AFDELINGSPLAN 2017 HR

Transkript

1 AFDELINGSPLAN 2017 HR KONCERNSERVICE

2 Afdelingsplanen indeholder en beskrivelse af de strategiske perspektiver og mål for HR, og hvordan HR overordnet vil arbejde med at opfylde disse mål. Derudover indeholder planen også et afsnit, som kort beskriver afdelingens løbende driftsopgaver. Ved siden af afdelingsplanen udarbejdes et styringsdokument, som beskriver indsatserne på de enkelte kerneområder styringsdokumentet er dynamisk, idét det løbende rettes til efter de igangsatte indsatser. Afdelingsplanen har som udgangspunkt et etårigt sigte, men både de strategiske perspektiver og målene for afdelingens virke rækker længere frem. Den overordnede ramme for afdelingens aktiviteter De overordnede rammer for opgaveløsningen i HR er fastlagt i Holbæk Kommunes personalepolitik og HR-strategi samt ledelsesgrundlaget Ledelse af en stærk medspiller. Holbæk Kommune tager udgangspunkt i, at ledere og medarbejdere opfattes som hele mennesker, hvis motivation, engagement og kreativitet er afgørende for kommunens succes. Det er medarbejderne, der står ansigt til ansigt med borgerne og skal kunne give borgerne den rette service, og det er lederne der igennem synlig ledelse skaber rammerne for medarbejdernes arbejde. En forudsætning for at borgere og virksomheder oplever Holbæk Kommune som en stærk medspiller, er bl.a. at kommunen fortsat udvikles som en attraktiv arbejdsplads, hvor ledere og medarbejdere har de bedste muligheder for i fællesskab at løse kerneopgaven. På en attraktiv arbejdsplads ved ledere og medarbejdere, hvad de skal og hvorfor og samtidig tager de ansvar for sig selv og for samarbejdet med kolleger. En af de vigtigste opgaver er, at vi i hele kommunen udvikler en kultur, hvor alle medarbejdere bliver endnu stærkere medspillere. I en sådan kultur arbejder vi sammen om at løse opgaverne til endnu større gavn for borgerne. HR s væsentligste rolle er, at understøtte organisationens ledere i hvordan organisationen udvikles, så vi kan arbejde sammen om kerneopgaven og om at være stærke medspillere. Holbæk i Fællesskab Koncernledelsens strategiplan Holbæk i Fællesskab Koncernledelsens strategiplan sætter retning for hele organisationen med udgangspunkt i byrådets vision, politikker, strategier og budget. Strategiplanens fem indsatsområder er beskrevet på næste side. 2

3 Strategiplanens fem indsatsområder Kerneopgaverne og budgetoverholdelse er de højst prioriterede indsatsområder. De øvrige indsatsområder prioriteres kun i det omfang, at de understøtter budgetoverholdelse og kerneopgavernes mål. Kerneopgaverne Strategi: Det er gennem løsningen af kerneopgaverne, at vi skaber resultater for og med borgerne og virksomheder. Vi lykkes, når vi realiserer de politiske effektmål og overholder budgetterne Særligt for 2017: Vi skal styrke sammenhængskraften på tværs af organisationen. Alle skal yde en særlig indsats for, at de specialiserede indsatser og sundhedsindsatserne bidrager til realiseringen af kerneopgaverne Budgetoverholdelse Strategi: Budgettet skal overholdes, da det er forudsætningen for at arbejde med og udvikle kerneopgaverne Særligt for 2017: Budgetoverholdelse er prioriteret over alt andet. Vi følger op på de vedtagne politiske effektmål og gør dem meningsfulde for medarbejderne En stærk medspiller Strategi: Vi er stærke medspillere, når vi bruger vores faglighed sammen med borgere og virksomheder til at lykkes med vores kerneopgaver, eller når vi bistår andre i at lykkes med deres kerneopgaver Særligt for 2017: Vi prioriterer udviklingen af de fagligheder, som er nødvendige for at lykkes med kerneopgaverne, som sammen med personalepolitikken og ledelsesgrundlaget skal sikre, at vi er stærke medspillere Demokrati og medborgerskab Strategi: Vi skal samarbejde med borgere, virksomheder og foreninger i udviklingen af nye løsninger af kerneopgaverne, og vi fremmer det frivillige engagement. Vi styrker både de lokale og interessebårne fællesskaber Særligt for 2017: Kerneopgavernes samarbejde med frivillige er i særlig grad målrettet udsatte borgere. Kommunen motiverer foreningerne til at påtage sig et større ansvar for de borgere, der har mest brug for fællesskabet. Vores udvikling af fællesskaber fokuserer især på at mobilisere lokalområdernes egne ressourcer med henblik på vækst og udvikling Vækst til velfærd Strategi: Vi samarbejder med skoler, uddannelsesinstitutioner, erhvervsliv og iværksættere om at skabe flere arbejdspladser og sikre en veluddannet arbejdskraft, og vi arbejder strategisk på at få flere borgere til at bosætte sig i kommunen Særligt for 2017: Fastholde udviklingen af arbejdspladser, uddannelsesmuligheder og tilflytning af borgere 3

