Kom godt i gang med Regnskabsdelen i Spejdernes Medlemsservice

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Kom godt i gang med Regnskabsdelen i Spejdernes Medlemsservice"

Transkript

1 Kom godt i gang med Regnskabsdelen i Spejdernes Medlemsservice Introduktion til regnskabsdelen i det fælleskorpslige medlemssystem Spejdernes Medlemsservice Spejdernes Medlemsservice I/S December 2016 Version Side 1 af 82

2 Indhold Vejledning til Regnskabsdelen... 6 Regnskabsmenuen... 6 Opstart af regnskab... 7 Konfiguration... 9 Opsætning af bankkonti... 9 Konti Oprette konti Regnskabsdimension Opsætning af en dimension Regnskabsår Opret regnskabsår Journaler Åbningsbalance Afstemning af åbningsposteringerne Bogføring Udgiftsbilag Indtægtsbilag Gruppering af indtægtsbilag Udbetalinger Indbetalinger Fakturering Faktura (salg) Betaling Faktura (køb) Kreditnota (salg) Kreditnota køb Debitorer Kreditorer Bankimport Posteringer på en konto Kontingent i Spejdernes Medlemsservice Forberedelser Oprette kontingentsatser Opsætning af kontingentsatsen Tilknytning til enhederne Standard kontingentsats Side 2 af 82

3 Massetildeling af kontingentsats Personligt kontingent Kontingent reguleret i forhold til perioden Således angives et forholdsmæssigt kontingent: Andre justeringer Ændring af kontingentsats ved oprykning Kontingentopkrævning Således angives Betaler: Kontingent opkrævning Manuel fakturering Tilbageførsel af kontingent Bogføring af kontingentposte Kort-indbetaling i Spejdernes Medlemsservice Forberedelser Indbetalinger Vejledning til betaler ved indbetaling af aktuel opkrævning fra gruppen Oprettelse af automatisk indbetaling med kreditkort dboks Hvad er dboks Åbning af bilag Samling af flere bilag i én pdf Betaling af udlæg i Spejdernes Medlemsservice Kassererens forberedelser Opsæt udlægskategorier Sådan indberettes et udlæg i Medlemsservice Udbetaling Betaling af udlægget Rådighedsbeløb Udlægsanalyse Resultat og balance Udskrivning af resultat og balance Udskrivning til Excel Lukning af regnskabsår Partner-Saldo Aldersfordelt partner-saldo Partnerregnskab Oprette budget Side 3 af 82

4 Forberedelse Oprette budget Forrige budget Forrige realiseret Budgetteret beløb Realiseret beløb Teoretisk beløb Procentdel Udskrift af budget Hjælp til regnskabsdelen hentes via den sædvanlige hjælpe for dit korps: KFUM-Spejderne De grønne pigespejdere Det Danske Spejderkorps Men tjek først denne vejledning og FAQ på Medlemsservices startside Denne udgave af vejledningen er sidst ændret Side 4 af 82

5 Til gruppekasserere, der ikke er regnskabskyndige Dette regnskabsprogram kan meget mere, end du har brug for til at føre et regnskab i en spejdergruppe. Brug de funktioner, du har brug for og glem resten, de er til brug regnskabsuddannede kasserere. Hvis der ikke er importeret data fra tidligere regnskab, er du, for at få startet regnskabet første år, nødt til at lave en åbningsbalance. I de følgende år går årsafslutningen helt automatisk. Hvis du sætter Kontingentopkrævning op efter vejledningen (og det er der lidt arbejde i en gang for alle), går resten meget enkelt, stort set automatisk. Der dannes automatisk fakturaer for kontingent, og hvis ellers forældrene betaler, skal du ikke gøre mere. Hvis du benytter bankimport-vejledningen, kan du ud fra en fil, du kan hente fra din netbank, føre regnskabet og altid være sikker på, at din bankkonto i regnskabet passer med banken. Modpostering (Også kaldet dobbeltbogholderi) Flere steder skriver vi at en post skal modposteres. Det skal den fordi enhver post skal bogføres dels på en udgifts- eller en indtægtskonto, men også på den konto hvor pengene hentes. Et eksempel: Du har en udgift på 3000 kroner som du bogfører på konto 2020 Ture og lejre som en udgift. Posten er betalt fra bankkontoen og skal derfor også posteres på bankkontoen, men i modsat kolonne: Udgiftskonto 2020 Ture og lejre Bankkonto konto 3000 Debet Kredit Debet Kredit Hvis du af en eller anden grund vælger at bogføre inden du betaler og først senere betale, kan du i stedet modpostere på en samlekonto og så debitere denne igen når du laver en udbetaling på banken: Udgiftskonto 2020 Ture og lejre Kreditor samlekonto Debet Kredit Debet Kredit Kreditor samlekonto Bankkonto konto 3000 Debet Kredit Debet Kredit Kontingent bliver således bogført som et tilgodehavende indtil det bliver betalt og du ser indbetalingen i banken Side 5 af 82

6 Vejledning til Regnskabsdelen Regnskabsdelen i Medlemsservice er et tilbud til grupperne om at få et gratis professionelt regnskabssystem, hvor det også er muligt at få hjælp. Ud over selve bogholderi delen (med automatisk årsregnskabsberegning) er der også en kontingentdel (der kan benyttes uden at man i øvrigt bogfører i Medlemsservice), udlægshåndtering og dboks (overførsel af bilag fra korpskontoret) Som du kan se på nedenstående regnskabsmenu, arbejdes der også med mere forretningsmæssige begreber som Faktura og Kreditnota, men systemet er tilpasset brugen i spejdergrupper Regnskabsmenuen Sidemenuen med regnskab vil først vises når regnskab er startet op (se afsnit om dette). Menuen indeholder følgende hovedpunkter: Bogføring * Udgiftsbilag * Indtægtsbilag * Udbetalinger * Indbetalinger * Fakturering Bank * Bankkontoudtog * Importer Kontingent * Medlemmer * Kontingentsatser dboks * Dokumenter Udlæg * Udlæg * Udlægskategorier * Udlægsanalyse Oversigter * Resultat * Balance * Journalposter * Posteringer * Partner-saldo * Aldersfordelt partner-saldo * Partnerregnskab Budgetter * Budgetter * Opret nyt budget Konfiguration * Opsætning bankkonti * Konti * Regnskabs dimension * Regnskabsår * Journaler * Betalingsbetingelser Side 6 af 82

7 Det enkelte menupunkt behandles i de efterfølgende afsnit. Opstart af regnskab Bruger gruppen ikke i forvejen Medlemsservices regnskabsmodul, skal dette aktiveres inden du får vist regnskabsmenuen. Gå ind på gruppens stamkort og find fanen Økonomi. Find knappen Opret regnskab. Du finder stamkortet ved klikke på gruppens navn på en enhedsoversigt og gruppens stamkort åbnes. Se evt. i vejledningen Kom godt i gang med Spejdernes Medlemsservice Derved åbnes en boks hvor du skal angive regnskabsåret (her kaldet Finansår), din primære Bankkonto samt evt. Regnskabsdimensioner (hvis du ønsker at kunne fordele indtægter og udgifter på bestemte enheder, se afsnit om dette senere i denne vejledning). Regnskabsdimensioner kan også tilføjes senere Slut af med klik på knappen Opret regnskab. Dermed oprettes automatisk et grundlæggende regnskab med systemets standard kontoplan. Side 7 af 82

8 I topmenuen vil du nu se topmenupunktet Regnskab Hvis I ønsker at bruge Kortbetaling (hvilket er obligatorisk hvis I vil opkræve kontingent via Medlemsservice): Gå tilbage til Økonomi fanen og sæt X i Tillad Kortbetalinger Derved får du følgende felter frem: Alle felter har drop down lister du vælger indholdet fra Gebyr-betaling Det koster et gebyr hver gang man indbetaler via kreditkort (pt. 1,37 kr for dankort). Her kan man vælge gebyrpolitikken: Modtager hele gebyret Modtager betaler laveste gebyr kunden betaler evt. forskel Modtager betaler ingen gebyrer kunden betaler alle gebyrer Kunden er i den sammenhæng kontingentbetalere eller andre der skal betale noget til gruppen. Bankkonto. Her vælges den bankkonto kortbetalinger indgår på Standard gebyr-konto angiver den konto man ønsker at gebyrer bogføres på fx konto 2050 Administration Betalingskontakt er det kontaktnavn der vil stå på faktura s, typisk kassereren. Standard indtægtskonto, Standard indtægts-dimension, Standard gebyr-dimension, standard aktiv-konto og Standard aktiv-partner behøver du ikke udfylde. Begrebet dimension er beskrevet i et senere afsnit i denne vejledning. Side 8 af 82

9 Konfiguration Inden du går i gang med at bogføre skal du have lavet nogle grundlæggende opsætninger. Dem finder du under menupunktet Regnskab - Konfiguration Opsætning af bankkonti Du har allerede ved opstarten af regnskab angivet din drifts bankkonto, men har I flere bankkonti kan du under dette punkt tilføje disse Et klik på menupunktet åbner en oversigt over de allerede oprettede konti Klik på Opret for at tilføje ny konto Vælg Bankkontotype (vælg mellem IBAN account og Normal bankkonto typisk den sidste) Udfyld Kontonummer (bankkontoens nummer i banken) Skriv bankens navn i det blanke Bank felt. Når du begynder at skrive får du en dropdown liste du kan vælge banken på. Findes banknavnet ikke i forvejen, klik da på Opret. Bankens navn kommer nu til at stå i det farvede Bank felt. Øvrige felter behøver du ikke udfylde. Ved klik på Gem oprettes kontoen og du vil nu se at feltet Konto journal er udfyldt med navnet på den netop oprettede bankkonto. Ønsker du at gemme fx et pdf dokument med en aftale med banken, kan du ved klik på knappen Vedhæftning(er) vedhæfte filer fra din harddisk Side 9 af 82

10 Klik på Opret hvis du skal tilføje flere bankkonti. Medlemsservice tildeler nye bankkonti et 6 cifret kontonummer. Du bør rette det til et nummer der passer ind i nedenstående kontoplan (Gå ind på Regnskab - Konfiguration Konti og ret nummeret) Konti Medlemsservice leverer en standard kontoplan. Det er den standard kontoplan Det Danske Spejderkorps har brugt i flere år i Blåt Medlem. Det er med andre ord en kontoplan opsat til en spejdergruppe. Kontoplanen har 4000 nummermuligheder og er oprettet således Indtægter Udgifter Aktiver Passiver Kontoplanen ser således ud: Kontonr. Navn 1000 Medlemskontingent 1010 Lokaletilskud 1011 Aktivitets-/medlemsstilskud 1012 Kursustilskud 1013 Andre offentlige tilskud 1020 Ture og lejre 1030 Arrangementer og aktiviteter 1040 Gaver/støtteforening 1050 Diverse indtægter 1060 Renter 1998 Indtægter 2000 Korpskontingent 2010 Divisionskontingent 2020 Ture og lejre 2030 Arrangementer og aktiviteter 2040 Kurser 2050 Administration 2060 Materiel 2070 Lokaleleje 2071 Prioritetsrenter 2072 Skatter, forsikringer 2073 Vedligeholdelse og rengøring 2074 Opvarmning, el, vand, affald, etc Diverse udgifter 2998 Udgifter 2999 Resultat 3000 Korsbæk Bank 3010 Giro 3020 Kasse Side 10 af 82

11 3030 Tilgodehavende kontingent 3035 Kortbetalinger 3040 Rådighedsbeløb 3050 Andre tilgodehavender 3060 Inventar og materiel 3070 Hus, hytte og grund 3080 Debitorsamlekonto 3998 Aktiver 4000 Gæld til korps og division 4010 Andre skyldige omkostninger 4020 Bankgæld 4030 Prioritetsgæld 4050 Hensættelser 4060 Formue 4080 Kreditorsamlekonto 4998 Passiver 4999 Balance De konti der er vist med fed blå skrift er ikke konti som sådan, det er sumfelter. Det betyder fx at der ikke er en konto 4998 Passiver som man skal bogføre på. Systemet beregner selv automatisk hvad der er samlede Indtægter, Udgifter, periodens Resultat, Aktiver, Passiver og Balance Og lad endelig være med at forsøge at bogføre på disse konti, så går det nemlig galt og du får ikke en retvisende resultatopgørelse Til gengæld kan du til enhver tid trække en resultatopgørelse (beskrevet senere i denne vejledning) Du får muligvis brug for selv at tilføje en eller flere konti (vær i den forbindelse opmærksom på muligheden for i stedet at arbejde med Regnskabsdimensioner fx hvis du vil synliggøre udgifterne til en bestemt enhed) Under menupunktet Konfiguration Oprette Bankkonti bør du kun oprette flere bankkonti. Oprette konti Klik på Konti i sidemenuen og du får en oversigt over eksisterende konti Klik på den røde Opret knap Du må gerne oprette indtægtskonti til fx juletræssalg eller lignende. Side 11 af 82

12 Kontokode: Tildel kontoen et nummer ud fra om det er indtægt, udgift, aktiver, passiver Kontonavn: Giv kontoen et sigende navn Overordnet: Her kan du angive hvilken sum saldoen skal tælles med i fx 1998 Indtægter Intern type: Vælg i dropdownliste. Typisk vil det være typen Almindelig Kontotype: Angiv kontotypen fx Indtægter Aktiv: Marker at kontoen skal være aktiv Tillad udligning: Bruges kun på debitorsamlekonto og kreditorsamlekonto Interne noter: Et tekstfelt hvor du kan skrive oplysninger der kan fortælle noget om kontoen. Brug eventuelt Side tasterne i øverste højre hjørne hvordan tilsvarende konti er konfigureret. til at rulle igennem alle konti og se Side 12 af 82

13 Regnskabsdimension Vil man gerne kunne se hvad fx en sommerlejr har kostet, eller hvilke udgifter der er til troppen og andre enheder, men ikke ønsker at have konti specielt for disse, kan man i stedet vælge at sætte en dimension på. En dimension er et mærkat, du kan sætte på en postering. Dimensionen skal opsættes og navngives først. Der er (mindst) to muligheder for anvendelser, og de kan blandes. En dimension kan markere et arrangement. Det kan være et enkeltstående arrangement eller et årligt tilbagevendende arrangement. Hvis du markerer dimensionen på et arrangement, kan du efter arrangementet trække et regnskab ud for arrangementet. Dimensioner kan også bruges til at opdele en konto, f.eks. efter gruppens enheder, typisk til de ugentlige møder og ture. Det betyder, at du på samme måde som ovenfor kan trække regnskaber ud for den enkelte enhed. Hvis du vil bruge begge muligheder, må du være omhyggelig med valg af konti. Du kan f.eks. bruge mulighed 1 til at opdele arrangementer og mulighed 2 til at opdele de daglige udgifter til møder og ture (der betales over kontingentet). Der kan kun sættes én dimension på en postering Regnskabet for et arrangement kan se således ud: Nederst kommer resultatet (overskud eller underskud). Der er flere kolonner end her medtaget, både regnskab for sidste år og 2 budgetter. Som det ses øverst, er det muligt at oprette et budget for arrangementet og tage det frem under Budget 1. Til præsentation fås måske bedst overblik ved at kopiere ud i et regneark og slette de overflødige linjer og kolonner. Dimensioner kan også bruges til at opdele en konto, f.eks. efter gruppens enheder, typisk til de ugentlige møder og ture. Det betyder, at du på samme måde som ovenfor kan trække regnskaber ud for den enkelte enhed. Side 13 af 82

