Bilag D Leverandørens rapportering til SKI. Rammeaftale Fødevarer og drikkevarer Ttotalleverandører

Transkript

1 Bilag D Leverandørens rapportering til SKI Rammeaftale Fødevarer og drikkevarer Ttotalleverandører

2 Fødevarer og drikkevarer - Ttotalleverandører A. SKI s andel Minimumskrav (Procesbeskrivelse) 1. I forbindelse med kontraktens indgåelse udpeger Leverandøren en kontaktperson, som SKI kan rette henvendelse til vedrørende salgsopgørelser, revisorerklæring og afregning af rabatandelen. Og Leverandøren udpeger eventuelt en kontaktperson med særskilt fakturaansvar. 2. Med udgangen af første måned og senest 10 kalenderdage efter månedens udløb som anført i Rammeaftalens punkt 11.2, skal Leverandøren elektronisk sende SKI en opgørelse over salget/nettoomsætningen i DKK. ekskl. moms på kontrakten i den afsluttede periode. Leverandøren skal efter første fremsendte indrapportering anvende et af SKI leveret system, der indlæser salgsopgørelserne efter kontraktens gældende vilkår for datastrukturer. 3. På baggrund af indrapporteringen fremsender SKI en faktura til Leverandøren for den af SKI beregnede rabatandel til forfald senest 30 Dage efter periodens afslutning. 4. Betalingsbetingelser er 30 dage. 5. Såfremt en faktura ikke betales rettidigt, bliver der rykket for betaling to gange. Hver gang tillægges et rykkergebyr. Samtidig beregnes renter fra 1. dag efter forfaldsdato i overensstemmelse med rentelovens regler. 6. Såfremt der stadig ikke sker betaling efter 2. rykker, fremsendes en RKI-rykker til Leverandøren fra RKI Kredit Information A/S. Fakturaen vil ligeledes overgå til retslig inkasso. 7. I de tilfælde, hvor salgsopgørelsen ikke fremsendes inden udløbet af 10 kalenderdage efter en periodes udløb, fremsendes en a conto faktura fra SKI. Denne rykkes på lige vilkår som øvrige fakturaer. Det vil sige, at der udsendes rykker 2 gange, der hver gang tillægges et rykkergebyr og renter, og overgår til RKI Kreditinformation A/S samt retslig inkasso, såfremt der ikke sker betaling. Når indberetning er modtaget, tilbageføres a conto fakturaen. 8. Såfremt der sker negative indrapporteringer, f.eks. som følge af ophævelse af Leveringsaftaler, forholdsmæssigt afslag m.v, fremsender SKI kreditnota til Leverandøren. 9. Leverandørens salgsopgørelse skal samtidig tjene som Kundens dokumentation for, at udbudsforpligtelsen er afløftet gennem brug af SKI s Rammeaftale. 10. Leverandøren skal inden 90 Dage efter hvert kalenderårsudløb eller efter forudgående skriftlig aftale med SKI, fremsende en anmærkningsfri revisorerklæring til SKI, som oplyser om rigtigheden af den foretagne omsætningsberegning i det foregående kalenderår jf.punkt C nedenfor. SKI leverer den til enhver tid gældende revisorerklæring. 11. SKI forbeholder sig retten til i særlige tilfælde at sende sin eksterne revisor for sammen med Leverandøren at gennemgå den indsendte salgsopgørelse. Dette vil ske ved forudgående skriftlig advisering af Leverandøren. Omkostningerne hertil betales af SKI. 12. Salgsopgørelsen skal udformes i overensstemmelse med de herfor til enhver tid af SKI fastlagte retningslinjer. Retningslinjerne fremgår af nedenstående punkt B. 13. Såfremt en omsætningsstatistik fremsendes i et ikke godkendt format, og SKI skal bruge tid på at tilrette den, faktureres Leverandøren for tidsforbruget pr. påbegyndt time. Timeprisen andrager kr Udover de nedenstående krav til indrapporteringen er Leverandøren forpligtet til på anmodning af SKI eller Kunden at fremsende statistikker pr. Kunde på produktniveau eller prognoser for leverandørens fremtidige omsætning på aftalen. For konsortier og deres fællessekretariat: Det er tilstrækkeligt, at fællessekretariatets indrapportering vedrørende omsætning på Rammeaftalen kan levere indrapporteringen på vegne af konsortiets virksomheder efter det opstillede skema. Vær dog opmærksom på den årlige revisorerklæring. Virksomhedsnavn på ledelseserklæringen og revisorerklæringen, som fremsendes til SKI, er fællessekretariatet, hvis der er tale om konsortier. Hvis der er tale om en enkeltstående Leverandør, er det denne. Side 2 af 18

