Referat. Mødeforum: Projektgruppen for projekt Styr på styringen. Sagsnr.: Dokumentnr. Mødedato: 8. oktober Tid: Kl

Transkript

1 Referat Mødeforum: Projektgruppen for projekt Styr på styringen Sagsnr.: Dokumentnr. Mødedato: 8. oktober 2010 Tid: Kl Sted: Mødelokale 8, Rådhuset, Teatergade 8 Deltagere: Bettina Høst Poulsen, Bo Gammelgaard, Nanna Stryhn, Niels Pedersen, Sonja Müller, Carina Andersen, Dorte Meiling Nielsen Fraværende: Peter Pedersen, Johnni Helt, Anne-Louise Boelsmand Gæster: Fra Kommunikation: Line Trap Mogensen, Bo N. Andersen, Lone Piil, fra Center for Personale og HR Udvikling: Poul Erik Kristensen, Tabita Hansen, Inge Bentsen (Lønkontoret) Dorthe Jensen, Torben Nielsen (Arbejdsmiljø og Risikostyring) Referent: Dorte Meiling Nielsen Næstved Kommune Teatergade Næstved

2 Ad. dagsordenens punkt 1 - Godkendelse af referat af møde d. 1. oktober 2010 Godkendt. 2. Fremlæggelse og drøftelse af de foreløbige resultater af arbejdet med OFIR og kommunikation v/inge Bentsen, Tabita Hansen, Lone Piil, Line Trap Mogensen, Bo Nedergaard Andersen I mappen OFIR interview i Project Flow kan I finde en sammenskrivning af konklusioner fra alle de afholdte interview samt en oversigt over de indkomne opgørelser af tidsforbrug på opgaven med OFIR, som blev igangsat på SFO-området. OFIR Dorte Meiling Nielsen orienterede om, at de afholdte interview stort set havde vist tilfredshed med OFIR, om end det også blev påpeget, at det tog lang tid at åbne bilag, og at det kunne være vanskeligt at huske, hvordan systemet fungerede, når man kun sjældent brugte det. Endelig var det besværligt, når papiransøgninger skulle scannes ind. Flere ønskede at kunne afvise disse ansøgninger. Det er muligt nu, hvor direktionen har vedtaget, at alle ansøgninger skal afleveres elektronisk. Nanna nævnte, at det i workshoppen om større frihedsgrader til virksomhederne på virksomhedsforummødet d. 28. september var OFIR, der blev nævnt som et af de mest bøvlede systemer, og at det ikke kunne bruges til alle personalekategorier og heller ikke til vikaransættelser. Inge Bentsen fortalte, at nogle af de mangler, der var blevet påpeget i interview ene, var udbedret i den nye version, der lige var kommet. I denne er det muligt, hvis man ønsker at skrive 1 5 ansøgninger ud, at konvertere dokumenterne til én samlet PDF-fil, som kan udskrives eller gemmes. Projektgruppen havde på mødet med OFIR-repræsentanterne i foråret ønsket, at Personalekontoret udarbejdede retningslinier for, hvordan ansøgninger skulle håndteres, hvis OFIR ikke blev brugt. Poul Erik Kristensen sørger for, at det bliver indarbejdet i retningslinierne for ansættelse, at der på specifikt nævnte områder/for bestemte faggrupper kan anvendes andre metoder end OFIR, f.eks. sms, åbent hus eller andet. Eneste krav er, at forvaltningsloven overholdes. Poul Erik udarbejder forslag og tager Niels Pedersen med på råd. Konklusion Poul Erik Kristensen og Niels Pedersen udarbejder forslag til supplement til retningslinier for ansættelse til drøftelse i MED-organisationen. Autosignatur Line Trap Mogensen orienterede om, at Kommunikation havde haft kontakt til IT-Centret, som kunne meddele, at autosignaturen vil blive ændret, idet der vil blive lagt et niveau mere på NKOP (Næstved Kommunes Organisationsplan). Det vil ske i Projektgruppen ville gerne have et mere præcist tidspunkt, og det tages op på mødet med IT-repræsentanterne d. 15. oktober Med hensyn til edoc skabeloner kan Christian Søndergaard kontaktes om ønskede ændringer. Det er vigtigt, at oplysninger om, hvem der skal kontaktes i sådanne sager bliver let tilgængelige på det nye intranet. Side 2 af 5 sider

