Bestyrelsesmøde i Lejerbo, Aalborg den 23. maj 2011 kl i Aalborg

Transkript

1 Refat organisationsbestyrelsesmøde 23. maj 2011 Bestyrelsesmøde i Lejbo, Aalborg den 23. maj 2011 kl i Aalborg Til stede var bestyrelsesmedlemmne Kenneth Høfl, Birte Juul Pedsen, Erik Jensen, Brian Eriksen, Birg Brix og Arne Christensen. Fra administrationen deltog adm. direktør Palle Adamsen, økonomichef Henrik Engstrøm, projektled Kim Andsen, forretningsfør Helge Larsen, direktionssekretær Inge Burmeist samt direktionssekretær Tina Brorly, som optog refat af mødet. D var afbud fra bestyrelsesmedlem Poul Birg Lund. Formand Kenneth Høfl åbnede mødet og bød velkommen. Dagsorden for mødet: 1. Meddelels fra administrationen 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget 3. Udlejningssituationen 4. Nybyggi/renoving 5. Orienting om ændring af vedtægtnes 6, 14, stk. 4 samt Eventuelt Ad 1. Meddelels fra administrationen Palle Adamsen oplyste, at de kommende dialogmød mellem kommunne og boligorganisationne fortsat meget i fokus. Landsbyggefonden klar med ITmodellen, d skal sammenfatte alle de oplysning, d skal indgå i dialogmødne. I Landsbyggefondens database d for hv enkelt afdeling og boligorganisation et oplysningsskema en slags selvangivelse som komm ind på alle væsentlige sagsområd, d findes i boligorganisationne og afdelingne. Nogle af oplysningne skal man selv leve, mens andre især nøgletal automatisk vil blive føjet ind i skemaet via Landsbyggefondens database. Oplysningsskemaet færdiggøres af boligorganisationen i samarbejde med administrationen umiddelbart eft, at årsregnskabet godkendt, og så vil den samlede dokumentationspakke være grundlaget for dialogmødet med kommunen. Arbejdet med dokumentationspakken skal ikke bare være en pligtmæssig afrapporting til kommunne. Det skal også være et redskab for de enkelte bestyrelss arbejde med udviklingen på alle vigtige punkt i des boligorganisation, såsom økonomi og drift, bebodemokrati, udlejning og boligområdnes trivsel. Det i styringsreformen en forventning, at organisationsbestyrelsne forhold sig strategisk til alle disse områd. Bestyrelsne skal inden for hvt område give des egen vurding af udfordringne. Endelig skal bestyrelsne være med til at fastsætte mål, lave aftal med kommunne og eftfølgende give en vurding af, hvor langt man nået i målopfyldelsen. Ca. halvdelen af de kommun, hvor Lejbo repræsentet, gået i gang. Det sk typisk ved, at d først holdes et fællesmøde for kommunalpolitike, embedsmænd, bebodemokrat og administration. Eftfølgende holdes det egentlige dialogmøde, hvor d fra kommunens side typisk kun medvirk embedsmænd, men hvor vi fra Lejbos side så vidt muligt mød med både organisationsformand og forretningsfør. På nybyggi-siden har d et par år været stilstand, men i løbet af 2010 kom d gang i tilsagnene igen. Det skyldes, at vi ved årsskiftet fik nye finansiingsregl, d giv en lave starthusleje, og at kommunnes andel i form af grundkapital i 2010 var sat ned fra 14 % til 7 %. I Lejbo har vi fået tilsagn til at opføre ov 600 nye bolig. Det betydelig fle end vi har opnået de seneste år.

