ARBEJDSMILJØ- LEDELSESHÅNDBOG

Transkript

1 1 af 24 ARBEJDSMILJØ- LEDELSESHÅNDBOG Oktober 2011 Beskrivelse af N.H. Hansen & Søn A/S s Arbejdsmiljøledelsessystem

2 2 af 24 Forord Side 1.0a Nærværende håndbog er en beskrivelse af N. H. Hansen & Søn A/S s arbejdsmiljøledelsessystem. Virksomheden, der har adresse på Charlottenlundvej 4, 2900 Hellerup, er arbejdsmiljøcertificeret i henhold til standarden OHSAS 18001:2008 og bek.nr. 87 af Virksomheden beskæftiger sig med opførelse af byggeri. Som entreprenør udfører vi såvel totalentrepriser, partneringopgaver, hovedentrepriser som fagentrepriser. Virksomhedens hovedvægt ligger på tømrer- og snedkerarbejde som egenproduktion. Når virksomheden påtager sig ansvaret for opgaver som kræver flere fag end de, der rådes over indenfor firmaet, - entreres med underentreprenører. Det geografiske område, hvor firmaet opererer, er Sjælland. Virksomheden har gennem sin certificering forpligtet sig til løbende forbedring af arbejdsmiljøet. Systemforbedringer dokumenteres gennem løbende revision af Arbejdsmiljøledelsessystemet, hvorfor der med mellemrum udarbejdes rettelsesblade til Håndbogen. I ledelsens årlige evaluering af systemet vurderes svagheder og forbedringsmuligheder.

3 3 af 24 Side 1.1c N.H. HANSEN & SØN A/S ARBEJDSMILJØPOLITIK Som entreprenørvirksomhed udfører N.H. Hansen & Søn A/S - i samarbejde med professionelle rådgivere og bygherrer - alle entrepriseformer inden for bygge- og anlægsområdet, med tømrer- og snedkervirksomhed som egenproduktion. Virksomheden har i over 30 år haft egen sikkerhedsorganisation, der samarbejder med Arbejdstilsynet og Alectia People, ligesom der løbende udvikles nye arbejdsmetoder, som skal sikre de bedste løsninger for arbejdsmiljø og medarbejdere. Arbejdsmiljøarbejdet varetages af arbejdsmiljøudvalget, der planlægger og koordinerer den samlede arbejdsmiljøindsats. NHH A/S arbejdsmiljøudvalg samles hver 4. måned hvor blandt andet nye tiltag til forbedring af arbejdsmiljøet besluttes, og arbejdsulykker analyseres med henblik på forebyggelse af lignende ulykker. Ledelsen besluttede i efteråret 2003 i samråd med Sikkerhedsudvalget at lade sig arbejdsmiljøcertificere. Virksomhedens arbejdsmiljøpolitik er som følger: Virksomheden forpligtiger sig til en løbende forbedring af arbejdsmiljøet. Virksomheden efterlever arbejdsmiljøloven og andre bestemmelser, som minimumskrav. Virksomheden er forpligtet til at forebygge skade og arbejdsrelateret sygdom, - og det er vigtigt for virksomheden, at skabe et sundt arbejdsmiljø hvor alle kan færdes i trygge rammer, og hvor medindflydelse og faglig udfordring er nøgleord. Ledelsen skaber, i samarbejde med Arbejdsmiljøudvalget, -rammerne for opstilling og overvågning af målsætningerne for arbejdsmiljøet. Det er ledelsens pligt at sørge for tilstrækkelige ressourcer til at fastholde et højt sikkerheds- og sundhedsmæssigt niveau. Ledelsen iværksætter initiativer til fremme af medarbejdernes sundhed. Ledelsen søger gennem omplacering til andre arbejdsopgaver at fastholde medarbejdere, som har lidt skade på deres erhvervsevne. Det er såvel ledelsens som de ansattes pligt at påse, at kravene i virksomhedens arbejdsmiljøpolitik efterleves. Det er endvidere såvel ledelsens som de ansattes pligt at deltage aktivt i virksomhedens arbejdsmiljøarbejde.

4 4 af 24 Side 1.2e Virksomhedens arbejdsmiljø-målsætning er: 1. Færre sygedage 2. Færre løfteskader 3. Implementering af "Tjekliste" Nærværende arbejdsmiljøpolitik er udarbejdet af ledelsen i samarbejde med arbejdsmiljøudvalget. Arbejdsmiljøpolitikken revideres 1 gang årligt i forbindelse med evalueringen af ledelsessystemet samt fastsættelsen af nye mål. N.H. Hansen & Søn A/S

