Hovedbestyrelsens beretning den 13.juni 2013

Transkript

1 Hovedbestyrelsens beretning den 13.juni 2013 Det sidst ordinære repræsentantskabsmøde blev afholdt den 29. november 2012 og den 10. januar På mødet den 10. januar, hvor der vælges medlemmer til de forskellige udvalg, i repræsentantskabet, var der lidt forvirring omkring enkelte valg. Dette er meget uheldigt! da man udover bliver utryg om denne handling nu også foregår som den skal, også skaber en vis uro og unødig debat om regler og fortolkninger. Det er derfor, at det er vigtigt at have love og vedtægter, der tager højde for dette og derfor har vi også et protokollat, der er udarbejdet af Vedtægtsudvalget og en supplering til vedtægterne, med i dag til vedtagelse. Derudover skete der også det, at en suppleant ved en fejl blev valgt, som BL delegeret, på repræsentantskabsmødet, efterfølgende blev vedkommende kontaktet og orienteret om fejlen og suppleant Jørgen Levinsen afd. 13 er nu indtrådt i stedet. Der kom også en usikkerhed omkring udpegning af medlemmer til delegerede til BL 9. kreds. På mødet den 23. januar blev det indstillet, at bestyrelsen ikke skulle udpege flere medlemmer, idet alle 8 pladser var fordelt. Det var en fejl fra administrationens side, idet det viser sig, at Rødovre Boligselskab har 10 delegerede til BL 9. kreds. Så derfor er delegerede fra hovedbestyrelsen Tommy Riis og Finn Nielsen og Sanne Sørensen blev suppleant. Og når vi så er der. blev der ikke valgt to hovedbestyrelsesmedlemmer til kursusudvalget, men kun et, Niels Viuf! Dette er der blevet rejst kritik af i kursusudvalget, da man i udvalget føler, der er behov for netop to hovedbestyrelsesmedlemmer, derfor blev det besluttet at Susanne og Sanne tager denne opgave og derfor indtræder i kursusudvalget. Nu skulle alle fejl være rettet og vi beklager meget, at der blev begået disse fejl! Hovedbestyrelsen har afholdt 6 hovedbestyrelsesmøder. Der har faktisk kun været afholdt et byggemøde i perioden, et udtryk for, at der ikke har været behov for flere og, at der ikke er sket noget som byggeudvalget skulle drøfte og orienteres om. Der er også sket det, at mange af de ting/sager, der før først kom op på byggemøderne, nu direkte drøftes og besluttes på hovedbestyrelsesmøderne, fordi sagerne ikke har været så omfattende. Man kunne så sige; er der så behov for disse møder? Det er der! For pt i denne periode, har behovet måske ikke været der, men når der er større renoverings- og byggesager mm. i de respektive afdelinger, er det vigtigt, at udvalget drøfter og

