Tilsyn Centerets navn: Handicapcenter Nordøstfyn, Region Syddanmark

Transkript

1 J.nr. 10/18897 Sagsbehandler: Hege Margrethe Grunnet Dato: 7. maj 2013 Tilsyn 2013 Centerets navn: Handicapcenter Nordøstfyn, Region Syddanmark Adresse (administrationen): Skaboeshusevej 110, 5800 Nyborg Afdeling: Skovhuse 1A og hus Tilbuddets hjemmeside: Anmeldt tilsyn foretaget den: 7. maj 2013 Tilsynsførende: Socialfaglig konsulent, Martin Rasmussen og specialkonsulent Hege Margrethe Grunnet. Kort beskrivelse af tilbuddet / institutionen: Målgruppe antal pladser tilbuddets indhold evt. særlig forhold: Handicapcenter Nordøstfyn, Region Syddanmark blev etableret den 1. januar 2013, ved en sammenlægning af følgende regionale tilbud: Engbo, Bognæs, Påfuglen og del af Skovhuse (afd. 1A og hus 15-16). Det anmeldte tilsyn omhandler Skovhuse afd. 1A og hus Skovhuse er ved at bygge nye fysiske rammer, og beboerne i hus bor derfor i midlertidige mere rummelige fysiske rammer, på samme matrikel, som de tidligere fysiske rammer ligger. Skovhuse er et botilbud for voksne med betydeligt og varigt nedsat fysisk og psykisk funktionsevne. Tilbuddets målgruppe er mennesker med alle typer af fysiske og psykiske handicaps og vanskeligheder, som eks.: Mennesker med svære kommunikationshandicaps. Mennesker med epilepsi, psykiatriske lidelser og syndromer. Mennesker med autisme, spasticitet og lammelser. Mennesker med adfærdsvanskeligheder såsom udadrettede og selvskadende mønstre. Botilbuddet er omfattet af Servicelovens 108 for voksne med betydeligt og varigt nedsat funktionsevne. Tilsynets samlede vurdering Side 1 á 24

2 Baggrunden for tilsynets samlede vurdering er forskellige former for datamateriale (interview, dokumentgennemgang, observation o.l.), hvilket er beskrevet i rapporten under pkt Hvert punkt omhandler et tema, som svarer til de følgende 7 temaer: 1. Kvalitetssikring og udvikling. Tilsynets vurdering af arbejdet med tilsynets tidligere anbefalinger: Tilsynet vurderer, at der er handlet tilfredsstillende på tilsynets tidligere anbefalinger. 2. Målgruppe og beboersammensætning. Tilsynets vurdering af tilbuddets indhold i forhold til målgruppe og aktuel beboersammensætning: Det er tilsynets vurdering, at Skovhuse har et relevant tilbud i forhold til målgruppen. Tilsynet bemærker, at ledelsen er opmærksom på ændringen hos enkelte beboere, der har tiltagende behov for sundhedsfaglig støtte, hvilket har medført øget fokus på udredning og opfølgning i behandlingen. 3. Pædagogisk praksis, brugerindflydelse og sundhedsmæssige forhold. Tilsynets vurdering af den pædagogiske praksis, tilfredshed og trivsel m.v.: Tilsynet bemærker, at det pædagogiske koncept er under udvikling. Skovhuse deltager ikke længere i Plan 98-samarbejdet, og der er planlagt undervisning i KRAP (Kognitiv, ressourcefokuseret og anerkendende pædagogik). Det er tilsynets vurdering, at der er sammenhæng imellem de planlagte ændringer af det pædagogiske koncept og beboergruppens behov. Med udgangspunkt i medarbejdernes udtalelser vedrørende forskellig anvendelse af Bosted Systemet til mål/delmål, og uklarheder vedrørende dokumentation, har tilsynet fremsat en anbefaling om målrettet fokus herpå. Tilsynet har opfordret til forebyggelse af magtanvendelser, gennem målrettet pædagogisk arbejde med de beboere, der har udfordringer i forhold til sundhedsfaglige ydelser. Med udgangspunkt i interview med pårørenderådets formand, vurderer tilsynet, at der er tilfredshed med den støtte beboerne modtager. 4. Personale og arbejdsmiljø. Tilsynets vurdering af personalenormeringen, personalets disponering, kvalifikationer og arbejdsforhold i forhold til at matche de pædagogiske mål: Tilsynet bemærker, at både ledelsen og medarbejderne fortalte, om en overordnet god personalesammensætning. Yderligere bemærker tilsynet, at ledelsen har planer om fremadrettet fokus på personalesammensætningen, og evt. yderligere behov for medarbejdere, der kan løfte opgaver af mere sundhedsfaglig karakter, hvilket til en vis grad svarer til medarbejdernes vurdering. Medarbejderne gav dog udtryk for, at der også er behov for flere pædagoger, hvis man vil den pædagogiske udvikling. På baggrund af disse udtalelser, opfordrer tilsynet til, at man ved det fremadrettede fokus på personalesammensætningen sikrer en forventningsafstemning imellem ledelsen og medarbejderne, og hvilket serviceniveau man skal levere. Tilsynet bemærker, at der ifølge medarbejderne, er et velfungerende fysisk arbejdsmiljø på Skovhuse. Der blev fortalt om udfordringer i det psykiske arbejdsmiljø, og kontinuiteten i den pædagogiske støtte, der omhandler måden man anvender vikarer, og hvordan man får dækket ledige vagter. Tilsynet har fremsat en anbefaling herom. Side 2 á 24

3 5. Fysiske rammer. Tilsynets vurdering af de fysiske rammers egnethed og om standarden er tilfredsstillende: Med udgangspunkt i den pårørendes, medarbejdernes og ledelsens udtalelser vurderer tilsynet, at de midlertidige fysiske rammer fungerer for beboergruppen indtil de nye fysiske rammer bliver bygget. Tilsynet bemærker, at der ikke er afholdt brandøvelse siden maj 2011, og også i forbindelse med, at de nu benytter midlertidige fysiske rammer, har tilsynet fremsat en anbefaling om afholdelse af brandøvelse. 6. Organisation, drift og forretningsgange. Tilsynets vurdering af de organisatoriske og driftsmæssige forhold, herunder evt. budgetproblemer og problemstillinger vedr. ledelse og organisering: Tilsynet vurderer, at Skovhuse er et organisatorisk og driftmæssigt veldrevet tilbud. Tilsynet har fremsat en anbefaling vedrørende anvendelse af socialområdets ledelsesgrundlag. Anbefalinger til kvalitetssikring og -udvikling: Til videre kvalitetssikring og udvikling anbefaler tilsynet: - At det målrettede fokus på mål/delmål og hensigtsmæssigt dokumentationsarbejde styrkes (jf. pkt. 3.). - At man finder løsninger i forhold til anvendelse af vikarer (og ledige vagter), der bedst muligt sikrer kontinuitet i støtten til beboerne, og sænker belastningen for medarbejderne (jf. pkt. 4.3.). - At der afholdes en brandøvelse (jf. pkt. 5.). - At man anvender socialområdets ledelsesgrundlag (jf. pkt. 6.2.). Eventuelle bemærkninger, som ikke er indarbejdet: Fra centerlederen: Ingen. Fra driftsdirektøren: Ingen. Fremsendelsesbemærkning til driftsdirektøren: Rapporten fremsendes hermed til videre behandling, idet der herunder henvises til overstående anbefaling. Den 20. december 2013, ABJ. Eventuelle prioriteringer ved tilsynet: Side 3 á 24