2 Det ikke kun nybyggiet, d godt gang i. I 2010 har Lejbo aflevet renovingsarbejd for næsten en mia. kr. Helt præcist for 949,8 mio. kr. Samtidig har vi renovingsarbejd und udførelse for godt 526 mio. kr. og sag und projekting for 687 mio. kr. Det selvfølgelig i høj grad byggeafdelingen, d arbejd på renovingsprojektne, men også regionskontor, lokalinspektør og varmemestre bidrag på denne måde til at vores bolig fortsat tidssvarende og attraktive. Eftårets boligaftale mellem regingen, Dansk Folkeparti og De Radikale indebær, at d de kommende 3 år sættes ekstra midl fra Landbyggefonden af til renovingsarbejd. Oven i de årlige 2,6 mia. kr. lægges i årene 2013 til 2016 i alt 5 mia. kr. Hudov d afsat 500 mio. kr. til fondens andel af kapitaltilførsel ved evt. nedrivning i udsatte områd. Endelig fastholdes beløbsrammen til de boligsociale projekt på 440 mio. kr. årligt. En del af boligaftalen handl om indsatsen mod de såkaldte ghetto. Ghettoområd nu et officielt begreb - definet i lovgivningen, og Socialministiet har endda opstillet en liste med angivelse af 26 ghetto-områd. I Lejbo 5 afdeling ell områd med på listen. Ud ov de nævnte økonomiske støttemulighed til renoving, nedrivning og boligsociale projekt, d gennemført en række lovændring på udlejningsområd, d skal medvirke til at reduce antallet af ghetto. Vi i administrationen i gang med et meget omfattende arbejde med omlægning af Lejbos IT-system. Vores økonomisystem SAP skal ov på en ny vsion. I den sammenhæng skal ikke blot budget- og regnskabshåndting men alle hovedprocess også udlejning, lønbehandling, drift og vedligeholdelse samt byggestyring - ov på SAPløsning. Fra midten af 2010 har vi gennemført første fase og fastsat kravene til de nye system og godkendt løsningsmodellne. Nu går næste fase med den egentlige tilpasning og udvikling af systemne i gang. Vi gennemfør heft omfattende tests, planlægg ovgangen til de nye system nøje og gennemfør undvisning af alle bruge. Vi håb hved at kunne sikre, at d bliv mindst mulige gen og driftsforstyrrels. Hele projektet planlagt til at slutte i april I henhold til reglne om vedlag til organisationsbestyrels d for indeværende regnskabspiode (2011) kr til rådighed til fordeling i bestyrelsen i Lejbo, Aalborg. Organisationsbestyrelsen har tidlige besluttet, at d forlods udbetales eventuelt arbejdstab og restende beløbet fordeles med 2 andele til formanden og 1 andel til hv af de øvrige bestyrelsesmedlemm. Med mindre organisationsbestyrelsen meddel andet, vil administrationen udbetale beløbet eft denne fordelingsnøgle ved regnskabsårets udløb. Ad 2) Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget Henrik Engstrøm henviste til det udsendte regnskabsmatiale omfattende regnskab og revisionsprotokol for pioden 1/1 til 31/ , forvaltningsrevision for regnskabsåret 2009 for forretningsførorganisationen samt budget for boligorganisationen for pioden 1/1 til 31/ Desuden udsendt en CD rom indeholdende dels årsregnskab for afdelingne for pioden 1/1 til 31/ , dels budget for afdelingne for pioden 1/1 til 31/ og dels tilstandsrapport for afdelingne. Administrationen har forud for mødet forhandlet afdelingnes forhold, hund de økonomiske, og d foreligg godkendelse af såvel regnskab som budgetforslag fra alle

3 afdeling, som på regnskabstidspunktet havde afdelingsbestyrelse og/ell har afholdt afdelingsmøde. I afdeling 357-1, og mødte d ingen frem til de indkaldte afdelingsmød. I afdeling mødte kun 1 pson frem. Organisationsbestyrelsen skal dfor tage stilling til regnskab og budget for disse afdeling. Afdeling hold først afdelingsmøde den 23. maj. Organisationsbestyrelsen anmodes om at godkende på foranledning af afdelingsmødets godkendelse. Endvide skal organisationsbestyrelsen tage stilling til regnskab og budget for institutionsafdeling og sviceareal - afdeling 119-2, 158-4, Afdeling 288-3, 582-1, 600-1, ejforening samt skal alle godkendes af kommunen. I betningen forrest i regnskabet - side 2 til 7 - redegjort for boligorganisationens og afdelingnes økonomiske udvikling i regnskabsåret. I henhold til reglne skal bestyrelsen forholde sig til revisionens supplende oplysning i revisionsprotokollen. Revisionen har på side 205, 206 og 207 supplende oplysning til forhold til afdeling 57-0, 119-0,119-2, 158-0, 158-4, 161-0, 169-0, 169-1, 357-0, 406-0, 582-0, 594-0, 600-0, og På side 6 og 7 i betningen forrest i regnskabet har administrationen kommentet revisionens forbehold og supplende oplysning, som vil blive indsendt til kommunen, hvis bestyrelsen ikke har andre bemærkning. Bestyrelsen tog bemærkningne til eftretning. Henrik Engstrøm omdelte en ovsigt ov udviklingen i egenkapitalen ov en 10 årig piode. Den kan bruges som et værktøj i en vide drøftelse af budgetstrategi for boligorganisationen og dens afdeling. Formanden oplyste, at organisationsbestyrelsen forud for dette møde har gennemgået regnskabsmatialet og afklaret udestående spørgsmål. Nedenstående ovsigt, som vis lejestigningen i de enkelte afdeling for den kommende piode, et uddrag af de udsendte afdelingsbudgett. Afd. nr. Afd. navn Gældende leje Kommende leje Ændring pr. m² Ændring i 57-0 Rughaven 631,83 651,74 19,91 3, Fr. Nansensvej 529,03 527,64 1,39 0, Revlingebakke 566,46 581,86 15,40 2,72 n Thulevej 640,75 696,21 55,46 8, Thulevej Institution 530,09 445,84 84,25 15,89 %

