Instruks for kontrol med Biavlsprogrammet for perioden

Transkript

1 Instruks for kontrol med Biavlsprogrammet for perioden Sagsnummer Maj 2012 jáåáëíéêáéí=ñçê=c ÇÉî~êÉêI=i~åÇÄêìÖ=çÖ=cáëâÉêá k~íìêbêüîéêîëíóêéäëéå=

2 Kolofon Instruks for kontrol med Biavlsprogrammet for perioden Sagsnummer Denne instruks er udarbejdet af: NaturErhvervstyrelsen, Center for Kontrol Bidragyder(e):NaturErhvervstyrelsen, Center for Projekttilskud Fotograf(er): Istockphoto Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. Fejl! Henvisningskilde ikke fundet Købehavn V Tlf.: NaturErhverv@naturerhverv.dk Websted: ISBN = = Kontrolinstruksen er skrevet til de medarbejdere, der udfører kontrollen. Derfor kan der være internt sprogbrug og henvisninger til interne dataprogrammer, som personer udenfor NaturErhvervstyrelsen ikke har adgang til. Hvis der er bilag knyttet til instruksen, vil de normalt også være tilgængelige, men der kan være tilfælde, hvor vi har vurderet, at den kontrollerede har mulighed for at omgå kontrollen, hvis de pågældende informationer er offentligt tilgængelige. Af denne grund kan enkelte bilag være klassificeret som interne arbejdsdokumenter, der kun er tilgængelige for medarbejdere i NaturErhvervstyrelsen. Der vil ske en årlig revision af kontrolinstruksen. Der kan dog i løbet af året forekomme rettelser/ændringer af instruksen. Disse vil blive offentliggjort i form af en revideret kontrolinstruks på hjemmesiden samtidigt med, at medarbejderne modtager ændringerne. =

3 Indholdsfortegnelse 1. Formål Retsgrundlag Overordnede oplysninger Om tilskudsordningen Kontroladresser Tidsfrister Sikkerheds- og hygiejneforskrifter Gennemførelse af kontrollen Hvad skal medbringes ved kontrolbesøget? Hvordan udfyldes kontrolrapporten? G Generel del K Kontrol del Efter kontrollen Behandling af kontrolrapporter OK-rapporter Fejl-rapporter Kontering af eftersyn og rapporter i Promark Frist for indsendelse af rapporter Ikrafttræden Bilag 1 Retssikkerhedsbrev.... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Bilag 2 Kontrolrapport Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Bilag 3 Høringsbrev.... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. = = 1

4 INSTRUKS FOR KONTROL MED BIAVLSPROGRAMMET FOR PERIODEN Formål. Kontrolinstruksen skal anvendes ved kontrol af Biavlsprogrammet for perioden Vi skal kontrollere, om projekterne, der søges om støtte til under Biavlsprogrammet for perioden , er gennemført, samt om de udgifter, der søges om støtte til, vedrører projekterne og er støtteberettigede. 2. Retsgrundlag. Rådets Forordning (EF) Nr. 797/2004 af 26. april 2004 om foranstaltninger til forbedring af betingelserne for produktion og afsætning af biavlsprodukter. Kommissionens Forordning (EF) Nr. 917/2004 af 29. april 2004 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 797/2004 om foranstaltninger til forbedring af betingelserne for produktion og afsætning af biavlsprodukter. Rådets forordning (EF) nr. 1234/2007 af 22. oktober 2007 om en fælles markedsordning for landbrugsprodukter og om særlige bestemmelser for visse landbrugsprodukter (fusionsmarkedsordningen (Afdeling VI, artikel 105 til 110). Bekendtgørelse nr. 350 af 14. maj 2008 om støtteforanstaltninger til forbedring af betingelserne for produktion og afsætning af biavlsprodukter. Lovbekendtgørelse nr. 197 af 12. marts 2009 om biavl. Cirkulære nr af 28. oktober 2009 om forretningsorden for Binævnet. Genveje til forordninger, bekendtgørelser og cirkulære er indbygget i teksten. 3. Overordnede oplysninger. Et Biavlsprogram er det nationale program for en periode på 3 år, som en medlemsstat har vedtaget og Kommissionen har godkendt. Et Biavlsprogramår begynder den 1. september og slutter den 31. august det følgende år Om tilskudsordningen Tilskudsordningen blev etableret i 1997 ved Rådets Forordning (EF) nr. 1221/97 af 25. juni 1997 om almindelige regler for anvendelsen af foranstaltninger til forbedring af produktionen og afsætningen af honning i EU. Den europæiske honninghøst havde gennem de seneste årtier været stagnerende, og lavkvalitetsprodukter af honning fra 3. lande udgjorde mere end 50 % af forbruget i EU. Som årsager til forværringen af biavlernes situation og den deraf følgende produktionsnedgang af honning kan blandt andet nævnes store fald i bi bestandene, varroa-midens udbredelse samt anvendelsen af systematiske insekticider. 2