5 5 af 24 Side 2.1f 2. Handlingsplan, mål og målsætninger: Målsætning: Prioritering Færdig senest Opgavebeskrivelse Ansvarlig Status Færre sygedage ved at fremme trivslen på arbejdspladsen Ledelsen PS + HeH Pågår Færre løfteskader ved at fokusere på kurser og hjælpemidler Implementering af Tjekliste fra Opslagsværk for Byggeledere Ledelsen PS + HeH Byggeledere PS+ HeH Byggeledere Pågår Pågår Færre sygedage Der er udarbejdet et spørgeundersøgelse for det psykiske arbejdsmiljø, som planlægges iværksat inden årets udgang. Vi ønsker at undersøge årsagen til sygefraværet. Vi vil belyse dette dels gennem ovennævnte undersøgelse af det psykiske arbejdsmiljø, men også ved at udforme et evalueringsskema for byggepladser, som vil blive udleveret til alle ansatte på byggepladsen for besvarelse. Målbarheden sikres gennem statistikker over sygefravær sammenhold med evalueringsskemaerne for hver byggeplads. Færre løfteskader Målbarheden skal sikres gennem audits og gennemførsel af løftekurser. Implementering af Tjekliste. Tjeklisten skal sikre en samvittighedsfuld planlægning af arbejdsopgaver, med medarbejderinddragelse. Den skal endvidere sikre, at Arbejdsmiljø-mål 1 og 2 gennemføres og bliver målbare. Succeskriteriet for implementering af Tjeklisten er at 100 % af relevante punkter er efterlevet af byggelederne. Kontrollen foretages af intern auditor. En kontrol som måtte medføre konstatering af, at 85 % ikke er opnået, vil udløse en 2-ugers frist (1 gang) for opnåelse af tilfredsstillende niveau. For virksomheden som helhed skal gennemsnitsprocenten for udførelse af relevante punkter på de kontrollerede pladser være min. 85 %. Vægtning af enkeltpunkter er 1/1. Kriterier for en målbar byggeplads er: Byggeperiodens varighed overstiger 60 dage. I perioden har virksomheden 2 eller flere ansatte beskæftiget i mere end 30 dage. Tjeklisten, er en integreret del af Opslagsværk for Byggeledere.

6 6 af Ansvar og opgaver: Side 3.1f Arbejdsmiljøorganisationen Formand for Arbejdsmiljøudvalget Marianne Hemicke Rysgaard Adm. direktør Kontor Arbejdsmiljørepræsentant Sebastian Hvass Arbejdsgiverrepræsentant Thomas Kaas Selsø Serviceafdeling + Værksted Abejdsmiljørepræsentant Morten Mollerup Arbejdsgiverrepræsentant og daglig leder af arb.mil.arbejdet Per Sørensen Byggepladsernes observatør Peter Kongsbro (uden stemmeret) Teknisk sekretær Henriette Bjørn Hansen (uden stemmeret) Midlertidige sikkerhedsgrupper på byggepladser Grønne kasser illustrerer arbejdsmiljøudvalgets sammensætning. Byggepladsernes observatør - og virksomhedens tekniske sekretær deltager i arbejdsmiljøudvalgsmøderne. Opgaver. Arbejdsmiljøorganisationen er det organ, som varetager arbejdstagers og arbejdsgivers fælles interesser i virksomhedens arbejdsmiljø. Det er organisationens pligt at udvikle og forbedre metoder til opnåelse af et godt arbejdsmiljø. Organisationen følger på arbejdsmiljøområdet, udviklingen i alle grene af firmaets virke, og er ansvarlig for behandling af arbejdsulykker, tæt-på ulykker, analyse af disse, - samt for holdningspåvirkning i alle led i virksomheden. Det er organisationens ansvar, at al formidling af betydning for arbejdsmiljøet, når de enkelte ansatte. Ligeledes er organisationen pligtig til at påse, at uddannelsesniveauet svarer til de stillede krav for de enkelte arbejdsoperationer.

7 7 af 24 Arbejdsmiljøudvalget: Side 3.2d Arbejdsmiljøudvalget behandler ændringer i virksomhedens arbejdsmiljøforhold, herunder aspekter omkring stoffer og materialer, materiel og maskiner, hjælpemidler og ny teknik. Arbejdsmiljøudvalgsmøder afholdes ordinært tre gange årligt, - en gang i hver 4de måned. Dagsorden udsendes til samtlige medarbejdere senest to uger før mødets afholdelse. Ekstraordinære sikkerhedsudvalgsmøder afholdes efter behov. Direktion: Direktionen er øverst ansvarlig for virksomhedens arbejdsmiljøarbejde. Adm. direktør Marianne Hemicke Rysgaard er formand for arbejdsmiljøudvalget. Som formand for arbejdsmiljøudvalget og Ledelsens repræsentant har hun ansvaret for at der: Tildeles tilstrækkelige ressourcer til implementering, vedligeholdelse og forbedring af arbejdsmiljøledelsessystemet. Defineres nødvendige roller, ansvar og beføjelser. Fastsættes, iværksættes og opretholdes krav, som sikrer at arbejdsmiljøledelsessystemet efterleves Daglig leder: Den daglige leder af arbejdsmiljøarbejdet er ansvarlig for at kravene i arbejdsmiljøledelsessystemet efterleves. Den daglige leder rapporterer direkte til direktionen om alle forhold, som skal danne grundlag for direktionens evaluering af arbejdsmiljøet og arbejdsmiljøledelsessystemets funktion. Den daglige leder er de enkelte arbejdsmiljøgruppers kontaktperson. Servicechef Per Sørensen er daglig leder af arbejdsmiljøorganisationen. Arbejdsmiljøgrupper: Arbejdsmiljøgrupperne er ansvarlige for arbejdsmiljøet på arbejdsstederne. Det er arbejdsmiljøgruppernes ansvar at følge op på problemstillinger, som de konfronteres med inden for de enkelte områder. De vejleder og kontrollerer at NHH A/S s arbejdsmiljøforskrifter efterleves. De har ansvar for at information og kommunikation sker på en sådan måde, at såvel den enkelte medarbejder, som arbejdsmiljøudvalget er velorienteret vedr. forhold med relation til arbejdsmiljøet. Arbejdsmiljøgrupperne påser at APV-materiale er relevant og fyldestgørende, - at der er udarbejdet sagsrelateret APV, - samt at Tæt-på hændelser og andre afvigelser registreres.