4 Udmøntning af strategiplan i HR HR har en strategisk målsætning om at understøtte udviklingen af Holbæk Kommunes ledere i overensstemmelse med ledelsesgrundlaget, således at organisationens ledere til stadighed agerer professionelt. I 2017 er der særligt fokus på ledelsesudvikling, som understøtter strategiplanens højst prioriterede indsatsområder: Kerneopgaverne og budgetoverholdelse. Det indebærer: Fortsat udvikling af samarbejdet med koncernledelsen/ direktionen samt organisationens ledere omkring de strategiske indsatsområder særligt ledelsesudvikling og trivsel & fremmøde. Prioritering af indsatser dér, hvor de giver bedst mulig dokumenteret effekt frem for at iværksætte ensartede indsatser i hele organisationen. Understøttelse af strategisk kompetenceudvikling på de enkelte kerneområder Effektivisering af arbejdet med servicering af HU & TRIO-samarbejde. HR udvikler fortsat brugen af data som grundlag for opgaveløsningen (eks. SAMPA). Organisering af HR HR er en af fire afdelinger i Koncernservice, hvor Ole Lollike er chef. Pr. 1. januar består HR af en afdelingsleder og 22 medarbejdere fordelt i 4 teams. Koncernservice v/ Ole Lollike Løn & Regnskab v/ Lars Guldberg Indkøb v/ Anders Brøndum IT & Digitalisering v/ Troels Gade HR & Arbejdsmiljø v/ Anja Svane Breum HR Uddannelse Arbejdsmiljø Personale 4

5 Mødestruktur To til tre personalemøder om året i Koncernservice o Tværgående temaer trivsel, arbejdsmiljø mv. Månedlige afdelingsmøder á 2-2½ times varighed o Vidensdeling, faglig sparring, afdelingens virke, nyt fra ledelsen Statusmøder for hele afdelingen hver md. o Videndeling fra alle teams i forhold til afdelingens indsatser særligt SAMPA-indsatsen (SAMarbejde om Psykisk Arbejdsmiljø). Psykologsamtaler, konsultationer hos fysioterapeut, registrerede arbejdsskader, fraværsstatistik. Ugentlige skranke-møder á ½ times varighed i afdelingen o Fordeling af opgaver, som er kommet ind via HR-linjen og arbejdsmiljø-linjen o Vidensdeling i forhold til henvendelser fra arbejdstilsynet o Info/ spørgsmål om aktiviteter/ opgaver, der vedrører hele afdelingen o Koordinering Teammøder hver eller hver 2. uge afhænger af behov i de enkelte teams o Status på & fordeling af opgaver, arbejdsbelastning, koordinering, faglig sparring, videndeling Månedlige møder med psykologer & visiterende medarbejdere o Status på visiteringen, koordinering, sparring o Faglig sparring, koordinering med psykologer. Bilaterale møder mellem medarbejderne og afdelingslederen efter behov o Status på opgaver, arbejdsbelastning, medarbejderens dagsorden Ledermøder i Koncernservice hver anden uge á to timers varighed o Vidensdeling, sparring, aktuelle opgaver, strategiske drøftelser, udmøntning af Koncernledelsens strategiplan Ledermøder i Koncernservice hver uge á 30 minutters varighed o Vidensdeling, sparring, afklaring af opgaver Snitflader og relationer Afdelingens primære fokus er rettet mod at understøtte hele organisationens chefer og ledere med henblik på at bidrage til opgaveløsningen i kerneområderne. HR arbejder tæt samarbejde med direktionen og koncernledelsen med henblik på at forankre den strategiske HR-indsats stærkt hos den øverste ledelse. HR har tætte samarbejdsrelationer til HU, MEDudvalg og AMG er, og via det daglige forebyggende arbejde har HR samtidig løbende kontakt med medarbejdere fra mange dele af organisationen. Til sammen giver det HR en bred viden om hele organisationen. Inden for Koncernservice har HR i varierende grad snitflader til de øvrige afdelinger det gælder særligt Løn & Regnskab og digitalisering. 5