5 MARTS 2012 Medlemsstaterne opstillede i perioden årlige nationale programmer, benævnt som Honningprogrammer med fem prioriterede indsatsområder: faglig bistand, bekæmpelse af varroatose, rationalisering af stadeflytning, foranstaltninger til støtte for laboratorier til analyse af honning og forskning vedrørende forbedring af honningens kvalitet. EU ydede et tilskud på 50 % af udgifterne, medlemsstaten de resterende 50 % Med Rådets Forordning 797/2004 af 26. april 2004 om foranstaltninger til forbedring af betingelserne for produktion og afsætning af biavlsprodukter blev alle bistadeprodukter omfattet. Ud over honning er bivoks, gelé royale, propolis og pollen, som ikke er bestemt til konsum, omfattet af definitionen på biavlsprodukter. Biavlsprogrammerne er tre-årige programmer, hvor Honningprogrammerne var ét-årige. Følgende foranstaltninger (= projekter) kan indgå i Biavlsprogrammerne: Faglig bistand til biavlere og sammenslutninger af biavlere. Bekæmpelse af varroatose. Rationalisering af flytning af bistader. Foranstaltninger til støtte af laboratorier, der analyserer honningens fysiske-kemiske kendetegn. Foranstaltninger til støtte for genoprettelse af bi bestandene i Fællesskabet. Samarbejde med specialorganer om gennemførelse af programmer for anvendt forskning vedrørende biavl og biavlsprodukter. Halvdelen af udgifterne til Biavlsprogrammerne afholdes af medlemsstaten, den anden halvdel finansieres af EU. Biavlsprogrammet for perioden løber fra den 1. september 2010 til den 31. august Formål med ordningen. Formålet med Biavlsprogrammerne er at konsolidere medlemslandenes bestande af honningbier samt at forbedre betingelserne for produktion og afsætning af biavlsprodukter i EU Hvem er omfattet af ordningen? Alle medlemslande i EU er omfattet af ordningen. Hvert medlemsland udarbejder Biavlsprogrammet i samarbejde med landets biavlserhverv. I Danmark er Biavlsprogrammet for perioden udarbejdet i samarbejde med 3 organisationer. Organisationerne har fået tilsagn om tilskud til henholdsvis 2, 2 og 1 projekter Udsendte vejledninger mv. Vejledning om biavlsprogrammet for perioden , FødevareErhverv, februar

6 INSTRUKS FOR KONTROL MED BIAVLSPROGRAMMET FOR PERIODEN Kontroladresser Udvælgelse af kontroladresser. NaturErhvervstyrelsen har udvalgt alle biavls-organisationer til kontrol. Center for kontrol skal udføre en stikprøvekontrol af en tilfældigt udvalgt udgiftstype pr. projekt, programår og organisation. Stikprøven er baseret på NaturErhvervstyrelsens risikoanalyse og organisationernes fremsendte regnskaber. Kontrollen udvides, hvis der findes uoverensstemmelser Varsling. Som beskrevet i Den generelle kontrolinstruks (april 2009), punkt 3.3.1, Varslet kontrol (14- dages varsling), skal kontroleftersynet ifølge retssikkerhedsloven aftales med organisationen. Organisationen har krav på 14 dages varsling. Mest hensigtsmæssigt er det, om du ringer organisationen op og aftaler, hvornår kontroleftersynet - indenfor de næste 14 dage - kan finde sted. Organisationen skal have besked om, at de har krav på denne varsling, og at de vil modtage brev om kontrolbesøget. Hvis organisationen har tungtvejende grunde til, at kontroleftersynet ikke kan finde sted inden for de nærmeste 14 dage, må der findes en ny dato. Denne kan være på et hvilket som helst tidspunkt uanset 14-dages-reglen, når blot organisationen og du er enige om det. Bilag 1 viser skabelonen til Retssikkerhedsbrevet Tidsfrister. Kontrollen i 2012 af Biavlsprogram for perioden udføres i perioderne 15. maj 31. juli Tidsterminer. Biavls-organisationerne har inden 31. marts 2010 indsendt forslag til projekter til Fødevare- Erhverv til optagelse i Biavlsprogrammet. Hvert projekt skal have et budget for hvert af de 3 år, Biavlsprogrammet strækker sig over. Medlemsstaten, (FødevareErhverv), har inden 15. april 2010 sendt Biavlsprogrammet til godkendelse i Kommissionen. Kommissionen har godkendt Biavlsprogrammet den 14. september Biavls-organisationerne kan anmode om budgetændringer, der vedrører et programår, senest den 31. august i programåret. Aktiviteterne inden for hvert projekt skal være fuldt gennemført i perioden 1. september 31. august det følgende år i hvert af de år, projektet forløber. Biavls-organisationernes udbetalingsanmodning for hvert af projekterne skal være modtaget i NaturErhvervstyrelsen senest den 15. september i hvert af de år, projektet forløber. Udgifterne skal være betalt inden da. 4

