Tønder Forsyning A/S. Årsberetning Intern overvågning Marts 2013 Årsberetning Intern Overvågning

Transkript

1 Forsyning A/S Årsberetning Intern overvågning 2012 Marts 2013 Årsberetning Intern Overvågning

2 Indhold 1. Indledning Forsyning A/S Beskrivelse af overvågningsprogrammet Gennemførelse af programmet Orientering til medarbejderne Kontrol Retningslinjer Gennemførte kontroller Fremtidige handlinger Mellemværende med kommuner Oversigt over aftaler Revisorerklæring Konklusion

3 1. Indledning Årsberetningen for intern overvågning skal i henhold til bekendtgørelse om vandsektorloven, der omfatter vand og spildevandssektoren, offentliggøres for hvert kalenderår. Årsberetningen indeholder en beskrivelse af overvågningsprogrammet, formål og indkøbspolitik, programmets gennemførsel, mellemværende med kommuner, samt en oversigt over den aktuelle status pr. 31. december Forsyning A/S Forsyning A/S er ejet 100 % af Kommune, herunder 5 datterselskaber. Forsyning A/S ejer datterselskaberne 100 %. Kommune Forsyning A/S Vand A/S Spildevand A/S Affald A/S Service A/S Deponi A/S Det interne overvågningsprogram anvendes efter bestyrelsens beslutning og godkendelse på samtlige 5 selskaber samt moderselskabet. Således er hele koncernen omfattet af programmet. Årsberetningen samt en statusoversigt over projektaftaler for alle datterselskaberne bliver udarbejdet for Forsyning A/S. Alle aftaler, der går på tværs af selskaberne, er registreret i Service A/S. 3. Beskrivelse af overvågningsprogrammet Formålet med programmet er at sikre, at samtlige aftaler, som bliver indgået i selskaberne, bliver indgået på markedsvilkår, at vælge leverandører med relevant baggrund og standardisere indkøb gennem kontrakter og rammeaftaler. Der er sat fokus på indkøb og udbud under følgende parametre: Overholdelse af gældende lovgivning Pris vurderes i forhold til kvalitet og miljø Anvendelse af lokale leverandører. Programmet indeholder en beskrivelse af den overvågningsansvarliges ansvarsområde. Dette omfatter etablering af programmet, løbende kontroller, udarbejdelse af årsrapport og refererer til direktionen. Den overvågningsansvarlige skal godkende indgåede aftaler på over kr. - og kan vælge at uddelegere opgaverne til de enkelte driftsledere. 3

4 Overvågningsansvarlig for Forsyning A/S er Kjeld Jakobsen. Ansvarlig for aftaler lavet af Kjeld Jacobsen, er udnævnt Helle Thy. Backup for overvågningsansvarlig er direktør Bo K. Ludvigsen. Følgende personer har beføjelse til at godkende aftaler på over kr. på vegne af den overvågningsansvarlige: Genbrugsafdeling: Ole Stougaard Containerplads og deponi: John Graversgaard Vand og spildevand: John Pies Christiansen Kundeservice: Jørgen Olsen Sekretariat: Direktør Bo K. Ludvigsen. Programmet beskriver den overordnede politik for indgåede aftaler, at disse indgås på markedsvilkår, og at virksomheden drives omkostningseffektivt, samt hvilke aftaler der er omfattet. Der henvises til Forsynings "indkøbs- og udbudsvejledning", tilbudsloven, EU's udbudsdirektiver samt forsyningsvirksomhedsdirektivets bekendtgørelse. På den måde er her en afsøgning på markedet, og det bliver dermed mest gunstigt for selskabet. Der hviler en særlig dokumentationspligt på aftaler på mere end kr. Ligeledes er der en beskrivelse af selve dokumentationsproceduren, dokument , som skal foreligge på alle aftaler over kr. Valg af leverandører skal begrundes, og den overvågningsansvarlige skal godkende dette. Den overvågningsansvarlige opbevarer al dokumentation samt underskrevne aftaler. Kommunale, koncerninterne, finansielle aftaler samt opgørelse af udestående med kommuner er også omfattet af programmet, men er beskrevet separat i programmets punkt 6, 7 og 8, da her er særlige vilkår. 4. Gennemførelse af programmet 4.1 Orientering til medarbejderne Der vil fremover blive afholdt et årligt dialogmøde, hvor de aftaleansvarlige vil have mulighed for at gennemgå aftaler samt stikprøver. Herudover kan der revurderes og ændres i overvågningsprogrammet indenfor lovens bekendtgørelse og rammer. Den overvågningsansvarlige skal dokumentere, at dette er afholdt. Dokumentationen skal omfatte indhold af orientering, dato for afholdelse samt en liste over tilstedeværende. Alle medarbejdere kan desuden finde programmet samt godkendelsesdokument på det fælles intranet. Her vil endvidere være løbende information. 5. Kontrol 5.1 Retningslinjer Den overvågningsansvarlige har ansvaret for kontrollen af programmet. Ved den årlige kontrol skal den overvågningsansvarlige have indhentet udarbejdet dokumentation på, at aftalerne anses for at være på 4

