Organisationsbestyrelsesmøde den 1. september 2014, kl. 19:30 i Ismejeriet

Transkript

1 Referat Organisationsbestyrelsesmøde den 1. september 2014, kl. 19:30 i Ismejeriet Til stede: Stine Gotved, Sara Haugesen, Hanne Tennes, Lærke Spenner, Jesper Rauff Afbud: Marie Grundvig Buss, Nina Winther Overby, Robert Andersen, Lone Henriksen Fra administraitonen: Kundechef Lene Vennits, økonomimedarbejder Ragavan Rudran, sekretær Gitte Nielsen (referent) samt driftsleder Lars Anthonisen Indholdsfortegnelse Sager til beslutning 1. Referat Beboermøde den 29. september Opdatering af forretningsorden Konstituering efter generalforsamling Opkrævning af manglende ajourføringsgebyrer Nyt fra driftschefen Ældre-/handicapkode på intern opnotering i afdelingen Tilbud om konfliktmægling Ny honoraraftale med Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Næste møde Eventuelt /11

2 Bilag 1: Indkaldelse til beboermøde Bilag 2: Driftsbudget 2015 Bilag 3: Forretningsorden Bilag 4: Aktionsliste Bilag 5: Ældre/handicapkode på intern opnotering i afdelingen Bilag 6: Ny honoraraftale 2/11

3 Mødet blev indledt med en kort introduktion af de tilstedeværende. Kundechef Lene Vennits har overtaget forretningsførerposten efter Christen Mors, som er tiltrådt andet job. På grund af driftschef Viggo Strøm Børstings ferie deltog driftsleder Lars Anthonisen i mødet. Sager til beslutning 1. Referat Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 28. april 2014 blev udsendt den 9. maj Der er ikke efterfølgende indkommet kommentarer til referatet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Beboermøde den 29. september 2014 Dagsorden og indkaldelse til beboermødet den 29. september 2014 er forhåndsgodkendt af formanden, således at materialet kan omdeles rettidigt. (Bilag 1). Budget for afdeling for perioden gennemgås og forudsætter en lejestigning på kr. svarende til 1,34 % eller 14,35 kr. pr. m 2 på årlig basis. Budgettet er fremsendt til afdelingsbestyrelsen den Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender dagsordenen samt driftsbudgettet for 2015 til forelæggelse til godkendelse på budgetmødet og i øvrigt tager orienteringen til efterretning. Bilag 1: Indkaldelse til beboermøde Bilag 2: Driftsbudget 2015 Organisationsbestyrelsen godkendte dagsordenen til beboermødet. Økonomimedarbejder Ragavan Rudran informerede om, at budgettet forudsætter en huslejestigning på 1,34 %. Ragavan gennemgik udvalgte poster, der udviste afvigelser, i det komprimerede budget, som er det materiale, der omdeles til alle beboere i forbindelse med beboermødet. Undervejs svarede han på opklarende spørgsmål til blandt andet ejendomsskatter, der stiger med kr., hvilket er Skats vurdering ud fra de parametre, der ligger til grund for grundskyldsopgørelsen. 3/11

4 Renovation stiger med kr. som følge af, at der nu betales for en kombination af volumen og antal boliger, mod tidligere antal boliger. Energiforbruget er stadigt faldende. Renholdelse falder med kr., hvilket hovedsageligt skyldes, at der er sat mindre af til afløsning. Dette spurgte organisationsbestyrelsen specifikt ind til. Driftsleder Lars Anthonisen fandt, at det var en realistisk nedsættelse, da sygefravær mv. er lavere end tidligere. På forespørgsel svarede Ragavan, at antennebudget ikke kan varsles, før 2015-priser for tv-pakker er kendt. Får vi de nye priser, inden huslejevarslet skal sendes ud, vil vi tage eventuelle antenneprisstininger med, ellers vil det blive varslet primo december. Organisationsbestyrelsen godkendte budgettet for 2015 til forelæggelse og godkendelse på afdelingsmødet og tog i øvrigt orienteringen til efterretning. 3. Opdatering af forretningsorden Forretningsordenen skal tilpasses og opdateres i forhold til de beslutninger, der er truffet på seminar og som følge af s nye intranet. Opdateringer (tilføjelser og ændringer) er fremhævet med rødt i bilag 3. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og godkender opdateringen af forretningsordenen. Bilag 3: Forretningsorden Formand Stine Gotved gennemgik forretningsordenen og de tilpasninger og opdateringer, der var fremthævet med rødt. Med hensyn til 2, b kasserer besluttede organisationsbestyelsen, at der skal skrives en blødere formulering, således at posten kan bestrides af en uden for bestyrelsen, som det er tilfældet nu. Med ovennævnte tilføjelse godkendte organisationsbestyrelsen opdateringen af forretningsordenen. 4. Konstituering efter generalforsamling Efter generalforsamlingen konstituerede bestyrelsen sig i henhold til forretningsordenen med aktivitetslistefører, arkivar, kasserer, web-ansvarlig og referent. 4/11

