Puljen til støtte af kapacitetsudvikling. Faglige netværk og kapacitetsudviklingsaktiviteter. Retningslinjer og bevillingskriterier

Transkript

1 Puljen til støtte af kapacitetsudvikling Faglige netværk og kapacitetsudviklingsaktiviteter Retningslinjer og bevillingskriterier MAJ 2012 Retningslinjer og bevillingskriterier Side 1

2 Indholdsfortegnelse 1 INTRODUKTION TIL PULJEORDNINGEN BAGGRUND FORMÅL OG RAMME BEVILLINGSSYSTEM SELVFORVALTNINGSSTRUKTUR INDSTILLINGSUDVALGET BEHANDLINGSPROCESSEN STØTTEFORMER STØRRE OG LÆNGEREVARENDE NETVÆRKSINITIATIVER MINDRE KAPACITETSUDVIKLINGSINITIATIVER PRINCIPPER FOR STØTTE FORMELLE KRAV TIL ANSØGERE STØTTEBERETTIGEDE AKTIVITETER Følgende aktiviteter kan opnå støtte: Følgende aktiviteter støttes ikke: ANSØGNINGSPROCES OG VURDERINGSKRITERIER ANSØGNINGSFRISTER ANSØGNINGSSKEMAER VURDERING AF ANSØGNINGER Tematiske kriterier Vurderingskriterier FORVALTNING AF PULJEORDNINGEN PULJEBEVILLINGEN ØKONOMI OG FINANSER FORVALTNINGSMÆSSIGE OG FAGLIGE KRAV TIL STØTTEMODTAGER Retningslinjer og bevillingskriterier Side 2

3 1 Introduktion til puljeordningen 1.1 Baggrund Med godkendelsen af Civilsamfundsstrategien 1 i 2008 blev al netværksstøtte til flerårige og længerevarende netværk samt korterevarende kapacitetsudviklingsaktiviteter omlagt til en puljeordning, der finansieres af Udenrigsministeriet (UM). Puljen til støtte til kapacitetsudvikling af danske civilsamfundsorganisationer (herefter refereret til som puljeordningen ) er underlagt princippet om selvforvaltning, og finansieringen sker med direkte hjemmel i de årlige finanslove. Puljeordningen er siden 2009 blevet forvaltet af NGO FORUM, som er det centrale samarbejdsorgan for danske organisationer, der har interesse i dansk udviklingsbistand og Danmarks deltagelse i det internationale udviklingssamarbejde. UM skriver bl.a. om støtten: Med henblik på at bidrage til kapacitetsudvikling af danske civilsamfundsorganisationer ydes der støtte til en fælles platform for netværksarbejde blandt danske organisationer med henblik på kapacitetsudvikling af strategisk vigtige områder, hvor det valgte tema rækker ud over den enkelte organisations virkefelt. Der vil f.eks. kunne iværksættes procesforløb med sigte på dannelse af arbejdsgrupper og andre læringsfora, dokumentation af best practice med henblik på vidensdeling og læring, systematisk monitorering af hvorledes viden og redskaber anvendes i organisationerne, involvering af forskere og praktikere fra både Nord og Syd, sparring med tilsvarende faglige Sydnetværk samt oplysningsindsatser. Med denne omlægning til selvforvaltning er prioritering og anvendelse af midler til faglige netværk og øvrige kapacitetsudviklingsaktiviteter i Danmark overgået til NGO-miljøet, som dermed selv har ansvaret for at sikre kapacitetsopbygning, erfaringsudveksling og dokumentation omkring faglige temaer indenfor civilsamfundsbistanden. NGO FORUM ønsker at kunne adressere nye og aktuelle faglige temaer på både kort og lang sigt, og forventningen er, at NGO-miljøet opnår en større fleksibilitet og indflydelse på den faglige kapacitetsopbygning og en mere effektiv udnyttelse af organisationernes individuelle og samlede ressourcer. I samarbejde med UM blev de første retningslinjer og bevillingskriterier for støtte til faglige netværk og kapacitetsudvikling udarbejdet i Retningslinjer og bevillingskriterier 2011 er skrevet på baggrund af retningslinjerne og bevillingskriterierne fra Retningslinjer og bevillingskriterier vil løbende opdateres/revideres, og det er ansøgeres eget ansvar at følge med på NGO FORUMs hjemmeside ( Udover disse retningslinjer og bevillingskriterier vedtager NGO FORUM hver tredje år en strategisk ramme, som er retningsgivende for tildelingen af midler. Den strategiske ramme NGO FORUMs strategiske ramme for de danske NGOers fælles kapacitetsudvikling med beskrivelse af tre prioritetsområder blev godkendt på NGO FORUMs årsmøde den 24. maj 2011, og efterfølgende er de beskrevne prioriteter yderligere konkretiseret i dokumentet Puljen til støtte af kapacitetsudvikling af den danske ressourcebase konkretisering af de fælles strategiske prioriteter Begge dokumenter udgør NGO FORUMs strategiske prioriteter for perioden og findes på NGO FORUMs hjemmeside. 1 Civilsamfundsstrategien findes på UMs hjemmeside: Retningslinjer og bevillingskriterier Side 3