14 Opsætning af en dimension Vælg Topmenu Regnskab -> Konfiguration -> Regnskabsdimension Vælg Opret Udfyld kun det markerede felt Konto/kontakt navn med dimensionens navn (fx Troppen ). Klik Gem. Skal der være meget avanceret kan du tilknytte en budgetpost til den enkelte dimension. Dette gøres ved at tilføje en budgetlinie ved klik på Tilføj Side 14 af 82

15 Regnskabsår Ved oprettelse af regnskabet blev der automatisk oprettet indeværende og forrige regnskabsår, begge lig med kalenderåret. Da der jo går nogle måneder fra regnskabsårets udgang til regnskabsaflæggelsen, er der behov for at kunne bogføre i såvel nyt som gammelt år Sålænge regnskabsåret er markeret som Åbent kan der bogføres i det. Ændres status til Lukket er regnskabet der stadig, men der kan ikke længere bogføres i det (uden at åbne det igen, hvad man godt kan) Status fra Åben til Lukket sker ved at klikke på knappen Luk år. Når året er lukket skifter knappen navn til Åben år Balancekonti overføres til ny regnskabs år med saldo, hvilket betyder at der hverken skal laves en afslutnings- eller en åbningsbalance. Den dannes automatisk. Opret regnskabsår Når du får behov for at åbne et nyt regnskabsår klikker du på knappen Opret regnskabsår Felterne vil være udfyldte, du skal blot tjekke at de er som ønsket og klikke på den røde Opret knap Journaler Regnskabsdelen i Medlemsservice oprettes med et antal standard journaler. Desuden oprettes der automatisk en journal for hver bankkonto du opretter. Et klik på Journaler i sidemenuen åbner en oversigt over eksisterende journaler Det vil næppe være mange der forbrug for flere journaler, men lige som de fleste andres steder i Medlemsservice er der mulighed for at oprette yderligere ved klik på den røde Opret knap Kode er det korte "navn" for journalen - Tildeles typisk et prefix ud fra journaltype (her BNK for bankkonto) og et fortløbende nummer (fx 1 for første bankkonto) Side 15 af 82

16 Forklaring på felterne nederst til højre Autobogfør: Nye posteringer oprettes med status "Bogført" i stedet for at starte som kladde (vi har ikke slået det til som standard nogen steder så se helt bort fra dette felt). Tjek dato: Afgør om man kan vælge en bogføringsdato uden for den dato, bilaget hører til (f.eks. forsikring for 2017 er faktureret 30/ ). Vi sætter typisk perioden ud fra datoen, så man slet ikke kan vælge periode (i eksemplet må man "snyde" og bogføre pr. 1/1 2017). Gruppér linjer: Hvis en faktura har flere linjer med samme konto, produkt, dimension, forfaldsdato (og moms), bliver de bogført som én postering (normalt bliver hver faktura-linje bogført som en separat postering). Side 16 af 82

17 Åbningsbalance Åbningsbalance skal kun oprettes én gang, nemlig når regnskabet startes op. Efterfølgende beregner systemet selv balancen. Det er vigtigt for at få et billede af årets regnskab at adskille indtægter/udgifter og aktiver/passiver fra hinanden. Aktiver, altså det, I ejer og har til gode, og passiver, altså det I skylder - også til jer selv (formuen), går videre fra år til år, uden at du skal foretage dig noget. Indtægter og udgifter opgøres indenfor den tidsramme regnskabsåret angiver og systemet beregner automatisk periodens resultat (overskud eller underskud). Der skal med andre ord ikke bogføres en afslutningsbalance for gammel regnskabsår og en åbningsbalance for det nye regnskabsår, det klarer systemet selv, og det giver dig mulighed for at bogføre i begge regnskabsår så længe disse er åbne. Se også vejledningens afsnit om Resultat og Balance Men hvis det allerførste regnskabsår skal se normalt ud, er det nødvendigt at bogføre åbningsbalancen i året før du starter regnskabet. Det gør du lettest ved posteringer på åbningsjournalen. Dette skal kun udføres én gang, nemlig når du laver dit allerførste regnskab i systemet I Åbningsjournalen skal felterne Standard Debit konto og Standard krediteringskonto, begge være udfyldt med 4060 Formuekonto. Resten af felterne behøver du ikke at røre. Slut af med klik på Gem Vi skal nu have posteringer på journalen. I sidemenuen vælger du Journalposter og vælger det regnskabsår du skal åbne for (altså dit allerførste regnskab) Hvis året før ikke er med i drop down listen for periode, kan du oprette året under Konfiguration -> Regnskabsår -> Opret regnskabsår som beskrevet ovenfor i denne vejledning Side 17 af 82

18 Klik på Opret og du får en boks hvor du kan indtaste data Felter: Journal skal her være Åbnings journal Periode er året før. Dvs. hvis dit første bogføringsår er 2016 skal her stå 2015 Ikrafttrædelses dato vil være i den angivne periode Navn Her skriver du navnet på posten fx Foreningskonto Henvisning behøver du ikke bruge Partner kan du bruge, hvis I skylder eller har penge til gode hos nogen, I ofte handler med. Tilgodehavende kontingent se næste side. Konto vælges fra dropdown liste. Banken vil typisk være 3000 Bank Postering udfylder systemet selv Debet: Ifølge det gode gamle italienske dobbelt bogføringssystem skal jeres aktiver (konti i 3000 serien) bogføres som debetposter Kredit: Her bogføres jeres passiver (konti i 4000 serien) Du tager posterne fra det tidligere års årsregnskab (altså det regnskab jeres generalforsamling har godkendt). De faste poster som bank, evt. kasse, husværdi og prioritetsgæld føres uden modpostering. Du Side 18 af 82

19 skal ikke overføre formuen fra det gamle regnskab. Derimod skal du, når du er færdig, kontrollere, at formuen er blevet korrekt som resultat af dine posteringer. Formuen er automatisk modposteret som et beløb i kredit (modposteringer af aktiv-konti) og et beløb i debet (nul eller modposteringer af passiv-konti). Saldoen skal være det samme beløb som i det gamle regnskab. Hvis du har tilgodehavende kontingent i regnskabet, skal det med, før du kan tjekke formuen. Se senere i denne vejledning. Slut hver postering af med klik på Gem Systemet bidrager selv med to posteringer Debit Centralisation og Credit Centralisation der viser summen af hhv. debit og kredit samlet på konto 4060 Formue. Tilgodehavende kontingent Hvis I har tilgodehavende kontingent, skal de føres med en faktura for hvert medlem således: Gå ind i Regnskab -> Kontingent -> Medlemmer og find medlemmet. Klik på Kontingent Klik på Justér tilgodehavende. Side 19 af 82

20 Sæt det skyldige beløb ind under Justér med Det er vigtigt, at du aldrig posterer på kontoen Tilgodehavende kontingent uden navnet på medlemmet (her kaldet kunde ). Det kan gøre det meget svært at finde fejl senere. Side 20 af 82

21 Når du er færdig, accepterer du forslaget ved at klikke Valider. Da den jo ikke er betalt, skal du lade den stå åben. Afstemning af åbningsposteringerne Når du har lagt alle dine åbningsposteringer ind kan det være svært lige at gennemskue om det nu stemmer, altså at dine åbningstal for dit første bogføringsår stemmer med den balance du overfører fra året før. Den færdige åbningsjournal kan se sådan ud: Summer i bunden skal du se bort fra her, de kan ikke bruges i denne situation Senere i denne vejledning kan du se, hvordan du udskriver balancen. Balancen for året før regnskabsstart (altså året med åbningsbalancen) skal svare nøje til dit godkendte regnskab. Kun hvis du har ændret kontoplanen, må du i gang med lommeregneren Bogføring Praksis vil sikkert vise at en stor del af bogføringen sker via import af bankposteringer. I hvert fald hvis man vælger ikke at have en kontant kasse og nøjes med at bogføre bilag når det optræder på gruppens bankkonto (dette beskrives under punktet Bank senere i denne vejledning). Men der er selvfølgelig også mulighed for at bogføre direkte. Det beskrives herunder. Udgiftsbilag Bogføring af udgiftsbilag starter med at der oprettes et Købsbilag. Under menupunktet Udgiftsbilag klik på den røde Opret knap Side 21 af 82

22 Derved åbnes en boks hvor du skal udfylde oplysninger om bilaget Leverandør. Ved klik på i feltet kan du vælge en allerede oprettet Leverandør, eller du kan klikke på Opret og rediger for at oprette en ny Leverandør En Leverandør kan fx være et supermarked I handler med eller en enkeltperson. Vælger du Opret og rediger får du vist en boks hvor du kan udfylde navn, adresse osv. for den nye leverandør. Sæt kryds i feltet hvis det et firma du opretter. Ellers skal du udfylde fornavn og efternavn. Når du har oprettet din leverandør og evt. kontaktperson (ikke obligatorisk), kommer du tilbage til startbilledet, men nu vil du se at Konto og Journal er udfyldt. Faktisk behøver du ikke udfylde Leverandør. Bilag der modregnes straks i bank eller kasse behøver ikke nødvendigvis Leverandør navn, men det vil være rart at kunne se hvem der har fået pengene. Konto er her den konto du vil modpostere på, enten på en Kreditor samlekonto eller en bankkonto (evt. kasse hvis du arbejder med kontant beholdning) Hvis du bruger Kreditor samlekonto, er det vigtigt at få leverandøren med. Ellers kan du få problemer med at finde ud af det bagefter. Klik på Tilføj, vælg Konto og angiv en beskrivelse og beløbet. Du kan tilføje flere linier. Side 22 af 82

23 Da det er til spejderbrug er beløbet inklusive moms. I Ref. Nr. feltet kan du evt. angive leverandørens fakturanummer Slut af med klik på Gem eller Bogfør. Vælger du at gemme kan du arbejde videre med bilaget inden du bogfører. Bilaget tilføres automatisk et bilagsnummer. Når du har bogført får du over bilaget en menu Vedhæft. Vælger du den og klikker på Tilføj har du mulighed for at vedhæfte en kopi af det originale bilag, så behøver du ikke gemme papirudgaven (eller printe pdf filer ud, dem gemmer du bare her) Indtægtsbilag Bogføring af indtægtsbilag starter med at der oprettes et Salgsbilag (Salgskvittering). Under menupunktet Indtægtsbilag klik på den røde Opret knap Side 23 af 82

24 Derved åbnes en boks hvor du skal udfylde oplysninger om bilaget Kunde. Ved klik på i feltet kan du vælge en allerede oprettet Kunde, eller du kan klikke på Opret og rediger for at oprette en ny Kunde En Kunde kan fx være et medlem af gruppen eller en ekstern person. Vælger du Opret og rediger får du vist en boks hvor du kan udfylde navn, adresse osv. for den nye kunde. Sæt kryds i feltet hvis det et firma (virksomhed) du opretter. Ellers skal du udfylde fornavn og efternavn. Når du har oprettet din kunder og evt. kontaktperson (ikke obligatorisk), kommer du tilbage til startbilledet, men nu vil du se at Konto og Journal er udfyldt. Konto er her den konto du vil modpostere på, enten på en Debitor samlekonto eller en bankkonto (evt. kasse hvis du arbejder med kontant beholdning) Hvis du bruger Debitor samlekonto, er det vigtigt at få Kunden med. Ellers kan du få problemer med at finde ud af det bagefter. Klik på Tilføj, vælg Konto og angiv en beskrivelse og beløbet. Du kan tilføje flere linier. Da det er til spejderbrug er beløbet inklusive moms. I Ref. Nr. feltet kan du skrive en oplysning til eget brug Side 24 af 82

25 Slut af med klik på Gem eller Bogfør. Vælger du at gemme kan du arbejde videre med bilaget inden du bogfører. Bilaget tilføres automatisk et bilagsnummer. I eksemplet ovenfor er valgt Betal direkte som betaling. Vælger du i stedet Betal senere eller grupper betalinger får du mulighed for at angive en Forfaldsdato Gruppering af indtægtsbilag Ønsker du at se en grupperet oversigt kan du klikke på i søgefeltet og vælge at gruppere efter Kunde, Journal, Periode eller Status Side 25 af 82

26 Udbetalinger Udbetalinger kan ske både via bank og via kontantkasse, men de fleste grupper vælger nok udelukkende at køre alt gennem banken. Vi anbefaler at bankposteringer bogføres gennem import af bankkontoudskrift (se vejledningens afsnit om dette), men det er muligt at oprette en Udbetaling under menupunktet Udbetaling Du kan bogføre en udbetaling enkelt hvis du har bogført en købsfaktura, eller du kan følge denne procedure: Start et udbetalingsbilag ved at klikke på Opret knappen Du får nu en boks hvor du kan udfylde data om din udbetaling: Først skal du vælge en Leverandør, den person eller den virksomhed der skal modtage din udbetaling. Se beskrivelse af dette felt under afsnittet om Udgiftsbilag ovenfor Yderligere felter er: Total hvor du angiver det totale beløb for denne udbetaling Betales via hvor du på dropdown listen vælger den bankkonto der skal betales fra Betalingsref. og Note er fritekst felter hvor du evt. kan skrive reference og en Note om udbetalingen Betalingsoplysninger er en eller flere linier med oplysninger om indholdet af betalingen. Du opretter linier ved at klikke på Tilføj Når du har tilføjet journal post kan du klikke på Bogfør. Herefter skal du gennemføre udbetalingen i banken Side 26 af 82

27 Når du har bogført (ved klikke på knappen Bogfør) vil du over bilaget se Knappen Vedhæftninger. Den giver dig mulighed for at vedhæfte et pdf dokument eller billede fra din PCs harddisk Når bilaget er bogført vil du have to faner: Betalingsoplysninger og Journalposter. Journal poster fanen viser de bogføringsmæssige transaktioner bogføringen af dette bilag har medført. Side 27 af 82

28 Indbetalinger Vi anbefaler at bankposteringer bogføres gennem import af bankkontoudskrift (se vejledningens afsnit om dette), men det er muligt at oprette en Indbetaling under menupunktet Indbetaling Start en ny indbetaling ved klik på knappen Opret Du får nu vist en boks hvor du kan skrive oplysninger om indbetalingen. Hvis indbetalerens skyldige beløb er bogført tidligere, vil denne post (eller poster) blive vist med status Åben saldo Side 28 af 82