2 indstiller sagerne til hovedbestyrelsen, da møderne ellers ville blive for omfattende og lange. Der har været afholdt møde i fællesrepræsentationen, et møde hvor ikke så mange var mødt op. Her blev der drøftet affaldsordningen. Angående vores affaldshåndtering, er der givet dispensation som i så mange andre steder i Rødovre. Bestyrelserne har fremsendt forslag til Rødovre Boligselskab om ønsker til den ny affaldshåndtering vedr. opsættelser af affaldsbeholdere, og videresendt den til kommunen Vi har endnu ikke hørt noget, men som I sikkert har læst i den Ny affaldshåndbog, der er uddelt til samtlige husstande, er grunden blandt andet, at der er forsinkelser på levering af affaldsbøtter. Så har der været afholdt møde med RAB, Rødovre Almene Boligselskab, hvor vi blandt andet drøftede skimmelssvampsager, fraflytninger A-,B- og Ni ordninger, noget vi også skal drøfte ude i afdelingerne. Vi skal i selskabsregi klæde jer bestyrelsesmedlemmer på, så I kan informere og drøfte disse ordninger på beboermøderne. Det er nemlig beboerne i de respektive afdelinger, der beslutter, hvilken ordning man ønsker. Der har også været afholdt regnskabs/budgetkursus i samarbejde med RAB. Kurset bar præg af mange detailspørgsmål og i bestyrelsen savnede man en mere overordnet vinkel på regnskabet. Så derfor overvejer man at afholde et regnskabskursus for kun Rødovre Boligselskabs afdelingsbestyrelser. Så har der været afholdt summemøde den 7. marts for alle bestyrelsesmedlemmer, et møde der stadig er stor tilslutning til. Her blev det drøftet, at det ved byggesager kunne det være en god ide med en beskrivelse af, hvem gør hvad. Hvilket er bragt videre til administrationen og taget til efterretning. Desværre har der ikke været indkaldt til formandsmøde her i foråret, det beklager jeg, men fejlen har været, at vi ikke på det sidste møde fik aftalt et nyt møde, jeg vil indkalde til et lige efter sommerferien. Der er også blevet afholdt kursus for nye bestyrelsesmedlemmer, her mødte 3 nye op sammen med deres formænd og derudover også en gammel kending Preben Jensen, der er ny formand i afd. 9. Vores Rødovre Net har kørt/kører planmæssigt og skulle være klar til drift den 1. juli 2013 og Dansk Kabel TV skulle have en nødprocedure parat, hvis det skulle være nødvendigt. Der er udsendt forskelligt materiale til beboerne i de respektive afdelinger.

3 Derudover får selskabet en bestyrelsesplads i Antenneforeningen Brøndbys bestyrelse og hovedbestyrelsen vil indstille Dan Norén. CBS har været ude lige som sidste år og hørt på vores erfaringer med styringsdialogen. Dette er godt, da vi på den måde reflekterer yderligere over de erfaringer vi gør os med styringsdialogen. En væsentlig pointe er deres kontakt med enkelte medlemmer fra nogle afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Vi afventer senere en rapport om deres konklusion på deres opsamlede viden fra deres samtaler og observationer omkring møderne. Omkring hjemmesiden arbejdes der videre med firmaet Incom og for at sikre bestyrelsen indflydelse på specielt den brugervendte side af hjemmesiden, har bestyrelsen udpeget Dan, Tommy, Sanne og Grethe til at være følgegruppe i projektet. Det skal sikre muligheden for at påvirke den nye hjemmeside og gøre den så brugervenlig som muligt. Styregruppen skal vurdere de enkelte brugertypers behov, her i blandt ventelistemedlemmer, lejer, afdelingsbestyrelse, repræsentantskab og hovedbestyrelse behov. Der skal lægges specielt vægt på de funktioner, der understøtter afdelingsbestyrelsernes arbejde. Så er alle bestyrelser i gang med at udarbejde nye råderetskataloger og vedligeholdelsesreglementer i de respektive afdelinger og disse skal på alle beboermøder i efteråret. Dette gøres på baggrund af, at man i selskabet ønsker, at afdelingernes forretningsgange, dokumenter mm bringes op til den lovlige standard, der er i dag. De udgaver vi har i dag, er fra 80érne og refererer ikke til den nuværende lovgivning. I denne proces havde hovedbestyrelsen valgt at bruge en konsulent fra BL, Boligernes Landsforening til, at hjælpe med at udarbejde de nye dokumenter. Mange af de oplysninger vi har og bruger i dag er genanvendelige og derfor er det justeringer, der skal foregå, men vi får et mere ensartet katalog i samtlige afdelingerne. Der er udsendt et udkast fra boligselskabet, som skal gennemgås og tilrettes af bestyrelsen. Der været afholdt 3 møder, et kursus i råderet og et andet et vedligeholdelseskursus. Det tredje, var et opsamlingscafés møde, hvor vi fik hjælp til den videre udfærdigelse af dokumentet.

