Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 26. februar 2015, kl Schweizerdalsvej 8, selskabslokalet, indgang ved gavl, Rødovre

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 26. februar 2015, kl Schweizerdalsvej 8, selskabslokalet, indgang ved gavl, Rødovre Bestyrelsen: Formand Bjarne Clausen, næstformand Helle Lindebjerg Nielsen, Ida Petersen, Jan Hylleborg, Jørgen Skriver Rasmussen, Jørn Madsen, Birthe Overby, Otto Oustrup Jensen og Peer Rasmussen. Administration: Kundedirektør Margrethe Pump, kundechef Marie-Louise Bruun, driftschef Jan Ole Madsen og økonomimedarbejder Pernille Andersen Revision: Statsautoriseret revisor Pia Søndergaard Revisionsfirmaet Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerskab. 1/26

2 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat fra møde den 18. september Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Revisionsprotokol Bestyrelsens sammensætning Meddelelser Kommunens godkendelse af regnskab 2012/ SAGER TIL BESLUTNING Afdelingernes regnskaber 2013/ Selskabets driftsbudget 2015/ Forvaltningsrevision Bestyrelsens beretning Frikøb af hjemfaldspligt Fornyelse af udlejningsaftalen Afdeling 3302, Torbenhuse Udskiftning af brugsvands- og afløbsinstallationer Valg til KAB s repræsentantskab Bestyrelsesvederlag 2014/ SAGER TIL ORIENTERING Nyt om afdelingerne Styringsdialog Afdeling 3301 og 3304, Horsevænget og Schweizervænget Mulig forurenet jord Afdeling 3301, Horsevænget Fjernvarme Afdeling 3303, Karlsvænge Udskiftning af døre og vinduer Afdeling 3304, Schweizervænget Renoveringer Oversigt over egen trækningsret Skabeloner til nye reglementer Guidelines for sociale viceværter i KAB Forsikringsstatistik fra Willies Elektronisk håndtering af syn E-syn Orientering om udbetaling Danmark Ny boligaftale KAB s målsætningsprogram Mødekalender for Eventuelt /26

3 Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 4 Bilag 2: Revisionsprotokol... 4 Bilag 3: Afdelingernes regnskaber 2013/ Bilag 4: Selskabets driftsbudget 2015/ Bilag 5: Oversigt beboerklagenævnssager for perioden Bilag 6: Nøgletal for forvaltningsrevision... 8 Bilag 7: Notat Sådan læses nøgletal... 8 Bilag 8: Bestyrelsens beretning Bilag 9: BL brev bestyrelser Bilag 10: BL info hjemfald Bilag 11: Tabel Bilag 12: Revisorerklæring Bilag 13: Endelig rammeaftale Bilag 14: Udlejningsaftale mellem Rødovre Kommune og Bilag 15: Finansieringsbudget Bilag 16: Breve fra Region Hovedstaden vedrørende Horsevænget Bilag 17: Breve fra Region Hovedstaden vedrørende Schweitzervænget Bilag 18: Oversigt over egen trækningsret i Landsbyggefonden Bilag 19: Husorden Bilag 20: Guidelines for sociale viceværter Bilag 21: Forsikringsstatistik for boligorganisationen Bilag 22: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet samlet /26

4 1. Godkendelse af referat fra møde den 18. september 2014 Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 18. september 2014 er fremsendt til bestyrelsens medlemmer. Der er tilføjet Taget til efterretning under beslutning til punkt 10 - Afdeling 3301, Horsevænget, Isokern sag anlagt af beboer. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. 2. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Gældende forretningsorden vedtaget den 20. oktober 1998 er vedlagt../. Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Det indstilles, at bestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. 3. Revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i den seneste bekendtgørelse af lov om boligbyggeri fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Udskrift af revisionsfirmaet Alberg, Statsautoriseret revisionspartnerskab, seneste indførelse i protokollen er forud for mødets afholdelse tilsendt medlemmerne som bilag. Bilag 2: Revisionsprotokol Det indstilles, at bestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning og underskriver denne. 4/26

5 4. Bestyrelsens sammensætning Titel Navn Afdeling På valg Formand Bjarne Clausen Krogsbæk 2015 Næstformand Helle L. Nielsen Ørbyvang 2016 Bestyrelsesmedlem Otto Oustrup Jensen Torbenhuse 2015 Bestyrelsesmedlem Peer Rasmussen Karlsvænge 2015 Bestyrelsesmedlem Ida Petersen Schweizervænget 2016 Bestyrelsesmedlem Birthe Overby Rødkløveren 2016 Bestyrelsesmedlem Jørn Madsen Horsevænget 2015 Bestyrelsesmedlem Jan Hylleborg Kommunen 2017 Bestyrelsesmedlem Jørgen Skriver Rasmussen Kommunen 2017 Jørgen S. Rasmussen og Jan Hylleborg er udpeget af Rødovre Kommune til s organisationsbestyrelse frem til næste kommunevalg i Meddelelser 6. Kommunens godkendelse af regnskab 2012/13 Administrationen har endnu ikke modtaget godkendelse af regnskab 2012/13 fra Rødovre Kommune. SAGER TIL BESLUTNING 7. Afdelingernes regnskaber 2013/2014 Alle regnskaber er enkeltvis opstillet ligesom tidligere, således at det er muligt at sammenligne med budgettallene for 2013/2014 og 2014/2015. Regnskabsafdelingens noter indgår i regnskabsmaterialet - både for organisationen og afdelingerne. Regnskaberne udviser følgende: 3300, Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til arbejdskapitalen. 5/26