29 Fakturering Faktureringsfunktionerne bruges primært til kontingentopkrævning, men kan også bruges til fx at fakturere tjenesteydelser gruppens medlemmer har udført (rejst byens flagstænger på konfirmationsdage o.lign.), til fakturering af husleje ved udleje af gruppens hytte og til salg af effekter såsom en brugt uniform. Fakturaer er tænkt udsendt som hvor et indlejret link henviser til fakturaen i Medlemsservice, men dokumentet kan også printes og behandles manuelt Her beskrives fakturafunktionerne generel, læs mere specifikt om kontingentopkrævning i vejledningens Kontingent afsnit. Faktura (salg) Allerede oprettede fakturaer vil fremgå af oversigten på startbilledet. Ny faktura starter du ved klik på knappen Opret (dette gælder ikke Kontingentopkrævning. Se afsnit om dette) Du får nu en Faktura-kladde hvor du kan indtaste dine data til fakturaen Side 29 af 82

30 Du vælger fakturamodtageren i feltet Kunde. Findes kunden i forvejen kan du begynde at skrive navnet i feltet, så vil de navne der indeholder den bogstavkombination du skriver dukke op. Findes kunden ikke klikker du på Opret og rediger (Som alle andre steder, vil et klik på i søgefeltet åbne en dropdownliste med alle navne) Første felt er mulighed for at afkrydse at denne kunde er en virksomhed. Sætter du kryds her vil du se at skærmbilledet ændrer sig (se nedenfor) De blå felter skal udfyldes, resten er op til dig. Markerer du at dette er en virksomhed forsvinder Fornavn og Efternavn. I stedet kommer der en mulighed for at angive Kontakter (kontaktpersoner), Interne noter og Regnskab Side 30 af 82

31 Regnskabsfanen viser de bogføringsmæssige transaktioner faktureringen vil medføre. Du vil normalt ikke have behov for at ændre disse. Side 31 af 82

32 Når du har oprettet din kunde og sluttet af med at klikke på Gem knappen er næste step at bogføre fakturaen. Dette gøres ved klik på knappen Validér Du ser nu den færdige elektroniske udgave af fakturaen og kan vælge Send pr. eller Udskriv til manuel behandling. Side 32 af 82

33 Medlemsservice tilbyder en række skabeloner der er indrettet så der er indlejret felter der henter oplysninger om navn, beløb osv. Du vil se systemets forslag i nederste højre hjørne og se indholdet af den aktuelle . Passer den ikke helt efter jeres forhold, kan du lave de ønskede ændringer og klikke på knappen Gem som ny skabelon i nederste højre hjørne Side 33 af 82

34 Fakturaen er vedhæftet som pdf og kan fx se således ud: Betaling Følges linket i faktura mailen kommer modtageren ind på fakturabilledet i Medlemsservice og kan her foretage betaling med kreditkort Faktura (køb) Bogføring af en købsfaktura vil nok som oftest ske i tilfælde hvor man ønsker at bogføre en fordring til senere betaling. I praksis vil de fleste kasserere nok sætte fakturaen til betaling i banken (eller afvente at betalingen sker automatisk) og først bogføre posten når den optræder på bankens kontoudtog (se afsnit om import og bogføring af dette i denne vejledning) Allerede oprettede fakturaposter vil fremgå af oversigten på startbilledet Opret ny købsfaktura ved klik på Opret knappen Du får nu en boks hvor du kan indtaste data om købsfakturaen De blå felter er obligatoriske Side 34 af 82

35 Når du har udfyldt feltet Leverandør foreslår Medlemsservice modposteringskonto Konto og Journal. Disse kan ændres hvis ønskes. Klik på og få præsenteret mulighederne Varelinier tilføjes ved klik på Tilføj Klik i Vare feltet og angiv en varetekst (fx Tovværk). Du kan oprette et egentlig varekort, men kan også blot skrive et varenavn. Findes dette ikke i forvejen bliver spurgt om du er sikker på at det ikke findes, og kan derefter oprette navnet ved klik på en Opret knap. I Konto feltet kan du vælge hvilken udgiftskonto posten skal bogføres på, fx konto 2030 Arrangementer og aktiviteter. Har du valgt at køre med Dimension kan du angive dimensionen her (se afsnit om Dimension andet sted i denne vejledning). Du kan vælge at skrive antal enheder og en enhedspris, men du kan også nøjes med at vælge 1 enhed og den samlede pris inklusive moms. Har du brug for at bogføre indholdet af fakturaen på forskellige konti skal du oprette mindst 1 linie pr. konto. Klik på Gem når du er færdig. Eller bogfør med det samme ved klik på Validér. Du kan nu vedhæfte pdf eller billede af det originale bilag (mange firmaer sender i dag faktura som vedhæftet pdf og det er lovlig form). Dette gøres ved klik på Vedhæftning(er) ovenover fakturaen. Du kan også vælge Udskriv, men det giver nok ikke den store mening. Side 35 af 82

36 Du kan også vælge at registrere betaling af fakturaen. Klik på Betal knappen Vælg hvilken betalingsform i feltet Betales via, typisk jeres bankkonto. Registrer betalingen ved klik på knappen Registrér betaling Status skifter hermed til Betalt, og kigger du under menupunktet Udbetalinger vil du se at posteringen fremgår af oversigten: Åbner du posten her, kan du på fanen Journalposter se den udførte bogføring Side 36 af 82

37 Bemærk: Dette medfører ikke at betalingen er gennemført i banken, dette gøres manuelt. Kreditnota (salg) Skal du fx tilbageføre en kontingentpost kan det blive nødvendigt at oprette en kreditnota På startsiden vil du se allerede oprettede kreditnotaer. Du starter en ny ved klik på Opret På samme måde som beskrevet under Faktura (salg) kommer der nu en boks med en kladde (Kladde kreditnota) hvor du kan indsætte data til kreditnotaen. Proceduren er som ved salgsfakturaen. De blå felter er obligatoriske. Konto er også her modposteringskontoen Se også tilbageførsel af kontingent med kreditnota under afsnittet Kontingent i denne vejledning Side 37 af 82

38 Kreditnota køb Har du modtaget en kreditnota fra en leverandør kan du bogføre denne under Kreditnota køb. På startsiden vil du se allerede oprettede kreditnotaer. Du starter en ny ved klik på Opret. På samme måde som beskrevet under Faktura (køb) kommer der nu en boks med en kladde (Kladde kreditnota) hvor du kan indsætte data til kreditnotaen. Proceduren er som ved købsfakturaen. De blå felter er obligatoriske. Konto er også her modposteringskontoen. Debitorer Under menupunktet Debitorer kan du oprette dine debitorer, også kaldet Kunder. I startbilledet ser en oversigt over eksisterende kunder/debitorer og du får mulighed for at oprette ny ved klik på Opret. Selve proceduren er nøjere beskrevet under afsnittet om Faktura (salg) i denne vejledning. Kreditorer Under menupunktet Kreditorer kan du oprette dine kreditorer, også kaldet Leverandører. I startbilledet ser en oversigt over eksisterende kreditorer/leverandører og du får mulighed for at oprette ny ved klik på Opret. Selve proceduren er nøjere beskrevet under afsnittet om Udgiftsbilag i denne vejledning. Bankimport Dette eksempel er taget fra en Danske Bank konto. Det kan se anderledes ud i jeres netbank, men i de fleste netbanker kan man tage en periode ud i en fil. Side 38 af 82

39 Tag den periode, du vil bogføre frem i netbanken. Den skal følge lige efter den forrige (eller have åbningssaldoen som startsaldo. Vælg Gem som fil. Vælg en semikolon-separeret CSV-fil som angivet her. Klik Gem. I Danske Banks netbank åbner det et regneark: Lad være med at ændre noget i regnearket! Gem regnearket som CSV-fil, altså ikke som Excel-fil, selv om du måske får en advarsel, om at noget kan gå tabt. Gem det, hvor du let kan finde det igen. Filen skal have overskrifter og indeholde kolonnerne Dato, Tekst, Beløb og Saldo (i den rækkefølge). Øvrige kolonner bruges ikke Side 39 af 82

40 Klik på Bank -> Importer. Find din fil med knappen Vælg. I Journal vælg bank-journalen. Hvis du bliver forstyrret og må gå ud, før du er færdig, finder du ind igen via Bank -> Bankkontoudtog og et klik på dit udtog, som er blåt, da det ikke er bogført. Derefter klikker du Afstem. Du skal så i hver linje vælge modpostering, dvs. hvilken konto indtægten eller udgiften skal posteres på. Man kan her udligne en allerede bogført udgifts- eller indtægtspost. Dette gøres ved at klikke på trekant i feltet Vælg partner. Her får du vist de personer eller evt. firmaer (kaldet partner) hvor der en post der kan udlignes. Vælg den aktuelle partner og derefter den post der skal helt eller delvis udlignes med den aktuelle indbetaling/udbetaling. Hvis det fx drejer sig om et udlæg, en leder har sendt ind via Medlemsservice, vil det komme frem, og du skal bare klikke på det. Hvis det ikke er et af de foreslåede, klikker du på den grå linje Vælg modpost under banklinjen. Så forsvinder gættene, og du kan vælge kontoen. Linjen under bankposteringen (her false / Bank) kan du fjerne ved at klikke på den streg, der kommer frem, når du fører musen hen over venstre ende af linjen. Hvis det er betaling for et udlæg, eller du af anden årsag har oprettet en udbetaling, finder du udlægget eller udgiftsbilaget, uanset om du har markeret det som betalt eller ej. Du kan også bare sætte kontonummer og navn eller beskrivelse direkte på. Side 40 af 82

41 Du vælger nu konto (sikkert med klik på Søg flere). Hvis du vil have en dimension på, skal du sætte dem ind i den linje, der kommer frem. Hvis du får kontingent ved bankoverførsel, skal det konteres på Tilgodehavende kontingent med medlemmet som partner. Når den er OK, klikker du Ok. Når du er færdig med siden, ser den sådan ud: Side 41 af 82

42 Beregnet balance skal være det samme beløb som Afslutningsbalance. Hvis det ikke er tilfældet, får du en fejlmelding. Det kan skyldes, at der er et hul mellem den forrige bankimpoet og denne. Det kan også ske, hvis du har rettet i regnearket under importen. Posteringer på en konto Hvis du ønsker at se alle posteringer på en konto kan du gøre følgende: Gå ind på Konfiguration -> Konto Klik på den konto, du vil se. Fx 1020 Ture og lejre Klik på Flere og Journalposter. Så har du bevægelserne på din konto. Side 42 af 82

43 Kontingent i Spejdernes Medlemsservice Forberedelser Bruger gruppen ikke i forvejen Medlemsservices regnskabsmodul, skal dette aktiveres inden kontingentdelen kan tages i brug også selvom man ikke ellers agter at bogføre i regnskabsdelen Er regnskabet ikke aktiveret skal du gå ind på gruppens stamkort og finde fanen Økonomi. Find knappen Opret regnskab. Et klik på denne opretter en standard kontoplan og tilhørende journaler samt tilføjer Regnskab til topmenu og en dertil hørende side menu. Processen er beskrevet andet sted i Regnskabsvejledningen Tjek dernæst at de rigtige journaler er tilføjet på gruppens stamkort Kontingentjournal skal hedde Kontingent DKK og Webbetalings-journal Web-betalinger DKK. Hvis regnskabet er korrekt oprettet vil disse automatisk blive udfyldt, men ellers kan du vælge disse to på dropdown liste. Standard kontingentsats kan først vælges når du har oprettet Kontingentsatser (se nedenfor) Opkrævningsdage er opkrævningsdag i forhold til periodestart (antal dage før (+) eller efter (-) periodestart). Kontingentindtægten bogføres på den aktuelle opkrævningsdato dog periodestart hvis opkrævningen udsendes inden perioden starter. Eksempel: Du kører med kvartals kontingentperiode og har derfor en periode der starter 1. oktober og har sat Opkrævningsdage til 10. I det tilfælde dannes og udsendes kontingent opkrævning til de aktuelle medlemmer 10 dage før den 1. oktober (altså den 20. september). Har du i stedet sat Opkrævningsdage til -10 vil opkrævningen blive dannet den 10. oktober Side 43 af 82

44 Du kan ændre Opkrævningsdagen, så du fx har en bestemt opkrævningdato den første gang du opkræver, og så ændre inden næste opkrævning. Systemet vil automatisk opkræve kontingent som du har sat betingelserne indtil du ændrer opsætningen. BEMÆRK! Første nat efter at der er oprettet kontingentsatser kører systemet en automatisk kontingentopkrævning hvis Opkrævningsdato er overskredet. (Og den kan ikke køres igen før i næste kontingentperiode!) DERFOR er det VIGTIGT at opkrævningsdagen ikke er overskredet, før der er tildelt kontingentsatser til alle medlemmer. Sæt derfor Opkrævningsdage så du er sikker på at du har styr på kontingentsatser på de medlemmer der skal opkræves kontingent for, inden Opkrævningsdato overskrides. Eksempel. Du er i gang med at opsætte systemet den 20. januar, og bruger halvårlig kontingentperiode. Normalt vil du gerne opkræve kontingent 10 dage inde i perioden. (altså skal Opkrævningsdage sættes til -10 opkrævning 10/1 og 10/7) Da opkrævningsdato 10/1 er overskredet den 20. januar vil systemet køre en kontingentopkrævning natten efter du opretter kontingentsatser også hvis du ikke har nået at tildele medlemmerne kontingentsatser. START DERFOR MED at sætte opkrævningsdato frem i tiden(her f.eks februar) Så har du god tid til at opsætte systemet og tildele kontingentsatser til medlemmerne. NAR DU ER KLAR til at systemet må udsende opkrævninger, kan du sætte Opkrævningsdage til -10 (hvis det gøres den 24. januar vil opkrævningerne udsendes natten til den 25. januar) (Kilde: Ejnar Lind Jørgensen, kasserer i KFUM-Spejderne 3. Holstebro Ellebæk Gruppe) Betalingsfrist er den betalingsfrist der kommer til at fremgår af den opkrævning du udsender. Den sætter datoen for betalingsfristen altså antal dage efter Opkrævningsdagen Automatisk betaling fra tilmeldt kort trækkes på Betalingsfrist datoen Påmindelsesdage (dvs. antal dage efter den dato betalingen skulle være faldet) Tillad kortbetaling Inden du går videre skal du lige tilbage til Økonomi fanen. Klik på Rediger og sæt et flueben i feltet Tillad kortbetalinger Side 44 af 82

