Brønderslev Kommune. Revision af årsregnskabet for 2008 (afsluttende beretning for året 2008) Beretning nr. 6. Qualityln Everything We Do

Transkript

1 Revision af årsregnskabet for 2008 (afsluttende beretning for året 2008) Beretning nr. 6 Qualityln Everything We Do

2 =H ERNST &YOUNG Indholdsfortegnelse 1. Revisionspåtegning l 2. Samlet konklusion, herunder bemærkninger Aftaler, anbefalinger og særlige forhold til opfølgning Bemærkninger 3 3. Generelt om formål, udførelse, rapportering mv Formål og ansvar Revisionens udførelse Rapportering Forvaltningsrevision som en integreret løbende proces 5 4. Den løbende revision IT-sikkerhedsrevlsion Forretningsgange, generelt Sociale regnskabsområder med statsrefusion mv Den afsluttende revision B 5.1 Regnskabsaflæggelsen, generelt Ledelsens regnskabserklærlng Specialregnskaber Områder med særlige rapporterlngskrav Overordnet vurdering af udvikling i kommunens økonomi i Rapportering om udvalgte regnskabsområder Omkostningsregnskab og fysiske aktiver Tværgående lønrevision Statusafstemninger Løbende registrering af væsentlige udgifts- og indtægtsposter Områder med løbende forvaltningsrevision Særlig assistance og rådgivning Lovpligtige oplysninger Bilag l Revisionsberetninger tii byrådet vedrørende Bilag Oversigt over reviderede og påtegnede opgørelser, indberetninger, erklæringer mv. 19 O:\John.GGddG\Kammuner\ \Udsklog\200fl\beretning nr. 6 bronders]ew.dac\tt5\

3 =!l ERNST &YOUNG Til Byrådet I 1. Revisionspåtegning Vi har foretaget afsluttende revision af s regnskab for året 2008 og har den 14. august 2009 afgivet følgende påtegning til det samlede regnskab: "Ti! byrådet i Påtegning af årsregnskabet Vi har revideret årsregnskabet for for perioden l, januar december H008 omfattende de regnskabsopstillinger, oversigter, regnskabsforklaringer og redegørelse for anvendt regnskabspraksis, der kræves i henhold til Indenrigs- og Socialministeriets Budget- og Regnskabssystem for Kommuner. De af Indenrigs- og Socialministeriet autoriserede regnskabsoversigter udviser et udgiftsbaseret resultat på -28,9 mio. kr., et omkostningsbaseret resultat på -65,5 mio. kr., en balancesum på 1.495,3 mio. kr. samt en egenkapital på 493,2 mio. kr. Ledelsens ansvar for årsregnskabet Ledelsen har ansvaret for at udarbejde og aflægge et årsregnskab, der giver et retvisende billede i overensstemmelse med Indenrigs- og Socialministeriets Budget- og Regnskabssystem for Kommuner. Dette ansvar omfatter udformning, implementering og opretholdelse af interne kontroller, der er relevante for at udarbejde og aflægge et årsregnskab, der giver et retvisende billede uden væsentlig fejlinformation, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl samt vaig og anvendelse af en hensigtsmæssig regnskabspraksis og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Herudover er det ledelsens ansvar, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Revisors ansvar og den udførte revision Vores ansvar er at udtrykke en konklusion om årsregnskabet på grundlag af vores revision. VI har udført vores revision i overensstemmelse med danske revisionsstandarder, god offentlig revisionsskik og kommunens revisionsregulativ. Disse standarder kræver, at vi lever op til etiske krav samt planlægger og udfører revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, at årsregnskabet ikke indeholder væsentlig fejlinformation. En revision omfatter handlinger for at opnå revisionsbevis for de beløb og oplysninger, der er anført i årsregnskabet. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer revisor interne kontroller, der er relevante for kommunens udarbejdelse og aflæggelse af et årsregnskab, der giver et retvisende billede, med henblik på at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke med det formål at udtrykke en konklusion om effektiviteten af kommunens interne kontrol. En revision omfatter endvidere stillingtagen til, om den af ledelsen anvendte regnskabspraksis er passende, om de af l