4 Evt. særlige fokuspunkter: Ingen. Evt. særlig prioritering ved tilsynets gennemførelse: Ingen. Deltagere der blev interviewet ved tilsynet: Ledelsen: Centerlederen, vicecenterlederen, Afdelingsleder for afd. 1A og afdelingsleder for hus Beboere/brugere: En beboer fra afd. 1A blev interviewet. Ingen beboere fra hus blev interviewet, idet disse borgere ikke har et verbalt sprog. Medarbejdere: Fra Hus 1A: - Social og sundhedsassistent. - Omsorgsassistent. - Omsorgsmedhjælper og AMIR - Omsorgsmedhjælper og TR. Fra Hus 15-16: - Pædagog og TR. - Omsorgsmedhjælper og AMIR - Pædagog. Medarbejdergruppen var udvalgt således, at senest ansatte medarbejder og medarbejder med længst anciennitet var repræsenteret. Pårørende: Pårørende til en beboer, og Formand for pårørenderådet. 1. Kvalitetssikring og udvikling Hvorledes er anbefalingerne fra seneste tilsynsrapport for henholdsvis anmeldt og uanmeldt tilsynsbesøg fulgt op? Tidligere anbefalinger: Anbefalinger fra tilpasset tilsyn foretaget den 29. oktober 2012, og opfølgning (tilsynet omfattede også Engbo): - At den lovpligtige indberetning af utilsigtede hændelse på medicinområdet til DPSD implementeres straks. Opfølgning: Er gennemført. Der er dog udfordring i forhold til digital signatur, hvilket gør at der fortsat registreres efter det gamle system i Bosted. Side 4 á 24

5 - At der straks tages initiativ til at forebygge, at medarbejderne glemmer at give medicin. Opfølgning: Der er iværksat initiativer bl.a. er der er indført en husk seddel, og at en fast medarbejder tjekker i Bosted Systemet, at medicin er blevet givet. I Engbo (en anden enhed i samme center) er man ved at afprøve, at registrering af medicingivning foregår på en lille bærbar computer, der kan bringes med rundt i huset. Hvis dette viser sig at give gode resultater, vil ledelsen udbrede denne praksis i centeret. - At der straks iværksættes en målrettet indsats for at sikre læring af de utilsigtede hændelser, der kan forebygge, at de samme hændelser gentages flere gange over tid. Opfølgning: Der er ifølge ledelsen igangsat en proces, der skal forebygge gentagelser.. - At der indføres (suppleres med) en systematisk registrering af de utilsigtede hændelser, der kan øge muligheden for at identificere mønstre i de utilsigtede hændelser. Opfølgning: Dette er gennemført. Anbefalinger fra uanmeldt tilsyn den 8. maj 2012, og opfølgning: At der udarbejdes en tidsplan for udarbejdelsen af brugerpolitikken. Opfølgning: Dette er blevet udsat, idet der har været fokus på etablering af centeret. De borgere, som man ville have inddraget i udarbejdelsen overgik til et andet center. Der er udarbejdet en plan om udarbejdelse af pårørendepolitik og en brugerpolitik. Politikken vil komme op i pårørenderådet efter sommerferien. Tilsynet fremsætter ikke anbefalingen på ny, idet der er plan for det videre arbejde med denne. At medarbejderne undervises i konflikthåndtering. Opfølgning: Ifølge centerlederen er der undervist i konflikthåndtering i den del af Skovhuse, som nu er i et andet center. Hus er flyttet til nye fysiske rammer på samme matrikel (Engbos lokaler hus 7-9), hvor der er mere plads, og hvor man har kunnet sammensætte beboerne på en mere hensigtsmæssig måde. Dette har ifølge ledelsen halveret antallet af voldsepisoder. At der iværksættes en målrettet indsats for ændring af kulturen på tilbuddet. Opfølgning: For at bygge op en kultur, der understøtter arbejde i Skovhuse er der i 1A lavet tydeligere funktionsbeskrivelser, herunder hvad det indebærer at være medarbejder A, B og C, og hvilke opgaver man således har i løbet af dagen. Medarbejdernes opgaver er derved blevet organiseret tydeligere, og det er ikke op til hver enkelt at skulle prioritere i opgaver. Ledelsen forventer også, at flytningen til nye fysiske rammer (næste år) vil medføre gode muligheder for kulturændringer i den resterende del af Skovhuse. 2. Beboersammensætning Side 5 á 24

6 Aktuel beboer/bruger/elevsammensætning ændringer heri siden sidste tilsyn: I hus 1A og hus er der ikke sket en udskiftning i beboergruppen siden sidste tilsyn. Beboernes alderssammensætning spænder fra år. Der ses ændringer hos enkelte beboere af sundhedsfaglig karakter, der også påvirker de enkelte beboeres adfærd og pædagogiske muligheder. Ledelsen fortalte om fokus på udredning og opfølgning i behandling. Særforanstaltninger: Der er registreret 6 særforanstaltninger på Skovhuse (LIS). Enkeltmandsprojekter: Ingen (LIS). Andet: Intet 3. Pædagogisk praksis, brugerindflydelse og sundhedsmæssige forhold Pædagogisk koncept og metode: I servicedeklarationen for Skovhuse beskrives det anvendte pædagogiske koncept og metode, som følgende: I Skovhuse arbejder vi ud fra systematisk tilgang, ud fra en overordnet pædagogisk ramme, der udmøntes i en individuel tilgang til borgerne, hvor udviklingshjælpen gives specifikt til den enkelte med en præcis indgangsvinkel, der tager udgangspunkt i borgerens individuelle plan. Målrettede indsatser organiseres og kvalificeres i en projektramme med brug af blandt andet video, zigzag skemaer og registreringer. Medarbejderne fortalte, at de arbejder med systematik i pædagogikken, hvor de anvender principperne fra Plan 98, herunder projektblad, zigzag-skema (Plan 98 er et samarbejde mellem specialbørnehaver og bo- og arbejdssteder for børn og voksne med varig nedsat fysisk og psykisk funktionsevne). Skovhuse har meldt sig ud af samarbejdet, der er en del af Plan 98. Medarbejderne gav udtryk for at være glade for at arbejde med de redskaber og metoder de har fra Plan 98. Flere af medarbejderne tilkendegav dog, at flere af beboerne er så dårligt fungerende, at de måske vil være bedre tjent med en neuropædagogisk tilgang. Det var medarbejdernes indtryk, at man i forlængelse af centerdannelsen vil revidere det pædagogiske koncept, herunder lade sig inspirere af centerets øvrige afdelinger. Ledelsen bekræftede medarbejdernes indtryk, se pkt. Evt. udviklingsaktiviteter og projekter i det pædagogiske arbejde. Hvordan omsættes pædagogiske mål og værdier i hverdagen: Skovhuse har følgende værdier: At borgeren altid støttes i at bruge de ressourcer vedkommende har. Side 6 á 24

