Statsforvaltningens brev af 10. februar 2009 til et byrådsmedlem

Transkript

1 Statsforvaltningens brev af 10. februar 2009 til et byrådsmedlem TILSYNET Du har som byrådsmedlem af Svendborg Byråd klaget over den proceduremæssige behandling af spørgsmålet om aflysning af byrådsmødet den 26. august Statsforvaltningen har nu afsluttet sagens behandling. MED KOMMUNERNE I REGION SYDDANMARK STATSFORVALTNINGEN SYDDANMARK STORETORV AABENRAA Det er statsforvaltningens opfattelse, at aflysning af mødet ikke var i strid med lovgivningen. Statsforvaltningen er dog enig med kommunen i, at spørgsmålet ikke burde have været behandlet for lukkede døre. Statsforvaltningen foretager ikke yderligere i sagen. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund : Den 25. august 2008 rettede du følgende henvendelse til statsforvaltningen : Jeg vil gerne bede statsforvaltningen besvare om borgmesteren for Svendborg Kommune handlede i overensstemmelse med styrelseslov og forretningsorden for Svendborg Byråd, da han på byrådsmødet den 1. juli ifølge referatet under punktet orientering på den lukkede dagsorden foreslog byrådet at aflyse det ordinære byrådsmøde den 26. august 2008, på grund af økonomiudvalgets rejse til Grønland. JOURNAL NR.: /410 SAGSBEHANDLER: SBSOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: EAN-NR SE-NR syddanmark@statsforvaltning.dk EKSPEDITIONSTID: MANDAG - ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: TELEFONTID: MANDAG-ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: Borgmesteren bad ikke ved mødets start eller senere om at få denne ændring af byrådets mødeplan sat på som punkt på dagsordenen, hvor det ikke fremgik at byrådets mødeplan skulle behandles.

2 Jeg har hidtil været af den opfattelse at punktet orientering, betød orientering og derfor ikke indeholdt beslutningspunkter. Denne opfattelse deler jeg ikke med borgmesteren og ønsker derfor at statsforvaltningen afklarer om en sådan praksis er i overensstemmelse med loven. Jeg mener ikke at en praksis, hvor borgmesteren lægger op til egentlige beslutninger under punktet orientering er i overensstemmelse med styrelsesloven og forretningsordenen, fordi : - sagen ikke fremgik af dagsordnen - sagen var ikke belyst med baggrundsmateriale - der blev ikke taget stilling til om sagen skulle behandles på åben eller lukket dagsorden - sagen var ikke af en sådan beskaffenhed at den burde behandles på lukket dagsorden - den valgte fremgangsmåde går grundlæggende op med meningen i ordet dagsorden. Svendborg Byråd har i sit svar af 29. oktober 2008 oplyst følgende : Svendborg Kommune kan i den forbindelse oplyse, at borgmester Lars Erik Hornemann på byrådets møde den 1. juli 2008 under punktet orientering under den lukkede dagsorden foreslog byrådet, at man aflyste det ordinære byrådsmøde den 26. august Et enigt byråd tiltrådte dette. I beslutningsprotokollen er der indført følgende : Borgmesteren foreslog, at næste byrådsmøde blev aflyst. Byrådet tilsluttede sig dette. Alle byrådsmedlemmer har efterfølgende underskrevet beslutningsprotokollen. Til orientering vedlægges udskrift af beslutningsprotokollen. Svendborg Kommune lægger herefter til grund, at byrådet har truffet en lovlig beslutning i forhold til aflysning af mødet, idet alle byrådsmedlemmer har indvilget i at behandle punktet selv om punktet ikke var sat på dagsordenen. Alle byrådsmedlemmer har dermed også accepteret, at de umiddelbart kunne tage stilling til sagen. Svendborg Kommune medgiver imidlertid, at sagen ikke burde have været behandlet i forbindelse med byrådets lukkede dagsorden. Der var imidlertid ingen byrådsmedlemmer, der anmodede om, at sagen behandles som et åbent dagsordenpunkt. Det fremgår af protokoludskrift fra byrådets behandling den 28. oktober 2008 af besvarelsen til statsforvaltnin- SIDE 2

