Funktionalitetsbeskrivelse 2015

Transkript

1 Funktionalitetsbeskrivelse 2015 HR Manager Talent Solutions Fortroligt må ikke videresendes Dette dokument beskriver de funktionaliteter, der er tilgængelige i rekrutteringssystemet, Talent Recruiter. Funktionaliteterne er inddelt efter «Karriereportal», «Projektoversigt», «Opret rekrutteringsprojekter og annoncer», «Kandidatlisten», «Kandidatdatabase», «Moduler kan tilføjes» og «Frontløber på konstant udvikling» Eventuelle spørgsmål eller kommentarer kan rettes til «support@hr-manager.dk».

2 Indholdsfortegnelse 1. Karriereportal Siden med ledige stillinger Egne tekster Filtrering Sikkerhed - Login Ansøgningsskemaer Søg jobbet via telefon eller ipad Ansøg via LinkedIn Mobiltilpasset design/responsiv jobportal Google Analytics kode Afdelingernes specifikke logoer på jobportal 5 2. Projektoversigt Afdelingsstruktur Filarkiv Kalender Rapporter og statistik Gem dine søgninger Projekt dokumenter Projektnotat Brugerroller 6 3. Opret rekrutteringsprojekter og annoncer Indstillinger for projekter/applikationer Mobile App Opret projekt Inviter deltagere/tilføj ny bruger Vælg sprog Tidsplan Ansættelsesudvalg Bedømmelsesudvalg Ansøgningsskema Udvidet ansøgningsskema/questionnaire Udvalgsspørgsmål/screeningsspørgsmål Annoncer 9 Side 1 af 18

3 3.13 Simpel annonceeditor Annoncering uden Ansøg -knappen Rekvisitions/godkendelsesmodul En annonce, flere stillinger (omdirigering af ansøgning) Planlæg publicering Medier til publicering Media Tracking Google indeksering i annoncer Jobagent ( /SMS) Projekt Invitation Projektevaluering Notifikationscenter Deaktiver projekter Kandidatlisten Drag & Drop i kandidatlisten Rekrutteringsproces/workflows steps Screening Spørgeskema/Questionnaire Automatisk afslag (stop-spørgsmål) Skelne mellem interne og eksterne ansøgere Tilbagevendende kandidat Hvilket medie søger kandidaten fra Nummerering (kø nummer) af kandidater og SMS-skabeloner Rangering Flere rangeringer/ansættelsesudvalg Bemærkninger/notat Ikoner CV/ansøgning som ikoner Video CV som ikon Autosvar Interview Invitation Vedhæft kandidatens CV/filer i kalenderinvitation Intern kandidat 14 Side 2 af 18

4 4.21 Allerede læste kandidater Udvælgelse af lignende kandidater Scan dokumenter Udskrivning via PDF Export af kandidatlisten til ZIP fil (offline) Toolbox Send direkte /sms til kandidat Udskriv kandidatinformation kandidatinformation Eksport Eksporter kandidatliste Tilføj aftale Kandidatdatabase Søg Automatisk sletning af kandidater Moduler kan tilføjes Video CV SMS modul Integration til jobdatabaser Interview- og referenceskema Ansættelseskontrakter Ansættelseskontrakter til e-boks Eksport Vurdering/test af kandidater Kompetencebaseret rekruttering Jobprofil Talent Management HR Integrationer Property Bags Sags- og dokumenthåndtering Intern Jobagent Frontløber på konstant udvikling 18 Side 3 af 18

5 HR Manager er Skandinaviens førende leverandør af rekrutterings- og HR løsninger. Rekrutteringssystemet Talent Recruiter er et innovativt, dynamisk og fleksibelt rekrutteringssystem i konstant udvikling med udgangspunkt i brugervenlighed. Systemet er tilpasset til at opfylde kravene til mobile platforme samt sociale medier. Desuden er HR Manager frontløber inden for mobile applikationer, som er væsentlige for brugere af systemet, der har behov for at få adgang til rekrutteringer på farten. HR Manager Talent Recruiter er et webbaseret værktøj, der tilpasses efter den måde, du arbejder på. 1. Karriereportal 1.1 Siden med ledige stillinger Du vælger, hvordan du ønsker at oprette links på din karriere site. Du kan vælge at oprette siden for ledige stillinger via iframe eller API. Du får en komplet karriereportal med funktioner: Ledige stillinger Uopfordret ansøgning Abonnementsservice (jobagent via og/eller SMS) Ansøgerlogin 1.2 Egne tekster Du kan vælge at tilpasse tekster og instruktioner, der vises på kandidatsiderne. Denne funktion findes under Administration Kundetilpassede tekster. 1.3 Filtrering Du kan tilføje forskellige typer af filtrering på hjemmesiden såsom kategori, afdeling, lokationer osv. Filtrering kan være på siden med ledige stillinger og/eller abonnementsservice. 1.4 Sikkerhed - Login Brugere logger ind med og en unik adgangskode, og hver bruger kan ændre deres adgangskode. Du vælger selv om nye brugere skal skifte til den nye adgangskode direkte ved første login, samt hvor mange tegn, der bør kræves for adgangskoder. Systemet leveres med en standardindstilling, der kræver 3 tegn. Du kan også tilføje bestemte IP-adresser for adgang til Talent Recruiter for brugeren, og antallet af tegn i adgangskoden. Derudover tilbydes der også Single Sign On. 1.5 Ansøgningsskemaer Der er to layouts til ansøgningsskemaer: Ensidigt side formular: Enhver information vises på én side som tilpasser sig efter skærmstørrelse pr. mobil enhed (mobil tilpasset/responsiv mobilløsning) Side 4 af 18

