Bilag 3 Leverancebeskrivelse

Transkript

1 Bilag 3 Leverancebeskrivelse Version

2 Indhold 1 VEJLEDNING TIL TILBUDSGIVER INDLEDNING UNDERBILAG FARVEANVENDELSE PÅ ARKITEKTURDIAGRAMMER BAGGRUND FOR UDBUDDET SAMLET UDBUDSPLAN VISION FOR DEN SAMLEDE FORRETNINGSLØSNING KUNDEN I CENTRUM (TILFREDSE BORGERE OG VIRKSOMHEDER) ORDENTLIG OG SIKKER OVERGANG ØGET KONKURRENCE I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSER REALISERET BUSINESS CASE EFFEKTIVE OG DRIFTSSIKRE ARBEJDSGANGE MÅLSÆTNINGER FOR FAMILIEYDELSESSYSTEMET MANTRAER FOR SYSTEMET MANTRA 1 EFFEKTIV UDVIKLING OG DRIFT MANTRA 2 FORENKLING AF ORDNINGERNE MANTRA 3 LETTILGÆNGELIG SELVBETJENING MANTRA 4 AUTOMATISERING AF SAGSBEHANDLINGEN MANTRA 5 KUNDESERVICE EFTER BEHOV UDBUDDET OMFATTER Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 1 af 28

3 6.1 SYSTEMET INTEGRATIONER KONVERTERING UDDANNELSE IDRIFTSÆTTELSE DRIFT, VEDLIGEHOLDELSE OG SUPPORT, SAMT VIDEREUDVIKLING OPHØRSBISTAND FORRETNINGSMÅLARKITEKTUR FOR UDBETALING DANMARK IT-MÅLARKITEKTUR FOR UDBETALING DANMARK GENERELLE ARKITEKTURPRINCIPPER OVERSIGT OVER ARKITEKTURPRINCIPPERNE ARKITEKTURPRINCIP 1: FORRETNINGSBEHOV OG -STRATEGI DRIVER OG DEFINERER LØSNINGER, SÅ ATP S INVESTERINGER SIKRES BEDST MULIGT ARKITEKTURPRINCIP 2: KRAV TIL SIKKERHED OG FINANSIELLE TRANSAKTIONER OPFYLDES, FOR AT SIKRE TILLIDEN TIL KORREKT FORVALTNING I ATP ARKITEKTURPRINCIP 3: BETRAGT LØSNINGER SOM INVESTERING, SÅ DE GIVER FORRETNINGSMÆSSIG VÆRDI BÅDE NU OG I FREMTIDEN ARKITEKTURPRINCIP 4: LØSNINGER OPTIMERES OG AUTOMATISERES, MED FOKUS PÅ OMKOSTNINGER ARKITEKTURPRINCIP 5: INFORMATION OG FUNKTIONALITET GENBRUGES, FOR AT OPNÅ STORDRIFTSFORDELE ARKITEKTURPRINCIP 6: LØSNINGER BASERES PÅ LØST KOBLEDE SYSTEMER, DER INTEGRERES VIA STANDARDMØNSTRE, FOR AT MAKSIMERE UAFHÆNGIGHEDEN MELLEM SYSTEMER ARKITEKTURPRINCIP 7: FÆLLESOFFENTLIGE STANDARDER OG ARKITEKTURER ANVENDES ARKITEKTURPRINCIP 8: ATP S LØSNINGER SKAL BIDRAGE TIL ATP S ANSEELSE SOM PÅLIDELIG OG KOMPETENT Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 2 af 28

4 1 Vejledning til Tilbudsgiver Bilaget skal ikke ændres af Tilbudsgiver. Tabel 1 Vejledning til Tilbudsgiver Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 3 af 28

5 2 Indledning Dette bilag udgør, sammen med bilag 3A (Behovsopgørelse), med tilhørende underbilag og bilag 3B (Løsningsbeskrivelse), den samlede Leverancebeskrivelse. Bilaget giver en introduktion til baggrunden for udbuddet af nyt System til administration af familieydelser. Endvidere redegøres for visionen og målsætningerne for det nye System. Herudover indeholder bilaget en overordnet redegørelse for Leverancens indhold og de øvrige ydelser, der er omfattet af udbuddet. 2.1 Underbilag Bilaget har følgende underbilag: Bilag Bilag 3A (Behovsopgørelse) Bilag 3A.1 (Kravliste) Bilag 3A.2 (Løsningsflows) Bilag 3A.3 (Aktivitetsbeskrivelser) Bilag 3A.4 (Informationsmodeller) Bilag 3A.5 (Regel- og beslutningsmodeller) Bilag 3A.6 (Integrationer) Indhold Bilaget indeholder en overordnet beskrivelse af ATP s krav til det nye System og øvrige krav til Leverandøren. Bilaget indeholder en liste over ATP s krav til Leverancen, hvor Leverandøren skal angive opfyldelsesgrad mv. i overensstemmelse med vejledningen til bilaget. Bilaget skal for en del af de funktionelle krav læses i sammenhæng med de øvrige underbilag til bilag 3A (Behovsopgørelse). Bilaget indeholder de løsningsflows, der indgår i de forretningsprocesser, som er forbundet med indberetning, administration og udbetaling af familieydelser. Bilaget indeholder de løsningsflows og aktivitetsbeskrivelser, der indgår i de løsningsflows og forretningsprocesser, som er forbundet med indberetning, administration og udbetaling af familieydelser. Bilaget indeholder UML modeller af de begreber og de informationer, som vedrører indberetning, administration og udbetaling af familieydelser. Bilaget indeholder standardiserede modeller af de regler af lovgivningsmæssig og anden karakter forbundet med indberetning, administration og udbetaling af familieydelser. Bilaget indeholder uddybende information om de integrationer, som Leverandøren skal etablere fra Systemet. Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 4 af 28