45 Du får nu en boks hvor du skal udfylde et par felter: Gebyr-betaling angiver hvem der skal betale det gebyr der er forbundet med at betale med et kreditkort Der er tre muligheder: Kunden er den der betaler, altså i dette tilfælde den pårørende der betaler kontingentet Der kan pt. betales med Dankort, Visa og Master med forskellige gebyrsatser. Aktuel gebyr for dankort er 1,39 Det er op til jer selv hvilken politik I vil have her. Bankkonto er den bankkonto du ønsker kortbetalinger indsat på, typisk jeres driftskonto. Vælges på dropdownliste. Findes den ønskede bankkonto ikke endnu kan du klikke på Opret og rediger Standard indtægtskonto er den konto du typisk vil bruge til kortindbetalinger fx Konto 1000 Medlemskontingent Standard gebyrkonto er den udgiftskonto gebyrer skal bogføres på, fx Konto 2050 Administration og porto Standard aktiv konto vil typisk være Konto 3035 Kortindbetalinger Kortbetalingerne vil stå som tilgodehavende på konto 3035 Kortbetalinger. Når man afstemmer banken og ser, at der er kommet penge fra korpset for kortbetalingerne, angiver man denne konto som modkonto for at udligne tilgodehavendet. Betalingskontakt er den kontaktperson der vil stå på opkrævningerne, typisk kassereren. Vælg fra dropdown-liste Øvrige felter behøver du ikke udfylde Side 45 af 82

46 Oprette kontingentsatser Systemet bygger på kontingentsatser tilknyttet en enhed/afdeling (fx tropskontingent) eller direkte på medlemmer (fx lederkontingent). Endelig kan gruppen have et standardkontingent Kontingentsatser defineres pr. juridisk enhed (eks. gruppe) med: Navn på kontingentsatsen (f.eks. Lederkontingent, Almindeligt kontingent osv.) Periode. Der kan vælges: Månedsvis, kvartalsvis, halvårligt, årligt. Perioderne følger kalender året. Af hensyn til bogføringen, kan en periode ikke løbe over årsskiftet. (Men selve opkrævningen kan ske inden perioden starter). Pris. Prisen kan ændres ved at sætte en ny pris samt dato for hvornår, den nye pris skal træde i kraft (gamle priser slettes ikke, så man vil historisk kunne se hvilke datoer, prisen har været ændret). Kontingentet opkræves med den pris, der gælder på opkrævningsdagen. Kontingentsatser og priser kan kun vedligeholdes af en økonomiansvarlig. På enheder/afdelinger kan opsættes en speciel kontingentsats for den pågældende enhed. Denne sættes automatisk for nye medlemmer, med mindre den medlemsansvarlige ved indmeldelsen vælger noget andet. Opsætning af kontingentsatsen Gå til topmenu Regnskab, rul ned i sidemenuen i venstre side til du ser Kontingent Vælg punktet Kontingentsatser Du får nu en oversigt over allerede oprettede kontingentsatser. Her er der vist flere, men du kan også nøjes med kun at oprette en standard kontingentsats Klik på Opret Nu får du vist en skabelon som du kan udfylde. Start med at navngive satsen og angiv dernæst perioden (kvartalsvis, årlig osv.) Klik på Tilføj når du vil sætte startdato og beløb Når der foreligger en beslutning om at ændre kontingentet kan du klikke Tilføj en gang og oprette endnu en Gyldig fra dato og sætte kontingentbeløbet for den periode Side 46 af 82

47 Klik på fanen Regnskab hvis du har specielle ønsker til konti i regnskabet. Standardkonto er 1000 Medlemskontingent (opkræver man kontingent for fx støttemedlemmer kan man vælge at lade deres kontingent indgå på en speciel konto). Slut af med at klikke på Gem Klik nu på Topmenu Regnskab sidemenu Kontingent underpunkt Medlemmer Her får du en oversigt over dine aktive medlemmer og medlemmer med saldo samt den kontingentsats de er tildelt og skyldig saldo. Du vil ikke se kontingentsats før disse er tildelt som beskrevet nedenfor Tilknytning til enhederne Når du opsætter kontingentet første gang, skal du også have tilknyttet kontingentsatser til hver enhed hvis gruppen har forskellig kontingent i de forskellige enheder/afdelinger. Gå ind på enhedens stamkort (Top menu Organisering (Enheder i DDS) og marker der enhed du vil redigere) Klik på Rediger Vælg fanen Medlems- og mødeinfo og Gå til Standard kontingentsats og vælg kontingentsatsen i drop-down menuen. Klik til sidst på Gem Side 47 af 82

48 Det vil betyde at fremtidige indmeldelser i den enhed automatisk vil få tildelt den valgte kontingentsats. De nuværende medlemmer kan vi tildele kontingentsatsen med en samlet proces som beskrevet senere i denne vejledning. Standard kontingentsats Du angiver navnet på gruppens standard kontingentsats på gruppens stamkort. Er der ikke angivet anden kontingentsats vil systemet tildele det enkelte medlem gruppens standard sats. Gå ind på gruppens stamkort, klik på Rediger og marker fanen Økonomi. Vælg kontingentsats på dropdownliste Du finder stamkortet ved klikke på gruppens navn på en enhedsoversigt og gruppens stamkort åbnes. Se evt. i vejledningen Kom godt i gang med Spejdernes Medlemsservice Side 48 af 82

49 Massetildeling af kontingentsats Du kan tilrette det enkelte medlem, men når du skal opstarte kontingent er det letteste at redigere flere ad gangen. De steder du i Medlemsservice kan åbne en liste over dine medlemmer kan du også masse tildele en kontingentsats Det kan du fra: Topmenu Medlemmer sidemenu Medlemmer (her får du en oversigt over alle medlemmer med leveår og kan derfor sortere efter år) Topmenu Regnskab sidemenu Kontingent underpunkt Medlemmer (her får du alle aktive medlemmer og inaktive med saldo) Topmenu Organisation (Enheder) Vælg den enhed du vil arbejde med (fx Troppen). På stamkortet klikker du på Medlemmer. Her er du nødt til at tage en enhed ad gangen, til gengæld kan du uden problemer se hvilken afdeling medlemmerne er tilknyttet og give dem den rette kontingentsats Marker de medlemmer du vil tildele kontingentsats. Marker derefter Flere og vælg Mass Editing (Ret kontingentsats) I dialogboksen vælger du Set og dato for periode i drop-down menuer. Ligeledes vælges Set og kontingentsats fra dropdown menu Du kan også vælge Remove for at fjerne en sats. En fjernet eller ændret sats vil ikke blive ændret med tilbagevirkende kraft, så der hvor den pågældende kontingentsats er brugt vil man efterfølgende kunne se hvad der er opkrævet. Den sats der opkræves efter vil altid være den aktuelle. Gem ved klik på Apply Side 49 af 82

50 Personligt kontingent Ledere og andre der ikke skal betale det kontingent der er sat for en enhed eller gruppens standard kontingent, kan man tildele en personlig kontingentsats. Således kan man oprette en lederkontingentsats der er helårlig og med beløbet 75 kroner. Der kan også være medlemmer der er registeret i gruppen, men betaler deres kontingent i en anden gruppe. Dem kan man tildele en andet medlemskab kontingentsats på nul kr. Nogle grupper kører med søskenderabat, denne tildeles også med kontingentsats oprettet specielt til det brug Den personlige kontingentsats tilføjes på medlemmets stamkort Vælg Medlemmer i topmenu, marker det medlem du vil tildele et personligt kontingent, klik Rediger og marker fanen Kontingent Vælg Kontingentopkrævning, startdato med dropdown kalender Vælg kontingentsats med drop-down menu Klik Gem for at afslutte handlingen Den personlige kontingentsats kan også tildeles som beskrevet med masse redigering, så første gang man tildeler kontingentsatser kan man også tildele lederkontingentsatsen på den måde Kontingent reguleret i forhold til perioden Ved oprettelse af medlemmer uden for opkrævningsperioderne, vil systemet udregne restbeløbet for den igangværende kontingentperiode og udsende en førstegangsbetaling til medlemmet. Denne udregning er kontingentsatsen divideret med antal dage i perioden gange med antal dage fra medlemmets start dato til periode slut. Tidligere genererede kontingentopkrævninger kan modposteres og dermed annulleres, f.eks ved udmeldelse etc. Er forklaret andet sted i denne vejledning. Således angives et forholdsmæssigt kontingent: Gå ind på medlemmets stamkort Vælg fanen Kontingent Side 50 af 82

51 Angiv Kontingentopkrævning, start dato fra drop-down kalender Klik på Gem Ved næste opkrævningsdato for den pågældende kontingentsats vil der blive beregnet et forholdsmæssigt kontingent ud fra det antal dage der går fra den angivne startdato. Eksempel: I kører med kvartalsvis opkrævning, så 3. kvartal vil løbe fra 1. juli til 30. september. Et ny medlem indmeldes og skal betale kontingent fra 1. september, altså for 30 dage I har 10 opkrævningsdage så opkrævning for 4. kvartal vil ske den 20. september og der vil det nye medlem også blive opkrævet for de 30 dages kontingent fra 3. kvartal. Andre justeringer Gå ind på medlemmets stamkort og vælg fanen Kontingent Klik på Juster tilgodehavende Angiv det beløb kontingentet skal justeres med og om beløbet lægges til som ekstra kontingent eller om beløbet trækkes fra det skyldige kontingent Klik dernæst på Opret dokument Disse poster vil stå som faktura kladde og kan ses under Topmenu Regnskab, Sidemenu Faktura (salg) Er posten negativ, altså med et tilgodehavende til medlemmet, dannes i stedet en Kladde kreditnota. Disse vil kunne ses listet under Topmenu Regnskab, Sidemenu Kreditnota (salg) Side 51 af 82

52 Faktura: Markerer du den enkelte post, vil du se selve faktura kladden (der endnu er en kladde) Kreditnota: Også her kan du markere den enkelte post og se dokumentet: Side 52 af 82

53 Såvel Faktura kladde som Kladde kreditnota vil vedblive at være kladder indtil du validerer dem ved klik på Valider. Først da danne faktura eller kreditnota og der bogføres på de angivne konti Ændring af kontingentsats ved oprykning Bruges medlemsservices Oprykningsfunktion til at flytte medlemmer fra en enhed til en anden vil medlemmets kontingent sats automatisk blive ændret til den gældende kontingentsats for den modtagne enhed. Har denne enhed ikke et enhedskontingent, tildeles gruppens standardkontingent Kontingentopkrævning Selve opkrævningen sker via Hvis der på medlemmets stamkort er angivet en Betaler under pårørende vil opkrævningen blive sendt til denne. Ellers vil opkrævningen blive sendt til medlemmet selv, dvs. til den adresse der er anført på medlemmet samt til alle der er markeret som Primær kontakt Således angives Betaler: Gå ind på medlemmets stamkort og vælg fanen Pårørende. Nederst i boksen står der Betaler. Klik på Rediger og vælg den pågældende med drop-down menu. Slut med klik på Gem Kontingent opkrævning Hver nat kører en automatisk kørsel der danner opkrævningsposter for alle åbne kontingentposter der har startdato den dato kørslen kører, eller før denne. Denne kørsel danner en faktura og sender denne som . Du kan efterfølgende se disse fakturaer under Regnskab Fakturering - Faktura (salg). Kontingentposter hedder KTG/xxxxxx Side 53 af 82

54 Faktura mailen dannes på baggrund af en skabelon. I den er der indlejret felter der trækker navn, beløb osv. for den aktuelle kontingentfaktura samt indsætter et link til faktura og kortbetaling i medlemsservice Vis faktura knappen er et link til fakturaen på modtagerens side i Medlemsservice og her kan vedkommende betale med kreditkort. Se afsnit om Kortbetaling. Modtageren vil være den person der er angivet som Betaler på medlemmets stamkort. Er der ikke angivet en betaler sendes mailen til medlem og pårørende hvilket vil sige medlemmet og de pårørende er angivet som Primær kontakt. Er der angivet en betaler kan denne se skyldig saldo på sin Min side (den side alle der er oprettet i Medlemsservice kan logge sig ind på), ellers ses saldoen på medlemmets Min side Manuel fakturering Har du behov for blot at sende en enkelt kontingent opkrævning, kan dette også lade sig gøre. Se beskrivelsen af Andre justeringer tidligere i denne kontingentvejledning. Når du klikker på knappen Opret dokument åbnes en fakturakladde. Ser data rigtige ud kan du godkende fakturaen ved at klikke på Validér Side 54 af 82

55 Du kan nu vælge om du vil sende pr eller udskrive fakturaen. Endelig kan du også her nå at tilføje en note (klik på Rediger) Typisk vil man vælge Send som . Du får nu vist en kladde af den der vil blive sendt og har mulighed for at ændre i denne Klik på Send og der sendes en faktura til det pågældende medlem (afsendes indenfor den følgende time) Husk at markere en Betaler på børnenes stamkort. Børn og unge kan ikke forventes at læse s (det er ikke så populært som Facebook og lignende). Tilbageførsel af kontingent Får du brug for at tilbageføre en kontingentpost gøres dette nemmest således: Find den pågældende kontingent faktura på faktura oversigten Åbn fakturaen Side 55 af 82

56 Klik på knappen Kreditnota På dropdown liste vælg Krediterings metode: Annuller: Opret Kreditnota og udlign Feltet Årsag skal udfyldes. Fx Medlemmet er udmeldt Med Gennemtving periode kan man vælge et bestemt regnskabsår Slut af med at klikke på Opret kreditnota. Derved oprettes en kreditnota og der modposteres og bogføres automatisk Side 56 af 82

57 Bogføring af kontingentposte Eksempel på bogføring: Kontingentet opkræves 10 dage før kvartalet starter. Betalingsfristen er 10 dage. Der betales med automatisk kortbetaling. Anne er mini og betaler 150 kr./kvartal Victor er tropsspejder og betaler 200 kr./kvartal. Nr Udføres Dateres Beløb Debet Kredit Automatisk 1 19/2 1/3 150,00 Anne Ja 1 19/2 1/3 150,00 Kontingent kontoen Ja 2 19/2 1/3 200,00 Victor Ja 2 19/2 1/3 200,00 Kontingent kontoen Ja 3 1/3 1/3 150,00 Anne Ja 3 1/3 1/3 148,50 Tilgodehavende fra kortbetalinger Ja 3 1/3 1/3 1,50 Kort gebyrer Ja 4 1/3 1/3 200,00 Victor Ja 4 1/3 1/3 198,50 Tilgodehavende fra kortbetalinger Ja 4 1/3 1/3 1,50 Kort gebyrer Ja 5 10/3 10/3 347,00 Bank Nej 5 10/3 10/3 347,00 Tilgodehavende fra kortbetalinger Bemærk, at den sidste postering er en samlet overførsel af de penge, gruppen har til gode fra kortbetalinger. Bogføringen sker IKKE sker automatisk, da posteringen er gruppens kontrol af, at det korrekte beløb er blevet betalt. Nej Side 57 af 82

58 Kort-indbetaling i Spejdernes Medlemsservice Spejdernes Medlemsservice tilbyder indbetaling via kreditkort (pt. Dankort og Visa/Dankort) Forberedelser Først og fremmest skal regnskabet være opstartet (beskrevet under Regnskabsvejledningen og i Kontingentvejledningen) Dernæst skal man markere at kortbetaling er tilladt. Det sker på fanebladet Økonomi på Gruppens stamkort. Sæt flueben i Tillad kortbetalinger Derved tilføjes flere felter: Ført skal man anføre hvordan gebyret for indbetalingen skal behandles: Der er tre valgmuligheder: Modtager betaler alle gebyrer Modtager betaler laveste gebyr kunden betaler evt. forskel Modtager betaler ingen gebyr (kunden betaler alle gebyrer) Side 58 af 82