4 1.2 Formål og ramme Politisk og fagligt er netværksstøtten underlagt den reviderede Civilsamfundsstrategi fra 2008, som beskriver formålet med at give støtte til kapacitetsudvikling af danske civilsamfundsorganisationer således: Hensigten er at støtte en fælles platform for netværksarbejde, der bidrager til kapacitetsudvikling af danske organisationer. Der vil kunne ydes støtte til kapacitetsudvikling på strategisk vigtige områder, hvor behovet rækker ud over den enkelte organisations virkefelt. Aktiviteterne kan bl.a. omfatte indsatser under brede temaer, smallere forløb med et snævert tematisk fokus, eller enkeltstående aktiviteter og arrangementer. Netværksarbejdet skal endvidere give rum og fleksibilitet til udvikling og afprøvning af nye tilgange til udvikling (afsnit 5.2.3). Derudover forvaltes netværkspuljen ud fra følgende principper: 1. Bevillingen af midler skal foretages på baggrund af en samlet prioritering af behovene for kapacitetsopbygning i NGO-miljøet. Vurderingen skal ske ud fra fælles, strategiske behov, som både kan udspringe af konkrete behov blandt grupper af organisationer og af behov for overordnede strategiske indsatser identificeret af f.eks. NGO FORUM selv. 2. Der skal være mulighed for at reagerer på nye temaer og behov både på den korte og den lange bane, hvorfor forvaltningen af netværksbevillingen skal ske med vid fleksibilitet i allokeringen af midler. Tema eller metode bør søge at inddrage nye tilgange og aspekter såsom innovation, samarbejde med netværk i Syd og opkobling til forskning og syd-erfaringer skal inddrages med henblik på at bidrage til yderligere løft af det danske NGO-miljø. 3. Temaet skal relatere sig til de overordnede udviklingstendenser og tværgående problemstillinger indenfor (NGO) udviklingsbistanden og skal have en sådan karakter, at der fra en bistandspolitisk vinkel vurderes at være behov for en faglig mainstreaming af det givne tema eller anerkendte tværgående hensyn blandt kredsen af deltagende organisationer. 2 Bevillingssystem 2.1 Selvforvaltningsstruktur NGO FORUM har etableret en bevillingsstruktur bestående af tre enheder: NGO FORUM (Det Stående Udvalg) Indstillingsudvalg Sekretariat/administration Retningslinjer og bevillingskriterier Side 4

5 Selvforvaltningsstruktur NGO FORUM Det stående udvalg Indstillingsudvalget Fælles netværkssekretariat Dialog gruppe (Årlig konsultation med UM) Fælles tiltag (Fx IT netværksplatform) Globale tendenser AC medarbejder i NGO FORUM Læring og metodeudvikling Medarbejder(e) i Projektrådgivningen Tværgående specifikke temaer Netværksinitiativ Netværksinitiativ Netværksinitiativ NGO FORUMs Stående Udvalg har det politiske ansvar og er den bevilgende myndighed. NGO FORUMs Stående Udvalg nedsætter et indstillingsudvalg, som vurderer ansøgninger og indstiller bevillingsafgørelser til det Stående Udvalg. Et mindre sekretariat varetager administrationen af bevilgede midler, regnskabsaflæggelse og monitorering. Bevillingsafgørelser træffes ved almindeligt flertal i det Stående Udvalg på baggrund af en skriftlig prioriteret indstilling fra indstillingsudvalget. Bevillingsafgørelser offentliggøres på NGO FORUMs hjemmeside umiddelbart efter, at afgørelsen er truffet. NGO FORUM kan beslutte at anvende midler til særlige fælles strategiske indsatser eller større konferencer direkte styret af NGO FORUM. NGO FORUM/værtsorganisationen 2 kan optræde som støttemodtager og iværksætte aktiviteter eller initiativer med særlig interesse for NGO FORUMs medlemmer, hvor NGO FORUMs Stående Udvalg vurderer, at der mangler indsatser. Dette skal fremgå af den strategiske ramme/de fælles strategiske prioriteter, som godkendes af årsmødet. 2 I disse retningslinjer bruges begrebet værtsorganisationen til at beskrive den organisation, som huser NGO FORUM. I forbindelse med bevillinger bruges begrebet lead organisation. Retningslinjer og bevillingskriterier Side 5