6 Status balancerer med kr., og selskabets dispositionsfond udgør inkl. renter kr. Den disponible saldo udgør pr. den 30. september kr. svarende til kr. pr. lejemålsenhed efter fradrag af den bundne del i Landsbyggefonden (egen trækningsret). Selskabet har en arbejdskapital på kr., hvilket svarer til kr. pr. lejemålsenhed. Den disponible saldo pr. den 30. september 2014 er kr. efter fradrag af den bundne del kr. (Garantikapital i KAB samt Bolind A/S). 3301, Horsevænget Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der anvendes til afvikling af underfinansiering. Status balancerer med kr. 3302, Torbenhuse Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., hvoraf kr. anvendes til afvikling af underfinansiering og kr. overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. 3303, Karlsvænge Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud kr., hvoraf kr. anvendes til afvikling af underfinansiering og kr. overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. 3304, Schweizervænget Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. 3305, Krogsbæk Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. 6/26

7 3307, Ørbyvang Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud kr., hvoraf kr. anvendes til afvikling af underfinansiering og kr. overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. 3308, Rødkløveren Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. I henhold til Lov om almene boliger m.v. er regnskaberne fremsendt til godkendelse i afdelingsbestyrelserne og efterfølgende godkendt i alle afdelingsbestyrelser../. Bilag 3: Afdelingernes regnskaber 2013/2014 Det indstilles, at bestyrelsen godkender regnskaberne til forelæggelse på repræsentantskabets møde torsdag den 5. marts Selskabets driftsbudget 2015/2016 Der er udarbejdet forslag til driftsbudget for tiden 1. oktober 2014 til 30. september 2016 for. Driftsbudgettet er opstillet således, at sammenligning med tallene i de seneste godkendte budgetter og seneste forudgående regnskabsperiode er mulig. Specifikationer til budgettet fremgår af regnskabsafdelingens noter til budgettet. Driftsbudgettet balancerer med kr. og slutter med balance efter en budgetteret reserve på kr. Bruttoadministrationsudgifterne på kr. er afgørende for fastsættelse af administrationsbidragene i de enkelte afdelinger../. Bilag 4: Selskabets driftsbudget 2015/2016 7/26

8 Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, således at det efterfølgende kan blive fremlagt på selskabets repræsentantskabsmøde torsdag den 5. marts Forvaltningsrevision Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der fremadrettet ikke skal udarbejdes særskilt forvaltningsrevision for, da boligselskabet er omfattet af KAB s forvaltningsrevision. Redskabet Nøgletal for forvaltningsrevision er en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver organisationsbestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Nøgletal for forvaltningsrevision og bestyrelsens efterfølgende sagsbehandling udgør på denne måde boligorganisationens forvaltningsrevision. Til bestyrelsens orientering vedlægges oversigt over verserende og afsluttede beboerklagenævnssager i for perioden På bestyrelsesmødet den 26. februar 2014 besluttede bestyrelsen, at fokus skulle lægges på bibeholdelse af det høje niveau der er i forbindelse med Henlæggelsesniveau og Tab ved fraflytning, tabel 3 og 4 i rapporten../. Bilag 5: Oversigt beboerklagenævnssager for perioden Bilag 6: Nøgletal for forvaltningsrevision Bilag 7: Notat Sådan læses nøgletal Det indstilles, at bestyrelsen tager rapport Nøgletal for forvaltningsrevision for samt oversigt over beboerklagenævnssager til efterretning. Det indstilles endvidere, at bestyrelsen beslutter, om der skal være særligt fokus på udvalgte emner eller flere emner fra rapporten, end de allerede udpegede. 10. Bestyrelsens beretning Udkast til bestyrelsens beretning er vedlagt. Beretningen vil blive aflagt på repræsentantskabets møde torsdag den 5. marts 2015 og efterfølgende sendt til Rødovre Kommune../. Bilag 8: Bestyrelsens beretning. 8/26