3 Minimumskrav (Procesbeskrivelse) 1. I forbindelse med kontraktens indgåelse udpeger Leverandøren en kontaktperson, som SKI kan rette henvendelse til vedrørende salgsopgørelser, revisorerklæring og afregning af rabatandelen. Og Leverandøren udpeger eventuelt en kontaktperson med særskilt fakturaansvar. 2. Med udgangen af første måned og senest 10 kalenderdage efter månedens udløb som anført i Rammeaftalens punkt 11.2, skal Leverandøren elektronisk sende SKI en opgørelse over salget/nettoomsætningen i DKK. ekskl. moms på kontrakten i den afsluttede periode. Leverandøren skal efter første fremsendte indrapportering anvende et af SKI leveret system, der indlæser salgsopgørelserne efter kontraktens gældende vilkår for datastrukturer. 3. På baggrund af indrapporteringen fremsender SKI en faktura til Leverandøren for den af SKI beregnede rabatandel til forfald senest 30 Dage efter periodens afslutning. 4. Betalingsbetingelser er 30 dage. 5. Såfremt en faktura ikke betales rettidigt, bliver der rykket for betaling to gange. Hver gang tillægges et rykkergebyr. Samtidig beregnes renter fra 1. dag efter forfaldsdato i overensstemmelse med rentelovens regler. 6. Såfremt der stadig ikke sker betaling efter 2. rykker, fremsendes en RKI-rykker til Leverandøren fra RKI Kredit Information A/S. Fakturaen vil ligeledes overgå til retslig inkasso. 7. I de tilfælde, hvor salgsopgørelsen ikke fremsendes inden udløbet af 30 Dage efter en periodes udløb, fremsendes en a conto faktura fra SKI. Denne rykkes på lige vilkår som øvrige fakturaer. Det vil sige, at der udsendes rykker 2 gange, der hver gang tillægges et rykkergebyr og renter, og overgår til RKI Kreditinformation A/S samt retslig inkasso, såfremt der ikke sker betaling. Når indberetning er modtaget, tilbageføres a conto fakturaen. 8. Såfremt der sker negative indrapporteringer, f.eks. som følge af ophævelse af Leveringsaftaler, forholdsmæssigt afslag m.v, fremsender SKI kreditnota til Leverandøren. 9. Leverandørens salgsopgørelse skal samtidig tjene som Kundens dokumentation for, at udbudsforpligtelsen er afløftet gennem brug af SKI s Rammeaftale. 10. Leverandøren skal inden 90 Dage efter hvert kalenderårsudløb eller efter forudgående skriftlig aftale med SKI, fremsende en anmærkningsfri revisorerklæring til SKI, som oplyser om rigtigheden af den foretagne omsætningsberegning i det foregående kalenderår jf. bilag. C nedenfor. SKI leverer den til enhver tid gældende revisorerklæring. 11. SKI forbeholder sig retten til i særlige tilfælde at sende sin eksterne revisor for sammen med Leverandøren at gennemgå den indsendte salgsopgørelse. Dette vil ske ved forudgående skriftlig advisering af Leverandøren. Omkostningerne hertil betales af SKI. 12. Salgsopgørelsen skal udformes i overensstemmelse med de herfor til enhver tid af SKI fastlagte retningslinjer. Retningslinjerne fremgår af nedenstående bilag B. 13. Såfremt en omsætningsstatistik fremsendes i et ikke godkendt format, og SKI skal bruge tid på at tilrette den, faktureres Leverandøren for tidsforbruget pr. påbegyndt time. Timeprisen andrager kr Udover de nedenstående krav til indrapporteringen er Leverandøren forpligtet til på anmodning af SKI eller Kunden at fremsende statistikker pr. Kunde på produktniveau. For konsortier og deres fællessekretariat: Det er tilstrækkeligt, at fællessekretariatets indrapportering vedrørende omsætning på Rammeaftalen kan levere indrapporteringen på vegne af konsortiets virksomheder efter det opstillede skema. Vær dog opmærksom på den årlige revisorerklæring. Virksomhedsnavn på ledelseserklæringen og revisorerklæringen, som fremsendes til SKI, er fællessekretariatet, hvis der er tale om konsortier. Hvis der er tale om en enkeltstående Leverandør, er det denne. Side 3 af 18

