Bestyrelsesmøde i Sydtrafik

Transkript

1 J.nr.: Dato: Initialer: SK Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Referat Tid: Fredag, den 20. december 2013 kl Sted: Hotel Skibelund Krat, Skibelund Krat 4, 6600 Vejen Medlemmer: Poul Rosendahl Iver Pedersen Bente Bendix Jensen Jan Riber Jakobsen Kim Gosvig Hansen Peter Christensen Morten Kristensen Karsten Uno Petersen Preben Friis-Hauge (afbud) Øvrige: Jørgen Chr. Jensen Mads Lund Søren Rishøj Jakobsen (afbud) Erik Lauritzen Jørgen Bruun (afbud) Direktør Anders Due Jurist Stefan Krehbiel (ref.) Informationsansvarlig Karen Stoustrup Dagsordenspunkter: 58/13 Sager til orientering /13 Revisionsberetning nr. 4 for Sydtrafik: Beretning for løbende revision /13 Budgetopfølgning nr /13 Budgetudligningsmodel /13 Flexrute et nyt flextrafikprodukt /13 Harmonisering af Flextur

2 58/13 Sager til orientering J. nr Dato: Indstilling Til orientering. Sagsresume - Betænkning fra persontransportudvalget - Status efter stormen den 5. december Mundtlig orientering om status på udrulning af rejsekort Vedtagelse Orientering blev givet. Der blev ligeledes givet en status på de indleverede tilbud på Sydtrafiks 8. udbud og et overblik over de tilbudte priser fra byderne blev omdelt. Sammen med dette referat udsendes Transportministeriets høringsbrev over forslag til ændring af lov om trafikselskaber, som indeholder en sammenfatning af de påtænkte lovændringer. 130

3 59/13 Revisionsberetning nr. 4 for Sydtrafik: Beretning for løbende revision J. nr Dato: 3. december 2013 Indstilling at revisionens beretning om den løbende revision tages til efterretning. Sagsresume Sydtrafiks revision KPMG har fremsendt beretning for løbende revision for året Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger. Lovgivningen I henhold til vedtægten for Sydtrafik skal selskabet revideres af en af bestyrelsen valgt og af tilsynsmyndigheden godkendt sagkyndig revisor. Økonomi Revisionens anbefalinger har ingen økonomiske konsekvenser. Vedtagelse Bestyrelsen tog revisionens beretning om den løbende revision til efterretning. 131

4 60/13 Budgetopfølgning nr J. nr Dato: Indstilling at budgetopfølgningen nr godkendes og udsendes til kommunerne og regionen til orientering. at a conto betaling fastholdes som oprindeligt udmeldt i budget at der i regnskab 2013 hensættes kr. til brug i 2014 øremærket til kundeundersøgelse i flextrafikken. Sagsresume Hermed foreligger Sydtrafiks budgetopfølgning nr Budgetopfølgning nr. 3 er udarbejdet på baggrund af budget 2013, regnskab 2012, realiserede tal for de første 10 måneder (dog ni måneder for afregningen med vognmand under drift af busruter) samt forventede ændringer til året som helhed. De væsentligste ændringer i budgetopfølgning nr. 3 i forhold til budgetopfølgning nr. 2 er følgende: Busdrift indtægter I alt mindre indtægt på 4,1 mio. kr. - Store indtægtsforskydninger for region og en del kommuner - Billetsalg i bussen merindtægt på 1,1 mio. kr. - Billetsalg uden for bussen en merindtægt på 2,0 mio. kr. - Ungdomskort mindre indtægt på 0,8 mio. kr. - Folkeskole- og friskolekort mindre indtægt på 2,2 mio. kr. - Tilbagebetaling til DSB/Arriva større udgift på 3,7 mio. kr. - Mindre indtægtsjusteringer på 0,4 mio. kr. fordelt på en flere poster. Busdrift udgifter - Drift af busser stiger med 2,3 mio. kr. Dels grundet lokale ændringer i rutenettet og dels grundet en mindre opskrivning af reguleringsindeks med 0,21 % (omkostningsindeks). 132