3 Designmanual Line nævnte, at Kommunikation har set på designmanualen og gerne vil gøre denne mere virksomhedsvenlig. Det har ført til, at Kommunikation har kontaktet et designbureau, og p.t. afventes tilbud herfra på en gennemskrivning, hvor muligheder tydeliggøres. Det vil muligvis overflødiggøre den PIXI-udgave, som projektgruppen på tidligere møde med kommunikationsfolkene havde aftalt skulle udarbejdes. Eksempler på godt og dårligt design På tidligere møde blev det aftalt, at projektgruppens medlemmer skulle sende eksempler til Kommunikation. Der er kun modtaget materiale fra Biblioteket. Eksempler ønskes fortsat, så der kan opbygges en samling gode og dårlige. Derudover var der et ønske om skabeloner i Power Point i et lettere format, evt. også med mulighed for sort/hvidt design samt et ønske om, at politikker blev udarbejdet efter en fælles skabelon. Når designmanualen er revideret, ønskes et lille kursus i muligheder (tekst, grafik m.m.). Kommunikation vil arbejde på dette. Besøg på virksomheder Kommunikation udarbejder en pakke, som kan præsenteres på møder i relevante lederfora. Der vil blive en feed-back funktion på intranettet, og en særlig indgang for virksomheder, herunder nye ledere. Konklusioner Autosignaturændring drøftes på projektgruppens møde med IT-Centret Kommunikation udarbejder virksomhedsvenlig udgave af designmanualen Eksempler på godt/dårligt design sendes til Kommunikation til eksempelbibliotek Kommunikation ser på muligheder for enkle design i Power Point, herunder evt. sort/hvidt Kommunikation holder kursus i muligheder, når designmanualarbejdet er afsluttet. 3. Drøftelse af APV og trivselsundersøgelser v/torben Nielsen, Dorthe E.V. Jensen, Poul Erik Kristensen I mappen Udfyldte interviewskemaer finder i et oversigtsskema over APV/trivselsundersøgelser som styringsredskab. APV/trivselsundersøgelser Torben Nielsen startede med at orientere om, at kommunen har anskaffet et nyt system til APV udfærdigelse. Systemet kan både håndtere kortlægning og udarbejdelse af handlingsplaner til opfølgning. Det system som firmaet Vilén stod for, og som blev pilottestet sidste år, kunne kun bruges til selve kortlægningen. Center for Personale og HR Udvikling samt Susågården tester det nye system. Der er indarbejdet en trivselsdel i afsnittet om det psykiske arbejdsmiljø, og det vurderes, når testperioden er afsluttet, om der skal laves trivselsundersøgelser hvert år, eller om det er OK med hvert 3. år. Der er etableret en projektorganisation. Systemet følger Arbejdstilsynets (AT) systematik med brancheopdeling. Det bliver Risikostyring og Arbejdsmiljø der bliver tovholdere; dog skal alle arbejdsmiljøgrupper (tidligere sikkerhedsgrupper) på 1-dags kursus i foråret Side 3 af 5 sider

4 Konklusioner En livlig drøftelse i Projektgruppen mundede ud i følgende ønsker i forbindelse med APV/trivselsundersøgelser: Audit Det bør være frivilligt, om man vil udarbejde trivselsundersøgelser hvert år; som udgangspunkt anbefales at følge minimumskravene om at gennemføre dem hvert 3. år sammen med den øvrige APV Vigtigt at koncentrere sig om handlingsplanen; kortlægning skal ikke ske for tit, hvis man skal nå at følge op på udarbejdede handlingsplaner Ved ændringer i organisationen kan foretages korrektioner i handlingsplanen gennem en dialogbaseret APV (et møde om ændringerne) Eksisterende handlingsplaner bør indarbejdes i det nye system på kursusdagen for arbejdsmiljøgrupperne; det giver på den måde mening at gennemføre uddannelsen af arbejdsmiljøgrupperne i 1. halvår 2011, også selvom den enkelte virksomhed ikke umiddelbart skal i gang med en kortlægning. Projektgruppen ønskede også at drøfte den audit, der gennemføres af Kontoret for Risikostyring og Arbejdsmiljø. Torben forklarede, at audit kan ses som en parallel til Økonomiforvaltningens controllerbesøg, som foretages for rådgive virksomhederne, så de undgår påtale fra den eksterne revision. I audit på arbejdsmiljøområdet drejer det sig bl.a. om at undgå påbud fra AT. Hvis man helt skal undgå AT s besøg, kræver det dog en egentlig arbejdsmiljøcertificering en grøn Smiley er ikke nok. Alle virksomheder skulle gerne have besøg hvert 3. år. Arbejdsmiljøloven kræver, at kommunen som arbejdsgiver gennemfører den nødvendige egenkontrol af arbejdsmiljøet. Der er metodefrihed til, hvordan denne kontrol gennemføres. Det er således ikke lovpligtigt at gennemføre egenkontrollen på den måde, som den intern audit bliver gennemført på nu, men det valgte koncept indeholder en rådgivende hjælp til virksomhederne en blanding af en konsulent- og en kontrolfunktion. Besøgene er anmeldte, og de forberedes grundigt sammen med arbejdsmiljøgruppen på virksomheden. Sygefravær, branchespecifikke problemer, overholdelse af Næstved Kommunes arbejdsmiljøpolitik er nogle af de emner, der berøres. Hvis problemer konstateres, aftales en tidsplan for udbedring af disse. Dernæst afvikles endnu et besøg, som kun har fokus på de belyste problemer. Besøgene skulle gerne medføre læring både på den enkelte arbejdsplads, men også i form af overførselsværdi til lignende arbejdspladser. Projektgruppen mente ikke, at der skulle afvikles flere besøg end nødvendigt. Arbejdsmiljøfolkene påpegede dog, at så længe arbejdsmiljøloven ikke overholdes, vil auditbesøg være et af de nødvendige redskaber, som kommunen vælger at anvende for at nedbringe antallet af påbud fra AT. Konklusioner Projektgruppen vil gerne opfordre til følgende i forbindelse med audit: Der skal være en fornuftig balance mellem konsulent- og kontrollørtilgangen ved auditbesøg De hidtidige resultater af auditarbejdet ønskes gjort mere synlige især med henblik på at lære af andres erfaringer; i årsrapporten fremhæves hvilke væsentlige områder, der har været i fokus i det forgangne år. Side 4 af 5 sider