4 =U ERNST &YOUNG ledelsen udøvede regnskabsmæssige skøn er rimelige samt en vurdering af den samlede præsentation af årsregnskabet. Revisionen omfatter desuden en vurdering af, om de dispositioner, der er omfattet af regnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Konklusion Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af s aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2008 samt af resultatet af kommunens aktiviteter for regnskabsperioden 1. januar december 2008 opgjort efter såvel udgiftsbaserede som omkostningsbaserede regnskabsprincipper i overensstemmelse med Indenrigs- og Socialministeriets Budget- og Regnskabssystem for Kommuner. Det er ligeledes vores opfattelse, at de dispositioner, der er omfattet af regnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Erklæring om udført forvaltningsrevision l forbindelse med den finansielle revision af s årsregnskab for 2008 har vi foretaget en vurdering af, om der i kommunen er udøvet en økonomisk hensigtsmæssig forvaltning, og at oplysningerne i årsregnskabet om mål og resultater er dokumenterede og dækkende for kommunens virksomhed i Ledelsens ansvar s ledelse har ansvaret for, at der etableres retningslinier og procedurer, der sikrer, at der udøves en økonomisk hensigtsmæssig forvaltning, og at oplysningerne i årsregnskabet om mål og resultater er dokumenterede og dækkende for kommunens virksomhed i Revisors ansvar og den udførte forvaltningsrevision l overensstemmelse med god offentlig revisionsskik har vi for udvalgte forvaltningsområder undersøgt, om kommunen har etableret forretningsgange, der sikrer en økonomisk hensigtsmæssig forvaltning. Vi har endvidere stikprøvevist gennemgået oplysninger i årsregnskabet om opfyldelse af resultatmålene, Vores arbejde er udført med henblik på, at opnå begrænset sikkerhed for, at forvaltningen på de udvalgte områder er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde, og at oplysningerne i årsregnskabet om opfyldelse af resultatmålene er dokumenterede og dækkende for kommunens virksomhed i Konklusion Ved den udførte forvaltningsrevision er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os anledning til at konkludere, at forvaltningen i 2008 på de områder, vi har undersøgt, ikke er blevet varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde, eller at oplysningerne i årsregnskabet om mål og resultater ikke er dokumenterede og dækkende for Brønderslev Kommunes virksomhed i 2008."

5 =11 ERNST &YOUNG 2. Samlet konklusion, herunder bemærkninger Generelt Konklusioner vedrørende revision udført på sociale områder m.v. med statsrefusion, som er omfattet af særlige rapporteringskrav til ministerier og styrelser indgår i beretning nr. 4, som er afgivet samtidig med denne beretning. Konklusionerne i nærværende beretning vedrører derfor den overordnede og tværgående regnskabsaflæggelse for de øvrige afdelinger og forvaltningsområder. Den helt overordnede konklusion til kommunens regnskab for 2008 fremgår af påtegningen, som er afgivet særskilt og citeret under kapitel 1. Vi finder i øvrigt, at det fremlagte regnskabsmateriale generelt har været af en god beskaffenhed. 2.1 Aftaler, anbefalinger og særlige forhold til opfølgning Den afsluttende revision har givet anledning til drøftelser, anbefalinger og aftaler i forhold til det administrative niveau. Det er vores opfattelse, at vores noter, spørgsmål og anbefalinger er modtaget positivt og bliver behandlet seriøst. Der henvises i øvrigt også til kapitel Bemærkninger Den samlede revision af kommunens regnskab har ikke givet anledning til revisionsbemærkninger, som skal besvares overfor tilsynsmyndigheden. 3. Genere/t om formål, udførelse, rapportering mv. 3.1 Formål og ansvar Revisionen har til formål at påse * at regnskab og årsberetning er rigtigt opstillet på grundlag af bogføringen * at regnskab og årsberetning i sin helhed giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske forvaltning» at de af Indenrigs- og Socialministeriet fastsatte regler for regnskabsaflæggelse er efterlevet * at der er en tilfredsstillende intern kontrol på væsentlige områder «at gældende love og forskrifter samt byrådets beslutninger bliver overholdt * at tilsynsmyndighedens godkendelse foreligger til disposition, hvor det er nødvendigt + at byrådets og tilsynsmyndighedens afgørelser vedrørende eventuelle revisionsbemærkninger for tidligere år er iagttaget således, at disse forhold ikke giver anledning til yderligere bemærkninger. Revisionen skal undersøge, om ledelsen har tilrettelagt interne procedurer og tilsyn, der sikrer, at mulighederne for besvigelser er begrænset, og som vil forebygge eller afdække eventuelle besvigelser. l tilfælde, hvor der under revisionen konstateres forhold, som kan vække mistanke om uregelmæssigheder, vil revisionen blive udvidet med henblik på en afklaring af forholdene. Det mest effektive værn mod fejl (bevidste eller ubevidste) er hensigtsmæssige forretningsgange, som sikrer en betryggende intern kontrol. Ansvaret for at der er etableret de fornødne forretningsgange påhviler kommunens administrative ledelse,