5 Busdrift fælles udgifter Det forventes at de fælles driftsudgifter til busområdet faldet med 7,9 mio. kr. De væsentligste ændringer er: - Mindre forbrug på stoppesteder på 0,8 mio. kr. og den øvrige trafikinformation på 0,2 mio. kr. - Mindre forbrug på kort- og billetteringssystemer på 1,4 mio. kr. - Mindre forbrug på rejsekort driftskonti på 3,2 mio. kr. - Markedsføring nedskrives med 1,7 mio. kr. - Kvalitets- og udviklingsprojekter nedskrives med 0,5 mio. kr. med henblik på at hensættelse i regnskab til forbrug i 2014 til realtidsprojektet (vedtaget i bestyrelsen i november punkt 54). Tog - Ingen væsentlige ændringer. Handicapkørsel - Ingen ændring. Kommunal flextrafik - Mindre forbrug 0,2 mio. kr., vedrørende flextrafik kundeundersøgelse. Beløbet er ikke forbrugt og ønskes hensat i regnskabet med henblik på forbrug i 2014 øremærket til kundeundersøgelsen. Siddende patientbefordring - Ingen ændring. Administration - Forventet merudgift på 0,4 mio. kr., der dækker over både udgiftsstigning og -fald. Se bilag for yderligere beskrivelse. Tilskudsbehov Samlet set for hele Sydtrafik falder tilskudsbehovet til 650,0 mio. kr. i denne budgetopfølgning mod 651,5 mio. kr. ved den seneste budgetopfølgning, dette svarer til et fald på 1,5 mio. kr. Sammenlignes der med det oprindelige budget for 2013, var tilskudsbehovet vurderet til 644,2 mio. kr. Beløbene dækker over store forskelle inden for de forskellige forretningsområder. 133

6 Hovedtallene for budgetopfølgning nr er: Offentlig servicetrafik Busdrift Budgetopf Budgetopf Budgetopf Budget 2013 Regnskab 2012 (I kr.) Indtægter Udgifter Administration Adm. Bidrag til Flextrafik (Tilkalderuter+Flextur) Bidrag i alt Tog Budgetopf Budgetopf Budgetopf Budget 2013 Regnskab 2012 (I kr.) Indtægter Udgifter Administration Bidrag i alt Handicapkørsel Budgetopf Budgetopf Budgetopf Budget 2013 Regnskab 2012 (I kr.) Indtægter Udgifter Administration Adm. Bidrag til Flextrafik (Handicap) Bidrag i alt Finansiering, investering og hensættelser Budgetopf Budgetopf Budgetopf Budget 2013 Regnskab 2012 Bidrag i alt I alt, offentlig servicetrafik Budgetopf Budgetopf Budgetopf Budget 2013 Regnskab 2012 (I kr.) Indtægter Udgifter Finansiering, investering og hensættelser Bidrag i alt Kommunale/regionale kørselsopgaver Kommunal flextrafik Budgetopf Budgetopf Budgetopf Budget 2013 Regnskab 2012 (I kr.) Indtægter, dækkes direkte af kommune/region Udgifter Adm. Bidrag til Flextrafik (Kommunal Flextrafik) I alt, betaling* *Fuldt ud finansieret af de pågældende kommuner og indgår i byrdefordelingen Siddende patientbefordring Budgetopf Budgetopf Budgetopf Budget 2013 Regnskab 2012 (I kr.) Indtægter, dækkes direkte af kommune/region Sydtrafik administration Udgifter betalt til øvrige parter I alt, betaling* * Fuldt ud finansieret af Region Syddanmark og indgår i byrdefordelingen I alt, kommunale/regionale kørselsopgaver Budgetopf Budgetopf Budgetopf Budget 2013 Regnskab 2012 (I kr.) Indtægter, dækkes direkte af kommune/region Udgifter I alt, betaling I alt tilskudsbehov til Sydtrafik Budgetopf Budgetopf Budgetopf Budget 2013 Regnskab 2012 (1.000 kr.) I alt, offentlig servicetrafik I alt, kommunale/regionale kørselsopgaver I alt