8 8 af 24 Byggeledere / arbejdsgiverrepræsentanter: Side 3.3d De er ansvarlige for oplæring og instruktion. De forestår sammen med pladsformænd/servicesvende alle indkøb og anskaffelser i henhold til miljøledelsessystemets regler (jvf. kap. 5). De er ansvarlige for at planlægning af arbejdet sker i overensstemmelse med god praksis, under overholdelse af relevante love, bekendtgørelser og forskrifter og under inddragelse af formand og arbejdsmiljøepræsentant (jvf. kap. 6). Byggelederne indkalder til opstartsmøder og påser at sikkerhedsmøder afholdes. Byggelederne er initiativtagere til regelmæssige sikkerhedsrunderinger, som på byggepladser med en arbejdsmiljøgruppe sker i alle ulige uger (på værksted dog kvartalsvis) og altid under medvirken af en ansat på arbejdsstedet. Arbejdsgiverrepræsentanter har beføjelser til at foretage nødvendige tiltag i forbindelse med arbejdsmiljømæssige problemer. Formand / servicesvend og arbejdsmiljørepræsentant: Formand/servicesvend og arbejdsmiljørepræsentant påser i samarbejde med byggelederen at arbejdet udføres i overensstemmelse NHH A/S s arbejdsmiljømæssige forskrifter. Formanden/servicesvenden har ved bemyndigelse fra byggelederen ret til at indkøbe materialer og materiel til den enkelte byggeplads. Deres ansvar indebærer ret og pligt til at påpege arbejdsmiljømæssige problemer, at skride ind overfor uhensigtsmæssige hændelser i relation til arbejdsmiljøet samt at medvirke til problemernes løsning og forbedring af arbejdsmiljøet. De medvirker i planlægning af arbejdet, såvel i forbindelse med udførelsen, som vedr. valg af materialer, materiel, tekniske hjælpemidler og værnemidler. Medarbejdere: Det er medarbejdernes ansvar, at NHH A/S s arbejdsmiljømæssige regelsæt efterleves. Det er enhver ansats ret og pligt at påtale / standse enhver situation, som ved et subjektivt skøn, anses for at være / at kunne udvikle sig til en farlig, - eller i arbejdsmiljømæssig henseende uhensigtsmæssig hændelse. Henvendelse vil naturligt ske til arbejdsmiljørepræsentanten, - men det er den ansattes ret, at kunne henvende sig til enhver, som hun/han mener kan have indflydelse på forholdene. Medarbejderne har pligt til at medvirke til et godt og sikkert arbejdsmiljø. Konsekvenser: For alle ansatte gælder det at en tilsidesættelse af nærværende system, samt God praksis på arbejdsmiljøområdet, - vil føre til påtale, - advarsel, - eller at ansættelsesforholdet tages op til overvejelse.

9 9 af 24 Side 4.1e 4. Kortlægning og APV: Virksomhedens eksisterende APV-bibliotek, statistikker over ulykker og fravær, samt endvidere sikkerhedsmødereferater og arbejdsmiljøvejviserne nr. 2 (Opførsel og nedrivning af byggeri) og nr. 17 (Kontor), er anvendt i kortlægning af arbejdsmiljøet. De anvendte kriterier for udvælgelse af væsentlige arbejdsmiljøforhold er: Hyppighed, farlighed, indsatsmuligheder og endvidere Arbejdsmiljøudvalgets prioriteringer. Udfra en analyse af materialet er focus blevet koncentreret omkring arbejdsmiljøpolitikkens arbejdsmiljømål. Kortlægningen af virksomhedens arbejdsmiljø har resulteret i et APV-bibliotek, der er opbygget som en procesbeskrivelse af virksomhedens typiske arbejdsoperationer, som belyser de arbejdsmiljømæssige forhold ved arbejdsprocesserne (se endvidere kap. 15 pkt. 1). Såfremt en given arbejdsopgave ikke er beskrevet i procesbeskrivelsen gennemføres Dialog-APV udarbejdet af Byggeriets Arbejdsmiljøcenter, - med handlingsplan til følge og forsynet med arbejdstagers og arbejdsgivers underskrift. Dialog APV for bygge og anlæg (se bilagsmappe fane 1). Dialog APV for kontor (se bilagsmappe fane 17). Systemet, som skal efterleves, lægger op til gennemførelse af effektiv planlægning og omhyggelig granskning i forbindelse med påbudte opstartsmøder. Den løbende identifikation, som skal være en følge af det indarbejdede system, giver mulighed for en hurtig indgriben samt tilretning og vedligehold af APV-biblioteket. Ledelsens repræsentant er ansvarlig for gennemførsel af kortlægning og APV. Opgaven varetages under medvirken af en arbejdstagerrepræsentant.