6 Bilag Bilag 3A.7 (Brugergrænseflader) Bilag 3A.8 (Oversigter) Bilag 3B (Løsningsbeskrivelse) Indhold Bilaget indeholder wireframes for brugergrænseflader, der har til formål at give Leverandøren inspiration til design af brugergrænsefladerne i Systemet Bilaget indeholder følgende oversigter: Brevoversigt Hændelses- og ydelsesoversigt Akt - BM - LF Regeloversigt Forretningsroller Informationsbehandling_gui Bilaget indeholder Leverandørens Løsningsbeskrivelse. Tabel 1 Underbilag til bilag 3 (Leverancebeskrivelse) 2.2 Farveanvendelse på arkitekturdiagrammer Der optræder en række arkitekturdiagrammer i udbudsmaterialet. Der er på tværs af alle disse figurer anvendt en farvekodning, som siger noget om, hvem der ejer eller anskaffer et system/komponent. Betydningen af farverne fremgår af Figur 1. Figur 1: Farveanvendelse på arkitekturdiagrammer. Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 5 af 28

7 3 Baggrund for udbuddet I forbindelse med etableringen af Udbetaling Danmark har ATP etableret et konkurrenceudsættelsesprogram. Programmet skal sikre, at ATP lever op til udbudspligten ved at konkurrenceudsætte de it-løsninger, som benyttes til de forvaltningsområder, som Udbetaling Danmark har overtaget fra kommunerne: barseldagpenge, pension, boligstøtte, familieydelser, helhedsorienteret kontrol og opkrævning. Dette udbud omfatter anskaffelse af et nyt system til indberetning, administration og udbetaling af familieydelser. Systemet indgår som en del af den samlede Forretningsløsning, som ATP benytter til administration og udbetaling af familieydelser for Udbetaling Danmark. 3.1 Samlet udbudsplan Udbudsplanen for it-løsningerne til Udbetaling Danmark sigter på at skabe konkurrence. ATP samarbejder med KL, KOMBIT og Digitaliseringsstyrelsen om at fremme den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, herunder at skabe regelforenklinger, standardisere grænseflader og udvikle fælleskomponenter. ATP er endvidere i dialog med markedet (markedsafdækning/inspiration) om hvad der skal til for at skabe attraktiv konkurrence hvad markedet kan byde ind med af løsninger hvordan det samlede systemlandskab kan designes Parallelt hermed opbygger ATP forretningskompetencer til udvikling af ydelsesområderne og specifikation af krav til it-løsningerne. Før it-løsningerne udbydes, har ATP optimeret TO-BE-processer for ydelsesområderne med henblik på centraliseret stordrift og understøttelse af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og med borgeren i centrum designet det samlede systemlandskab specificeret centrale beregningsregler på et overordnet niveau specificeret forretningsmæssige krav Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 6 af 28

8 aftalt åbning af nødvendige midlertidige grænseflader til de nuværende løsninger hos nuværende leverandør ATP har et tæt samarbejde med KOMBIT, som er en vigtig samarbejdspartner i forbindelse med Udbetaling Danmark. Derfor har ATP og KOMBIT indgået aftale om en fælles udbudsplan. Den samlede udbudsplan fremgår af nedenstående figur: Figur 2 Udbudsplan for it-løsninger til Udbetaling Danmark Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 7 af 28

9 4 Vision for den samlede Forretningsløsning ATP har formuleret en vision for den samlede Forretningsløsning. Formålet med denne vision er at definere retningen for arbejdet med at konkurrenceudsætte de itløsninger, som benyttes til de forvaltningsområder, som Udbetaling Danmark har overtaget fra kommunerne. Visionen anvendes til at forventningsafstemme med kravstillere og beslutningstagere og tjener samtidig et formidlingsformål for omverden såvel som for projektet. Visionen er udtrykt i form af en ledestjerne, jf. Figur 3 nedenfor, der beskriver succeskriterierne for videreudviklingen af Udbetaling Danmark disse modsvares af risici, udtrykt i form af den anden stjerne. Figur 3 Succeskriterier og risici for videreudviklingen af Udbetaling Danmark Kunden i centrum (tilfredse borgere og virksomheder) I de efterspurgte løsninger skal det være nemt for borgere at betjene sig selv. Der lægges derfor stor vægt på, at de kommende løsninger har en absolut brugervenlig grænseflade og anvendelighed. Men lige så centralt er det, at borgeren eller Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 8 af 28

