Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT)

Transkript

1 1 Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT)

2 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Orientering, side 3 2 Udbuddet, side 3 3 Tilbudsgrundlag, side 4 4 Forbehold og alternativer, side 4 5 Tidsrammer og vedståelse, side 4 6 Tilbudsfasen, side 4 7 Tilbudsafgivelse, side 5 8 Tilbuddets indhold, side 6 9 Udelukkelse og egnethedsbedømmelse, side 6 10 Tildelingen, side 6 11 Indgåelse af partnering aftale og entreprisekontrakt, side 6 12 Virksomhedsoverdragelse, side 6 Bilag BUT-1: Egnethedsbedømmelse, side 7 Bilag BUT-2: Tildelingsmodel, side 9 Bilag BUT-3: Oplæg til partnering aftale, side 12

3 3 1 Orientering Dette udbud omfatter drift og vedligehold af sideanlæg i vejcenter Sjælland og vejcenter Hovedstaden. Arbejdet udbydes for en periode på to år, med mulighed for forlængelse af kontrakten med 2 gange 1 år. Entreprisen vil blive gennemført i partneringsamarbejde. Ordregiver er Vejdirektoratet Vejdirektoratet Driftsdivisionen, Driftsområdet Driftsafdelingerne i Vejcenter Sjælland og vejcenter Hovedstaden ved Den koordinerende Driftsafdeling Niels Juels Gade København K Vejdirektoratet er i færd med at udvikle et nyt vejdriftkoncept, som skal være fastlagt i forbindelse med udbud i I denne entreprise er det derfor centralt, at der afprøves en række nyskabelser og nyudviklinger. Disse er beskrevet nærmere i Bilag SB-5. De vigtigste forhold, som skal afprøves er: - En ny afregningsform; targetpris med risikodeling - Øget anvendelse af tilstandskrav ift. udførelseskrav - Udvikling af et tillidsbaseret og IT understøttet KS system - Udvikling af partnering som samarbejdsform, herunder procesoptimeringer, innovation og øget værdiskabelse Vejdirektoratet og entreprenøren etablerer en entreprise- og udviklingsorganisation, som har kompetencer og overskud til at deltage aktivt i udviklingsopgaverne og i udformning, gennemførelse og dokumentation af udviklingsopgaverrne. 2 Udbuddet Entreprisen udbydes i offentligt udbud, iht. EU's direktiv nr. 2004/18/EF om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Bekendtgørelsen er indrykket den 24. juni 2010 og findes på Vejdirektoratets køberprofil: Udbudsmaterialet ligger på under udbud 2010.

4 4 3 Tilbudsgrundlag Grundlag for tilbudsafgivelsen er: - denne BUT med bilag udkast til entreprisekontrakt (UK) med bilag 1 - SB med bilag SAB med Elementbeskrivelser - TBL og TAG 4 Forbehold og alternativer Organisationernes standardforbehold vil kunne tages i forbindelse med tilbudsgivningen. Hvis tilbuddet indeholder væsentlige forbehold herunder forudsætninger og bestemmelser, som strider mod grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil dette medføre, at Vejdirektoratet erklærer et sådant tilbud for ukonditionsmæssigt, hvorved dette ikke antages til bedømmelse. Eventuelle, ikke væsentlige forbehold vil blive prissat af Vejdirektoratet og tillagt tilbuddet. Ved denne prissætning vil en evt. usikkerhed om forbeholdets indhold som udgangspunkt øge det tillæg, som gives til tilbudssummen. Entreprenørerne anmodes derfor nøje om at overveje karakteren og omfanget af evt. forbehold, og søge alle evt. usikkerheder afklarede i tilbudsfasen inden tilbudsafgivelsen. Der modtages ikke alternative tilbud. 5 Vedståelse og tidsrammer Aftaleindgåelse er planlagt til den 15.oktober Tilbuddet skal vedstås til den 1. november Entreprisearbejderne på sideanlæggene skal påbegyndes den Fra kontraktens underskrift til skal der foregå mobiliseringsaktiviteter. 6 Tilbudsfasen Udbudsmaterialet ligger på Vejdirektoratets køberprofil hvor efterfølgende meddelelser fra Vejdirektoratet ligeledes vil blive offentliggjort. De bydende entreprenører skal løbende holde sig orienterede om meddelelser, mv. på hjemmesiden. Der afholdes orienteringsmøde den 1. juli 2010, klokken i vejcenter Sjælland, Toldbuen 6, 4700 Næstved. Ved mødet vil Vejdirektoratet kort orientere om entreprisen, og entreprenørerne vil få lejlighed til at stille spørgsmål. Der afholdes spørgemøde den 12. august 2010, klokken i vejcenter Sjælland. Det henstilles til entreprenørerne at fremsende evt. spørgsmål til udbudsmaterialet i god tid inden