6 Flere sider: Siderne er inddelt i faneblad heraf f.eks. Personstamdata, Vedhæftede bilag, Screeningsspørgsmål og Send din ansøgning 1.6 Søg jobbet via telefon eller ipad En dialogboks til upload af ansøgningsskemaet giver kandidater mulighed for at vælge og uploade CV samt andre dokumenter direkte fra Dropbox, Google Drev, Microsoft OneDrive og andre medielagringer online. Denne indstilling aktiveres automatisk, når ansøgeren søger fra mobile enheder. På grund af begrænsninger fra forhandleren for fildialog upload, er det kun på engelsk. Kunder der ikke ønsker at lade kandidater søge via et engelsk ansøgningsskema, kan deaktivere denne indstilling. 1.7 Ansøg via LinkedIn Kandidaten kan logge ind via sin LinkedIn profil, hvor stamdata automatisk bliver udfyldt i ansøgningsskemaet. Kandidatens LinkedIn CV vil blive vedhæftet under CV og andre bilag direkte i ansøgningsskemaet. Det er efterfølgende muligt for brugeren i Talent Recruiter at gå direkte til kandidatens LinkedIn profil, hvis brugeren er oprettet med sin LinkedIn profil i systemet. 1.8 Mobiltilpasset design/responsiv jobportal Alle kandidatsider er udviklet med et mobiltilpasset design/responsivt, hvilket betyder, at kandidatsiderne er tilpasset ansøgerens computer/tablet/mobil. 1.9 Google Analytics kode Det er muligt at tilføje Google Analytics koder på et script bag annoncer, der er offentliggjort på hjemmesiden samt andre kandidatsider. Gennem dette får du dine egne statistikker over besøgende på de forskellige sider på kandidatportalen Afdelingernes specifikke logoer på jobportal Talent Recruiter bruges af flere forskellige virksomheder og ved alle ledige stillinger, der vises samme sted, er det muligt at indsætte virksomhedens logo foran den ledige stilling, så du tydeligt kan se, hvilket firma stillingen tilhører. 2. Projektoversigt 2.1 Afdelingsstruktur Systemet gør det muligt at indsætte en organisationsstruktur med ubegrænsede niveauer (lodret og vandret). Alle tilladelser vil derefter blive forbundet via denne struktur. Du kan tilpasse funktioner og skabeloner, så de er specifikke for hver af de angivne afdelinger. Brugere tilkobles hver afdeling som kun ser egne projekter. Side 5 af 18

7 2.2 Filarkiv Du kan tilføje dine egne dokumenter, der er relateret til dit arbejde med rekruttering. Der kan du gemme reklamer for trykte medier, billeder, manualer osv. 2.3 Kalender I kalenderen kan du både lave aftaler og sende mødeindkaldelser. Du modtager automatisk en bekræftelse, når kandidater og kolleger bekræfter din invitation. Du vælger selv om mødeindkaldelsen skal være offentlig, projektspecifik eller privat i din kalender. Det er også muligt at CV og andre dokumenter gemmes direkte i kalenderbekræftelsen. Det er muligt at sende "Invitation til samtale" til flere kandidater samtidig, hvor de kan vælge den passende tid (først til mølle) også med muligheden for, at de kan foreslå deres egen tid, hvis ingen dato eller tid passer. Reserverede tider fjernes automatisk. 2.4 Rapporter og statistik Systemet indeholder et nyt indrettet modul bygget på Excel, hvilket giver stor fleksibilitet for dine kunder. I dag er der et stort antal færdige rapporter, som systemet kan generere, og vi kan også oprette kundetilpassede rapporter. Du kan få en omfattende rapport, og du kan også vælge andre specifikke rapporter. 2.5 Gem dine søgninger Seneste søgninger gemmes og du kan nemt gå tilbage til en tidligere søgning. 2.6 Projekt dokumenter Gem vigtige dokumenter for den aktuelle rekruttering ved at uploade dokumentet direkte på projektet, så alle kan se de relevante dokumenter. Med "mouse-over" kan du se alle de vedlagte dokumenter, og derved vælge at åbne dem. 2.7 Projektnotat Der kan oprettes notater på projektet, hvor det er muligt at skrive en kommentar, så alle kan se dette. 2.8 Brugerroller Vær med til at tilpasse dine egne brugerroller med brugerdefinerede tilladelser. Roller kan tilpasses, og sammen med dig ser vi på, hvilken adgang de forskellige brugere skal have. Som standard findes følgende 3 roller i systemet fra start, hvilke også kan skræddersys: Administrator: Administrator kan få et samlet overblik i alle rekrutteringer, der enten er aktive eller deaktive. De har adgang til administrationsmodulet Projektleder: Kan oprette egne projekter samt se alle de relaterede kandidater Side 6 af 18