5 På generalforsamlingen blev Marie Buss P 127 genvalgt, Nina Winther Overby D 1 og Sara Haugesen Q 186 blev valgt til bestyrelsen, alle for en toårig periode. Som suppleanter blev Robert Andersen B 29 og Lone Henriksen A 45 begge genvalgt for en etårig periode. Det indstilles, at organisationsbestyresen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5. Opkrævning af manglende ajourføringsgebyrer I foråret 2010 fik bestyrelsen for en orientering om de nye ventelisteregler i forbindelse med styringsreformen. I orienteringen blev det beskrevet, at ventelistereglerne for andelsboligforeninger fremadrettet skal forvaltes som almene boligforeninger. Det betyder, at 1) de opnoterede skal betale et årligt ajourføringsgebyr fra og med 2011 og 2) betaler de ikke inden 6 uger, bliver de slettet med den lempelse, at henvender den opnoterede sig indenfor et år efter seneste betalingsfrist, kan den opnoterede få lov til at betale og beholde sin anciennitet på ventelisten. Der er efterfølgende kommet en ændring i udlejningsbekendtgørelsen, som betyder, at der skal rykkes for betaling inden den opnoterede, der skylder for ajourføringsgebyret, bliver slettet. I forsommeren 2010 skrev KAB s Udlejningsområde ud til alle medlemmerne i de 3 foreninger om fortsat opnotering og med besked om, at de skulle henvende sig til KAB inden 1. juni Et stort antal af modtagerne svarede ikke eller brevene kom retur med ubekendt på adressen. Siden sommeren 2010 har ændringen været administreret lempeligt: Alle medlemmer, der har henvendt sig, har fået lov til at beholde deres anciennitet på ventelisten, hvis de betaler ajourføringsgebyret fra 2011 og frem. Denne ordning bør ophøre i 2014, således at opnoterede til de 3 andelsboligforeninger fremadrettet administreres, jf. udlejningsbekendtgørelsen, som opnoterede til øvrige almene afdelinger i KAB fællesskabet, således: Medlemmer kan fra 1. januar 2015 ikke længere beholde deres anciennitet på ventelisten mod at betale ajourføringsgebyr fra 2011 og frem (forældet). 5/11

6 Opnoterede vil fremover årligt få tilsendt en opkrævning på ajourføringsgebyret. Hvis ajourføringsgebyret ikke bliver betalt, får de pågældende opnoterede en rykker efter 6 uger. Hvis rykkeren heller ikke bliver betalt, bliver opnoteringsnummeret slettet. KAB har registreret følgende antal medlemmer, der ikke har henvendt sig for at betale et årligt ajourføringsgebyr for at bevare deres anciennitet på ventelisten: 756 medlemmer mangler at betale ajourføringsgebyr ud af i alt medlemmer Med henblik på opkrævning af de manglende ajourføringsgebyrer foreslår KAB følgende procedure: Procedure KAB udsender i efteråret 2014 et informationsbrev til alle ovennævnte medlemmer med en sidste chance for at henvende sig for at få lov til at beholde deres anciennitet på ventelisten mod at betale opnoteringsgebyret fra 2011 og frem inden for en frist på 6 uger. Dem der ikke henvender sig indenfor fristen, kan ikke efterfølgende få lov til at bevare ancienniteten på ventelisten Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter punktet og godkender den foreslåede procedure for opkrævning af manglende ajourføringsgebyrer. Kundechef Lene Vennits uddybede punktet med at informere om, at KAB skriver ud til alle, som står på såvel den eksterne som interne liste. Det skal sandsynliggøres for alle, der er opskrevet, at det er sidste chance for at betale ajourføringsgebyr og dermed blive stående på ventelisten. Ved stadig manglende betaling slettes man af listen. Formanden ønskede at se brevet, inden det sendes ud til de, der ikke har betalt ajourføringsgebyr. Dette aftales af KAB med huslejechef Finn Larsen. Formanden vil yderligere i sin beretning på det kommende beboermøde orientere om denne sidste mulighed for at forblive på ventelisten. Sager til orientering 6. Nyt fra driftschefen Der vedlægges aktionsliste som Bilag 4 fra seneste møde mellem driftschefen og ejendomskontoret. 6/11