4 Så har bestyrelsen behandlet og gennemgået forretningsorden for hovedbestyrelsesmøderne, alkohol-, rygepolitikken og Politikken for ydelser til hovedbestyrelse samt personale godkendt, med ændret beløbsgrænser og afdelingernes runde jubilæer, defineres som 25, 50, 75 og 100 år. Under udvalgsmøder er bespisning ændret, til der kan serveres en let anretning, disse regulativer er udsendt til bestyrelserne. Noget andet der også er vigtigt, for bestyrelserne at arbejde sideløbende med, er fremtiden for jeres afdeling. På weekendkurset fik vi et oplæg vedr. Fremtidsvisioner og netop det emne er jo en af de vigtigste dele i en bestyrelsesopgave. Vi skal bibeholde og gøre den afdeling vi bor i til et godt sted at bo og færdes i, også i fremtiden og hvem ved det bedst det gør vi. Vi skal tænke på fremtidens beboere med udgangspunkt i de nuværende beboere. Her skal vi tænke visioner i de fysiske forhold inde, størrelser, indretning, bade/wc forhold, installationer - Tv/IT/TLF og adgangsforhold. Udenfor, parkeringsmuligheder, vaskefaciliteter, beboerhus og grønne områder og legepladser. Derudover skal vi også sørge for, at vi har en husleje der er til at betale og ikke stiger i større ryk. Og derved sørge for, at vi også i fremtiden kan få udlejet vore boliger i afdelingen. Man skal også se sin afdelings udfordringer i fremtiden og sikre afdelingen økonomisk, ved at optimere forretningsgange når beboere laver køkkener, badeværelser, overdækninger mm. Dette vil gøre, at der ved f.eks. fraflytninger ikke overdrages dårligdomme, der ikke ses med det blotte øje og efterfølgende skal udbedres på afdelingens regning og derved belaste økonomien og huslejen. Vedr. opsætning af røgalarmer i samtlige lejemål, som næsten alle afdelinger vedtog på efterårsbeboermøderne, er desværre endnu ikke blevet udført. Den sidste tilbagemelding er, at Ista opstarter i september måned og at der vil blive varslet 6 uger i forvejen. Beklageligt, fordi man som bestyrelsesmedlem får henvendelser fra beboere om, hvornår det etableres når det nu er vedtaget. Omkring afdelingernes ydelseskataloger var det et håb, at alle afdelinger har fået lavet et i slutningen af året; dette vil driftsafdelingen bestræbe sig på, men dette kan måske ikke nås. Vi mangler også tilbagemeldinger/evalueringer fra de afdelinger der har kørt med ydelseskatalog i en periode. Men en udfordring, vi i hovedbestyrelsen ser for driftsafdelingen, er kontrollen af det aftalte. Kontrollen der sikre, at den enkelte afdeling får udført den opgave, man har indtænkt i kataloget.

5 Så har man i ministeriets og landsbyggefonden valgt at sætte fokus på konto 114 renholdelse og konto 115 den almindelige vedligeholdelse og konto 116 den planlagte og periodiske vedligeholdelse og fornyelser, vores langtidsplanlægning. Det er alle konti, der ligger under de variable udgifter og derfor konti, vi som beboere og især bestyrelsesmedlemmer kan påvirke og have lidt indflydelse på. Ved et fokus mener man, at man vil ind og sammenligne udgifterne i disse konti mellem boligorganisationerne. Det er vigtigt, at der er klarhed over, hvad man betaler for og hvorfor. Vi har forskellige forventninger til serviceniveau i de forskellige afdelinger og derfor også forskellige omkostninger og udgifter i de forskellig konti, men ved at sammenligne skaber man dialog og diskussion om indhold og mål. Hovedbestyrelsen vil også sætte fokus på disse konti ved at afholde fyraftensmøder for bestyrelsesmedlemmer. Så vil hovedbestyrelsen gerne her præcisere, at man til enhver tid kan henvende sig, skrive til hovedbestyrelsesmedlemmer, hvis man har brug for hjælp eller vil spørge ind til noget. Det kan være alt inden for bestyrelsesarbejde og i den forbindelse også, hvis man har spørgsmål vedr. administrationen eller tvistlighed/uenigheder med administrationen. Man kan også bede om at få foretræde for hele hovedbestyrelsen, dette gøres ved at rette henvendelse til formanden, der så sætter det på dagsordenen og bestyrelsen vil så behandle det som første punkt på dagsordenen.