8 Projektdeltagere: Kan ikke oprette/ændre projekter. Projektdeltagerne ser kun kandidater som er en del af de projekter, de deltager i 3. Opret rekrutteringsprojekter og annoncer 3.1 Indstillinger for projekter/applikationer Der findes flere små ekstra funktioner, som er egnet til forskellige typer af virksomheder. Du vælger selv, hvad der skal udfyldes, når du opretter nye projekter, og dem der vil være forudfyldt (standard). Automatisk afpublicering: Annoncen afpubliceres automatisk ved den givne ansøgningsfrist Blokér nye ansøgninger: En kandidat kan ikke søge stillingen efter ansøgningsfrist Blokér redigering: Du kan blokere for, at kandidaten kan redigere sin ansøgning til stillingen efter ansøgningsfristen Påmindelse om ansøgningsfrist: Der kan sendes en til brugeren, når ansøgningsfristen udløber om X antal dage Besked om nye ansøgninger: Der kan sendes en , når der er nye ansøgere til stillingen Der er også tekster og overskrifter, der fuldt ud kan tilpasses. 3.2 Mobile App HR Manager har udviklet en app, som er til rådighed for alle brugere af Talent Recruiter. Her kan brugeren nemt og hurtigt få et overblik over projekter samt kandidater. Brugeren kan læse kandidatens dokumenter, rangere samt kommunikere direkte via app en. App en er en udvidet funktion til Talent Recruiter og er gratis for brugerne. HR Managers app er kun tilgængelig på engelsk, og den er beregnet til mobiltelefoner. 3.3 Opret projekt For at oprette et ansættelsesprojekt skal du udfylde felterne markeret med * og klik på Gem. Når du klikker på Gem, gemmes dit projekt, og du vil derefter se det på projektlisten. Der er forskellige felter i projektoprettelsen, der kan fjernes, hvis du ikke ønsker at bruge dem. 3.4 Inviter deltagere/tilføj ny bruger Du kan tilføje en ny bruger til systemet, når du opretter et nyt projekt. Her inviterer du også allerede eksisterende brugere som projektdeltagere. 3.5 Vælg sprog Hvis systemet indeholder flere sprog, kan du vælge, hvilke sprog kandidaten skal se ansøgningsskemaet på. 3.6 Tidsplan Indstil den planlagte tidsplan for den aktuelle rekruttering. Senere når rekrutteringen starter, kan du indstille den aktuelle tidsplan. Baseret på disse data kan du få vist effektivitetsstatistikker i statistikmodulet, Side 7 af 18

9 og samtidigt få vist ansøgeren, hvor de er i processen. De kan derefter se dit skema, når de logger på deres profil. 3.7 Ansættelsesudvalg Ønsker du, at flere skal rangere en kandidat, kan du invitere dem til en ansættelsesudvalg, så de kan indtaste en score med en kommentar. Efter ansættelsesmedlemmerne har afgivet deres score, generes der en gennemsnitslige score. Projektlederen kan se, hvad alle har skrevet, og hvad den gennemsnitlige score er. Øvrige deltagere i projektet ser kun sin egen rangering eller score. Dette gøres under fanebladet Ansættelsesudvalg ved oprettelse af nyt projekt. Der er mulighed for både at oprette åbne samt lukkede ansættelsesudvalg. 3.8 Bedømmelsesudvalg Formålet med bedømmelsesudvalget er at bedømme ansøgere til opslåede videnskabelige stillinger. Ansøgerne skal vurderes ud fra de krav, der er opstillet i stillingsopslaget og ud fra de generelle krav vedrørende de enkelte videnskabelige stillingstyper. Udvalget har til opgave at sikre en uvildig, kvalificeret, ikke prioriteret bedømmelse af ansøgerens faglige kvalifikationer i forhold til stillingen med en beskrivelse af ansøgerens faglige kvalifikationer indenfor forskning, undervisning, formidling m.v. Benyttes af universiteterne, regionerne samt andre steder hvor der er videnskabelige stillinger til besættelse. 3.9 Ansøgningsskema Systemet har standardskemaer, der kan redigeres, og du kan oprette dit egen ansøgningsskema under Administration Ansøgningsskema. Hvis du kun har et ansøgningsskema, vil det ikke være muligt at vælge formen ved projektoprettelse. Drop-down menuerne på ansøgningsskemaet kan også redigeres Udvidet ansøgningsskema/questionnaire Ansøgningsskemaet kan nu udvides med et spørgeskema/questionnaire. Udvidet spørgeskema/questionnaire findes med både foruddefinerede og brugerdefinerede spørgsmål til kandidaten. Dette modul giver mulighed for at: Opret forskellige ansøgningsskemaer med forskellige typer af spørgsmål og underliggende spørgsmål Spørgsmålene og svarerne kan vægtes med procent eller point Spørgsmålene kan vises som enkeltstående rubrikker i kandidatlisten, hvor kandidatens svar også vil fremgå Automatisk afslag (STOP spørgsmål) Opret spørgsmål som kan generere et automatisk afslag til kandidater, der ikke opfylder kravene til det ønskede resultat på spørgsmålene Side 8 af 18