10 10 af Indkøb: Side 5.1d Indkøb af stoffer og materialer Opgave: Byggelederen varetager sammen med pladsformanden/servicesvenden planlægning og indkøb af stoffer og materialer. De har i fællesskab ansvaret for: 1. - at sikre at indkøb er i overensstemmelse med firmaets ajourførte positivliste. (Se bilagsmappe, fane 5) løbende at overveje substitution, - for minimering af risici at sikre at arbejdspladsbrugsanvisning udarbejdes og distribueres til anvendelsesstedet, hvor den opbevares tilgængelig for den udførende ansatte at sikre at generel information vedr. emnet, tilgår den udførende ansatte, - herunder instruktion i overensstemmelse med arbejdspladsbrugsanvisningen at sikre grænseværdiers overholdelse, herunder vurdering af luftvolumen, ventilationsmuligheder, valg af eventuelle værnemidler at sikre at fornødne værnemidler er til stede, - og at de er i funktionsduelig stand, og at den udførende har den fornødne uddannelse at sikre mod skadelig påvirkning af den udførendes omgivelser at sikre tilstrækkeligt beredskab i forbindelse med det omhandlede arbejde at introduktion af nye stoffer, alene sker i samarbejde med ledelsens repræsentant. Introduktion af nye stoffer og materialer behandles i sikkerhedsorganisationen. (Se endvidere opslagsværk for byggeledere faneblad 7)

11 11 af 24 Side 5.2d Indkøb af materiel og værktøj Opgave: Indkøb af materiel og værktøj foretages af byggelederen. Han har ansvaret for: 1. - at de ansatte høres i forbindelse med nyanskaffelser på området at en mulig optimering af ergonomiske forhold indgår i vurderingen at mulig reduktion af påvirkninger som vibrationsniveau, støj og støvudvikling tages i betragtning at der foretages fornøden instruktion af brugere at materiel og værktøj leveres med brugsanvisning. Arbejdsmiljøgruppen vurderer konsekvenser af indkøb. Såfremt en anskaffelse medfører ændringer i arbejdsforhold, overvejes hvorvidt omarbejdelse af relevant APV skal finde sted. Introduktion af nyt materiel og værktøj behandles i sikkerhedsorganisationen. Brugsanvisning for håndværktøj m.v. indsættes i sagsrelateret APV. Og ind i opdateret personalehåndbog bind 2 Tilbudsgivning og projektering Opgave: I tilbuds- eller projekteringsfasen skal anvendelse af stoffer, materialer og materiel Tænkes ind i processen. Ved tilbudsgivning og projektering checkes om / drages omsorg for, at forhold vedr. sikkerhed og sundhed er tilgodeset i overensstemmelse med virksomhedens arbejdsmiljøledelsessystem, herunder om Plan for Sikkerhed og Sundhed er til stede og dækkende for opgaven. Det sikres at projektet lever op til lovmæssige krav vedrørende rådgivers ansvar på arbejdsmiljøområdet. Sikkerhedsorganisationens daglige leder er ansvarlig for at ovennævnte efterleves.

12 12 af 24 Side 5.3b Underentreprenører og fremmede håndværkere Opgave: Det sikres at underentreprenører og fremmede håndværkere underlægges betingelser, som indfrier kravene i NHH A/S s arbejdsmiljøledelsessystem. Ved entrering tiltrædes entreprisekontrakt som forpligter entreprenøren til efterlevelse af de stillede krav, jævnfør NHH A/S s standardbetingelser for underentreprenører (SBU - se bilagsmappe, fane 7). Endvidere skal underentreprenøren tiltræde og efterleve NHH s Arbejdsmiljøkontrakt.

13 13 af 24 Side 6.1d 6. Planlægning: Stoffer og materialer På planlægningstidspunktet vurderes anvendelse af stoffer og materialer. Ved normalt udbud sikres at anvendelse er tænkt ind i projektet (PSS, - tidsplan m.v.). NHH A/S s projektansvarlige gennemgår inden opstart anvendelse sammen med den arbejdsmiljøgruppe, som skal varetage udførelsen. Formanden / arbejdsmiljørepræsentanten har pligt til inden opstart, at sikre, at den udførende ansatte er fuldt informeret om produktets korrekte anvendelse samt at påse, at de udstukne regler efterleves. Byggelederen forbereder indkøb i overensstemmelse med NHH s miljøledelsessystems regelsæt for indkøb af stoffer og materialer (se kapitel 5 Indkøb, Indkøb af stoffer og materialer) - herunder tilvejebringelse af arbejdspladsbrugsanvisning samt distribution af denne til anvendelsesstedet. I forbindelse med planlægningen trækkes på NHH s kemidatabase hos Alectia People. Værktøj og materiel, - Tekniske hjælpe- og værnemidler Arbejdsmiljøgruppen vurderer om Personalehåndbogens afsnit vedr. håndværktøj, maskiner og materiel er dækkende for opgaven (et eksemplar af personalehåndbogens bind II skal opbevares på arbejdsstedet sammen med sagsrelateret APV). Hvis ikke skal der udarbejdes / skaffes betjeningsvejledning. Brugsanvisninger skal altid forefindes på arbejdsstedet. Ergonomiske forhold gennemtænkes af den projektansvarlige, med henblik på den bedst mulige beslutning vedrørende anvendelse af tekniske hjælpemidler på de enkelte arbejdssteder. Beslutning træffes i dialog med arbejdsmiljøgruppen, som skal varetage opgaven. Eventuel anvendelse af værnemidler planlægges af den projektansvarlige og fastlægges i arbejdsmiljøgruppen. Ved fastlæggelse af værnemidler anvendes arbejdspladsbrugsanvisning samt Byggeriets Arbejdsmiljøcenter s guide Kodenumre & Værnemidler, version 1.0 oktober 2003, - som vejledende (se bilagsmappe, fane 11).