4 B. Rapportering af salgsopgørelse Dette dokument beskriver det dataformat, som skal benyttes ved indrapportering på transaktionsniveau Omfang af data Data ønskes på produktlinje/transaktionsniveau. Der ønskes indrapporteret data for alt salg på den enkelte rammeaftale (pr. Kunde, pr. produktlinje/transaktion) Feltkrav Følgende data ønskes (det er udelukkende data under rubrikken feltnavn, som skal indrapporteres). Kolonnerne; format, beskrivelse og kommentar er vejledning til hjælp for udfyldelsen af Feltnavn : Feltnavn Format Beskrivelse Kommentar LeverandørNr Tekststreng Leverandørens SKI nr Leverandøren modtager dette nummer fra SKI, som benytter det internt som reference til Leverandøren Leverandørnavn Tekststreng Leverandørens firmanavn Benyttes til evt. verificering ForhandlerNr (Valgfri) Tekststreng NB: Leveres som tomt felt Forhandlernavn Tekststreng NB: Leveres som tomt felt (Valgfri) SKIkundenr 13 cifret tal Kundens EAN-nummer Kundenavn Tekststreng Kundens primære firmanavn VareNr Tekststreng eller tal Det VareNr. som angives pr. vare pr. varelinje i bilag E3 (kolonne B skal angives pr. delaftale).det VareNr. som angives pr. produkt pr. produktlinje i Tilbudslisten (kolonne O). Varenavn Tekststreng Varens tekst i bilag E3 (kolonne C skal angives pr. delaftale)varens tekst i Tilbudslisten (kolonne P) Varegruppe Tekststreng NB: Leveres som tomt felt Fakturanr (Valgfrit) Tekststreng Fakturanummeret det unikke nummer for fakturaenfakturanummeret det unikke nummer for fakturaen Fakturalinienr (Valgfrit) Tekststreng NB: Leveres som tomt felt Skal benyttes til en eventuel verificering af EANnummeret Varenummeret pr. varelinje i bilag E3 skal fastholdes i rammeaftaleperioden med mindre her er tale om et substitutionsprodukt.varenummeret pr. produktlinje i Tilbudslisten skal fastholdes i Rammeaftaleperioden med mindre her er tale om et Substitutionsprodukt. Skal benyttes til en eventuel verificering af VareNr. Formateret tabel Side 4 af 18

5 Antal Tal Antal /mængde af fakturerede produkter på den enkelte produktlinje Eksempel: hvis 8 agurker er solgt, skal det angives med et tal: 8 Enhed Tekststreng Enheden for feltet Antal Kg/Stk/Ltr/Ks Linietotal Tal Produktlinjens total i Valuta, som den samlede pris pr. VareNr. Ex. moms og afgifter Fakturatotal (Valgfrit) Tal NB: Leveres som tomt felt inkl. rabatter Valuta Tekststreng DKK for danske kroner Tilladt værdi DKK Fakturadato Dato Fakturadatoen dd-mm-åååå SKIRammeaftale Tekststreng SKI Rammeaftale Nummer SKIRammeaftaleDato Dato SKI Rammeaftalens startdato SKIIndrapporteringskode Tal Evt. en yderligere specifikation af rammekontrakten. Kan være delaftale eller lavere niveau dd-mm-åååå 1.3. Dataformat Data ønskes enten i et excelformat (xlsx- eller xls-format) i et semikolonsepareret format, med forkortelsen CSV CSV formatet Følgende linie skal inkluderes i toppen af filen, og viser samtidig rækkefølgen af felterne: LeverandørNr;Leverandørnavn;ForhandlerNr;Forhandlernavn;SKIkundenr;Kundenavn;Varenr;Varenavn;Vare gruppe;fakturanr;fakturalinienr;antal;enhed;linietotal;fakturatotal;valuta;fakturadato;skirammekontrak t;skirammekontraktdato;skiindrapporteringskode Hver vare afsluttes med et linieskift. Felter separeres med; (semikolon) Dette betyder også at; (semikolon) ikke kan anvendes internt i de enkelte felter. Nedenfor findes et tænkt eksempel på data, hvor overskriften også er inkluderet. Bemærk overskriften skal kun optræde i toppen af filen og alle overskrifter skal indgå i rapporteringen. LeverandørNr;Leverandørnavn;ForhandlerNr;Forhandlernavn;SKIkundenr;Kundenavn;Varenr;Varenavn;Vare gruppe;fakturanr;fakturalinienr;antal;enhed;linietotal;fakturatotal;valuta;fakturadato;skirammekontrak t;skirammekontraktdato;skiindrapporteringskode ;Frugttesten; ;Frugttester syd; ;grønthandleren; ;æbler, røde og saftige;frugt;2045;1;200;stk;180;346,25;dkk; ; ; ; ;Frugttesten; ;Frugttester syd; ; Grønthandleren; ;Æbler, grønne og saftige;frugt;2045;2;100; Stk;95,5; 346,25;DKK; ; ; ;1 Side 5 af 18