6 Løbende driftsopgaver i HR Afdelingen understøtter løbende organisationen med en række drifts- og udviklingsopgaver. HR-teamet Holbæk Kommune ændrede den administrative organisering af Holbæk Kommune til organisationen en stærk medspiller, der blev etableret 1. januar Både før og efter har en af de vigtigste opgaver for HR-teamet været at bidrage til, at vi i hele kommunen udvikler en kultur, hvor alle medarbejdere bliver endnu stærkere medspillere med alt, hvad det indebærer. I en sådan kultur er forståelse af og nye handlinger ifht. kerneopgaven en hjørnesten altså hvordan vi arbejder sammen på tværs om at løse opgaverne til endnu større gavn for borgerne. HR s væsentligste opgave er at støtte organisationen i hvordan vi kan og skal arbejde sammen om kerneopgaven og om at være stærke medspillere inden for rammerne af et meget væsentligt fokus på budgetoverholdelse. Overordnet set rummer HR-indsatsen områderne rekruttering, fastholdelse og strategisk kompetence- og ledelsesudvikling og har til formål at understøtte organisationen, så den til enhver tid har tilstrækkeligt med kompetente medarbejdere og ledere. I forbindelse med udarbejdelse af strategiplan 2017 besluttede direktionen følgende 2 prioriterede indsatser for HR i 2017: Ledelsesudvikling/ -grundlag Trivsel og fremmøde Følgende opgaver/ tiltag for hele organisationen er på nuværende tidspunkt planlagt: 1. Ledelsesudvikling/ -grundlag Fortsat arbejde med implementering af ledelsesgrundlaget Ledelse af en stærk medspiller. Omfang og indhold afklares. Særlig fokus på ledelse af faglighed LUS-koncept implementeres Implementering af organisationens budget-handleplaner proces med de strategiske ledere sammen med STUD & ØKEF Kompetencemosaik: igangsættelse af aktiviteter omfang og indhold afklares. Forberede ledelsesevaluering i Trivsel og fremmøde Løbende analyser og monitorering af fremmøde og trivsel Forberedelse af tre undersøgelser i 2018: Ledelsesevaluering, APV, trivsel. Fortsat gennemførelse og udvikling af SAMPA-forløb. Direktionen har på besluttet, at HR banker på ude i kommunens arbejdspladser, med tilbud om samarbejde om at nedbringe fraværet i enheder med højt fravær og/eller andre trivsels- eller ledelsesproblematikker. HRs tilbud vil som udgangspunkt bestå i et SAMPA-forløb i enheden. SAMPA betyder SAMarbejde om Psykisk Arbejdsmiljø og er et forløb af dialogmøder ml. HRs konsulenter og enhedens TRIO, hvor vi hjælper TRIOen med motivation, viden og fastholdelse af fokus på arbejdet med trivsel og højt fremmøde på arbejdspladsen. TRIOens rolle vil være at arbejde kontinuerligt i hverdagen og skabe forandringer på arbejdspladsen, som kan resultere i højere trivsel op lavere sygefravær. Tidlig indsats for sygemeldte medarbejdere ansat og bosat i Holbæk Kommune. Samarbejde ml kerneområdet Alle kan bidrage og HR. Fokus på tydelige arbejdsgange for den enkelte leder. Først prototypeforløb herefter evaluering og evt. opskalering. Mål: Nye arbejdsgange der kan sikre dobbelt gevinst: Færre sygedagpengeforløb færre sygemeldte. Analyse af langtidssyge fokus på årsager, mønstre og handlemuligheder. 6