6 =U ERNST &YOUNG økonomiudvalget og i sidste instans byrådet. Det er revisionens opgave at henlede byrådets opmærksomhed på mangler i forretningsgange eller på manglende efterlevelse heraf. 3.2 Revisionens udførelse Vores revision omfatter: «finansiel revision, som består i at efterprøve om regnskabet er rigtigt, det vil sige uden væsentlige fejl og mangier.» juridisk- kritisk revision, hvor vi vurderer, om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger (bevillingskontrol), love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis» økonomisk kritisk revision, hvor formålet er at vurdere, om de enkelte afdelinger, institutioner og medarbejdere anvender de tildelte midler på en økonomisk hensigtsmæssig måde (forvaltningsrevision). Ved den finansielle revision er prioriteringen af opgaverne og revisionsområderne bestemt af vores vurdering af risikoen for at fejl opstår kombineret med den betydning (væsentlighed), eventuelle fejl vil have. Disse vurderinger foretages deis i forbindelse med planlægningen af revisionsåret og dels som en løbende proces ud fra erfaringer indhentet ved den løbende revision af eksisterende forretningsgange og det interne tilsyns- og kontrolmiljø, l vurderingerne indgår også resultater og erfaringer, som indhentes via kommunens interne tilsyn. Den juridisk-kritiske revision indgår altid som en integreret del af den finansielle revision. Ved den økonomisk kritiske revision vurderer vi på udvalgte områder, om opgaveløsningen sker i overensstemmelse med de opstillede mål, og om der administreres på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Vi anvender i årets løb fortrinsvis systemrevision, som kombineres med substansrevision (analytisk og detaiirevision) i større eller mindre omfang. Systemrevisionen har til formål at efterprøve, om de interne kontroller (forretningsgange) er hensigtsmæssigt og sikkert tilrettelagt og efterlevet. Revisionen vil i påkommende tilfælde overfor kommunens ledelse gøre opmærksom på mulige mangler i forretningsgange eller i efterlevelsen af disse. Det påhviler kommunens administrative ledelse og i sidste instans byrådet at sikre, at der til værn mod fejl (bevidste eller ubevidste) er tilvejebragt et godt internt kontrolmiijø. Det er revisionens opgave at henlede ledelsens og det politiske niveaus opmærksomhed på mangler i forretningsgange eller på en manglende efterlevelse heraf. Tii den afsluttende revision anvender vi fortrinsvis substansrevision. Revisionen udføres i vid udstrækning ved regnskabsanalytiske undersøgelser, hvor det aflagte regnskab og regnskabsforklaringerne gennemgås og vurderes i forhold til budgetterede og bevilgede beløb og de forudsætninger, som ligger til grund herfor.

7 =H ERNST &YOUNG Herunder foretages stikprøveudtagninger i fornødent omfang. Endvidere indgår afstemninger og efterprøvelse af forvaltningens interne kontrolrutiner i forbindelse med årsafslutningen. Vi har generelt anvendt vores edb-analyseværktøj "Kommunal Data Analyse" til regnskabsanalytlske undersøgelser, stikprøveudtagninger og efterprøvelse af kontoplanreiationer vedrørende økonomiposteringer. Revisionen gennemføres i øvrigt i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bestemmelserne i s revisionsregulativ. Før fastlæggelse af den endelige revisionsstrategi afstemmer vi med kommunens ledelse, hvilke særlige fokusområder, der inddrages i revisionen. 3.3 Rapportering Revisionens Indhoid og resultater rapporteres i forskellig detaljerlngsgrad til henholdsvis det administrative og det politiske niveau. Til det administrative niveau rapporteres løbende til de enkelte forvaltninger og institutioner. Det sker såvel mundtligt som skriftligt ved notater til ledelsen. Vi søger desuden, gennem en konstruktiv løbende dialog med kommunens medarbejdere om konkrete og generelle problemstillinger, at medvirke til at forebygge, at der opstår væsentlige fejl. Rapporteringen til Brønderslev Byråd sker l form af beretninger. Eventuelle bemærkninger, som Byrådet skal tage stilling til og besvare over for tilsynsmyndigheder, vil fremgå som bemærkninger i afsnittet "Samlet konklusion, herunder bemærkninger", Vi har pligt til at anføre forbehold eller afgive revisionsbemærkning, hvis vi vurderer, at * regnskabet Ikke anses for retvisende * regnskabsaflæggelsen ikke opfylder kravene i Indenrigs- og Socialministeriets regelsæt» der er disponeret i strid med byrådets beslutninger og mål * der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser «lovligheden af en post eller disposition må anses for tvivlsom * de foreskrevne forretningsgange l øvrigt ikke er fulgt, eller * vi kan notere væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende ved etablerede forretningsgange, og/eller der mangler forretningsgange på væsentlige områder. Revisionen kan samtidig fremsætte forslag til udbedring af de konstaterede mangler. 3.4 Forvaltningsrevision som en integreret løbende proces For at skabe det nødvendige revisionsbevis for regnskabets rigtighed finder vi det nødvendigt at foretage og anvende forskellige analyser, nøgletal, udviklingstendenser, sammenligninger samt vurderinger af forretningsgange. Herved udføres automatisk en del løbende forvaltningsrevision, som en integreret del af de normale revlsionshandlinger. Revisionsresultaterne kan såiedes nyttiggøres i en bredere sammenhæng.