3 gen, at du ikke kunne støtte forslaget til byrådets udtalelse, da den ikke forholder sig til, om det er i overensstemmelse med byrådets forretningsorden, at borgmesteren bringer sager op under punktet orientering, som ikke har været sat på dagsordenen. Følgende fremgår blandt andet af Svendborg Kommunes forretningsorden : 1, stk. 1. Byrådets møder er offentlige. Byrådet kan dog bestemme, at enkelte sager behandles for lukkede døre, jf. lov om kommunernes styrelse 10. Stk. 2. Følgende sager skal medmindre Byrådet i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse behandles for lukkede døre: 1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold. 2. Sager om køb og slag af faste ejendomme. 3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer. 3, stk. 2. Borgmesteren foranlediger, at der senest 4 hverdage inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes hvert af Byrådets medlemmer en dagsorden og den åbne dagsorden offentliggøres på kommunens hjemmeside. Stk. 3. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse tilsendes medlemmerne elektronisk. Sagsmateriale til åbne dagsordenspunkter skal samtidig være offentlig tilgængelige på kommunens hjemmeside. Statsforvaltningen udtalelse : Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning, jf. 48, stk. 1 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven - lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008). Da kommunens forretningsorden udstedes af kommunalbestyrelsen i medfør af 2, stk. 4 i styrelsesloven, er den en sådan kommunal forskrift, som statsforvaltningen påser overholdelsen af. Følgende fremgår af 8 stk. 1 og 4, samt 10, stk. 1 i styrelsesloven, og af 1, stk. 1 og 2, og 3, stk. 2 og 3 i Normalforretningsorden for kommuner (NFO - Indenrigsministeriets cirkulære nr. 129 af 27. juni 1969) : 8. Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om, når og hvor ordinære møder skal afholdes, og der indrykkes i begyndelsen af hvert regnskabsår bekendtgørelse herom i den lokale presse efter kommunalbestyrelsens bestemmelse. I bekendtgørelsen angives tillige, på hvilke SIDE 3

4 steder i kommunen der vil være fremlagt sagsfortegnelse samt udskrift af beslutningsprotokollen, jf. stk. 6. Ordinært møde afholdes som regel mindst én gang om måneden og bekendtgøres forud i den lokale presse efter kommunalbestyrelsens bestemmelse. Stk. 4. Borgmesteren sørger for, at der så vidt muligt senest 4 hverdage inden kommunalbestyrelsens møder udsendes en dagsorden til medlemmerne, og at det fornødne materiale til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen, så vidt muligt er tilgængeligt for medlemmerne mindst 3 hverdage inden mødet. Medlemmerne har med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, endvidere ret til at gennemse det fremlagte materiale sammen med personer, der ikke er medlemmer af kommunalbestyrelsen. 10. Kommunalbestyrelsens møder er offentlige. Kommunalbestyrelsen kan bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, når dette findes nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af kommunalbestyrelsen eller formanden. _ 1. Kommunalbestyrelsens møder er offentlige. Kommunalbestyrelsen kan dog bestemme, at enkelte sager behandles for lukkede døre, jfr. lov om kommunernes styrelse 10. Stk. 2. Følgende sager skal medmindre kommunalbestyrelsen i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse behandles for lukkede døre: 1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold. 2. Sager om køb og salg af faste ejendomme. 3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer. 3, stk. 2. Borgmesteren foranlediger, at der senest 4 hverdage inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes hvert af kommunalbestyrelsens medlemmer en dagsorden. Stk. 3. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse medmindre det forinden er tilsendt medlemmerne være tilgængeligt på kommunekontoret i mindst 3 hverdage inden mødet, heraf mindst 1 dag i tidsrummet kl En fortegnelse over sagerne skal samtidig være fremlagt. Statsforvaltningen bemærker indledningsvis, at Indenrigsministeriets normalforretningsorden er vejledende. Dette er imidlertid ikke ensbetydende med, at der tilkommer en kommunalbestyrelse en ubegrænset frihed med hensyn til de spørgsmål, forretningsordenen omhandler. Om formen for kommunalbestyrelsens forhandlinger og for tilvejebringelsen af dens beslutninger gælder i vidt omfang retsregler, der er bindende uden hensyn til, om kommunalbestyrelsen har vedtaget dem i en forretningsorden, og uden hensyn til, om kommunalbestyrelsens for- SIDE 4

5 retningsorden måtte indeholde modstridende bestemmelser. De nævnte retsregler kan være bestemmelser i for eksempel styrelsesloven eller forvaltningsloven, ligesom lige som der kan være tale om uskrevne kommunalretlige retsgrundsætninger. Statsforvaltningen konstaterer, at Svendborg Byråds forretningsorden ikke ses at indeholde bestemmelser, der strider mod lovgivningen. Det bemærkes, at den mødeplan, der er vedtaget i medfør af 8, stk. 1 i styrelsesloven er bindende. Hvis der imidlertid i kommunalbestyrelsen er enighed herom, kan et møde dog aflyses, ligesom der i enighed kan fastlægges en ændret mødeplan, der herefter skal bekendtgøres. Et flertal i kommunalbestyrelsen kan herudover beslutte at aflyse et møde, når det skønnes nødvendigt. Det fremgår af 8, stk. 4, at borgmesteren sørger for, at der så vidt muligt senest 4 hverdage inden kommunalbestyrelsens møder udsendes en dagsorden til medlemmerne og at det fornødne materiale til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen så vidt muligt er tilgængeligt for medlemmerne mindste 3 hverdage inden mødet. Det bemærkes, at fristerne i bestemmelsen er ikke absolutte, jf. formuleringen så vidt muligt. Der er således taget hensyn til, at der på møderne kan medtages hastende sager og sager, hvor der umiddelbart kan tages stilling. Sager, der ikke er optaget på dagsordenen, kan kun behandles, hvis samtlige mødedeltagere er enige herom, eller det er åbenbart, at der umiddelbart kan tages stilling til sagen, eller at den ikke tåler udsættelse. Baggrunden herfor er, at ethvert kommunalbestyrelsesmedlem ifølge en almindelig kommunalretlig grundsætning, har ret til at blive gjort bekendt med, hvilke sager der skal undergives behandling, således at medlemmet kan forberede sin stillingtagen og stemmeafgivning. Denne ret indebærer efter omstændighederne, at et medlem kan kræve, at en sag, der ikke har været optaget på den udsendte dagsorden, ikke undergives behandling, medmindre det som ovenfor nævnt er åbenbart, at der umiddelbart kan tages stilling til sagen, eller sagen ikke tåler udsættelse. Det forhold, at en sag, der er optaget under punktet Orientering, hvorved der er sket en tilkendegivelse af, at den pågældende sag netop ikke er forelagt til drøftelse og eventuel beslutning, udelukker dog ikke, at sagen optages til forhandling i mødet. Dette forudsætter dog, at alle mødedeltagere er enige herom, og i så tilfælde optages sagen til forhandling som en sag udenfor dagsordenen og SIDE 5

