På baggrund af projektet " Fremtidens stabe" har stabene besluttet at arbejde på tre niveauer:

Transkript

1 [Filtrering: Type=Fagsekretariat/Stab OG Aftaleholder=] Aftalestyringskoncept [ ] Faaborg-Midtfyn Kommune er en aftalestyret organisation, hvor samtlige drifts-, anlægs- og finansieringsposter er indholdt i en af kommunens 93 aftaleholderes aftale. Der er i 2010 udarbejdet et nyt digitalt koncept for aftalestyring. Konceptet er udarbejdet i et tæt samarbejde mellem stabene. Konceptet driftes og videreudvikles af økonomistaben. Der er for 2011 udarbejdet: Koncenmål Kvalitetskontraktsmål Fagsekretariatsmål Faglige mål Egne mål for samtlige aftaleholdere. Aftaleholderne skal være tilfredse med aftaleportalen og det nye aftalestyringskoncept. Der skal ske en evaluering af aftaleportalen og det nye aftalestyringskoncept i sidste halvdel af Målopfølgningsdelen skal indarbejdes i aftaleportalen med henblik på at give mulighed for en bedre systematik og dokumentation for opnåede resultater. Der skal i 2011 arbejdes på at videreudvikle og kvalificere målsætninger til 2012 ud fra de 5 SMART-kriterier mv. Der skal aflægges en årsberetning for regnskab 2011, der samler op på målene i aftalesystemet på en overordnet og informativ måde, og som lever op til beskrivelsen i aftalekonceptet. - Udvikling af samt undervisning i brugen af aftaleportalen - Undervisning af aftaleholdere i indholdsstyring på den nye lederuddannelse, herunder FMK's koncept for dialogbaseret aftalestyring samt opstilling af SMART'e målsætninger - Møder i tværfagligt kvalitetsforum med henblik på videreudvikling af konceptet - Gennemførelse af evaluering af nyt aftalekoncept (aftaleholdere og politikere) - Udarbejdelse af procesplan for pct. af aftaleholderne skal være tilfredse med aftaleportalen og det nye aftalekoncept 80 pct. af politikerne skal være tilfredse med det nye aftalekoncept i forhold til medindflydelse og afrapportering 80 pct. af alle målsætninger skal være SMART'e i 2012 Årsberetning for 2011 Skriftlig evaluering i forhold til Direktionen ultimo 2011 Et stabsapparat På baggrund af projektet " Fremtidens stabe" har stabene besluttet at arbejde på tre niveauer: 1. Samspil med organisationen og fællesskabet i stabsapparatet 2. Tværgående projekter 3. De fire stabes drift og interne udvikling af driften De fire stabe fungerer som ét stabsapparat Fællesskabet i stabene kommer før den enkelte stab. Dialog er en forudsætning for udvikling og fælles forståelse ud fra forskellig faglighed. Stabscheferne taler sammen og sikrer en god dialog med direktionen på baggrund af faglighed samt stor fælles fokus på OEI-strategien. Fokus på resultater. Relanceringen er lykkedes, når der er målt tilfredshed hos "kunderne" - bl.a. direktionen. FMK Aftaleportal Side 1 af 5 sider 17. juni 2011

2 [Filtrering: Type=Fagsekretariat/Stab OG Aftaleholder=] Kommunikation: Udvikling af nyhedsbrev "Nyt fra stabene" I løbet af foråret laves interview med en række aftaleholdere og medarbejdere i stabene for at afdække udviklingsmuligheder for nyhedsbrevet. På baggrund af disse input laves spørgeramme til et elektronisk spørgeskema, som sendes til et udpluk af aftaleholdere og medarbejdere i stabene. Resultatet af såvel interviews som brugerundersøgelse bruges herefter til at beskrive et koncept for Nyt fra stabene. Stabene arbejder med et kulturprojekt i to spor: Spor 1 - Fælles socialt og kulturelt spor med henblik på at styrke samarbejdet og vidensdeling på tværs af stabene. Spor 2 - Konsulentfunktionen, hvor der er fokus på hvordan stabene betjener organisationen som rådgivere, konsulenter og kontrollanter. Der gennemføres en tilfredshedsundersøgelse i 2011 blandt aftaleholderne Kommunikation: Udvikling af nyhedsbrev "Nyt fra stabene" Der nedsættes en arbejdsgruppe, som gennemfører interviews og spørgeskemaundersøgelse i foråret Herefter udarbejdes forslag til koncept for Nyt fra stabene, som godkendes af stabscheferne. Efter godkendelse implementeres ændringerne. Spor 1 - Der er afholdt 2 sociale arrangementer i Spor 2 - Der er udarbejdet projektbeskrivelse samt handlingsplan. Tilfredshedsgraden skal øges i forhold til sidste undersøgelse. Udvikling af nyhedsbrev "Nyt fra stabene" Løbende rapportering i Nyt fra stabene. Spor 1 - Høj grad af deltagelse i de sociale arrangementer Spor 2 - Løbende mundlig/skriftlig dialog med medarbejderne. Skriftlig afrapportering om resultatet til koncernledelsen Nyt Økonomi- og Lønsystem [ ] Igennem de sidste to år har økonomistaben samt HR I haft et projekt om udbud og indkøb af nyt økonomi- og lønstyringssystem i deres aftaler. Projektet har været udsat pga. usikkerhed i forhold til udbudsspørgsmål, hvor der forventes en afklaring i forhold til KOMBIT og SKI-aftaler ultimo Formålet med indkøbet er, at få et mere effektivt og tidssvarende økonomi- og lønstyringssystem, dels at forbedre kvaliteten og samspillet mellem eksisterende systemer koblet til økonomi-systemet. Endelig forventes det, at man herved vil skulle anvende færre ressourcer på drift og vedligehold af systemerne Målet er, at der er gennemført udbud og implementering af nyt økonomi- og lønstyringssystem, således at ibrugtagningen kan ske pr. 1. januar Starttidspunktet kan evt. blive senere, afhængig af tidspunktet for afklaring af udbudsspørgsmålet. FMK Aftaleportal Side 2 af 5 sider 17. juni 2011