8 EU ERNST &YOUNG Vurdering og efterprøvelse af forretningsgange er efter vores generelle opfattelse, sammen med vurdering af de kontrolmæssige aspekter, udtryk for en løbende vurdering af, om administration og sagsbehandling foregår på en hensigtsmæssig måde. Forslag til ændringer/justeringer af forretningsgange fremsættes og aftales oftest i den løbende dialog med og rapportering til de administrative ledelsesniveauer. Analyser, udvikling af hjælpeværktøjer og rådgivning, herunder tolkning af lovgivning og refusionsregler mv. kan også medføre, at der ændres praksis. Det medfører i nogle tilfælde, at afregninger, tilskud og refusioner kan effektueres i et ændret betalingsflow og -omfang. Endvidere bidrager vores rådgivning til forbedringer og justeringer af praksis og regnskabsvejledninger, f.eks. vedrørende: * statusafstemninger * bogførings- og legalitetskontrol * elektroniske betalinger» bilagsbehandling og -kontrol, samt udnyttelse af betalingsfrister * indkøbsadfærd * moms- og afgiftsmæssige muligheder * fritvalgsordningers administration * udarbejdelse og opstilling af tilskuds- og specialregnskaber * omkostningsbaseret regnskabsaflæggelse af kommuneregnskabet» budget- og regnskabsmodeller for opgørelse, regulering, styring og regnskabsføring af resultat vedrørende takstfinansierede institutioner samt kommunale ældreboliger, hvor den løbende drift administreres af en boligorganisation. 4. Den løbende revision 4.1 IT-sikkerhedsrevision Som et led i revisionen af kommunens regnskab foretager vi en vurdering af de generelle kontrol- og sikkerhedsforanstaltninger, der er etableret omkring it-anvendelsen i. Med dette udgangspunkt fastlægges revisionsstrategien, herunder i hvor høj grad revisionen kan baseres på velfungerende kontroller i it-miljøet. Under vores revision undersøger og vurderer vi, om de for revisionen relevante områder af generelle Itkontroller er hensigtsmæssige og tilstrækkelige. Fokus er således på systemer, som direkte eller indirekte genererer data til regnskabet. Vi har i 2009 foretaget en gennemgang af udvalgte generelle it-kontroller i. Gennemgangen er baseret på interview af relevante nøglepersoner samt stikprøvevis test af kontrollerne. Vi udarbejder et særskilt notat med anbefalinger, som fremsendes til forvaltningen.

9 MIERNST&YOUNG 4.2 Forretningsgange, generelt Vi lægger vægt på ledelse og styring som indfaldsvinkel til revisionen af det enkelte område. Når der er god sammenhæng imellem målsætninger, procedurer og ledelsestilsyn, er forudsætningen for en effektiv og hensigtsmæssig forvaltning af området til stede. Ved den løbende revision har vi inden for de enkelte afdelinger, forvaltningsenheder og institutioner undersøgt, om der er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange, samt efterprøvet om de fungerer og efterleves som forudsat i regionens økonomiguide. Vi vurderer endvidere, om byrådets og ledelsens beslutninger i øvrigt omsættes på en økonomisk hensigtsmæssig nnåde. Vi påser og vurderer herunder bl.a. * om bogføringen er tilfredsstillende dokumenteret og sket i henhold til vedtagne retningslinjer * om Indenrigs- og Socialministeriets autoriserede konteringsregler følges» om der er tilrettelagt gode rutiner for kontrol og afstemning af statuskonti og udgiftsdisponering «om der er sikret rutiner for påligning af indtægter, samt om disse i videst mulig omfang kan dokumenteres ved egne kvitterings- og kontrolsystemer eller ved afstemning til eksterne oplysninger * om der er tilrettelagt et iedelsestilsyn, hvor udførelsen også understøttes med beskrivelser af interne opgave- og ansvarsfordelinger/kompetenceplaner interne kontrolinstrukser og faglige instruktioner på centrale lovområder it-løsninger, herunder advissysterner til løbende opfangning/afdækning af mulige uhensigtsmæssigheder, svagheder og fejl i administrationen af sager inden for de enkelte lovområder» om ledelsestilsynet fungerer på en betryggende og hensigtsmæssig måde. 4.3 Sociale regnskabsområder med statsrefusion mv. For de sociale regnskabsområder er der fortaget ordinær og udvidet obligatorisk sagsrevision, som foreskrevet i speciallovgivning. Om revisionen af de sociale områder skal der i henhold til lovgivningen afgives særskilt beretning, jf. henvisningen under bilag 1.

10 ål ERNST &YOUNG 5. Den afsluttende revision 5.1 Regnskabsaflæggelsen, generelt Efterprøvelse af regnskabets indhold (finansiel revision) Vi har påset, om det aflagte regnskab er rigtigt opstillet på grundlag af bogføringen. De talmæssige sammenhænge til regnskabet fra de enkelte transaktioner er kontrolleret ved brug af foreliggende regnskabsmateriale samt ved behandling af økonomidata i vores PC-baserede analyseværktøj. Der er for alle væsentlige forvaltningsområder med udgifter og indtægter foretaget regnskabsanaiytisk revision suppleret med afstemninger og andre relevante kontrolarbejder. Mere tværgående er det påset, om der er foretaget afstemning af de oplysninger, som er afgivet til SKAT om løn m.v., ligesom tilbageholdt A- skat, Arbejdsmarkedsbidrag m.v. er påset afstemt og afregnet Vi har efterprøvet, om opførte aktiver og passiver i balancen er undergivet tilstrækkelig kontrol. For at kontrollere aktivernes tilstedeværelse og tilhørsforhold har vi foretaget revisionsmæssige undersøgelser dels ved løbende revision og deis ved den afsluttende revision. For fysiske aktiver, f.eks. faste ejendomme, maskiner, inventar, driftsmateriel m.v., er det påset, om der er fuldstændighed i registreringerne herunder, at der er dokumentation for værdisætningen. Det er endvidere påset, om garantistillelser, væsentlige leje- og leasingaftaler, eventualrettigheder, feriepenge- og pensions- og andre væsentlige forpligtelser er registreret og dokumenteret Overholdelse af regler (juridisk kritisk revision) Vi har påset, om det aflagte regnskab indeholder de oversigter, bilag og bemærkninger, som er i overensstemmelse med Byrådets retningslinjer og Indenrigs- og Socialministeriets bestemmelser herfor. Disse bestemmelser omfatter såvel en "udgiftsbaseret" som en "omkostningsbaseret" regnskabsaflæggelse. Vi har overordnet påset, om der er bevillingsmæssig dækning for regnskabets drifts- anlægs-, finansieringsindtægter og -udgifter. Endvidere påses orn regnskabets udgifter og indtægter afholdes og modtages i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser, tilladelser mv. For fysiske aktiver, garantistiilelser, væsentlige [eje- og leasingaftaler, eventualrettigheder, feriepenge-, pensions- og andre væsentlige forpligtelser har vi påset, om Indenrigs- og Socialministeriets regler er efterlevet for de forpligtelser, som skal optages på kommunens samlede statusbalance. Det er også efterprøvet, om Indenrigs- og Socialministeriets regler om kommunernes likviditet/kassekredit, mellemregning med forsyningsvirksomhederne, låneoptagning og meddelelse af garantier m.v. er iagttaget Endelig har vi påset, om tidligere fremsendte revisionsberetninger er behandlet af Byrådet, og om eventuelle revisionsbemærkninger er iagttaget, herunder om der er foretaget berigtigelser i fornødent omfang.