5 MED-organisationen Poul Erik Kristensen nævnte, at Center for Personale og HR Udvikling vil udarbejde en udgave af MED-aftalen, som tager udgangspunkt i virksomhederne. Den skal ikke fylde mere end 4 sider, herunder årshjulet. Den kan ligge på virksomhedsindgangen på intranettet. Det var på tidligere møde i projektgruppen blevet drøftet, hvorvidt niveauerne for MEDarbejdet kunne forenkles. Poul Erik nævnte, at systemet afspejler ledelsesstrukturen, og Dorthe Jensen redegjorde for, at den tidligere aftale var blevet evalueret i en række fokusgrupper, og på baggrund af disses anbefalinger havde forhandlingsudvalget, bestående af direktionen og repræsentanter fra de faglige organisationer, besluttet den nye struktur. Denne skal i øvrigt evalueres efter et år, så det er snart. Konklusion Projektgruppen kommer ikke med samlede anbefalinger om MED-strukturen. Det må komme fra de enkelte forvaltninger. 4. Skriftlige opsamlinger fra workshop er fra virksomhedsforum - vi mangler fra vores egne workshop er om selvforvaltning, central/decentral opgaveløsning, større frihedsgrader til virksomhederne - derudover må I lige vurdere, om der skal samles mere op end de tre pointer fra de øvrige workshop er Status på opsamlinger fra projektgruppens egne workshop er: Styringsmodellen (Bo/Bettina) opsamling foreligger Større frihedsgrader (Nanna/Niels) opsamling foreligger Brugerpanel og implementering (Peter/Dorte) opsamling foreligger Selvforvaltning (Carina/Anne-Louise) Anne-Louise har lovet opsamling Central/decentral opgaveløsning (Johnni/Sonja) Sonja vurderer, at workshoppen er dækket af de tre pointer Status på workshop er afholdt af andre: Indkøb (Jens Ilnov) opsamling foreligger IT (Bo Guntofte) opsamling foreligger Personalepolitik (Poul Erik Kristensen) Dorte vurderer, at den er dækket af de tre pointer Selvforvaltning (Steen Andersen) Carina vurderer, at den vil blive dækket ind af opsamlingen fra Carina/Anne-Louises workshop Kommunikation (Line Trap Mogensen) Bettina vurderer, at den er dækket af de tre pointer Økonomi (Camilla Hovmand) Nanna/Johnni vurderer, at den er dækket af de tre pointer er det rigtigt? 5. Eventuelt Dorte foreslog, at bruge de ekstra møder i projektgruppen på at drøfte de konkrete handlingsforslag under de forskellige temaer i rapporten, så vi tager et tema på hvert møde. Selvfølgelig skal der også være en overordnet drøftelse af selve sammenhængen i hele rapporten, men det er de konkrete forenklingsforslag, vi skal have gennemarbejdet lidt mere. Der var tilslutning til dette. Side 5 af 5 sider