10 virksomheden kan tilgå alle oplysninger, der er relevant for vedkommendes sag. Fx at så snart en udbetalingskørsel er kørt, skal oplysningerne om den kommende udbetaling være tilgængelige for borgeren digitalt via selvbetjening. Udbetaling Danmark lægger således stor vægt på at leve op til den offentlige digitaliseringsstrategi, og at gøre borgere og virksomheder selvhjulpne ved at stille relevante oplysninger til rådighed. Der lægges endvidere vægt på, at de kommende løsninger giver mulighed for god kundebetjening. Et centralt element i god kundebetjening er gennemsigtighed i de oplysninger, der er til rådighed for kunderådgiveren i systemet og de oplysninger, der udstilles for borgeren eller virksomheden Ordentlig og sikker overgang Ydelserne i de systemer, der konkurrenceudsættes, er forsørgelsesgrundlag for en stor gruppe af den danske befolkning. Det er derfor essentielt, at de nye løsninger kan ibrugtages, uden at borgere og virksomheder mærker nogen nedgang i serviceniveau. Det er ligeledes centralt, at der ved kommende lovændringer kan ibrugtages ny funktionalitet på en sikker måde, så hverken den interne produktivitet eller servicen overfor borgere og virksomheder påvirkes negativt. Mere systemnært kan succeskriterierne også formuleres som krav om at undgå nedetid fx ved fejl eller opgraderinger. At der er sikre procedurer for driften her specielt håndteringen af korrekte udbetalinger til tiden hver gang der ønskes ikke en løsning, der ikke kan leve op til dette. Det er naturligvis et krav, at de efterspurgte løsninger understøtter interne regnskabs- og revisionsprocedurer og på enkel vis kan dokumentere lovmedholdelighed Øget konkurrence i forbindelse med anskaffelser Det er beskrevet i lovgrundlaget for Udbetaling Danmark, at den nuværende monopolsituation på IT-løsninger til Udbetaling Danmarks forretningsområder skal brydes. ATP ønsker, at der med de kommende udbud skabes en reel markedskonkurrence, både initielt med de udbud, der gennemføres i perioden Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 9 af 28

11 2014 til 2015, men også at der fastholdes konkurrence på lang sigt ved at tilrettelægge udbuddene så genudbud er mulige dette er først og fremmest repræsenteret ved kravene til flytbarhed, men også ved krav om løsninger, der har en markedsmæssig udbredelse, og derfor kan vedligeholdes og driftes af mere end én leverandør. ATP har tillige i sin udarbejdelse af udbudsmaterialet lagt vægt på et markedskonformt udbud, og der er lagt vægt på en balanceret ansvarsdeling mellem kunde og leverandør. ATP ønsker at være en aktiv part i implementeringen, og har gennem inkludering af en længere afklaringsfase ønsket at vise, at det er centralt, at der opnås en mest mulig standardiseret løsning indenfor de formkrav et EU-udbud muliggør. Ydermere ønsker ATP ved sin aktive medvirken at signalere, at det, man efterspørger, er et professionelt kunde-leverandør forhold Realiseret Business Case Ved etableringen af Udbetaling Danmark blev besparelsespotentielt ved at samle opgaverne fra kommunerne i en central myndighed beregnet, og dette er dokumenteret i en aftalt business case. Business casen bygger på en total cost of ownership (TCO) betragtning. Der er det ikke kun den initielle anskaffelsespris, der er central men i lige så høj grad omkostninger til drift, vedligehold og videreudvikling af systemet i hele systemets levetid. Et centralt element i business casen er bedre og billigere systemunderstøttelse af Udbetaling Danmarks forretning. Med bedre systemunderstøttelse skal forstås systemunderstøttelse, der i højere grad understøtter Udbetaling Danmarks måde at arbejde på i form af masseadministration. Derudover findes en række fagsystem specifikke drivere, der er gennemgået i kapitel 5 Målsætninger for Familieydelsessystemet. Med billigere systemunderstøttelse skal forstås en forventning til, at markedet kan tilvejebringe signifikant lavere priser på licenser, drift og videreudvikling end tilfældet er i dag. Dette understøttes ved, at ATP efterspørger en standardiseret ydelse på markedet. For at ATP kan sikre overholdelsen af business casen i hele levetiden, er det centralt, at der ikke forekommer økonomiske overraskelser i forløbet. Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 10 af 28

12 4.1.5 Effektive og driftssikre arbejdsgange Udbetaling Danmark skal være en effektiv administrationsmaskine. Fokus er at anskaffe en løsning, der understøtter effektive arbejdsgange fra dag ét. Med dette menes først og fremmest automatisering af al sagsbehandling, som det økonomisk vil være fordelagtigt og juridisk muligt at automatisere men ikke automatisering for automatiseringens skyld. Det er centralt i udbuddene, at motorvejene defineres som, der hvor de store sagsmængder er, og at disse skal automatiseres. Begreberne motorveje, landeveje og bjergveje er knyttet til procesbeskrivelserne for forretningsprocesserne og er nærmere beskrevet i bilag 2A (Sådan forretningsmodellerer vi i ATP). For den sagsbehandling, der ikke kan automatiseres fuldt ud, skal der være en så god systemunderstøttelse som mulig, således at sagsbehandlingen kan foregå hurtigt og korrekt. Det er centralt, at løsningen også på enkel vis kan ændres ved nye behov. Dette kan være i form af regelkonfigurerering ved ændret lovgivning. Men det er også i form af ledelsesværktøjer, der løbende kan monitorere sagsbehandlingens effektivitet, og hermed kan give input til optimeringen af løsningen. Endelig skal løsningen understøtte relevante statistikudtræk, der løbende kan give input til optimering af forretningen samt afdække svagheder. Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 11 af 28

