Høringssvar fra AU IT s ledergruppe i forbindelse med Forslag til beslutninger som opfølgning

Transkript

1 Mdtager(e): Rektr Ntat Høringssvar fra AU IT s ledergruppe i frbindelse med Frslag til beslutninger sm pfølgning på prblemanalysen Ledergruppen i AU IT har drøftet frslaget på et seminar den 9. september g ønsker at indsende høringssvar mkring frslaget generelt g m 5 mere knkrete emner 1. Generelt: Vi anerkender behvet fr at gennemføre en række ændringer i beslutningsprcesser g rganisering g finder, at frslaget udtrykker en gd balance mellem krav m decentralisering g behv fr fælles løsninger. Dat: 12. september 2014 Side 1/6 Vi håber, at universitetsledelsen i det endelige beslutningsfrslag vil tydeliggøre, at den nye start ikke er identisk med en tilbagevenden til rganisering g beslutningsstruktur fra før DFU, men netp en ny start på samarbejde mellem lkale g fælles behv. Vi finder det meget psitivt, at der lægges vægt på delegatin g inddragelse (g dermed ansvarliggørelse) af institut- g centerlederne i beslutningsprcesserne, g vi håber at en sådan ændring i ledelseskulturen på AU vil medføre, at priritering af AU IT s indsats g ressurcer kan blive langt bedre frankret i de faglige miljøer, end det hidtil har været tilfældet. Vi bakker i den frbindelse varmt p m kravet m transparens både indenfr prjektarbejde g i frhld til varetagelse af drifts- g frvaltningspgaver. I frhld til delegatin af ansvar g kmpetence bemærker vi, at frslaget er ganske knkret fr så vidt angår øknmiske g ansættelsesmæssige frhld fr institutter g centre, men at der ikke er taget stilling til delegering på det administrative mråde. Vi frslår derfr, at en afklaring af vicedirektørers g administratinschefers ansvar g kmpetence, herunder samarbejdet med universitetsledelsen lægges ind i prcesplanen fr tiden efter den 19. september. Tilsvarende bør delegatin til funktinschefniveauet afklares g beskrives alt sammen fr at sikre en handlekraftig g hurtigt reagerende administrativ ledelse. Aarhus Universitet

2 Vi knstaterer sm helt relevant ud fra både et mkstnings- g et kvalitetssynspunkt, at fælles strdriftspgaver g specialistfunktiner ligesm pgaven med at sikre den verrdnede administrative kvalitet freslås fasthldt i den nye fællesadministratin. Vi freslår i frlængelse heraf, at det eksplicit nævnes i frslaget, at AU frtsat ønsker fælles systemunderstøttelse af de stre administrative prcesser indenfr bl.a. uddannelsesmrådet, øknmi g HR uanset m løsningerne henvender sig til studerende, vip eller tap. Sm Rektr vist mundtligt har frmuleret det: Det må ikke ske, at vi får fire af alting Side 2/6 Endeligt bakker ledergruppen i AU IT varmt p m frslaget m, at AU IT gså fremver udgør et selvstændigt vicedirektørmråde i fællesadministratinen. IT er allerede g vil i stigende grad blive en helt integreret del af arbejdsprcesserne fr både videnskabelige g administrative medarbejdere på AU. Sm selvstændigt mråde vil IT fkuseret kunne understøtte digitalisering af tværgående arbejdsprcesser samtidigt med, at der vil være et stærkt ledelsesmæssigt fkus på tilrettelæggelsen af serviceydelser til den enkelte medarbejder. Dette sidste frdrer, jf nedenfr, et tæt samarbejde mellem it-medarbejdere i administratinscentrene g i fællesadministratinen. 2. Den tættere tilknytning af it-supprt til de faglige miljøer Ledergruppen anerkender behvet fr at arbejde med et bredere kvalitetsbegreb i frhld til den service, der leveres til brugerne i både de faglige g de administrative miljøer. Oplevet servicekvalitet g plevet nærhed skal have en mere fremtrædende plads end hidtil. Derfr er der frståelse fr frslaget m at ændre itsupprtenhedernes rganisatriske phæng til administratinscheferne. Det skal i den frbindelse fremhæves, at serviceleverancerne indenfr it-mrådet leveres i en tæt sammenkædning mellem supprtmedarbejdere g specialister indenfr serverdrift, netværk, applikatiner g integratiner. På den måde adskiller pgavevaretagelsen i AU IT sig fra fx AU HR, hvr partnere g supprtere i det administrative center sm ftest kan løse driftspgaverne selv. T bemærkninger i frlængelse heraf: Det nuværende pgavesnit mellem it-supprt g it-drift / udvikling er ganske veldefineret g understøttet af et fælles sagsstyringssystem, så den freslåede rerganisering vil relativt enkelt kunne gennemføres, hvad angår it-mrådet De sammenhængende servicekæder mellem it-supprt g it-drift / udvikling frdrer gså fremver et yderst tæt samarbejde, g vi freslår derfr, at der indskrives en frm fr struktureret samarbejde gerne en faglig reference mellem de fire funktinschefer i administratinscentrene g vicedirektøren.