6 2.2 Indstillingsudvalget NGO FORUMs Stående Udvalg nedsætter indstillingsudvalget med følgende sammensætning: 1 repræsentant for organisationer med DANIDA rammeaftaler 1 repræsentant for organisationer under andre samarbejdsformer 1 repræsentant for paraplyorganisationer med DANIDA miniprogramaftale/puljeaftaler 1 repræsentant for Projektrådgivningen 1 ekstern ressourceperson Medlemmerne udpeges for en 2-årig periode med to NGO repræsentanter på valg hvert år. Indstillingsudvalgets arbejde bliver guidet af en række procedurer og formater, der sikrer en detaljeret gennemgang af alle ansøgninger. Rammerne for disse procedurer er fastsat af det Stående Udvalg, som også godkender indstillingsudvalgets forretningsorden. Indstillingsudvalget vurderer og indstiller ansøgninger på baggrund af NGO FORUMs retningslinjer, bevillingskriterier, de fælles strategiske prioriteter samt Civilsamfundsstrategien. Indstillingsudvalget har ikke beslutningskompetence. Indstillingsudvalget skal varetage følgende opgaver: At vurdere overensstemmelse af ansøgninger med Civilsamfundsstrategien, Udenrigsministeriets generelle principper for dansk bilateral bistand samt NGO FORUMs egne retningslinjer, fælles strategiske prioriteter og rulleplan for den overordnede netværksbevilling. At foretage en begrundet bedømmelse af de bagvedliggende behov, den faglige kvalitet samt budget i ansøgninger om støtte til netværksinitiativer. Bedømmelsen kan lede til forslag om justerede budgetter for de enkelte ansøgninger. På baggrund heraf at udarbejde en samlet prioriteret indstilling til NGO FORUM til bevillingsafgørelse for førstkommende år samt samlet budgetestimat for de tre næstkommende år. 2.3 Behandlingsprocessen Konceptnoter for større netværksinitiativer modtages af NGO FORUMs netværkssekretariat. Konceptnoter sendes til NGO FORUMs Stående Udvalg med henblik på at sikre en overordnet og politisk prioritering før der investeres i udarbejdelsen af større ansøgninger. Hvis konceptnoten godkendes udarbejdes en egentlig ansøgning, som behandles i indstillingsudvalget. Ansøgninger til støtte af større og længerevarende netværksinitiativer samt mindre og korterevarende kapacitetsudviklingsinitiativer modtages af NGO FORUMs netværkssekretariat og sendes til indstillingsudvalget. Indstillingsudvalget udarbejder individuelle læseformater/indstillinger for hver ansøgning, og på baggrund af disse udarbejdes en samlet prioriteret indstilling til NGO FORUMs Stående Udvalg. Hvis der i løbet af processen er behov for supplerende oplysninger eller anbefalinger til justeringer i forhold til budget og/eller aktiviteter, vil ansøgeren få en henvendelse direkte fra NGO FORUMs netværkssekretariat. De supplerende oplysninger vil indgå i ansøgningen på lige fod med de oplysninger, som oprindeligt var sendt ind med ansøgningen. Behandlingstiden for ansøgninger er normalt maximalt to måneder fra ansøgningsfristen. I forhold til proceduren for større og længerevarende netværksinitiativer vil behandlingstiden fra indsendelse af konceptnoten være op til fire måneder. Dog vil den endelige godkendelse af bevillingerne afhænge af Udenrigsministeriets bekræftelse af tilsagnsrammen for puljeordningen. Ansøgerne får skriftligt besked. Retningslinjer og bevillingskriterier Side 6