13 5 Målsætninger for Familieydelsessystemet Der søges etableret et mere enkelt Familieydelsessystem, der både sikrer en mere effektiv administration gennem bedre overblik for kunderådgivere og gennem mere selvbetjening og bedre processer, samtidig med at der sikres en velfungerende snitflade til en opkrævningsløsning. Dette vil ske gennem Etablering af ét fagsystem fremfor to Etablering af et velfungerende samarbejde mellem opkrævning og fagsystem på bidragssager Etablering af enkle og brugervenlige selvbetjeningsløsninger Etablering af en regelmotor, som sikrer at forretningsregler administreres af forretningen og ikke programmeres ind i systemet. Ændringerne på Familieydelsesområdet skal eliminere nuværende udfordringer og i stedet resultere i et ydelsesområde hvor: kunderådgiveren hurtigt kan skabe sig overblik over alle familieydelsessager for en borger bidragssager effektivt og problemfrit sendes til opkrævning borgeren har bedre mulighed for at betjene sig selv der hurtigt kan laves rettelser i forbindelse med ny lovgivning. 5.1 Mantraer for Systemet Målsætningerne for Systemet tager afsæt i 5 centrale mantraer, som er formuleret for at sikre, at de samlede gevinster ved konkurrenceudsættelsen af it-løsningerne til understøttelse af opgaverne i Udbetaling Danmark realiseres i praksis. Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 12 af 28

14 Mantraerne er vist i nedenstående figur og beskrevet efterfølgende. Figur 4 De 5 mantraer De 5 mantraer udmønter sig på følgende måde i forhold til det nye System: Mantra 1 Effektiv udvikling og drift ATP har stor erfaring med standardisering og stordrift af offentlige ydelser, og vi har gennem mange år specialiseret os i sagsproduktion. Når vi taler om effektiv drift, tænker vi på kunderådgiverens opgaver som optimeret sags- og hændelseshåndtering, hvor behandlingen af hver sag er personuafhængig. Fordi vi har klare og definerede instrukser, som er koblet tæt sammen med vores processer, betyder dette konkret, at sagen kan være startet op af én kunderådgiver og uden problemer kan genoptages/overgå til andre kunderådgivere. Der sikres hermed en smidigere sags- og hændelsesbehandling og objektiv sagsbehandling, som er forudsætningen for en god kundeservice. Den effektive udvikling og drift af vores administration sker på en omkostningseffektiv it-platform ved anvendelse af eksisterende fællesoffentlige services og branchestandarder, der rummer muligheder for løbende omstillinger, herunder forretningsmæssige ændringer og ændringer i teknologien: Lov og regler forankres i regel- og beslutningsmodeller, som i videst muligt omfang kan konfigureres af ATP i Systemet Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 13 af 28

15 Der stilles krav om, at Systemet skal understøtte konfigurering af parametre og løbende effektivisering af arbejdsgange, sådan at ATP i videst muligt omfang selv kan ændre og tilføje regler og beslutninger. Der stilles krav om, at ny lovgivning kan implementeres i Systemet med minimal indsats fra Leverandøren Mantra 2 Forenkling af ordningerne ATP har fokus på at afskaffe det tunge, både ved at lytte til brugerne jf. bilag 3A (Behovsopgørelsen), afsnit 3.1 Brugerne af Systemet og ved at samarbejde tæt med lovgiverne for at ændre love til gavn for vores brugere, så vi administrerer på et så objektivt og gennemskueligt grundlag som muligt. Historisk set har ATP gode erfaringer med at være en proaktiv medspiller og sparringspartner for lovgiverne. Vi samarbejder med ressort ministerierne om regeltilpasninger for at se, hvor man kan forenkle processerne og tydeliggøre reglerne. Denne tilgang er også relevant for Udbetaling Danmark. Fokus i den første periode af Udbetaling Danmark har været på sikker drift. Der er således bevidst foretaget så få ændringer som muligt i de kørende systemer. I forbindelse med konkurrenceudsættelsen, er vi meget opmærksomme på ikke at sætte sikker drift over styr Mantra 3 Lettilgængelig selvbetjening ATP anvender enkle og digitale løsninger. Det gælder også en lettilgængelig selvbetjening for brugerne. Derfor spørger vi ikke om dét, vi ved i forvejen, men forudfylder med de relevante data, som det offentlige allerede har og har ret til at anvende. Ved at trække data fra autoritative registre, letter vi samspillet mellem personer og virksomheder og sikrer samtidigt en høj datakvalitet. Datadeling og afbureaukratisering reducerer brugernes behov for kommunikation med det offentlige. Dette gør ikke kun vores systemer omkostningseffektive, men understøtter også Danmarks digitale vision, som er udmøntet i Det Digitale Danmark. For den nye løsning betyder dette konkret, at: Borgerens mulighed for selvbetjening øges, gennem brugervenlige og enkle løsninger Borgeren skal kunne skabe sig et overblik og kunne se: o Beregningsgrundlaget - hvilke data der danner baggrund for beregning af familieydelsen Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 14 af 28

