UNDERSØGELSE af RISK MANAGEMENT blandt danske virksomheder 2006/7

Transkript

1 UNDERSØGELSE af RISK MANAGEMENT blandt danske virksomheder 2006/7 Baggrund: Risk Management (RM) er i dag et væsentligt fundament for at kunne håndtere store og komplekse projekter - herunder at kunne estimere projekterne. Denne undersøgelse ser på udbredelse af risikostyring i danske virksomheder med fokus på Successiv Princippet. Endvidere behandles de udfordringer projektlederen møder i denne sammenhæng. Konklusion: Risk Management er i vist omfang udbredt blandt de virksomheder. Alligevel indikerer undersøgelsen, at kendskabet og brugen af Risk Management kan forbedres i de danske virksomheder. Ca. 40% af virksomhederne anvender ikke RM/Successiv Princippet En af udfordringerne er at få alle i virksomheden til at forstå betydningen af Risk Management og til at benytte det i hverdagen. Endvidere benyttes kun i ringe grad lister over projektets forudsætninger, positive muligheder og risici. Forbavsende mange virksomheder anvender: kun 1 punkts estimater små estimeringsgrupper (1-3 personer). Se mere nedenfor. Forbedring af RM: Mange danske virksomheder har derfor muligheder for at forbedre deres RM væsentligt ved at: anvende større estimeringsgrupper (5-15 personer) benytte tre punktsestimering i budgettering (Minimum, mest sandsynlig & maksimum). Dermed vil virksomheden få væsentlig flere risici identificeret og samtidigt få usikkerheden ind i budget betragtningerne. Undersøgelsen er udført af: Dato: Side 1/12

2 RM UNDERSØGELSE 2006/07 CopyPlease: Viden-Leder-Vækst Helt eller delvis uddrag må benytte frit mod angivelse af kilden VLV.dk UNDERSØGELSENS GRUNDLAG: Stk Antal udsendte mails % Antal besvarelser 65 29,8 % Antal gyldige besvarelser 56 25,7 % Antal virksomheder 48 VLV har i 2006/07 afholdt foredrag i Risk Management i DK og på Færøerne for projektledere og andre. Deltagerner er blevet inviteret til at deltage i denne RM undersøgelse. Desuden er andre kontakter inviteret til undersøgelsen. Antallet af besvarelser kan synes lavt. Dette kan tolkes som: - Undersøgelsen ikke har været interessant - Undersøgelsen manglede et incitament, feks. en række gaver ifm. lodtrækning - Undersøgelsen var interessant, men mange adspurgte havde ikke tid til at svare - At RM ikke vurderes som vigtigt - At RM ikke har en særlig stor udbredelse Modsat har der været mange 'web-hits' på VLV's artikler om RM (Fra ca /måned, sept.06 - okt. 07) Den statistiske signifikans for nedenstående resultater er uvis. Det formodes at resultaterne, som minimum er indikative. På den anden siden kan en lav besvarelsesprocent skyldes ovenstående. Fordeling af virksomheder: Private Offentlige Andet Sum 66,1 25,0 8,9 100,0 % RESULTATER FRA UNDERSØGELSEN: Ansættelsesforhold blandt deltagerne 16,0 6,0 Projektleder Projektchef 10,0 Projektdeltager Anden ledelse 68,0 Dato: Side 2/12

3 Fordeling af Projekttyper 4,8 9,7 8,1 8,1 19,4 21,0 8,1 Bygge Forandring Innovation IT Markeds Lev. Logistik Teknik 21,0 Geografisk omfang af projekterne 18% 0% 21% 61% Nationale Internationale Virtuelle Blanding I hvilken grad mener du, at RM er udbredt? 8,9 12,5 Lidt 19,6 58,9 Dato: Side 3/12

4 I hvilken grad har du kendskab til Successiv Princippet? 16,1 3,6 Lidt 55,4 25,0 I hvilken grad benytter din virksomhed RM? 19,6 5,4 Lidt 55,4 19,6 I hvilken grad bidrager RM til at forbedre projekter? 28,6 44,6 7,1 Lidt 19,6 Dato: Side 4/12

5 De vigtigste elementer i RM? Beredskabsplan mod uforudsete risici 11,3 Bidrag til porteføljestyring Diskussion af plan pga estimater 10,7 Ejerskab og motivation i projektet 1,8 6,5 47,6 Eskaleringsplan for beslutninger Estimater med Min, middel og max 4,2 5,4 Fastlæggelse af virksomhedens risikopolitik Handlingsplaner til top10 risici 9,5 3,0 Overblik over og indsigt i projektet De vigtigste udfordringer i RM? At foretage beregningerne At foretage estimeringerne 8,3 At få alle til at benytte det i hvedagen 29,8 3,6 14,3 At få alle til at forstå betydningen af RM At få ledelsen til at tage ejerskab om RM At have en åben dialog om alle projektforhold At have en åben dialog om de hårde risici 1,2 7,7 At have en åben dialog om de bløde risici 3,6 At lave tidsplaner efterfølgende 3,6 4,8 8,9 7,1 7,1 At overbevise ledelsen om betydningen af RM At sammensætte en bred analysegruppe? - ved ikke Dato: Side 5/12