7 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager aktionslisten til efterretning Bilag 4: Aktionsliste På grund af driftschef Viggo Strøm Børstings ferie deltog driftsleder Lars Anthonisen i mødet og gennemgik listen med særlig fokus på udvalgte punkter. Under punkt 2. Kurser mandskab orienterede driftsleder om, at han de kommende onsdage vil være på BL kursus for administrative medarbejdere. Under punkt 4. Vedligeholdelsesgruppen gjorde formanden opmærksom på, at såvel ejendomskontor som vedligeholdelsesgruppen vil blive inviteret til bestyrelsesmøde mandag den 1. december 2014 (dette møde er uden deltagelse fra KAB). Punkt 9. Metro. Som følge af skybruddet er der opstået en mindre skade ved jorden omkring Metro, hvor grundvandsboringen har sat sig. Metro selskabet retter selv brønddækslet. Punkt 10. Affaldshåndtering. Nyt tiltag er blevet godt modtaget. En beboer har yderligere startet indsamling af plastfolie og plastposer og kører disse til genbrug. Ejendomskontoret sørger for separat beholder til disse. Punkt 11. Låsesystem. Der er ikke noget nyt at bemærke. På forespørgsel fra organisationsbestyrelsen om, hvorvidt der er afsat penge på 2015 budgettet til nøgler, svarede driftsleder, at han vil sørge for en status i aktionslisten om, hvor meget overskud, der er akkumuleret til nyt låsesystem. Omkring punkt 12. Skybrudssikring orienterede driftslederen om, at skybrudspropper ligger klar sammen med sandsække og at de resterende propper er færdigfremstillede og klar til at blive præsenteret på intro-møde med blokrepræsentanterne, således at de kan blive instrueret i at banke propperne på plads. Driftsleder finder dato til møde med blokrepræsentanterne og sender denne til Lærke Spenner, som er tovholder på området. Punkt 14. Parkering. Københavns Kommune har ved en fejl givet status som P-zoneområde på en oversigtsplan. KAB sikrer sig, at der hos Center for Parkering redigeres i oversigten, så den passer. Organisationsbestyrelsen tog herefter orienteringen til efterretning. 7/11

8 7. Ældre-/handicapkode på intern opnotering i afdelingen I almene boligafdelinger har beboere med behov for en ældre- eller handicapvenlig bolig, i henhold til lovgivningen, særlige muligheder for at flytte til en bolig, der kan imødekomme disses behov. I praksis håndteres dette ved, at beboere med særlige behov har mulighed for at få tilknyttet en ældre-/handicapkode på deres interne opnotering i afdelingen. er på grund af sin indretning med små rum, trapper samt restriktioner på lejlighedsændringer ikke egnet til ældre og handicappede. Man kan dog også opnå ret til at anvende handicapkode, hvis man er svært følsom overfor dufte eller kemikalier. Vi lægger derfor systemet til orientering for organisationsbestyrelsen. Også for at sikre, at s beboere gøres bekendt med ordningen, såfremt de selv skulle få behov for en opnotering med kode. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager vedlagte bilag til efterretning. Bilag 5: Ældre/handicapkode på intern opnotering i afdelingen Kundechef Lene Vennits uddybede kort punktet og oplyste, at KAB administrerer med ældre- /handicapkoden og at ikke er medlem af Bolignøglen. Der er således ikke tale om et nyt initiativ. Ved modtagelse af en anmodning om kode H undersøges sagen altid. Det vil sige, at den nødvendige dokumentation skal være til stede. Det er ikke meningen, at man skal kunne forbedre sine boligvilkår. Beboeren vil derfor få tilbudt en tilsvarende lejlighed eller mindre, men dog i stueplan, når en sådan bliver ledig. Denne ordning har siden 1996 været med i KAB s vejledning, men for at stille alle lige har man besluttet at markedsføre muligheden for ældre/handicapkode. Det blev diskuteret, hvorvidt tilgængelighedsrapportens konklusioner står i modstrid til ældre- /handicapkodens intentioner og hvorvidt det ville give besvær med enednu en social fortrinsret ind over ventelisten. Der vil blive fulgt op på punktet på organisationsbestyrelsesmødet den 3. november Der blev under drøftelserne stillet spørgsmål omkring særboliger. KAB vender tilbage, når den nye udlejningsaftale er forhandlet på plads ultimo året. 8/11

