Standardforretningsorden for Akademiske Råd ved Københavns Universitet

Transkript

1 Standardforretningsorden for Akademiske Råd ved Københavns Universitet 1. I henhold til 22, stk. 6 i vedtægten for Københavns Universitet fastsætter rektor hermed en standardforretningsorden til brug for universitetets Akademiske Råd. Det påhviler herefter det enkelte råd at udarbejde en forretningsorden ud fra standardforretningsorden, jf. 32, stk. 2 i vedtægten for Københavns Universitet. 2. Standardforretningsorden for Akademiske Råd ved Københavns Universitet: Standardforretningsorden for Akademiske Råd ved Københavns Universitet Konstitution m.v. [KU s vedtægt 31 vedr. Akademisk Råd er formuleret anderledes- der bør være overensstemmelse mellem denne bestemmelse og denne standardforretningsorden] 1. Akademisk Råd (herefter benævnt Rådet) har Dekanen som født formand og består derudover af mindst 6 repræsentanter valgt af henholdsvis det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, og de studerende i forholdet 2:1. [FARMA har valgt repræsentanter i forholdet 3:1]Det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende har en funktionsperiode på 3 år og de studerendes funktionsperiode er 1 år. Stk. 2. Udover de i stk. 1 valgte medlemmer, vælges af og blandt det teknisk-administrative personale, 2/3 [der skal stå 2 til 3- eller to eller flere ] repræsentanter som deltager i møderne som valgte observatører. De valgte observatørers funktionsperioder er 3 år. Stk. 3. Valg af de stk. 1 nævnte medlemmer og de i stk. 2 nævnte observatører sker efter Københavns Universitets valgstatut. Stk. 4. Prodekanen/prodekanerne fakultetsdirektør og studienævnsformænd - kan deltage i Rådets møder uden stemmeret, jf. dog 6,stk. 2. Stk. 5. Rådet kan indbyde andre ikke-medlemmer til i nærmere angivet omfang at deltage i rådets møder som observatører. Stk. 6. Valgte observatører og observatører har taleret, men ikke stemmeret. [Er der grund til at skelne mellem valgte- og ikke-valgte observatører, hvis deres rettigheder er de samme? ] Stk. 7. Rådet sekretariatsbetjenes af fakultetets administration. Slettet: r

2 Møder 2. Rådet udøver sin virksomhed i møder, jf. dog stk. 6 og 3. Rådet afholder mindst fire møder årligt. Stk. 2. Rådet lægger mødeplan for et år ad gangen. Stk. 3. Indkaldelse til møderne udsendes elektronisk så vidt muligt med 8 dages varsel til medlemmer og valgte observatører, jf. dog stk. 5 og 6. Indkaldelsen ledsages af en dagsorden samt relevant bilagsmateriale. Stk. 4. Ethvert medlem kan kræve punkter omfattet af Rådets kompetence optaget på dagsordenen. Punkter, der ønskes optaget på dagsordenen, skal være formanden i hænde senest to uger før mødets afholdelse. Bilagsmateriale til sådanne punkter fremsendes samtidigt til formanden. Stk. 5. Formanden skal indkalde Rådet, når en tredjedel af Rådets medlemmer kollektivt skriftligt fremsætter begæring herom med angivelse af dagsorden. Mødet skal i så fald afholdes inden 14 dage efter formandens modtagelse af begæringen. Såfremt begæringen vedrører en sag med en tidsfrist, skal mødet afholdes inden for et tidsrum, der gør det muligt at behandle sagen rettidigt. Stk. 6. Når forholdene gør det påkrævet eller den foreliggende sag er af særlig hastende karakter, kan formanden indkalde til ekstraordinære møder eller afgøre sagen efter skriftlig høring af Rådets medlemmer, jf Sager vedr. tildeling ph.d.-grader, doktorgrader og priser samt indstillinger af sammensætning af sagkyndige udvalg, der henholdsvis skal bedømme ansøgere til videnskabelige stillinger og fremkomme med indstillinger vedrørende tildeling af akademiske grader og priser, kan behandles ved skriftlig høring af Rådets medlemmer. Sagerne udsendes med otte dages svarfrist. Inden svarfristens udløb kan et medlem begære en sag behandlet på det førstkommende møde i Rådet. [Det er lidt vanskeligt at se, hvem der træffes beslutning om skriftlig høring, og hvordan de indkomne svar skalbehandles]. I lyset af at dette er løbende opgaver, der skal løses indenfor nærmere fastsatte tidsfrister, og rådets møder som udgangspunkt forudsættes afholdt kvartalsvis, har man på FARMA gennem forretningsordenen skabt mulighed for, at der kan nedsættes to stående udvalg sammensat af tre VIP er til løbende at behandle disse sager.