6 Hvilken estimeringstype anvendes primært? 5,4 1,8 0,0 14,3 Et punkts Trepunkts Functionpoints COCOMO En lige blanding Andre 51,8 26,8 Hvilket budgettal benyttes? 12,5 30,4 Kendte udgifter +10% +10% + 1* std afv 41,1 0,0 5,4 10,7 Vurderes fra gang til gang Andet Hvor mange deltager typisk i estimeringer? 21,4 1,80,01, ,0 Dato: Side 6/12

7 Oprettes lister med Forudsætninger? 33,9 44,6 Lidt 5,4 16,1 Oprettes lister med Risici? 28,6 44,6 Lidt 7,1 19,6 Oprettes lister med Positive Muligheder? 50,0 41,1 Lidt 3,6 5,4 Dato: Side 7/12

8 Udklip fra 'Estimering i praksis' (RM3) Budgetvalg Ledelsen skal fastlægge en risikopolitik, som bl.a. beskriver hvilken økonomisk træfsikkerhed, man ønsker i projekterne. Man kan feks benytte 50 % værdien (), 50 % værdien + 10 % eller et mere robust budget med 85 % træfsikker-hed ( + 1*StdAfv.). Ved anvendelse af 85 % træfsikkerhed er der en større chance for at budgettet holder OG en større chance for, at der kan frigives kapital efterfølgende selvom det har været et uheldigt projektforløb. Dette giver en mere robust likviditet i porteføljen, men denne strategi binder samtidigt mere kapital i projektforløbet. Artikel RM2 Konklusion: Den Professionelle Tidsplan er baseret på en liste med: Forudsætninger, Risici og Positive Muligheder, Estimater samt de tilgængelige Ressourcer. Hoved pointerne med Estimaterne er: 1. Estimeringen resulterer i lister med forholdene: Forudsætninger, Risici og Positive Tiltag 2. For hver liste er der, forhold som er: endnu ukendte, generelle for alle projektopgaverne, og individuelle for den enkelte opgave 3. Grundlaget for tidsplaner er: Forudsætninger, Risici og Positive Tiltag, estimaterne samt res-sourcer 4. Estimering giver muligheder for at kunne om-rokere delleverancer i tidsplanen, evt. sammen med projektkunden 5. Projektlederens troværdig står på spil, hvis han ikke fortæller om de ukendte risici, da estimaterne vokser, når risici efterhånden afdækkes 6. Man diskuterer fortrinsvist grundlaget for tidsplanen frem for milestones Figur 1. Væsentlige pointer og graf for udvikling af estimaterne igennem projektforløbet. Dato: Side 8/12

9 Udklip fra 'Estimering i praksis' (RM3) Dato: Side 9/12

10 Dato: Side 10/12

11 Et af de væsentligste portefølje diagrammer. Dato: Side 11/12

12 KONKLUSIONER Delkonklusion - Udbredelse (side 4): Udbredelsen af RM synes ikke at være stor, herunder er kendskabet til Successiv Princippet ikke særligt udbredt. Endvidere benytter mindre end 50% af virksomhederne Risk Management. En del mener, at RM bidrager til at forbedre projekter. Delkonklusion - De vigtigste elementer (side 5): De 3 vigtigste elementer i RM er: Beredskabsplaner mod uforudsete risici, fastlæggelse af virksomhedens risikopolitik og handlingsplaner mod top10 risici. Delkonklusion - De vigtigste udfordringer (side 5): De vigtigste udfordringer i RM er: 'Uklart' (pga. manglende kendskab til RM?), 'At få alle til at benytte det i hverdagen', 'At foretage beregninger', 'At have en åben dialog om de 'hårde' risici'. Delkonklusion - Estimeringer (side 6): 50% af virksomhederne benytter 1punkts estimering. 27 % benytter 3punkts estimeringer. Sidstnævnte kan skyldes at de der har svaret finder det interessant i det hele taget at svare. Delkonklusion - Budgettal (side 6): 30% af virksomhederne benytter 'Kendte udgifter +10%' som budget. 11% bruger værdi, 43 % vurderer fra gang til gang. Ingen anvender + 1*StandardAfvigelsen (som feks. Vejdirektoratet anbefaler som et robust budget). Delkonklusion - Estimeringsgruppens størrelse (side 6): 74% af virksomhederne benytter kun 1-3 personer i estimeringsgruppen. Det er bemærkelsesværdig mange virksomheder, der benytter meget små estimeringsgrupper. Successiv Princippet siger netop, at man skal sikre sig en bredt sammensat analysegruppe på personer på store projekter. 23% anvender grupper på 4-6 personer. Delkonklusion - Lister over Forudsætninger, Risici & Positive Tiltag (side 7): Generelt, så ved 44-50% ikke om virksomheden opretter disse lister for projekter - det er tankevækkende. Specielt oprettes der ikke Positive Lister, dvs. lister over muligheder der kan forbedre projekts kvalitet, produkt kvalitet, forkorte omkostninger eller projekttid. Yderlig info: Læs baggrundsartikler om Risk Management på VLV.dk - der beskriver RM generelt og Successiv Princippet specielt. Foredrag, træning og facilitering: VLV holder dialogindlæg om Successiv Princippet (feks. for TDC) og kan tilbyde træning og facilitering ifm. estimering af store og komplekse projekter. Dato: Side 12/12