9 Det indstilles, at bestyrelsen godkender beretningen med eventuelle rettelser. 11. Frikøb af hjemfaldspligt Boligselskabernes Landsforening har igennem længere tid arbejdet på en aftale mellem København- og omegnskommunerne om frikøb af boligafdelingernes hjemfaldspligt. I er det afdelingerne Horsevænget, Krogsbæk og Torbenhuse, der er omfattet af hjemfaldspligten. Alle tre afdelinger er desuden omfattet af bygningserstatning. Det er nu lykkedes at indgå en aftale, som muliggør frikøb af hjemfaldspligten på særdeles gunstige vilkår. Således kan en lejestigning i afdelingerne søges begrænset til 10 kr. det første år, 10 kr. det andet år og 10 kr. det tredje år pr. m². Der har været hjemfaldspligt i andre kommuner. I år 2000 skete der frikøb af almene boliger i København, og i årene blev der indgået aftaler om frikøb i alle kommuner udenfor hovedstadsområdet. Der er nu kun de københavnske omegnskommuner tilbage. Den samlede pris for frikøb udgør ca. 7,4 mia. kr. for alle berørte boligorganisationer, men efter forhandlinger er der ydet en rabat på ca. 80,5 %, hvorefter den samlede betaling for alle boligorganisationer i denne aftale udgør 1,45 mia. kr../.. Som bilag er vedlagt skrivelse fra direktøren i Boligselskabernes Landsforening vedrørende frikøb af hjemfaldspligt generelt, en mere uddybende information om aftalen, revisorerklæring for afdelingen samt endelig rammeaftale af den 14. november Aftalen om frikøb af hjemfaldspligt skal godkendes i alle kommuner og i alle boligorganisationers repræsentantskaber. Rødovre Kommune, og alle øvrige kommuner, har godkendt aftalen i december Når der er betalt for frikøbet, hvilket skal ske senest med udgangen af marts måned 2015, indebærer aftalen, at kommunerne skal sørge for aflysning af alle hjemfaldsklausuler. Desuden indebærer aftalen, at udgifter til revisors gennemgang af beregning, skal deles med 50 % mellem Rødovre Kommune og boligorganisationen. Hjemfaldspligten for afdeling Horsevænget og afdeling Torbenhuse falder i 2037 og afdeling Krogsbæk i Det kan synes langt ud i fremtiden, men det har blandt andet, allerede nu, betydning for de kommende renoveringer i afdelingerne, som uden hjemfaldsaftalen ikke vil kunne finansieres med 30-årige kreditforeningslån. 9/26

10 Hjemfaldspligten for afdelinger fordeler sig således: Uden aftale Med aftale Hovedstol Horsevænget Krogsbæk Torbenhuse Den maksimale stigning pr. kvadratmeter er 10 kr. første år, 10 kr. det andet år og 10 kr. det tredje år, og herefter årlig maksimal stigning i såkaldt valsetakt 3/4 af løn- eller prisstigninger. Eksempelvis vil lejestigningen frikøbsforhøjelsen - for en bolig på 70 m² udgøre pr. måned 59 kr. (10x70/12). Det samme gør sig gældende for det andet- og tredje år. I alt vil lejestingingen udgøre 177 kr. pr. måned det tredje år. Lejestigning forventes iværksat efter godkendelse af aftalen til ikrafttræden pr. den 1. juli Lejestigningen vil blive varslet med 3 måneder. Ansøgning om støtte/særlig driftsstøtte fra Landsbyggefonden til finansieringen af frikøbet er fremsendt til Landsbyggefonden den 19. december 2014 med forbehold for repræsentantskabets endelige godkendelse af frikøbsaftalen. Der optages realkreditlån til betaling af frikøbsbeløbet. Forskellen mellem låneydelse på dette lån og den lejestigning frikøbsforhøjelsen der opkræves, skal betales via lån fra organisationens dispositionsfond og Landsbyggefonden. Der er i s dispositionsfond indbetalt mere end til minimumsgrænsen. Der er indbetalt kr. pr. lejemål (2013/14), hvor minimumsgrænsen er kr. pr. lejemål. Det medfører, at der i første omgang kan ydes lån fra dispositionsfonden. Der vil årligt blive beregnet, hvor meget dispositionsfonden skal bidrage med og hvor meget der kan lånes fra Landsbyggefonden. Landsbyggefonden følger nøje udviklingen i organisationens dispositionsfond, og baserer lånet herpå. Med denne model for finansiering og de begrænsede lejestigninger, vil beboerne først om mange år have betalt den samlede ydelse/frikøbsbeløbet. Der vil på mødet blive orientering om hjemfaldspligten og frikøbsaftalen. 10/26

11 ./. Bilag 9: BL brev bestyrelser Bilag 10: BL info hjemfald Bilag 11: Tabel Bilag 12: Revisorerklæring Bilag 13: Endelig rammeaftale Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om hjemfald til efterretning, og indstiller afgørelsen til endelig beslutning på kommende repræsentantskabsmøde. 12. Fornyelse af udlejningsaftalen Med virkning fra den 1. januar 2012 trådte den nuværende udlejningsaftale med Rødovre Kommune i kraft. Aftalen er indgået mellem alle almene boligorganisationer i Rødovre og Rødovre Kommune. Aftalen udløber med udgangen af 2015, og skal derfor genforhandles i løbet af året. Forhandlingerne foregår mellem udpegede medlemmer af fællesrepræsentationen og udpegede fra Rødovre Kommune. På seneste Fællesrepræsentationsmøde udtrykte både boligorganisationerne og borgmesteren stor tilfredshed med den nuværende aftale, hvorfor det forventes, at den kommende aftale bliver lig den nuværende../. Bilag 14: Udlejningsaftale mellem Rødovre Kommune og Det indstilles, at formandsskabet får bemyndigelse til at forhandle en ny udlejningsaftale med Rødovre Kommune. 13. Afdeling 3302, Torbenhuse Udskiftning af brugsvands- og afløbsinstallationer. Afdelingen står for at skulle udskifte sine gamle brugsvands- og afløbsinstallationer. 11/26