6 behandles herefter i øvrigt som en almindelig dagsordenssag. Det er i den forbindelse tillige statsforvaltningens opfattelse, at en sag, der er optaget på dagsordenen under punktet Orientering tillige vil kunne optages til forhandling i mødet, hvis der umiddelbart kan tages stilling til sagen, eller sagen ikke tåler udsættelse. Det fremgår af 10, stk. 1, at kommunalbestyrelsens møder er offentlige, medmindre kommunalbestyrelsen bestemmer, at en konkret sag skal behandles for lukkede døre, når dette findes nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed. Sager, der kan begrunde dørlukning, er sådanne, hvor der ved sagens behandling vil blive eller forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger. Bestemmelsen i 1 i normalforretningsordenen skal i øvrigt fortolkes i overensstemmelse med 10, stk. 1 i styrelsesloven, og en formodning om, at der under sagens behandling eventuelt vil kunne fremkomme fortrolige oplysninger er således ikke i sig selv tilstrækkeligt til at behandle sagen for lukkede døre. Endelig bemærkes, at den dagsorden, der udsendes før mødet, er borgmesterens udkast til dagsorden for det pågældende møde. Kommunalbestyrelsens møde indledes derfor med, at kommunalbestyrelsen tager stilling til dagsordenen. Indsigelse mod behandling af en sag, der er optaget på udkastet til dagsordenen, skal fremsættes ved mødets begyndelse. Hvis intet medlem protesterer mod dagordensudkastet, anses dette for at være stiltiende godkendt. Om mødeplan, mødeaflysning, mødemateriale, sager der ikke er optaget på dagsorden, orienteringspunkter, behandling af sager for lukkede døre og om udkast til dagsorden henvises til Hans B. Thomsen m.fl., Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, 2004, siderne 32, 36, 48, 49, 570 n, 572 n, 573 og 579. Statsforvaltningen konstaterer, at det forhold, at en sag, der har været optaget på dagsordenen under punktet Orientering ikke er til hinder for, at sagen undergives behandling og at der træffes beslutning i sagen, forudsat at mødedeltagerne er enige herom. Statsforvaltningen konstaterer endvidere, at det forhold, at en sag ikke er optaget på dagsordenen og medlemmerne som følge heraf ikke har modtaget materiale om den til brug for sin stillingtagen og stemmeafgivning, ikke er til hinder for, at sagen optages til behandling som en sag uden for dagsordenen og undergives forhandling og afstemning, forudsat at mødedeltagerne er enige herom eller sagen ikke tåler udsættelse eller det er åbenbart, at der umiddelbart kan tages stilling til sagen. SIDE 6

7 Det er derfor også statsforvaltningen opfattelse, at det ikke var i strid med lovgivningen, herunder Svendborg Byråds Forretningsorden, at borgmesteren stillede forslag om aflysning af et møde, selvom det pågældende forslag først blev rejst under punktet Orientering, og mødedeltagerne derfor ikke forud for mødet i form af et punkt på dagsordenen til det pågældende møde havde fået oplysning om, at sagen ville blive rejst. Statsforvaltningen lægger vægt på, at der var enighed i Byrådet om at aflyse mødet. Det er endvidere statsforvaltningens opfattelse, at sagen om aflysning af det pågældende møde ikke ses at kunne begrunde dørlukning, da der ved denne sags behandling ikke ville blive eller kunne forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger. Statsforvaltningen er derfor også enig med Svendborg Byråd i, at sagen burde have været behandlet for åbne døre. I øvrigt Svendborg Byråd har modtaget en kopi af dette brev. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet ( Med venlig hilsen Anne Rasmussen kontorchef /Stella Bøttger specialkonsulent SIDE 7