10 Kombinationsspørgsmål, hvor du vælger et tillægsspørgsmål, der skal vises afhængigt af de svar, som kandidaten besvarer 3.11 Udvalgsspørgsmål/screeningsspørgsmål Opret udvalgsspørgsmål, som du enten kobler på ansøgningsskemaet eller som du sender ud senere i processen til kandidaterne via . Du kan også vælge, at det skal være obligatorisk at svare, før det er muligt at gå videre med ansøgningen. Derudover kan du uploade låste screeningsskemaer, som dine brugere kan hente Annoncer Afhængigt af, hvordan du vil arbejde med annoncer, er der i øjeblikket to forskellige annonceeditorer at vælge imellem: HTML Editor Annonceskabelonen er baseret på HTML og kan tilpasses efter ønskede mål Forenklet editor Annoncens layout er mere begrænset, men har fine muligheder med låste rubrikker eller tekster på annonceskabelonen. Administrationen kan selv oprette egne skabeloner Eksempler på information udover logo, billeder og annoncetekst, som kan vises i annoncen: Google maps Præcise Google koordinator for den enkelte arbejdsplads beliggenhed Kontaktperson Billede på personen med tilhørende oplysninger som telefonnummer/ Video eller anden form for præsentationer Links til sociale medier Facebook, LinkedIn mfl. Deling og print 3.13 Simpel annonceeditor Det er muligt for f.eks. decentral projektoprettelse og publicering at anvende en simpel annonceeditor. Denne editor kan opsættes med prædefinerede tekstbokse Annoncering uden Ansøg -knappen Det er muligt at fjerne Ansøg -knappen på annoncer på hjemmesiden, hvor kandidaten ikke har mulighed for at sende sin ansøgning til Talent Recruiter Rekvisitions/godkendelsesmodul Dette modul kan tilføjes for at få godkendelse til f.eks. at publicere en annonce. Når annoncen er gemt, sendes en meddelelse til rekvisitionslederen, der skal godkende eller afvise annoncen før publicering. For at publicere annoncen, skal annoncen godkendes først. Det er også muligt at få rekvisition før projektstart, hvor en evt. leder eller direktion skal godkende en ny stilling, før stillingen kan oprettes. Side 9 af 18

11 3.16 En annonce, flere stillinger (omdirigering af ansøgning) Det er her muligt at tilføje flere stillinger på én annonce, og tilslut flere rekrutteringsprojekter for denne annonce. Når kandidaten klikker på "Søg stillingen", kan hun/han vælge hvilken stilling, der skal søges. Dette virker kun, hvis du publicerer til hjemmesiden/intranet Planlæg publicering Ønsker du at planlægge publicering af annoncerne? Du kan vælge publiceringsdato af hvert medie, du har valgt Medier til publicering Når du opretter din annonce, kan du vælge, hvor den skal publiceres, hvordan den skal se ud samt hvilke funktioner, der skal tilkobles. Direkte publicering er muligt både til intranettet og hjemmesiden samt til mere end 70 forskellige medier som f.eks. Jobindex, Jobzonen, Jobnet, Monster og Stepstone. Der findes også direkte integration til virksomhedens LinkedIn Company Profile samt til virksomhedens Facebook profil. Vi er også i stand til at oprette integrationer Media Tracking Indtast det medie, du ønsker at publicere din annonce på samt hvad det koster. Ved publicering af annoncen ses samtlige af de valgte medier under Media Tracking. Her ses også et samlet overblik med oplysninger om antallet af ansøgere pr. medie, de samlede omkostninger, udgifter pr. kandidat, pris pr. medie osv. Det er yderligere en mulighed at tracke medier uden om systemet, da kandidaten kan vælge mediet i drop-down listen: Hvor har du hørt/læst om stillingen? i ansøgningsskemaet Google indeksering i annoncer Google kan få tilladelse til at indeksere annoncer, som er publiceret til hjemmesiden. Når kandidater søger på nøgleord som fremgår i projektet, kan Google fremvise annoncerne i søgeresultatet. Google benytter nøgleord for at fastslå annonces relevans Jobagent ( /SMS) Vælg om der skal sendes besked ud til kandidaterne om den nyoprettet stilling ved oprettelse af nyt projekt. Vælg mellem automatisk og/eller manuel . Meddelelsen kan også sendes via SMS, hvis dette modul er tilkøbt Projekt Invitation En invitation kan sendes til udvalgte projektdeltagere med information om, at de er projektdeltagere i et nyt projekt, som nu er publiceret. Denne skabelon kan tilpasses/redigeres under Administration Kommunikation. Side 10 af 18