16 o Udbetalingsplan for familieydelser både historiske og fremtidige udbetalinger o Følge sin sag og være orienteret om status og proces Selvbetjeningsløsningen skal udvikles via prototyper med inddragelse af bruger-repræsentanter undervejs og med fuld fokus på brugervenlighed Mantra 4 Automatisering af sagsbehandlingen Vort mål er, at effektivisere administrationen via udnyttelse af stordriftsfordele. Stordriftsfordelene opnår vi ved at forenkle de ordninger Udbetaling Danmark administrerer og ved genbrug af services og data på tværs af ordningerne. Sideløbende optimerer vi kunderådgivernes arbejdsrutiner og sikrer optimal systemunderstøttelse heraf, så driften bliver omkostningseffektiv og administrationen smidigere. Vi har fokus på: de store mængder de kriterier der ligger til grund for objektiv sagsbehandling hvilke data, der er tilgængelige i de autoritative registre. Vi måler på it-udgifterne til udvikling og drift, og på udgifterne til kundeservicedriften. Automatisering af sagsbehandlingen sker desuden på kanaler, som er mest omkostningseffektive, samtidig med at digitalisering og borgernær service skal gå hånd i hånd. Vi opnår en enkel og effektiv administration, der i sidste ende sikrer korrekt udbetaling på korrekt grundlag. Det nye Familieydelsessystem er derfor baseret på, at: Der fastlægges objektive tilkendelseskriterier Al kommunikation og udveksling af information som hovedregel er digital (digital post, portal) Allerede tilgængelige data (registre) udnyttes og anvendes Processerne udarbejdes med fokus på hændelses-håndtering og automatisering Kunderådgiverne guides gennem en intuitiv brugergrænseflade Manuelle opgaver effektivt kan lægges tilbage i det automatiserede flow Mantra 5 Kundeservice efter behov God kundeservice er digital, men ATP automatiserer ikke dér, hvor det ikke kan betale sig. Det gælder fx ved sager, hvor der er behov for et skøn fra en kunderådgiver, eller hvor de oplysninger vi skal bruge til kontrol, ikke er Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 15 af 28

17 tilgængelige i de autoritative registre. Nogle brugere har vanskeligheder ved at betjene sig selv og kommer aldrig til det. Dem yder vi service efter behov. Og der er områder, hvor der er så få sager, at automatisering ikke er omkostningseffektiv. På disse små specialistområder har vores kunderådgivere en høj faglighed og erfaring. For den nye løsning betyder det: Understøttelse af effektive arbejdsgange ved at sikre, at arbejdsprocesser kan konfigureres i Systemet. Hvor der er behov for manuel behandling, skal Systemet effektivt understøtte dette, ligesom det tilstræbes, hvor det er muligt, at også disse sager behandles automatisk fx, jf. udbetalingsprocessen. Processer udarbejdes med fokus på hændelses-håndtering, med høj grad af automatisering af alle motorveje og med en intuitiv brugergrænseflade for kunderådgiverne for øvrige processer på landeveje og bjergveje. Kunderådgiver kan se og beregne det samme som borgeren og kommunen Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 16 af 28

18 6 Udbuddet omfatter Systemet, som skal anskaffes, omfatter et fagsystem til administration og udbetaling af familieydelser og en borgervendt selvbetjeningsløsning, der skal ligge på borger.dk. Desuden skal Systemet indeholde brugergrænseflader til kunderådgivere og forretningsadministratorer. Herudover skal Systemet integreres til en række omkringliggende støttesystemer. Systemet og integrationerne til de omkringliggende støttesystemer er vist i figuren nedenfor. Figur 5 Systemet består af et fagsystem og en selvbetjeningsløsning, hvorfra der skal integreres til en række omkringliggende systemer. Samlet set er Leverandøren ansvarlig for at levere følgende: 1. Systemet, bestående af et fagsystem med brugergrænseflade til kunderådgivere og forretningsadministratorer samt en selvbetjeningsløsning til borgere. 2. Integrationer fra Systemet til de omkringliggende systemer. 3. Konvertering af data til nyt System, baseret på dataudtræk fra eksisterende løsning, leveret af eksisterende leverandør. 4. Uddannelse. Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 17 af 28