7 Eventuelle klager over behandlingen af ansøgninger bliver i første omgang drøftet af NGO FORUMs formand, netværkskoordinator og en repræsentant for indstillingsudvalget. Som udgangspunkt kan klager ikke føre til ændringer af afgørelser foretaget af NGO FORUMs Stående Udvalg, og der vil efter afslag skulle ansøges på normal vis i forbindelse med en ny ansøgningsrunde. Kan der påvises substantielle og påviselige formelle fejl i sagsbehandlingen kan der dog henvises til fornyet behandling af sagen. 3 Støtteformer Der kan søges om to forskellige typer støtte: Støtte til 1) større og længerevarende netværksinitiativer og 2) mindre kapacitetsudviklingsinitiativer, som er enkeltstående netværksaktiviteter eller afgrænsede aktivitetsforløb, hvortil der maximalt kan søges om et samlet beløb på kr. Den samlede prioritering af puljebeløbet fremgår af dokumentet Puljen til støtte af kapacitetsudvikling af den danske ressourcebase konkretisering af de fælles strategiske prioriteter I den samlede netværksallokering vil der blive søgt en passende balance mellem igangsættelsen af nye og videreførelse af eksisterende prioriteter. 3.1 Større og længerevarende netværksinitiativer Faglige netværk beskæftiger sig med kapacitetsudvikling på højt fagligt niveau og over en længere periode indenfor tværgående faglige temaer, som har prioritet i et stort antal organisationer. Netværk kan modtage støtte til større og længerevarende faglige netværksinitiativer, som udgør sammenhængende kapacitetsudviklingsprogrammer og -forløb. Ansøgning om støtte til flerårige netværksinitiativer udarbejdes som en samlet ansøgning med en planlægningshorisont på to til tre kalenderår. NGO FORUM kan godkende og underskrive etårige bevillingsaftaler (maximum 12 mdr.), men har mulighed for at give principielt tilsagn til yderligere et to bevillingsår 3 afhængig af initiativets strategiske relevans. I forhold til de større og længerevarende netværksinitiativer følger bevillingsårene kalenderåret og bevillinger afsluttes som udgangspunkt ved udgangen af kalenderåret. For at opnå større fleksibilitet i den samlede faglige indsats, kan netværk ikke forvente et flerårligt og kontinuerligt finansieringsgrundlag for faglige netværksaktiviteter. Støtten gives for at støtte fælles kapacitetsudvikling mest effektivt og netværkene er i den forstand ikke et mål i sig selv men et middel for at sikre denne kapacitetsudvikling. Alle netværk er forpligtede til at indgå i fælles tiltag med henblik på i) fælles koordinering af indsatser og ii) fælles netværksportal. 3 I disse retningslinjer bruges termen bevillingsår. For større og længerevarende netværksinitiativer følger bevillingsåret kalenderåret og som udgangspunkt afsluttes bevillingen ved kalenderårets afslutning. Retningslinjer og bevillingskriterier Side 7

8 3.2 Mindre kapacitetsudviklingsinitiativer NGO-netværk eller grupper af organisationer (minimum tre organisationer), der ikke modtager støtte til et større og længerevarende netværksinitiativ, vil kunne søge om finansiering af enkeltstående kapacitetsudviklingsaktiviteter eller afgrænsede aktivitetsforløb. Formålet er kapacitetsudvikling over en tidsbegrænset periode indenfor et specifikt og afgrænset tema, som har prioritet hos en mindre gruppe af organisationer. Aktiviteter, der finansieres under denne kategori, vil normalt skulle afvikles indenfor 12 måneder. 4 Principper for støtte 4.1 Formelle krav til ansøgere Netværk (formelle og uformelle) bestående af dansk-baserede organisationer, der arbejder med udviklingsbistand, kan søge støtte. Der er følgende formelle krav: Gruppen af samarbejdende organisationer/netværket skal bestå af minimum tre medlemsbaserede private organisationer (foreninger, NGO er, non-profit organisationer), der alle har organisatorisk hjemsted og aktiviteter i Danmark 4. Lead organisationen skal være en privat organisation (foreninger, NGO er, non-profit organisationer), ligesom flertallet af medlemsorganisationerne af netværket skal være civilsamfundsorganisationer. Der kræves ikke medlemskab af NGO FORUM for at søge om støtte. 4.2 Støtteberettigede aktiviteter Det er muligt at søge om såvel fuld finansiering som finansiering, der suppleres med egetbidrag eller anden form for medfinansiering, der viser de deltagende organisationers forpligtigelse/engagement. Ansøgerne bør være opmærksom på, at hvis der i det godkendte budget fremgår medfinansiering i form af brugerbetaling (f.eks. deltagergebyr til WS eller konferencer) skal dette beløb indgå i regnskabet til NGO FORUM som omkostningsrefusion eller registreres som indtægt, der forbruges først således at projektspecifikke indbetalinger ikke opbygger egenkapital. Det er muligt at opnå støtte til dækning af følgende omkostninger: Omkostninger til aktiviteter Ved inddragelse af deltagere fra lande i Syd støttes: Løn/honorar til deltagende forskere eller praktikere fra Syd Rejseomkostninger og dagpenge efter statens regler Indkvartering og dagpenge (eller refusion af omkostninger til mad og lokal transport) ifølge lead organisationens egne regler Ekstraudgifter til små-anskaffelser, telefonrigning og lign. Disse udgifter skal som udgangspunkt ikke overstige kr. årligt. For at tilskynde at mindre organisationer, der ikke har mange ressourcer at trække på, tager lead på større og længerevarende initiativer, kan der udover administrationsbidraget søges om tilskud til husleje på maximum kr./år. Budgetmargin (maksimum 5%) for ansøgninger til mindre kapacitetsudviklingsinitiativer. Til større og længerevarende faglige netværksinitiativer kan der ikke søges om at inkludere budgetmargin 5. Revision i Danmark 4 Eksisterende paraplyorganisationer kan ikke udgøre et fagligt netværk. 5 Der er på puljebudgettet afsat en fælles budgetmargin til dækning af uforudsete udgifter i forbindelse med f.eks. barsel, sygeorlov, eller aktiviteter. Retningslinjer og bevillingskriterier Side 8