11 s!l ERNST &YOUNG 5.2 Ledelsens regnskabserklæring For at opnå en begrundet overbevisning om årsregnskabets rigtighed må vi støtte os til oplysninger og vurderinger fra kommunes ledelse. Som et almindeligt led i revisionen anmoder vi derfor hvert år om en ledeiseserklæring, hvori de afgivne oplysninger bekræftes. Formålet hermed er alene at sikre, at ingen oplysninger er udeladt eller utilsigtet tilbageholdt for os. Vi har for 2008 modtaget en sådan bekræftelse fra kommunens øverste administrative ledelse om regnskabets fuldstændighed. 5.3 Spedatregnskaber Som led i såvel den løbende som den afsluttende revision af Kommunens regnskaber gennemgår og reviderer vi forretningsgange og afsluttede regnskaber for projekter, herunder projekter med hel eller delvis ekstern finansiering. Det gælder eksempelvis for Puljemidler og tilskud fra EU. Revisionen af disse områder sker i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og de for de enkelte tilskudsområder gældende vejledninger og instrukser. De enkelte regnskaber forsynes rned særskilt påtegning i overensstemmeise med tilskudsgivers særlige krav, men er i øvrigt omfattet af den samlede revision for kommunen. Specialregnskaber, opgørelser, erklæringer m.v. er oplistet som bilag til denne beretning. 5.4 Områder med særlige rapporteringskrav På en række områder, som kommunen administrerer, men hvor andre myndigheder er medfinansierende, kræves i henhold til speciallovgivning mv. en særlig rapportering ved regnskabsårets afslutning. For de sociale regnskabsområder og boligstøtteområdet, hvor der modtages refusion fra forskellige ministerier, styrelser m.fl., er rapporteringen indeholdt i beretning nr. 5. For øvrige regnskabsområder er den særskilte rapportering med i denne beretning. 5.5 Overordnet vurdering af udvikling i kommunens økonomi i 2008 har i 2008 forøget de likvide aktiver fra 19 mio. kr. til 83 mio. kr. og samtidig er den langfristede gæld faldet fra 444 mio. kr. til 425 mio. kr. Det er umiddelbart positive signaler. For så vidt angår likviditeten er der reelt tale om "lånte fjer", idet de kortfristede gældsposter er øget markant med 105 mio. kr. til 136 mio. kr. En del af forøgelsen er dog en byggekredit, som senere forudsættes afløst af et langfristet lån, men den væsentligste forøgelse af gælden har dog medført et træk på likviditeten i Ved vurderingen af regnskabet anser vi det mere relevant at se på, om det skattefinansierede driftsresultater tilstrækkeligt stort. En tommelfingerregel er, at det skattefinansierede driftsresultat som udgangspunkt mindst bør kunne dække kommunens anlægsinvesteringer i et gennemsnitsår for at undgå låneoptageise eller likviditetstræk. Det har ikke været tilfældet i 2008, hvor et driftsoverskud på 25 mio. kr. ikke har været tilstrækkeligt til at undgå et samlet skattefinansieret underskud på 26 mio. kr. i det anlægsudgifterne netto inklusiv jordforsyning er opgjort til 51 mio. kr.