14 14 af 24 Projektopstart Side 6.2c Inden projektopstart overvejer arbejdsmiljøgruppen hvorvidt de i APV-biblioteket beroende procesbeskrivelser for almindeligt forekommende arbejdsoperationer er dækkende. Hvis ikke - tages skridt til udarbejdelse af sagsrelevante procesbeskrivelser, eller / og der udarbejdes Dialog-APV. Der skal, hvor der er lovkrav herom foreligge / udarbejdes en PSS, som lever op til lovgivningens krav og som er oplysende på en alment forståelig og tilgængelig måde. Det skal i hvert enkelt tilfælde vurderes om der er behov for at udarbejde en Nød- og Beredskabsplan. Risici vurderes og det fastlægges hvorledes der skal reageres i nødsituationer. Planen skal være skriftlig og en hensigtsmæssig placering af denne og dens enkelte elementer fastlægges. Eksterne interessenter (Brandvæsen, beredskabstjeneste etc.) involveres i nødvendigt omfang. Afprøvning af planen skal sikre dens funktion. Tidsplaner skal tjekkes for aktivitetssammenfald, som måtte foranledige uhensigtsmæssige arbejdsmiljømæssige konsekvenser. Arbejdsmiljøgruppen afholder opstartsmøde med inddragelse af relevante parter efter arbejdsmiljøgruppens skøn. Anvendelse af stoffer og materialer gennemgås på opstartsmøde, hvor også fornøden instruktion af den udførende ansatte gives. Der instrueres i anvendelse af materiel, og arbejdsmetoder gennemgås. Såfremt virksomheden er overdraget koordinationsansvaret for arbejdsmiljøarbejdet, skal bygherren undertegne erklæring vedr. Overdragelse af Bygherrens koordinationspligt (faneblad 6 i Opslagsværk for byggeledere ). Samtidig modtager bygherren et eksemplar af BAR s publikation vedr.: Bygherrers Pligter og Ansvar.

15 15 af Kontroller: Side 7.1e Formål med kontroller er overvågning af hvorvidt kravene i nærværende arbejdsmiljøledelseshåndbog overholdes, herunder at arbejderne udføres sikkerheds og sundhedsmæssigt forsvarligt. Observerede afvigelser behandles med det sigte, at korrigerende og forebyggende handlinger integreres i det daglige sikkerheds- og sundhedsarbejde. Eventuelle påbud fra Arbejdstilsynet behandles i overensstemmelse hermed. Interne audits Den daglige leder af arbejdsmiljøorganisationen er ansvarlig for at intern audit foretages. Intern audit forestås af arbejdsmiljøsudvalgets tekniske sekretær. For opnåelse af kvalitet og objektivitet i audit en, kræves det at auditor er uafhængig ifm. området, som auditeres, - samt at auditor har gennemført Arbejdsmiljø-uddannelsen. Til formålet anvendes audit-plan og tjekskemaer (se bilagsmappe, fane 4). Der gennemføres interne audits efter behov, dog mindst 4 pr. halvår. Valg af auditeringssteder og tidspunkt for audit afgøres ud fra kriterierne: 1. Risici 2. Bemanding 3. Konstateret tidligere adfærd Under audits evalueres bl.a. lovmedholdighed, adfærd, viden, implementering af tiltag, samt den foretagne planlægning og instruktion. Ledelsen informeres ved hver foretagen intern audit, med kopi af rapport og afvigelsesrapport. Auditrapporter indsættes i Grøn Arkiveringsmappe, som forefindes på kontoret. Sikkerhedsrunderinger Sikkerhedsrunderinger foretages alle ulige uger på byggepladser og kvartalsvis for værksted. De forestås af byggelederen og en medarbejder. Til formålet anvendes standardskemaer (se bilagsmappe, fane 3). Se endvidere Kap. 15, Dokumentstyring og system, pkt. 6. NHH s administrationsafdeling fører statistik over arbejdsmiljøtilstand på de enkelte arbejdssteder. Under sikkerhedsrunderingen registreres tæt-på-hændelser. Værktøj, maskiner, materiel Alt håndværktøj er registreret på lister i Grøn Arkiveringsmappe. Håndværktøj, stiger m.v. gennemgås halvårligt på byggelederens initiativ. Et godkendt stykke håndværktøj forsynes med farvet plasticstrip. Farvevalg skifter for hvert halvår. Den praktiske gennemgang foretages af formanden eller af en anden instrueret person. Maskiner på værksted gennemgås hvert år af den daglige leder af arbejdsmiljøorganisationen. Kontrolrapporter opbevares i Grøn Arkiveringsmappe. Materiel gennemgås af pladsmand efter anvendelse, - ved hjemkomst til lager.