12 Afdelingen har den 10. april 2013 fået udarbejdet et dispositionsforslag som beskriver tilstanden af de eksisterende brugsvands- og afløbsinstallationer. Af dispositionsforslaget fremgår nedenstående konklusion: Brugsvandsinstallationerne er meget tærede, og der er udført flere reparationer på kælderledninger og stigstrenge. Faldstammerne er de oprindelige udført i støbejern med blymuffer. Faldstammerne fremstår med tæringer samt flækkede muffer. Det vurderes, at både brugsvands- og afløbsinstallationerne skal udskiftes. Udskiftningen af brugsvands- og afløbsinstallationerne er vedligeholdelsesarbejder. Dog skal det nævnes, at den nye brugsvandsinstallation tænkes udført som in-line system, hvor det varme vand og cirkulation fremføres i dobbeltrør i etagerne. Denne løsning vurderes, at være en forbedring i forhold til det eksisterende, da denne løsning reducerer energiforbruget på grund af reduceret varmetab. På dette grundlag er der foretaget en beregning af anskaffelsessummen, finansiering og huslejekonsekvens. Den nuværende leje er på 720 kr. pr. m 2 årligt pr. den 28. januar Afdelingen består af 167 boliger. Den økonomiske beregning ser således ud: Anlægsudgifter Entreprisesum Administrative omkostninger Gebyrer til offentlige myndigheder Samlet anskaffelsessum kr kr kr kr. Såfremt projektet tildeles egen trækningsret, vil finansieringen se således ud: Finansiering Annuitetslån 30 årigt Frie henlæggelsesmidler Egen trækningsret I alt kr kr kr kr. Lejepåvirkning 12/26

13 Huslejen vil i gennemsnit stige med 31,17 kr.pr. m² årligt således, at huslejen efter udskiftningen af brugsvands- og afløbsinstallationer vil udgøre 751 kr. pr. m 2 ved tildeling af egen trækningsret. Der er i denne huslejepåvirkning også indregnet en besparelse på kr. pr. år. på henlæggelser, som ellers skulle have været brugt til den løbende vedligeholdelse af brugsvandsog afløbsinstallationerne. Bilag 15: Finansieringsbudget. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indledende projekt, samt tager stilling til om der kan tildeles egen trækningsret til projektet. 14. Valg til KAB s repræsentantskab har 2 medlemmer i KAB s repræsentantskab. I henhold til KAB s vedtægter vælges medlemmerne til KAB s repræsentantskab enten af den enkelte organisationsbestyrelse eller på selskabets repræsentantskabsmøde. På repræsentantskabsmødet i den 21. april 1997 blev det besluttet, at medlemmer af KAB s repræsentantskab vælges af organisationsbestyrelsen. På organisationsbestyrelsesmødet den 26. februar 2014 blev Bjarne Clausen og Helle Lindebjerg Nielsen genvalgt til KAB s repræsentantskab med Jan Hylleborg som suppleant for Bjarne Clausen og Ida Petersen som suppleant for Helle Lindebjerg Nielsen. Det indstilles, at bestyrelsen vælger 2 medlemmer samt 2 suppleanter til KAB s repræsentantskab. 15. Bestyrelsesvederlag 2014/15 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1.oktober Reguleringsindekset for september 2014 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 75,82 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 45,49 kr. pr. lejemålsenhed. 13/26

14 Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august Reguleringen vil medføre en ændring af det samlede års honorar fra kr. til ca kr. Bestyrelsen har på bestyrelsesmødet den 26. februar 2014 besluttet, at bestyrelseshonoraret på kr. fordeles ligeligt mellem formand, næstformand og de øvrige medlemmer. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. Det indstilles, at bestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. SAGER TIL ORIENTERING 16. Nyt om afdelingerne Alle afdelinger er i gang med færdiggørelsen af Servicerammen, som i første omgang udfærdiges af ejendomskontorene i samarbejde med driftschefen. Herefter forelægges de for afdelingsbestyrelserne og eventuelle ændringer og tilføjelser indarbejdes. Det samme gælder det vetagne Velkomstkoncept for nye beboere. Der er udarbejdet nye skabeloner til henholdsvis husorden, vedligeholdelsesreglement samt råderetskatalog. Disse vil der løbende blive kigget på, og eventuelle nye reglementer vil blive indarbejdet i de nye skabeloner. Torbenhuse Fire boliger fik i slutningen af 2014 etableret lukkede altaner via en huslejestigning. Der er så småt igangsat et projekt med henblik på en vurdering af afdelingens vandinstallationer. Der vil blive udarbejdet et projekt, som forelægges bestyrelsen og evt. senere på et afdelingsmøde. 14/26