3 [Filtrering: Type=Fagsekretariat/Stab OG Aftaleholder=] Nedsat styregruppe sikrer afklaringsfase angående: - Snitflader til andre it-systemer - Konsekvenser i forhold til LinieOrganisationsSystemet (LOS) - Centraliseringsspørgsmål Samarbejde og erfaringsudveksling med andre kommuner - overvejelser om evt. samdrift (også set i forhold til OEI-strategi om fælleskommunale samarbejder) Udarbejdelse af procesplan, bl.a. indeholdende - kommunikationsstrategi - uddannelsesplanlægning At der er udarbejdet projektskema med procesplan At der er udarbejdet udbudsmateriale At der er gennemført et udbud At det nye økonomi- og lønsystem implementeres i 2012 (såfremt der sker afklaring i forhold til KOMBIT og SKI-aftaler ultimo 2010) Projektskemaet forelægges direktionen til godkendelse Resultatet af udbuddet forelægges direktion og økonomiudvalget OEI-projekt - effektive indkøb Kommunalbestyrelsen har vedtaget en strategi for omstilling, effektivisering og innovation. Formålet med strategien er, at: - Finde besparelser på i alt 150 mio. kr. over de kommende fire år - Søge at løse denne opgave, så kommunens serviceydelser til borgerne bliver berørt i så lille et omfang som muligt - Skabe varige forandringer, så arbejdet med omstilling, effektivisering og innovation i højere grad bliver en del af organisationens hverdag. Strategien lægger op til at hele organisationen skal undersøges for potentielle besparelser indenfor 9 delområder. Dette delprojekt vedrører Indkøb. Projektets overordnede målsætning er at optimere alle indkøb i kommunen, således at følgende besparelser som minimum kan indfries og hjemtages: 5 mio. kr. i mio. kr. i mio. kr. i mio. kr. i 2014 Der skal arbejdes med følgende indsatser: - udarbejdelse af plan for decentrale udbud for henholdsvis 2011, 2012, 2013 og sikre at nye indkøbsprincipper /- adfærd indarbejdes i det økonomiske ledelsestilsyn - sikre formidling af 10 cases udarbejdet i FIF-regi, hvor der er opnået gevinst ved optimering af indkøb - sikre en koordinering med OEI strategiens øvrige delområder bl.a. udbud & konkurrenceudsættelse samt afbureaukratisering ne er nærmere beskrevet i projektbeskrivelse: effektive indkøb. At besparelserne udmøntes. At controllerfunktion i FællesIndkøbFyn dokumenterer effekten ved indkøbsaftalerne At der er indarbejdet regler om indkøb i samtlige aftaleholderes ledelsestilsyn FMK Aftaleportal Side 3 af 5 sider 17. juni 2011