3 Institut A Institut B Center X Institut C Institut D AARHUS Den prces, der er beskrevet mkring afklaring af, m g hvrdan medarbejderne i administratinscentrene skal være fysisk tilstede på institutter g centre vækker bekymring, bl.a. frdi frmuleringerne ikke signalerer inddragelse. Flere medarbejdere i AU IT udtrykker bekymring fr, at de sm en anden skakbrik placeres på et institut g mister fællesskabet med ligesindede i frm af faglig sparring g vedligehldelse af it-faglige kmpetencer. Side 3/6 Vi freslår derfr At frmuleringen m, at fysisk placering aftales mellem dekan, institutleder g administratinschef suppleres med en frpligtelse til at inddrage både funktinschef g medarbejdere. At der indskrives eksempler på mdeller, hvr supprtmedarbejderen både kan være til stede på et institut ngle dage m ugen g være i helpdesk / itsupprt ngle dage g på den måde vedligehlde it-kmpetence g kllegaskab. At der i den efterfølgende prces åbnes fr en genvervejelse af de administrative centres fysiske placering, sm i dag i ngle tilfælde et endg meget langt væk fra de institutter g centre, der skal betjenes. I frhld til de særlige frhld mkring service g supprt fr Arts g Fællesadministratinen, sm i dag ligger samlet i administratinscenter Arts, pfrdrer vi til, at der i prcesplanen fr tiden efter den 19. september indarbejdes en hurtig afklaring af, hvrdan dette fremadrettet skal rganiseres. 3. Minimumsservice / tilkøb af ydelser I frlængelse af spørgsmålet m den fysiske placering frudser vi, at drøftelserne ganske hurtigt gså vil mhandle spørgsmål mkring behv fr særlige ydelser. Illustreret ved den lille figur kunne ét institut fx ønske, at it-flkene krtlagde den lkale maskinpark g licensbehldning, mens et andet institut kunne ønske, at AV-støtten ikke blt var en tilkaldeservice, men en starthjælper der altid var til stede i auditriet ved undervisningens start. Ressurcerne til at løfte sådanne behv vil i str udstrækning skulle hentes fra den nuværende basisservice, g vi er bekymret fr, at denne derved kan blive udtyndet kraftigt, g at AU taber ngle af de gde ting, der er pnået i de seneste år (gde indkøbsaftaler, fælles vedligehldelsessystemer, frbedret sikkerhedsniveau m.v.). Vi freslår derfr, at frmuleringerne mkring minimumsstandarder udbygges, så det fremgår tydeligt, at der findes en basisservice, der ikke bør kunne fravælges. Basisservice: Indkøb & klargøring, brugeradmin., AV-støtte, sikkerhed m.v.

4 4. Særlige frhld mkring såkaldt frsknings-it Også i frlængelse af venstående frventer vi, at der især fra de våde mråder vil være efterspørgsel på bistand til eksperimentel it / frsknings it. Alt fra vidensdatabaser g hjemmesider til psamling g lagring af stre mængder rådata eller avancerede netværkspsætninger. Disse ting er AU IT stærkt interesseret i at bidrage med vi ønsker at være den fretrukne partner, g vi ønsker, at de investeringer, der allerede er gjrt på AU, g de specialistkmpetencer, der i dag findes i AU IT kmmer miljøerne endnu mere til gavn, end de er i dag. Og vi frestiller s, at vi kan stille rådgivning til rådighed ganske tidligt i prcessen mkring etablering af frsknings-it prjekter. Side 4/6 Men vi frudser gså, at der hurtigt vil rejse sig en prblematik mkring finansiering af udvidelser af fx datalagringskapacitet, g vi freslår, at der i prcesplanen indbygges afklaring af mulighederne fr at tilkøbe services eller infrastrukturkapacitet i AU IT, hvis alternativet er at tilkøbe det udenfr AU, eller pnå it-kapacitet ved bekstelig eller utilstrækkelig lkal pbygning. 5. Etablering af en fælles prjekt- g prteføljeenhed under universitetsdirektøren AU IT s ledergrupper bakker varmt p m frslaget m at etablere en lille prjekt- g prteføljeenhed med reference til universitetsdirektøren. Vi ser det sm et helt nødvendigt tiltag, hvis der skal sikres sammenhængende priritering imellem prjektønskerne, sammenhængende arbejdsgange på tværs af relevante administrative mråder samt indfrielse af de helt elementære krav m verhldelse af tidsplaner g budgetter. Vi ønsker at benytte høringssvaret til at beskrive de frudsætninger, sm vi ser sm helt afgørende fr succesfuld prteføljestyring: En ændret ledelseskultur gså internt i administratinen, hvr der er md til at synliggøre det reelle billede af kapacitet g prjektkmpetencer til at gennemføre prjekterne. At lkale prjekter, sm trækker på nøgleressurcer i fællesadministratinen inddrages i prteføljestyringen fr at sikre pririteret anvendelse af disse ressurcer. Fuld transparens indenfr følgende mråder g dermed gså accept af indførelse af de nødvendige værktøjer til understøttelse af transparensen (fx tidshåndtering fr prjektdeltagere): Præcise beslutningsgrundlag i frm af business cases, beskrivelser af sammenhænge mellem arbejdsprcesser g it-systemer, beskrivelser af it-arkitekturspørgsmål samt rbuste estimater g faseinddelinger.