3 Således er der også taget højde for, at de sager hvor der grundet begrænset indstilling fra det faglige udvalg i henhold til ph.d. bekendtgørelsen skal træffes beslutning med kvalificeret flertal løftes op i plenum. Det fremgår ikke af KU s udkast, hvordan man sikrer sig, at dette krav overholdes ved den foreslåede skriftlige votering. Vi har på FARMA haft gode erfaringer med disse underudvalg, der skaber stor grad af fleksibilitet, og sikrer en effektiv sagsbehandling. Det vil være et klart tilbageskridt for FARMA, hvis denne mulighed ikke kan opretholdes i henhold til en ny standardforretningsorden. Jf. bestemmelsen herom i FARMAs forretningsorden indsat nedenfor: Slettet: Udvalg 13. Til behandling af særlige sager eller sagsområder, kan Akademisk Råd nedsætte rådgivende udvalg. Akademisk Råd træffer beslutning om udvalgets kommissorium, sammensætning og størrelse samt om hvorledes sammenkaldelsen til sættende møde skal finde sted, herunder eventuelt frist for berammelse af dette møde. Stk. 2. Udvalget skal, medmindre andet bestemmes af Akademisk Råd, selv vælge sin formand. Udvalget afgiver skriftlig beretning om sin virksomhed. Stk. 3. Udvalg betragtes som opløst, når kommissoriet er opfyldt. 14. Akademisk Råd nedsætter af sin midte et stående udvalg, der godkender sammensætningen af sagkyndige udvalg, der skal bedømme videnskabelige arbejder med henblik på erhvervelsen af ph.d.- og doktorgrader. Stk. 2. De sagkyndige bedømmelsesudvalg afgiver indstilling til Akademisk Råds formand, som tildeler ph.d.- graden, hvis der foreligger indstilling om tildeling af ph.d.-graden fra mindst to af bedømmelsesudvalgets medlemmer. Stk. 3. Indstiller kun et af medlemmerne af bedømmelsesudvalget, at ph.d.-graden tildeles, skal Akademisk Råd behandle indstillingen i overensstemmelse Bekendtgørelsen om ph.d.-uddannelsen og ph.d.-graden. 15. Akademisk Råd nedsætter af sin midte et stående udvalg, der indstiller til rektor om sammensætningen af sagkyndige udvalg til bedømmelse af ansøgere til videnskabelige stillinger, jf. 12, stk. 2 i Vedtægt for Danmarks Farmaceutiske Universitet. Stk. 2. Under samme betingelser som nævnt i stk. 1 kan rådet beslutte, at øvrige mere rutineprægede sager kan behandles skriftligt. Stk. 3. Under samme betingelser som nævnt i stk. 1 kan formanden efter konkret vurdering lade enkelt sager behandle skriftligt. Offentlighed 4. Rådets møder er offentlige. Sager kan dog behandles for lukkede døre, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt. Alle personsager, sager,

4 hvori indgår oplysninger om kontraktforhandlinger med private eller tilsvarende forhandlinger med offentlige samarbejdspartnere, og sager, der er omfattet af forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt, skal behandles for lukkede døre. 5. Rådets mødemateriale, herunder dagsordener og beslutningsreferater, gøres offentligt tilgængeligt. Sager, dokumenter eller oplysninger, der er omfattet af forvaltningslovens regler om tavshedspligt, offentliggøres dog ikke. Sager, der er behandlet bag lukkede døre, kan undtages fra offentligheden, hvis det pga. sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt. Stk. 2. Mødemateriale lægges på Fakultetets hjemmeside hurtigst muligt efter, at materialet er udsendt til medlemmer og valgte observatører. Stk. 3. Det godkendte referat fra det åbne møde lægges på Fakultetets hjemmeside hurtigst muligt efter mødets afholdelse. Beslutningsdygtighed 6. Rådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af det fastsatte antal medlemmer er til stede. Stk. 2. Rådets møder ledes af formanden. I tilfælde af formandens forfald overtager Prodekanen mødeledelsen. Mødelederen træffer afgørelse i alle spørgsmål vedrørende mødernes ledelse. Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, hvori de er optaget på dagsordenen, medmindre formanden beslutter andet på mødet under godkendelse af dagsorden. Stk. 3. Rådets afgørelser træffes ved simpelt stemmeflertal blandt de tilstedeværende. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Dog træffes beslutninger om tildeling af akademiske grader i henhold til de afstemningsregler, der er fast i bekendtgørelser m.v. herom. Slettet: Mødepligt, habilitet og suppleanter 7. Medlemmerne og valgte observatører har pligt til at deltage i Rådets møder. Stk. 2. Medlemmer og valgte observatører, der er forhindret i at deltage i et møde, skal underrette formanden herom inden mødets afholdelse. Formanden træffer afgørelse om der skal indkaldes en suppleant til det pågældende møde. I beslutningsreferatet anføres for hvert enkelt møde, hvilke

