikke mindst overholde foreningens husorden. Der skal være plads til os alle. Oversigt over foreningen. Bestyrelsen byder alle nye andelshavere velkommen og tilbyder en rundvisning i foreningen. Derfor har vi lavet et kort over gårdene, og hvad der findes af fælles faciliteter. Kortet er vedlagt denne indkaldelse, så alle kan få glæde af oversigten. Salg af andele er det år i nyere tid, hvor der er blevet overdraget flest lejligheder. Det blev til i alt 26 overdragelser. Der bliver fortsat solgt med afslag i andelsformuen, dog mindre i forhold til tidligere år. Den daglige drift. I den daglige drift af foreningen, er vores gårdmand Erling Pedersen en stor hjælp for bestyrelsen, og bestyrelsen ved, at andelshaverne også sætter stor pris på Erlings hjælp i det daglige var et specielt år for Erling, idet Erling rundede de 60 år, hvilket blev fejret med en reception. Her deltog både andelshavere og håndværkere der er tilknyttet foreningen. Erling skal også have tak for hans arbejde ifm. grillaftenen, for at gøre det til en rigtig hyggelig aften. Bestyrelsen er også fortsat meget tilfreds med samarbejdet med vores administrator og ejendomsinspektør. Bestyrelsen fortsætter sin praksis omkring kommunikation. Vi vil gerne være tilgængelige, men vi vil også gerne bevare vores privatliv. Derfor er det altid muligt at sende en e- mail til bestyrelsen eller smide et brev ind i brevsprækken i Drejøgade 25, som vi som regel svarer på indenfor en uges tid. Hvis en andelshaver ikke har adgang til internettet eller har behov for at tale med et bestyrelsesmedlem, kan man ringe til vores administrator Malene Jakobsen hverdage mellem og på Malene beder derefter et af medlemmerne af bestyrelsen om at sætte sig i kontakt med andelshaveren. Malene går dog på barsel ved udgangen af april og hendes afløser bliver Nana. Bestyrelsen holder som regel bestyrelsesmøder den anden tirsdag i måneden. Side 4 ud af 19

5 3. Forelæggelse og godkendelse af regnskabet for 2013 Foreningens regnskab for 2013 er vedlagt som bilag. 4. Budget, likviditetsbudget og vedligeholdelsesplan 4.1. Fremlæggelse og godkendelse af driftsbudget Bestyrelsen har udarbejdet et budget for 2014 på baggrund af vedligeholdelsesmæssige prioriteringer samt udgifterne i Budgettet fremgår af den vedlagte årsrapport og er nedenfor trykt i oversigtsform for både den almene drift og vaskeriet. Der gøres opmærksom på, at de to områder ikke er adskilt i årsrapporten. Drift Boligafgift Leje Renteindtægter Andre indtægter Indtægter i alt Vedligeholdelse Gårdudvalget Trappetårne Lakering af køkkentrapper nye trin Murerarbejder Nye el installationer Andet Hensættelse I alt Ejendomsudgifter Skatter og afgifter u. vandafgift Vandafgift Forsikring El Trapperengøring og anden renholdelse Inspektørordning Afskrivninger Valuarvurdering I alt Andet Administration Lønudgifter og bestyrelseshonorar Foreningsudgifter Renter og afdrag I alt Udgifter i alt BUDGETTERET RESULTAT (ekskl. vaskeri) Side 5 ud af 19

6 Vaskeri Regnskab 2013 Budget 2014 Betaling for vaske Indtægter i alt El og gas Service mm Afskrivninger Reparationer Diverse Udgifter i alt RESULTAT Når generalforsamlingen godkender budgettet, godkender den også: En stigning af boligafgiften på 2% Den væsentlige årsag til en stigning af boligafgiften, er en højere ejendomsskat, da grundskylden er steget. Ejendomsskatten er steget med ca kr. fra 2013 til Stigningen på de 2%, betyder en stigning i boligafgiften på ca. 40 kr. om måneden for en toværelses lejlighed på 60 m 2. Boligafgiften bliver først reguleret fra 1. juni Budgettet skal vedtages med almindeligt flertal. Kan generalforsamlingen vedtage ovenstående forslag? o JA eller NEJ Fastsættelse af andelskronen Bestyrelsen indstiller, at andelskronen bliver som udregnet efter litra b jævnfør note 19 i årsrapporten: kr. Andelskronen skal vedtages med almindeligt flertal. Kan generalforsamlingen vedtage ovenstående forslag? o JA eller NEJ 4.2. Fremlæggelse af vedligeholdelsesplan og likviditetsbudget Bestyrelsen arbejder ud fra en vedligeholdelsesplan der strækker sig frem til Planen er vedlagt indkaldelsen i overbliksform. Vedligeholdelsesplanen danner samtidig udgangspunkt for et likviditetsbudget. Bestyrelsen budgetterer med likviditet, som det fremgår af grafen i bilaget. Side 6 ud af 19