12 3.23 Projektevaluering Efter afslutningen af rekrutteringen kan du sende en projektevaluering til de valgte projektdeltagere. De angiver på en skala, hvor godt de mener, at rekrutteringen er gået, og de kan også skrive en note, som kun projektlederen kan se Notifikationscenter I Administrationsmodulet findes der et notifikationscenter, hvor det er muligt at modtage forskellige beskeder ved f.eks. et nyt projekt, der er oprettet, når der er en ny ansøgning registreret, når ansøgningsfristen nærmer sig eller er overskrevet m.fl Deaktiver projekter Efter rekrutteringens afslutning skal du gøre projektet inaktivt, så det ikke længere kan ses på projektlisten. Du kan dog altid vælge at se både de aktive og/eller de inaktive projekter i dine sideindstillinger i projektlisten. 4. Kandidatlisten Listen over kandidaterne kan vise de rubrikker, du ønsker og kan sorteres efter rubrikkerne for den givne bruger. Du kan bl.a. hurtigt få svar på screeningsspørgsmål, kommentarer samt rangering uden, at du behøver at klikke på hver kandidat. Du kan altid se via et øje ikon, når en anden bruger kigger på samme kandidat samt hvem brugeren er. 4.1 Drag & Drop i kandidatlisten Hver bruger kan vælge, hvilke rubrikker der skal vises på kandidatlisten samt oprette forskellige visninger fra projekt til projekt. Den individuelle brugervisning øger brugervenligheden for den enkelte, da nogle finder det relevant med mobilnummer og postnummer direkte på listen, hvor andre finder det mere relevant med uddannelsesniveau, titel på uddannelse og registreringsdato. Alle rubrikker kan sorteres og er søgbare. 4.2 Rekrutteringsproces/workflows steps Rekrutteringsprocessen bliver foretaget via workflows steps med tilhørende statusser. Dette vil sige, at alle kommunikationsskabeloner er knyttet til en bestemt status, hvoraf kandidaten automatisk vil blive tilføjet til næste workflow step. Det er altid nemt og hurtigt at få et overblik over, hvor kandidaterne er i din rekrutteringsproces, hvor du også kan filtrere i det, så du f.eks. kan ser de fem kandidater, du har indkaldt til samtale. Side 11 af 18

13 4.3 Screening Når du holder musen over screeningen, kan du se en samlet score ud fra dine ønskede svar. Sortér dem ved at klikke på rubrikken, så du kan se de højeste resultater øverst på listen. 4.4 Spørgeskema/Questionnaire Med vores udvidet spørgeskema/questionnaire kan du vælge, hvilke spørgsmål, der er relevante at få på kandidatlisten, hvor det så er muligt at sortere efter. Disse typer af spørgsmål kan du også udarbejde med forskellige former for vægtning. 4.5 Automatisk afslag (stop-spørgsmål) Med vores udvidet spørgeskema/questionnaire, kan du oprette stop-spørgsmål, hvor systemet automatisk sender en med afvisning til de ansøgere, som ikke opfylder de ønskede krav. Efter at kandidaten har besvaret spørgsmålet og sendt sin ansøgning, vil systemet automatisk registrere om, kandidaten ikke opfylder de ønskede krav. Herefter sendes der automatisk en med afvisning efter et ønsket tidspunkt. 4.6 Skelne mellem interne og eksterne ansøgere Hvis du publicerer annoncen på hjemmesiden og/eller intranettet registrerer systemet alle kandidater, der søger stillingen. De interne ansøgere, der søger via intranettet vil få tildelt et ikon, der er et lille hus. 4.7 Tilbagevendende kandidat Når du holder musen henover ikonet med to pile mod hinanden, kan du se, hvilke samt hvor mange stillinger kandidaten tidligere har søgt samt oplysninger om kandidaten i de/det pågældende projekter. 4.8 Hvilket medie søger kandidaten fra Som rubrik i kandidatlisten kan du se, hvilket medie kandidaten søger fra. 4.9 Nummerering (kø nummer) af kandidater Du kan få et overblik over nummereringen af kandidater, dvs. hvilke kandidater, der har sendt ansøgning først og sidst og SMS-skabeloner Systemet har flere standardmails og SMS-skabeloner, som du kan tilpasse med din egen tekst. Skabelonerne kan være knyttet til en bestemt status, og kandidatens status rettes automatisk, når du sender s/sms. Når du f.eks. sender "Afslag på ansøgning" skiftes kandidatens status automatisk til "Afvist", hvor kandidaten efterfølgende befinder sig i workflow step Afslag. Det er selvfølgelig også muligt at ændre kandidatens status manuelt, hvis du f.eks. tager en samtale med kandidaten over telefon Rangering Når du rangerer en kandidat, vises dette i din kandidatliste. Du kan vælge, om du vil anvende 1-5 eller A-C eller standarden, som er "særdeles god, meget god, neutral og anbefales ikke". Side 12 af 18