9 Administration til lead organisationen (maksimum 7%)8 Koordinering. Til koordinering af netværksinitiativet kan der ansættes faglig bistand i form af ansættelse af koordinator og/eller studentermedhjælp. Som grundprincip skal dette ske gennem frikøb af fagligt kvalificeret, fastansat personale eller frivillige fra de deltagende organisationer eller lead organisation. Der kan desuden anvendes ekstern faglig konsulentstøtte på ad hoc basis. Formålet med støtten til menneskelige ressourcer skal være: Facilitering af læringsprocesser og netværksarrangementer. Formidling og faglig kommunikation. Fagligt input af høj kvalitet inden for netværksinitiativets tematiske felt Følgende aktiviteter kan opnå støtte: Procesforløb af forskellig karakter med sigte på etablering af arbejdsgrupper og andre læringsfora. Dokumentation af promising practice og best practice med henblik på at sikre en bedre forankring af den opnåede viden i organisationerne. Systematisk monitorering af hvordan viden og redskaber anvendes i organisationerne. Involvering af forskere og forskningsverdenen i de faglige netværk, hvis det er af relevans for de pågældende organisationer. Involvering af praktikere og forskere fra Syd, hvis det bibringer ny viden og erfaringer fra Syd, der kan bidrage til at sikre relevans og kvalitet for de danske organisationers metodearbejde. Sparring og vidensdeling med tilsvarende faglige netværk i Syd. Metodeudvikling med henblik på at understøtte, at den kapacitetsudvikling netværksinitiativet fremmer i Danmark også får en positiv effekt for udsendt personale og partnerorganisationer. Dokumentation af hvordan kapacitetsopbygning af danske organisationer reelt påvirker gennemførelsen af programmer i Syd, og hvordan strategier, guidelines og manualer udarbejdet i forbindelse hermed anvendes og kan lede til en ændret praksis. Udarbejdelse af vidensprodukter såsom databaser, tjeklister, guidelines, arbejdspapirer, studierapporter, manualer, håndbøger, etc. Større produkter bør udarbejdes på sprog, der er relevante for anvendelse i Syd. Støtte til udgivelser forudsætter valg af et omkostningseffektivt medie, og såvel produktions-, distributions- samt opdateringsomkostninger bør overvejes nøje. Faglige oplysningsindsatser og fortalervirksomhed med henblik på at sætte fokus på det pågældende tema i den bistandsfaglige debat. Evalueringer med fokus på læringsopsamling både på individuelt og organisationsniveau, der kan bruges til fælles dokumentation for puljen Følgende aktiviteter støttes ikke: Isoleret projektteknisk kursusvirksomhed, der allerede dækkes af f.eks. Projektrådgivningen. Substantiel konsulentstøtte til individuelle organisationer til deres interne organisationsudvikling (undtaget er rådgivning i forbindelse med læringsforløb i netværksregi). Kapacitetsudvikling af partnerorganisationer i Syd. Projektimplementering i Syd. (Støtte til projektimplementerende samarbejde mellem flere NGO er, som måtte opstå gennem mødet i netværk, må søges særskilt f.eks. over NGO-bevillingen.) Studieture. Overhead på arbejdstimer til koordinering. Retningslinjer og bevillingskriterier Side 9

