VUC Århus. Revisionsprotokollat af 11. november om risikovurdering, revisionsstrategi og -plan samt revision i årets løb / 65503_1.

Transkript

1 KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Holmboes Allé Horsens Telefon Telefax Revisionsprotokollat af 11. november 2010 om risikovurdering, revisionsstrategi og -plan samt revision i årets løb KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Medlem af KPMG International Cooperative ("KPMG International"), et schweizisk kooperativ, som alle KPMG-firmaer er medlem af. KPMG International yder ikke professionelle services m.v. til kunder. Hvert medlemsfirma er en selvstændig, uafhængig juridisk enhed. Fortegnelse over ejere kan indhentes hos KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab

2 Indhold 1 Indledning Risikovurdering, revisionsstrategi og -plan Risikovurdering Revisionsstrategi og -plan Revision af forretningsgange og interne kontroller m.v Tilskud fra Undervisningsministeriet Andre indtægter, tilgodehavender og indbetalinger Varekøb, kreditorer og udbetalinger Beholdningseftersyn Lønninger m.v Økonomirapportering og budgetprocedurer It-anvendelsen Besvigelsesrisici Væsentlige regnskabsmæssige forhold af betydning for årsrapporten Godkendelse af årsrapporten fra 2009 fra UVM Ajourføring af institutionens regnskabsinstruks Sammenfatning vedrørende revision i årets løb Nye krav i lovgivning, standarder m.v Besparelse på 1 % af statstilskuddet Statens regnskabsregler Ressourceregnskaber Afsluttende oplysninger m.v Bestyrelsens forhandlingsprotokol Andre ydelser end revision

3 1 Indledning Vi har påbegyndt revisionen af årsrapporten for 2010 for. I revisionsprotokollatet har vi redegjort for: vores overvejelser vedrørende risikoen for væsentlige fejl og mangler i årsrapporten (risikovurdering) den overordnede revisionsstrategi og -plan den revision, vi indtil nu har udført som led i revisionen af årsrapporten for Revisionsprotokollatet er udarbejdet til brug for bestyrelsen (Undervisningsministeriet og Rigsrevisionen) og forudsættes ikke anvendt af andre eller til andre formål. Revisionens formål, tilrettelæggelse og udførelse m.v. Revisionens formål, tilrettelæggelse og udførelse m.v. samt ansvaret for regnskabsaflæggelsen og for revisionen er omtalt i vores revisionsprotokollat af 15. maj Revisionen af årsrapporten for 2010 udføres i overensstemmelse hermed. 2 Risikovurdering, revisionsstrategi og -plan 2.1 Risikovurdering Med henblik på at opdatere vores forståelse og kendskab til institutionen og dens omgivelser samt vurdere risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet har vi med ledelsen drøftet risikoen for væsentlige fejl og mangler i årsrapporten og de af ledelsen iværksatte tiltag til styring heraf, herunder med henblik på at forebygge, opdage og korrigere fejl. Vi har i den forbindelse vurderet de overordnede kontroller og kontrollerne inden for væsentlige specifikke regnskabsområder. Baseret på vores drøftelser med ledelsen og vores kendskab til institutionens aktiviteter, branchen, de etablerede kontroller og forhold i øvrigt har vi identificeret følgende regnskabsposter og -områder, hvortil der efter vores opfattelse er knyttet risici for væsentlige fejl informationer i årsregnskabet, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl: Regnskabspost/-område Revisionsfokus Taxameter og andre indtægter Fuldstændighed, nøjagtighed og periodisering Løn- og lønafhængige omkostninger samt øvrige omkostninger Fuldstændighed, nøjagtighed og periodisering Anlægsaktiver Tilstedeværelse og vurdering af levetider og scrapværdi Tilgodehavender Tilstedeværelsen og værdiansættelsen 121