7 5. Forslag fra andelshavere og bestyrelsen Bestyrelsen har ikke modtaget nogen forslag fra andelshavere inden fristens udløb den 11. marts Forslag fra bestyrelsen: Vedtagelse af retningslinier for ombygning af lejligheder Baggrund Københavns Kommune har ændret regler for hvornår der skal anmodes om tilladelse for ombygning i en etageejendom. Disse regler betyder, at det ikke længere er nødvendigt at anmode kommunen om byggetilladelse, såfremt der hverken ændres på bærende strukturer eller laves udvidelse af etagearealet. Dog ønsker bestyrelsen at fortsætte en praksis hvormed andelshavere oplyser foreningen om ombygning. Dette vil give foreningen et overblik over, hvordan foreningen udvikler sig samt hvilket arbejde der udføres. Forslag Andelshavere skal oplyse foreningen, når der foretages ændringer i lejlighederne. Forslaget skal vedtages med almindeligt flertal. Kan generalforsamlingen vedtage ovenstående forslag? o JA eller NEJ 5.2. Forslag fra bestyrelsen: Vedtagelse af retningslinier for blænding af dør på bagtrappe og ophæng af toilet Baggrund Bestyrelsen vil gerne sikre at sammenlægninger af lejligheder og renoveringer af badeværelser ikke medfører en forringelse af foreningens værdi, herunder at foreningens kosmetiske udtryk vedligeholdes. Desværre har der været tilfælde, hvor blænding af døre på bagtrapperne og ophæng af toilet i badeværelser, er blevet afsluttet uden at bagtrappen er blevet sat i samme stand som inden arbejdet blev påbegyndt. Dette ønsker bestyrelsen ikke gentager sig, og at tilfældene fra tidligere, bliver korrigeret, så bagtrapperne fremstår i samme stand som inden sammenlægninger eller renoveringen er påbegyndt. Forslag Andelshavere skal sikre at renovering og ændringer af lejligheder, ikke forringer foreningens værdi, herunder at bagtrappen fremstår i samme stand, som inden ændringen blev påbegyndt. Forslaget vedtages med tilbagevirkende kraft. Forslaget skal vedtages med almindeligt flertal. Kan generalforsamlingen vedtage ovenstående forslag? o JA eller NEJ Side 7 ud af 19

8 5.3. Forslag fra bestyrelsen: Vedtagelse af udskiftning af nuværende internet udbyder til ny udbyder Baggrund Bestyrelsen vurderer at der kan opnås lavere priser på internet uden forringelse af vilkår og support, hvorfor det forslås at skifte fra vores nuværende leverandør, Dansk Kabel TV. Vi har undersøgt markedet og talt med tre leverandører, og valgt at gå videre med Fiberby pga. godt omdømme, lave priser og god support. For overbliks skyld er Dansk Kabel TV og Fiberby s tilbud anført i tabellerne herunder. Internetpriser Dansk Kabel TV Hastighed Pris pr. md.*,** 10/10 Mbit/s Kr /20 Mbit/s Kr /40 Mbit/s Kr /80 Mbit/s Kr. 269 * Dertil kommer 12 kr./md. for service og drift, samt 10 kr./kvartal for administration og opkrævning. ** Der vil blive mulighed for Web-TV med samme indhold som man har i sin TV-pakke. Fiberby Hastighed Pris pr. md. 100/100 Mbit/s Kr. 100 Overgangen fra Dansk Kabel TV til Fiberby vil være omkostningsfri for foreningen og dermed beboerne. Vi gør opmærksom på at s der er oprettet under Dansk Kabel TV vil blive nedlagt. Dette er normal praksis ved skift af leverandør, og vi vil derfor på det kraftigste opfordre beboere til IKKE at oprette under internet-leverandører fremover, men benytte sig af gratis tjenester som f.eks. Gmail.com. Telefoni Fiberby udbyder ikke selv telefoni, men anbefaler Bolig:net. Deres priser kan sammenlignes med de gældende priser fra Dansk Kabel TV i tabellerne herunder. Dansk Kabel TV Pris pr. md. * Forbrugsafregnet Kr. 29 Fri til fastnet Kr. 69 Fri til fastnet og mobil Kr. 119 * 12 kr./md. for service drift Side 8 ud af 19

9 Bolig:net Pris pr. md. * Forbrugsafregnet* Kr. 0 Fri til fastnet Kr. 49 Fri til fastnet og 3 timer til mobil Kr. 149 Fri til fastnet og 5 timer til mobil Kr. 199 * kr. 0,10 pr. minut til fastnet, kr. 1,60 pr. minut i dagtimer og kr. 0,80 pr. minut i aftentimer. Der vil være en omkostning på kr. 199 ved oprettelse og flytning af sit nuværende telefonnummer til Bolig:net, men dette betales af Fiberby og vil derfor være omkostningsfrit for beboerne. Vores nuværende kontrakt med Dansk Kabel TV opsiges hurtigst muligt, hvor efter skiftet til Fiberby kan foretages. Hvis forslaget falder, vil kontrakten med Dansk Kabel TV blive forlænget med 24 måneder for at opnå priserne ovenfor. Hvis forslaget vedtages, vil aftalen med Fiberby kunne opsiges med 1 måneds varsel, dog tidligst 6 måneder efter ikrafttrædelse. Forslag Skal foreningen skifte leverandør af internet fra Dansk Kabel TV til Fiberby, såfremt vilkårene ikke ændres fra de ovenfor givet til ulempe for beboerne?" Forslaget skal vedtages med almindeligt flertal. Kan generalforsamlingen vedtage ovenstående forslag? o JA eller NEJ Side 9 ud af 19

