BETINGELSER FOR PRÆKVALIFIKATION. Begrænset udbud. Rammeaftale om IP konsulentydelser. til Aarhus Universitet

Transkript

1 BETINGELSER FOR PRÆKVALIFIKATION Begrænset udbud Rammeaftale om IP konsulentydelser til December

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning Ordregiver Prækvalifikationsmateriale Generel beskrivelse af indkøbet og formålet Generelle form- og procedurekrav Støtte, sammenslutninger af virksomheder (fx konsortier) samt underleverandører Udvælgelse af deltagere Ansøgningens opbygning Tildeling af kontrakt Spørgsmål og eventuelle nye oplysninger Praktiske forhold Tidsplan

3 BETINGELSER FOR UDBUDDET 1. Indledning Disse betingelser for prækvalifikation gælder for ( Ordregiver ) indhentning af tilbud vedrørende udbud af Rammeaftale om IP konsulentydelser til. Denne tilbudsindhentning annonceres på: Materialet er offentliggjort den 20. december Opgaven udbydes i henhold til udbudslovens Afsnit III om udbud af sociale og andre specifikke tjenesteydelser over tærskelværdien. Udbuddet gennemføres med en indledningsvis prækvalifikation, hvilket betyder, at udbudsfasen er opdelt i en prækvalifikation, hvor et antal ansøgere udvælges til at afgive tilbud, og en tilbudsfase hvor de udvalgte tilbudsgivere udarbejder og indleverer deres tilbud. Kontrakten/Rammeaftalen udbydes i henhold til udbudsbekendtgørelse nr ( ) (midlertidigt) 2. Ordregiver Ordregiver i forbindelse med denne annoncering er: Nordre Ringgade1 Danmark CVR-nr:

4 2.1 Ordregivers kontaktperson Alle henvendelser til Ordregiver forud for ansøgningen eller tilbudsafgivelsen skal ske via og rettes til: Agnethe Toft Andresen Indkøb Ved henvendelse fra ansøger skal Rammeaftale om IP konsulentydelser til anføres. 3. Prækvalifikationsmateriale Prækvalifikationsmaterialet består af: 1. Nærværende betingelser til prækvalifikation 2. ESPD (formular 1) 3. Blanket til beskrivelse af teknisk og faglig formåen (Formular 2) 4. KFST Vejledning: Det elektroniske ESPD Sådan virker det (Bilag 1) Materialet består derudover af spørgsmål og svar, som løbende bliver offentliggjort på i anonymiseret form. Det er ikke tilladt at ændre i det offentliggjorte materiale. 4. Generel beskrivelse af indkøbet og formålet 4.1 Formål og baggrund for annonceringen Ordregiver ønsker at indgå en 2 årig rammeaftale (med option på yderligere 2 gange 1 år) om IP konsulentydelser. 4

5 Rammeaftalen er opdelt i 3 delaftaler hvoraf 2 delaftaler omhandler et defineret fagområde med opgaveløsning indenfor, men ikke begrænset til, nyhedsundersøgelser, patenterbarhedsvurderinger, IP beskyttelsesvurdering af applikationer og andet software, udformning og indlevering af ansøgninger, korrespondance med myndigheder om verserende ansøgninger, vedligeholdelse af ansøgninger og udstedte patenter samt en delaftale omhandlende generel IP rådgivning: Delaftalerne er: 1. Fagområdet Life Science herunder lægemidler & diagnostik (human og veterinær), bioteknologi fødevarer, organisk kemi, plantebiologi, medicoteknik (medical devices). 2. Fagområdet Physical Sciences herunder elektronik, IT, telekommunikation, software, uorganisk kemi, miljø- og energiteknologi, optik, laser, procesteknologi, materialeteknologi, mekanik, byggeri, 3. Generel IP rådgivning herunder rådgivning om immaterielret, varemærker og øvrige immaterielle rettigheder (ophavsret, designbeskyttelse, plantebeskyttelse, domænenavne o. lign.), anprisninger (fødevare, naturlægemidler og kosttilskud), fortolkning af IPR vilkår i kontrakter, tolkning af domstolsafgørelser og IPR lovgivning (national & international), rådgivning i forbindelse med krænkelsessager, IPR kompetenceudvikling for ansatte på AU og hospitalerne i Region Midtjylland. Den forventede årlige kontraktsum for Rammeaftalen er 7-8 millioner DKK årligt. Yderligere information samt den forventede fordeling af kontraktsummen på de enkelte delaftaler findes i betingelser for tilbudsafgivelse. 4.2 Prækvalifikation Ansøger bør indledningsvist læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem, inden udarbejdelsen af ansøgningen. Indledningsvist vil leverandørernes anmodning om prækvalifikation blive vurderet i forhold til deres egnethed. Herefter udvælges de mest egnede ansøgere til at afgive tilbud. Denne samlede vurdering er baseret dels på en række mindstekrav til økonomisk og faglig formåen samt på nogle personlige forhold. 5