59 Desuden skal den aktuelle bankkonto vælges på dropdown listen og der vælges en modtager eller flere der skal have tilsendt besked hvis noget i transaktionen svigter Bankkontoen er typisk oprettet når regnskabet opstartes, men kan også tilføjes her, idet dropdown listen også har muligheden Opret og rediger Disse punkter er obligatoriske for at kunne modtage kortbetalinger Indbetalinger Når vi sender et medlem (evt. den der er anført som Betaler på medlemmets stamkort) - eller evt. andre en opkrævning (faktura) vil der på en være anført et link Dette link dannes automatisk og giver betaleren adgang til at gå direkte ind på en indbetalingsside i Medlemsservice Linket kan også ses på selve fakturaen hvis man går ind under fanebladet Betalinger Linket kan markeres som vist her, kopieres og sættes i en mail, hvis der skulle behov for dette Ved klik linket kommer indbetaleren direkte ind og ser en oversigt over skyldige poster. Nedenfor er følger en vejledning til indbetaleren hvor du kan se det videre forløb set fra betalers side. Dette er afsnit er skrevet så det evt. kan lægges på gruppens hjemmeside så der kan linkes til det i den mail med opkrævning gruppen udsender Den følgende vejledning til betaler af aktuel opkrævning til gruppen ligger også som en selvstændig vejledning du kan dele med dem der skal betale. Se startsiden til Medlemsservice. Side 59 af 82

60 Vejledning til betaler ved indbetaling af aktuel opkrævning fra gruppen Når du modtager en opkrævning via fra gruppen, følg da linket i mailen og du kommer ind på en oversigt over de poster du skylder gruppen Klik på Betal hvis du kan skal betale denne ene gang, eller tilmeld kreditkortet til denne og efterfølgende indbetalinger til gruppen ved at klikke på Registrer kort Betaling denne ene gang Marker hvilket kreditkort du vil betale med. Der kommer nu en Betal knap i nederste højre hjørne. Klik på den og udfyld kort oplysningerne. Når du til sidst trykker Gennemfør betalingen, registreres denne og du får en Tak for din bestilling : Oprettelse af automatisk indbetaling med kreditkort Følg linket i mailen Klik på knappen Registrer kort Du får nu et skærmbillede Opret abonnement Side 60 af 82

61 Udfyld kortoplysninger og klik på Opret abonnement Dit kort bliver nu registeret som betaler af nuværende og fremtidige betalinger for dette medlem. Ved oprettelse af abonnement gemmes dine betalingskortoplysninger, så der kan trækkes penge fra dit kort i abonnementets levetid. Når kortet er registreret ser du en kvittering: Du kan også registrere dit kreditkort ved at logge dig ind i Medlemsservice. På Min side er der et felt Økonomi. Klik på Registrer kort og du vil komme til samme procedure som beskrevet ovenfor Side 61 af 82

62 Efter registreringen får du en Tak for din bestilling Klikker du på Fortsæt din bestilling ser du en kvittering: Side 62 af 82

63 dboks Hvad er dboks dboks er en slags dropboks hvor korpskontoret kan lægge fakturaer og andre bilag ud til grupperne. Du finder dboks under topmenu Regnskab og sidemenu dboks Når du åbner dboks kan du se de bilag Korpskontoret har lagt i boksen i indeværende år. Ændrer du på søgedata i søgeboksen kan du f.eks. vise bilag fra forrige år (klik på dropdown symbolet ) og du kan skifte visning mellem Dato og Type Du kan også søge på bestemte ord, f.eks. Kursus og få alle faktura filer der indeholder det ord frem. Lige som i andre oversigter kan du, ved klik på ikonerne under søgefeltet, skifte mellem kanbanvisning (som vist herover) eller listevisning. Åbning af bilag Dokumenterne i dboksen ligger som pdf filer. Marker det dokument du vil hente. Nu åbnes dokumentet I toppen af bilagsvisningen kan du muligvis se ikoner for Rotér, Download og Udskriv Side 63 af 82

64 I visse browsere er du nødt til i stedet at klikke på knappen Vedhæftning og klikke på navnet på dit dokument, hvorved pdffilen vises i et program der har udskriftsmulighed Der arbejdes på en løsning hvor korpskontoret kan uploade bilag i et maskinlæsbart format. Når det kommer kan bilaget indlæses direkte i regnskabssystemet. Indtil da må du behandle bilagene ligesom alle andre bilag gruppen modtager. Samling af flere bilag i én pdf Har du søgt faktura med f.eks. ordet kursus og lavet listevisning, kan du markere alle bilag og herefter åbne den lille Flere menu over oversigten. Du kan nu vælge Saml vedhæftede bilag hvorved de markerede bilag bliver samlet i én pdf fil. Dette kan være nyttig hvis man f.eks. skal sende bilagne til refusion hos kommunen. Side 64 af 82

65 Betaling af udlæg i Spejdernes Medlemsservice Udlæg er penge som ledere eller andre der er registeret i Medlemsservice har haft for gruppen, f.eks. købt materialer til et møde. Lederen kan selv indberette sit udlæg. Kassererens forberedelser Inden ledere og andre selv kan indberette sine udlæg, er der lige et par ting kassereren skal udføre. Opsæt udlægskategorier I sidemenuen under Regnskab finder du menupunkt Udlæg og herunder Udlægs kategorier. Udlægs kategorier er de hovedområder man ønsker at rubricere udgifterne under, f.eks. Mødeaktivitet, mødeforplejning, ledermøder osv. Har du ikke oprettet kategorier før, klikker du på Opret og får så dette billede: Felterne ses her udfyldt med Produktnavn Møde aktiviteter og Indtægts konto vælger man fra dropdown den konto man ønsker indtægter bogført på. Ligeledes vælges under Udgiftskonto hvilken udgifts konto man ønsker udgifter bogført på. Du skal også sikre dig, at der på Økonomifanen på Gruppens stamkort er sat x i feltet Tillad kortbetaling (se evt. afsnittet Kort-indbetaling i Spejdernes Medlemsservice) Efterfølgende afsnit om ledernes registrering af deres udlæg ligger også som en selvstændig vejledning til de ledere og evt. andre (der er registeret i Medlemsservice) der har brug for at registrere udlæg Side 65 af 82

66 Sådan indberettes et udlæg i Medlemsservice Start med at logge på Medlemsservice og gå ind på Min side i topmenuen. Her vælger du Registrér udlæg. Du får nu en ny side: Bilag Her kan du uploade et bilag som du har scannet ind (f.eks. ved at tage et billede af det med kameraet i din mobiltelefon) Beskrivelse Her beskriver du hvad du har købt ind til, fx et ledermøde Side 66 af 82

67 Produkt Her er der en dropdown liste der viser de udlægskategorier kassereren har opsat Udlægsnote Her kan du kort beskrive hvad du har købt, f.eks kaffe Dimension Her er dropdown liste for evt. at vælge hvilken enhed købet er til fx Troppen Enhedspris Her kan du anføre den samlede sum af købet, eller du kan angive enhedspris og derefter angive antallet under Antal Slut af med Gem eller Send udlæg Tryk Gem og du får en bekræftelse Efterfølgende kan status følges på under Beskeder Side 67 af 82

68 Udbetaling Set fra kassererens side vil der nu optræde en udlægspost hvis man som kasserer går ind under Regnskab Udlæg Udlæg Åbn udlægget ved at klikke på rækken der viser det udlæg du vil behandle Du kan nu redigere udlægget eller videreekspedere det ved at klikke på Send udlæg Du kan vælge at klikke på Rediger i stedet Side 68 af 82

69 Her vil du have mulighed for at ændre modtager af pengene, ændre Beskrivelse, Dato, Produkt, Udlægsdato, Udlægsnote, Reference, Dimension, Enhedspris og Antal Og ved klik på Tilføj kan du tilføje flere Udlæg til den samme modtager Endelig kan du også tilføje bilag Slut af med klik på Gem knappen Herefter kan du endnu engang klikke på Rediger og ovenstående vil gentage sig Eller du kan klikke på Send udlæg (d.v.s. sæt til godkendelses procedure) Herfra kan du nu Godkende, Afslå eller Sætte til udkast Sæt til udkast Her kan du også vælge en anden beløbsmodtager og du har mulighed for at tilføje flere poster ved klik på Tilføj Du vil se at Rediger og Sætte til udkast giver samme resultat, nemlig at man kan redigere transaktionens indhold. Selv når du har klikket på Godkend har du mulighed for at redigere inden udbetaling Side 69 af 82

70 Godkend Ved klik på Godkend er udlægget nu i princippet godkendt. Du har dog stadig mulighed for at afslå og redigere. Næste naturlige step er Danne finans transaktioner Danne finans transaktioner proceduren danner automatisk de bogføringsposter der skal udføres i forbindelse med udbetalingen. Du kan se disse ved at klikke på Vis bogføring. Selve bogføringen sker i udbetalings funktionen Vis bogføring: Ved klik på Send bogføres der Side 70 af 82

71 Klikker du på Rediger får du blot mulighed for at annullere bogføringen, men det kan du allerede gøre i dette billede Posten er bogført men endnu ikke betalt. Vend derfor tilbage til menuen Udlæg Udlæg og find posten Åben udlægget ved at klikke på rækken med det bilag du vil udbetale. Betaling af udlægget Ved klik på Udbetal får du mulighed for at klikke på Valider (godkend) eller at annullere bilaget Side 71 af 82

72 Når du har valideret bilaget er det bogført og transaktion færdig i regnskabet. Herefter skal du betale beløbet i din netbank. Rådighedsbeløb Mange grupper bruger at give ledere, der har et løbende behov for at købe ind på gruppens vegne, et rådighedsbeløb. Dette kan Medlemsservice også håndtere. Under Regnskab Udbetalinger vælger du Opret Du får nu en ny blank kladde til udbetaling. Side 72 af 82

73 Vælg denne aktuelle leder ved at skrive navnet på den pågældende leder ved Leverandør. Angiv det rådighedsbeløb du vil udbetale i feltet Total og klik på Gem. Du ser nu at knappen Bogfør skifter til rød farve, det vil nemlig være det næste naturlige step. Når du på denne måde har godkendt udbetalingen, registreres det at denne leder skylder gruppen penge og næste gang hun registrerer et udlæg vil dette blive modregnet i dette skyldige beløb Udlægsanalyse Beskrives i en senere udgave af denne vejledning Resultat og balance I modsætning til de regnskabssystemer der bruges i det private erhvervsliv, har spejdergrupper ikke behov for at arbejde med resultat før skat og lignende. Vi kan i stedet modregne alle poster direkte i formuen. Vi kan derfor også tillade os ikke at skulle bogføre egentlige afslutningsposteringer og åbningsposteringer i Medlemsservice. Disse beregnes automatisk. Det betyder, at trækker man et årsregnskab, skal man ikke først beregne årets resultat og bogføre dette. Resultatet vil fremgå, men det er en beregnet post og ikke en bogført post. Sålænge man ikke har lukket for regnskabet (hvilket vil sige at der ikke længere kan bogføres i det pågældende regnskabsår), kan der bogføres i året og det bogførte vil automatisk påvirke resultat og formue. I årets første måneder frem til generalforsamlingen vil der stadig være behov for og det er muligt at bogføre indkomne bilag der vedrører forrige regnskabsår i dette år. Først når regnskabet er godkendt af en generalforsamling vil det være nødvendigt at lukke helt. Starter man med at bruge regnskabsdelen i Medlemsservice for 2016, kan man vælge først at åbne for 2015 og bogføre afslutningssaldi, derefter vil 2016 automatisk være åbnet med disse. Udskrivning af resultat og balance Du finder Resultat og Balance under topmenu Regnskab og Sidemenu punkt Oversigter I startbilledet har du mulighed for vælge Regnskabsår (fra dropdown liste), Budget 1 og Budget 2 (ligeledes fra dropdown liste). Det er også muligt at vælge en dimension hvis man har valgt at opsætte dette i sit regnskab (beskrives ikke i denne vejledning). Når du har valgt regnskabsår, budgetter og evt. dimension starter du udskriftsproceduren ved klik på knappen Udskriv. Du får nu endnu en chance for at vælge hvad der udskrives. Bemærk at du også kan markere at du ønsker forrige års regnskab med i din udskrift. Side 73 af 82

74 Visning af Balancen sker på samme måde, blot vælger du menupunktet Balance. Udskriften er det samlede årsregnskab i begge tilfælde Ved klik på Udskriv dannes en pdf fil med såvel Resultat som Balance. Sidste side i udskriften vil være et underskriftark, hvor de personer, der ifølge korpsets love, skal underskrive det godkendte regnskab er angivet Side 74 af 82

75 I begge tilfælde får man samtlige konti med på udskriften, der er desværre ikke mulighed for at vælge hvilke konti der skal med eller ej. Udskrivning til Excel I øverste højre hjørne kan du vælge at udskrive som pdf eller Excel. Også her får man alle konti med, men her kan man lettere slette de konti man ikke har brugt i indeværende regnskabsår Lukning af regnskabsår Som tidligere nævnt, så kan man bogføre i et regnskab sålænge dette ikke er lukket for bogføring. Senest når regnskabet er godkendt af en generalforsamling, skal året lukkes. Det gøres på følgende måde: Gå ind under topmenu Regnskab og sidemenu punkt Konfiguration. Her finder du Regnskabsår Vælges dette punkt får du en liste over oprettede regnskaber. Du lukker året ved klik på knappen Luk år. Du får derved en forespørgsel hvor du skal bekræfte at du virkelig vil lukke året. Hvis du ikke markerer feltet Markér dette felt lukkes regnskabet ikke. Side 75 af 82

76 Når regnskabet er lukket vil man istedet få knappen Gen-åben år på oversigten. Et klik på denne åbner regnskabet igen. Partner-Saldo Under menupunktet Partner-Saldo kan du udskrive en liste over saldi på dine medlemmer Der er mulighed for at angive forskellige filtre, men standard ser det således ud: Klik på Udskriv og få en liste (i pdf format) Side 76 af 82

77 Aldersfordelt partner-saldo Aldersfordelt partner-saldo er en mere detaljeret oversigt over udeståender med partnere. Hvis man for eksempel vælger en periode på 30 dage, beregnes gæld, der er henholdsvis en, to, tre, fire eller flere måneder gammel Partnerregnskab Under menupunktet kan du udskive et regnskab (faktisk en oversigt over posteringer for den pågældende) for hver partner (typisk dine medlemmers kontingent bevægelser) Oprette budget I Medlemsservice kan du oprette et budget og i regnskabsårets løb følge hvordan regnskabet ser ud i forhold til budgettet Forberedelse Hvis du ikke allerede har oprettet dit regnskab, skal dette gøres først. Gå ind på gruppens stamkort, vælg fanen Økonomi og klik på knappen Opret Regnskab Når du har oprettet regnskab får du et nyt punkt på din topmenu: Regnskab Oprette budget Vælg topmenu Regnskab og find Budgetter i sidemenu. Her vælger du Opret nyt budget Side 77 af 82