12 =U ERNST &YOUNG Kun i en ekspansionsperiode med særlig høj anlægsaktivitet finder vi det naturligt, hvis der er underskud på det skattefinansierede område. Det er vores opfattelse, at kommunens anlægsaktivitet ikke har været unormal høj i 2008, når der ses bort fra udgifter til jordforsyningen som har kostet 13 mio, kr. Dette var ikke forudsat i årsbudgettet. Vi skal l lighed med tidligere anbefale, at der ved budgetlægning for 2010 og i den økonomiske styring arbejdes målrettet på at sikre et økonomisk råderum ved et ordinært driftsoverskud på minimum 50 mio. kr. Vi er bekendt med, at opgaven bliver vanskelig, idet der også må tages højde for de usikkerheder, som er skabt af konjunkturændringerne ved den nuværende økonomiske krise. Det kan trække i negativ retning på flere områder, eksempelvis l relation til de sociale udgifter og til mulighederne for at skabe indtægter ved grundsalg. 10

13 =!I ERNST &YOUNG 6. Rapportering om udvalgte regnskabsområder l de foregående afsnit har vi mere generelt og summarisk redegjort for revisionen, herunder for den løbende og afsluttende revision. Der er i ledelsesnotater til de enkelte forvaltninger redegjort mere detaljeret for resultaterne af og konklusionerne om den udførte revision. Dette afsnit indeholder beskrivelser vedrørende områder, hvor vi har fundet det hensigtsmæssigt med en supplerende og uddybende rapportering i revisionsberetningen. 6.1 Omkostningsregnskab og fysiske aktiver Indenrigs- og Socialministeriet (ISM) har angivet visse krav til et "omkostningsbaseret" regnskab med visse obligatoriske oversigter eller noter. Kommunen har i 2008 aflagt det omkostningsbaserede regnskab som en del af årsberetningen. Ved revisionen af årsregnskabet har vi påset og vurderet * om den omkostningsbaserede regnskabsaflæggelse opfylder de formalia, som ISM stiller «om kommunens regnskabspraksis er fyldestgørende, og om praksis er efterlevet * om det er opstillet på grundlag af bogføringen * om der er fornøden sammenhæng mellem bogføring og registreringer i anlægskartoteket * om der er fornøden sammenhæng mellem anlægsnote, omsætningsaktiver og særlige egenkapitalkonti vedrørende de fysiske aktiver» om kommunens forvaltninger i øvrigt har foretaget de nødvendige handlinger for at sikre, at registreringen af fysiske aktiver og aflæggelse af et omkostningsbaseret regnskab er sket på et veldokumenteret grundlag, og samtidig i overensstemmelse med det af ISM udmeldte. * om statuskonti er afstemte i forhold til anlægskartotek, opgørelser over omsætningsaktiver og opgørelser over de særlige forpligtelser, som skal optages i balancen 4 om resultatopgørelsen er påvirket i overensstemmelse med gældende regler er påvirket korrekt med hensyn til ændringer i værdien af fysiske aktiver, hensatte forpligtelser mv. Konklusion vedrørende omkostningsregnskabet: Det er vores vurdering, at kommunen overholder de formalia, som er krævet vedrørende denne form for regnskabsaflæggelse. Regnskabsaflæggelsen opfylder Indenrigs- og Socialministeriets krav hertil. Der er konstateret de fornødne oversigter og indbyrdes sammenhænge, samt at regnskabet er i overensstemmelse med kommunens bogholderi. Der skal dog knyttes følgende kommentarer til denne regnskabsaflæggelse: Vi har konstateret, at der mangler nulstilling af udgifter på funktionerne 0.02 og På funktion 0.02 er der nettoudgifter for i alt 8,8 mio. kr., og på funktion 0.03 er der nettoudgifter for 2,5 mio. kr. Såfremt disse funktioner var nulstillet i overensstemmelse med konteringsreglerne på området, ville det omkostningsbaserede resultat isoleret set have været 11,8 mio. kr. bedre. Der er imidlertid tale om en teknisk 11

14 =U ERNST &YOUNG Beretning n r. 5 kontering, så selv om den ikke er foretaget fremtræder såvel de fysiske aktiver som egenkapital korrekt i kommunens balance for Vi anbefaler, at kommunen fremover nulstiller funktionerne 0.02 og 0.03 i forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab. Det er endvidere konstateret, at anlægsnoten ikke stemmer overens med balancen. Der er en difference på 13,0 mio. kr., som kommunen er bekendt med. Differencen er mellem kommunens anlægskartotek og bogføringen, hvor det er bogføringen, som udviser det korrekte beløb. Balancen i årsregnskabet er således korrekt. Vi anbefaler, at differencen udredes i Endelig er der i den samlede balancesum fra ultimo i årsregnskabet for 2007 til primo i årsregnskabet for 2008 en forskel på 30,6 mio. kr. r som kan henføres til udligning af forskellige mellemregningsforhold, som vedrører forsyningsvirksomhederne. Endelig har vi anbefalet at der fremover udarbejdes en kapitalforklaring, som redegør for udviklingen i egenkapitalen fra primo regnskabsåret til ultimo regnskabsåret. 6.2 Tværgående lønrevision Lønningernes andel af de samlede kommunale udgifter udgør i 2008 ca. 957 mio. kr. Det er ubetinget den væsentligste udgiftsart. Derfor finder vi det afgørende, at arbejds- og kontrolrutinerne for sagsbehandlingen er sikre. Vi har foretaget vurderinger, tests og analyser vedrørende * Personsager 4 Intern kontrol af personer, som har indberetningsadgang til lønsystemet * Afstemninger af indberetninger til SKAT l forbindelse med den afsluttende revision er det kontrolleret, at borgmester, udvalgte politikere, kommunaldirektør og forvaltningschefer har fået udbetalt korrekt vederlag og løn for Konklusion Afstemning mellem lønsystem og E-indkomst har i mange kommuner været en stor udfordring, og vi anser det for meget flot, at det har kunne lade sige gøre i med ganske små differencer. Gennemgangen har i øvrigt ikke givet anledning til yderligere kommentarer. 12