4 Økonomirapportering og budgetprocedurer Rettidig udarbejdelse og informationernes pålidelighed It-anvendelsen og generelle it-kontroller Datasikkerhed og informationers pålidelighed Regnskabsposter, der indeholder væsentlige skøn og/eller væsentlige ikke-rutinetransaktioner, vil have særlig fokus. Vi vil følge op på ledelsens skøn i årsrapporten for Revisionsstrategi og -plan På baggrund af risikovurderingen og vurderingen af risici for væsentlige fejl og mangler i årsregnskabet har vi fastlagt den overordnede revisionsstrategi og -plan for Ved fastlæggelse af vores revisionsstrategi har vi taget udgangspunkt i bekendtgørelse nr af 12. december 2008 om revision og tilskudskontrol ved institutioner for almene voksenuddannelser (revisionsbekendtgørelsen). Med henblik på at udføre en effektiv revision har vi foreløbig valgt at basere hovedvægten af vores revision på systembaseret revision, hvor vi vurderer og ved stikprøver tester de af ledelsen etablerede registreringssystemer, forretningsgange og interne kontroller samt deres sammenhæng til regnskabsposter, noter og øvrige krævede oplysninger m.v. Herudover vil der i nødvendigt omfang blive foretaget substansbaseret revision, hvor vi tester poster i resultatopgørelse, balance, pengestrømsopgørelse, noter og andre krævede oplysninger m.v. til ekstern og anden dokumentation samt udfører regnskabsanalytisk revision. På baggrund af den overordnede revisionsstrategi har vi udarbejdet en revisionsplan med henblik på effektivt at reducere revisionsrisikoen til et acceptabelt lavt niveau. 3 Revision af forretningsgange og interne kontroller m.v. Revisionen i årets løb har til formål at undersøge og vurdere, om institutionens rapporteringssystemer, forretningsgange og interne kontroller fungerer forsvarligt som grundlag for regnskabsaflæggelsen. Revisionen er rettet imod forretningsgange og interne kontroller, hvor der efter vores vurdering kan være betydelig risiko for væsentlige fejlinformationer i årsregnskabet. I det følgende har vi omtalt forhold, som efter vores vurdering bør komme til bestyrelsens kendskab. 3.1 Tilskud fra Undervisningsministeriet Revisionen af grundlaget for institutionens modtagne tilskud fra Undervisningsministeriet sker ved stikprøvevis gennemgang af de kvartalsvise indberetninger til ministeriet. Samtidig afgives der erklæringer over for Undervisningsministeriet om indberetningerne. 122

5 Vi har herudover påset, at institutionen kvartalsvis afstemmer tilskud til oversigt fra Undervisningsministeriet, ligesom der sker detaljerede afstemninger af såvel aktivitet som beløbsstørrelse. 3.2 Andre indtægter, tilgodehavender og indbetalinger Vi har gennemgået og vurderet forretningsgangen og de interne kontroller på området samt vurderet, om der er en passende funktionsadskillelse mellem registrerende, disponerende og kontrollerende personer. Herudover har vi undersøgt om forretningsgangen fungerer i overensstemmelse med institutionens beskrivelse i regnskabsinstruksen. Vi har påset, at fakturering af faktureringsmodne ydelser sker rettidigt, at debitormodulet afstemmes, og at der følges op på overforfaldne debitorer til imødegåelse af risikoen for tab. Vi har påset, at der kvartalsvis foretages afstemning af, at alle indberettede handleplanskursister er faktureret til kommuner og jobcentre. Gennemgangen har ikke givet anledning til bemærkninger: 3.3 Varekøb, kreditorer og udbetalinger Vi har gennemgået og vurderet forretningsgangen og de interne kontroller på området samt vurderet, om der er en passende funktionsadskillelse mellem registrerende, disponerende og kontrollerende personer. Herudover har vi undersøgt, om forretningsgangen fungerer i overensstemmelse med institutionens beskrivelse i regnskabsinstruksen. Vi har stikprøvevis kontrolleret grundlaget for udbetalinger, samt om der løbende er stemt af mellem kreditor- og finanssystem. Vi har endvidere stikprøvevis kontrolleret at kreditorsaldi afstemmes til kontoudtog fra leverandører. Institutionen har fuldt vores anbefaling, og flytter rettigheden til at ændre stamdata på kreditorer til en anden medarbejder end kreditorbogholderen. Gennemgangen har ikke givet anledning til bemærkninger: 3.4 Beholdningseftersyn Vi har den 10. november 2010 været på uanmeldt beholdningseftersyn af likvide beholdninger på institutionens hovedkontor. I forbindelse med beholdningseftersynet har vi gennemgået og vurderet forretningsgangen, fuldmagtsforhold samt de interne kontroller omkring ind- og udbetalinger. Som led i eftersynet er institutionens likvide beholdninger afstemt til eksterne kontoudtog modtaget fra institutionens bankforbindelser. Vi har påset, at likvide beholdninger bliver stemt af løbende. 123