6 ;Frugttesten; ;Frugttester syd; ; Grønthandleren; ;Pærer;Frugt;2045;3;50; Stk;70,75; 346,25;DKK; ; ; ;2 Side 6 af 18

7 4C. Ledelses- og Revisorerklæring Revisorerklæring Revisorerklæringen består af tre dokumenter: a) En ledelseserklæring b) Revisionsinstrukser c) En revisorerklæring Derudover er der vedlagt et forslag til et aftalebrev mellem virksomheden og dennes revisor. Det er frivilligt, om virksomheden ønsker at anvende dette. Revisorerklæringen og instrukserne har til formål at afdække om procedurer for Kundestamdata og transaktionsregistreringer hænger sammen med de af virksomheden foretagne indrapporteringer til SKI A/S. Revisoren skal kun udføre det arbejde, som fremgår af dokumentet Revisionsinstrukser. Revisorerklæringen er udarbejdet efter de mindst restriktive regler i henhold til den nyeste erklæringsbekendtgørelse. For at opnå den nødvendige sikkerhed for en korrekt indrapportering samt at sikre, at SKI s Rammeaftale bliver indarbejdet i virksomhedens organisation, er revisorerklæringen understøttet med en ledelseserklæring. Ledelseserklæringen skal underskrives af en af virksomheden underskriftsberettiget person. Som udgangspunkt må dette ikke være den SKI-ansvarlige i virksomheden, da dette kan give habilitetsproblemer. Det er den til enhver tid af SKI leverede revisorerklæring, der er gældende. SKI er ansvarlig for at fremsende gældende revisorerklæring en gang årligt til den oplyste indrapporteringsansvarlige. Er der spørgsmål kan SKI s økonomiafdeling kontaktes via Kundeservice på tlf Side 7 af 18

8 a. Ledelseserklæring Virksomhed: Denne erklæring er afgivet i forbindelse med virksomhedens løbende indrapportering for 1. januar til 31. december 20## til SKI A/S. Det er vores ansvar, at den løbende indrapportering af omsætning til SKI A/S er korrekt samt at virksomheden har implementeret de nødvendige registreringssystemer, interne kontroller og rapporteringsprocedurer, som skal forebygge og opdage besvigelser og fejl i den løbende indrapportering. Vi har over for SKI A/S oplyst om alle væsentlige forhold omkring besvigelser og formodede besvigelser, som ledelsen har kendskab til, og som kan have påvirket virksomhedens indrapportering. Endvidere har vi overfor revisor oplyst omkring eventuelle svagheder i de interne kontroller og rapporteringsprocedurer, der ligeledes kan have påvirket virksomhedens indrapportering. Endeligt har vi over for revisionen oplyst om resultatet af vores løbende vurderinger af risikoen for, at indrapporteringerne kan indeholde væsentlig fejlinformation som følge af besvigelser. Vi bekræfter i den forbindelse, at der ikke efter vores bedste overbevisning har været uregelmæssigheder, som har omfattet ledelsen eller andre medarbejdere, der har en rolle i udarbejdelsen af indrapporteringerne eller i virksomhedens interne kontroller forbundet hermed. Endvidere kan vi bekræfte, at virksomheden efter vores overbevisning har betryggende procedurer og systemer til registrering og rapportering af de korrekte omsætningstal i henhold til Rammeaftalen. Endvidere bekræfter vi, at periodiseringen af salget til Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S, er foretaget korrekt. Endeligt kan vi bekræfte, at vi har stillet alt relevant materiale og underliggende dokumentation til rådighed for dem ligesom vi kan bekræfte fuldstændigheden af de foretagne registreringer og afgivne oplysninger i forbindelse med den løbende indrapportering til SKI A/S samt, at den løbende indrapportering til SKI A/S ikke indeholder fejlinformationer., den Navn og underskrift: Side 8 af 18