6 5. Generelle form- og procedurekrav 5.1 Ansøgers kontaktperson Ansøger skal angive en kontaktperson i ansøgningen om deltagelse i eespd jf. Jf. Bilag 1 KFST vejledning, punkt Ordregiver vil sende alle meddelelser under udbudsforretningen til den person, der er angivet som kontaktperson. 5.2 Ansøgningsfrist Ansøgninger om prækvalifikation skal senest være modtaget den 19. januar 2017kl Aflevering af anmodning om prækvalifikation Anmodning om prækvalifikation skal sendes til elektronisk via , gerne i én fil, der er wordkompatibel. Anmodningen skal sendes til: Agnethe Toft Andresen udbud@au.dk Mailen bør i emnefeltet have overskriften Rammeaftale om IP konsulentydelser til Aarhus Universitet. Ansøger kan kun aflevere én ansøgning. 5.4 Sprog Ansøgninger skal afleveres på dansk. 5.5 Honorar Ansøger modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning. 5.6 Ejendomsret til modtagne ansøgninger Alle dokumenter, som fremsendes af ansøger, betragtes som Ordregivers ejendom. 6

7 5.7 Udvælgelse Det fremgår af lov nr af 15/12/2015 Udbudsloven at ordregiver skal kræve, at tilbudsgivere benytter det fælles europæiske udbudsdokument (fremefter benævnt ESPD). Ansøgeren skal ved anmodning om prækvalifikation indsende et udfyldt ESPD vedrørende såvel oplysninger om den økonomiske aktør, udelukkelsesgrundene, udvælgelseskriterierne, og eventuelle underleverandører eller andre støttende virksomheder. Udfyldelsen af ESPD et skal ske elektronisk. Bilag 1 KFST Vejledning: Det elektroniske ESPD Sådan virker det Kapitel 2, indeholder nærmere forklaring om fremgangsmåden som skal benyttes. For at kunne uploade og anvende eespd et er det nødvendigt at downloade xml-filen for eespd et til eget drev. Dette gøres ved at højreklikke på linket ESPD på og derefter trykke på Gem destination som, hvorefter linket gemmes som xml-fil på eget drev. Xml-filen skal uploades på hjemmesiden: for at kunne udfylde eespd et elektronisk. Følg hertil anvisningerne i netop ovenfor nævnte vejledning (Bilag 1). Ordregiver opfordrer tilbudsgivere til at stille spørgsmål til udfyldelse af ESPD, såfremt der skulle være tvivlsspørgsmål. Ordregiver vil svare på disse løbende Udelukkelsesgrunde Ansøger skal anvende ESPD dokumentet til at bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af nogle af de obligatoriske udelukkelsesgrunde. Ud over ansøgers egen-erklæring vil ordregiver ligeledes gøre brug af egen dokumentation, viden, erfaringer m.v. Såfremt en ansøger er omfattet af en udelukkelsesgrund vil ordregiver give ansøger mulighed for at dokumentere sin pålidelighed ved at dokumentere, at ansøger ikke længere er omfattet af udelukkelsesgrunden Udvælgelseskriterier Såfremt antallet af ansøgere, der lever op til egnethedskravene, overstiger det antal, som Ordregiver ønsker at prækvalificere, gennemføres der en udvælgelse af de egnedes ansøgere, således at alene det rette antal ansøgere bliver prækvalificeret. Denne udvælgelse sker på baggrund af følgende udvælgelseskriterier: 7