7 Arbejdsmiljøteamet Arbejdsmiljøindsatsen understøtter organisationen i at overholde arbejdsmiljøloven og i at forebygge sygefravær og arbejdsskader. Det fysiske arbejdsmiljø omfatter bl.a. ergonomi, indretningen af arbejdspladser, lys, indeklima, støj mv. Det psykiske arbejdsmiljø omfatter bl.a. krav i arbejdet, arbejdets organisering og indhold, sociale kapital, ledelse, balancen imellem arbejde og privatliv, krænkende adfærd, trusler om vold, konflikter mv. Kravet i arbejdsmiljølovgivningen er, at arbejdet skal kunne udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt samt følge den teknologiske udvikling i samfundet. Der arbejdes tæt sammen med AMG er, TRIO er og MED-organisationen ud fra et sundhedsfremmende perspektiv både fysisk og psykisk. Indsatsen indebærer bl.a.: Undervisning af kommunens AMG er og MED-udvalgsmedlemmer på den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse og MED-uddannelse. Undervisning af kommunens forflytningsvejledere. Opfølgning på arbejdstilsynets påbud, samt sparring til organisationens AMG ere. Gennemførelse af forløb i forskellige dele af organisationen med henblik på at forebygge vold og trusler og forebyggelse af stress. Registrering af arbejdsskader. Opfølgning på sygefravær. Tilbud om samtaler hos psykolog og fysioterapeut i forbindelse med arbejdsrelaterede problemstillinger med henblik på at fastholde medarbejdere i job. Uddannelsesteamet: Uddannelsesteamet varetager en række opgaver relateret til uddannelse af SOSU-elever (SOSUhjælpere og -assistenter), PA-elever og HK-elever i hele Holbæk Kommune samt pædagog- og sygeplejestuderende. Samlet er det 545 uddannelsespladser. Derudover varetages koordineringen af pladser til virksomhedsforlagt undervisning. Teamet er ansvarlig for at etablere det antal praktikpladser, der fremgår af dimensioneringsaftalerne. Det indebærer følgende: Rekruttering og ansættelse af elever samt fordeling af studerende. Opfølgningssamtaler med elever og samtaler med de ansvarlige vejledere og ledere på elev-/ praktikstederne. Uddannelse af kommunens vejledere (i alt ca. 150 i 2017), etablering af vejledernetværk og løbende kontakt/ sparring med vejlederne omkring elev-/ praktikantforløbene. Løbende og tæt samarbejde med uddannelsesinstitutioner og med Holbæk Kommunes institutioner om koordinering og fordeling af elever til de enkelte institutioner. Deltagelse i en række samarbejdsfora med uddannelsesinstitutionerne indenfor de enkelte fagområder I 2017 er der bl.a. stort fokus på udrulningen af de nye SSH- og SSA uddannelser samt den nye sygeplejerskeuddannelse. Derudover kræver en ny obligatorisk praktikportal på sygeplejerskeuddannelsen en særlig indsats på de praktiksteder, som modtager sygeplejerskestuderende. Personaleteamet: Teamet understøtter organisationens ledere i personalejuridiske forhold, hvilket indebærer følgende: 7

8 Rådgivning i problemstillinger, herunder tjenstlige samtaler fx håndtering af sygdomsforløb som kan føre til afsked, samarbejdsproblemer mv. Rådgivning og sparring i afskedigelsessager, forhandling og udarbejdelse af fratrædelsesaftaler o.l. Fortolkning af overenskomster, personaleretslige love og aftaler. Lønkonsulenterne tager første dialog med spørgsmål om overenskomster med chefer og ledere, og hvis de ønsker sparring tages kontakt til os Rådgivning og deltagelse i forhandlinger i en række forhold omkring løn herunder lønsammensætning for især ledere og chefer, de årlige lønforhandlinger, lokalaftaler og forhåndsaftaler Derudover arbejdes med følgende: Understøttelse af koncerndirektion og -ledelse samt HU i proces omkring strukturændringer, konkurrenceudsættelser og budgetreduktioner Understøttelse af arbejdet i og serviceringen af HU, MED-organisationen og TRIO Udarbejdelse af politikker & personalepolitisk redegørelse 8

9 KONCERNSERVICE HR Kanalstræde Holbæk 9