10 5 Ansøgningsproces og vurderingskriterier 5.1 Ansøgningsfrister For større og længerevarende netværksinitiativer gennemføres én årlig ansøgningsrunde i efteråret. Der er ansøgningsfrist for konceptnoter i august og frist for ansøgninger i oktober. Ansøgningsfrist annonceres på NGO FORUMs hjemmeside senest to måneder før fristen. Endelig beslutning om støtte vil normalt blive taget i slutningen af november. For støtte til enkeltstående og korterevarende kapacitetsudviklingsinitiativer gennemføres to årlige ansøgningsrunder, en i foråret med frist i april og en i efteråret med frist i oktober. Ansøgningsfrist annonceres på NGO FORUMs hjemmeside senest to måneder før fristen. Endelig beslutning om støtte vil normalt blive taget henholdsvis i slutningen af juni og i slutningen af november. NGO FORUM kan desuden gennemføre særlige ansøgningsrunder med fokus på højt prioriterede temaer. Alle godkendte ansøgninger lægges op på NGO FORUMs hjemmeside. 5.2 Ansøgningsskemaer I forbindelse med ansøgningsprocessen anvendes følgende formater, som alle kan findes på NGO FORUMs hjemmeside: Større og længerevarende netværksinitiativer: 1. Konceptnote format samt o Budget format 2. Ansøgningsskema samt o Budget og finansieringsplan o Mål, resultater og indikatorer - format Mindre kapacitetsudviklingsinitiativer (max kr.): 3. Ansøgningsskema samt o Format for budgetopstilling o Format for arbejdsplan 5.3 Vurdering af ansøgninger Som nævnt i afsnit 1.1 er forvaltningen af netværksbevillingen baseret på NGO FORUMs fælles strategiske prioriteter. Disse udgør således den overordnede strategiske ramme for tildelingen af midler gennem puljeordningen. Derudover inddrages nedenstående kriterier i vurderingen af de indkomne ansøgninger: Tematiske kriterier 1. Temaet skal relatere sig til Civilsamfundsstrategien samt de overordnede udviklingstendenser og tværgående problemstillinger inden for udviklingsbistanden. 2. Netværkets tema skal relatere sig til organisationernes rolle som partner til civilsamfundsorganisationer i partnerlande samt dertil hørende forventede kernekompetencer, jf. Civilsamfundsstrategien. 3. Temaet skal imødekomme et anerkendt behov for et fagligt løft på et kernefagligt område og række ud over den enkelte organisations kompetencer og virkefelt. Retningslinjer og bevillingskriterier Side 10

11 4. Tema eller metode skal søge at inddrage nye tilgange og stimulere nytænkning og innovation f.eks. gennem opkobling til forskningsrelaterede programmer og netværk. 5. Temaet bør have en sådan karakter, at det fra en bistandspolitisk vinkel vurderes at være af stor strategisk vigtighed (strategisk demand) eller at der er et udtalt behov for en faglig mainstreaming af det givne tema eller anerkendte tværgående hensyn blandt kredsen af deltagende organisationer. 6. Temaet kan inkludere samarbejde med tilsvarende netværk, baseret i udviklingslande eller på anden vis trække på erfaringer fra partnerlande. Temaet kan afgrænse sig geografisk, såfremt dette har særlig betydning for den planlagte faglige kapacitetsudvikling Vurderingskriterier For alle ansøgninger gælder det, at NGO FORUM lægger vægt på nytænkning og innovation, fortalervirksomhed, forskningsbaseret kapacitetsopbygning og inddragelse af internationale erfaringer især fra Syd i det omfang, det er relevant og muligt. Det forventes, at der både vil kunne være kapacitetsopbyggende og policy elementer i de enkelte faglige netværksinitiativer og aktiviteter. Netværksinitiativers strategiske mål samt tematikkens overordnede relevans for danske NGOer danner grundlag for vurderingen af ansøgningerne. Helhedsvurdering Der foretages en helhedsbedømmelse af hver ansøgning. Det forventes ikke, at alle kriterier opfyldes. Vurderingen sker primært på baggrund af faglig relevans af tema og metode samt hvor godt budgettet er underbygget. Kravene til netværkets og aktiviteternes opfyldelse af kriterierne vil blive afvejet i forhold til omfanget af den ønskede støtte. NGO FORUMs fokus er primært bistandspolitisk, hvorfor der i allokeringen vil blive skelet til om temaer mere hensigtsmæssigt kan placeres i andre eksisterende fora og netværk. Samlet prioritering Blandt de indkomne ansøgninger foretages en samlet prioritering i forhold til emnernes og temaernes generelle relevans. Det prioriteres, at der gives rum til både den langsigtede kapacitetsudvikling og til fornyelse. Det vil være den særlige vinkling og ambitionsniveauet for det enkelte netværk, der for de større netværksinitiativer vil være afgørende for vurderingen af støttemulighederne. Omfang og kapacitet Alle netværksindsatsers omfang og budget skal være afstemt efter medlemsorganisationernes erfaring og kapacitet. Jo større ansøgninger, des større vil kravene fx være til lead organisationens kapacitet og tidligere erfaringer. Folkelig forandring og mangfoldighed Afhængig af støttens varighed vurderes netværks folkelige forankring på, hvor mange organisationer der er medlem (mangfoldighed), og hvor dybt engagerede medlemsorganisationerne er i netværkets liv og levned. Jo bredere et netværkstema er, og jo større finansiering man søger, des mere vil netværkets forankring og mangfoldighed veje i vurderingen. Netværk med færre medlemmer kan godt få godkendt finansiering af relevante og dyberegående temaer. Retningslinjer og bevillingskriterier Side 11