5 markedsvilkår. Er det ikke tilfældet, eller er aftalen reelt ændret, bør aftalen genforhandles eller opsiges med henblik på en ny aftale. 1-2 gange årligt bør der foretages en opfølgende kontrol af 5 projekter. Her skal det dokumenteres, at aftalen er effektueret, at den er i overensstemmelse med den indgåede aftale ved dokumentation af fakturaer eller projektregnskaber. Dette er den aftaleansvarliges ansvar. Hvis der er afvigelser fra aftalegrundlaget, skal dette rapporteres til ledelsen. 5.2 Gennemførte kontroller I 2011 er godkendelsesblanketten blevet implementeret og Helle Thy har løbende sørget for at indsamle de udfyldte blanketter samt dokumentation. Derudover er der foretaget stikprøver i Marts 2013, hvor fakturaer og aftalepriser er kontrolleret. Til dette er der nu udarbejdet et stikprøvedokument Ved kontrollen er det blevet vurderet, at der ikke er behov for ændringer. 5.3 Fremtidige handlinger Der vil i 2013 blive etableret flere skriftlige kontrakter og rammeaftaler. De aftaleansvarlige skal gennemgå deres leverandører, og de eksisterende aftaler skal revurderes. 5

6 6. Mellemværende med kommuner Mellemværender med Kommune opgjort pr Tilgode Gæld Afregnet Service A/S: Kommune , Affald A/S : Vivo Miljø , Kommune ,53 Kompetence center , / /02- Kommune ,29 13 Økonomi og Løn ,31 15/ /04-13 Kommune Ydelseskontor ,00 Erhvervs og Arbejdsmarkedsforvaltning ,75 Kommune Teknisk Forvaltning , Kommune , Jobcentret , hjælpemiddeldepot 512, Kommune , Vand A/S : Kommune Entreprenørafd , Beredskab , Kommune ,

7 Spildevand A/S : Entreprenørafdelingen , /01-13 Kommune , / /03-13 Kommune Vejdrift , d. 16/01-13 Deponi A/s : Kommune ,75 Kommune ,88 15/01+07/02-13 Kommune ,20 Holmeskolen ,96 15/01+07/ Oversigt over aftaler Der henvises til bilag Revisorerklæring Der henvises til bilag Konklusion Der kan konkluderes, at der er kommet god fokus på overvåningsprogrammet, og de indkøbsansvarlige er blevet mere opmærksomme på at få indhentet tilbud og priser til indkøb. Oversigten over leverandøraftalerne er nu integreret endeligt i det daglige brug, således at det er en fast rutine for de indkøbsansvarlige at udfylde dette. Oversigten er lagt ud på intranettet, under økonomi/vejledning til indkøb sammen med godkendelsesblanketten og stikprøveblanketten. 7

8 Godkendelse d. / 2013 Bo K. Ludvigsen direktør 8