15 Der er indhentet tre tilbud på udskiftning af varmemålere i alle lejemål dette vil blive udført snarest. Horsevænget Projektet vedrørende etablering af fjernvarme er i gang, og forventes fuldt gennemført til maj Der er ansat en ny driftslederassistent i afdelingen som erstatning for Bent som gik på pension. Den nye medarbejder hedder Gert Back, og har erfaring fra en tidligere lignende stilling i den private sektor. Ejendomskontoret og driftschef skal i 2015 gennemgå alle enfamiliehuse med primært fokus på evt. skimmelforekomster i kælderen. Dette har afventet lidt tid under hensyntagen til den verserende sag i Horsevænget 51. Rådgivende ingeniører Gaihede arbejder fortsat på et oplæg til ny lokalplan vedrørende parkeringspladser i afdelingen (og Krogsbæk), etablering af overdækninger i enfamiliehusene m.m. Krogsbæk Rådgivende ingeniører Gaihede arbejder fortsat på et oplæg til ny lokalplan vedrørende parkeringspladser i afdelingen (og Horsevænget) herunder etablering af en parkeringskælder i 2 plan. Der er ansat en ny driftslederassistent i afdelingen som erstatning for Bent som gik på pension. Den nye medarbejder hedder Gert Back, og har erfaring fra en tidligere lignende stilling i den private sektor. Schweizervænget Der arbejdes fortsat med et større renoveringsprojekt, men endnu er det dog ikke besluttet, hvilket omfang dette skal have. Der er dukket nye skimmelsager op i afdelingen i forbindelse med fraflytning. Disse håndteres efter proceduren, og omkostningen lægges på det kommende større renoveringsprojekt. Ultimo 2014 blev afdelingens driftslederassistent opsagt på grund af langvarig sygdom. Thomas René Larsen er ansat i stillingen pr. den 16. februar Det er planen at Ejendoms-servicefunktionærernes Landssammenslutning (ESL) i foråret 2015 skal gennemgå afdelingen (og Karlsvænge) med henblik på en vurdering af området, arbejdsmængden og bemandingen. 15/26

16 Karlsvænge Der er igangsat et projekt vedrørende udskiftning af vinduer og døre. Henrik Larsen er valgt som ekstern rådgiver, og har gennemgået hele afdelingen. Der udarbejdes nu et projekt med økonomi, som skal forelægges på et afdelingsmøde. I november måned var hele bestyrelsen og driftschef samlet i en weekend for grundigt at gennemgå langtidsbudget, aktivitetsplan, husorden samt afdelingens øvrige reglementer. Ultimo 2014 blev afdelingens driftslederassistent opsagt på grund af langvarig sygdom. Thomas René Larsen er ansat i stillingen pr. den 16. februar Det er planen at Ejendoms-servicefunktionærernes Landssammenslutning (ESL) i foråret 2015 skal gennemgå afdelingen med henblik på en vurdering af området, arbejdsmængden og bemandingen. Ørbyvang Der er udført den vedtagne belægning i trappeopgangen, som skulle sikre imod glide ulykker samme sted. Der har været en del udskiftning i afdelingsbestyrelsen, hvilket har medført et øget fokus på ejendomskontoret samt afdelingens håndværkere. Rødkløveren Afdelingens formand valgte i oktober 2014 at fraflytte sin bolig, hvorfor der er valgt ny formand i afdelingen. 17. Styringsdialog var igen i november 2014 inviteret til styringsdialog med Rødovre Kommune, hvor boligorganisationen var repræsenteret ved formandskabet, organisationens regnskabsmedarbejder og kundechefen. Inden mødet var den lovpligtige styringsrapport for 2012/13 udarbejdet og sendt til Rødovre Kommune. Der var på mødet en god dialog om boligorganisationens fremtidige virke. På styringsdialogmødet blev boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab samt vigtige nøgletal gennemgået. Kommunen vil efter kommunalbestyrelsens godkendelse offentliggøre et kort referat fra mødet på deres hjemmeside. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16/26

17 17/26

18 18. Afdeling 3301 og 3304, Horsevænget og Schweizervænget Mulig forurenet jord Administrationen har fra Region Hovedstaden modtaget breve vedrørende Horsevænget og Schweitzervænget der begge fastslår, at følgende adresser ikke udlægges som muligt forurenet: Horsevænget 1-7, 11-51, 2-40, , 212 og 220 samt Kærbyvej Schweitzerdalsvej og Oplysninger som Regionen har indsamlet, giver ikke anledning til at Regionen kortlægger de omhandlede grunde som forurenet, og regionen betragter begge sager som afsluttet../. Bilag 16: Breve fra Region Hovedstaden vedrørende Horsevænget Bilag 17: Breve fra Region Hovedstaden vedrørende Schweitzervænget Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. Afdeling 3301, Horsevænget Fjernvarme Projekt Rødovre Kommunale Fjernvarme har påbegyndt nedlægningen af fjernvarmeledninger i Horsevænget. Ledningerne bliver ført i vejen i siden ind mod rækkehusene. Fra ledningerne i vejen føres der fjernvarme ind til rækkehusene i form af en ledning ført i kældrene med stik til alle boliger. Parcelhusene bliver forsynet med deres eget stik direkte fra hovedforsyningsledningen. Gravearbejdet udføres i tre etaper, og udgravningerne dækkes så vidt muligt med køreplader. Dermed er det fortsat muligt at færdes og parkere på Horsevænget dog i et mindre omfang end normalt. Økonomi Anlægsbudgettet er i alt kr. Da der årligt vil være besparelser i henlæggelserne på kr. vil dette ikke medføre en huslejestigning. 18/26