7 MARTS 2012 Medlemsstaterne skal senest den 15. oktober hvert år afholde udgifterne vedrørende de projekter, der gennemføres indenfor Biavlsprogrammet. Biavlsprogrammets regnskabsår løber hvert år fra den 16. oktober til den 15. oktober det efterfølgende år. Biavls-organisationen skal inden den 1. december dét år, et projekt er afsluttet, sende en fyldestgørende rapport over projektets gennemførte aktiviteter Sikkerheds- og hygiejneforskrifter. De sikkerhedsforskrifter, der skal iagttages i forbindelse med udførsel af kontrolarbejde, er beskrevet i Sikkerhedsforskrifter for kontrollører og prøvetagere½ (september 2008), punkt 4.0 Kontrol af landbrugsafgrøder og landbrug i øvrigt, punkt 4.8 Kontrol på marker. Hygiejneforanstaltninger, der skal iagttages ved besøg i stalde og på marker, hvor der færdes dyr, er beskrevet i Den generelle kontrolinstruks (april 2009), Kapitel 4, Retningslinjer for færden i husdyrbesætninger. 4. Gennemførelse af kontrollen. Kontrollen med overholdelse af ordningens bestemmelser udføres af Center for Kontrol på grundlag af ovennævnte forordninger og bekendtgørelser samt retningslinjerne i denne instruks. Center for Projekttilskud har udtaget de to største udgiftsposter, 5 % af de gennemførte udgiftsposter og mindst 5 % af de samlede udgifter under hvert projekt til kontrol. Udvælgelsen af udgiftsposter er fordelt sådan, at der er udtaget en udgift fra mindst én aktion for hvert projekt. En aktion er defineret som et selvstændigt punkt på budgettet, eksempelvis lønudgifter. Kontrollen er en kontrol af de afholdte udgifter. Vedrører udgiftsposten, en investering i udstyr, materiel, publikationer m.m. skal denne / disse besigtiges. Det kontrolleres, at udgiften er registreret i støttemodtagerens bogholderisystem. Efterfølgende kontrolleres de underliggende bilag i form af faktura, timesedler eller lignende herunder evt. ansættelseskontrakt. Det kontrolleres, om den pågældende udgift reelt er betalt, eksempelvis via kontrol af kontoudtog. Kopi af de bilag / udskrifter, der er kontrolleret, skal vedlægges kontrolrapporten som bilag. Se punkt 4.2.K. Ved fejl i opgørelsen af en udgift til en aktion undersøges 5 tilfældigt udvalgte udgifter til den pågældende aktion for projektet for hele projektåret, som kontrollen vedrører. Hvis der er fejl i disse, kontrolleres alle udgifter til den pågældende aktion. Hvis der konstateres fejl i forbindelse med den udvidede kontrol, udvides kontrollen yderligere til at omfatte kontrol af alle udgifter til den pågældende aktion for hele Biavlsprogramperioden. Hvis der fortsat konstateres fejl, og der ikke er tale om en systematisk fejl, som kan isoleres til den pågældende aktion, udtages 3 stikprøver på andre aktioner. Stikprøverne udvælges tilfældigt. Hvis også disse udgifter er fejlbehæftede, undersøges alle udgifter til projektet for hele programperioden indtil den dag, hvor kontrollen gennemføres. De kontrollerede oplysninger sammenlignes med det formål og den økonomiske bevilling, der er givet til projektet. 5