4 158-0 Skallupparke 667,23 686,87 19,64 2,94 n Skallupparke 678,90 721,71 42,81 6,31 n Institution Højriisparken 605,46 647,46 42,00 6, Liselund 627,19 639,17 11,98 1, Vodskov 823,59 846,59 22,99 2, Attrupgårdsvej 416,60 437,20 20,59 4,94 Institution Tylstrup 783,20 798,72 15,51 1,98 Familiebolig Tylstrup 739,37 754,88 15,51 2, Langholt 840,95 855,75 14,80 1, Vodskov 1 865,03 894,58 29,55 3, Vodskov 2 829,49 858,97 29,49 3, Sviceareal 537,55 565,00 27,45 5,11 Langbrokrovej Kornelparken 822,80 847,10 24,30 2, Hadsundvej 888,11 928,67 40,56 4,57 Gistrup Hadsundvej 890,40 922,92 32,51 3, Lundbyesgade 958,04 991,36 33,32 3, Svenstrup 1.052, ,06 15,28 1, Brodsenvæn get, Vadum Skomagtorv et Nibe Ryesgade Carit Etlars Gade Poul Paghs Gade Badehusvej /Borggade 835,86 848,11 12,28 1,47 673,60 711,19 37,59 5,58 832,64 841,41 8,78 1,05 805,58 824,61 19,02 2,36 810,20 839,88 29,68 3,66 853,41 867,00 13,59 1,59

5 490-0 Fjellad 679,69 708,33 28,65 4, Dannebrogaga 798,71 818,12 19,41 2,43 de Solvang, 1.185, ,01 79,20 6,68 Vadum Solvang, 1.317, ,00 uændret uændret Vadum Erhvv Frediciagade 1.002, ,02 21,83 2, Dannebrogsga 877,00 904,66 27,66 3,15 de Rebbansgad 953,98 978,76 24,78 2,6 e Solgården 1.160, ,19 19,06 1, Sct. 807,19 837,87 30,68 3,8 Jørgensgade Langholt 911,97 911,97 uændret uændret Familiebolig Langholt 981,60 981,60 uændret uændret Visse Bygård 908,29 932,54 24,25 2, Smedegården og plejebolig Smedegården Smedegården Svicecent 1.043, ,30 34,87 3,34 776,09 810,96 34,87 4,49 751,08 788,38 37,29 4,96 D var heft ikke ydlige bemærkning til dette punkt, og det konkludedes, at betningen blev godkendt, at de i denne indeholdte forslag og anmodning blev imødekommet, at årsregnskab og revisionsprotokol blev godkendt og undskrevet, hund regnskab for afdeling 357-1, 365-0, og 593-0, for institutionsafdelingne 119-2, 158-4, og endvide regnskab for afdeling und forudsætning af afdelingsmødets godkendelse,