5 5 mødet, pr. til anførte kontaktpersoner. Sidste frist for modtagelse af spørgsmål er 6 arbejdsdage inden tilbudsafgivelsen. Entreprenørerne opfordres til at stille spørgsmål tidligere, og senest 10 arbejdsdage før tilbudsafgivelsen. Al kommunikation i tilbudsfasen skal ske til Søren Gludsted, mail: sg@vd.dk med kopi (cc.) til Anders Jenrich: ajen@vd.dk og Anders Rahbek: ahr@vd.dk samt Mogens Høgsted: mh@viveconsult.dk Henvendelse skal ske pr. e- mail. Spørgsmål vil blive besvaret på Vejdirektoratets køberprofil på 7 Tilbudsafgivelsen Tilbudslisterne udleveres såvel som pdf-filer som på Excel regneark. Vejdirektoratet har i nogle af disse indarbejdet regnefunktioner i regnearket, men påtager sig ikke ansvaret for disse funktioner. Evt. fejl i Vejdirektoratets regnefunktioner vil blive korrigeret inden tilbuddene vurderes. Ved regnefejl i entreprenørens tilbud skal tilbudslistens priser korrigeres på en måde, der kan godkendes af Vejdirektoratet, således at den rettede tilbudsliste er i overensstemmelse med tilbudssummen. Tilbud skal afgives i én papir original samt på CD-Rom. Alle bilag skal være mærket med entreprenørs navn. Tilbud skal afleveres i lukket emballage. Der modtages ikke elektronisk afgivne tilbud. Tilbud mærket " - og påført afsender, adresse, kontaktperson og telefonnummer kan afleveres ifm. fremmøde til tilbudsåbningen, som finder sted: Vejdirektoratet Den koordinerende Driftsafdeling Niels Juels Gade København K den 1. september 2010 kl. 10:00 på hvilket tidspunkt tilbuddene åbnes i lokale 2 i overværelse af de bydende entreprenører eller deres repræsentanter, der måtte være til stede. Tilbud, der fremsendes pr. post eller afleveres pr. bud før tilbudsåbningen, skal være modtaget hos: Vejdirektoratet Receptionen Niels Juels Gade København K senest den 31. august 2010, kl.12:00.

6 6 8 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde grundlag for udvælgelse/egnethedsbedømmelsen og grundlag for tildelingen, jf. pkt.9 og 10 neden for. Der skal vedlægges udfyldt tilbudsliste. 9 Udelukkelse og egnethedsbedømmelse Der henvises til udbudsbekendtgørelsen. Egnethedsvurderingen sker på grundlag af Bilag BUT-1. Når egnethedsbedømmelsen er foretaget, vil entreprenørerne blive orienteret om resultatet. 10 Tildelingen Vejdirektoratet vil vælge det tilbud, der udgør det økonomisk mest fordelagtige tilbud for Vejdirektoratet. Tildelingsmodellen og en fortegnelse over de til tildelingsmodellen knyttede oplysninger, som entreprenøren skal afgive, er vedlagt som bilag BUT Indgåelse af entreprisekontrakt og partnering aftale Der forventes indgået entreprisekontrakt senest den 15. oktober Efterfølgende indgås partnering aftale. Indgåelse af partnering aftale er beskrevet i bilag BUT Virksomhedsoverdragelse Oplysninger om virksomhedsoverdragelse af medarbejdere fremgår af udkast til entreprisekontrakt (UK).