19 Tid Rødovre Kommunale Fjernvarme forventes at have afsluttet ledningsarbejdet i uge 12, Arbejdet i boliger og erhvervslejemål udføres af Krüdal VVS, og er påbegyndt i erhvervslejemålene. Et præcist tidspunkt for opstart i boligerne afhænger af Rødovre Kommunale Fjernvarme fremdrift og klarmelding. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Afdeling 3303, Karlsvænge Udskiftning af døre og vinduer Projekt Døre og vinduer i Karlsvænge fremstår meget nedslidte og egnet til udskiftning. Der er igennem mange år løbende blevet udskiftet døre og vinduer, så der i dag findes mange forskellige typer, farver og generelt for de fleste, er der et stort behov for udskiftning. En udskiftning af samtlige vinduer vil give afdelingen et ensartet udtryk og give en besparelse på den løbende vedligeholdelse. Samtidig vil nye døre og vinduer give en mærkbar forbedring af komfort, indeklima og varmeforbrug. Økonomi Da omfanget af projektet endnu ikke er fastlagt, er der ikke lavet en beregning af de forventede udgifter til projektet. På samme måde er finansieringen ikke endeligt afklaret. Tid Der har været afholdt to følgegruppemøder med repræsentanter fra afdelingsbestyrelsen og beboerne. Næste følgegruppemøde afholdes medio marts, og her forventes omfang og dermed udgifter at komme på plads. Projektet forventes at blive vedtaget på et ekstraordinært afdelingsmøde i maj/juni Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19/26

20 21. Afdeling 3304, Schweizervænget Renoveringer KAB har sendt et udbud ud på rådgiverydelsen på byggesagen i Schweizervænget. Den er indbudt til henholdsvis AI gruppen, Wissenberg, Arkitema, Domus, NOVA5 og Vandkunsten. Der er frist frem til den 4. marts 2015 for afgivelse af bud. Når budfristen er overstået, vil der blive gennemført en bedømmelse, og derud fra en indstilling om hvem der har vundet. Det indstilles at, bestyrelsen tager orientering til efterretning. 22. Oversigt over egen trækningsret Vedlagt er en oversigt over de enkelte afdelingers trækningsret i Landsbyggefonden../. Bilag 18: Oversigt over egen trækningsret i Landsbyggefonden Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23. Skabeloner til nye reglementer KAB vil gerne bidrage til bedre trivsel og naboskab i afdelingerne, blandt andet ved at gøre det let for beboerne at forstå, hvad det vil sige at være en god nabo. Derfor har KAB i forbindelse med projekt En hånd til alle arbejdet med skabelon til en ny husorden. Alle afdelinger kan frit benytte og tilpasse skabelonen til de lokale forhold. Skabelonen tager udgangspunkt i nogle simple leveregler for godt naboskab, og er skrevet i et positivt sprog. I en del afdelinger har der gennem årene sneget sig elementer ind i husordenen, som egentlig hører til enten i råderetskataloget eller vedligeholdelsesreglementet. Det kan derfor være en god idé også at se nærmere på disse reglementer i arbejdet med husordenen, så der ikke er bestemmelser, der forsvinder. Der er ligeledes udarbejdet skabeloner til vedligeholdelsesreglementet, råderetskataloget og installationsretten. 20/26

21 Materialet fremsendes i trykt form til afdelingsbestyrelserne med logo, og kan desuden ses på KAB s hjemmeside under >> Om KAB // Projekt // En hånd til alle // Husorden<<. Alle skabeloner ligger som Word skabeloner i GO: Bolig. KAB er behjælpelig med input til, hvordan der sikres et holdbart kvalitetsprodukt tilpasset den enkelte organisation og afdeling samt med konkret udformning af selve reglementerne../. Bilag 19: Husorden Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om udsendelse af materiale vedrørende nye reglementer til efterretning. 24. Guidelines for sociale viceværter i KAB For at skabe rammer om de sociale viceværters arbejde er der blevet udarbejdet en række guidelines for sociale viceværter i KAB. Disse guidelines har to formål: - At formulere nogle retningslinjer for det arbejde, som sociale viceværter i KAB udfører. De sociale viceværter arbejder meget tæt på beboerne, og er ikke myndighedspersoner. De arbejder i et gråzoneområde, og er ofte nødt til selv at vurdere, hvad den bedste løsning er for den beboer, de skal hjælpe. Derfor er det nødvendigt med nogle fælles retningslinjer, som kan danne udgangspunkt for de sociale viceværter i deres arbejde. - Vejledning for boligafdelinger, der ønsker at ansætte en social vicevært. Det kræver nogle særlige faglige kompetencer og personlige egenskaber at fungere godt som social vicevært. Der er allerede nogle erfaringer på området, som boligafdelinger, der ønsker at ansætte en social vicevært, kan gøre brug af. Flere boligafdelinger i KAB-fællesskabet har allerede ansat sociale viceværter i den lokale drift. Deres rolle er både at have direkte kontakt til beboere, der har brug for hjælp f.eks. omkring økonomi, at brobygge til kommuner og andre myndigheder og hjælpe den lokale drift og boligorganisation i f.eks. restancesager eller nabokonflikter. De opstillede guidelines er udarbejdet på baggrund af de praktiske erfaringer, de sociale viceværter i KAB-fællesskabet allerede har gjort. Derudover er de blevet kvalificeret af en jurist med særlig indsigt i det socialfaglige område../. Bilag 20: Guidelines for sociale viceværter 21/26