7 Selvstændighed og delagtighed i eget liv er en central livskvalitet. At udvikle/vedligeholde sine ressourcer er en central livskvalitet. At det er vigtigt at gøre en forskel og opleve sig nødvendig og kompetent i eget og eventuelt andres liv. At vi skal hjælpe borgeren til et liv ud fra dennes individuelle forudsætninger. Vi skal skabe rammer, hvor sociale fællesskaber bliver et tilvalg ikke et tvunget vilkår. Medarbejderne gav klart udtryk for, at de formulerede værdier efterleves i den praktiske hverdag. I denne forbindelse fortalte medarbejderne om flere eksempler på, hvordan den enkelte beboer dagligt deltager i hverdagslivets gøremål og træffer valg, hvilket tilrettelægges ud fra hensynet til den enkeltes beboers ressourcer. Medarbejderne fortalte ligeledes om resultater de har opnået, f.eks. for beboere der nu selv kan forsyne sig af maden i køleskabet o.l. Anvendelse af individuelle planer / elevplaner i praksis: Tilsynet har læst to beboeres individuelle planer. Tilsynet vurderer, at de individuelle planer indeholder udførlige beskrivelser, og der er en tydelig sammenhæng imellem beskrivelserne og de formulerede indsatsområder. Tilsynet bemærker også, at beskrivelserne indeholder oplysninger om beboernes muligheder for, og måder til at udtrykke egne holdninger, samt hvad medarbejderne skal være opmærksomme på for at i størst mulig grad at tilrettelægge støtten baseret på den enkeltes ret til selvbestemmelse. - Foreligger der kommunale handleplaner ( 141) for alle beboerne? Ifølge ledelsen foreligger der kun enkelte kommunale handleplaner. I invitationen, som sendes til kommunerne inden handleplansmøder, opfordres der til udarbejdelse af en 141 handleplan, og der tilbydes hjælp til udarbejdelse. Der er dog ikke ret mange, som har ønsket dette. - Hvordan kan man se, at brugernes individuelle plan hænger sammen med de kommunale handleplaner? De kommunale handleplaner, som foreligger, er ifølge ledelsen, udarbejdet med udgangspunkt i den individuelle plan. Ledelsen fortalte, at een kommune fremadrettet vil benytte voksenudredningsmetoden. - Hvordan følges der op på brugernes individuelle plan (dokumentation af indsats, beboerens fremskridt/ikke fremskridt, statusrapporter m.m). Medarbejderne fortalte generelt, at de arbejder med beboernes mål og delmål i hverdagen, men der er forskellig praksis i afdelingerne vedrørende opfølgning, drøftelser og justeringer af beboernes individuelle planer. I en af afdelingerne drøfter man beboernes individuelle planer løbende på personalemøder og ved handleplansmøder, hvorimod andre fortalte, at de tager den individuelle plan frem ca. 3. måneder inden handleplansmødet, for så at vurdere indsatsen og komme med forslag til justeringer af indsatsen. Medarbejderne fortalte, at ikke alle individuelle planer er skrevet ind i Bosted Systemet, og arbejdet med de individuelle planer ikke har fået det sædvanlige fokus det sidste halve år, fordi man har fokuseret på en god flytning af beboerne. Ifølge medarbejderne, arbejdes der nu på en mere optimal brug af Bosted Systemet, hvor alle mål og delmål skal være skrevet ind, samt hvornår man skal arbejde med det enkelte mål/delmål. Side 7 á 24

8 Den pårørende fortalte om en oplevelse af, at der igennem de seneste år er kommet fokus på udvikling, der tager udgangspunkt i den enkelte beboer. Evt. udviklingsaktiviteter og projekter i det pædagogiske arbejde: Ledelsen fortalte, at der er planlagt undervisning i KRAP og basal stimulation for medarbejderne, hvilket er metoder som anvendes i andre afdelinger (udviklingsaktivitet for hele centeret). Det er også besluttet, at der skal foreligge en beskrivelse af dagsstruktur for alle beboerne, idet beboerne trives godt med struktur i hverdagen (genkendelighed), hvilket også vil benyttes i forhold til dokumentation af indsatsen ovenfor kommunerne. Dagstrukturerne udarbejdes med udgangspunkt i beboernes individuelle behov. Der er fokus på, at dagstrukturerne også skal indeholde valgmuligheder for beboere, som kan håndtere dette, og på et niveau så beboerne kan håndtere det. Anvendelse af Bosted Systemet: Det er muligt for de pårørende at få læseadgang til dagbogsnotater i personalets elektroniske dagbogssystem (Bosted System). Den pårørende fortalte, at hun benytter læseadgangen i Bosted Systemet. Medarbejderne fortalte, at det der deres indtryk, at de pårørende er glade for, og benytter, muligheden for læseadgangen i Bosted Systemet. Ifølge medarbejderne, er der ikke klarhed over, hvordan man skriver i Bosted, bl.a. hvor meget man skal skrive og hvor ofte. Medarbejderne gav udtryk for, at de ønsker en politik for det skriftlige dokumentationsarbejde. Med henblik på, at styrke det iværksatte arbejde med mere optimal brug af Bosted Systemet (jf. Hvordan følges der op på brugernes individuelle plan (dokumentation i af indsats, elevens fremskridt/ikke fremskridt, statusrapporter m.m)) og medarbejdernes ønske om større klarhed om hvordan og hvornår man skal dokumentere, anbefaler tilsynet, at det målrettede fokus på mål/delmål og hensigtsmæssigt dokumentationsarbejde styrkes Magtanvendelse og vold Hvordan introduceres der til reglerne om magtanvendelse? Skovhuse har en beskrivelse af opfølgning efter magtanvendelse fra januar Ifølge ledelsen, er den lokale beskrivelse for opfølgning på magtanvendelse skrevet ind i de retningsgivende dokumenter for magtanvendelse (jf. Den danske Kvalitetsmodel). Aktuelt er man ved at gennemføre audit på standarden for magtanvendelse. - Indgår introduktion til magtanvendelsesreglerne som fast procedure ved nyansættelser? Ja. - Skal medarbejderne signere efter introduktion? Medarbejderne fortalte, at de skal signere for, at de har fået magtanvendelsesreglerne udleveret. Side 8 á 24