8 Teknisk og faglig formåen Ansøgningen skal indeholde følgende oplysninger vedrørende ansøgers tekniske og faglige formåen, hvilket beskrives nærmere ved udfyldelse af Formular 2 blanket til beskrivelse af teknisk og faglig formåen: Overordnet virksomhedsbeskrivelse Overordnet virksomhedsbeskrivelse, herunder en beskrivelse af antal ansatte indenfor de i forhold til dette udbud relevante fagområder samt virksomhedens organisatoriske struktur m.v. (Der bør ikke være beskrivelser af medarbejderne, metoder og arbejdsgange i forhold til opgaveløsningen). Endvidere ønskes beskrevet virksomhedens organisatoriske struktur inklusiv væsentlige internationale samarbejdspartnere og underleverandører til for eksempel administration af årsgebyrer. Beskrivelsen bedes maksimalt fylde 3 A4 sider, pr. delaftale der ansøges om prækvalifikation til. Relevante referencer Erfaringer med at løse opgaver for offentlige myndigheder, svarende til de i dette udbud omhandlede. Ansøger bedes beskrive virksomhedens relevante referencer for lignende opgaver udført indenfor de seneste 3 år regnet fra offentliggørelse af nærværende betingelser for prækvalifikation. Referencelisten bør indeholde oplysninger om kontraktpart, udførelsestidspunkt, opgavebeskrivelse samt kontaktperson ved referencen. Såfremt der ansøges om prækvalifikation til flere delaftaler, bør referencelisten opdeles efter relevant delaftale. Det er en forudsætning for at godkende referencen, at opgaven er udført tilfredsstillende. Ordregiver forbeholder sig ret til at verificere, at opgaverne er udført tilfredsstillende. På basis heraf udvælges fem (5) ansøgere til at afgive tilbud pr. delaftale. Ordregiver vil prækvalificere de fem ansøgere, der på baggrund af den beskrevne tekniske og faglige formåen, vurderes at være bedst egnede til at varetage en Rammeaftale om IP konsulentydelser på. 8

9 6. Støtte, sammenslutninger af virksomheder (fx konsortier) samt underleverandører 6.1 Når tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders formåen En tilbudsgiver kan basere sig på andre virksomheders økonomiske/finansielle/tekniske formåen i relation til opfyldelse af kontrakten eller for at blive i stand til at opfylde egnethedskravene, jf. afsnit i nærværende betingelser. Dette gælder uanset den juridiske karakter af forbindelsen mellem virksomhederne. I så fald skal virksomheden udover ovennævnte for egen kapacitet og personlige forhold godtgøre over for ordregiveren, at virksomheden virkelig råder over de nødvendige ressourcer ved at udfylde ESPD, del II, afsnit C og afsnit D i ESPD dokumentet, som udtrykker de nævnte virksomheders forpligtelser i denne henseende. Det skal fremgå både, om der er tale om støtte i økonomisk eller teknisk/faglig henseende samt præcis hvad der støttes med og i hvilket omfang, ligesom det skal godtgøres, at den støttende virksomhed er juridisk forpligtet over for tilbudsgiveren. Såfremt der er tale om teknisk eller faglig støtte, skal dette også præciseres. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at såfremt tilbudsgiver støtter sig på en anden virksomheds faglige formåen, er det et krav, at det ligeledes er den støttende virksomhed der udfører den del af kontrakten, hvormed der støttes. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders formåen, skal tilbudsgiver ligeledes dokumentere, at denne eller disse virksomheder: 1) Ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde 2) Lever op til de relevante egnethedskrav (dvs. hvis der støttes med teknisk og faglig formåen er det mindstekrav til teknisk og faglig formåen osv.), jf. nærværende afsnit Vedrørende konsortier (eller andre sammenslutninger af virksomheder) Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal alle de deltagende virksomheder hver især angives klart og entydigt, og det skal anføres klart, hvem der er befuldmægtiget til at afgive tilbud på vegne af konsortiet. Det vil ligeledes være denne person, som ordregiver med bindende virkning overfor konsortiet kan indgå aftaler med. Deltagerne i et konsortium eller en anden sammenslutning hæfter solidarisk for både tilbud og eventuel rammeaftale. 9