7 Målopfyldelse i forhold til visionen Lovgivningen Budgettet er udarbejdet i henhold til Sydtrafiks vedtægt (standardvedtægten i henhold til Lov om Trafikselskaber), til bestemmelserne om 60 selskaber og gældende lovgivning og retningslinjer, der er fastlagt af Velfærdsministeriets Budget- og Regnskabssystem for kommuner. Økonomi Der henvises til budgetopfølgning nr Vedtagelse Bestyrelsen besluttede: at budgetopfølgningen nr udsendes til kommunerne og regionen til orientering. at kommunernes tekniske forvaltninger indkaldes til et orienterede møde om budgetopfølgningen 2013 og om den forventede fremtidige økonomiske udvikling på baggrund af rejsekortets indførelse i Sydtrafiks område. at aconto betaling fastholdes som oprindeligt udmeldt i budget at der i regnskab 2013 hensættes kr. til brug i 2014 øremærket til en kundeundersøgelse i flextrafikken. Vedrørende godkendelse af budgetopfølgning nr stillede Bente Bendix Jensen følgende ændringsforslag: Indstilling om godkendelse af budgetopfølgning nr afvises med henblik på fornyet behandling på et senere bestyrelsesmøde. Det foreslås i stedet, at Sydtrafik indkalder til et møde med kommunernes tekniske forvaltninger, hvor der skal redegøres for: - Årsagerne til, at Sydtrafik ikke tidligere har kunnet forudse de store indtægtsforskydninger og dermed ikke kunne informere kommunerne - Hvilken indflydelse indførelsen af rejsekort har haft på indtægtsforskydningen - I hvilken udstrækning Sydtrafik forventer, at de kommende års budgetter påvirkes af ændringer i salgskanalerne Et mindretal i bestyrelsen bestående af Bente Bendix Jensen, Morten Kristensen og Iver Pedersen stemte for dette ændringsforslag. Et flertal i bestyrelsen bestående af Poul Rosendahl, Jan Riber Jakobsen, Kim Gosvig Hansen, Peter Christensen og Karsten Uno Petersen stemte imod ændringsforslaget, idet de støttede indstillingen om budgetopfølgningens godkendelse. Budgetopfølgning nr blev således godkendt og suppleret med følgende tilføjelse: at kommunernes tekniske forvaltninger indkaldes til et orienterende møde om budgetopfølgningen 2013 og om den forventede fremtidige økonomiske udvikling på baggrund af rejsekortets indførelse i Sydtrafiks område. 135