9 - Giver medarbejderne under interviewet udtryk for, at de kender reglerne om magtanvendelse? Ja. Antal og arten af magtanvendelser siden sidste tilsyn: I perioden kvartal 2012 er der indberettet 9 magtanvendelser, hvoraf 1 er vurderet til at være ikke tilladt/akut fastholdelse. Der er også en ansøgning om beskyttelsesmidler/personlig alarm. I 4. kvartal 2012 og 1. kvartal 2013 har der været to magtanvendelser i forbindelse med tandlægebesøg. Der har været flere magtanvendelser i forbindelse med medicinering af en beboer. Dette beror, ifølge ledelsen, på at lægen havde sagt, at en beboers medicin var livsvigtig og skulle gives evt. med tvang. Efterfølgende har lægen sagt, at dette ikke skal gives med tvang og man har forsøgt andre måder at få givet beboeren medicin uden brug af magt. Hvordan er magtanvendelserne fulgt op? Magtanvendelserne drøftes på teammøderne, hvor man har fokus på at finde andre handlemåder, som kan hindre at man benytter magt f.eks. personaleskift, motivationsarbejde o.l. Ledelsen fortalte, at magtanvendelserne primært sker i forbindelse med sundhedsfaglige ydelser. Ifølge ledelsen så er der iværksat forebyggende arbejde, hvor bl.a. en beboer har et mål vedr. tandbørstning, som skal forebygge tandsten og behovet for narkose for at få tandstensbehandling. Medarbejderne gav udtryk for, at magtanvendelse kan være svært at undgå for enkelte af beboerne i forbindelse med f.eks. tandlægebesøg. Tilsynet opfordrer til, at der kommer et generelt fokus på målrettet pædagogisk arbejde for at gøre alle beboerne, der har udfordringer i forhold til sundhedsfaglige ydelser, trygge ved sundhedsfaglige undersøgelser. Vold beboerne imellem: 2012 Episoder i alt Trusler om overgreb/vold Fysisk overgreb/vold 1. kvartal 21 Er ikke opgjort hvordan episoderne er fordelt Seksuelle overgreb/seksuel chikane 2. kvartal kvartal kvartal Både ledelsen og medarbejderne gav udtryk for, at flytningen af beboerne i hus har givet langt bedre muligheder for skærmning af udsatte beboere, og der er en oplevelse af, at der er ved at være færre voldsepisoder. Medarbejderne kender godt til proceduren for registrering af vold beboerne imellem, og vold Side 9 á 24

10 imod personalet. Andet (Evt. politianmeldelser): Siden uanmeldt tilsyn i maj 2012 er en beboer blevet anmeldt efter at have blottet sig overfor børn (ledelsen har anmeldt hændelsen til politiet efter samtale med socialområdets jurist). Politiet har frafaldet sigtelsen Beboer/bruger/elevindflydelse og trivsel Hvordan arbejdes der med Regionens brugerpolitik, herunder dato for tilbuddets brugerpolitik (kun voksentilbuddene)? (Region Syddanmarks brugerpolitik kan læses på følgende hjemmeside: ). Se opfølgning på tidligere anbefalinger, hvor det fremgår at brugerpolitik er under udarbejdelse. Kender beboerne tilbuddets brugerpolitik (voksentilbuddene)? Ikke relevant jf. ovenfor. Hvorledes sikres med- og selvbestemmelse? Medarbejderne fortalte, at de har fokus på, at give beboerne valgmuligheder, som de kan mestre, og som sikrer den enkelte beboers selvbestemmelse, ved at tage udgangspunkt i hvad beboeren udtrykker. Medarbejderne drøfter den enkelte beboers mulighed for at håndtere valg, hvordan beboerens vilje kommer til udtryk, og hvad der skal arbejdes videre med, både ved fælles refleksion i medarbejdergruppen og ved brug af film fra konkrete situationer. Beboernes oplevelse af muligheden for selv- og medbestemmelse: Tilsynet talte med en beboer i dennes egen lejlighed. Beboeren var ved at spise frokost, og der var svært at føre en samtale, der gav et fyldestgørende billede af beboerens oplevelse af mulighed for selv og med-bestemmelse. Tilsynet bemærkede, at beboerens lejlighed var individuelt indrettet. Ledelsen fortalte, at ugen efter tilsynsbesøget, skal 3 beboere på en uges ferie til Tyrkiet, hvilket er noget, de selv har ønsket. Trivsel og tilfredshed med tilbuddet? Beboerne: Beboeren, som deltog i tilsynet, fortalte om hvor hun har et dagtilbud, at hendes hjemmedag planlægges om morgenen (havde hjemmedag på tilsynsdagen) og at hun Side 10 á 24

11 bestemmer enkelte ting selv. Beboeren var optaget af, at hendes rollator ikke fungerede den aktuelle dag, hvilket ville blive efterset i løbet af dagen. Pårørende: Den pårørende er godt nok tilfreds, og der ses en forbedring af tilbuddet igennem de senere år. Den pårørende oplever, at der er blevet mere fokus på, at beboeren er i centrum, og beboeren virker mere tilfreds. Den pårørende ytrede ønske om flere nyhedsbreve, hvilket efterfølgende blev drøftet med ledelsen. Ledelsen fortalte, at de har sendt 4 nyhedsbreve ud siden før nytår, men det har ikke den samme form som tidligere Sundhedsmæssige forhold Hygiejne og rengøring: - Hvem står for rengøringen af tilbuddets fælleslokaler? Eksternt firma står for rengøring af fælleslokaler og beboernes lejligheder. - Tilsynets observation vedrørende rengøring og hygiejniske forhold: Rent og ryddeligt alle steder. Medicin/sundhedsfaglige opgaver: (Retningslinjer for medicinhåndtering i Region Syddanmark Socialområdet, kan læses på følgende hjemmeside: Yderligere information om standardprogrammet, Den Danske Kvalitetsmodel på socialområdet, herunder de retningsgivende dokumenter, kan læses på følgende hjemmeside: Tilsynet foretog en stikprøvekontrol af medicinopbevaring, hvilket viste, at medicin opbevares i aflåst skab i separate kasser med den enkelte beboers navn og cpr.nr. - Kender medarbejderne de retningsgivende dokumenter for medicinhåndtering (DDKM)? Ja. - Kender medarbejderne de retningsgivende dokumenter for utilsigtede hændelser (DDKM)? Ja. - Antal utilsigtede hændelser i perioden 1. november maj 2013, og de utilsigtede hændelsers karakter: Hus 1A: 27 utilsigtede hændelser i alt, hvoraf 14 episoder omhandler borgere, der ikke vil indtage sin medicin. De øvrige utilsigtede hændelser er fordelt som følger: glemt at give medicin/medicin givet til forkert beboer (7), forkert doseret/fejl på medicinskema (1) og medicin givet på for sent tidspunkt (5). Hus 15: 4 utilsigtede hændelser i alt, hvoraf 2 episoder omhandler, at medicinen blev givet for sent, idet beboeren var i narkose da medicinen skulle gives. De to øvrige utilsigtede hændelser omhandler medicin, der er blevet glemt af hhv. en vikar og pårørende (i forbindelse med hjemmebesøg). Hus 16: 2 utilsigtede hændelser i alt, hvoraf den ene er en tablet, som blev fundet på gulvet og den anden omhandler en beboer, som selv tog en opløst tablet ud af munden. Ledelsen fortalte, at der er fokus på de beboere, der ikke vil tage deres medicin, og om man kan finde pædagogiske løsninger, der kan forebygge dette. - Praksis i forhold til dokumentation og indberetning af utilsigtede hændelser (Lokalt og Side 11 á 24