78 Du får nu en dialogboks hvor du kan definere grundlæggende data for dit budget. Vælg først regnskabsår (Finansår). Du kan vælge på dropdownlisten mellem indeværende år eller forrige år, eller du kan selv oprette et år (dette kan være et alternativt til et budget for et år du allerede har oprettet, hvis du ønsker at kunne sammenligne forskellige forslag) Når du har valgt året udfyldes Navn og Kode automatisk "Kode" er generelt den "forkortelse" man giver en ting. Det være sig budget, konto (hvor det jo er kontonummeret), varer m.m. Den bruges på oversigter, og kan bruges til at søge på (så man ikke skal skrive det lange navn), osv. Har du budget for tidligere år kan du i feltet Sammenlign med vælge hvilket budget det du er ved at oprette skal ses sammen med i oversigten. I feltet Analysekonto kan du angive en dimension, hvis du under oprettelse af regnskabet har valgt dimensioner. Se afsnittet om Dimensioner andet sted i denne vejledning. Når du klikker på Opret budget opretter Medlemsservice et budgetark med alle dine konti. Som du kan se på skærmbilledet nedenfor, oprettes der foruden kontiene følgende kolonner: Forrige budget Forrige realiseret Budgetteret beløb Realisereret beløb Teoretisk beløb Procentdel Forrige budget Findes der et budget for forrige regnskabsår vil dette automatisk vises her Side 78 af 82

79 Forrige realiseret Her vil regnskabstallene fra forrige år vises, så du kan se hvad der blev budgetteret og hvordan det er endt. Dette tal vil blive justeret hvis du stadig bogfører en post i forrige år Budgetteret beløb Her skal du angive dit budget (se nedenfor) Realiseret beløb Her vil regnskabstallene fra dette år vises, så du kan se hvad der blev budgetteret og hvordan det er endt. Dette tal bliver justeret hver gang du bogfører en post i dette års regnskab Teoretisk beløb Her beregnes automatisk den forholdsmæssige del af budgettet der vil være brugt nu hvis man forudsætter at forbruget er jævnt hen over året. Den 30. april vil der i denne kolonne stå et beløb der er 4/12 af årets budgetterede tal (er budgettallet for året er det teoretiske forbrug pr. 30. april kroner) Procentdel Viser realisteret forbrug i procent af Teoretisk beløb Når du har åbnet budget boksen klik da på Rediger. Du får nu mulighed for at Angive en Analysekonto (dimension beskrives andet sted i denne vejledning) Angive et budgettal for hver konto Eventuel vælge en anden konto end den der allerede står der Side 79 af 82

80 Klik på den enkelte række for at åbne de felter du kan skrive i. Du kan slette hele rækken ved klik på skraldespands ikonet i højre side Når du har tastet det ønskede i rækken kan du skifte til en anden række blot ved at klikke på den du ønsker at redigere. Bemærk: Udgifter angives i budget med negativt fortegn Når du er færdig klik på Gem tasten i venstre øverste hjørne Når du har udfyldt beløb og valgt en anden række eller klikket på Gem vil du se at Teoretisk beløb er beregnet Side 80 af 82

81 Når du har klikket på Gem kan du gemme dit budget til senere redigering, eller du kan klikke på Godkend Selvom du har klikket på Godkend, kan du senere redigere budgettet, men ellers er dit budget nu færdig og kan f.eks. se således ud: Side 81 af 82

82 Udskrift af budget Udskrift af budget kan ske ved at holde Ctrl tasten nede og trykke på p eller højreklikke på musen, når du står i budgetoversigten og derefter vælge Udskriv I begge tilfælde startes udskrift Det er desværre ikke pt. muligt at eksportere budgettet til direkte regneark, men markerer du alle kolonner med musen og holder Ctrl tasten nede mens du trykker c kopiere du det markerede og kan efterfølgende sætte dette ind i et regneark Side 82 af 82

Vejledning til kontingent i Spejdernes Medlemsservice

Vejledning til kontingent i Spejdernes Medlemsservice Vejledning til kontingent i Spejdernes Medlemsservice Introduktion til kontingent delen i det fælleskorpslige medlemssystem Spejdernes Medlemsservice Spejdernes Medlemsservice I/S December 2016 Version

Læs mere

Kontingent i Spejdernes Medlemsservice

Kontingent i Spejdernes Medlemsservice Kontingent i Spejdernes Medlemsservice Forberedelser Bruger gruppen ikke i forvejen Medlemsservices regnskabsmodul, skal dette aktiveres inden kontingentdelen kan tages i brug også selvom man ikke ellers

Læs mere

Kom godt i gang med Regnskabsdelen i Spejdernes Medlemsservice

Kom godt i gang med Regnskabsdelen i Spejdernes Medlemsservice Kom godt i gang med Regnskabsdelen i Spejdernes Medlemsservice Introduktion til regnskabsdelen i det fælleskorpslige medlemssystem Spejdernes Medlemsservice Spejdernes Medlemsservice I/S Marts 2017 Version

Læs mere

Vejledning til kontingent i Spejdernes Medlemsservice

Vejledning til kontingent i Spejdernes Medlemsservice Vejledning til kontingent i Spejdernes Medlemsservice Introduktion til kontingent delen i det fælleskorpslige medlemssystem Spejdernes Medlemsservice Spejdernes Medlemsservice I/S September 2017 Version

Læs mere

Vejledning til kontingent i Spejdernes Medlemsservice

Vejledning til kontingent i Spejdernes Medlemsservice Vejledning til kontingent i Spejdernes Medlemsservice Introduktion til kontingent delen i det fælleskorpslige medlemssystem Spejdernes Medlemsservice Spejdernes Medlemsservice August 2018 Version 1.3.0

Læs mere

Kom godt i gang med Regnskabsdelen i Spejdernes Medlemsservice

Kom godt i gang med Regnskabsdelen i Spejdernes Medlemsservice Kom godt i gang med Regnskabsdelen i Spejdernes Medlemsservice Introduktion til regnskabsdelen i det fælleskorpslige medlemssystem Spejdernes Medlemsservice Spejdernes Medlemsservice I/S Oktober 2016 Version

Læs mere

Kom godt i gang med Regnskabsdelen i Spejdernes Medlemsservice

Kom godt i gang med Regnskabsdelen i Spejdernes Medlemsservice Kom godt i gang med Regnskabsdelen i Spejdernes Medlemsservice Introduktion til regnskabsdelen i det fælleskorpslige medlemssystem Spejdernes Medlemsservice Spejdernes Medlemsservice I/S Oktober 2017 Version

Læs mere

Kom godt i gang med Regnskabsdelen i Spejdernes Medlemsservice

Kom godt i gang med Regnskabsdelen i Spejdernes Medlemsservice Kom godt i gang med Regnskabsdelen i Spejdernes Medlemsservice Introduktion til regnskabsdelen i det fælleskorpslige medlemssystem Spejdernes Medlemsservice Spejdernes Medlemsservice August 2018 Version

Læs mere

Kom godt i gang med Årsregnskabet i Spejdernes Medlemsservice

Kom godt i gang med Årsregnskabet i Spejdernes Medlemsservice Kom godt i gang med Årsregnskabet i Spejdernes Medlemsservice Gode råd ved opgørelsen af årsregnskabet Spejdernes Medlemsservice I/S December 2017 Version 1.1.3 Side 1 af 10 Indholdsfortegnelse 1.1 Opmærksomhedspunkter

Læs mere

Opkrævning af Divisionskontingent

Opkrævning af Divisionskontingent Opkrævning af Divisionskontingent Der findes ingen fælles regler for hvordan divisionen opkræver divisionskontingent af grupperne, men her er et forslag til hvordan det kan gøres. Find medlemstallet Under

Læs mere

Kom godt i gang med Årsregnskabet i Spejdernes Medlemsservice

Kom godt i gang med Årsregnskabet i Spejdernes Medlemsservice Kom godt i gang med Årsregnskabet i Spejdernes Medlemsservice Gode råd ved opgørelsen af årsregnskabet Spejdernes Medlemsservice I/S Januar 2018 Version 1.1.4 Side 1 af 11 Indholdsfortegnelse 1.1 Opmærksomhedspunkter

Læs mere

Regnskaber. Vi har nu startet 2 regnskaber 2006 og 2007, med status åben. Derefter skal vi have en kontoplan lavet

Regnskaber. Vi har nu startet 2 regnskaber 2006 og 2007, med status åben. Derefter skal vi have en kontoplan lavet Regnskabsdelen Regnskaber Kontoplan Bogføringstyper Åbningsbalance Bogføring Budget Udskrifter Ny konto i kontoplan Ny konto i udskrifter Kreditor / debitor Regnskab Vælg regnskaber - Så får vi et tomt

Læs mere

Vejledning i arrangementsstyring i Spejdernes Medlemsservice

Vejledning i arrangementsstyring i Spejdernes Medlemsservice Vejledning i arrangementsstyring i Spejdernes Medlemsservice Introduktion til arrangementsdelen i det fælleskorpslige medlemssystem Spejdernes Medlemsservice Spejdernes Medlemsservice I/S December 2016

Læs mere

Vejledning i kontingentdelen. 1. Den fælles del (med og uden Nets/PBS)

Vejledning i kontingentdelen. 1. Den fælles del (med og uden Nets/PBS) Vejledning i kontingentdelen 1. Den fælles del (med og uden Nets/PBS) En af de store fordele ved Blåt Medlem er kombinationen af medlemsdatabase og regnskabsprogram. Det giver muligheden for en enkel kontingentopkrævning

Læs mere

Bank Management / Bankafstemning. Bankafstemning. Et kort overblik over funktioner: Bankafstemning. Opret afstemningskonti

Bank Management / Bankafstemning. Bankafstemning. Et kort overblik over funktioner: Bankafstemning. Opret afstemningskonti Bank Management / Bankafstemning Ideen bag modulet er, at du importerer alle dine transaktioner fra din bank, og så forbliver disse transaktioner i Uniconta, på samme måde som alle andre transaktioner.

Læs mere

Kursus for Kasserere K U R S U S

Kursus for Kasserere K U R S U S Kursus for Kasserere Indholdsfortegnelse 3 Dagens program 5 Kassererens arbejde og funktion 6 Forpligtelser og god regnskabspraksis 7 Grundlæggende regnskab 8 Regnskabsprogrammet Uniconta 10 Kontoplanens

Læs mere

Vejledning i arrangementsstyring i Spejdernes Medlemsservice

Vejledning i arrangementsstyring i Spejdernes Medlemsservice Vejledning i arrangementsstyring i Spejdernes Medlemsservice Introduktion til arrangementsdelen i det fælleskorpslige medlemssystem Spejdernes Medlemsservice Spejdernes Medlemsservice I/S December 2016

Læs mere

Det var et simpelt bogføringsprogram dengang, uden ret mange andre muligheder end bogføring og en resultatopgørelse.

Det var et simpelt bogføringsprogram dengang, uden ret mange andre muligheder end bogføring og en resultatopgørelse. Brugervejledning Bergstedt-IT Finans Indledning Programmet er udviklet siden 2003, hvor de første versioner blev skabt. Det var et simpelt bogføringsprogram dengang, uden ret mange andre muligheder end

Læs mere

Håndbog til E-conomic. Til brug ved bogføring i Mødrehjælpens lokalforeninger

Håndbog til E-conomic. Til brug ved bogføring i Mødrehjælpens lokalforeninger Håndbog til E-conomic Til brug ved bogføring i Mødrehjælpens lokalforeninger Håndbog til E-conomic undervisning Udarbejdet af Hanne Jakobsen, bogholderiet og Lone Sørensen, frivilligafdelingen Denne håndbog

Læs mere

Kassekladde. Fordi penge tager tid.

Kassekladde. Fordi penge tager tid. Kassekladde Fordi penge tager tid. Manual til Kassekladde 2012 Indholdsfortegnelse 1. Intro... s. 03 2. Kassekladde... s. 04 Opret bilag... s. 06 Redigere bilag... s. 07 Slet bilag... s. 08 Download bilag...

Læs mere

Professionel håndtering af klinikregnskab

Professionel håndtering af klinikregnskab Professionel håndtering af klinikregnskab Kom godt i gang med TDfinans. Dette introduktionshæfte beskriver, hvordan du nemt og hurtigt kommer i gang med at bruge TDfinans, og hvordan du løser de daglige

Læs mere

HJÆLP TIL IGANGSÆTNING AF WINKOMPAS 3

HJÆLP TIL IGANGSÆTNING AF WINKOMPAS 3 HJÆLP TIL IGANGSÆTNING AF WINKOMPAS 3 1. Opstart af WinKompas 3 Når WinKompas 3 er startet op, vil der fremkomme et skærmbillede, hvor du skal indtaste følgende oplysninger for at få adgang til programmet:

Læs mere

Vejledning i årsafslutning 2017 i Navision Stat Selvejer-udgave

Vejledning i årsafslutning 2017 i Navision Stat Selvejer-udgave Vejledning i årsafslutning 2017 i Navision Stat Selvejer-udgave 1 Indledning Denne vejledning indeholder en beskrivelse af de aktiviteter, der skal/bør foretages ved årsafslutning i Navision Stat. Vejledningen

Læs mere

Step by step vejledning til udbetaling til person/firma via en finanskladde

Step by step vejledning til udbetaling til person/firma via en finanskladde Step by step vejledning til udbetaling til person/firma via en finanskladde Hvis du skal udbetale et udlæg til en medarbejder/kollega - (eller en sjælden gang udbetale penge til en borger, virksomhed eller

Læs mere

Vejledning i årsafslutning 2018 i Navision Stat Selvejer-udgave

Vejledning i årsafslutning 2018 i Navision Stat Selvejer-udgave Vejledning i årsafslutning 2018 i Navision Stat Selvejer-udgave 1 Indledning Denne vejledning indeholder en beskrivelse af de aktiviteter, der skal/bør foretages ved årsafslutning i Navision Stat. Vejledningen

Læs mere

Håndtering af webtilmeldinger i SuperNovaONLINE

Håndtering af webtilmeldinger i SuperNovaONLINE Håndtering af webtilmeldinger i SuperNovaONLINE Indhold Håndtering af webtilmeldinger i SuperNovaONLINE... 2 Navigation... 2 Import webordre F-CMS... 3 Gennemgang af ordrehoved... 3 Gennemgang af ordrelinjer...

Læs mere

Der findes i Axapta en ret fleksibel afstemningsfunktion. For at kunne anvende den skal den først aktiveres og så skal der også lige sættes lidt op.