16 16 af Uddannelse og kommunikation: Side 8.1c Kompetance Byggeledere, formænd og arbejdsmiljørepræsentanter har gennemgået Arbejdsmiljøuddannelsen. Endvidere gennemgår servicesvende arbejdsmiljøuddannelsen, da de ofte må agere på egen hånd. De ansatte har gennemgået kompetencegivende kurser i de situationer, hvor der har været behov herfor eller lovkrav herom. Ledelsen vurderer om opgaver, som kræver specialuddannelse skal udføres af egne ansatte med den påkrævede uddannelse, eller af autoriserede underentreprenører. I det omfang en opgave, som besluttes udført af egne ansatte, kræver en specialuddannelse, som ikke er tilstede i fornødent omfang i NHH, uddannes medarbejdere til dækning af det pågældende behov. APV-bibliotekets procesbeskrivelser skal indeholde oplysning om eventuelle uddannelseskrav ved udførelse af de beskrevne arbejdsoperationer. APV-en skal i videst muligt omfang beskæftige sig med forebyggelse af de særlige risici, som netop de specialuddannede ofte udsætter sig selv og omgivelserne for. En fravigelse fra det indlærte og God praksis på området skal i hvert enkelt tilfælde godkendes af Den daglige leder, som efterfølgende konsulterer tekniske sekretær og Arbejdsmiljø-udvalg. NHH s kursusplan angiver såvel planlagte som afholdte kurser i kalenderåret (se Grøn Arkiveringsmappe ). Kommunikation og samvirke Kommunikationslinier, beføjelser og ansvar er beskrevet i kapitel 3 Ansvar og opgaver. Personalehåndbogen skal danne et stærkt aktiv, i bestræbelserne for en dybdegående indføring af den ansatte i virksomhedens arbejdsmiljøarbejde. Referat af sikkerhedsmøde, arbejdsmiljøudvalgsmøde, PSS, beredskabsplan m.v., opsættes på arbejdsstedets arbejdsmiljøopslagstavle. Tavlen er placeret tilgængelig for samtlige medarbejdere. Arbejdsmiljøgruppen er ansvarlig for ophængning og foretager endvidere formidling blandt de ansatte. Nyt lovstof, bekendtgørelser og regler (se kapitel 10 Lovbestemte krav og andre bestemmelser ) kommunikeres til arbejdsmiljøudvalget og arbejdsmiljøgrupperne af ledelsens repræsentant og den tekniske sekretær. Arbejdsmiljøgrupperne implementerer nyt stof.

17 17 af 24 Side 8.2b NHH s arbejdsmiljøpolitik fastlægges, implementeres og evalueres i et samarbejde, der foregår i NHH s arbejdsmiljøorganisation. Ledelsens ambition er lydhørhed overfor påvirkning fra enhver ansat. Arbejdsmiljøudvalget påser at kortlægningsprocessen vedr. NHH s arbejdsmiljø finder sted. Opgaven varetages af en arbejdsgiver- og en arbejdstagerrepræsentant i samarbejde med den daglige leder af sikkerhedsorganisationen, som ansvarlig. Arbejdsmiljøudvalgets handlingsplaner udarbejdes i samarbejde mellem arbejdstager og arbejdsgiver i arbejdsmiljøudvalget. Handlingsplaner i relation til APV udarbejdes- og tiltrædes af arbejdstager og arbejdsgiver i fællesskab. Al ekstern kommunikation ved eksempelvis klager, henvendelse fra pressen etc. varetages af firmaets administrerende direktør Marianne Hemicke Rysgaard.

18 18 af 24 Side 9.1c 9. Ulykker og nær-ved-ulykker: Ved identificering af risici anvendes primært sund fornuft, herunder brug af høstede erfaringer. Som værktøjer til identifikation støttes / korrigeres erfaringsgrundlaget af: 1. Grafer over skadetyper (se Grøn Arkiveringsmappe ). 2. Grafer over fravær i forbindelse med arbejdsskader (se Grøn Arkiveringsmappe ). 3. Brancherettet arbejdsmiljøvejviser udgivet af Arbejdstilsynet (se bilagsmappe, fane 9 og 10). 4. Indrapporterede afvigelser i forbindelse med sikkerhedsrunderinger. 5. Referater fra sikkerhedsudvalgsmøder (se Grøn Arkiveringsmappe ). 6. Dialog-APV (se bilagsmappe, fane 1 og fane 17). 7. Registrering af nær-ved-hændelser (se Grøn Arkiveringsmappe ). Arbejdsmiljøgruppen analyserer uheld, hændelser og afvigelser i samråd med ledelsens repræsentant og den tekniske sekretær og træffer foranstaltninger til korrektion samt udarbejdelse af procedurer i forebyggelsesøjemed. Opsamling af urapporterede Tæt-på-hændelser sker på sikkerhedsrunderingerne. Gruppen sikrer rapportering til arbejdsmiljøudvalget, som sagsbehandler og drager omsorg for indarbejdelse af forebyggende tiltag. Arbejdsmiljøudvalget vurderer om hændelsen giver anledning til ekstraordinær omarbejdning af APV-bibliotekets procesbeskrivelse. De for arbejdsstedet relevante planer for nødberedskab ophænges på stedets arbejdsmiljø-opslagstavle. Det er arbejdsmiljøgruppens pligt at drage omsorg for at planen er kendt af de ansatte.