19 5. Idriftsættelse. 6. Drift, herunder etablering af lokaliteter og driftsmiljø, vedligehold og support, samt videreudvikling. 6.1 Systemet Systemet foretager med fagsystemet alle beregninger og valideringer, og understøtter i videst muligt omfang konfigurering af parametre, herunder validerings-, beregnings-, beslutnings- og flowregler, som forretningsadministratorerne jf. bilag 3A (Behovsopgørelsen), afsnit 3.1 Brugerne af Systemet i ATP kan udvikle og vedligeholde. Systemet har ansvaret for sags- og dokumenthåndtering samt journalisering. Fagsystemet skal ligeledes håndtere styringen og eksekveringen af interne og eksterne hændelser. Det skal både kunne eksekvere automatiseret sagsbehandling baseret på hændelser, fx ændringer i persondata, ligesom det skal kunne klargøre data, som kan føde de omkringliggende støttesystemer, fx udbetalingskomponent og datawarehouse. Systemet skal have flere brugergrænseflader, fx hvor kunderådgivere kan tilgå og behandle familieydelsessagerne, Opgaveindbakke, hvor kunderådgiver kan tage deres opgaver, samt Tværgående overbliksbillede, som primært anvendes i forbindelse med telefonbetjeningen. Systemet skal desuden via en brugergrænseflade give ATP s forretningsadministratorer adgang til at opsætte og vedligeholde parametre i Systemet fx forretningsregler og beskedformularer. Den borgervendte selvbetjeningsløsning skal integreres i borger.dk, og log-in skal ske via NemLog-in. Selvbetjeningsløsningen skal sikre borgeren et fuldt overblik over dennes familieydelsessag. Borgerens interaktion med Udbetaling Danmark skal også primært gå via selvbetjeningsløsningen, sådan at det politisk besluttede krav om obligatorisk digital selvbetjening imødekommes. 6.2 Integrationer Foruden Systemet indgår der en række andre systemer i den samlede Forretningsløsning, som Leverandøren har ansvaret for at Systemet integreres til. Væsentlige eksempler herpå er: SKAT eindkomst Eksterne-/Interne registre såsom Huslejeregistret, Beriget Grunddata. Støttesystemer fra den fælleskommunale rammearkitektur Den fællesoffentlige fjernprintløsning Datawarehouse Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 18 af 28

20 6.3 Konvertering Leverandøren skal gennemføre transformation og indlæsning af data fra Eksisterende Løsning til det nye System. Udtræk af data fra Eksisterende Løsning foretages af den Eksisterende Leverandør. 6.4 Uddannelse Leverandøren skal levere følgende uddannelse med tilhørende uddannelsesmateriale: ATP s projektteam skal uddannes indenfor leverandør-, løsnings- og metodespecifikke områder, således at ATP s projektteam bliver i stand til at deltage effektivt i projektet omkring design, udvikling og ibrugtagning af Systemet. ATP s forretningsadministratorer skal uddannes i opsætning, konfigurering og tilpasning af Systemet ATP s undervisere skal uddannes, således at de er i stand til at uddanne øvrige brugere af Systemet ( train-the-trainer -princippet). I relation til uddannelsen skal Leverandøren levere uddannelsesmiljø med et repræsentativt sæt af uddannelsesdata. 6.5 Idriftsættelse Leverandøren skal varetage planlægningen og gennemførelsen af idriftsættelsen af Systemet. Idriftsættelsen foregår trinvist over en periode på ca. 2 måneder. 6.6 Drift, vedligeholdelse og support, samt videreudvikling. Leverandøren skal sikre etablering af lokaliteter og Driftsmiljø, samt levere Drift, vedligeholdelse og support, samt videreudvikling. Disse ydelser er nærmere præciseret i bilag 3A (Behovsopgørelse) Ophørsbistand Leverandøren skal levere ophørsbistand i forbindelse med Kontraktens ophør. Ydelserne er nærmere beskrevet i bilag 20 (Ophørsbistand). Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 19 af 28

21 7 Forretningsmålarkitektur for Udbetaling Danmark I dette afsnit beskrives forretningsmålarkitekturen for Udbetaling Danmark. Forretningsmålarkitekturen; tilkendegiver hvilke forretningsmæssige elementer, der skal indgå i itløsningerne, men stiller ikke konkrete krav til it-løsningerne beskriver den generelle og endelige forretningsarkitektur for Udbetaling Danmark. Med generel menes arkitekturen for alle ydelsesområder (Barseldagpenge, Familieydelser, Førtids-, Folke- og International pension, Boligstøtte, samt Opkrævning og HelhedsOrienteret Kontrol) og med endelig menes, at billedet repræsenterer det endelige målbillede og ikke viser vejen (transitionen) dertil. benytter i videst muligt omfang fælles-offentlige løsninger benytter KOMBIT s rammearkitektur til dataudveksling med kommunerne. Figur 6 Forretningsmålarkitektur for Udbetaling Danmark Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 20 af 28

22 Forretningsmålarkitekturen er grupperet i følgende områder. Kommunikation med Borgere, Virksomheder og Myndigheder Al generel vejledning og selvbetjening skal ske via borger.dk og virk.dk. Konkrete henvendelser til Udbetaling Danmark kan ske via Call center løsningen, digital eller fysisk post. For kommuner og øvrige myndigheder er der etableret en kviklinie, så der kan etableres hurtig kontakt til en kunderådgiver. Breve til borgere, virksomheder og myndigheder sendes via den fælles offentlige printløsning, og der anvendes i videst muligt omfang digital post. Automatiseret og manuel sagsbehandling Sagsbehandling, såvel manuel som automatisk sker via fagsystemerne. Sagsbehandlingen ønskes i videst mulig omfang automatiseret, når mængden af sager er stor, og kriterierne for ydelsen er objektive. Manuel sagsbehandling vil være nødvendig i sager med høj kompleksitet og ved mindre mængder af data, eller i sager, hvor der er behov for et skøn. Udbetaling Selve udbetalingen af ydelserne skal ske via NemKonto. Opkrævninger af bidrag (kun Familieydelser) og for meget udbetalt ydelse. Økonomiopfølgning og regnskab håndteres i ATP s økonomisystem. Intern rapportering og Viden Data fra fagsystemerne skal kunne trækkes ud til intern rapportering. Viden om regler og procedurer formidles til kunderådgiverne via en tværgående vidensløsning. Autoritative registre Data fra de autoritative registre anvendes i videst muligt omfang, så borgeren slipper for at sende oplysninger, vi kan få andre steder. Data fra fagsystemerne skal desuden kunne sendes til de autoritative registre. Dataudveksling med kommuner Data som er relevant for kommunerne skal kunne udveksles, herunder skal visse udbetalinger af ydelser udstilles til kommunerne. Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 21 af 28