8 INSTRUKS FOR KONTROL MED BIAVLSPROGRAMMET FOR PERIODEN Såfremt der ved kontrollen konstateres manglende overensstemmelse mellem formål og den økonomiske bevilling og de reelt afholdte udgifter herunder formålet med udgiften, noteres dette under punkt G-4. Bemærkninger Hvad skal medbringes ved kontrolbesøget? Center for Kontrol har for hver af Biavls-organisationerne modtaget følgende sagsmateriale fra Center for Projekttilskud: Projektbeskrivelser med budget for hvert af Biavlsprogrammets 3 år. Udbetalingsanmodninger én pr. projekt fra Biavls-organisationerne. Eventuel udbetalingsadvis - én pr. projekt pr. år fra Center for Projekttilskud. Eventuelle budgetændringer. Liste over de udgiftstyper, der er omfattet af kontrollen. Oversigt over alle udgiftsposter. Sagsmaterialet skal gennemgås inden kontroleftersynet og medbringes ved kontroleftersynet Hvordan udfyldes kontrolrapporten? Der udarbejdes en kontrolrapport i forbindelse med kontroleftersynet. Se bilag 2. Kontrolrapporten består af 2 dele: en generel del, der indeholder oplysninger om Biavls-organisationen og kontroleftersynet samt en kontrol del, der indeholder oplysninger om, hvad der er kontrolleret. Nedenstående afsnit henviser til kontrolrapportens punkter. 4.2.G G-1. Generel del. Oplysninger om Biavls-organisation samt om kontroleftersyn. CVR nr., navn og adresse hentes fra SCAN-JOUR Captia, eller oplyses ved kontroleftersynet. Det angives, hvem der har repræsenteret Biavls-organisationen ved kontroleftersynet. Det noteres hvilke projekter, Biavls-organisationen gennemfører under Biavlsprogrammet. Der angives, hvilket tidsrum af Biavlsprogrammets, som kontroleftersynet dækker. Det angives, hvornår kontroleftersynet er varslet. Dato og klokkeslæt for kontrollens begyndelse samt afslutning anføres. G-2. Punkter, der har givet anledning til bemærkninger. Der skal gives tydelig henvisning til de punkter i rapporten, hvor kontrollen har givet anledning til bemærkninger. Har kontrollen ikke givet anledning til bemærkninger, afkrydses yderst til højre. 6

9 MARTS 2012 G-3. Dato og underskrift. Her skal du skrive datoen for færdiggørelse af kontrolrapporten samt din (læselige) underskrift og initialer. G-4. Bemærkninger. Under dette punkt skal du skrive de bemærkninger vedrørende kontrollen, der ikke fremgår af de øvrige punkter i kontrolrapporten. Ved fejlsager skal du først og fremmest bruge feltet til at beskrive, hvilke uoverensstemmelser med bestemmelserne, du har konstateret. Angiv det punkt i kontrolrapporten, som bemærkningen vedrører. 4.2.K Kontrol del. Side 3 viser en oversigt over de udgifter, der er udtrukket til kontrol. Så vidt der er muligt, skal du bede om en kopi af de bilag, der er i kontrol. Hvis dette ikke er muligt, kan du tage et digitalt foto af bilagene. Du kan også notere de væsentlige fakta fra bilagene på en oversigt. Kopier / fotos / oversigt skal vedlægges kontrolrapporten som bilag. Du skal selv øge rapportens sideantal i rapportens Kontrol del, så du kan udfylde en pr. projektår for hver udgiftspost, der er udtrukket til kontrol. For udgiftsposter, der er udtrukket til kontrol, skal du udfylde nedenstående punkter. Punkter, der vedrører udgiftsposter, der ikke er udtrukket til kontrol, besvares med en vandret streg. K-x.1. Bilag, udgifter til løn, rejser, investeringer m.m. x. står for projektets nummer i Biavlsprogrammet for perioden Det er tilladt, at udgifterne overstiger budgettet med 10 % på de enkelte budgetposter. Afvigelser herudover skal forudgående ved en budgetændring - forlægges FødevareErhverv til godkendelse. Der kan aldrig gives tilskud til mere pr. år, end dét, der samlet er godkendt for alle udgiftsposter. Personale- og lønomkostninger skal overholde tilsagnets bestemmelser. Der skal foreligge timesedler, der angiver ydelse, antal timer og aktivitet. Timesedlerne skal være attesteret af projektlederen mindst én gang om måneden. Det skal sikres, at afholdte lønudgifter omfatter medarbejdere, som er ansat under projektet. Det er derfor nødvendigt, at sikre sig, at der foreligger en ansættelseskontrakt og lønsedler.. Hvis en biavlsorganisation ikke er momsregistreret, kan organisationen søge om støtte til hele beløbet inkl. moms. Til offentlige institutioner kan der udbetales tilskud til overhead (indirekte fællesomkostninger) på maksimalt 20 % af de samlede direkte meromkostninger. a. Det afkrydses, om der foreligger originale bilag for de udgifter, der er udtaget til kontrol. b. Det afkrydses, om udgifterne vedrører projektperioden 1. september 2010 til 31. august De udgifter, der søges om tilskud til, skal kunne henføres til projektåret. 7