Der findes i Axapta en ret fleksibel afstemningsfunktion. For at kunne anvende den skal den først aktiveres og så skal der også lige sættes lidt op. Bankafstemning Der findes i Axapta en ret fleksibel afstemningsfunktion. For at kunne anvende den skal den først aktiveres og så skal der også lige sættes lidt op. Aktivering af bankafstemning For at aktivere

Læs mere

OBS.: Fysiske bilag (indbakken ) viser bilag som er bogført. Du kan IKKE slette bilag, der ikke er bogført, men som ligger i kladde.

OBS.: Fysiske bilag (indbakken ) viser bilag som er bogført. Du kan IKKE slette bilag, der ikke er bogført, men som ligger i kladde. Indlæs Fysiske bilag Spring til Layout, Skabeloner, Søg Relevante links.: Import af e-conomic bilag, Fysiske bilag Fysiske bilag (Indbakke) Fysiske bilag kan placeres på det enkelte bilag på mange måder.

Læs mere

Håndtering af webtilmeldinger i Supernova

Håndtering af webtilmeldinger i Supernova Håndtering af webtilmeldinger i Supernova Indhold Håndtering af webtilmeldinger i Supernova... 2 Navigation... 2 Import webordre F-CMS... 3 Gennemgang af ordrehoved... 3 Gennemgang af ordrelinjer... 4

Læs mere

Bilagskladder kaldes ved at vælge menupunktet Regnskab -> Kladde eller klikke på favoritikonet Bilagskladder på Winfinans skrivebordet.

Bilagskladder kaldes ved at vælge menupunktet Regnskab -> Kladde eller klikke på favoritikonet Bilagskladder på Winfinans skrivebordet. Bilagskladde Bilagskladder kaldes ved at vælge menupunktet Regnskab -> Kladde eller klikke på favoritikonet Bilagskladder på Winfinans skrivebordet. Navigering i kladder flytter fra felt til felt.

Læs mere

Vejledning i kasserapport i Excel Afdelingsbestyrelse

Vejledning i kasserapport i Excel Afdelingsbestyrelse Vejledning i kasserapport i Excel Afdelingsbestyrelse Når I åbner Excel filen får I denne dialog boks op og I skal vælge at åben filen med makroer, så de hjælpeværktøjer vi har lagt ind kommer til at virke.

Læs mere

Ø90 Online - sådan - Kasseregistrering

Ø90 Online - sådan - Kasseregistrering Ø90 Online - sådan - Kasseregistrering DLBR Ø90 Online Kasseregistrering Her beskrives hvordan du anvender kasseregistrering og de tilknyttede faciliteter til din løbende bogføring i Ø90 Online. Redigeret

Læs mere

Vejledning i årsafslutning 2014 i Navision Stat Selvejer-udgave

Vejledning i årsafslutning 2014 i Navision Stat Selvejer-udgave Vejledning 10-12-2014 Vejledning i årsafslutning 2014 i Navision Stat Selvejer-udgave 1 Indledning Denne vejledning indeholder en beskrivelse af de aktiviteter, der skal/bør foretages ved årsafslutning

Læs mere

Digital Bogføring i Stackss (demo) Brugervejledning, Stackss

Digital Bogføring i Stackss (demo) Brugervejledning, Stackss Denne vejledning viser dig, hvordan du bruger løsningen Digital Bogføring (Bilagsscanning) i Stackss. Bemærk, vejledningen er henvendt til demo-versionen. Digital Bogføring i Stackss (demo) Når du logger

Læs mere

Hånd@ Finansbilag til ØS

Hånd@ Finansbilag til ØS Hånd@ Finansbilag til ØS Indledning... 3 Gebyr... 3 Gebyrskema... 5 Finansbilag... 7 Finansjournal... 10 Økonomisystemet... 15 Økonomisystemet detaljeret vedr. dommerafregning... 16 Side 2 af 19 Indledning

Læs mere

Startpakke**: kr. 1.500,- Licens: kr. 0,-

Startpakke**: kr. 1.500,- Licens: kr. 0,- Kontingentsystem med ClubPeople ClubPeople tilbyder nu klubberne et integreret kontingentsystem. Kontingentsystemet sikrer, at du som klubansvarlig kan få overblik over dine medlemmers betalinger og restancer.

Læs mere

Finanskladden åbnes ved at klikke på menupunktet Finanskladde under fanen Dagligt.

Finanskladden åbnes ved at klikke på menupunktet Finanskladde under fanen Dagligt. Finanskladde Finanskladden åbnes ved at klikke på menupunktet Finanskladde under fanen Dagligt. Her vises en oversigt over kladder i det aktuelle modul. Du kan vælge mellem at få vist åbne eller lukkede

Læs mere

Kom godt i gang med Blåt Medlem!

Kom godt i gang med Blåt Medlem! D E T DBlåt Medlem A N S K E S P E J D E R K O R P S Kom godt i gang med Blåt Medlem! Introduktion til Det Danske Spejderkorps's samlede system til Medlemsregistrering Kontingentopkrævning Regnskab Kursusadministration

Læs mere

Systemopsætning Finans

Systemopsætning Finans Systemopsætning Finans Under menuen Funktioner Systemopsætning Finans, indtastet Generelle oplysninger, Opsætning af kontoplan og Faste Konti vedrørende Finansmodulet. Indholdsfortegnelse Finansopsætning...

Læs mere

Håndtering af webtilmeldinger i SuperNovaONLINE

Håndtering af webtilmeldinger i SuperNovaONLINE Håndtering af webtilmeldinger i SuperNovaONLINE Indhold Håndtering af webtilmeldinger i SuperNovaONLINE... 2 Navigation... 2 Import webordre F-CMS... 3 Gennemgang af ordrehoved... 3 Gennemgang af ordrelinjer...

Læs mere

C5 vejledning. C5 Online. Finans-, debitor & kreditor. Niveau D/C

C5 vejledning. C5 Online. Finans-, debitor & kreditor. Niveau D/C C5 vejledning C5 Online Finans-, debitor & kreditor Niveau D/C 1. udg. juni 2013 Indhold 1 Klar til C5 Online... 1 1.1 Installere opkaldsforbindelse (VPN)... 1 1.2 Logge på C5... 1 1.3 Indtaste e-mail

Læs mere

Udligning af debitorer og kreditorer i ectrl

Udligning af debitorer og kreditorer i ectrl Udligning af debitorer og kreditorer i ectrl En af de mange funktioner til styring af skyldige fakturaer hos leverandører eller tilgodehavender hos kunder er åbenpostudligning. Åbenpostudligningen går

Læs mere

Skolepenge og Indbetalinger

Skolepenge og Indbetalinger Skolepenge og Indbetalinger Afstemning af abonnementskørsel... 3 Abonnementskørsel... 5 Fil til PBS og/eller faktura sendes med posten.... 7 Basisløsning:... 7 Totalløsning fil til PBS... 9 Afsendelse

Læs mere

Mamut Stellar Banking

Mamut Stellar Banking Mamut Stellar Banking Mamut Stellar Banking understøtter betalinger på en overskuelig måde, og det er muligt at fratrække evt kreditnotaer fra en Saldobetaling før den gennemføres. Dermed får man automatisk

Læs mere

Vejledning og kommentarer til ny version

Vejledning og kommentarer til ny version Vejledning og kommentarer til ny version Udgave: SummaSummarum 4 Version: 4.00 Frigivelse: 30. november 2011 Med frigivelsen af denne nye hovedversion, SummaSummarum 4, følger en mængde ny funktionalitet

Læs mere

Salgsordre finder du under menuen Maskinhandel - Salg. Salgsordre er opdelt i et hoved- og et linje-skærmbillede.

Salgsordre finder du under menuen Maskinhandel - Salg. Salgsordre er opdelt i et hoved- og et linje-skærmbillede. Salgsordre maskiner Salgsordre finder du under menuen Maskinhandel - Salg. Salgsordre er opdelt i et hoved- og et linje-skærmbillede. Nederst på salgsordren er der 6 knapper med kald til undermenuer på

Læs mere

Udsøgning af betalinger - kreditorer

Udsøgning af betalinger - kreditorer Quickguide 09.07.2013 Udsøgning af betalinger - kreditorer Indhold 1 Hvornår?... 1 2 Hvad?... 1 3 Processen:... 2 3.1 Danne betalingsforslag... 2 3.2 Beskrivelse af felter... 3 3.3 Opsætning af kriterier

Læs mere

Winfi nans for menighedsråd. Debitorvejledning

Winfi nans for menighedsråd. Debitorvejledning Winfi nans for menighedsråd Debitorvejledning Indholdsfortegnelse Debitorer oprettes 3 Bogføring vedrørende debitorer 5 Bogføring af fakturadata 6 Bogføring af indbetalinger 9 Betalingsbetingelser 11 Hvem

Læs mere

DentalSuite. Kreditormodul

DentalSuite. Kreditormodul DentalSuite Kreditormodul Side 1 Kreditorsystemet er en integreret del af DentalSuite bogholderiet. Med kreditormodulet behøver du kun at have fat i dine regninger én gang. Når kreditordialogen aktiveres

Læs mere

Placering af resultat- og balancekonti 45965

Placering af resultat- og balancekonti 45965 Lektionsplan Placering af resultat- og balancekonti 45965 Bemærk: Der er her tale om uddrag af materialet. Du finder hele materialet med lærebog, opgaver og løsninger i Undervisningsbanken. Placering af

Læs mere

SLS-kasserer - Vejledning til kassererarbejdet i din lokalbestyrelse

SLS-kasserer - Vejledning til kassererarbejdet i din lokalbestyrelse SLS-kasserer - Vejledning til kassererarbejdet i din lokalbestyrelse [Revideret januar 2019] Indholdsfortegnelse 1. Økonomisk støtte til lokalbestyrelsen... 2 Kassereropgaver i SLS-lokalbestyrelsen...

Læs mere

e-conomic integrations manual version: 2.0 Minuba e-conomic Integrationsmanual Side 1 af 14

e-conomic integrations manual version: 2.0 Minuba e-conomic Integrationsmanual Side 1 af 14 .0 Minuba e-conomic Integrationsmanual Side 1 af 14 .0 INTEGRATION OVERSIGT (STANDARD OPSÆTNING) Her er en kort gennemgang af integrationens workflow ved en standard opsætning: Funktion Fra Til Info Eksport

Læs mere

CapLegal Afregning BRANCHEINDSIGT I SYSTEM CAPTO.DK

CapLegal Afregning BRANCHEINDSIGT I SYSTEM CAPTO.DK CapLegal Afregning Indholdsfortegnelse Afregning sag... 3 Afregning af sag med afregningskladde... 3 Salærfordeling... 5 Fast salærfordeling opsat på sagen... 6 Salærfordeling i forhold til tidsposter...

Læs mere

MENU. Det er de initialer du er logget på med, der bestemmer hvilken printer du udskriver på. Forespørgselsrutiner

MENU. Det er de initialer du er logget på med, der bestemmer hvilken printer du udskriver på. Forespørgselsrutiner MENU LOG PÅ? FINANS? DEBITOR? KREDITOR? BILAG? REVISOR UDSKRIFTER KONTOUDTOG RENTER RYKKER AUT.BETALING PERIODISK Det er de initialer du er logget på med, der bestemmer hvilken printer du udskriver på.

Læs mere

Kom godt i gang med Easybooks

Kom godt i gang med Easybooks Kom godt i gang med Easybooks Easybooks er et brugervenligt og gratis regnskabsprogram, som betjenes direkte via internettet ved hjælp af en browser, for eksempel via Internet Explorer eller Mozilla Firefox.

Læs mere

CapLegal Bogholderi BRANCHEINDSIGT I SYSTEM CAPTO.DK

CapLegal Bogholderi BRANCHEINDSIGT I SYSTEM CAPTO.DK CapLegal Bogholderi Indhold Indledning... 3 Rollecenter...3 Udskriv/udskrifter...6 Finans-/kassekladde... 7 Bogføring sagskladde (sagsomkostninger)...8 Bogføringsskabelonkode...9 Anvendelse af bogføringsskabelonkoder...

Læs mere

Årsafslutning i SummaSummarum 4

Årsafslutning i SummaSummarum 4 Årsafslutning i SummaSummarum 4 Som noget helt nyt kan du i SummaSummarum 4 oprette et nyt regnskabsår uden, at det gamle (eksisterende) først skal afsluttes. Dette betyder, at der er nogle rutiner omkring

Læs mere

17.2g Salon Hairstyle [S01]

17.2g Salon Hairstyle [S01] 17.2g Salon Hairstyle [S01] Tomas Haahr startede 1. januar 2011 sin egen frisørsalon under navnet Salon Hairstyle. Frisørsalonen ligger i Saksild, hvor Tomas Haahr har lejet et godt beliggende forretningslokale

Læs mere

Indholdsfortegnelse. Registrer faktura som betalt Kreditnota Rapporter Resultatopgørelse Balance

Indholdsfortegnelse. Registrer faktura som betalt Kreditnota Rapporter Resultatopgørelse Balance BRUGERVEJLEDNING Indholdsfortegnelse Indledning Generelle bogføringsprincipper Kontoplan Installation af Abaque Slet Abaque Opret dit første regnskab Kassekladde Oprettelse af bilag Beskrivelse Dato Faktura

Læs mere

DentalSuite. Kreditormodul

DentalSuite. Kreditormodul DentalSuite Kreditormodul Side 1 Kreditorsystemet er en integreret del af DentalSuite bogholderiet. Med kreditormodulet behøver du kun at have fat i dine regninger én gang. Når kreditordialogen aktiveres

Læs mere

Kladde Plus... 3. Ekstra Felter i Kladde Plus... 3. Gentag modkonto... 3. Konteringsvejledning... 3. Konto... 4. Tekst... 4. Privat...

Kladde Plus... 3. Ekstra Felter i Kladde Plus... 3. Gentag modkonto... 3. Konteringsvejledning... 3. Konto... 4. Tekst... 4. Privat... Indhold Kladde Plus... 3 Ekstra Felter i Kladde Plus... 3 Gentag modkonto... 3 Konteringsvejledning... 3 Konto... 4 Tekst... 4 Privat... 4 Kontonavn... 4 Modkontonavn... 4 Plus Sag, Plus Medarbejder, Plus

Læs mere

Regnskab. Conventus. Workshop. Opsætning af regnskab Import af kontoplan Opsætning af faste konti Opsætning af afdelinger

Regnskab. Conventus.  Workshop. Opsætning af regnskab Import af kontoplan Opsætning af faste konti Opsætning af afdelinger Regnskab www.conventus.dk Nemt med onlinebetaling og SMS kontakt... www. dgi.dk/nemt Håndboldkampen for oldgirls er flyttet fra lørdag til søndag Workshop Opsætning af regnskab Import af kontoplan Opsætning

Læs mere

Opsætning på kreditor

Opsætning på kreditor Opsætning på kreditor For at overførsel af betalinger kan foretages til dit homebanking, kræver det noget opsætning på dine leverandører. Opsætningen foretages på fanebladet Betaling på kreditoren. I feltet

Læs mere

VEJLEDNING Skolepenge og Indbetalinger med Totaltløsning Support tlf:

VEJLEDNING Skolepenge og Indbetalinger med Totaltløsning Support tlf: VEJLEDNING Skolepenge og Indbetalinger med Totaltløsning Support tlf: 46761892 1 Indholdsfortegnelse Afstemning af abonnementskørsel... Abonnementskørsel... 6 Fil til Nets... 8 Afsendelse af fil til Nets...