23 Rapportering og data til eksterne Udbetaling Danmark har en lang række forpligtelser i forhold til at rapportere til andre myndigheder fx Statens Arkiver, Danmarks Statistik, Beskæftigelsesministeriet m.fl. Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 22 af 28

24 8 IT-Målarkitektur for Udbetaling Danmark ATP har udarbejdet en IT-målarkitektur for Udbetaling Danmark, som på logisk niveau angiver hvilke it-systemer, ATP ønsker, der skal indgå i den fremtidige systemunderstøttelse af Udbetaling Danmarks administration af Barsel, Pension, Familieydelser, Boligstøtte, Opkrævning og Kontrol. IT-målarkitekturen skal ses som et udtryk for det systemlandskab, ATP ønsker, når alle de it-systemer, som hidtil har været anvendt af kommunerne og Udbetaling Danmark til løsning af opgaverne i henhold til 1 i Udbetaling Danmark loven, er blevet konkurrenceudsat eller på anden vis udfaset. Da det ikke vil være muligt at etablere alle systemer på én gang, vil der være en række transitionsarkitekturer på vejen mod målarkitekturen. IT-udbudsarkitekturen, som præsenteres i Bilag 3A (Behovsopgørelse), er et eksempel på en transitionsarkitektur. IT-målarkitekturen for Udbetaling Danmark er fastlagt under hensyn til Udbetaling Danmarks arkitekturprincipper og herudover særligt drevet af nedenstående ønsker: Sikker drift. Anskaffelse og drift af støttesystemer skal optimeres på tværs af Udbetaling Danmark og kommunerne, således at kommunerne ikke skal betale for anskaffelse og drift af det samme støttesystem to gange. Administrationen af ydelsesområderne skal kunne flyttes til en anden myndighed eller administrator. Processerne og systemerne omkring administrationen af ydelserne skal optimeres til stordrift, som beskrevet i forretningsarkitekturen. Fællesoffentlige løsninger søges anvendt i videst muligt omfang. Den efterfølgende figur viser IT-målarkitekturen for Udbetaling Danmark, med familieydelsesspecifikke eksterne kanaler og ydelsesområde-specifikke systemer og registre: Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 23 af 28

25 Figur 7 Udbetaling Danmarks IT-målarkitektur Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 24 af 28

26 IT-målarkitekturen udtrykker et systemlandskab, hvor hver af Udbetaling Danmarks ydelsesområder har et fagsystem, der er centralt i forhold til understøttelse af de ydelsesspecifikke processer og funktionalitet. Fagsystemerne anvender en række tværgående systemer, som understøtter de processer og den funktionalitet, som skal anvendes på tværs af ydelsesområderne. Endelig vil der være en række ydelsesområde-specifikke systemer og parter, som det enkelte fagsystem skal anvende eller levere oplysninger til. De tværgående systemer udgøres af flere forskellige kategorier af systemer: Eksterne kanaler Øverst på målarkitekturtegningen optræder de digitale kanaler, hvorigennem der skal udstilles oplysninger til personer. Der er tale om eksisterende fællesoffentlige løsninger; Borger.dk og Digital Post. Derudover er der mulighed for, at der kan komme andre kanaler til. ATP koncern IT-infrastruktur ATP har en række it-systemer og it-infrastruktur, som anvendes bredt i hele koncernen, herunder Udbetaling Danmark. Der er tale om pc er og kontorstøttesystemer, intranet, call center, bruger-, rolle- og rettighedsadministration, ERP-system til HR og økonomi, service desk-funktion med tilhørende overvågning, samt infrastruktur til integration med disse systemer. Fælleskommunale støttesystemer Alle Udbetaling Danmarks ydelsesområder skal gøre brug af fælleskommunale støttesystemer, som etableres under den fælleskommunale rammearkitektur og dækker bestemte funktionelle områder af de tværgående processer. Der er tale om to indeks-systemer, som fagsystemet skal holde opdateret med hhv. sags- & dokumentinformationer samt tilhørende ydelsesinformationer. En serviceplatform og beskedfordeler fungerer som integrationskomponenter til udveksling af data med kommunerne. Støttesystemerne Organisation og Klassifikation benyttes sammen med de førnævnte indekses. SAPA er et system, der skal sikre et tværgående personoverblik på tværs af ydelsesområder ved at trække på data fra indeks-systemerne. ATP og KOMBIT tænker SAPA som fælleskommunal komponent, hvor SAPA Personoverblik kan inkluderes i Udbetaling Danmarks fremtidige it-understøttelse på samme vis som hos kommunerne. De fælleskommunale støttesystemer bliver etableret i regi af KOMBIT. Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 25 af 28