7 7 Bilag BUT-1 Egnethedsbedømmelsen Formål Egnethedsbedømmelsen har til formål at fravælge entreprenører, som ikke opfylder mindstekravene til økonomisk og finansiel formåen samt teknisk formåen og faglig dygtighed. Kriterier for egnethed Udelukkelse Vejdirektoratet vil udelukke entreprenører, der er under konkurs mv., iht. Udbudsdirektivets artikel 45 stk. 2. Entreprenøren skal dokumentere sin status i forhold til artikel 45 stk. 2 ved fremlæggelse af Serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen eller tilsvarende, samt ved fremlæggelse af en erklæring om omfang af ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. udbudsbekendtgørelsen. Manglende eller ikke gyldige krævede dokumenter vil medføre udelukkelse. Entreprenørerne opfordres derfor til omhyggeligt at checke, at de krævede dokumenter vedlægges og er i orden. Manglende krævede oplysninger ifm. egnethedsvurderingen, jf. neden for, vil medføre udelukkelse. Økonomisk og finansiel formåen Hvis flere entreprenører deltager i et solidarisk hæftende samarbejde/konsortium gælder nedenstående krav til økonomisk og finansiel formåen for summen af disse entreprenører. Hvis entreprenøren er en hovedentreprenør, som har underentreprenører gælder krav til økonomisk og finansiel formåen for hovedentreprenøren. Entreprenøren skal bevise sin økonomiske og finansielle formåen ved fremlæggelse af regnskabsoplysninger for de seneste tre år, omfattende - Samlet omsætning - Omsætning inden for de opgaver, som indgår i entreprisen - Egenkapital Mindstekrav: En årlig omsætning inden for de jobtyper, som indgår i entreprisen på minimum 10 mio. DKK excl. moms. beregnet som gennemsnit for de seneste 3 regnskabsår. Egenkapitalen skal være på minimum 5 mio. DKK i regnskabet for det seneste regnskabsår.

8 8 Tekniske formåen og faglige dygtighed For at blive bedømt som egnet skal entreprenøren selv eller i et konsortium eller ved underentreprenører have erfaring i alle de i entreprisen udbudte opgaver. Tilbuddet skal for hver deltager i et konsortium indeholde de herunder krævede oplysninger. Tilbuddet skal for hver underentreprenør, der optræder med selvstændig erfaring/ekspertise indeholde de herunder krævede oplysninger. Entreprenøren skal bevise deres tekniske formåen og faglige dygtighed ved fremlæggelse af oplysning om: Ressourcer: - Antal ansatte i alt samt antal ansatte inden for de jobtyper, som entreprisen omfatter - Antal ansatte teknikere og ledere inden for de jobtyper, som entreprisen omfatter - Antal øvrige medarbejdere inden for de jobtyper, som entreprisen omfatter - Relevante maskiner og materiel som entreprenøren kan disponere over til brug for entreprisens udførelse Mindstekrav til ressourcer: - Entreprenøren skal råde over entrepriseledere samt formænd, som har erfaringer med de jobtyper, som entreprisen omfatter - Entreprenøren skal råde over en eller flere medarbejdere, som har erfaringer med deltagelse i udviklingsarbejde ifm. de jobtyper, som entreprisen omfatter - Entreprenøren skal råde over markmedarbejdere, som har erfaringer med de jobtyper, som entreprisen omfatter. Erfaringer: - Oplysninger om referencer for entrepriser, som entreprenøren har udført inden for de jobtyper, som entreprisen omfatter. Mindstekrav til erfaringer: - Entreprenøren skal have mindst 3 referencer inden for de jobtyper, som entreprisen omfatter. Referencerne må højst være 3 år gamle. Kvalitetsstyring og miljøledelse Entreprenøren skal dokumentere sin kvalitetsstyring og miljøledelse ved at vedlægge: - Kvalitetspolitik og/eller -håndbog, samt evt. dokumentation for certificering - Miljø- og arbejdsmiljøpolitik og/eller -håndbog, samt evt. dokumentation for certificering. Mindstekrav: - Entreprenørens KS og ML-systemer skal leve op til god praksis.