22 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 25. Forsikringsstatistik fra Willies Forsikringsskader i boligorganisationen behandles af KAB i samarbejde med forsikringsmæglerfirmaet Willis, der forestår kontakten til forsikringsselskabet. Willis udarbejder hvert år en statistik over boligorganisationens forsikringsskader i relation til bygningsforsikringen. Statistikken giver et overblik over de typer af skader, der har været i den forudgående 4-årige periode og omkostningerne til udbedring af disse. Statistikken kan være et nyttigt redskab i relation til at give et overblik og dermed forebygge nye skader../. Bilag 21: Forsikringsstatistik for boligorganisationen Bilag 22: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet samlet Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 26. Elektronisk håndtering af syn E-syn KAB er nu så langt, at vi er klar til at indføre elektronisk fraflytningssyn på alle ejendomskontorer. Det forventes at ske i perioden januar 2015 til juni Udgiften til udviklingen af E-syn er indeholdt i administrationsbidraget. E-syn leveres på en tablet, som er let for synsmedarbejderen at håndtere under synet. Hvis der ikke er adgang til en tablet på ejendomskontoret, er der mulighed for at ombytte sin PC til en tablet, der både kan anvendes til E-syn og som daglig it-arbejdsplatform. Indførelsen af E-syn kan dermed ske uden omkostninger for afdelingen. Ved E-syn bliver både forberedelse og efterbehandling automatiseret, og giver dermed en tidsbesparelse. Vurderingen er, at ovennævnte tidsmæssige besparelse vil være minutter pr. syn. Endelig vil indførelsen af E-syn medføre en mere ensartet synsprocedure og højere kvalitet i synsrapporterne, hvilket kan betyde færre tabte sager. Oplæring i E-syn vil foregå på de lokale ejendomskontorer som sidemandsoplæring. 22/26

23 Hvis ejendomskontoret ønsker at anskaffe en særskilt tablet til E-syn, leveres én tablet i implementeringsfasen til halv pris svarende til kr. inkl. moms. Herefter vil den årlige udgift til vedligeholdelse, forbindelse og support udgøre kr. inkl. moms. KAB arbejder i forlængelse af E-syn for fraflytning på at inkludere indflytningssyn i ordningen. Der er ligeledes taget højde for, at løsningen på sigt kan integrere en prisdatabase. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om E-syn til efterretning. 27. Orientering om udbetaling Danmark Udbetaling Danmark blev etableret i 2010 og drives af ATP i Hillerød. Ideen er at samle offentlige udbetalinger ét sted for at opnå effektiv og ensartet behandling af borgerne. I marts 2013 overtog Udbetaling Danmark ansvaret for fastsættelse og udbetaling af den individuelle boligstøtte (boligsikring og boligydelse). Udbetaling Danmark trækker data om den enkelte almene bolig fra et centralt huslejeregister, kaldet Boligportalen. Den er oprettet i Landbyggefondens regi som en udbygning til det eksisterende register over alle almene boliger - Alle boligorganisationer skal indberette til Boligportalen. KAB leverer data til det nye register og kvalitetstjekker data. Det er vigtigt, da Udbetaling Danmark baserer udbetalingen af boligstøtte på disse data. Da der er tale om tilpasning til ny lovgivning og myndighedskrav, er KAB s udgifter hertil inkluderet i den normale boligadministration. De enkelte boligorganisationer har derfor ikke haft direkte omkostninger i denne forbindelse. For den enkelte beboer betyder det, at henvendelser omkring boligstøtten ikke længere kan rettes til kommunen, men skal rettes til Udbetaling Danmark. Det gælder både ved ny ansøgning om boligstøtte og de løbende udbetalinger. Etableringen af Udbetaling Danmark har gjort det lettere at udbetale boligstøtte direkte til boligorganisationen mod en tilsvarende nedsættelse af lejen for den pågældende lejer. Indbetaling af boligstøtten foregår dermed automatisk, og afdelingerne er altid sikret den del af huslejen, som boligstøtten udgør, også hvis huslejen ikke betales. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23/26