12 DPSD): Utilsigtede hændelser indberettes via Dansk Patient Sikkerhedsdatabase, og registreres i Bosted Systemet. Både afdelingslederen og sygeplejersken orienteres når der registreres en utilsigtet hændelse. - Procedure for opfølgning af brugerne efter en utilsigtet hændelse: Får en ansat mistanke om eller opdager, at en borger har fået forkert medicin eller man har glemt at give borgeren medicin, har vedkommende pligt til at gøre opmærksom herpå. Egen læge eller vagtlæge kontaktes straks og herefter informeres sygeplejersken. - Oplæring og introduktion til medicinhåndteringsopgaver for vikarer og nyansatte medarbejdere: Sygeplejersken står for introduktion til medicinhåndteringsopgaven for nye medarbejdere. Det fremgik tydelig, at dette er fast procedure, inden man som nyansat deltager i medicinhåndteringsopgaven. Evt. kostpolitik: Skovhuse har en kostpolitik fra januar Samarbejde med forældre / pårørende Hvordan arbejdes der med Regionens pårørendepolitik, herunder dato for tilbuddets / institutionens pårørendepolitik? (Region Syddanmarks pårørendepolitik kan læses på følgende hjemmeside: ). Den tidligere forstander fratrådte i juni 2012, og den nuværende centerleder trådte til som konstitueret forstander i august Tiden herefter er gået med til etablering af centeret, og der er derfor endnu ikke udarbejdet en pårørendepolitik. Ledelsen fortalte, at der foreligger en plan om udarbejdelse af en pårørendepolitik, se pkt. 1. Skolebestyrelse/Forældrebestyrelse / pårørenderåd: Der er i Skovhuse etableret Pårørenderåd. På møderne drøftes organisatoriske temaer som økonomi, sygefravær, pædagogisk retning osv. Skovhuses pårørenderåd består af 2 pårørende. Der er afholdt møder, hvor vicecenterlederen deltager. Der afholdes 3 årlige pårørenderådsmøder i hver af centrenes enheder, og et samlet for de forskellige pårørenderåd i centeret. Opfølgning af sager fra pårørenderåd: Formanden for pårørenderådet har en oplevelse af at føle sig inddraget i f.eks. byggeprojektet. Oplever at ledelsen er lydhør ovenfor, hvis man har noget, man gerne vil sige. Andet: Tilsynet har læst referat fra møde i pårørenderådet (afholdt d. 2. maj 2012), og har Side 12 á 24

13 ikke bemærkninger hertil Forretningsgang vedr. brugernes økonomi Børn og unge: Procedure for udbetaling af lomme- og tøjpenge: (Kendes og anvendes gældende takster for 2013: Ikke relevant. Voksne: Procedure for håndtering af beboermidler: (Kendes og anvendes Region Syddanmarks Forretningsgangsbeskrivelse vedr. administration af beboermidler, Der har, ifølge ledelsen, været to sager i 2012 hvor medarbejdere har stjålet beboermidler, samt et indbrud i et fællesskab. Tyveri af beboermidler er gennemført ved brug af mastercard, hvor pengene trækkes fra en fælles konto, som herefter belaster beboernes konti. I det ene tilfælde har en medarbejder hævet 2000 kr. fra en beboerkonto, og i det andre tilfælde har en medarbejder købt almindelige hverdagsartikler, hvilket bagefter er blevet returneret, og medarbejderen har beholdt pengene. Sidstnævnte episode har strakt sig over en længere periode, og det er fundet, at der er stjålet for kr. Sagerne er politianmeldt, og der har været retssag, som sikrede tilbagebetaling til beboerne fra pågældende medarbejders feriepenge og Skovhuses budget. Der er efterfølgende blevet indført en procedure, hvor en anden medarbejder nu skal gennemgå det, der er købt på beboernes vegne Eksterne samarbejdsforhold Samarbejdet mellem region, kommuner og andre samarbejdsparter / myndigheder: Der er samarbejde med pårørende, praktiserende læger, speciallæger, tandlæger, psykiater og neurolog. Ifølge ledelsen, er der overordnet et velfungerende samarbejde med eksterne parter. Ledelsen fortalte dog, at de kan mærke, at kommunerne er presset økonomisk. Som eksempel herpå fortalte ledelsen, at de aktuelt har sendt en ansøgning til en kommune vedrørende en særforanstaltning, som de efter flere henvendelser, ikke har fået svar på. Efter centerdannelse har centeret fået overdraget en pædagogisk konsulent og en økonomisk konsulent fra regionshuset, og er derfor selvkørende i forhold til driftsafdelingen. Ledelsen fortalte om et godt samarbejde med HR og jurist. - Pårørendes oplevelse af samarbejde omkring deres beboer: Den pårørende fortalte om en oplevelse af, at der er et godt samarbejde rundt beboerne imellem Skovhuse og eksterne parter, f.eks. i forhold til sundhedsfaglige ydelser. Den Side 13 á 24

14 pårørende fortalte også om godt samarbejde imellem medarbejderne og de pårørende ved f.eks. ledsagelse ved noget udenfor Skovhuse, hvor man kan indgå aftaler om at medarbejderne følger, eller de pårørende kan tage med beboeren. Handleplansamarbejdet: - Hvor mange kommuner samarbejdes der med? Syv af de fynske kommuner. - Modtager tilbuddet altid en kommunal handleplan vedrørende nye brugere? Nej, se pkt. 3. Anvendelse af individuelle planer / elevplaner i praksis:. - Hvor ofte holdes der møder med kommunerne vedr. handleplaner? Der udarbejdes individuel plan og afholdes møder hvert halvandet år med deltagelse af sagsbehandler. Derudover er der ved borgere med særtakst, og ved individuelt vurderet behov, halvårlige evalueringsmøder. Pårørende inddrages i udarbejdelsen af mål i den individuelle plan ligesom de inviteres til handleplans møderne. - Pårørendes oplevelse vedrørende deltagelse ved handleplansmøderne: Den pårørende læser den individuelle plan, og deltager ved handleplansmøder, hvor der bliver lyttet til det den pårørende har af evt. bemærkninger. Den pårørende fortalte, at hun møder imødekommendhed, hvis hun ønsker at drøfte forhold i den individuelle plan, også løbende Klager over tilbuddets ydelser og det pædagogiske indhold Har der været mundtlige / skriftlige klager siden sidste tilsyn, og hvordan er de evt. håndteret? Tilsynet har læst en skriftlig klage fra en pårørenede vedr. en beboer, samt referat fra møde imellem ledelsen og den pårørende, samt opsummering efter en forventningsafklaring. Det er ledelsens indtryk, at den pårørende er tilfreds med de initiativer, der efterfølgende er blevet iværksat. Side 14 á 24