9 b. Revisionsinstruks vedrørende afgivelse af erklæring omkring indrapportering til SKI A/S Denne instruks finder anvendelse, hvor revisor skal afgive en erklæring til SKI A/S vedrørende en virksomheds løbende indrapportering af omsætning. Revisors arbejde skal dække hele indrapporterings periode. Med udgangspunkt i Rammeaftalen med SKI A/S, virksomhedens forretningsgangsbeskrivelse vedrørende håndteringen af Kundeoprettelse samt den løbende registrering og indrapportering af omsætning til SKI A/S, skal der udføres følgende handlinger: 1 Undersøg om virksomheden har etableret forretningsgange/-procedure som sikrer at salg til Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S bliver registeret og opsamlet i den løbende omsætningsrapportering til SKI. Forretningsgangsbeskrivelsen bør omfatte følgende: håndteringen af kundeoprettelser i forbindelse med Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S. den løbende vedligeholdelse af kunderegistret med Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S. den løbende registrering af omsætning med Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S. rutiner i forbindelse med indrapportering og afstemning af omsætning med Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S. 2 Undersøgt om virksomheden har etableret interne kontroller, der skal sikre at fejl, i forbindelse med registrering af salg til Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S, opdages, samt der sikrer at alt salg foretaget af virksomheden til Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S bliver registreret. De interne kontroller bør afdække følgende: Fejl i forbindelse med kundeoprettelsen af Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S opdages og korrigeres. Fejl i forbindelse med den løbende vedligeholdelse af kunderegistret i forbindelse med Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S opdages og korrigeres. Fejl i forbindelse med den løbende registrering af omsætning med Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S opdages og korrigeres. Fejl i forbindelse med indrapportering og afstemning af omsætning med Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S opdages og korrigeres. 3 Indhent en samlet opgørelse af virksomhedens omsætning med Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S for perioden. 4 Undersøg om der er overensstemmelse mellem alle indrapporteringer i perioden fra virksomheden til SKI A/S og den samlede opgørelse. 5 Undersøg om virksomheden løbende foretager en samlet afstemning af virksomhedens samlede opgørelse af omsætning med Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S til virksomhedens salgsstatistikker. Afstemningen kan foretages til andre relevante registre hvis virksomheden skønner at dette er mere relevant, herunder debitorbevægelser i debitormodulet. 6 Undersøg om der anvendes et forhandlerled i forbindelse med handel med Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S. Side 9 af 18

10 7 Kontroller at virksomheden har indhentet en erklæring fra forhandlerens revisor vedrørende den løbende indrapportering af omsætning med Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S fra forhandleren til virksomheden, og afstemt omsætningen anført i erklæringen til virksomhedens indrapportering til SKI A/S. Hvis virksomheden ikke anvender et forhandlerled, så skal handlingen ikke udføres. 8 Baseret på virksomhedens liste over Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S, udvælg 3 Kunder som ikke er forhandlere og afstem omsætningen med de pågældende Kunder i henhold til virksomhedens debitormodul med virksomhedens indrapportering til SKI A/S. Der udvælges 3 tilfældige Kunder hvor dette undersøges. Handlingen skal udføres for at sikre fuldstændigheden af omsætning for den pågældende Kunde indgår i virksomhedens indrapportering til SKI A/S. 9 Baseret på listen over Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S, udvælg: 1 kommune, 1 region, 1 statslig styrelse/ministerium, 1 uddannelsesinstitution samt 1 offentligt ejet selskab. For disse Kunder afstemmes Kundens omsætning i henhold til virksomhedens debitormodul til virksomhedens indrapportering til SKI A/S. Der udvælges tilfældige Kunder hvor denne handling udføres. Handlingen skal udføres for at sikre fuldstændigheden af omsætning for de udvalgte Kunder i indrapporteringen til SKI A/S. 10 Foretag 10 stikprøver af fakturaer til Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S registeret i januar måned efter rapporteringsperioden, for at sikre at leverancerne som fakturaerne er relateret til ikke vedrører rapporteringsperioden. Der skal udvælges 10 tilfældige fakturaer, med henblik på at sikre korrekt periodisering af omsætningen. Periodiseringen af omsætningen skal følge virksomhedens regnskabspraksis. 11 Forespørg virksomhedens ledelse, om de er bekendt med opståede Fejl eller har mistanke omkring besvigelser i perioden, der kan have påvirket indrapporteringen. Dette skal bekræftes i form af en ledelses erklæring. Teksten ovenfor i kursiv er hjælpetekster til de enkelte handlinger som skal udføres. Side 10 af 18