27 Interne tværgående støttesystemer Der vil være brug for en række støttesystemer, som indeholder tværgående forretningslogik, som er unik for Udbetaling Danmark. Her indgår en Business Intelligence/Datawarehouse-løsning og en Videnløsning, som er ATP-systemer udbygget med indhold, der er specifik for Udbetaling Danmark. Eksterne services Alle ydelsesområderne skal gøre brug af nogle ydelser, som leveres af eksterne parter. Modtagelse, scanning og håndtering af indgående post, både fysisk, digital og myndighed-til-myndighed post, sker hos en posthåndteringsleverandør. Endvidere afsendes al post, fysisk som digital, via den fællesoffentlige fjernprintløsning, som for den fysiske post også håndterer print og kuvertering. Fælles systemer & registre I administrationen af alle ydelsesområder anvendes en række fællesoffentlige systemer og registre. Der vil fx være brug for anvendelse af en række fællesoffentlige systemer som NemLog-in og NemKonto. ATP forventer at gå over på den fællesoffentlige datafordeler til levering af grunddata (persondata), når denne er på plads. Endvidere skal der leveres oplysninger til eller hentes oplysninger fra en række offentlige registre, herunder SKAT s eindkomst. Bemærk, at ITmålarkitekturdiagrammet kun indeholder et udsnit af de komponenter, systemer og parter, som vil være aktuelle for familieydelser. Ydelsesområde-specifikke systemer & registre De enkelte ydelsesområder vil hver især have brug for at anvende eller levere oplysninger til andre systemer og registre, som kun er aktuelle for det pågældende ydelsesområde. IT-målarkitekturdiagrammet viser eksempler på systemer i denne kategori, som vil indgå i administrationen af familieydelser. De konkrete integrationer, der er behov for fra Systemet, fremgår af bilag 3A.6 (Integrationer). Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 26 af 28

28 9 Generelle arkitekturprincipper ATP arbejder med 8 generelle arkitekturprincipper, der skal ses som pejlemærker for it-relaterede beslutninger. De anvendes fx i forbindelse med konkrete beslutninger i en udviklingsproces, ved tilbudsgivning, valg af Leverandør og valg af teknologier med mindre der er en væsentlig argumentation for ikke at gøre det. Principperne er gengivet nedenfor, i overskrift og med tilhørende forklaring. Formålet med dette er at give et indblik i, hvordan ATP tænker, og i hvilken retning vi gerne vil bevæge os: 9.1 Oversigt over Arkitekturprincipperne Arkitekturprincip 1: Forretningsbehov og -strategi driver og definerer løsninger, så ATP s investeringer sikres bedst muligt. Vi ønsker at udvikle løsninger, som understøtter forretningsstrategi, -behov og opgaver, og gøre dette med de strategiske teknologivalg som grundlag Arkitekturprincip 2: Krav til sikkerhed og finansielle transaktioner opfyldes, for at sikre tilliden til korrekt forvaltning i ATP. Løsninger skal designes, så lovgivningsmæssige og andre relevante krav til sikkerhed, finansielle transaktioner og privatlivsbeskyttelse tænkes ind i løsninger fra starten Arkitekturprincip 3: Betragt løsninger som investering, så de giver forretningsmæssig værdi både nu og i fremtiden. Alle løsninger skal betragtes som investeringer. Der skal således kontinuerligt tænkes i, hvordan løsningerne skal udvikle sig Arkitekturprincip 4: Løsninger optimeres og automatiseres, med fokus på omkostninger. Løsninger skal designes, så de giver ATP koncernen den bedst mulige Business Case og maksimal Return On Investment (ROI) Arkitekturprincip 5: Information og funktionalitet genbruges, for at opnå stordriftsfordele. Personers, virksomheders og andre myndigheders kommunikation med os skal være så enkel som muligt. Derfor genbruger vi information, og spørger ikke om den flere gange. Muligheden for generisk og automatiseret funktionalitet skal udnyttes mest muligt. Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 27 af 28

29 9.1.6 Arkitekturprincip 6: Løsninger baseres på løst koblede systemer, der integreres via standardmønstre, for at maksimere uafhængigheden mellem systemer. Systemer integreres med hinanden via sikre og gennemprøvede standardmønstre, ud fra princippet om løs kobling Arkitekturprincip 7: Fællesoffentlige standarder og arkitekturer anvendes. Vi bekender os til de tværoffentlige digitale tiltag, og vil anvende, tilrette os eller lade os inspirere af fællesoffentlige standarder og rammearkitekturer, når disse findes i en veldefineret og veletableret tilstand. Dette giver en højere gennemsigtighed og sammenlignelighed Arkitekturprincip 8: ATP s løsninger skal bidrage til ATP s anseelse som pålidelig og kompetent Alle løsninger skal udvikles med vægt på at være økonomisk fordelagtige, pålidelige, driftssikre, robuste og stabile. Bilag 3 Leverancebeskrivelse Side 28 af 28