9 9 Bedømmelse af tilbud - tildelingen Bilag BUT-2 Der anvendes tillægsprismetoden; dvs. der beregnes en sammenligningsomkostning, som er summen af: - Targetprisen iht. TBL - Tillæg for eventuelle kapitaliserbare forbehold - Tillæg for kvalitetsopfyldelse Tillæg for kvalitetsopfyldelse beregnes for hvert underkriterium som (10-k) x Pv, hvor k er karakteren i en skala fra 0 til 10 og Pv er en prisvægt. Ved karakter på 10 gives tillægget 0 kr. Ved karakteren 0 gives et tillæg, som er 10 x Pv i mio. kr. Underkriterium Beskrivelse af indhold i underkriteriet Bedømmelse af underkriteriet Prisen Prisen er sum i TBL (targetprisen). Indgår direkte, jf. oven for. Entreprisens ledelse og bemanding Udvikling og optimering Mhp. de afprøvninger/ pilotprojekter, som skal gennemføres i den 2 årige kontraktperiode, er det et krav (se Bilag SB-4), at entreprenøren etablerer en entrepriseorganisation, som har kompetencer og overskud til at deltage aktivt i afprøvningerne. Endvidere skal entreprenøren kunne agere som medspiller i udformning, gennemførelse og dokumentation af afprøvningerne. Entreprenøren skal oplyse om den tilbudte organisation med belysning af følgende funktioner: - Entrepriseledelse på grønne områder, renhold og toiletrenhold - Udviklingsledelse - Entrepriseledelse Der skal oplyses navngivne medarbejdere og vedlægges CV er. Denne entreprise løber i minimum 2 år, og VD ønsker i de 2 år at gennemføre en række udviklingstiltag mhp. det næste store udbud af vejdrift i 2012, jf. Bilag SB-5. En række af de nye elementer, som indgår som tilbudsgrundlag i denne entreprise skal derfor have særlig opmærksomhed og Der lægges vægt på - at entreprenørens organisation er både ledelsesorienteret og produktionsorienteret - at entrepriseledelse og udviklingsledelse ikke varetages af samme medarbejder(-e) - at entrepriselederen har et bredt kendskab til alle jobtyper i entreprisen - at der tilknyttes en udviklingsleder, som stilles til rådighed for entreprisen i mindst 50 % af sin tid. Udviklingslederen skal have dokumenterede erfaringer med gennemførelse af udviklingsprocesser - at der er faglig høj kompetence på alle jobtyper, herunder renhold af arealer og bygninger og beplantninger Ved bedømmelsen lægges vægt på: - at entreprenøren på en praksisnær måde beskriver, hvorledes entreprenøren vil medvirke i udviklingstiltagene, herunder entreprenørens konkrete forslag til at supplere og forbedre disse.

10 10 Samarbejdet - partnering og lean Sikring af kvalitet dokumenteres primo Samarbejdsformen herunder den gensidige tillid skal udfordres og udvikles mhp. udvikling af ny viden og værktøjer. Partnering indebærer løbende optimeringer og forbedringer. Et tema kan fx være et fælles fokus på indretning af sideanlæg efter brugernes behov og afprøvning af alternative udformninger. Entreprenøren skal vedlægge oplæg til: - oplæg til samarbejde og optimeringer - oplæg til sikring af kvalitet Entreprenøren skal vedlægge oplæg til udvikling af kvalitetsstyringen baseret på gensidig tillid og brug af IT, mv. - at entreprenøren tilbyder at gennemføre yderligere, relevante udviklingstiltag og optimeringer/forbedringer Der lægges vægt på: - at entreprenøren foreslår og beskriver anvendelse af relevante metoder/værktøjer/elementer, som i fællesskab kan udvikle det tillidsbaserede samarbejde - at entreprenøren foreslår relevante procedurer og metoder til sikring af kvaliteten i overensstemmelse med intentionerne udtrykt i Bilag SB-6. Der lægges vægt på, at entreprenøren foreslår relevante og konkrete procedurer og metoder til sikring af kvaliteten i overensstemmelse med intentionerne udtrykt i Bilag SB-5. Afregningsformen Afregningsformen er beskrevet i TAG. Entreprenøren skal vedlægge forslag til procedurer, herunder konkret udformning af skemaer til styring af entrepriseøkonomien samt håndtering af incitamentspuljen. Der lægges vægt på: - at entreprenøren i sit tilbud kan tilbyde et overskueligt oplæg til økonomiopfølgning og styring med løbende månedsvis opfølgning - at en del af incitamentspuljen foreslås anvendt til konkrete og relevante aktiviteter til medarbejderudvikling - og motivation. Prisvægte: Pv i mio. kr. Entreprisens ledelse og bemanding 0,40 Udvikling og optimering 0,30 Samarbejdet 0,05 Sikring af kvalitet 0,10 Afregningsformen 0,05 Sum 0,90 Karakterskala ved bedømmelse af de kvalitative underkriterier:

