Vejledning til Rengørings- og forbrugsartikel-aftalen. December 2016

Transkript

1 Vejledning til Rengørings- og forbrugsartikel-aftalen December 2016

2 KOM GODT I GANG 2

3 LEVERANDØR & AFTALENS VARIGHED Leverandør Der er indgået rammeaftale med én leverandør, Stadsing A/S. Aftalens varighed Aftalen løber fra den 1. januar 2017 og to år frem, til den 31. december 2018, med mulighed for forlængelse to gange af et år, til i alt den 31. december Eventuel forlængelse offentliggøres på Aftalens løbetid finder du i Rammeaftalens punkt

4 HVEM SKAL / KAN ANVENDE AFTALEN? Hvem skal anvende aftalen? Statslige institutioner er forpligtet til at anvende aftalen ved køb af de varer, som aftalen omfatter, jf. cirkulære om indkøb i staten. Hvem kan anvende aftalen? Følgende har en ret, men ikke en pligt til at anvende aftalen, og kan således frivilligt anvende aftalen efter ønske og behov: Danmarks Nationalbank, Folketinget, Dansk Institut for Internationale Studier, Institut for Menneskerettigheder, Grønlands Selvstyre, Færøernes Hjemmestyre, en række selvejende institutioner samt Udenrigsministeriets repræsentationer i udlandet (Udetjenesten). NB! Frivillige kunder behøver ikke at tilmelde sig aftalen. I Bilag 3 og 3A kan du se hvem der kunder på aftalen. 4

5 AFTALENS OPBYGNING Rammeaftale Bilag 0: Definitioner Bilag 1A: Generelle krav Bilag 1B: Kravspecifikation Bilag 3: Liste over Kunden Bilag 3A: Selvejende institutioner Bilag 6: Levering Bilag 8: E-handelssystemer Bilag 10: Ydelser ved ophør Bilag 11: Spørgsmål og svar Bilag 12: Fakturering Bilag 14: Udskiftning af produkter Bilag 4: Priser Bilag 5: Samarbejdsorganisation og rapportering 5

6 SORTIMENT Aftalen omfatter levering og distribution af rengørings- og forbrugsartikler indenfor otte varekategorier samt én kategori af tilknyttede serviceydelser. 1. Rengøringsmidler 2. Rengøringsrekvisitter 3. Affaldsposer og sække 4. Rengøringsvogne (begrænset sortiment) 5. Håndhygiejne mv. 6. Aftørringspapir mv. 7. Borddækning og engangsservice (begrænset sortiment) 8. Fødevareemballage (begrænset sortiment) 1. Tilknyttede serviceydelser (levering og afbæring) I Bilag 1B, kan du læse om mere sortimentet, og i Bilag 6 om levering og afbæring. 6

7 BESTILLING Indkøb foregår via e-handel. Kunden kan vælge mellem: IndFak via et elektronisk varekatalog samt yderligere e-handelsdokumenter Andre e-handelssystemer med elektronisk varekatalog Leverandørens eget e-handelssystem Hvis e-handel ikke er muligt, kan der bestilles per telefon eller . E-handel er dog at foretrække for at undgå misforståelser og fejlkøb. Husk at leverandøren skal sende en ordrebekræftelse senest to arbejdsdage efter modtaget bestilling. Tjek varer, pris, leveringsdato og tidspunkt mv. I Bilag 8, kan du læse om mere e-handel, og om bestilling i Rammeaftalens punkt

8 FEJLBESTILLING Tjek altid ordrebekræftelsen. Ved fejlbestillinger, det vil sige, kunden har angivet forkert art, antal, leveringsadresse eller lignende, har kunden ret til at fortryde eller korrigere bestillingen. Læs mere i Bilag 6, punkt 2, afsnit 5, og Rammeaftalens punkt

9 LEVERING Leveringstidspunkt Ved første bestilling, aftaler kunden og leverandøren to faste ugentlige leveringsdage (mandag-fredag, indenfor normal åbningstid). For ikke-brofaste øer, inkl. Bornholm, aftales én fast ugentlige leveringsdag. Leveringssted Husk at angive leveringssted ved bestilling. Én adresse er, et eller to lokaler i samme bygning. Flere ikke-sammenhængende bygninger på en enkelt postadresse, regnes for flere adresser og dermed flere leverancer. Levering skal ske uanset om lokalerne er direkte tilgængelige fra gadeniveau. I Bilag 6 og i Rammeaftalens punkt 4.5 og 4.6, kan du læse mere om levering. 9