10 6. Valg til bestyrelsen Der skal vælges 2 medlemmer til bestyrelsen for 2 år samt en formand for 2 år. Følgende bestyrelsesmedlemmer er ikke på valg: Christine Ebert er valgt i 2013 for 2 år og er ikke på valg. Lars Engelhardt er valgt i 2013 for 2 år og er ikke på valg. Følgende poster er på valg: Tom Jørgensen (formand) er valgt i 2012 for 2 år og genopstiller. Thomas Smith er valgt i 2012 for 2 år og genopstiller. Esben Seyffart er valgt i 2012 for 2 år og genopstiller. Bestyrelsen har ikke modtaget andre kandidatur på forhånd. 7. Valg af bestyrelsessuppleanter Der skal vælges 2 bestyrelsessuppleanter for 1 år. Claus Mortensen genopstiller som 1. suppleant. Michael Houmark genopstiller som 2. suppleant. 8. Valg af interne revisorer og suppleanter 8.1. Valg af interne revisorer Mikael Frederiksen er valgt i 2013 og er ikke på valg. Der skal vælges en intern revisor. Kim Svensson er valgt i 2012 og genopstiller for den næste toårige periode Valg af intern revisorsuppleant Der skal vælges 1 intern revisorsuppleant. Ole Andreasen er valgt i 2013 og genopstiller, Side 10 ud af 19

11 9. Valg af eksterne 9.1. Valg af administrator Bestyrelsen foreslår genvalg af administrator Boelskifte Advokater. Der er således ikke på forhånd opstillet andre kandidater Valg af revisor Bestyrelsen foreslår genvalg af revisor fra Deloitte. Der er således ikke på forhånd opstillet andre kandidater. 10. Eventuelt Side 11 ud af 19

12 Bilag: Vedligeholdelsesplan

13 VEJLEDNING Vedligeholdelsesbudgettet skal opfattes primært som et likviditetsbudget, hvor forbedringer og vedligehold af ejendommen er budgetteret sådan, at likviditetsudviklingen er fornuftig. Se graf over likviditetsudvikling for 15 år frem i tiden. Udgangspunktet for vedligeholdelsesplanen er, at vi hvert år bruger kr. på forefaldende vedligeholdelse (det har tidligere været , men er justeret for at kunne undgå større huslejestigninger). Kategorien kan foldes ud, så man kan se eksempler (ikke udtømmende) på hvilke typer opgaver midlerne skal dække. Ejendommen er derudover opdelt i 7 kategorier fra Opgange til Gårde og haver. Under hver kategori er der en række projekter. For hvert projekt er angivet hvornår projektet skal udføres og eventuelt med hvilket interval. Vedligeholdelsesplanen opdateres løbende med nye projekter eller hvis eksisterende projekter ændrer udførelsestidspunkt.

14

15

16

17 FULDMAGT BEMÆRK: Fuldmagten skal være udstedt til en navngiven andelshaver/repræsentant for en andel. Hver andelshaver/repræsentant for en andel kan kun medbringe én fuldmagt. Det er altså ikke muligt at lave en fuldmagt til bestyrelsen. Østerbro den 2014 Angående generalforsamling i A/B Hesseløgaard, der afholdes 8. april 2014 klokken Jeg:, andelshaver af lejligheden giver hermed, repræsentant for andelen, fuldmagt til at stemme på mine vegne. Med venlig hilsen Underskrift

18

19 FESTUDVALG SØGES! Kære andelshavere, Som bekendt for nogle, fylder vores forening 90 år i år. Dette kunne være rart at fejre og holde en fest i gården og komme hinanden ved. Bestyrelsen har sat penge af til sådan en fest og efterlyser derfor et festudvalg der vil påtage sig denne opgave. Bestyrelsen har intet planlagt endnu, udover en pulje penge. Bestyrelsen håber, at der er nogle andelshavere der vil påtage sig denne opgave og lave et brag af en mindeværdig fest. Hvis du vil være med i festudvalget, kan du enten sende en mail til bestyrelsen på bestyrelsen@hesseloegaard.dk eller smide en seddel i foreningens postkasse på hoveddøren til Drejøgade 25. Det bliver også muligt at tilmelde sig på generalforsamlingen den 8. april. Med venlig hilsen Bestyrelsen Ps. Hvis der ikke er nogen der melder sig, kan bestyrelsen ikke garantere nogen stor fest