8 61/13 Budgetudligningsmodel J. nr Dato: 6. december 2013 Indstilling at, der indføres en budgetudligningsmodel. at, der frit kan vælges for den enkelte kommune/region, om der gøres brug af budgetudligning af årsresultatet. Sagsresume Kommunerne og regionen i Sydtrafiks område udtrykker ønske om større budgetsikkerhed. I forbindelse med regnskabet bliver det beregnet, hvor meget den enkelte kommune/region skal have retur eller indbetale for at afregne årets resultat. Regnskabsresultatet foreligger i april måned året efter, og afregningen i forhold til den i budgettet fastsatte acontobetaling for pågældende år sker i juli måned. Det foreslås, at der åbnes op for muligheden at overføre underskud eller overskud med henblik på, at indregne i det budgetår der er to år efter regnskabsåret. En budgetudligningsmodel vil give den enkelte kommune mulighed for at overføre et underskud/overskud til et nyt budgetår, der endnu ikke er vedtaget. Herved bliver det muligt at inddrage regnskabsmæssige over/underskud i budgetlægningen. Modsat nu, hvor kommunen er tvunget til at medtage afvigelser i et budget- og regnskabsår, der allerede er godt i gang. Modellen indebærer således, at man i kommuner, region og trafikselskab håndterer ændringer i de økonomiske rammer over en længere tidsperiode end nu, men at det grundlæggende hvile-i-sig-selv princip, fortsat gælder, idet kommuner og regionen over en periode endeligt betaler for den udførte kørsel. Derved understøttes den gode planlægningsproces og samarbejdet mellem kommuner og Sydtrafik, og sidste-sekunds løsninger og nedlæggelser kan i større omfang undgås til gavn for kunderne. Anvendelse af budgetudligning er valgfri. Efter årets regnskab foreligger, skal hver enkelt kommune/region træffe et aktivt valg om, hvorvidt det ønskes at udnytte muligheden for budgetudligning. Rent teknisk kunne det opstilles således: Regnskab 2013 afsluttes i april 2014 og medfører merudgift på 0,6 mio. kr. for kommune X. Kommune X vælger at overføre underskuddet til budgetår +2 (dvs. budgetår 2015). Kommune X s underskud fra 2013 indregnes i budget Samme procedurer er gældende for overskud. Det bemærkes, at Region Syddanmark allerede har en lignende model i dag grundet opbygningen af Region Syddanmarks interne budgetmodel. Region Syddanmark har valgt have et overskud stående hos Sydtrafik. Behandlet på bestyrelsesmødet i juni Fremadrettet vil Region Syddanmark kunne anvende modellen som beskrevet her. 136

9 Modellen indebærer, at det årligt akkumulerede overskud eller underskud bogføres i kassebeholdningen, og regnskabsføres som henholdsvis aktiver og passiver i balanceregnskabet. Grænserne for størrelsen af et akkumuleret underskud bestemmes således af Sydtrafiks likviditetsmæssige råderum. Hvis det viser sig, at det akkumulerede underskud overstiger Sydtrafiks formåen, skal der i forbindelse med den årlige regnskabsopgørelse varsles ekstraordinær afregning af tilgodehavender overfor kommuner eller region. Sydtrafiks likviditet har basis i selskabets kassekredit. Det er en forudsætning, at Sydtrafik hverken tjener eller taber på en sådan ordning. Dette indebærer at et tilgodehavende eller en restance rentetilskrives efter gældende regler godkendt af Sydtrafiks revision. Målopfyldelse i forhold til visionen Budgetudligningsmodellen understøtter muligheden for at Sydtrafik kan agere som proaktive konsulenter i forbindelse med planlægning af kørsel. Lovgivningen Vejledning om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier m.v. Økonomi Sydtrafik har mulighed for at udnytte en kassekredit på 125 kr. pr. borger i området. Med personer bosat i Sydjylland betyder det, at Sydtrafik kan udnytte kassekredit på op til 89,3 mio. kr. uden for kommunernes låneramme. Vedtagelse Bestyrelsen besluttede at, der indføres en budgetudligningsmodel som foreslået samt at der frit kan vælges for den enkelte kommune/region, om der gøres brug af budgetudligning af årsresultatet. 137