11 c. Revisors erklæring om faktiske resultater Til SKI A/S Vi har i henhold til Instruks vedrørende handlinger som skal udføres af revisor omkring indrapportering til SKI A/S fra januar 20XX fra SKI A/S, udført de arbejdshandlinger, som er beskrevet nedenfor for at give SKI A/S mulighed for at vurdere pålideligheden af de indrapporterede informationer for perioden 1. januar 20XX til 31. december 20XX fra XX A/S, herunder pålideligheden af X A/S' procedurer og systemer til registrering og rapportering af de korrekte omsætningstal i henhold til Rammeaftalen med SKI A/S. XX A/S' samlede indrapporterede omsætning med Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S for perioden udgør kr. Vores arbejde er udført i overensstemmelse med den danske revisionsstandard om aftalte arbejdshandlinger. Arbejdshandlingerne blev udelukkende udført for at assistere Dem med at vurdere pålideligheden af de indberettede informationer, som følger: 1 Vi har undersøgt om virksomheden har etableret forretningsgange/procedure som sikrer at salg til Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S bliver registeret og opsamlet i den løbende omsætningsrapportering til SKI. 2 Vi har undersøgt om virksomheden har etableret interne kontroller, der skal sikre at Fejl, i forbindelse med registrering af salg til Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S, opdages, samt der sikrer at alt salg foretaget af virksomheden til Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S bliver registreret. 3 Vi har indhentet en samlet opgørelse af virksomhedens omsætning med Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S for perioden. 4 Vi har undersøgt at der er overensstemmelse mellem alle indrapporteringer i perioden fra virksomheden til SKI A/S og den samlede opgørelse. 5 Vi har undersøgt om virksomheden løbende foretager en samlet afstemning af virksomhedens samlede opgørelse af omsætning med Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S til virksomhedens salgsstatistikker. 6 Vi har undersøgt om der anvendes et forhandlerled i forbindelse med handel med Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S. 7 Vi har kontrolleret at virksomheden har indhentet en erklæring fra forhandlerens revisor vedrørende den løbende indrapportering af omsætning med Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S fra forhandleren til virksomheden, og afstemt omsætningen anført i erklæringen til virksomhedens indrapportering til SKI A/S. 8 Baseret på virksomhedens liste over Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S, har vi udvalgt 3 Kunder som ikke er forhandlere og afstemt omsætningen med de pågældende Kunder i henhold til virksomhedens debitormodul med virksomhedens indrapportering til SKI A/S. 9 Baseret på listen over Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S, har vi udvalgt 1 kommune, 1 region, 1 statslig styrelse/ministerium, 1 uddannelsesinstitution samt 1 offentligt ejet selskab. For disse Kunder har Side 11 af 18

12 vi afstemt Kundens omsætning i henhold til virksomhedens debitormodul til virksomhedens indrapportering til SKI A/S. 10 Vi har foretaget 10 stikprøver af fakturaer til Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S registeret i januar måned efter rapporteringsperioden, for at sikre at leverancerne som fakturaerne er relateret til ikke vedrører rapporteringsperioden. 11 Vi har forespurgt virksomhedens ledelse, om de er bekendt med opståede fejl eller har mistanke omkring besvigelser i perioden, der kan have påvirket indrapporteringen. Vi har fundet følgende forhold: a) Med hensyn til punkt 1 fandt vi, at b) Med hensyn til punkt 2 fandt vi, at c) Med hensyn til punkt 3 fandt vi, at d) Med hensyn til punkt 4 fandt vi, at e) Med hensyn til punkt 5 fandt vi, at f) Med hensyn til punkt 6 fandt vi, at g) Med hensyn til punkt 7 fandt vi, at h) Med hensyn til punkt 8 fandt vi, at i) Med hensyn til punkt 9 fandt vi, at j) Med hensyn til punkt 10 fandt vi, at k) Med hensyn til punkt 11 har vi fået oplyst, at Da ovennævnte arbejdshandlinger hverken er revision eller review i overensstemmelse med danske revisionsstandarder herom, udtrykker vi ikke nogen form for sikkerhed om indrapporteringen. Hvis vi havde udført yderligere arbejdshandlinger, revideret eller udført review i overensstemmelse med danske revisionsstandarder, kunne andre forhold være fundet og rapporteret til Dem. Side 12 af 18