6 3.5 Lønninger m.v. Vi har gennemgået og vurderet institutionens forretningsgange og interne kontroller på lønområdet på grundlag af regnskabsinstruksen og oplysninger fra institutionens administrative personale. Vi har påset at der er en passende funktionsadskillelse mellem registrerende, disponerende og kontrollerende personer på lønområdet, gennemgået afstemningen mellem lønsystemet SD og finansbogholderiet, samt gennemgået institutionens månedlige budgetopfølgningsprocedurer. Vi har stikprøvevis revideret institutionens lønudbetaling for september 2010, og har herunder kontrolleret, at: der er udfærdiget ansættelseskontrakter, og at fastsættelsen af anciennitet er sket i overensstemmelse med reglerne herom pensionsbidrag er i overensstemmelse med gældende regler aldersbetingede tillæg, anciennitets- og stedtillæg er opgjort korrekt, og at der er dokumentation for forhold af relevans for anciennitetsberegningen variable ydelser er opgjort korrekt, dokumenteret samt attesteret i overensstemmelse med regnskabsinstruksen der foreligger kørselsbemyndigelse ved udbetaling af kørselsgodtgørelse med højeste sats udregning og udbetaling af over- og merarbejde er foretaget i henhold til gældende regler. 3.6 Økonomirapportering og budgetprocedurer Vi har stikprøvevis gennemgået institutionens økonomirapportering pr. 30. september 2010, og påset, at rapporteringen er udarbejdet på grundlag af en ajourført og afstemt råbalance. Rapporteringen er udarbejdet på baggrund af periodisering af institutionens indtægter i overensstemmelse med institutionens valgte princip. Der er foretaget enkelte periodiseringer af omkostninger, herunder periodisering af forventet overtid. Institutionen er påbegyndt udarbejdelsen af budgettet for 2011 i en ny budgetmodel, der udarbejdes, så der bliver direkte sammenhæng mellem budgetmodel og den løbende rapportering. Budgettet kommer til at bestå af et resultatbudget, balance budget og likviditetsbudget. Vi har gennemgået udkastet til budgetmodellen og vurderer, at den er opbygget hensigtsmæssigt. 3.7 It-anvendelsen Institutionen anvender it-systemer i alle væsentlige forretningsprocesser, herunder bogføring, økonomistyring og regnskabsaflæggelse. Manglende tilstedeværelse af velfungerende kontroller omkring it-anvendelsen medfører risiko for fejl i disse forretningsprocesser. 124

7 Vi har gennemgået institutionens it-anvendelse med institutionens it-ansvarlige It-strategi og it-sikkerhedspolitik Rammerne for institutionens it-sikkerhed bør beskrives i en it-sikkerhedsinstruks. I institutionens regnskabsinstruks henvises til institutionens sikkerhedsinstruks. Denne er imidlertid endnu ikke færdigudarbejdet. Vi anbefaler, at it-sikkerhedsinstruksen udarbejdes, og at der etableres en it-sikkerhedsfunktion, der løbende skal overvåge og følge op på, at it-sikkerhedspolitikken overholdes Generelle it-kontroller Som led i revisionen har vi gennemgået virksomhedens generelle it-kontroller. Revisionen har omfattet: Adgang til programmer og data Programudvikling og -ændringer Drift af it Outsourcing af it Driften af de væsentligste administrative it-systemer for er outsourcet til KMD og SD. Outsourcing af it og dermed de tilhørende kontroller fritager ikke institutionens ledelse for sit ansvar for etablering og udførelse af disse kontroller. Vi har anmodet ledelsen om at indhente erklæring fra uafhængig revisor om de generelle itkontroller hos KMD og SD i lighed med tidligere år. Efter modtagelse af denne erklæring vil vi vurdere, om de etablerede kontroller hos KMD og SD er tilfredsstillende med henblik på at sikre institutionens it-anvendelse. Sammenfatning Det er vores samlede vurdering, at de væsentligste af de generelle it-kontroller er tilfredsstillende. 3.8 Besvigelsesrisici Vi har ikke under den hidtil udførte revision fået kendskab til besvigelser eller formodede besvigelser. Direktionen har oplyst, at institutionens forretningsgange og interne kontroller inden for de væsentlige områder efter deres opfattelse anses for dækkende og velfungerende til imødegåelse af risikoen for besvigelser, herunder at der eksisterer passende funktionsadskillelse. 125