10 62/13 Flexrute et nyt flextrafikprodukt J. nr Dato: 5. december 2013 Indstilling at principper, vilkår og takst for det nye produkt Flexrute godkendes Sagsresume På baggrund af en dialog med Fanø kommune om optimering af den kollektive trafik på øen, vurderes det at der med fordel kan etableres et nyt åbent flextrafikprodukt: Flexrute, som også kan være interessant for andre kommuner i Sydtrafiks område. Løsningsforslaget er blevet præsenteret for Fanø kommune, som har taget positivt imod det. Under forudsætning af at bestyrelsen godkender de fremlagte principper og vilkår for Flexrute, forventes det at Fanø kommune ønsker ordningen sat i drift i forbindelse med aftenkørslen i vinterkøreplanen 2014, som erstatning for kørsel med tomme eller halvtomme rutebusser. Kort beskrivelse af Flexrute Flexrute kan ses som en mellemting mellem Flextur og den klassiske rutebus eller tilkalderute/teletaxa. Flexrute tilbydes i afgrænsede områder og tidsrum og koordineres med den øvrige flextrafik. Den bestilles på samme måde og med samme vilkår som en Flextur, men der køres som udgangspunkt kun mellem forud definerede stop. Hvis særlige forhold taler for det, kan der på en begrænset del af ruten køres adressebaseret. I lighed med Flextur er der relativt stor fleksibilitet mht. afhentningstidspunkt. Til gengæld foreslås en lavere takst, svarende til den man kender fra busserne. Flexrute er således tænkt som en mulighed for, i afgrænsede områder og tidsrum med ingen eller kun få busafgange, at give et tilbud om behovsstyret og koordineret kollektiv trafik til buspris. Takst og vilkår Taksten skal svare til en voksen kontantbillet. Prisen for rejsen oplyses ved bestillingen. Betaling skal ske kontant til chaufføren, eller forudbetalt med betalingskort, fx Dankort. Der vil desuden være mulighed for at benytte periodekort. Dog skal det understreges, at et periodekort ikke kan valideres i vognen, som det i dag sker i bussen. I stedet oplyses kortnummer ved bestilling således at der kan foretages stikprøvekontrol. Rejsekort kan pt. ikke anvendes som rejsehjemmel på Flexrute, men vil sandsynligvis blive en mulighed i løbet af et par år, idet funktionaliteten forventes udviklet i forbindelse med puljeprojektet Den Samlede Rejse. Bestilling skal ske telefonisk via Flextrafik kundecenter senest 2 timer før rejsens start. Øvrige vilkår følger Flextur. Det betyder bl.a. at man udover at bestille på ønsket afhentningstidspunkt kan bestille på senest fremme, hvis dette er vigtigt for at nå en aftale eller skifte til anden transport fx færge eller tog. Det er også muligt for en længere periode at abonnere på rejser der gentages med et bestemt interval. Der vil som nævnt som hovedregel kun kunne vælges på- og afstigning på forud definerede stop, og ikke på vilkårlige adresser. 138

11 Målopfyldelse i forhold til visionen Kørselstilbud til alle behov Sydtrafik som proaktiv konsulent Lovgivningen Intet at bemærke Økonomi Alle nettoomkostninger ved drift af Flexrute afholdes af bestillerkommunen og belaster ikke de øvrige kommuner og regionen. Der udløses kun omkostninger til bestillerkommunen, når der er et træk på Flextrafiks ressourcer som følge af kunders konkret bestilte rejser. Dette gælder både omkostninger til kørsel og administrationsbidrag til Sydtrafik. Vedtagelse Bestyrelsen godkendte principper, vilkår og takst for det nye produkt Flexrute som foreslået. 139