15 3.8. Særlige problemstillinger F.eks. sidst godkendte undervisningsplan ved intern skole: Ikke relevant. F.eks. anvendelse af maskiner og materialer m.v. overholdelse af arbejdsmiljølov m.v. Ifølge ledelsen benyttes der ikke maskiner og materialer, som kræver en godkendelse, udover hjælpemidler, som bliver tilset med faste intervaller. 4. Personale og arbejdsmiljø Matcher antal ansatte (faktisk personaleforbrug) og personalets sammensætning de faglige mål (f.eks. vedrørende pleje, træning, beskæftigelse, fritid)? Medarbejdersammensætningen (hentes fra servicedeklaration): Administration: 1 centerleder. 1 vicecenterleder Skovhus har 2 afdelingsledere 1 økonomimedarbejder Økonomisk konsulent Pædagogisk konsulent 3 administrative medarbejdere (dækker hele centret, og de sidder på 3 matrikler.) Pædagogisk personale: 43 pædagoger 35 omsorgsmedhjælpere 3 Social og sundhedsmedarbejdere 1 sygeplejerske samt akutdækning af Nyborg kommunes hjemmesygepleje 1 fysioterapeut 1 ergoterapeut Servicepersonale indbefatter: køkkenpersonale pedel funktion/teknisk afdeling Side 15 á 24

16 gartner/ vedligehold af udenomsarealer og fællesbusser Pædagogerne har en særlig rolle i forhold til arbejde med de individuelle planer, hvilket danner udgangspunkt for det daglige arbejde. Ifølge ledelsen har det ikke ret stor betydning om det daglige arbejde udføres af pædagogerne eller omsorgsmedhjælper. Pædagogerne udarbejder bl.a. en hel del zigzagskemaer, der er handlingsanvisende for, hvordan man skal agere i forhold til den enkelte beboer, idet beboerne har forskellige reaktionsmønstre. Ledelsen fortalte også om fokus på, at der fremadrettet vil blive set på personalesammensætningen, herunder eventuelt behov for flere social og sundhedshjælpere/social og sundhedsassistenter og eventuelt minimumskrav til uddannelsesniveau. Nye medarbejdere gennemgår et fastlagt introduktionsforløb, hvor bl.a. sygeplejersken underviser vedrørende sundhedsfaglige opgaver og der undervises i forflytningsvejledning. Ledelsen fortalte, at alle medarbejderne har mulighed for at deltage i kurser, som regionen tilbyder. Ifølge medarbejderne er personalesammensætningen overordnet god i forhold til arbejdet med beboergruppen. Det fremgår dog, at der i hus 1A burde være flere social og sundhedsassistenter, fordi der er mange sundhedsfaglige opgaver. Medarbejderne gav også udtryk for, at det i hus 15 er ønskeligt, at der bliver ansat flere pædagoger, hvis man vil den pædagogiske udvikling. Ifølge medarbejderne, er der forskellige behov i de forskellige huse, hvilket burde tænkes ind i den fremadrettede planlægning af personalesammensætningen. Vikaranvendelse, omfang og procedure: Hver afdeling har deres egne faste vikarer (ca ). Medarbejderne fortalte, at de dage, hvor man er på arbejde sammen med to vikarer, er det primært mulighed for at få dagen til at forløbe, og ikke megen tid til arbejde med beboernes delmål. Medarbejderne fortalte også, at det er deres opfattelse, at der er meget fokus på at fordele timer imellem de forskellige vikarer, også når man kender til, at et fraværsforløb bliver længerevarende. Ifølge medarbejderne, så hindrer dette kontinuitet i arbejde. Punktet omtales yderligere under pkt Psykisk arbejdsmiljø 4.1. Personaleudskiftning Antal fratrådte medarbejdere siden sidste tilsynsbesøg årsagen hertil? Siden sidste tilsyn er der fratrådt 21 medarbejder, herunder også vikarer. I hus 1A er der siden sidste tilsyn stoppet 13 medarbejdere, 2 gik på pension, 2 blev opsagt grundet sygdom/private forhold, 1 var en tidsbegrænset ansættelse, de øvrige er enten ikke blevet forlænget eller har selv sagt op da der ikke var timer nok til dem i huset. Hus er der siden sidste tilsyn stoppet 8 medarbejdere, 2 pga. bedrageri, 3 tjenstlige forløb, 2 tilpasning, og 1 har selv sagt op. Ledelsen fortalte, at opsigelserne, der er knyttet til tjenstlige forløb, bedrageri og private forhold, er medarbejdere, der har været ansat igennem flere år. Side 16 á 24

17 4.2. Sygefravær Sygefraværsstatistik: (Sygefraværsstatistik for tilbuddet og de sociale tilbud leveres fra Regions Syddanmarks HR-afdeling. Tilsynet inddrager Socialøkonomis kvartalsvise oversigt, hvor sygefraværet deles i kort og - langtidssygdom) Oversigt over sygefravær på Skovhuse i perioden maj april 2013: Afdelings-niveau Barns 1. sygedag Børnerelateret fravær Sygedage, Arb.sk, 56, Nedsat tid Fravær i % Fravær i % Fravær i % Fuldtids Fravær i % I alt (timer) (timer) (timer) ansatte (timer) Skovhuse Adm 0,00% 10,97% 3,38% 5,83 14,35% Skovhuse Hus 1 0,21% 6,38% 7,76% 26,58 14,35% Skovhuse Hus ,17% 3,20% 7,45% 28,44 10,82% Skovhuse Køkken 0,19% 4,61% 7,75% 12,94 12,56% Sum 0,17% 5,21% 7,29% 73,79 12,68% I perioden maj 2012 april 2013 var det samlede sygefravær (kort og langtidssygdom, sygedage, arbejdsskade, 56 og nedsat tid) på Skovhuse 7,29 %. Det regionale fravær i samme periode var: 6,06 % Ifølge ledelsen så har man nået Skovhuses måltal for sygefraværet, som er 7,3%. Oversigten nedenfor viser Skovhuses sygefravær fordelt på kort og langtidssygdom. Tabellen viser årsresultat i 2011 og 2012, samt den kvartalsvise udvikling i 2012: Resultat opfølgning 2. opfølgning 3. opfølgning Resultat 2012 Sygefravær kort 3,8% 4,4% 3,0% 2,8% 3,1% Sygefravær lang 3,5% 4,0% 5,1% 4,9% 4,2% Sygefravær i alt 7,3% 8,4% 8,1% 7,7% 7,3% Sygefraværet er under tilbuddets måltal i 2012 Sygefraværet er op til 25% højere end tilbuddets måltal i 2012 Sygefraværet er mere end 25 % højere end tilbuddets måltal i 2012 Aktuelt antal langtidssyge: (Def. på langtidssygdom: 28 sygefraværsdage, eller flere, i løbet af et år) I perioden maj april 2013 er der registreret 15 langtidssyge medarbejdere. Aktuelt er der 1 langtidssyg medarbejder (ikke arbejdsrelateret), 1 på plejeorlov og et par medarbejdere er på barsel. Sygefraværspolitik: Skovhuse har en sygefraværspolitik fra december Tilsynet bemærker, at denne ikke indeholder beskrivelse af kontakt imellem medarbejder og leder, som er beskrevet i 1, 5, 15 ordningen (regional sygefraværspolitik). Ledelsen fortalte, at der udarbejdet en prioriteret liste over politikkerne, der skal udarbejdes på centerniveau, herunder også en sygefraværspolitik. Side 17 á 24