19 19 af 24 Side 10.1d 10. Lovbestemte krav og andre bestemmelser: Virksomhedens tekniske sekretær modtager via løbende orientering fra Dansk Byggeri ligesom der abonneres på Arbejdstilsynets nyhedsbreve. Lovgivningen (samt ændringer i denne), bekendtgørelser m.v., som har indflydelse på arbejdsmiljøet, følges og søges på Arbejdstilsynets hjemmeside, på BAR s hjemmeside, og på Lovinfo.dk. Udviklingen i love, bestemmelser og standards, dyrkes endvidere i Erfa-gruppen, som virksomheden er tilknyttet hos Alectia People. D tekniske sekretær orienterer ledelsen om væsentlige ændringer og drager omsorg for at sikkerhedsgrupperne er velorienterede, således at formidling til medarbejderne er sikret. Han vurderer om ændringer har en væsentlighed, som berettiger til udsendelse af informationsskrivelser til samtlige medarbejdere. Væsentlige ændringer behandles på arbejdsmiljøudvalgsmøder, ligesom man på møderne også forholder sig overholdelse i praksis. Der sker i forbindelse med Ledelsens Evaluering en evaluering af overholdelse af lovkrav. Ud fra behov og vigtighed kan en kan evaluering også ske i andre sammenhænge og med andre deltagere.

20 20 af 24 Side 11.1c 11. Ledelsens evaluering: Ledelsen gennemgår én gang årligt arbejdsmiljøledelsessystemet. Evalueringen foregår på et ledelsesmøde med deltagelse af ledelsens repræsentant. Ledelsens repræsentant tager initiativ til at gennemgangen foretages i andet kvartal. På efterfølgende sikkerhedsudvalgsmøde, forelægger ledelsen sin skriftlige evaluering i form af et mødereferat (indsættes i Grøn Arkiveringsmappe ). Som materiale for ledelsens evaluering anvendes blandt andet interne audits, målsætning og handlingsplan, sikkerhedsudvalgs-mødereferater, kortlægningsresume og lignende informationer. Evalueringen skal endvidere forholde sig til: Ulykker Eventuelle påbud Lovkrav og overholdelse Overholdelse af målsætninger Forbedringsmuligheder Ændrede vilkår Deltagelse og konsultation Evt. eksterne henvendelser Status i forhold til sidste evaluering, herunder opfølgende handlinger. Ledelsens evaluering skal fastslå om, og i hvilket omfang, arbejdsmiljøforholdene lever op til arbejdsmiljøledelsessystemets intentioner. Evalueringen skal endvidere tage stilling til arbejdsmiljøledelsessystemets indhold, funktion og efterlevelse, her under: Behov for ændringer i politik og målsætning Vurdering af afsatte ressourcer Andre systemelementer

21 21 af 24 Side 13.1c 13. Sundhedsfremme: Det er ledelsens ønske at stimulere medarbejderne til at tage vare på hinandens og egen sundhed. Dette gør sig gældende på såvel det fysiske som det psykiske område. Ledelsen ønsker at medarbejderne støtter hinanden i anvendelse af sundhedsmæssigt fornuftige arbejdsmetoder. Ledelsen ønsker at bakke op om medarbejderinitiativer som indebærer fysisk aktivitet eller socialt samvær, med henblik på øgning af såvel mental som kropslig sundhed. Ledelsen kan efter egen afgørelse, - og efter aftale i hvert enkelt tilfælde, - stille midler til rådighed for sådanne initiativer. Virksomhedens alkoholpolitik og rygepolitik fremgår af personalehåndbogen side 8.

22 22 af 24 Side 14.1a 14. Det rummelige arbejdsmarked: NHH A/S er en socialt ansvarlig virksomhed. Ved medarbejderes tab af arbejdsevne søges gennem omplacering at fastholde disses tilknytning til virksomheden. I situationer hvor virksomheden skønner det muligt, går man ind med støtteforanstaltninger, alt udfra den pågældende medarbejders behov. Virksomheden rekrutterer sine medarbejdere blandt et bredt udsnit af befolkningen og ser de ansattes forskellighed som en ressource. Der lægges vægt på faglighed og menneskelige egenskaber. Således ønsker virksomheden også at bidrage med optag af nydanske lærlinge.