5 Løbende rapprtering af status på leverancer g milepæle, gdkendelser af faseskift. Risici, ændringer i frudsætninger ver tid, frnyet fkus Ressurcebehv ikke blt til prjektgennemførelse, men gså til blivende frvaltningspgaver Afhængigheder imellem prjekter Side 5/6 AU IT s ledergruppe anbefaler, at der hurtigst muligt starter afklaringer p mkring kmmissrium g deltagerkreds i en rganisering af prteføljearbejdet, sådan at prjektbudgettering fr 2016 kan ske på et gdt belyst grundlag. AU IT bidrager gerne til en sådan prces, både med de gde g de mindre gde erfaringer fra det hidtidige prteføljearbejde. Vi frudser, at fakulteternes frskellige behv hurtigt vil afspejle sig i, at der gså på prjektsiden vil være ønsker m at gå i samme retning, men ikke i takt. Vi freslår derfr, at der indføres et princip m, at det altid skal være en dekan eller prdekan, der på vegne af universitetsledelsen er frmand fr prjektstyregrupperne, sådan at AU s fælles behv g ønsker til en endelig løsning kan blive inddraget i de lkale first-mver -prjekter. 6. Indretning af den nye fællesadministratin Vi finder det naturligt, at der indbygges en gennemgang af pgavefrdelingen mellem de fire administrative centre g de 4-5 nye vicedirektørmråder, men vi freslår, at der gså gennemføres en prces mkring pgavefrdelingen mellem de 4-5 nye vicedirektørmråder. Frdelingen mkring it-pgaver kan i dag pleves lidt ulden, g bør gentænkes i lyset af de erkendelser, der er gjrt ver de sidste par år m, at digitaliseringsønsker g systemanskaffelser følges af ganske betragtelige pgaver indenfr integratin, teknisk g rganisatrisk implementering, systemfrvaltning g videreudvikling. Vi anbefaler, at rganisering g dimensinering af ledelsesinfrmatinsenheden (BIenheden) gentænkes g sikres i verensstemmelse med de krav g frventningen, der er til enhedens ydelser. Dette freslås indbygget i prcesplanen fr det videre frløb. Et særligt tema fr AU IT handler m mandatet til at frmulere prcedurer g plitikker gældende fr it-mrådet. Der er i dag med reference til Falk-kredsen etableret et såkaldt systemejerfrum, sm har til pgave at arbejde med tværgående data g tværgående prcesser. Vi freslår i den frbindelse, at det fastlægges, at AU IT i samarbejde med systemejerkredsen har ansvar fr g mandat til at frmulere retningslinjer indenfr følgende mråder: Beskrivelse af tværgående frretningsprcesser g fælles begrebsmdeller fr data, der skal benyttes på tværs af systemlandskabet

6 IT-arkitekturprincipper, der sikrer sammenhæng i systemlandskabet mellem indkøbte standardsystemer (g egne systemer) samt effektiv drift af disse. Standarder fr nødvendig dkumentatin af systemer g sammenhænge mellem disse. Tjeklister fr såkaldt nn-funktinelle -krav i frbindelse med udbud. Tekniske frhld, sm indkøbte it-systemer skal leve p til fr at kunne fungere ptimalt i AU s systemlandskab, herunder gså knsekvensvurderinger, hvis krav freslås fraveget. Side 6/6 I denne sammenhæng freslår vi ligeledes, at samarbejdet mellem fællesadministratin g fakulteter mkring systemejerskab styrkes. Det kunne være gennem udvidelse af systemejerkredsen, så relevante lkale systemejere deltager, fx systemejer fra BSS fr Wiseflw-eksamenssystemet.