14 4.12 Flere rangeringer/ansættelsesudvalg Det er muligt at ansættelsesmedlemmer kan tildele en rangering, som kan være fra 1-5, A-G eller som standarden fra Ansættelsesmedlemmet kan nemt tildele en score sammen med en kommentar. Efter ansættelsesudvalget har afgivet deres score, genereres der en gennemsnitslig score, som kun projektlederen kan se. Der er mulighed for både at oprette åbne samt lukkede ansættelsesudvalg Bemærkninger/notat Du tilføjer nemt en kommentar eller et notat på en kandidat direkte fra kandidatlisten, hvor der tages stilling til, om notatet skal enten skal ses af alle eller kun dig selv. Notatet vises derefter ved at holde musen over ikonet Ikoner Du vælger selv hvilke ikoner, du vil anvende til at huske hvilken betydning, kandidaten har for dig. Det kan f.eks. være din virksomheds logo eller andre anmærkninger. Et ikon kan også gøres globalt på en kandidat, og vises derved i alle projekter, som kandidaten ligger i/søger. Det er meget populært blandt vores kunder at tildele ikoner på de talentfulde kandidater, da det specifikke ikon senere i processen kan søges frem via kandidatdatabasen CV/ansøgning som ikoner Hvis kandidaten har vedhæftet CV og/eller en ansøgning som en vedhæftet fil, vises dette med et klikbart ikon direkte på kandidatlisten. Dette vil medføre færre klik og øger tilgængeligheden for data om kandidaten. Det er muligt selv at bestemme, om CV og/eller ansøgning skal være obligatorisk for kandidaten i ansøgningsprocessen Video CV som ikon Hvis kandidaten har optaget en video af sig selv, vil videoen fremgå som et ikon på kandidatlisten, som indikerer en play-knap Autosvar Systemet sender en automatisk "Tak for din ansøgning", når kandidaten har indgivet sin ansøgning. Du kan nemt tilpasse denne skabelon efter dine ønsker. Der er to valgmuligheder, når en skal sendes ud direkte; det kan enten være, når kandidaten søger stillingen eller den første arbejdsdag efter modtagelsen af ansøgningen Interview Invitation Du kan planlægge interviews og invitere kandidater/kollegaer samtidigt. Det er her muligt at masseindkalde, hvilket vil sige, at du kan vælge flere tidspunkter til samme kandidat eller flere tidspunkter til flere kandidater. Dette er efter først-til-mølle princippet, hvor kandidaterne selv booker sig ind på de tidspunkter, der passer dem bedst, ud fra dine valgte datoer. Efter at kandidaten har accepteret, modtager Side 13 af 18

15 du en aftale direkte i f.eks. Outlook. Aftalen kan selvfølgelig gøres privat. Bruger du skabelonen, der er knyttet til kalenderen, er mødet automatisk i kalenderen Vedhæft kandidatens CV/filer i kalenderinvitation I kalenderinvitationen, kan du vælge, om kandidatens vedhæftede dokumenter skal være tilgængelige direkte i din og dine kollegaers kalenderindkaldelse Intern kandidat Der vises automatisk et ikon for de interne kandidater, som vil være indikeret med et lille hus Allerede læste kandidater Kandidaterne du lige har klikket dig ind på får en orange markør til venstre, så du ikke behøver at åbne den samme kandidat flere gange. Dette øger brugervenligheden og medfører overskuelighed Udvælgelse af lignende kandidater En kandidat med forskellige adresser eller kandidater, der har lignende oplysninger kan vises ved at aktivere en separat kolonne på kandidatlisten. Systemet finder en lignende kandidat markeret med et bestemt ikon Scan dokumenter Du kan scanne/gemme dokumenter og uploade dem direkte til kandidatens profil. Du gør dette under "CV/andre bilag" på den ønskede kandidat profil Udskrivning via PDF Hvis du vil udskrive kandidatoplysninger inkl. vedhæftede dokumenter uden at åbne eventuelle dokumenter og udskrive dem individuelt, er dette en funktion, du vil sætte pris på. Du kan også udskrive flere kandidaters information og vedhæftede bilag på samme tid. Der vil her åbnes en PDF fil, som du nemt kan udskrive, gemme på din PC eller sende videre pr Export af kandidatlisten til ZIP fil (offline) Det er muligt at exportere kandidatlisten i Excel med kandidater samt dokumenter, så ansøgningshåndteringen kan foregå offline Toolbox I vores værktøjskasse toolbox, har vi samlet alle funktioner til håndtering af kandidaterne. Her kan du f.eks. overføre kandidatinformation til kollegaer. Du kan også flytte/kopiere eller slette kandidater. Ansættelseskontrakter kan generes på kandidaten, hvor felter automatisk bliver flettet ind i den ønskede ansættelseskontrakt. Du kan også exportere kandidaten til andre integrerede HR- eller lønsystemer. Side 14 af 18