6 at budget for boligorganisationen samt afdelingnes budgett blev godkendt, hund budget for afdeling 357-1, 365-0, og 593-0, for institutionsafdelingne 119-2, 158-4, og endvide budget for afdeling und forudsætning af afdelingsmødets godkendelse. Ad 3. Udlejningssituationen Helge Larsen meddelte, at d i Lejbo, Aalborg 805 pson opnotet på venteliste til en familiebolig og 88 opskrevet til en ungdomsbolig. Fle af disse pson søg på forskellige rumtyp og forskellige afdeling, og d således i alt ansøge opnotet til familieboligne og 114 opnotet til ungdomsboligne. Vedrørende familieboligne søg 114 pson en 1-rums bolig, 425 søg en 2-rums bolig, 472 søg en 3-rums bolig, 223 søg en 4-rums bolig og 112 søg en 5-rums bolig. Vedrørende ungdomsboligne søg 45 pson en 1-rums bolig og 69 søg en 2-rums bolig. En fraflytningsstatistik for boligorganisationens familiebolig vis, at d i regnskabsåret har været 232 fraflytning fra boligorganisationens i alt familiebolig, svarende til en fraflytningsprocent på 21,78. På landsplan ligg fraflytningsprocenten for familiebolig på 15,27. D har i alt været 340 fraflytning af boligorganisationens i alt lejemål, svarende til en fraflytningsprocent på 24,36. Landsgennemsnittet h 18,39. Genelt om udlejningssituationen kan vi oplyse, at d i Aalborg by fortsat ikke ret mange pson på ventelisten, og d i afd , Skallupvej fortsat store problem med at udleje især de 4 værelses bolig, men pt. s det rigtig fornuftigt ud, med kun 2 stk. ledige 4 værelses. Ved ledige bolig annonces på intnettet og boligportalen. Formanden orientede om, at afdeling 158, Skallupvej har bedt organisationsbestyrelsen om at godkende, at indskuddet i afdelingen hæves til det dobbelt. Indskuddet udgør i dag kr for en 3 værelses lejlighed. Organisationsbestyrelsen godkendte dette. Erik Jensen mente, at man genelt skulle se på, om indskud i de andre afdeling skal hæves. Helge Larsen kigg på dette og tag det med til næste møde. Ad 4. Nybyggi / renoving Kim Andsen orientede om igangværende renovingssag: Afd , Thulevej byggeskade-, miljø- og forbedringssag Renovingsprojektet forløb fint. Det har dog været nødvendigt at revide tidsplanen, da vi har været sårbar ovfor den lange og kolde vint.

7 Da man kom fysisk i gang med renovingen, fandt man ud af, at d var konstruktionsmæssige udfordring omkring gavlene, da det ikke alle sted var udført korrekt, og dfor har det været nødvendigt at ændre arbejdsgang, og få bragt tingene i orden. I forbindelse med en rutine prøve blev d konstatet en lille forekomst af PCB i en fugest fra en tidlige vinduesudskiftning. Det har gjort, at man skulle finde ud af arbejdsgange og håndting såvel ovfor bebo og håndværk. Det et forholdsvis nyt fænomen, og dfor d ikke nogen standard for, hvordan man skal håndte det. I samarbejde med Carl Bro problemet løst ud fra bedste praksis. Helge Larsen orientede om: Afd , Skallupparken - byggeskade-, miljø- og forbedringssag Det forventes, at skema A kan indsendes inden sommfien. D indledt dialog med Landsbyggefonden vedrørende omfanget af renovingen. D kommet et par nye sag på listen, såsom etnittaget, som ikke var med i første omgang. D forventes en afklaring i nærmeste fremtid. Nye sag: D arbejdet med et ungdomsboligprojekt på ca. 100 bolig v/ Gigantium men dette projekt pt. lidt unddrejet pga. div. problem med grundsælg. D arbejdet ligeledes med et projekt på 24 familiebolig på Kassandravej i Gug. Projektet skal præsentes for Ålborg kommune i næste måneden. Formanden orientede om byggeprogrammet i Aalborg de næste 2-3 år, som Lejbo burde have været en del af. Han orientede om de politiske årsag til, at Lejbo ikke fik nogen af projektne. Han orientede om tvisten omkring ustøttede bolig mellem Aalborg kommune og Socialministiet. Såfremt det vis sig, at det lovligt for administrationsorganisation at opføre ustøttede bolig, vil vi arbejde vide med et projekt på 2 x 35 bolig på Stigsborg Brygge. Man drøftede nærme situationen og følg udviklingen i de konkrete sag og uklarheden omkring de ustøttede bolig. Ad 4. Orienting om ændring af vedtægtnes 6, 14, stk. 4 samt 22 Formanden orientede om, at vi i forbindelse med organisationsmødet sidste år gjorde opmærksom på, at driftsbekendtgørelsen var blevet ændret, således at regnskab skulle indsendes til kommunen 5 måned eft regnskabsårets afslutning i stedet for 6 måned. Driftsbekendtgørelsen imidltid nu ændret tilbage igen til, at indsendes af regnskabsmatiale til kommunen igen 6 måned. Som følge af ovenstående skal d i vedtægtne ske følgende ændring: I 6 skal stå 6 måned i stedet for 5 måned. I 14, stk. 4, skal d stå 5 måned i stedet for 4 måned. I 22 skal d stå 6 måned i stedet for 5 måned. Vedtægtne skal endelig behandles på det ordinære repræsentantskabsmøde.

8 Vi vil dog fortsat bestræbe os på at kunne indsende det godkendte regnskab til kommunen inden for de 5 måned, da det alligevel fristen for indbetning af regnskabet til Landsbyggefonden. Ad 6. Eventuelt Formanden takkede for godt møde. Mødet hævet.