5 medlemmer og valgte observatører der var til stede under hele mødet, henholdsvis under de enkelte dagsordenspunkter. Stk. 3. Medlemmerne kan kun deltage i Rådets afstemninger, når de personligt er til stede under disse, jf. dog 2, stk. 6 og 3. Stk. 4. Medlemmer, valgte observatører, suppleanter, observatører og andre, der er inhabile i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag, jf. Kap. 2 i Forvaltningsloven. Materiale vedrørende den pågældende sag må ikke sendes til den, der er inhabil. Stk. 5. Medlemmer, valgte observatører, suppleanter, observatører og andre, der ved, de er inhabile, eller tror, de muligvis er det, har pligt til hurtigst muligt at informere formanden herom. Spørgsmålet om, hvorvidt en person er inhabil, afgøres i de tilfælde, hvor dette ikke er evident af formanden. Vedkommende må ikke selv deltage i behandlingen og afgørelsen af spørgsmålet om inhabilitet Stk. 6. Når et medlem ved fravær i mindst tre måneder på grund af sygdom, studierejse eller lignende er ude af stand til at deltage i Rådets arbejde, indkalder formanden suppleanten til at indtræde for fraværsperioden. Formanden afgør, hvorvidt betingelserne for suppleanters indtræden er til stede. Beslutninger vedrørende suppleanters indtræden skal meddeles rektor. Tilsvarende gælder for en valgt observatør. Stk. 7. Hvis et medlem mister sin valgbarhed, udtræder medlemmet af rådet, og suppleanten indtræder for resten af valgperioden. På tilsvarende vis overtager suppleanten den valgte observatørpost, hvis en valgt observatør mister sin valgbarhed. Stk. 8. Indtræder der vakance i Rådet, og er der ikke valgt eller udpeget et tilstrækkeligt antal suppleanter til, at Rådet kan være fuldtalligt, afgør Rektor efter indstilling fra Rådet om besættelsen kan ske ved udpegning eller ved suppleringsvalg. Indberetning om vakance indgives til valgsekretariatet af formanden. Slettet: to Beslutningsreferat og udmøntning af Rådets beslutninger 8. Rådets beslutninger optages i et beslutningsreferat, der så vidt muligt udsendes elektronisk senest 14 dage efter mødet og forelægges til godkendelse. Godkendelse af referatet kan ske elektronisk. Ethvert medlem og valgt observatør kan forlange sin mening kort optaget i referatet. Stk. 2. Formanden ekspederer Rådets beslutninger.

6 Ikrafttrædelse og ændringer 9. Forretningsordenen træder i kraft ved Rådets vedtagelse. Stk. 2. Forretningsordenen kan inden for standardforretningsordenens rammer ændres ved almindelig flertalsvedtagelse i Rådet, når ændringsforslaget er udsendt mindst 14 dage før det møde, hvor det skal behandles. Rådet kan ikke vedtage ændringer i standardforretningsordenen, jf. stk. 3. Stk. 3. Ændringer i standardforretningsordenen for Akademiske Råd ved Københavns Universitet, fastsat af Rektor, ændrer samtidig Akademisk Råds forretningsorden. Stk. 4. Spørgsmål om forretningsordenens forståelse afgøres af formanden. Stk. 5. Spørgsmål om standardforretningsordenens forståelse, eller om forretningsordenens overensstemmelse med standardforretningsordenen, skal dog forelægges Rektor. Slettet: denne 2. Nærværende standardforretningsorden for Akademiske Råd ved Københavns Universitet træder i kraft den 1. marts København, den 13. februar 2007 Ralf Hemmingsen, rektor /Torben Rytter Kristensen, chefkonsulent