13 Vores erklæring er udelukkende udarbejdet med det formål, der er nævnt i denne erklærings første afsnit, og den må ikke bruges til noget andet formål eller videregives til nogen anden. Erklæringen vedrører kun de forhold, der er nævnt ovenfor og kan ikke udstrækkes til at omhandle XX A/S' regnskab som helhed., den Stempel og underskrift: Statsaut. revisor Statsaut. revisor d. Aftalebrev vedrørende aftalearbejdshandlinger vedrørende indrapporteringer til SKI A/S for 20XX Formålet med dette brev er at bekræfte vores forståelse af indholdet af aftalen og målet med vores arbejde samt arten af og begrænsningen i det arbejde, som vi vil udføre. Vores arbejde vil blive udført i overensstemmelse med danske revisionsstandarder om aftalte arbejdshandlinger, og dette vil fremgå af vores erklæring. Vi skal i henhold til den indgåede aftale mellem XX A/S og SKI A/S udføre følgende arbejdshandlinger og afgive en erklæring til SKI A/S om de forhold, vi finder under vores arbejde. 1 Vi vil undersøge om virksomheden har etableret forretningsgange/procedure som sikrer at salg til Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S bliver registeret og opsamlet i den løbende omsætningsrapportering til SKI. 2 Vi vil undersøge om virksomheden har etableret interne kontroller, der skal sikre at Fejl, i forbindelse med registrering af salg til Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S, opdages, samt der sikrer at alt salg foretaget af virksomheden til Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S bliver registreret. 3 Vi vil indhente en samlet opgørelse af virksomhedens omsætning med Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S for perioden. 4 Vi vil undersøge om der er overensstemmelse mellem alle indrapporteringer i perioden fra virksomheden til SKI A/S og den samlede opgørelse. 5 Vi vil undersøge om virksomheden løbende foretager en samlet afstemning af virksomhedens samlede opgørelse af omsætning med Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S til virksomhedens salgsstatistikker. Side 13 af 18

14 6 Vi vil undersøge om der anvendes et forhandlerled i forbindelse med handel med Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S. 7 Vi vil kontrollere at virksomheden har indhentet en erklæring fra forhandlerens revisor vedrørende den løbende indrapportering af omsætning med Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S fra forhandleren til virksomheden, og afstemme omsætningen anført i erklæringen til virksomhedens indrapportering til SKI A/S. 8 Baseret på virksomhedens liste over Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S, vil vi udvælge 3 Kunder som ikke er forhandlere og afstemme omsætningen med den pågældende Kunde i henhold til virksomhedens debitor modul med virksomhedens indrapportering til SKI A/S. 9 Baseret på listen over Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S, vil vi udvælge 1 kommune, 1 region, 1 statslig styrelse/ministerium, 1 uddannelsesinstitution samt 1 offentligt ejet selskab. For disse Kunder vil vi afstemme Kundens omsætning i henhold til virksomhedens debitormodul til virksomhedens indrapportering til SKI A/S. 10 Vi vil udvælge 10 stikprøver af fakturaer til Kunder under Rammeaftalen med SKI A/S registeret i januar måned efter rapporteringsperioden, for at sikre at leverancerne som fakturaerne er relateret til ikke vedrører rapporteringsperioden. 11 Vi vil forespørge virksomhedens ledelse, om de er bekendt med opståede Fejl eller har mistanke omkring besvigelser i perioden, der kan påvirke indrapporteringen. De arbejdshandlinger, vi vil udføre, foretages udelukkende for at give SKI A/S mulighed for at vurdere pålideligheden af de indrapporterede informationer for perioden 1. januar 20XX til 31. december 20XX fra XX A/S, herunder pålideligheden af X A/S' procedurer og systemer til registrering og rapportering af de korrekte omsætningstal i henhold til Rammeaftalen med SKI A/S. Vores erklæring kan ikke anvendes til noget andet formål og er udelukkende til SKI A/S s brug. De arbejdshandlinger, vi vil udføre, udgør hverken en revision eller et review udført i overensstemmelse med danske revisionsstandarder, og der vil som følge heraf ikke blive udtrykt nogen grad af sikkerhed om indrapporteringen til SKI A/S. Vi ser frem til et godt samarbejde med Deres medarbejdere og stoler på, at disse vil stille alle data, dokumentation eller andre oplysninger, som vi beder om i forbindelse med vores opgave, til rådighed. Vores honorar, er baseret på tidsforbruget for de personer, der bliver tilknyttet denne opgave, med tillæg af direkte udlæg. De enkelte personers timesats afhænger af graden af deres ansvar og af den krævede erfaring og ekspertise. Denne aftale er udarbejdet i overensstemmelse med og skal vurderes i forhold til dansk lovgivning. Alle uoverensstemmelser, som opstår i forbindelse med aftalen, skal alene bedømmes efter dansk ret og under danske domstoles jurisdiktion. De bedes venligst underskrive og returnere en kopi af dette brev til os som udtryk for, at det er i overensstemmelse med Deres opfattelse af indholdet af aftalen og herunder af de konkrete arbejdshandlinger, som vi har aftalt at udføre. Side 14 af 18