16 Send direkte /sms til kandidat Vælg at sende en direkte /sms til kandidaten. Du kan endda skrive til flere kandidater samtidigt uden at kandidaten kan se dette. Med vores SMS-funktion, har du mulighed for at kommunikere med kandidaterne via SMS ved f.eks. en reminder på jeres samtale dagen før Udskriv kandidatinformation Ved udskrivning kan du vælge, hvilke oplysninger der skal udskrives for udvalgte kandidater kandidatinformation Det er muligt at e kandidatoplysninger samt dokumenter til en kollega eller en anden person Eksport Ved integration med andre HR- og lønsystemer såsom SAP HR, Microsoft Dynamics, PeopleSoft, etc. forekommer eksporten af udvalgte kandidater denne vej. Systemet understøtter import og eksport af data via de velkendte grænseflader og XML web services Eksporter kandidatliste Vælg kandidatens oplysninger som du ønsker at eksportere til Excel eller PDF. Her kan du også få kandidatens svar på udvælgelsesspørgsmål Tilføj aftale Send invitation til kandidater og eksporter mødet til din egen kalender. 5. Kandidatdatabase 5.1 Søg Din kandidatdatabase er søgbar med mange forskellige muligheder. Her kan du f.eks. fritekst søge på vedhæftede dokument, spørgeskema spørgsmål, kandidatinformation, deres skriftlige bemærkninger, status, ikoner, rangeringer og meget andet. Du kan kontrollere adgangen til dette for hvilke brugere, der skal kunne søge i databasen. 5.2 Automatisk sletning af kandidater Systemet vil automatisk slette kandidater efter en valgt periode (undtagen dem markeret som ansatte). Dette kan f.eks. være 6, 12 eller 24 måneder afhængigt af jeres tilladelse hos Datatilsynet. Kandidaterne kan automatisk modtage en f.eks. 7 eller 14 dage før de bliver slettet, hvor de aktivt skal klikke på et link for fortsat at blive liggende i databasen. Side 15 af 18

17 6. Moduler kan tilføjes Her er de funktioner, du kan vælge at tilføje og tilpasse dit system, når behovet opstår. Følgende funktioner blev iværksat i løbet af vores udgivelser, og vi vil være glade for at gennemgå dem med dig, hvis du er interesseret. 6.1 Video CV Dette giver mulighed for, at kandidaten kan uploade/optage en kort video, hvor du f.eks. kan stille kandidaten et par spørgsmål. Dette kan være relevant til nogle specifikke stillinger og kan være med til at lette screeningsprocessen. Funktionen er gratis at få slået til, men modtager du mere end 100 minutter pr. måned vil det være en ekstra månedlig omkostning. 6.2 SMS modul Modulet er gratis at få slået til, men du betaler pr. SMS, der sendes fra systemet. 6.3 Integration til jobdatabaser I standardpakken integreres Talent Recruiter med jeres hjemmeside samt intranettet. Yderligere som en del af standardpakken, vil der som minimum altid leveres 3 valgfrie direkte integrationer. Det er muligt med direkte integrationer til bl.a. Jobindex, Jobzonen, Jobnet, Stepstone, Monster, CareerBuilder og mange flere. Hvis du ønsker mere end 5 integrationer, vil dette være en engangsomkostning fra gang til gang. Det vil også være muligt med integrationer, hvor der automatisk bliver indtaster de oplysninger, du ønsker. 6.4 Interview- og referenceskema Vi kan tilføje og tilpasse dine egne interview- og referenceskabeloner i systemet. Du kan endda have flere skabeloner, der passer til forskellige stillinger, og du kan have forskellige skabeloner til forskellige afdelinger. Det koster ikke noget at få slået dette til, men hvis HR Manager skal oprette disse interview- og/eller referenceskemaer, koster det udviklingstimer for dette det varierer efter omfanget af opgaven. 6.5 Ansættelseskontrakter Dette er et yderst fleksibelt modul, hvor du kan oprette og gemme ansættelseskontrakter for hver ansatte kandidat direkte i systemet. Dokumenter kan automatisk eksporteres til et andet system eller ekspederes via . Funktionen har enkle menuvalg til hurtigt at få vist og downloadet de oprettede dokumenter. Dokumenterne gemmes i et arkiv og/eller direkte under kandidaten. Modulet har både versionering af dokumenter og en godkendelsesfunktion, som giver mulighed for sikker drift. Det koster ikke noget at få slået dette til, men hvis HR Manager skal oprette disse ansættelseskontrakter, koster det udviklingstimer for dette det varierer efter omfanget af opgaven. Side 16 af 18