23 23 af 24 Side 15.1c 15. Dokumentstyring og system: Grundelementerne i NHH A/S s arbejdsmiljøledelsessystem er hovedsageligt baseret på sædvaner, der igennem en årrække er indarbejdet i virksomhedens kultur. Gennem nedskrivning af praktiserede rutiner samt tilstræbt strukturering af disse og endvidere tilføjelse af værktøjer og systemer, skal arbejdsmiljøledelsessystemet skabe en stærkere forankring i engagementet omkring arbejdsmiljøarbejdet. Systemet forpligter såvel ansatte som ledelse til faste rutiner, som skal optimere indsatsen for sikkerhed og sundhed. Arbejdsmiljøledelsessystemets regelsæt og anvisninger, dækkende samtlige personalegrupper, skal skabe homogenitet i håndteringen af arbejdsmiljøet. Endvidere skal krav til de administrative rutiner skabe en fastlagt papirgang. Ledelsens repræsentant er ansvarlig for etablering og vedligeholdelse af NHH s arbejdsmiljøledelsessystem. Kerneelementerne i NHH s arbejdsmiljøledelsessystem er virksomhedens arbejdsmiljøpolitik, suppleret af værktøjet, som skal effektuere politikken, nemlig arbejdsmiljøorganisationen, beskrevet under Kapitel 3 Ansvar og opgaver. Konditioner for revision af arbejdsmiljøpolitikken indgår i selve arbejdsmiljøpolitikken. Håndtering af relaterede elementer: Dokumenthåndtering Foretages indtil videre såvel ved manuel arkivering, som digitalt. Al manuel dokumenthåndtering henviser i det efterfølgende til såvel Grøn mappe, Gul mappe, som Rød Mappe. Gældende dokument vil altid sidde forrest i arkiveringsmappen, under hvert enkelt faneblad. Arkiverede ikke gældende dokumenter vil være påstemplet ANNULERET. Alle ansatte har adgang til disse dokumenter, - mapperne må blot ikke fjernes fra forkontoret. Digitalt overflyttes aflyste dokumenter inden for samme dokumentkategori til mapper, hvor mappetitlen bevares, med tilføjelse af ANNULLERET foran den oprindelige titel. Betydende dokumenter, der almindeligvis udarbejdes af den tekniske sekretær, - afstemmes med henblik på at de skal være så fyldestgørende som muligt, - med arbejdsmiljøudvalgets formand, den daglige leder, - og arbejdsmiljørepræsentanten. Samme team gennemgår årligt alle betydende dokumenter indenfor systemet med henblik på opdatering, stadfæstelse eller kassation. Enhver revisionsstatus inden for systemet identificeres ved indeksering. Eksterne dokumenter, som måtte indgå i systemet identificeres og registreres, med angivelse af mappetitel og fanebladsnummer.

24 24 af 24 Side 15.2c APV-bibliotekets procesbeskrivelser udarbejdes ved hjælp af kortlægningsskemaer, som lister arbejdsmiljøfølsomme aktiviteter. Ud fra vægtning af aktiviteterne udarbejdes procesbeskrivelsen. Gennemgang og revision sker en gang årligt inden ledelsens gennemgang i årets sidste kvartal. Den foretages af en sikkerhedsrepræsentant og en repræsentant udpeget af ledelsen. APV-biblioteket henstår i Gul mappe. Sagsrelaterede APV-mapper forberedes af byggelederen. Relevante procesbeskrivelser fra APV-biblioteket udvælges i samarbejde med formand og sikkerhedsrepræsentant. Ved afkrydsning i indholdsfortegnelsen angives aktuelle procesbeskrivelser. Anvendte Dialog-APVer med handlingsplaner indsættes ved relevante procesbeskrivelser, - eller ved ikke procesbeskrevne operationer forrest i mappen. Mappen indeholder endvidere 1 stk. Personalehåndbog. Mappen er efter bearbejdning i sikkerhedsgruppen hjemhørende på arbejdsstedet. Handlingsplanen for NHH s arbejdsmiljømålsætning udarbejdes af ledelsen og forelægges arbejdsmiljøudvalget. Udarbejdelsen sker i forbindelse med revision af arbejdsmiljøpolitikken. Revision sker en gang årligt. Handlingsplanen er en integreret del af arbejdsmiljøledelseshåndbogen. Referat af arbejdsmiljøudvalgsmøder udarbejdes af den tekniske sekretær. Referat udsendes senest indenfor en uge efter afholdelse af møde. Det sendes til mødedeltagere og øvrige medarbejdere. Referater arkiveres i virksomheden i Grøn Arkiveringsmappe. Dagsorden til arbejdsmiljøudvalgsmøder udsendes til samtlige medarbejdere senest 2 uger inden mødets afholdelse. Dagsordenskabelon findes i bilagsmappen, fane 13. Sikkerhedsrunderingens standardblanketter er indsat i bilagsmappen, fane 3 og i Opslagsværk for byggeledere, fane 2. Når byggelederne har afleveret de udfyldte blanketter (fredag i ulige uger), indsættes de sagssorteret i Rød Arkiveringsmappe. Administrationen bearbejder dem kvartalsvis til grafer, som indsættes i Grøn Arkiveringsmappe. Runderingernes afvigelsesrapporter indsættes ligeledes i Grøn Arkiveringsmappe. Intern audit. Når intern audit, som forestås af arbejdsmiljøudvalgets tekniske sekretær, har fundet sted, indsættes auditrapport i Grøn Arkiveringsmappe. Samtidig modtager ledelsen kopi af såvel rapport, som afvigelsesrapport. Ledelsens gennemgang. Referat af ledelsens gennemgang indsættes i Grøn Arkiveringsmappe. Gennemgangen behandles på efterfølgende arbejdsmiljøudvalgsmøde, hvor implementering af tiltag tilrettelægges. Ulykkesrapporter, ulykkesanmeldelser og ulykkesstatistik, indsættes i Grøn Arkiveringsmappe. Arbejdsmiljøledelseshåndbog inklusiv bilagsmappe og Opslagsværk for byggeledere udleveres til formænd, arbejdsmiljørepræsentanter, arbejdsmiljøudvalget, byggeledere og ledelsen. Alle revisioner udsendes til arbejdsmiljøledelseshåndbogens ihændehavere som udskiftningssider påført revisions-index. Udskiftningssider ledsages af ny, dateret indholdsfortegnelse.