12 Målgrupper og tilgængelighed Målgrupper for netværketsinitiativer/aktiviteter skal være klart defineret, og aktiviteterne skal afspejle målgruppernes behov. Netværksansøgninger vurderes på, om aktiviteter er tilrettelagt, så de er tilgængelige og kommer tættest muligt på de organisationer og grupper af ansatte og frivillige, der skal have gavn af indsatsen, uanset geografisk placering. Evaluering Støtte til evalueringer vurderes på omfanget og formål. Evalueringer skal have fokus på læringsopsamling, sikre involvering fra de deltagende organisationer og inkludere elementer af selvrefleksion med klare formuleringer af, hvad deltagelse har betydet for organisationerne. Fremtidsperspektiv Netværksstøtten sigter ikke mod et kontinuerligt finansieringsgrundlag for et givent netværk/netværksinitiativ. Det er derfor af stor betydning, at der i forbindelse med støtte af større og længerevarende netværksinitiativer gennemtænkes, hvad der skal og vil ske, når støtten udløber både i forhold til læringsopsamling, resultatformidling, levedygtighed, fremtidige finansieringsmuligheder og eventuel organisering. 6 Forvaltning af puljeordningen 6.1 Puljebevillingen NGO FORUM er ansvarlig over for UM for forvaltningen af den overordnede årlige bevilling på Finansloven. Forvaltningsmæssigt hører netværksstøtten hjemme i kategorien af puljeordninger (jf. Civilsamfundsstrategien afsnit 5.2.3). Den skal således følge retningslinjerne for Puljeordninger 6, der indgår som en del af UMs Generelle principper for støtte til udviklingsaktiviteter gennem Danske civilsamfundsorganisationer 7. Puljeordninger kan inden for afgrænsede beløbsrammer yde støtte til enkeltstående udviklingsaktiviteter og andre mindre aktiviteter, hvortil der afhængig af bevillingernes størrelse stilles mindre omfattende krav til faglig og administrativ kapacitet. Administrationen af disse ordninger varetages af de danske organisationer selv, og finansieringen sker i lighed med rammeaftalerne med direkte hjemmel i de årlige finanslove. Danidas retningslinjer for puljeordninger revideres løbende. Der indgås en puljeaftale mellem NGO FORUM og UM baseret på 4-årige rulleplaner (1+3). I lige årstal afholdes konsultation/strategisk puljedrøftelse mellem NGO FORUM og Udenrigsministeriet. NGO FORUM er politisk ansvarlig for den organisatoriske struktur. For at løfte det administrative og faglige ansvar for puljeordningen og den faglige kapacitetsudvikling indenfor de danske udviklingsorganisationer, er 6 De administrative retningslinjer findes på Udenrigsministeriets hjemmeside: Retningslinjer og bevillingskriterier Side 12