18 4.3. Arbejdsmiljø Fysisk arbejdsmiljø, herunder vurdering af hjælpemidler og materiel: Medarbejderne fortalte, at der på Skovhuse er stort fokus på arbejdsmiljøet, og der er pt. ikke udfordringer i det fysiske arbejdsmiljø, som ikke er taget hånd om. Der blev fortalt om nogle vend-let-senge, der har været med at forbedre det fysiske arbejdsmiljø. Psykisk arbejdsmiljø: Hus 15-16: Ifølge medarbejderne så afhænger det psykiske arbejdsmiljøet af hvilken beboergruppe man skal arbejde med den aktuelle dag. Der kan være uro i beboergrupperne, som til tider kan være psykisk belastende. Medarbejderne fortalte, at der ved sygdom, eller man ikke kan få vikar, anvendes flyvervagter (max. 3 dage i træk). Ved flyvevagt, skal en medarbejder deltage i arbejdet i to afdelinger, hvilket ifølge medarbejderne er meget belastende. Medarbejderne gav også udtryk for, at de bliver belastet, hvis de i perioder ofte bliver ringet op, og bedes om at tage ekstra vagter (f.eks. ved sygdom). Medarbejderne vil ikke så gerne sige nej til ekstra vagter, men det skal også kunne hænge sammen med deres privatliv. Medarbejderne fortalte om et lidt blandet forhold til ledelsen. I en af afdelingerne handler det, ifølge medarbejderne om, at afdelingslederen blev ansat 2 uger inden de skulle afskedige medarbejdere. Medarbejderne fortalte dog, at de har forståelse for, at det var en beslutning, der skulle træffes, og det går den rigtige vej nu. Ellers handler det om lidt blandede forhold, om medarbejdernes oplevelse af ledelsens troværdighed og opfølgning på det man aftaler, samt mulighed for hensyn til individuelle behov ved tilrettelæggelse af vagtplan. Medarbejderne ønsker, at lederne skal have større indsigt i, og forståelse for, det der foregår i det daglige arbejde. Tilsynet bemærker, at medarbejderne oplever udfordringer i forbindelse med måden man anvender vikarer, flyvevagter, og når de bliver ringet op vedrørende ledige vagter (se også pkt.4. Vikaranvendelse, omfang og procedure). Tilsynet lægger vægt på, at medarbejderne oplever belastninger, og at kontinuiteten i støtten til borgerne påvirkes. Tilsynet anbefaler, at man finder løsninger i forhold til anvendelse af vikarer (og ledige vagter), der bedst muligt sikrer kontinuitet i støtten til beboerne, og sænker belastningen for medarbejderne. Anmeldte arbejdsskader og arten af disse siden sidste tilsyn: Hus 15-16: Her oplyses, at der er anmeldt 3-4 arbejdsskader. Årsagerne menes at være fald/vrid i knæ, finger i øjet, knæk i ryggen. Hus 1A haft 2 arbejdsskader, der begge er forårsaget af beboere. Vold mod personale (omfang og type, evt. politianmeldelser): Side 18 á 24

19 Antal voldsepisoder mod medarbejderne, som er indberettet til socialområdet i perioden kvartal 2012: 2012 Episoder i alt Trusler og psykisk vold Fysisk vold Seksuel chikane 1. kvartal kvartal kvartal kvartal (En episode kan indeholde gentagelser af vold eller flere former for vold). Se pkt Vold beboerne imellem. Dato for sidste APV hvordan følges op? Sidst der blev lavet en MTU var i sept.-okt Tilsynet bemærkede, at der i besvarelsen, er medarbejdere, som har følt sig mobbet af ledelsen. Ifølge ledelsen, så er dette blevet drøftet på personalemøde, og man er kommet frem til at resultatet i besvarelsen skyldes en teknisk fejl, og er ikke et udtryk for medarbejdernes oplevelse. Arbejdstilsynsbesøg, evt. påbud: Dato for sidste besøg af Arbejdstilsynet var i november Der var ingen påbud. Politikker røg, vold, misbrug m.v.: - Har tilbuddet følgende politik (seneste rev. dato angives i parentes): Vold: Seneste voldspolitik er fra december Røg: Har en politik. Misbrug: Ledelsen fortalte, at de har en alkoholpolitik, og fortalte hvordan denne er blevet anvendt i forhold til en konkret udfordring vedr. alkohol (uddybes ikke i rapporten af hensyn til anonymitet). Ledelsen fortalte, at der udarbejdet en prioriteret liste over politikkerne, der skal udarbejdes på centerniveau Uddannelse og udvikling Kompetenceudviklingsplaner: Ifølge ledelsen, har alle medarbejderne i hus en kompetenceudviklingsplan, der udarbejdes i forbindelse med MUS (hus 15-16). Der er ikke afholdt MUS i hus 1A, idet afdelingslederen afventer et ledelsesseminar, hvor man får fokus på hvilke kompetencer, der Side 19 á 24

20 fokuseres på fremadrettet. Særlige efteruddannelsestiltag: Medio juni vil der være en strategidag, hvor centerledelsen vil drøfte pædagogisk tilgang og fremadrettet kompetencestrategi. MUS / GRUS. Form og hyppighed: MUS afholdes årlig. Supervision: Ifølge ledelsen har man tidligere haft supervisionsforløb i forbindelse med Plan 98. Der er nu planlagt to dage med Per Ankær. Yderligere supervisionsforløb vil først blive planlagt efter strategimødet (se ovenfor). Introduktionsforløb for nye medarbejdere, herunder vikarer: Der er udarbejdet en fast introduktionsprocedure/introduktionsforløb for nye medarbejdere. Hvilken baggrund har de medarbejdere, der fungerer som praktikvejledere, for at udøve praktikvejledning og hvordan følges op på kvaliteten af praktikvejledningen? Skovhuse har en praktikvejleder, der er uddannet pædagog og som har diplommodul i vejlederuddannelsen. Hvordan organiseres praktikforløbet for de studerende og med hvilket indhold, herunder dato for seneste plan over praktikforløbet? (Gældende: Lov nr. 315 af 19. april 2006 om uddannelsen til professionsbachelor som pædagog, 14-15) Vejlederen planlægger praktikforløbet sammen med den studerende, og med udgangspunkt i den studerendes mål MED arbejde Hvordan er strukturen? Det nye centers MED-udvalg er etableret, og har afholdt 2 møder. De er lagt plan om, at der vil blive holdt 4 møder pr. år. Ledelsen fortalte, at arbejdsmiljøarbejdet også er blevet organiseret i forbindelse med etableringen af MED-udvalget. Side 20 á 24