10 LEVERINGSGEBYR Leveringsgebyr Levering er gratis for bestillinger over kr. 600,- For leveringer under kr. 600,- tillægges gebyr ifølge prislisten. Afbæringsgebyr Hvis der skal afbæres manuelt, fordi der ikke er fri adgang med chaufførens egen palleløfter, sækkevogn eller lignende hjælpemidler, er leverandøren berettiget til afbæringsgebyr ifølge prislisten. Leveringsfrist Overskrides leveringsfristen ifalder leverandøren bod. Du kan læse mere om leveringsgebyr i Bilag 6, punkt 3 og 4. 10

11 PRISER Bilag 4A = Leverandørpriser Der henvises flere steder i aftalen til Bilag 4A, som er leverandørernes tilbud til rammeaftalen i udbudsprocessen. De forskellige leverandørers Bilag 4A er samlet til én oversigt, Priser Rengørings- og forbrugsartikelaftalen, som er tilgængelig på hjemmesiden. Priserne er eksklusiv moms, men inklusive alle øvrige afgifter og told. Priserne dækker alle leverandørens udgifter, fx omkostninger til levering, forsikringer, administration, uddannelse, rejser og transport mv. Leverandøren altid tilbyde laveste dagspris. For ikke prissatte varer, skal leverandøren tilbyde en pris, der er mindst lige så favorabel som den pris, der tilbydes andre storkunder. Priserne reguleres årligt den 15. februar, første gang i I Bilag 4 og Rammeaftalens punkt 7, kan du læse om priser. 11

12 DISPENSERE Opsætning Leverandøren skal opsætte dispenserne hos kunden, hvis kunden ønsker. Opsætningen er en ikke-prissat tilkøbsydelse (Bilag 4, punkt. 6). Vederlagsfri udskiftning af eksisterende dispensere Hvis kunden har eksisterende dispensere, og der ikke findes produkter på aftalen der passer til kundens dispensere, skal leverandøren vederlagsfrit levere dispensere fra aftalens sortiment af samme kvalitet og funktionalitet som dem, kunden allerede har. Leverandøren skal tillige vederlagsfrit opsætte dispenserne, hvis kunden ønsker. Du kan læse mere i Bilag 4, punkt 2 og 6, samt Bilag 1B, punkt

13 BOD Leverandøren ifalder bod ved: Forsinket levering Hvis leveringsfrist overskrides, betaler leverandøren en dagbod til kunden. Boden udgør 2 procent af den samlede bestilling per påbegyndt arbejdsdag. Bodsbeløbet udgør dog minimum DKK 250 per påbegyndt arbejdsdag. Leverandøren kan højst ifalde 5 dages dagsbod for en bestilling. Læs mere i Rammeaftalens punkt og i Bilag 6. 13

14 OPHÆVELSE En bestilling kan helt eller delvis ophæves hvis der foreligger væsentlig misligholdelse fra leverandørens side, fx: Forsinkelse. Hvis leverandøren ikke leverer fem arbejdsdage efter, at kunden har fremsat påkrav med oplysning om, at manglende levering inden for den fastsatte frist vil medføre ophævelse. Mangelfulde produkter. Hvis et eller flere produkter ikke fuldt ud opfylder samtlige krav angivet i kravspecifikationen (Bilag 1A og 1B), og leverandøren ikke har afhjulpet manglerne inden for femten arbejdsdage efter kundens reklamation. Læs mere i Rammeaftalens punkt

15 BETALING Husk at altid afstemme din bestilling, med leverandørens ordrebekræftelse, med hvad du har fået leveret, med fakturaen før du betaler. Leverandøren skal gebyrfrit fremsende elektronisk faktura til Kunden. Leverandøren kan ikke opkræve gebyrer der ikke fastlagt i aftalen. Fakturering kan tidligst ske når kunden har modtaget den samlede bestilling. Er leveringen delvis forsinket, fx på grund af varer i restordre, kan fakturering først ske når kunden har modtaget hele den samlede bestilling. Læs mere i Bilag 12, og i Bilag 6, punkt 2, afsnit 7. 15

16 MERE INFORMATION Læs mere om aftalen på: 16