Læs mere

Selene brugervejledning

Selene brugervejledning Selene brugervejledning F2 : Åbner en oversigt med data for det aktive felt. F3: Gemmer data i det aktive vindue Salgsordre : Bruges til oprettelse af Ordre/Arbejdskort/Fakrura Debitor: Debitorregister,

Læs mere

Indlæsning af bankkontoudtog

Indlæsning af bankkontoudtog Indlæsning af bankkontoudtog Der kan importeres bankkontoudtog to steder i Uniconta. Der kan importeres til Finanskladden eller fra Bankafstemning. Den store forskel på de to importer er, at bankafstemning

Læs mere

Nyheder til version 2013-3

Nyheder til version 2013-3 Nyheder til version 2013-3 En stærk brancheløsning fra Inventio.IT 1 Indledning... 3 2 C5 2012 SP 2 Nyheder... 3 2.1 Generelle revisor nyheder i C5... 3 3 C5 online Integration (fra version 2013)... 3

Læs mere

Quick guide Finans bogføring

Quick guide Finans bogføring Quick guide Finans bogføring Registrering af posteringer Finansmodulet Finansmodulet i et bogholderisystem er det modul, der binder de øvrige moduler sammen. I finansen samles posteringer fra debitor og

Læs mere

Sags- og ressourcestyring i Navision Stat

Sags- og ressourcestyring i Navision Stat Sags- og ressourcestyring i Navision Stat Opgaver Aarhus Universitet august/september 2012 Budgetkontoret Aarhus Universitet Katrinebjergvej 89 F 8200 Aarhus N Tlf.: 87150000 E-mail: budget@au.dk www.au.dk/budget

Læs mere

MBUFs medlemssystem. http://medlemlive.dev.churchit.dk/index.php?id=324

MBUFs medlemssystem. http://medlemlive.dev.churchit.dk/index.php?id=324 MBUFs medlemssystem Adgang og login Adgang fås via følgende hjemmeside: http://medlemlive.dev.churchit.dk/index.php?id=324 Når du kommer ind på siden, indtast brugernavn og adgangskode: Arbejdsgangen er

Læs mere

D E T D A N S K E S P E J D E R K O R P S. Kom godt i gang med Blåt Medlem! Introduktion til Det Danske Spejderkorps medlemsregistreringssystem.

D E T D A N S K E S P E J D E R K O R P S. Kom godt i gang med Blåt Medlem! Introduktion til Det Danske Spejderkorps medlemsregistreringssystem. D E T D A N S K E S P E J D E R K O R P S Kom godt i gang med Blåt Medlem! Introduktion til Det Danske Spejderkorps medlemsregistreringssystem. Version 3, april 2010 D E T D A N S K E S P E J D E R K O

Læs mere

Faktura menuen 9.1. Faktura-modulet er et modul i Rambøll FAS ver. 8.00, som er integreret med forbrugerkartoteket.

Faktura menuen 9.1. Faktura-modulet er et modul i Rambøll FAS ver. 8.00, som er integreret med forbrugerkartoteket. Faktura menuen 9.1 9. FAKTURA Faktura-modulet er et modul i Rambøll FAS ver. 8.00, som er integreret med forbrugerkartoteket. Med Faktura-modulet er det muligt at udskrive fakturaer til forbrugerne på

Læs mere

Brugervejledning til KasseRapporten LIGHT

Brugervejledning til KasseRapporten LIGHT Brugervejledning til KasseRapporten LIGHT INSTALLATIONSVEJLEDNING... 2 FØRSTE GANG DU TAGER KASSERAPPORTEN I BRUG... 3 KOM GODT I GANG MED KASSERAPPORTEN LIGHT... 4 KASSERAPPORTEN - BRUG AF EGEN KONTOPLAN...

Læs mere

Ændringer til Regnskabssystemet:

Ændringer til Regnskabssystemet: Ændringer til Regnskabssystemet: Generelt: Der er lavet nyt layout i alle skærmbilleder. Farveskalaen der er anvendt er ændret. De steder hvor der i øvrigt er lavet ændringer til layoutet, er dette nævnt

Læs mere

AT BENYTTE VALUTA BETYDER... 2 VALUTAKODER... 2 VALUTAKURSER...

AT BENYTTE VALUTA BETYDER... 2 VALUTAKODER... 2 VALUTAKURSER... Valuta Du kan fakturere og bogføre i fremmed valuta og få det omregnet til regnskabets grundvaluta. I alle posteringsoversigter vises både beløbet i valuta og beløbet i regnskabets grundvaluta (standardvaluta).

Læs mere

Hjælp til SpeedADMIN. Betaling 1 / 22

Hjælp til SpeedADMIN. Betaling 1 / 22 Hjælp til SpeedADMIN Betaling 1 / 22 Indhold Indhold... 2 Betalingsdelen... 3 Hvordan?... 4 Genererer man en betalingsfil... 4 Sender jeg FI-kort... 6 Redigerer jeg en påligning.... 7 Laver jeg en manuel

Læs mere

ForeningsAdministrator opdatering

ForeningsAdministrator opdatering ForeningsAdministrator opdatering overblik og guide til opdateringen Ny menu-fane Som systemet har udviklet sig er der kommet mange punkter under regnskabs fanen. Vi har nu derfor valgt at dele regnskabsdelen

Læs mere

Udligning af debitorbilag foretages under Afdelinger Økonomistyring - Tilgodehavender Indbetalingskladder.

Udligning af debitorbilag foretages under Afdelinger Økonomistyring - Tilgodehavender Indbetalingskladder. Debitorer udligning af poster I det følgende vil vi gennemgå Udligning af ét bilag Udligning af flere bilag Efterudligning Udligning af debitorbilag foretages under Afdelinger Økonomistyring - Tilgodehavender

Læs mere

Vejledning til. DUI-LEG og VIRKEs

Vejledning til. DUI-LEG og VIRKEs Vejledning til DUI-LEG og VIRKEs Medlemssystem version 1.0 Opdateret 1. november 2009 Indholdsfortegnelse Sådan får du en kode til systemet...3 Sådan logger du ind på systemet...3 Forsiden og ændring af

Læs mere

Brugermanual. Til Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel

Brugermanual. Til Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel Brugermanual Til Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel Brugermanual til Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel 1. Indledning Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel findes på

Læs mere

Vejledning i arrangementsstyring for grupper mv. i Spejdernes Medlemsservice

Vejledning i arrangementsstyring for grupper mv. i Spejdernes Medlemsservice Vejledning i arrangementsstyring for grupper mv. i Spejdernes Medlemsservice Introduktion til arrangementsdelen i det fælleskorpslige medlemssystem Spejdernes Medlemsservice Spejdernes Medlemsservice I/S

Læs mere

Guide til medlemskartoteket

Guide til medlemskartoteket Guide til medlemskartoteket Bliv klogere på Í Redigerer af foreningens medlemmer Í Oprettelse af nye medlemmer Í Udtræk af medlemslister Í Registrering af ansvarsområder Í Indberetning Í Kontingentsatser

Læs mere

Tlf. +45 7027 1699 Fax + 45 7027 1899

Tlf. +45 7027 1699 Fax + 45 7027 1899 GECKO Booking kassesystem For oprettelse af flere kasseapparater, ret da henvendelse til GECKO Booking. Pris pr. ekstra er 49 kr. ex moms pr. måned. Vi tilbyder desuden ekstra udstyr til kasse-tilkøbsmodulet,

Læs mere

Kontoplan Plus. Felter i Plus+ kontoplanen... 3. Eksternkonto... 3. Effekt... 3. Primo... 3. MomsABC... 3. Årskode... 3. Prv... 3. KontoNavn2...

Kontoplan Plus. Felter i Plus+ kontoplanen... 3. Eksternkonto... 3. Effekt... 3. Primo... 3. MomsABC... 3. Årskode... 3. Prv... 3. KontoNavn2... Kontoplan plus... 2 Felter i Plus+ kontoplanen... 3 Eksternkonto... 3 Effekt... 3 Primo... 3 MomsABC... 3 Årskode... 3 Prv... 3 KontoNavn2... 4 Funktioner i kontoplan plus... 4 Konteringsvejledning...

Læs mere

Momsvejledning. ectrl Light

Momsvejledning. ectrl Light Momsvejledning ectrl Light Side 1 af 23 01-11-2011 Indholdsfortegnelse INDLEDNING... 3 OPSÆTNING AF MOMS... 4 Momskoder... 5 Momsgruppe... 6 Varemomsgrupper... 8 Finanskonteringsgruppe... 9 Momsafregningsperioder...

Læs mere

Udligning af debitorbilag foretages under Økonomistyring - Tilgodehavender - Indbetalingskladder.

Udligning af debitorbilag foretages under Økonomistyring - Tilgodehavender - Indbetalingskladder. Debitorer udligning af poster I det følgende vil vi gennemgå Udligning af ét bilag Udligning af flere bilag Efterudligning Udligning af debitorbilag foretages under Økonomistyring - Tilgodehavender - Indbetalingskladder.

Læs mere

Winfinans. Der skal laves følgende indstillinger inden du kan begynde og lave færdige fakturaer, der kan lukkes( afsluttes) og bogføres i regnskabet.

Winfinans. Der skal laves følgende indstillinger inden du kan begynde og lave færdige fakturaer, der kan lukkes( afsluttes) og bogføres i regnskabet. Small Business Lav en faktura Denne vejledning gennemgår de ting man normalt skal gøre, når man laver en faktura. Fremgangsmåden kan også anvendes til at oprette Et salgstilbud eller en salgsordre. Inden

Læs mere

Vejledning i årsafslutning 2015 i Navision Stat Selvejer udgave

Vejledning i årsafslutning 2015 i Navision Stat Selvejer udgave Vejledning 02-02-2016 Vejledning i årsafslutning 2015 i Navision Stat Selvejer udgave 1 Indledning Denne vejledning indeholder en beskrivelse af de aktiviteter, der skal/bør foretages ved årsafslutning

Læs mere

Udvalgte nye elementer i Navision 5.2.01. DDI en

Udvalgte nye elementer i Navision 5.2.01. DDI en Version 1 10. juni 2011 Udvalgte nye elementer i Navision 5.2.01 DDI en Oplæg juni 2011 til Kulturministeriet Bestillingsoversigt i DDI en - Bestillingsoversigten åbnes via Indrapportering til ØSC \Bestillingsoversigt,

Læs mere

Vejledning om. Automatisk Bankkontoafstemning i. Navision Stat via API eller Business Online

Vejledning om. Automatisk Bankkontoafstemning i. Navision Stat via API eller Business Online Vejledning om Automatisk Bankkontoafstemning i Navision Stat via API eller Business Online Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Hvordan kontoafstemning... 3 3. Bestillinger... 3 3.1 Bestilling via

Læs mere

Årsafslutning i ectrl

Årsafslutning i ectrl Årsafslutning i ectrl Denne vejledning er en gennemgang af, hvordan man nemt og bekvemt kommer gennem årsafslutningen i ectrl. Opret nyt regnskabsår Det første man skal foretage sig er at oprette det nye

Læs mere

Vejledning i arrangementsstyring for grupper mv. i Spejdernes Medlemsservice

Vejledning i arrangementsstyring for grupper mv. i Spejdernes Medlemsservice Vejledning i arrangementsstyring for grupper mv. i Spejdernes Medlemsservice Introduktion til arrangementsdelen i det fælleskorpslige medlemssystem Spejdernes Medlemsservice Spejdernes Medlemsservice I/S

Læs mere

Vejledning til Kreditormodulet

Vejledning til Kreditormodulet Vejledning til Kreditormodulet Indhold Indstillinger vedr. kreditormodulet.... 3 Opsætning af Bank... 4 Oprettelse af kreditor... 4 Oprettelse og bogføring af købs faktura... 5 Bogførte købs bilag - oversigt...

Læs mere

Vejledning til Medlemsbekræftelse 2017

Vejledning til Medlemsbekræftelse 2017 Vejledning til Medlemsbekræftelse 2017 Introduktion til Medlemsopgørelsen i det fælleskorpslige medlemssystem Spejdernes Medlemsservice Spejdernes Medlemsservice I/S december 2017 Version 1.0 KFUM Side

Læs mere

Abonnementsstyring. Start af Stellar Abonnement. Indledende tekst. Indholdsfortegnelse

Abonnementsstyring. Start af Stellar Abonnement. Indledende tekst. Indholdsfortegnelse Abonnementsstyring Indledende tekst Indholdsfortegnelse Start af Stellar Abonnement... 1 Kom godt i gang med abonnement... 2 Vare/Ydelser i Stellar Office Pro... 2 Abonnements oversigt... 2 Fanebladet

Læs mere

Vejledning Depositum/forudbetalinger

Vejledning Depositum/forudbetalinger Depositum/forudbetalinger Indhold Opsætning af depositum... 3 Opret en faktura med depositum... 5 Bogføring af depositum i kassekladde... 5 Vis depositum på debitor... 5 Tilbagebetaling af depositum...

Læs mere

Kasserere og medlemsadministratorer

Kasserere og medlemsadministratorer Kasserere og medlemsadministratorer Velkommen til kasserersystemet! Her har du adgang til alle jeres medlemmers oplysninger, og det er her, du kan lave rettelser, oprette nye medlemmer, og slette dem,

Læs mere

Ændringer til Regnskabssystemet:

Ændringer til Regnskabssystemet: Ændringer til Regnskabssystemet: Generelt: Der er lavet nyt layout i alle skærmbilleder. Farveskalaen der er anvendt er ændret. De steder hvor der i øvrigt er lavet ændringer til layoutet, er dette nævnt

Læs mere

INTRODUKTION TIL FACTORING... 3 DEBITORER...

INTRODUKTION TIL FACTORING... 3 DEBITORER... Side 1 Indholdsfortegnelse INTRODUKTION TIL FACTORING... 3 DEBITORER... 4 OPRETTELSE AF DEBITORER... 4 ÆNDRING AF DEBITORER... 5 OPRETTELSE AF FAKTURAPOSTER TIL MIDT FACTORING... 6 GENVEJSTASTER... 13

Læs mere

Årsafslutning. Boyum IT A/S. Årsafslutning - vejledning. Vejledning i udarbejdelse af periodeopgørelse og årsafslutning

Årsafslutning. Boyum IT A/S. Årsafslutning - vejledning. Vejledning i udarbejdelse af periodeopgørelse og årsafslutning Boyum IT A/S Årsafslutning Vejledning i udarbejdelse af periodeopgørelse og årsafslutning Opdateret den 21-04-2010 Ver. 1.0 Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Forberedelse... 3 Oprettelse af nyt regnskabsår...

Læs mere