21 Hvordan vægtes arbejdsmiljø og sikkerhedsarbejdet i MED-udvalget? Tilsynet har fået tilsendt og læst referat fra 3 MED-udvalgsmøder, som alle er afholdt i 2012 (inden centerdannelsen). 5. Fysiske rammer Udendørs rammer: Fælles for boligerne er, at de er beliggende i parklignende område langs kysten nord for Nyborg med direkte adgang til skov og en badestrand ved Storebælt. Beskrivelse af fællesarealer/værelser/lejligheder: Skovhuse 1A: 16 lejligheder på hver ca. 40 m2 (almene boliger). Lejlighederne indeholder eget bad opholdstue/værelse samt et mindre tekøkken. Lejlighederne har fra stuen adgang til egen terrasse. Fra lejlighederne er der adgang til store fælles opholdsrum. Skovhuse 15/16: Består af 2 sammenhængende rækkehuse med 14 små og større værelser samt 2 mindre lejligheder. Fra lejligheder og værelser er der adgang til fællesarealer og opholdsrum. Den pårørende har en helt klar oplevelse af, at der er kommet mere ro på i afdelingen efter at de er flyttet ind i de nye (midlertidige) rammer. Den pårørende ytrede stort ønske om, at der ved nybyggeri også vil være fællesarealer, med mulighed for socialt samvær, idet der således vil være valgmulighed for beboerne Seneste bygningssyn: Dato: Bygningssyn foregår en gang om året og de var her sidst den 8. august Planlagte ombygninger: Der er for Skovhuse igangsat byggeproces omkring nye 2-rums lejligheder med køkken og bad til hver enkelt borger. Boligerne forventes at være klar til indflytning januar Boligerne vil blive bygget i nærheden af hus 1A. Dato for seneste beredskabsplan, brandsyn og brandøvelse og resultatet heraf: - Seneste godkendte beredskabsplan: Der er udarbejdet en brandvagtberedskabsplan. Det fremgår ikke af planen, hvornår denne er udarbejdet, men tilsynet bemærker, at de nye centers navn benyttes (centrene blev etableret d. 1. januar 2013). Side 21 á 24

22 - Seneste brandsyn: Seneste brandsyn var i august 2012, hvor resultatet viste godkendt med en c-fejl (omhandler enkelte orienteringsplaner, der skal være ajourført inden næste inspektion i august 2013). - Seneste brandøvelse: Lindpro gennemfører service eftersyn en gang om året, og sidste besøg var i september Den sidste registrerede brandøvelse var i maj måned I forbindelse med, at der anvendes midlertidige fysiske rammer, anbefaler tilsynet, at der afholdes en brandøvelse. Seneste levnedsmiddelkontrol: Seneste levnedsmiddelkontrol var den 5. juli, og der blev givet en elite-smiley. 6. Organisation, drift og forretningsgange Det økonomiske tilsyn, bestående af et kvartalsvis ledelsestilsyn, varetages af det sociale område. Her udtrækkes alene nøgletal fra det økonomiske tilsyn. Vedtaget budget: Vedtaget budget for Skovhuse i 2013 er kr. Belægningsforhold og takst: [Belægning år til dato, forventet belægning resten af året, evt. venteliste] Belægningsoversigt for Skovhuse i perioden 1. januar 30. april 2013, samt takstpris (Hentet fra LIS): Katalogydelse Skovhuse, almene boliger (1020) Skovhuse, botilbud, kategori 3 (1018) Skovhuse, botilbud, kategori 4 (1019) Normerede Forbrugte Takst Budgetterede Faktiske Økonomisk pladser i gnst. pladser i gnst. belægnings- belægnings- belægnings- procent procent procent % 94% 94% % 200% 200% % 83% 83% Evt. bemærkninger: Ingen Økonomi Forventet over- /underskud: Skovhuse fik i 2012 et overskud på kr, og et akkumuleret underskud på Side 22 á 24

23 kr. Fra 1. januar 2013 er der, ifølge ledelsen, tale om en samlet centerøkonomi og ikke en selvstændig økonomi for Skovhuse. På centerniveau har man en udfordring i forbindelse med at centeret er sammensat af tilbud, der alle har et underskud med, der samlet set er på 8 millioner. Der er en forventning om at man skal kunne afvikle 6-7 millioner kr. i løbet af Årsag til forventet over- /underskud? Underskuddet på de 8 millioner kroner er på centerniveau. Ledelsen har i forbindelse med høring oplyst, at i hvert fald 7 millioner kr. af underskuddet er indhentet. Seneste revisionsbesøg: - Dato: I sensommer 2012 var der et uanmeldt revisionsbesøg. - Evt. bemærkninger: Ingen. Evt. bemærkninger vedr. ledelsestilsyn: [Vedr. opfølgning på delegeret ansvar for økonomi, månedsrapport, opfølgning] Ingen Ledelse og organisation Er ansvars- og kompetencefordelingen synlig for medarbejderne? Medarbejderne gav udtryk for, at ansvars og kompetencefordelingen er synlig. Hvordan holder centerlederen sig informeret om kvaliteten af tilbuddets ydelser? Centerlederen holder faste møder med vicecenterlederen. Centerlederen holder også feedbackmøder med hver af afdelingslederne hver 6 uge. For at sikre en god sammenhæng, har man besluttet, at vicecenterlederen også skal deltage i feedbackmøderne fremadrettet. Hvorledes kommunikeres regler og retningslinier? Via personalemøder, mails, Bosted, kontaktudvalg o.l. Udviklingstendenser: I centeret er der aktuelt 4 igangværende byggeprojekter, hvilket optager en stor del af Side 23 á 24

24 centerlederens fokus pt. Vicecenterlederen har fokus på den pædagogiske udvikling, hvor man nu er ved at samle en pædagogisk værkstøjskasse og sætte denne i en struktur. Ledelsen planlægger at gennemføre en kompetencekortlægning, hvilket er udsat til efteråret. Evt. planer for organisationsudvikling / særlige projekter: Ledelsen fortalte, om et stort arbejde med at få centerets drift til at fungere godt, herunder med særligt fokus på at få implementeret alle de planlagte initiativer. Hvordan anvendes socialområdets ledelsesgrundlag i praksis på tilbuddet har det været drøftet, og hvilke dele er tillagt størst vægt? Ledelsesgrundlaget har ikke været drøftet i det nye center. Ledelsen nævnte, at det var noget man måske ville se på ved senere anledning, men det var deres opfattelse, at det ikke er et krav, at man skal anvende socialområdets ledelsesgrundlag i de nye centre. Tilsynet anbefaler, at man anvender socialområdets ledelsesgrundlag. Side 24 á 24