11 11 Ved evalueringen af de kvalitative underkriterier benyttes en karakterskala bestående af alle heltal fra 0 til 10. Karakter Beskrivelse 0 Gives for et tilbud, som er konditionsmæssigt, og hvor der ikke foreligger nogen oplysninger, der belyser opfyldelsen af underkriteriet Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet. 4 5 Gives for tilbud med en middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet. 6 7 Gives for tilbud med en god opfyldelse af underkriteriet Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser. Mellemliggende karakterer anvendes til at udtrykke nuancer i forhold til ovenstående definition af skalaen. EKSEMPEL PÅ MODELLENS ANVENDELSE For et (fiktivt) tilbud beregnes sammenligningsomkostningen således: Pv i mio. kr. Karakter k Tillægspris for kvalitet (10-k) x Pv i mio. kr. i kr. Tilbudt targetpris (pa.) Evt. tillæg for forbehold 0 Ledelse og bemanding 0,40 5 (10-5) x 0,4 = Udvikling og optimering 0,30 7 (10-7) x 0,3 = 0, Samarbejdet 0,05 5 (10-5) x 0,05 = 0, Sikring af kvalitet 0,10 9 (10-9 x 0,1 = 0, Afregningsformen 0,05 3 (10-3) x 0,05 = 0, Sammenligningsomkostning Pris

12 12 Bilag BUT-3 Tekst i kursiv indgår ikke i den endelige aftale Oplæg til Partnering aftale 1. Indgåelse af partnering aftale Partnering aftalen supplerer entreprisekontrakten og partnering aftalen indgås efter drøftelse på en workshop, jf. neden for. 2. Sikring af fælles forståelse i entrepriseorganisationen Efter indgåelse af entreprisekontrakt gennemføres mobiliseringsaktiviteter og herunder færdiggøres og indgås partnering aftalen. Ifm. indgåelse af partnering aftalen er det vigtigt: - at der etableres en fælles forståelse for kontraktgrundlagets bestemmelser og at forventninger til entreprisen gennemførelse afstemmes, herunder afregningsformen og de afprøvninger, der skal gennemføres i entreprisen - at der i fællesskab fastlægges og planlægges udviklingsaktiviteter, jf. Bilag SB-5. - at sikre, at der er valgt personer med de rette kompetencer til entreprisen - at sikre, at det samlede team indeholder de nødvendige og hensigtsmæssige kompetencer inden for ledelse, de faglige områder og de personlige områder - at sikre at man lærer hinanden at kende - at færdiggøre partnering aftalen, herunder formulere fælles målsætninger 3. Partnering aftalen generelt Partneringaftalen beskriver det samarbejde, parterne har aftalt i forbindelse med entreprisernes gennemførelse i kontraktperioden. I forbindelse med samarbejdet betragtes oplysninger om økonomi og optimeringsprocesser som fortrolige. Parterne orienterer gensidigt hinanden, såfremt der ønskes publiceret artikler og konferenceindlæg og lignende om samarbejdet. 4. Parternes fælles målsætninger Formulering af målsætninger, herunder metoder til opfyldelse, målepunkter og succeskriterier er en proces, som ikke er afsluttet ved indgåelse af partneringaftalen, men vil fortsætte i hele kontraktperioden.