18 6.6 Ansættelseskontrakter til e-boks Ansættelseskontrakten kan sendes direkte til kandidatens e-boks, hvor kandidaten underskriver med sit NemID. Efter underskriften, sendes kontrakten direkte tilbage til Talent Recruiter, hvor hele processen bliver logget i systemet under den enkelte kandidat. Denne integration koster udviklingstimer det varierer efter omfanget af opgaven. 6.7 Eksport Du kan vælge at eksportere alle oplysninger fra systemet. For eksempel kan du eksportere oplysningerne for den udvalgte kandidat direkte ind i dit lønsystem. Vi giver gerne yderligere oplysninger om dette. 6.8 Vurdering/test af kandidater Det er muligt at styre hele vurderings/test processen direkte i systemet. Systemet kan håndtere integrerede screeningstest fra cut-e, Assessio og SHL. Vi integrerer efter konkrete ønsker, hvor prisen afhænger af det specifikke behov. 6.9 Kompetencebaseret rekruttering Vælg hvilke kompetencer der er vigtigst for stillingen, og opret din interviewguide for hver stilling. Ved at vælge forskellige områder, finder du automatisk frem til relaterede spørgsmål, som du kan gøre brug af Jobprofil Det er muligt at opsætte specifikke jobprofiler i systemet; som kan understøtte rekrutteringsprocessen, tydeliggøre hvilke opgaver der ligger i stillingen på kort og lang sigt samt hvilke kompetencer, der skal være til stede for at bestride stillingen Talent Management Talent Management er et brugervenligt kompetencesystem med mulighed for struktur samt konkrete oversigter for både medarbejdere, ledere og HR. Systemet passer dig, der har brug for et simpelt overblik, og at oplysninger om dine medarbejdere opdateres nemt. Med få klik kan du få en komplet oversigt over din organisation og dybdegående information om den enkelte medarbejder. MUS samtaler kan anvendes digitalt med dette Talent Management modul HR Integrationer Systemet har i dag HR integrationer med følgende ERP-systemer: Visma af Visma ( Agresso af Evry ( Cubes HR af Cubes Software ( Oracle af PeopleSoft ( SAP HR af SAP ( Side 17 af 18

19 Gennem disse integrationer kan kunderne eksportere oplysninger om kandidater direkte til de respektive HR systemer, hvor medarbejderen bliver oprettet automatisk. HR Manager leverer API dokumentation, hvor dette kan benyttes til integration af forskellige andre systemer Property Bags Det er muligt at lagre informationer omkring f.eks. lønniveau, stillingsnummer, kontonummer osv. i HR Managers API. Dette medfører fleksibilitet ved eksterne integrationer som f.eks. til HR- eller lønsystemer Sags- og dokumenthåndtering Vi kan nu tilbyde integration til sags- og dokumenthåndteringssystem af følgende ERP-systemer: Offentlig 360 af Software Innovation ( WebSak af Acos ( Gennem disse integrationer er det muligt at arkivere projektet og de oplysninger, der kommer med, er: Projektdetaljer Ansøgere, herunder alle vedhæftede filer Kandidatlisten Hvis integrationen skal være særlig eller anderledes i forhold til standard, skal der betales for dette Intern Jobagent Systemet leveres med en automatisk ekstern Jobagent. Det er også muligt at have en Jobagent for interne ansøgere hvor dette styres af et internt domæne adresse. 7. Frontløber på konstant udvikling Med mere end 500 kunder er HR Manager den mest succesfulde og førende e-rekrutteringsløsning i Danmark og Norden. Talent Recruiter har brugere i over 50 lande i alle verdensdele. I Norden har vi både lokale og internationale kunder i både den private og offentlige sektor. Rekrutteringssystemet består i dag af mere end 700 funktionaliteter, som kan konfigureres efter den enkelte virksomhed. HR Manager lægger stor vægt på innovation og nytænkning i overensstemmelse med en konstant udvikling i systemet, sociale medier, mobilteknologi og nye produkter. Vi vil være først til at opfylde vores kunders behov med en innovativ tilgang i vores hverdag. Vi arbejder med nye tendenser, videreudvikler os som en innovativ og nyskabende virksomhed, hvor vi har fokus på kvalitet, professionalisme og kundeforståelse. HR Manager Talent Solutions ApS Nørregade 26, 2. sal 1165 København K Danmark Telefon: info@hr-manager.net Side 18 af 18