15 =U ERNST &YOUNG Beretning n r Statusafstemninger En meget væsentlig forudsætning for korrekt regnskabsaflæggelse er, at samtlige statuskonti er afstemte, Inden regnskabsåret lukkes. Herved kan det sikres, at årets status, drift, refusion og anlæg mv. er retvisende, idet eventuelle fejlregistrerede beløb, manglende refusionsanmeldelser etc. kan nå at blive bogført korrekt, inden regnskabsåret afsluttes. Vi lægger derfor megen vægt på at sikre, at status ultimo er korrekt, og at der er etableret et betryggende ledelsestilsyn hermed. Formålet med revisionen af statusafstemninger er, at skabe sikkerhed for: at der foreligger og løbende udarbejdes afstemninger vedrørende forvaltningens konti at der udøves ledelsestilsyn på området + at der ikke henstår poster på status, som burde være overført til driftsregnskabet 4 at der ikke henstår poster af ældre dato, hvor der burde være taget stilling til afgangsføring at der foreligger fyldestgørende ekstern dokumentation, hvor dette er muligt. l henhold til kommunens vedtagne regler, skal der til økonomiforvaltningen fra hver fagforvaltning afleveres en erklæring om, at alle forvaltningens afstemninger er behørigt udført til regnskabsafslutningen. Konklusioner En meget væsentlig forudsætning for korrekt regnskabsaflæggelse er, at samtlige statuskonti er afstemte, Inden regnskabsåret lukkes. Herved kan det sikres, at årets status, drift, refusion og anlæg mv. bliver retvisende, idet eventuelle fejlregistrerede beløb, manglende refusionsanmeldelser etc. kan nå at blive bogført korrekt, inden regnskabsåret afsluttes. Formålet med revisionen af statusafstemninger er at skabe sikkerhed for: at alle konti er undergivet afstemning at der udøves ledelsestilsyn med afstemninger at der kun henstår poster på status ultimo, som er reelt tilgodehavende eller gæid at der ikke henstår poster på status, som burde være overført til driftsregnskabet at der ikke henstår poster af ældre dato, hvor der burde være taget stilling til afgangsføring at der foreligger fyldestgørende ekstern dokumentation, hvor dette er muligt. Konklusion Center for økonomi sikrer, at alle konti bliver afstemt ved at indhente statusafstemninger ultimo året. Ved opstarten af vores revisionsbesøg manglede der 7 afstemninger. 13

16 =U ERNST &YOUNG De manglende afstemninger giver anledning til, at vi indskærper, at det er vigtigt, at få alle statuskonti afstemt, inden regnskabet afsluttes for at afdække, at der ikke henstår beløb, som skal driftsføres eller afskrives. Vi har i øvrigt konstateret, at der henstår flere beløb af ældre dato - før som endnu ikke er afklaret. Center for økonomi har oplyst, at der i 2009 vil blive gjort en ekstraordinær indsats for at få afklaret disse beløb i regnskabsår Kendetegnet for de øvrige afstemninger for 2008 har generelt været, at de er veldokumenterede og overskuelige. 6.4 Løbende registrering af væsentlige udgifts- og indtægtsposter En korrekt perlodlsering i løbet af regnskabsåret anses nødvendig bl.a. af hensyn til troværdigheden af de månedlige økonomirapporter. De væsentligste poster i form af lønninger, skatter, tilskud/udligning, a conto- og restrefusioner, mellernkommunale betalinger, brugerbetalinger og forbrugsafgifter har vi derfor analyseret bl.a. ved brug af dataanalyseværktøj. Konklusion Det er vores vurdering, at der er etableret gode rutiner for kontering, som sikrer løbende registreringer af såvel indtægter som udgifter, der kan opkræves eller afregnes ratemæssigt. Dette forhold tilgodeser dog ikke, at der kan være situationer, hvor modtagne regninger fra andre kommuner først kommer i supplementsperioden, og som vedrører hele foregående regnskabsår. Dette kan især være på opholdsbetaling, som skal afregnes til f.eks. region eller anden kommune. Dette forhold stiller større krav til en effektiv og tæt budgetopfølgning, hvor der også budgetteres med sådanne oplysninger ud fra den viden, der måtte foreligge. 6.5 Områder med løbende forvaltningsrevision Som det fremgår af vores revisionspåtegning, har vi i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik stikprøvevist gennemgået oplysninger i årsregnskabet om opfyldelse af resultatmålene samt for udvalgte forvaltningsområder undersøgt, om kommunen har etableret forretningsgange, der sikrer en hensigtsmæssig økonomisk forvaltning, l lighed med den juridisk kritiske revision udføres den løbende forvaltningsrevision som en integreret del af den finansielle revision på alle områder. Derfor har vi I dette afsnit - som illustration af denne sammenhæng - valgt at henvise til nogle af de forvaltningsrevisionsaktiviteter, som reelt er indeholdt i tidligere afsnit i denne beretning: 14