12 63/13 Harmonisering af Flextur J. nr Dato: 8. december 2013 Indstilling at de generelle vilkår i Flextur harmoniseres som følger: - Flextur dækker hele kommunen. Intern kørsel i byer med bybussystemer kan dog undtages - Betjening foregår kl Der kan medtages hjælpemidler, fx kørestol - Der er rabat for op til 3 medrejsende på 50 % af egenbetalingen at alle aftaler om Flextur over kommunegrænser inden for Sydtrafiks område følger en fast model med de foreslåede generelle vilkår og en takst på 5 kr. pr. km, minimum 35 kr. at Flextur har to takster at vælge imellem: 3,50 kr. og 5 kr. pr. km, minimum 35 kr. at ændringerne træder i kraft ved førstkommende takstskifte som er 19. januar 2014 at Kolding kommune til og med 14. maj 2014 gives dispensation til en særlig introduktionspris på 2,50 kr. pr. km, minimum 35 kr.. Herefter hæves taksten til det laveste niveau i Flextur, dvs. pt. 3,50 kr. pr. km. Sagsresume Bestyrelsen besluttede på mødet d. 25. oktober at sende oplæg om harmonisering af vilkår og takster i Flextur til høring blandt kommunerne. Høringsmateriale og svar kan ses i vedlagte bilag. Generelt er oplægget til harmonisering blevet positivt modtaget, og kun Fanø kommune har ikke afgivet høringssvar. 8 ud af de 11 kommuner (som tegner sig for 95% af de ca flexture, der blev kørt i november måned) støtter hele oplægget til harmonisering af vilkår, og ønsker indskrænkning i antallet af takster, hovedsagelig den anbefalede model med 2 takster. De tre kommuner der i dag har en takst på 7 kr. pr. km, har alle tilkendegivet at de støtter fjernelsen af dette takstniveau og vil gå ned på 5 kr. pr. km. Esbjerg, Fredericia og Kolding kommuner har forbehold for et eller flere punkter. Esbjerg ønsker som udgangspunkt slet ikke nogen harmonisering og har især forbehold overfor at fjerne muligheden for at undtage intern kørsel i Esbjerg by. Det samme gælder Kolding kommune for Kolding by. De to kommuner ønsker også at der skal gælde særlige børnerabatter og vil fastholde de nuværende takstniveauer. Kolding med den tilføjelse at man ønsker at tilføje endnu et niveau: 2,50 kr. pr. km. Øvrige forbehold fremgår af bilag 2. På baggrund af den gennemførte høring foreslås det at beslutte harmonisering af vilkår og takster, som beskrevet og anbefalet i høringsbrevet. Dog med den justering at der gives mulighed for at kunne undtage intern kørsel i store byer med bybus-systemer (dvs. mindst 2 linjer). 140

13 Målopfyldelse i forhold til visionen Kørselstilbud til alle behov. Effektiv og målrettet information til kunderne Lovgivningen Flextur er defineret som offentlig servicetrafik. Ifølge Lov om Trafikselskaber har trafikselskaberne ansvaret for offentlig servicetrafik herunder kompetencen til fastsættelse af takster og rejsevilkår. Økonomi Ud fra en analyse af Flextur kørselsdata og Midttrafiks erfaringer med hjælpemidler forventes den foreslåede medrejsende-rabat og muligheden for at medtage hjælpemidler at give en samlet meromkostning til den udførte kørsel på højst kr. pr. år. Fordelingen vil følge det konkrete forbrug i den enkelte kommune. Vedtagelse Bestyrelsen besluttede: at de generelle vilkår i Flextur harmoniseres som følger: - Flextur dækker hele kommunen. Intern kørsel i byer med bybussystemer kan dog undtages - Betjening foregår kl Der kan medtages hjælpemidler, fx kørestol - Der er rabat for op til 3 medrejsende på 50 % af egenbetalingen at alle aftaler om Flextur over kommunegrænser inden for Sydtrafiks område følger en fast model med de foreslåede generelle vilkår og en takst på 5 kr. pr. km, minimum 35 kr. at Flextur har to takster at vælge imellem: 3,50 kr. og 5 kr. pr. km, minimum 35 kr. at ændringerne træder i kraft ved førstkommende takstskifte som er 19. januar 2014 at Kolding kommune til og med 14. maj 2014 gives dispensation til en særlig introduktionspris på 2,50 kr. pr. km, minimum 35 kr.. Herefter hæves taksten til det laveste niveau i Flextur, dvs. pt. 3,50 kr. pr. km. 141

14 Poul Rosendahl Iver Pedersen Bente Bendix Jensen Peter Christensen Morten Kristensen Jan Riber Jakobsen Kim Gosvig Hansen Karsten Uno Petersen I øvrigt deltog 142