8 Direktionen har endvidere oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. 4 Væsentlige regnskabsmæssige forhold af betydning for årsrapporten 4.1 Godkendelse af årsrapporten fra 2009 fra UVM UVM har godkendt årsrapporten for for 2009 uden bemærkninger. 4.2 Ajourføring af institutionens regnskabsinstruks Institutionens regnskabsinstruks skal som udgangspunkt revideres en gang årligt for at sikre, at der løbende sker ajourføring af arbejdsgange og rutiner på regnskabsområdet. Institutionen har opdateret regnskabsinstruksen, som vi har påtegnet den 7. september Sammenfatning vedrørende revision i årets løb Revisionen udføres i årets løb og ved årsafslutningen. I forbindelse med den hidtil udførte del af revisionen har vi ikke konstateret væsentlige svagheder vedrørende de af ledelsen etablerede væsentlige forretningsgange og interne kontroller samt regnskabs- og informationssystemer. Vi er ikke blevet opmærksomme på forhold, som kan medføre forbehold eller supplerende oplysninger i vores revisionspåtegning på årsrapporten. Bliver vi senere under revisionen opmærksomme på forhold, som vi vurderer, kan give anledning til forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen, vil dette blive meddelt bestyrelsen ved indførelse i revisionsprotokollen. Revisionen af årsrapporten for 2010 kan ikke anses for afsluttet, før vi har afgivet revisionspåtegning på årsrapporten. 6 Nye krav i lovgivning, standarder m.v. 6.1 Besparelse på 1 % af statstilskuddet Som en del af finansloven for 2011 er det besluttet at selvejende institutioner skal spare 1 % af statstilskuddet for Beløbet skal først tilbagebetales i Undervisningsministeriet har gjort det frivilligt for institutionerne, om de ønsker at indregne den beløbsmæssige effekt i 2010 eller Vi skal anbefale, at effekten indregnes i 2010, da dispositionsbegrænsningen vedrører

9 Det skal oplyses i ledelsesberetningen for 2010, hvilket regnskabsår ledelsen har valgt at indregne besparelsen i, og med hvilket beløb. 6.2 Statens regnskabsregler Det er besluttet, at alle selvejende institutioner skal overgå til at aflægge regnskab efter statens regnskabsregler for regnskabsåret De væsentligste ændringer vedrører levetid på bygninger der reduceres fra maksimalt 60 år til 50 år. Muligheden for brug af scrapværdi på op til 50 % bibeholdes. De nye afskrivningsregler gælder kun fremadrettet, det vil sige for anskaffelser fra 2011 og fremefter. Grænsen for aktivering af småanskaffelser forhøjes fra 25 tkr. til 50 tkr. 6.3 Ressourceregnskaber Der skal aflægges ressourceregnskaber for Det forventes først, at ressourceregnskabet skal aflægges efter aflæggelsen af årsrapporten, da en del af de økonomiske nøgletal fra årsrapporten også skal medtages i ressourceregnskabet. 7 Afsluttende oplysninger m.v. 7.1 Bestyrelsens forhandlingsprotokol Bestyrelsens forhandlingsprotokol Vi har gennemlæst bestyrelsens forhandlingsprotokol frem til mødet den 28. september Andre ydelser end revision Vi har siden vores revisionsprotokollat af 23. marts 2010 ud over lovpligtig revision efter anmodning udført følgende opgaver for institutionen: Erklæringer med sikkerhed Erklæring vedrørende tilskud fra Region Midtjylland til projekt Læsekompetencer Gennemgang og afgivelse af erklæring på regnskabsinstruksen. Regnskabs- og rådgivningsmæssige opgaver Gennemgang og drøftelse af budgetmodel for

10 Sikkerhedsforanstaltninger Inden accept af nævnte rådgivnings- og assistanceopgaver har vi særskilt vurderet betydningen heraf for vores uafhængighed. Det er vores opfattelse, at de udførte opgaver enkeltvis og samlet er udført i overensstemmelse med gældende bestemmelser om revisors uafhængighed. Horsens, den 11. november 2010 KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Jakob Nyborg statsaut. revisor Helle Lorenzen statsaut. revisor Revisionsprotokollat omfattende side er fremlagt på mødet den I bestyrelsen: Hans Halvorsen Carsten Riis Mogens Birkeb;k formand næstformand Merete Ipsen Peter Bonfils Pauli Johansen Claus Christensen Frits Andersen Dorthe Stockfish Niels Jørgen Andreasen Marie Røn Asbjerg Preben Clausen forstander 128