Torsdag den 17. september 2010

Transkript

1 Opfølgningsdag for kvalitetsnøglepersoner Torsdag den 17. september Program Dokumentstyring - Introduktion til InfoNet Morten Lund-Egmose Projektleder, IT-afdelingen, OUH 2

2 Behov for dokumentstyring TAK Funktionsbeskrivelser DDKM Politikker 3 Instrukser Retningslinier Processer Retningslinjer og instrukser? Joh, dem har vi skam 4

3 Intranet Fysisk mappe Fil system 5 Hvad er InfoNet? Et dokumentstyrings- og vidensdelingssystem En Intranet- / Internet-portal En fælles regional platform Database / arkiv Inkl. tekstbehandlingsværktøj Inkl. flowdiagramværktøj Afvigelsesbehandlingssystem Formular- og dataregistreringsværktøj M.m. 6

4 Hvad er InfoNet? InfoNet er IKKE en erstatning for Intranet på andre områder end for dokumenter, der skal versionsstyres, primært Politikker Retningslinjer Instrukser (Funktions- og kompetencebeskrivelser) 7 Alle politikker, retningslinjer og instrukser skal føres over i InfoNet gøres tilgængelige versionsstyres InfoNet giver fordele! Én placering for retningsgivende og instruerende information Versionsstyring - forhindrer brug af invalide dokumenterede, retningsgivende og instruerende informationer Tværregional genkendelighed / videndeling 8 Åbenhed og synliggørelse Specialer Processer Metoder Ansvar

5 InfoNet giver fordele! Lever op til kravene i Den Danske Kvalitetsmodel (DDKM), der kræver, at dokumenter: Er tilgængelige Er opdaterede Er godkendte Er entydigt identificerbare Kan genfindes 9 Tydelig rollefordeling i forhold til dokumenterne Historik bevares NU SER VI PÅ INFONET Dokumentets livscyklus: Oprettelse > Tekstbehandling > Høring > Revision > Høring > Godkendelse > Udgivelse > GÆLDENDE DOKUMENT (evt. Træning ) Ved behov for opdatering oprettes ny version gammel version arkiveres og kan genfindes 10 Håndbøger (med kapitler) Flowdiagrammer Søgemuligheder

6 Dokument fra ide til udgivelse Sådan var det Sådan bliver det i InfoNet Idé / behov Forfatter udpeges Dokumentet forfattes Høring hos relevante parter Godkendelse hos ansvarlig Offentliggørelse Revision ved ændring/forældelse Forfatter udpeges. DET SAMME men elektronisk støttet og styret! Een gyldig version på ét sted! Roller er definerede og tydelige! Varslinger sker automatisk! Historikken bevares! 11 Link s og bilag Intranet Cosmic TAK systemet Fil system URL adresse URL adresse URL adresse URL adresse 12

7 Adgang til InfoNet: - eller direkte fra intranettet 13 En fælles regional platform 14

8 Flowdiagram OUH Specialeforside 15 Visuel adgang til tværgående dokumenter 16

9 Visuel adgang til tværgående dokumenter 17 Eks. på tværgående dokument ( 18

10 Visuel adgang - til specialernes håndbog og kapitler 19 Visuel adgang - til specialets håndbog og kapitler 20

11 Visuel adgang - til specialets håndbog og kapitler 21 Håndbøger og kapitler hvert speciale får en håndbog med fastlagt kapitelstruktur 22

12 Roller i InfoNet Systemadministrator Lokaladministrator System- og brugeradministration Forfatter (Håndbogsansvarlig) Dokumentansvarlig Håndbogsredaktør Kapitelredaktør Dokumentredaktør Høringsperson Godkender Udgiver Bruger Dokumentadministration (Dokumentadministration) 23 Lokaladministrator / Håndbogsredaktør Lokaladministratorer varetager: Administration af (brugere) og udvalgte grupper Håndbogsredaktører varetager: Opbygning af under-flowdiagrammer Placering af dokumenter i den fastlagte kapitelstruktur Etablering af links mellem flowdiagrammer og dokumenter Uddannelse af øvrige lokale kapitel- og dokumentredaktører Tildeling af redaktørrettigheder Uddannelse af afdelingens øvrige personale i brugen af InfoNet Implementeringens fremdrift i afdelingen, herunder løbende inddragelse af afdelingsledelsen 24

13 25