15 Navn på revisionsvirksomhed, den Navn og underskrift: Side 15 af 18

16 4. Formular for erklæring vedr. CSR Rapporteringsskema til Leverandør 1) Kontaktinformationer Virksomhed: Branche: Kontaktperson: Stilling: Telefon: 2) Forankring af arbejdet med samfundsansvar Spørgsmål Ja/Nej Beskrivelse Er samfundsansvar indskrevet i jeres strategi eller på anden måde defineret som strategisk vigtigt i virksomheden? Er nogen i ledelsen involveret i arbejde med Samfundsansvar? Hvem har ansvaret for det daglige arbejde med samfundsansvar? Angiv navn og stilling 3) Retningslinjer for samfundsansvar i egen virksomhed samt leverandørkæden? Spørgsmål Ja/Nej Beskrivelse Har virksomheden vedtaget retningslinjer for samfundsansvar i indkøb? Hvis ja vedlæg retningslinjer Gælder retningslinjerne også for virksomhedens leverandører? Hvis ja, hvordan kommunikeres retningslinjerne til jeres leverandører? Er retningslinjerne mindst lige så strenge som dem der ligger til grund for denne kontrakt? 4) Kompetence og oplæring Spørgsmål Ja/Nej Beskrivelse Har virksomheden kortlagt behovet for træning i forhold til arbejdet med samfundsansvar i egen virksomhed? Hos ledelsen? Hos indkøbere? Side 16 af 18

17 Hos andre ansatte? Har virksomheden indført rutiner for træning og opfølgning herpå? Hvordan? Har virksomheden gennemført intern træning inden for de sidste 12 måneder? Hvordan? Har virksomheden gennemført træningstiltag hos underleverandører inden for de sidste 12 måneder? Hvordan? 5) Kortlægning af leverandørkæden Spørgsmål Ja/Nej Beskrivelse Anvender virksomheden underleverandører til at opfylde kontrakten? Anvender virksomheden agenter/mellemhandlere til at opfylde kontrakten? Hvis ja til ovenstående har virksomheden en oversigt over disse underleverandører samt mellemhandlere? Hvis ja, har virksomheden foretaget en risikovurdering af underleverandører i forhold til brud på samfundsmæssigt ansvarlige forhold? Hvis ja: uddyb venligst 6) Opfølgning, kontrol og forbedringsplan (gælder ved brug af underleverandører, agenter eller mellemled) Spørgsmål Ja/Nej Beskrivelse Hvordan følger virksomheden op på underleverandøren for at sikre at retningslinjer for samfundsansvar efterleves? Beskriv og eventuelt vedlæg detaljer Foretager I kontroller hos underleverandøren i kontraktperioden for at tjekke om retningslinjerne for samfundsansvar efterleves? Hvis ja: anfør detaljer om hvem Side 17 af 18

18 eller hvilken aktør der udfører kontrollen samt hvilken metode der benyttes Har virksomheden udarbejdet en procedure for tiltag i tilfælde af brud på eller manglende efterlevelse af retningslinjerne for samfundsansvar? Hvis ja: uddyb Side 18 af 18