17 =U ERNST &YOUNG Afsnit 4.2 Forretningsgange, generelt Opgave- og arbejdsfordeling. Eksempelvis har vi stor fokus på, om snitflader i opgaveløsningen mellem forskellige socialfaglige enheder fungerer hensigtsmæssig. Anvende/se af IT i sagsbehandlingen. Eksempelvis vurderer vi omkring administrationen af sociale udbetalinger og lønninger o om der er anvendt relevant uddata fra it-hjælpesystemer, og o om der kun udføres de kontroller, som er nødvendige, samt o om udførelsen er tilrettelagt på en smidig og arbejdsbesparende måde. Bogføring og betaling af eksterne regninger. Det efterprøves eksempelvis o om bogføring sker uden unødig forsinkelse. Det har betydning for, at bogholderiet er ajourført (troværdighed i økonomirapporteringen), samt for at der ved momsbelagte regninger hjemtages momsrefusion, så snart dette er muligt (likviditets- og rentemæssigt aspekt). o om betalingsfristerne udnyttes mest muligt (likviditets- og rentemæssigt aspekt). Opkrævning og bogføring af indtægter. Det efterprøves eksempelvis o om opkrævning sker så snart der er mulighed herfor, og om betalingsfristerne under hensyntagen til gældende regler er fastsat, så indbetalingerne må forventes at indgå snarest muligt (likviditets- og rentemæssigt aspekt) o om bogføring sker I takt med, at opkrævninger udsendes. Herved ajourføres driftsregnskabet (= troværdighed i økonomirapporteringen), samt at tilgodehavendet er registreret, hvilket giver mulighed for hurtig indsats ved manglende betaling. Afsnit 5.1 Regnskabsaflæggelsen, generelt Operationelle målsætninger. Når der i kommunens budgetbemærkninger er opstillet operationelle mål for de enkelte områder, vurderer vi, om der i regnskabsforklaringerne er redegjort tilstrækkeligt for, i hvilket omfang disse mål er opnået i regnskabsåret. Endvidere efterprøves stikprøvevist, om de afgivne oplysninger er valide. Regnskabsanalytisk revision. \ den regnskabsanalytiske revision indgår eksempelvis udviklingstendenser i forhold til tidligere år, sammenligninger og nøgletal, hvor disse anses for tilstrækkeligt valide og en overordnet vurdering af kontinuitet med hensyn til registreringer af indtægter og udgifter. Denne gennemgang giver ofte anledning til at pege på optimeringsmuligheder. Konklusion Sammenfattende har de elementer, som er indgået i den løbende forvaltningsrevision, ikke givet anledning til bemærkninger, jf. vores påtegning til regnskabet. 6.6 Særlig assistance og rådgivning Vi finder, at samarbejdet med kommunens forvaltninger er foregået uformelt, åbent og dialogbaseret. l et sådant miljø sker der løbende udveksling af erfaringer, råd og vejledninger samt levering af bidrag til løsning af såvel eksisterende som mulige problemer, før de opstår. 15

18 =U ERNST &YOUNG Vi har i forløbet haft kontakt om og været konsulteret for rådgivning og assistance omkring forskellige forhold, blandt andet regulering af moms på byggemodninger. Endvidere har kommunen deltaget i erfa-møder, som vi har afholdt om forskellige regnskabsmæssige problemstillinger på både det sociale og finansielle område. 16

19 01 ERNST &YOUNG 7. Lovpligtige oplysninger l henhold til Lov om godkendte Revisorer og Revisionsvirksomheder skal vi oplyse, at at vi opfylder de i lovgivningen indeholdte habilitetsbestemmelser, og vi under revisionen har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om. Aalborg, deø^a august 2008 Ernst &. God kerfctcevis i o ns partnerselskab Aaen ;tmsautoriseret revisor Peter Gregej?sen revisor 17

20 =U ERNST &YOUNG 8. Bilag l Afgivne revisionsberetninger vedrørende Revisionsberetninger til byrådet vedrørende Beretning Nr. Dato Beretning om revisionsbesøg i perioden november - december februar 2009 Beretning om revision af de sociale, beskæftigelses- og sundhedsmæssige områder, der er omfattet af ordninger om refusion eller tilskud fra Staten vedrørende regnskabsåret august

21 i!l ERNST &YOUNG Beretning nr, 5 9. Bilag Oversigt over reviderede og påtegnede opgørelser, indberetninger, erklæringer mv. * Nordisk forfatterskole 2008 * Renovering af naturvidenskabelige undervisningslokaler + Momsrefusionsopgørelsen 2008 * Børneteater 2008 * Et godt liv, også for mig 2006/2007 * Et godt liv, også for mig 2007/2008 «Keep on rocking 2008» Forstærket indsats «EMPH - Højskolernes kommunepujle kontrakt * Erklæring vedr. uhævede feriepenge * Refusion af tjenestemandsudgifter * Ernæringsrisiko for ældre borgere» Kompetenceudvikling for sygeplejerske 19

22 Ernst & Young - Vestre Havnepromenade Aalborg - Ey.aalborg@idk.By.com