13 13 En række målsætninger følges gennem et samarbejdsskema, hvortil udkast er vist i bilag VII. 5. Den økonomiske styring Det skal generelt gennem planlægningen sikres, at der kun sættes de arbejder i gang, som der er plads til i den økonomiske ramme. 6. Fælles Partnering Forum Fælles Partnering Forum afholder et årligt møde med deltagere fra alle entrepriser i alle vejcentre, som arbejder sammen med Vejdirektoratet/Driftsområdet i partnering. Formålet er at fremme partnering kulturen indenfor vejdrift. Deltagelse er frivillig. 7. Styregruppe Der er for denne entreprise etableret en styregruppe bestående af: /:::::::::/ Det er vigtigt, at alle styregruppens medlemmer deltager i alle styregruppemøder. Hver part kan supplere sig med medarbejdere afhængig af dagsordenen. Styregruppemøder forventes afholdte 4-6 gange om året. Standarddagsorden for styregruppens møder aftales på opstartsworkshoppen. Vejdirektoratets medarbejdere i denne entreprise er: /:::::/ Entreprenørens medarbejdere i denne entreprise er: /::::/ 8. Opfølgning på samarbejdet Opfølgning på samarbejdet sker på driftsmøder ved brug af samarbejdsskemaet vedlagt som bilag VII. 9. Sikring af kompetencer i teamet Parterne vil løbende drøfte aktiviteter til at sikre, at de relevante ledelsesmæssige, faglige og personlige kompetencer er til stede i teamet, som gennemfører entreprisen. I denne sammenhæng vil principperne fra trimmet udførelse blive inddraget. Som grundlag for dette arbejde foreligger en beskrivelse af kompetencerne og de medarbejdere hos Vejdirektoratet og entreprenøren, der arbejder på entreprisen. 10. Håndtering af uoverensstemmelser Uoverensstemmelser skal altid søges løst, hvor de opstår. Kan dette ikke lade sig gøre anvendes beslutningstrappen med følgende trin: 1. En uenighed som opstår på vejen, fx mellem Vejdirektoratets entreprisestyrere og entreprenørens formænd, og som ikke løses umiddelbart (samme dag) forelægges entrepriseledelserne

14 14 2. Kan uenigheden ikke løses af entrepriseledelserne inden for få dage forelægges denne formanden for styregruppen 3. Formanden for styregruppen beslutter, om der skal indkaldes til et ekstraordinært styregruppemøde 4. Kan eller ønsker styregruppen ikke at løse uenigheden, skal styregruppen beslutte det videre forløb. Styregruppen kan her vælge mellem en række alternativer, fx: - Brug af mediation i henhold til reglerne fra Voldgiftsnævnet for bygge- og anlægsvirksomhed - Brug af opmand (mægling eller foregreben tvisteløsning) i henhold til reglerne fra Voldgiftsnævnet for bygge- og anlægsvirksomhed - Forelæggelse for virksomhedsledelserne. Entreprenørens direktør er / / og Vejdirektoratets driftsdirektør Niels Christian Skov Nielsen Kan en uenighed mod forventning ikke løses af parterne tages bestemmelserne i Fælles betingelser om syn/skøn og voldgift iht. AB 92 i brug.

15 15 Bilag VII Emne 1. Meget dårligt 1 Samarbejdsklimaet 2. Dårligt 3. Middel 4. Godt 5. Meget godt 6 Bemærkninger 7. Aktion -forslag til forbedringer 2 Tilliden til hinanden 3 Åbenhed, bla. om økonomi 4 Adm. ressourceforbrug bruges tiden prioriteret 5 Kommunikation, klart og i tide 6 Overholdelse af tidsmæssige aftaler 7 Fremsendelse/foreligger materiale som aftalt 8 Udføres arbejdet rigtigt første gang (er spildtid undgået) 9 Er afvigelser og fejl undgået 10 Er de nødvendige kompetencer tilstede 11 Håndtering af uenigheder hurtigt og hensigtsmæssigt 12 Deltagelse af de relevante personer i møderne 13 Åbenhed generelt 14 Opbakning i egen organisation