13 der etableret et mindre fælles netværkssekretariat under NGO FORUM. Netværkssekretariatet under NGO FORUM varetager følgende funktioner: Generel administration i forbindelse med forvaltningen af puljebevillingen inkl. indgåelse af aftaler med netværk på basis af godkendte ansøgninger Fremme synergi og sammenhæng mellem netværkene/initiativerne og sikre dokumentation og tværgående læring Planlægning og implementering af indsatser indenfor emner som er strategisk vigtige for NGO FORUMs medlemmer og som ikke løftes i anden netværkssammenhæng Udarbejdelse af fælles årsrapport Sekretariatsfunktioner og generel administrativ service til NGO FORUMs Stående Udvalg og indstillingsudvalg Tværgående koordinering og understøttelse af fælles faglige initiativer som f.eks. evaluerings- og dokumentationspraksis, større fælles strategiske indsatser, større konferencer Drift af fælles netværksportal Løbende monitorering af netværksstøtte og aktiviteter Økonomisk styring af puljebevillingen Overordnet monitorering og afrapportering på puljebevillingen, inklusive regnskabsaflæggelse Procedurer for økonomistyring og udbetalinger på de enkelte netværksbevillinger tilrettelægges med henblik på at sikre en høj grad af fleksibilitet i finansieringen. 6.2 Økonomi og finanser Puljebevillingen til støtte af kapacitetsudviklingsinitiativer omfatter følgende udgiftsposter: 1. Bevillinger til større netværksinitiativer og enkeltstående aktiviteter eller forløb 2. Kapacitetsudviklingsinitiativer - implementeret af NGO FORUM 3. Fælles netværkssekretariat, herunder kompensation for lead organisation funktionen 4. Fælles tiltag såsom IT netværksplatform NGO FORUM kompenseres for sit ansvar for selvforvaltningen af puljeordningen gennem et samlet dækningsbidrag på 7% på udgiftsposterne 2,3 og 4 nævnt ovenfor. NGO FORUM beregner ikke administrationsbidrag i forhold til bevillingerne (udgiftspost 1 ovenfor) idet der i de enkelte bevillinger er indregnet administrationsbidrag til lead organisationen for initiativet. NGO FORUMs netværkssekretariat kan agere lead organisation på NGO FORUMs særlige fælles strategiske indsatser eller større konferencer, hvor NGO FORUM selv optræder som støttemodtager. NGO FORUM kan vælge at fastsætte en maksimal beløbsgrænse for midler, der kan disponeres over af NGO FORUM. Denne beløbsgrænse kan udregnes som gennemsnit over f.eks. tre år og fremgår i beskrivelsen af de fælles strategiske prioriteter. I forbindelse med disse indsatser (udgiftspost 2 nævnt ovenfor) indgår administrationsbidraget som en del af det samlede dækningsbidrag. 6.3 Forvaltningsmæssige og faglige krav til støttemodtager Netværket/gruppen af samarbejdende organisationer udnævner en juridisk ansvarlig organisation (lead agency), som kan påtage sig det juridiske ansvar over for NGO FORUM og udfylde rollen som bevillingsansvarlig. Retningslinjer og bevillingskriterier Side 13

14 Lead organisation er ansvarlig for daglig koordinering/implementering, faglig ledelse, økonomi, monitorering og afrapportering på netværksbevillingen til det fælles netværkssekretariat under NGO FORUM. Til den daglige koordinering af et netværksinitiativ kan der ansættes faglig sekretariatsbistand i form af: Ansættelse af en deltids koordinator i en nærmere fastsat periode, og/eller Ansættelse af studentermedhjælp. Lead organisation varetager følgende funktioner: Udarbejdelse af årlige- og afsluttende rapporter til NGO FORUM Administration i forbindelse med forvaltningen af netværksstøtten Koordinering og understøttelse af netværketsinitiativet Løbende monitorering af programmer og aktiviteter Monitorering og afrapportering på netværksstøtten, inklusive regnskabsaflæggelse Ad hoc rapportering i forbindelse med uregelmæssigheder Økonomisk styring af netværksstøtten Organiseringen af det enkelte netværksinitiativ afgøres af de involverede organisationer og skal klart fremgå af ansøgningen. Netværksinitiativet skal kunne dokumentere, at organiseringen giver mulighed for involvering fra de ansøgende organisationer f.eks. ved etablering af en styre- eller referencegruppe sammensat af ulønnede medlemmer. Der er ingen krav om at de samarbejdende organisationer skal være organiseret i et netværk med vedtægter, forretningsorden etc. Støtten til netværksinitiativer (større som mindre) er underlagt de gældende retningslinjer for NGO-bistanden og puljeordninger, som findes på Udenrigsministeriets hjemmeside. Senest 3 måneder efter (års)bevillingens afslutning skal NGO FORUM modtage et revideret regnskab og en narrativ rapport. For længerevarende netværksinitiativer skal der efter det/de første implementeringsår afleveres en årsrapport og efter det afsluttende år en afsluttende rapport. Formaterne for de narrative rapporter kan findes på NGO FORUMs hjemmeside. Forvaltning, administration og afrapportering beskrives i Forvaltning og afrapportering 2011 som findes på NGO FORUMs hjemmeside. Retningslinjer og bevillingskriterier Side 14