4 [Filtrering: Type=Fagsekretariat/Stab OG Aftaleholder=] Der skal ske en årlig evaluering og opfølgning til styregruppen. Evalueringen sker i årets første kvartal første gang i 2011 for opnåede besparelser i Endvidere sker der en kvartalsvis tilbagemelding til styregruppen med fokus på anvendelsesgrad på e-handelssystemer. OEI-projekt vedr. udbud og konkurrenceudsættelse Kommunalbestyrelsen har vedtaget en strategi for omstilling, effektivisering og innovation. Formålet med strategien er, at: - Finde besparelser på i alt 150 mio. kr. over de kommende fire år - Søge at løse denne opgave, så kommunens serviceydelser til borgerne bliver berørt i så lille et omfang som muligt - Skabe varige forandringer, så arbejdet med omstilling, effektivisering og innovation i højere grad bliver en del af organisationens hverdag. Strategien lægger op til at hele organisationen skal undersøges for at finde potentielle besparelser indenfor 9 delområder. Dette delprojekt vedrører Udbud og konkurrenceudsættelse en er at sætte fokus på udbud og konkurrenceudsættelse. Der er jf. OEI-strategien en forventning om, at der minimum kan spares: 0,3 mio. kr. i mio. kr. i mio. kr. i mio. kr. i 2014 Der skal sikres, at: - Alle driftsopgaver, der er egnet til konkurrenceudsættelse, kommer i udbud - Faaborg-Midtfyn Kommune kan leve op til målsætningen i økonomiaftalen mellem Regeringen og KL om en IKU på 31,5% i Der sker en koordinering med OEI-strategiens øvrige delområder, blandt andet indkøb, kommunale partnerskaber og afbureaukratisering Indikator for konkurrenceudsættelse (IKU) skal stige år for år i perioden Indikator for konkurrenceudsættelse (IKU) skal minimum være 31,5 % i 2015 Der evalueres på: - IKU (årligt) - konkrete besparelser (i forbindelse med de almindelige kvartalsvise budgetopfølgninger) Understøttelse af koncernmål vedr. budgetoverholdelse har til opgave at understøtte koncernmålet om budgetoverholdelse Eventuelle tillægsbevillinger finansieres ved kompenserende besparelser. Budgetoverførsler mellem årene indgår ikke i opgørelsen. sikrer, at samtlige aftaleholdere har beskrevet eget ledelses-tilsyn, og at disse efterleves. Der gennemføres herudover kvartalsvise budgetopfølgninger for samtlige aftaleholdere, ligesom økonomistaben udarbejder halvårs- og helårsregnskaber. yder ved konsulent- og kontrollantopgaver løbende opfølgninger for at sikre budgetoverholdelse, herunder gennemførelse af handleplanskonceptet. sikrer, at der videreudvikles på styringsværktøjer, såsom Ledelsesinformationssystemet (LIS) og aktivitetsbaserede værktøjer (f.eks. AØL) FMK Aftaleportal Side 4 af 5 sider 17. juni 2011

5 [Filtrering: Type=Fagsekretariat/Stab OG Aftaleholder=] Kassebeholdningen udvikler sig som indarbejdet i årets budget De kvartalsvise budgetopfølgninger, halvårsregnskab og helårsregnskab viser, at der ikke gives tillægsbevillinger, finansieret via kassebeholdning. Anvendelse af LIS-systemet stiger, med flere brugere i AØL-systemet på det specialiserede socialområde og database på specialundervisningsområdet anvendes ved de kvartalsvise opfølgninger. Skriftligt via kvartalsopfølgninger, halvårsregnskab samt helårsregnskab. s paradoksprojekt har til opdrag at gennemføre yderligere budgetbesparelser i 2011 og Besparelsen skal ses i sammenhæng med OEI-strategien, hvor forventes at kunne effektivisere arbejdsgange, bl.a. som følge af et forventet lavere antal aftaleholdere end i 2010 samt udvikling af nye økonomistyringsværktøjer. vil: med færre ressourcer producere endnu flere ydelser, hurtigere og i en bedre kvalitet. Der følges op på gennemførte møder med samtlige stabs- og fagchefer for at skabe forventningsafstemning i forhold til leverede ydelser fra økonomistaben. tilpasses internt i forhold til disse samtaler, for at sikre en bedre ressourceudnyttelse. Der gennemføres tilfredshedsundersøgelse i f.t. stabens ydelser, i et samarbejde med de øvrige stabe, hos stabenes interessenter Der arbejdes med nye roller og kompetenceudvikling internt i Der effektiviseres på interne arbejdsgange, ligesom der er fokus på trivsel og effektive møder. Der udvikles/videreudvikles tildelingsmodeller og økonomistyringsværktøjer, der sikrer en hurtigere og mere effektiv styring af de forskellige områder. Der udvikles et nyt koncept for "Det gode konsulentbesøg" Overholdelse af s budgetramme. Tilfredsheden med s ydelser blandt stabens interessenter skal som minimum være status quo Det samlede tidsforbrug til intern mødeaktivitet reduceres med 25 pct. Trivslen blandt stabens medarbejderne skal være forbedret i 2011 i forhold til sidste års trivselsmåling. Mundtligt på kontaktdirektørmøder samt ved gennemførelse af LUS-samtaler. FMK Aftaleportal Side 5 af 5 sider 17. juni 2011