9 Med ovenstående bemærkninger tog organisationsbestyrelsen punktet til efterretning. 8. Tilbud om konfliktmægling KAB har pr. 1. marts 2014, som en del af projektet En hånd til alle, ansat en konfliktmægler til at løse konflikter mellem beboere. Der er i første omgang tale om et forsøgsprojekt i et år. Hvis det bliver en succes, vil KAB arbejde for at gøre ordningen til et permanent tilbud til boligorganisationerne. I forsøgsperioden, der løber fra den 1. marts 2014 til den 1. marts 2015, finansieres forsøget gennem projektet En hånd til alle. I forsøgsperioden er målgruppen for indsatsen afgrænset til beboere og håndtering af nabokonflikter. Konfliktmægling er et tilbud til beboere i konflikt. Det er således frivilligt, om man vil deltage. Konfliktmægleren ringer derfor typisk til parterne i konflikten og spørger, om de vil deltage i et konfliktmæglingsmøde. På mødet får hver part mulighed for at fortælle deres version af sagen, og parterne indgår om muligt en aftale om, hvordan de vil håndtere konflikten. Det er parterne selv, der bestemmer, hvordan konflikten skal løses, og hvad en eventuel aftale skal indeholde. Konfliktmægleren er placeret i KAB s juraområde, så man sikrer sammenhæng til den øvrige behandling af beboerklager. Hvis beboere vil høre mere om tilbuddet, kan de enten kontakte deres lokale ejendomskontor eller driftschef Viggo Strøm Børsting. Ønsker beboeren at gøre brug af en konfliktmægler, vil ejendomskontoret eller driftchefen kontakte KAB s juraområde, der herefter varetager den videre visitering til konfliktmægleren. Beboere kan ikke selv rette direkte henvendelse til konfliktmægleren. Generelt kan det nævnes, at der er rigtig gode erfaringer med brug af en konfliktmægler til håndtering af konflikter. Der er en informationspjece om tilbuddet på vej, som vil blive sendt til ejendomskontoret. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog punktet til efterretning med kommentar om, at har egen konfliktmæglingsgruppe, men naturligvis gerne vil have adgang til den gratis forsøgsordning. 9/11

10 9. Ny honoraraftale med Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab De nuværende revisionshonorarer har hidtil været baseret på historisk indgåede individuelle aftaler. Disse erstattes nu af en fælles honoraraftale, som følger KAB s prisblad, så der betales en fast pris for revision af et organisationsregnskab osv. De nye priser vil blive indført gradvist i 2014 og 2015 og vil i gennemsnit reducere de nuværende honorarer med ca. 25 %. Gennemsnitsprisen i 2015 lander på ca. 120 kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed, hvorefter der på baggrund af den løbende effektivisering og digitalisering af samarbejdet med revisionen muligvis vil kunne opnås yderligere prisreduktioner. Besparelsen på ca. 25 % er et gennemsnit. Enkelte boligorganisationer vil ikke opleve et prisfald, men heller ikke en prisstigning, og andre vil opleve en prisreduktion på mere end 25 %. Konkret vil det fremgå af det næstkommende årsregnskab, hvor meget der er sparet i forhold til det budget-terede honorar. I det seneste årsregnskab for boligorganisationen var det samlede udgiftsførte revisionshonorar på kr. Dette revisionshonorar forventes i 2015 at være kr. med forbehold for tilkøb af specielle ydelser m.m. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag 6: Ny honoraraftale Organisationsbestyrelsen spurgte, hvor i budgettet besparelsen på revision fremgår. Med løfte om efterfølgende svar i referatet tog organisationsbestyrelsen orienteringen til efterretning. Det kan efterfølgende i referatet oplyses, at udgifter til revision er budgetteret under selskabets budget for 2015 på konto 521. Selskabets budget blev behandlet på organisationsbestyrelsesmøde den 28. april 2014 med efterfølgende godkendelse af beboerne på generalforsamling den 26. maj Næste møde Afdelingsmøde afholdes den 29. september 2014 i Kostalden kl Næste møde med KAB er planlagt til mandag den 3. november 2014 kl /11

11 11. Eventuelt På forespørgsel omkring procedure ved dødsbo og hvem der opsiger lejemålet, svarede driftsleder, at ejendomskontoret ikke opsiger, men indrapporterer dødsboet til udlejningen, som undersøger, hvorvidt dødsfaldet er anmeldt. Rengøring i Kostalden lever formentlig ikke op til standarden for den professionelle køkkenhygiejne, som kræves i udlejningskøkkener. Driftslederen undersøger, hvad et rengøringskursus koster for at vurdere, om vi skal tilbyde den nuværende rengøring et sådant. Driftslederen vil ligeledes indhente tilbud fra firma for at sammenligne prisen på professionel rengøring og den rengøring i privat og intern regi, der finder sted nu. Med hensyn til den aldrende beboersammensætning og cirka 30 års ventetid på en bolig spurgte organisationsbestyrelsen, om det ville være muligt at give de 15-årige, som opskrives på listen og som har familiebånd til en fortrinsret, således at de får tildelt et internt 82-nummer og kan blive tilbudt en bolig før de eksterne på 21-listen. Dette ville sikre og bevare en bebyggelse for alle generationer. KAB følger op på dette. 11/11