10 Såfremt tilbud afgives som konsortium, skal det efterspurgte materiale vedrørende sammenslutningens samlede formåen i såvel økonomisk som teknisk/faglig henseende, vedlægges. Dog skal det for alle deltagende virksomheders vedkommende dokumenteres, at denne eller disse virksomheder ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde ved at alle medlemmer af sammenslutningen udfylder et ESPD-dokument Koncernforbundne tilbudsgivere Af hensyn til at konkurrencen, kontraktens kompleksitet og for at undgå interessekonflikter skal koncernforbundne virksomheder i tilbuddet anføre, hvordan uafhængigheden mellem de koncernforbundne virksomheder er sikret. Koncern defineres med henvisning til direktiv 83/349/EØF med ændringer (direktiv om konsoliderede regnskaber) artikel 1(1). For det tilfælde, at ordregiver modtager tilbud fra mere end én af de koncernforbundne virksomheder, vil ordregiver vurdere, hvorvidt de koncernforbundne tilbudsgivere i tilstrækkelig grad har sikret, at deres koncernforhold ikke vil få indflydelse på tilbudsafgivelsen. Såfremt dette ikke er tilfældet, vil samtlige af de koncernforbundne tilbudsgivere blive udelukket fra udbudsprocessen. 7. Udvælgelse af deltagere 7.1 Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver kontrollerer, at ansøgningen er konditionsmæssig, hvilket vil sige, at ansøgningen opfylder følgende punkter: Ansøgningen er indkommet rettidigt, jf. punkt 5.2. Ansøgningen indeholder udfyldt ESPD og ingen udelukkelsesgrunde er til stede, jf. punkt 5.7 og Ansøgningen indeholder al nødvendig dokumentation jf. punkt Antallet af deltagere Der kan anmodes om deltagelse til én eller flere delaftaler. 10

11 Ordregiver vil prækvalificere fem (5) virksomheder på hver delaftale. Virksomhederne vil efterfølgende blive inviteret til at afgive tilbud på de betingelser, der i øvrigt følger af udbudsmaterialet for tilbudsafgivelse. 8. Ansøgningens opbygning 8.1 Obligatoriske dokumenter Ansøger skal bekræfte, at der ikke er nogen udelukkelsesgrunde til stede ved udfyldelse af eespd og fremsendelse af xml-fil med tilbuddet. Endvidere, skal ansøgeren udfylde og vedlægge Formular 2 blanket til beskrivelse af teknisk og faglig formåen. 8.2 Yderligere dokumentation Anden dokumentation, end den der er anført under punkt 8.1, kan fremsendes. Dokumentation, der fremsendes i henhold til dette punkt, skal vedlægges i en særskilt mappe/folder. Det skal tydeligt fremgå, at der er tale om supplerende materiale. 9. Tildeling af kontrakt De prækvalificerede ansøgere inviteres til at afgive tilbud. Tilbud vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Der henvises til udbudsbetingelserne for tilbudsafgivelse. 10. Spørgsmål og eventuelle nye oplysninger Spørgsmål vedrørende betingelser for prækvalifikation skal fremsættes skriftligt på dansk. Eventuelle spørgsmål fremsendes per til kontaktpersonen, jf. punkt 2.1. Spørgsmål skal være modtaget senest den 11. januar 2017 kl s indeholdende spørgsmål skal være mærket Spørgsmål vedrørende Rammeaftale om IP konsulentydelser til. 11

12 Alle spørgsmål vil sammen med svarene, løbende og senest den 13. januar 2017 blive offentliggjort i anonymiseret form på Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af betingelserne for prækvalifikation. Det er tilbudsgivers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, som vil blive offentliggjort som svar på spørgsmål på Praktiske forhold 11.1 Åbning af ansøgninger Ansøgninger vil først blive åbnet efter udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning om deltagelse. Der er ikke adgang til at overvære åbning af ansøgningerne eller i øvrigt til at modtage oplysninger om indholdet Meddelelse af resultatet Alle ansøgere vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af prækvalifikationen. De prækvalificerede ansøgere inviteres til at afgive tilbud Fortrolighed Ordregiver vil sikre fortroligheden af alle oplysninger i ansøgningerne, som angår ansøgeres fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige, i den udstrækning hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand Ubetinget tavshed for ansøger Ansøgere samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om Ordregiver, der kommer til deres kendskab i forbindelse med udbuddet. 12

13 12. Tidsplan Dato 20. december januar 2017 kl Aktivitet Betingelser for prækvalifikation og tilbudsafgivelse offentliggøres Frist for spørgsmål til betingelser for prækvalifikation 13. januar 2017 Frist for nye oplysninger vedrørende prækvalifikationen og for offentliggørelse af samtlige spørgsmål og svar på ordregivers hjemmeside 19. januar 2017 Frist for anmodning om prækvalifikation kl. 14:00. Uge 5 Meddelelse til ansøgerne om prækvalifikationens udfald. De udvalgte ansøgere inviteres til at afgive tilbud. Den angivne tidsramme er vejledende 13