10 INSTRUKS FOR KONTROL MED BIAVLSPROGRAMMET FOR PERIODEN c. Udgifterne skal være betalt, inden udbetalingsanmodning sendes til FødevareErhverv, og alle udgifter, der vedrører et projektår, skal være betalt inden den 15. september det følgende projektår. d. Fakturaerne skal dække udgifter til det projekt, der er beskrevet i ansøgningen. e. Hvis budgettet indeholder udgifter til lønninger, skal ansøger i budgettet anføre, hvilken timesats, de pågældende medarbejdere optjener ved deres projektarbejde. NaturErhvervstyrelsen skal godkende denne timesats. Den timesats, der søges om støtte til, må ikke være over 25 % højere end den budgetterede. f. Hver medarbejder på projektet skal føre dagbog, uge- eller månedstimeseddel. Den pågældende medarbejder skal dagligt notere det antal timer, som anvendes til projektet. Hvis der søges om tilskud til lønudgifter, tjekkes det, om en sådan tidsregistrering er ført. g. Rejseudgifter beregnes ud fra de faktiske udgifter, dog må statens takster ikke overskrides. h. Hvis der er investeret i udstyr, materiel, publikationer m.m. skal disse besigtiges. Eventuelle investeringer skal beskrives og placeringen af disse beskrives. Hvis udgifter i forbindelse med udarbejdelse af informationsmateriale er omfattet af kontrollen, skal publikationerne forevises, og det gennemgåede beskrives. Det beskrives, hvordan materialet er udgivet og eventuelt distribueret. Hvis kontrollen ikke omfatter investeringer i udstyr, materiel, publikationer m.m. sættes en vandret streg over kolonnerne JA/NEJ. i. Hvis der er ydet tilskud til projektet udover statstilskuddet og EU-tilskuddet, beskrives dette under punkt G-4. Bemærkninger. 5. Efter kontrollen Behandling af kontrolrapporter. Forsiden til alle originaleksemplarer af kontrolrapporter, der udfærdiges på NaturErhvervstyrelsens brevpapir, skal være forsynet med styrelsens logo i den foreskrevne grønne farve, mens kopier gerne må være med sortfarvet logo. Kommentarer til et eventuelt høringssvar skal ligeledes skrives på NaturErhvervstyrelsens brevpapir OK-rapporter. Der henvises til Den generelle kontrolinstruks (april 2009), punkt 10.1, Afslutning af OKsager. OK-rapporter skal registreres i SCAN-JOUR Captia, da alle rapporter skal videresendes til NaturErhvervstyrelsen, Center for kontrol Koordinering Fejl-rapporter. Kontrolrapporter vedrørende eftersyn, hvor der konstateres manglende overholdelse af ordningernes bestemmelser, skal sendes til udtalelse hos Biavls-organisationen med en svarfrist på 14 dage. Bilag 3 viser skabelonen til høringsbrevet. 8

11 MARTS 2012 Efter udløbet af svarfristen scannes fejlrapporten med tilhørende bilagsmateriale, høringsbrev og eventuelle høringssvar fra Biavls-organisationen ind i SCAN-JOUR Captia Kontering af eftersyn og rapporter i Promark. Arbejdstidsforbruget ved eftersyn i forbindelse med kontrol med Biavlsprogrammet registreres i M- tid.vitet Frist for indsendelse af rapporter. Kontrolrapporterne skal være Center for Projekttilskud i hænde senest den 15. september 2012 henholdsvis den 15. januar Ikrafttræden. Instruksen træder i kraft den 1. maj 2012 og erstatter instruks af juni

12 Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade København V ISBN (tryk) ISBN (web) Tlf.: naturerhverv@fvm.dk