24 28. Ny boligaftale Der er indgået en ny boligaftale. Det er overordnet set et godt resultat. Det er en bred politisk aftale (mellem regeringen, Dansk Folkeparti, Socialistisk Folkeparti, Enhedslisten og Det Konservative Folkeparti), der giver ro og klarhed om boligpolitikken de næste år. Med aftalen afsættes en renoveringsramme på: - 4,2 mia. kr. i hvert af årene 2015 og ,6 mia. kr. i ,5 mia. kr. i ,3 mia kr. i hvert af årene 2019 og 2020 Af de årlige rammer skal mindst 400 mio. kr. anvendes til forbedret tilgængelighed. Af den samlede ramme frem til 2020 kan anvendes indtil 350 mio. kr. til gennemførelse af vidtgående projekter til energieffektivisering. Derudover skal der i slutningen af 2016 ske en vurdering af køen til Landsbyggefonden og konjunktursituationen. Der fastsættes en boligsocial ramme på 465 mio. kr. årligt i perioden Af denne ramme kan op til halvdelen bruges til huslejenedsættelser. Følgende tre indsatser vil blive prioriteret: - Tryghedsskabende indsatser - Indsatser, der bryder den negative sociale arv - Indsatser med entydig ledelse. Desuden omfatter aftalen en række initiativer vedrørende praktik- og lærlingepladser ved renovering og nybyggeri, samarbejde med socialøkonomiske virksomheder, infrastrukturændringer samt mulighed for nedrivning og nybyggeri. Med afsæt i rapporten fra MBBL Den almene boligsektors effektivisering, bliver der nedsat en arbejdsgruppe, der inden sommeren 2015 skal komme med forslag til konkrete og rimelige mål for effektivisering af driften i den almene sektor. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 29. KAB s målsætningsprogram KAB s repræsentantskab vedtog på sit møde den 20. november 2014 efter indstilling fra KAB s bestyrelse - et nyt målsætningsprogram for KAB for perioden /26

25 Mens en række boligorganisationer selv har et målsætningsprogram for den enkelte organisation, skal KAB s målsætningsprogram sikre den overordnede ramme for KAB og KABfællesskabet de næste fire år. KAB s målsætningsprogram sætter kernedriften og betjeningen af KAB s mange kunder - boligorganisationer, afdelinger, beboere og boligsøgende - i centrum, samtidig med at KAB udvikler sig og sammen med boligorganisationer og -afdelinger også arbejder med bæredygtighed og trivsel. Målsætningsprogrammet består af 3 temaer og 12 målsætninger samt en række målepunkter, der skal sikre fremdrift for de opsatte mål. De tre temaer er: - Professionel og beboernær kernedrift - Bæredygtighed med fornuft - Trivsel i boligområderne Med temaet Professionel og beboernær kernedrift ønsker bestyrelsen at sætte fokus på beboernes oplevelse af, at ejendomskontorerne og KAB er fleksible, korrekte, rettidige og tilgængelige. Temaet Bæredygtighed med fornuft sætter fokus på KAB s bæredygtighedsprofil. Profilen har til formål at sikre KAB-fællesskabet bæredygtige boliger med en økonomi i balance, og hvor mennesker trives. Temaet Trivsel i boligområderne handler om, hvordan den enkelte beboer oplever sin egen situation, føler sig tryg, hørt og accepteret i selve boligen og i boligområdet. KAB vil sammen med boligorganisationer og -afdelinger arbejde med rammerne for livet i boligområderne. Det handler om at tænke i helheder både sociale og fysiske. Målsætningsprogrammets 3 temaer og 12 målsætninger har tilknyttet en række indikatorer (målepunkter), som vil gøre det muligt at måle på fremdriften i forhold til de opstillede temaer og målsætninger. De opstillede indikatorer fremgår af målsætningsprogrammet. Over de kommende fire år vil KAB afrapportere på målopfyldelsen over for repræsentantskab og bestyrelse. KAB s målsætningsprogram blev udsendt til alle beboervalgte i uge 4. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 25/26

26 30. Mødekalender for 2015 Der blev på seneste bestyrelsesmøde aftalt følgende møder: Torsdag den 5. marts 2015 Kl repræsentantskabsmøde. Mødet afholdes i Torbenhuse Torsdag den 24. september 2015 Kl organisationsbestyrelsesmøde. Mødet afholdes i KAB. Bestyrelsen bedes derudover fastsætte datoer i 2015 for afdelingsmøderne i. Administrationen foreslår følgende datoer: Tirsdag den 19. maj 2015 Torbenhuse kl Torsdag den 21. maj 2015 Horsevænget kl Onsdag den 27. maj 2015 Krogsbæk kl Torsdag den 28. maj 2015 Rødkløveren kl. 16 og Ørbyvang kl Tirsdag den 2. juni 2015 Krogsbæk kl Torsdag den 4. juni 2015 Schweizervænget Det indstilles, at bestyrelsen godkender forårets møderække i 2015 for afdelingsmøder i. 31. Eventuelt 26/26